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COMO DISTINGUIR LO 
IMPORTANTE DE LO 
URGENTE 
 
 
   
RECOPILADO POR ANDRÉS LIPPI ARROYO 
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  1 
 
COMO ASIGNAR PRIORIDADES 
Y ENFOCARNOS EN LO IMPORTANTE: 
 LA MATRIZ DE DECISIÓN DE EISENHOWER 
Lo urgente suele darnos la impresión de requerir nuestra atención de forma inmediata 
haciéndonos postergar otras tareas. Muchas veces lo urgente es el resultado de una falta 
de planificación o de una inadecuada delegación. 
Lo  importante  tiene  más  que  ver  con  nuestra  visión  a  largo  plazo  y  con  los  objetivos 
necesarios  para  alcanzarla.  Cuando  relegamos  a  un  segundo  plano  las  cuestiones 
importantes estas acaban convirtiéndose en urgente y por tanto en crisis. 
La  matriz  de  Eisenhower  nos  permite  organizar  los  distintos  grados  de  urgencia,  de 
importancia y nos indica que tareas delegar. 
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  2 
 
 
Una vez a la semana me paro a pensar y hago una revisión semanal de mi trabajo y de mi 
vida. No es una fecha rígida ni nada por el estilo, de hecho utilizo mis morning pages para 
dejar salir lo que ha ocurrido y he realizado en la semana. Un día al menos lo guardo para 
revisar y hacer balance. 
 
A veces es tan frustrante lo que me encuentro que dan ganas de no volver a escribir. Pero 
sé que esa es una de las pocas actividades que impacta positivamente en cómo me enfrento 
a la realidad. El caso es que de todas las cosas que salen a la luz, me doy cuenta que paso 
una gran parte del tiempo “gestionando crisis”. 
 
Llamo  “crisis”  a  aquellas  cosas  más  o  menos  importantes  que  van  surgiendo  y  que 
inmediatamente me pongo con ellas a costa de dejar de lado muchas otras. 
 
Y así pasan los días, la vida transcurre mientras hago otros planes. Me doy cuenta que la 
mayor parte de mis actividades no aportan nada a mi vida, ni a ser más feliz, ni a las metas 
que me gustaría conseguir. 
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  3 
 
 
Me he convertido en un bombero apagando fuegos y haciéndome más bueno en resolver 
problemas de otros. Debo ser un lujo para la empresa en la que trabajo. Pero no es bueno 
para mí ni para mi vida. 
 
Las cuatro fuentes de energía las agoto con rapidez, es complicado controlarlas cuando ni 
siguiera dispongo de un método para priorizar con respecto a lo que de verdad me importa.  
 
Trabajo a veces más para las prioridades de otros que para las mías. 
 
Al final del día me siento agotado. Sé que he trabajado y mucho. Pero tengo la sensación 
que no he hecho nada de interés y con significado. 
 
¿Te ocurre? 
 
Si es así, somos como la mayoría personas: no sabemos distinguir ni aplicar prioridades de 
la forma correcta, confundimos lo urgente con lo importante y la vida transcurre a nuestro 
lado mientras hacemos otros planes. 
 
He  estudiado  durante mucho  tiempo  todos  los  métodos  de  gestión  del  tiempo y  de  la 
efectividad personal que existen, he leído y extraído lecciones de muchos de ellos. 
 
En este artículo recojo uno de los más significativos. 
 
En 1954 el Presidente de los Estados Unidos de América, Dwight D. Eisenhower participó en 
un  discurso  en  el  que  pronunció  la  frase  que  resume  su  forma  de  vida  y  organización 
personal: 
Tengo  dos  clases  de  problemas:  los  urgentes  y  los  importantes.  Los  urgentes  no  son 
importantes, y los importantes nunca son urgentes. 
 
Este “Principio de Eisenhower” se dice que resume su forma de trabajar y fue la clave de su 
gran éxito político y personal. 
 
A continuación voy a explorar porqué el “Principio de decisión de Eisenhower” (también 
llamada “La matriz de decisión de Eisenhower”) puede ayudarme a llegar a ser la persona 
que quiero. 
 
LA DIFERENCIA ENTRE URGENTE E IMPORTANTE 
 
Las tareas urgentes 
 Son aquellas que están en la lista y que exigen atención inmediata. 
 Nos colocan en estado defensivo. 
 Exigen prisa y normalmente un enfoque alto para ser realizadas. 
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  4 
 
 Las tareas urgentes se hacen en “modo estrés.” 
 El no realizarlas a tiempo tiene consecuencias de tipo inmediato. 
 Lo urgente suele estar relacionado con las prioridades de otros. 
 
Las tareas importantes 
 Las tareas importantes son aquellas que contribuyen a nuestra visión a largo plazo, a 
nuestros valores y a nuestras metas (personales y profesionales). 
 Las tareas importantes pocas veces son también urgentes. 
 Cuando nos enfocamos a las tareas importantes, estamos trabajando en un “modo 
tranquilo.” 
 Dedicarnos a ellas aporta calma, una mente racional y abierta a oportunidades. 
 
Esta distinción es importante. El sentido común me dice “ya lo sabía”. Pero como otras 
tantas cientos de cosas que “ya sabía”, no la aplico para nada. 
 
Así que es el momento de cambiarlo y de hacer algo que merezca la pena para avanzar y 
sentir que estoy encaminado hacia lo que de verdad me importa. 
 
Esta propensión humana hacia confundir lo urgente con lo importante está enraizado en 
un  hábito  ancestral  que  todos  llevamos  incorporado:  el  instinto  de  supervivencia  y  la 
prioridad de los estímulos inmediatos frente a los de largo plazo. 
 
En los tiempos de llevar taparrabos y correr cazando tigres en la selva, está claro que era 
más necesario. El problema es que los tiempos han cambiado ‐ahora usamos taparrabos 
Calvin Klein y seguimos corriendo en la oficina‐ y por ello las tareas urgentes no amenazan 
nuestra tranquila existencia. 
 
Como ese instinto básico lo seguimos teniendo programado, tenemos un problema. Y por 
eso este gran presidente nos va a ayudar un poco. 
 
Recibo un nivel de estímulo externo tan alto que no sorprende que sea casi imposible 
distinguir lo urgente de lo importante. Todo a mí alrededor tiene un cartel de “Urgente”: 
 
Mensajes  de  twitter,  Facebook,  el  maldito  whatsapp  (hasta  mis  clientes  me  envían 
mensajes al lado del texto de mi madre), rumores en la oficina, las urgencias de otros que 
influyen en las mías. 
 
 Así no se puede avanzar personalmente. 
 No hay espacio para el crecimiento personal. 
 Estamos en un permanente estado de “urgencia”. 
 Las consecuencias de estar ciego frente a las prioridades en la vida afectan a todos los 
niveles: personalmente, en mis relaciones, en el trabajo. 
 Afectan a corto, medio y largo plazo. 
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  5 
 
 Esta falta de claridad es la que hace que los problemas de la sociedad sigan siendo 
prácticamente los mismos desde hace años y nada cambie. 
 También es el responsable de mis días de “estar quemado” y haber agotado la energía 
vital de la que dispongo. 
 
LA MATRIZ DE DECISIÓN DE EISENHOWER 
 
El súper conocido escritor Stephen Covey popularizó la Matriz de Decisión de Eisenhower 
en su libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”. 
 
En su libro, Covey utiliza una matriz de decisión para ayudar a las personas a distinguir entre 
lo importante y urgente. La matriz consiste en cuatro cuadrantes: 
 
1. Urgente / Importante 
2. No urgente / Importante 
3. Urgente / No importante 
4. No urgente / No importante 
 
Por sencillez, en adelante me referiré a ellas como Q1, Q2, Q3 y Q4. 
 
A  continuación  explico  cada  cuadrante  y  veremos  dónde  debemos  estar  si  queremos 
aprovechar el máximo potencial y dedicarnos a lo verdaderamente significativo. 
 
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  6 
 
 
 
Cuadrante 1: Lo Urgente e Importante 
En el Cuadrante 1 entran todas las tareas que son urgentes e importantes. 
 
Una  parte  de  ellas  las  podrías  haber  planificado,  otras  sin  embargo  ocurren  de  forma 
inesperada e imprevista. 
 
El objetivo es planificar las tareas de este cuadrante y evitar dejarlas para el último minuto. 
 
A parte están las que se clasifican como “problemas” o “crisis”. Aquí el mejor enfoque es 
planificar tiempo libre para dedicarnos a estas tareas no previstas y a los mismos tiempos 
urgentes  e  importantes.  Cuando  llegue  el  momento  de  crisis,  será  necesario  volver  a 
planificar el resto de tareas alrededor. 
 
Si tienes un montón de tareas urgentes e importantes, algo falla! 
   
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  7 
 
Identifica cual de ellas podrías haber previsto y tenlo en cuenta. Gestiónalas antes, de forma 
que no lleguen a clasificarse como “urgentes” y pasen a otro cuadrante. 
 
Son aquellas que requieren atención inmediata y también contribuyen a aportar a nuestras 
metas a largo plazo, nuestro propósito y valores vitales. 
 
Dentro de ellas hay crisis, problemas y fechas de cumplimiento. 
 
Aquí indico algunos ejemplos de tareas urgentes e importantes: 
 Entregar un proyecto de trabajo en una fecha límite. 
 Cumplir con mis obligaciones de impuestos antes de la fecha máxima. 
 Mi esposa ha tenido un accidente y debo ir al hospital. 
 El coche se ha averiado y no puedo utilizarlo. 
 Preparar informe semanal de seguimiento a mi jefe. 
 Hay una fuga de agua en la cocina. 
 Me llaman para una oferta de trabajo interesante. 
 
Por supuesto las tareas de este primer cuadrante son aquellas en las que debemos priorizar 
nuestro tiempo y atención. 
 
Siempre habrán tareas urgentes e importantes, el objetivo no es tratar de que no existan, 
sino reducirlas de forma proactiva. 
 
En la medida que reducimos tareas de Q1, conseguiremos enfocarnos más en las de Q2. 
Cuadrante por cuadrante podemos aplicar métodos de planificación y gestión de tareas, 
pero ya hemos dado un gran paso: ahora sabemos cual es la prioridad. 
 
Cuadrante 2: Lo Importante y no urgente 
En el segundo cuadrante están las actividades que no tienen una fecha límite definida, no 
se  pueden  considerar  como  urgentes.  Sin  embargo  son  importantes  en  la  medida  que 
contribuyen a desarrollarnos personalmente, a contribuir a mis metas en el trabajo, a mi 
propósito en la vida y en mi misión como persona. 
 
Aquí debemos incluir las tareas que contribuyen a mis planes para el futuro y para la mejora 
personal. 
 Estos son ejemplos de tareas importantes pero no urgentes: 
 Mi plan semanal de trabajo. 
 Mi planificación a largo plazo. 
 El ejercicio. 
 El tiempo que paso con mi familia. 
 Lecturas que me van a aportar valor. 
 Escribir en mi diario. 
 Meditación. 
 Llevar el coche a revisión. 
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  8 
 
 Planear la cena con mi pareja. 
 Trabajar en mi plan de ahorro. 
 Estudiar ese informe que me podría ayudar para aprender y utilizarlo en el trabajo. 
 Llamar a mi abogada para hacer seguimiento al trámite. 
 
Según indica Covey, el objetivo es pasar la mayor parte del tiempo haciendo actividades 
dentro  del  segundo  cuadrante,  ya  que  son  las  que  proporcionan  felicidad  duradera, 
sensación de logro y éxito, nos reafirman personalmente. 
 
Aquí están los retos que nos pueden frenar a invertir tiempo y energía en tareas del segundo 
cuadrante: 
 Cuando no sabes lo que es importante para ti. Cuando no tenemos claro lo que es 
verdaderamente importante para nosotros, o nuestras metas y valores están difusos y 
cambiantes, es imposible saber en qué debemos enfocarnos para conseguir esas metas, 
ya que no sabemos cuales son! Si es así, constantemente vemos a tender a buscar el 
estímulo inmediato y por tanto hacer lo que parece más urgente. Así frecuentemente 
estaremos trabajando para las prioridades de los demás. Si sientes que te falta tener 
claro tus propósitos en la vida y tus valores vitales tampoco están totalmente definidos, 
te sugiero que te pongas con ello (te doy una tarea importante y urgente). Esta web te 
va a ayudar a definirlos. 
 Tendencia a la satisfacción inmediata. Anteriormente vimos que el comportamiento 
humano  está  fuertemente  inclinado  hacia  la  satisfacción  inmediata. Nuestro  piloto 
automático va a perseguir zanahorias y de esa forma nos resulta complicado motivarnos 
a hacer algo si no le vemos un sentido de urgencia o una fecha límite. Para compensarlo, 
debemos aplicar nuestra disciplina y voluntad, recursos escasos en cantidad, y escasos 
en duración. La disciplina se desarrolla, es un arte que se incrementa con la suma de 
muchos pasos y la creación de hábitos específicos. 
 
El desafío de las tareas del Q2. 
Las  tareas  que  se  encuentran  dentro  del  segundo  cuadrante  no  compiten  por  nuestra 
atención,  no  tienen  fechas  límite  inmediatas,  no  vemos  tampoco  una  satisfacción 
inmediata. Así que nos decimos: 
 
“Bueno, reconozco que es importante, y ya lo haré algún día. Ahora me voy a poner con lo 
que es urgente ya que el día solo tiene 24 horas” 
 
También posponemos dedicarnos a pensar en definir lo que es más importante en la vida.  
 
Por  culpa  de  esto  nos  quedamos  en  un  círculo  del  que  no  salimos,  y  es  no  parar  de 
dedicarnos  a  perseguir  zanahorias:  las  tareas  inmediatas  y  que  proporcionan  una 
satisfacción inmediata. 
 
Como tú y yo sabemos, ese “algún día…” nunca va a llegar. Siempre habrá una, dos o cien 
tareas que van a competir entre ellas más adelante. 
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  9 
 
Si te esperas a tener más espacio dentro de tu lista de tareas para dedicarte al Q2, no va a 
suceder. Siempre estarás igual o más ocupado que como estás ahora, y cuando más mayor 
seas, peor. 
 
Para vencer la tendencia a la satisfacción inmediata que impide enfocarnos en tareas del 
Q2 es en necesario vivir con atención y de forma proactiva. 
 
Qué fácil decirlo! y qué complicado hacerlo. 
 
No puedes vivir la vida en piloto automático. Debes de una vez por todas decidir “pase lo 
que pase, aunque haya un diluvio o un terremoto me voy a dedicar a ellas”. 
 Meditación. Es una herramienta para crear ese espacio mental en el que lo urgente se 
diluye en el Todo, y las cosas adquieren la perspectiva y el peso que deben tener. Es 
momentáneo, podrás tener un momento de Presencia muy pequeño. Aunque sea por 
unos segundos, los efectos son enormes. Su práctica incrementa la efectividad y ese 
tiempo en el que estamos conectados a la Fuente. 
 Morning pages, o escribir en tu diario. No puedo dejar de recordar sus beneficios, léelo 
aquí. Casi me atrevo a llamarlo terapia. 
 Hacer un repaso semanal. Ve a tu “refugio”, ese sitio en que nada ni nadie te va a 
molestar. Siéntate cómodo y escribe, piensa. Repara y mira atrás. 
 Escribe tu propósito en la vida, tus valores y tus metas. Son tres niveles de enfoque. 
Tres perspectivas en las que todo lo que hagas se debe comparar y encajar aquí. Nadie 
lo debe decidir más que tu, nadie sabe lo que es importante para ti ni debe decírtelo. 
Define lo que es importante en tu vida antes de que otros lo hagan. Yo tengo estas tres 
notas guardadas en Evernote y tengo enlaces a cada una de ellas desde mi lista de tareas 
semanales, de forma que no me olvide de repasarlas para no perder la perspectiva. 
 
Cuadrante 3: Lo urgente pero no importante 
Las tareas del Q3 son aquellas que requieren nuestra atención (son urgentes) pero no nos 
ayudan para nada a cumplir nuestras metas importantes ni nuestro propósito. 
 
Casi siempre, las tareas de Q3 son las prioridades de otros. Son interrupciones de otras 
personas en nuestro trabajo y nos impiden enfocarnos en lo importante. 
 
Aquí dejo unos ejemplos de tareas del Q3: 
 Llamadas  telefónicas  (por  supuesto,  habrán  llamadas  importantes,  pero  la  inmensa 
mayoría no lo son) 
 Notificaciones en la pantalla de Facebook, de Twitter, de Instagram, de Pinterest, de 
Whatsapp. Siléncialas todas! entra en la aplicación solo cuando tú quieras. 
 La mayoría de los emails ( hey, el 0.5% son urgentes e importantes) 
 Mi compañero de la oficina de al lado entra en mi despacho y me cuenta sobre la 
operación de senos de su vecina. Está tan emocionado que no soy capaz de decirle que 
se marche y menos aun cuando comienza a mostrarme fotos del antes y del después. 
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  10 
 
Esta distracción es sospechosamente urgente e importante para él, pero no debería 
serlo para mí. Tengo que sacarla de este cuadrante cuanto antes (y a él de mi despacho). 
 Mi madre me llama diciéndome que no me olvide de tomarme zumos de naranja para 
no resfriarme. 
 
Conclusión: el 90% del tiempo lo pasamos realizando tareas dentro del cuadrante Q3 y 
creyendo que estamos en el Q1! 
 
Confundimos lo urgente con lo importante 
¿Pero por qué nos ocurre esto? 
¿Por qué tenemos esta tendencia? 
¿Me hicieron mal mis padres? 
 Los demás nos llenarán de tareas Q3 porque así trabajamos para ellos. Les hace sentirse 
importantes. 
 Son  tareas  medibles,  tangibles,  proporcionan  una  sensación  instantánea  de  “he 
cumplido”. El cerebro segrega una sustancia llamada dopamina como recompensa y 
proporciona sensación de satisfacción. Esa dopamina es la que se libera cuando marcas 
la  tarea  como  “completada”. En  este  artículo  puedes  ver  como  nos  influyen  los 
neurotransmisores en nuestro comportamiento. 
 Nuestro cerebro está diseñado así y solo mediante disciplina y los trucos mostrados en 
webs tan fabulosas como esta, podrás compensarlo. 
 
Precisamente porque las tareas Q3 son importantes para los otros, ¡no pueden serlo para 
ti!  
 
¿Qué ocurre cuando nos dedicamos a hacer tareas de Q3? 
 Nos convertimos en “esa persona tan agradable”. Claro, como no íbamos a serlo si se 
nos da tan bien satisfacer a los demás a costa de nuestra vida. A los demás les parece 
genial que seamos así. 
 Igualmente en el trabajo, se nos considera “eficientes” porque satisfacemos a todos: 
compañeros, jefes, etc. Pero cuando llegue el momento del ascenso a una posición de 
mucha  responsabilidad  surgirán  cuestiones  como  “le  falta  mano”,  “no  le  veo  con 
autoridad”, “no estoy seguro si encajará”. Pocos sabrán identificar lo que te pasa, de 
hecho  a  ninguno  de  ellos  le  interesa.  Pero  será  difícil  que  progreses  a  posiciones 
importantes. 
 Este es el camino de la frustración en la vida, y de la frustración con las personas. 
Podemos acabar viendo a los demás como una “molestia” o un incordio, porque no 
somos capaces de dejar de atender sus deseos. 
 ¿Cómo gestionar brillantemente una tarea Q3? Volviendo al tema de mi compañero, 
podría haberle dicho “Antonio, me apetece que me hables de tu vecina y su importante 
operación de senos, pero lo vemos después tomándonos unas cervezas, ¿vale? (y ahora 
lárgate!).” De esa forma lo paso al cuadrante Q4 incluso sin que Antonio sepa nada de 
Eisenhower ni de su famosísima Matriz. 
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  11 
 
 Las tareas Q3 son las que proporcionan la sensación de “es increíble qué ocupado he 
estado todo el día! pero tengo la sensación que no he hecho nada!!!”. Si te ocurre con 
demasiada frecuencia ya sabes porque es. 
 Ocuparnos de las tareas Q3 impide enfocarnos a lo que de verdad importa en la vida: 
nuestras metas y objetivos personales. De esta forma la vida pasa a tu lado mientras 
haces otros planes.. como decía el bueno de Lennon. 
 Frustración. Malestar. Si te sientes así de forma habitual haz un balance de todo el 
tiempo que la pasas en Q3. Te sorprenderás. Ocuparte de tareas de Q3 de forma masiva 
solo conduce a un malestar vital que se puede llegar a convertir en un hábito. Cuidado 
aquí! Sé “egoísta” y vela por tus metas de Q1. 
 
¿Cómo sacar las tareas de Q3? 
Pregúntate: 
 ¿Puedo delegar esta tarea? 
 ¿Puedo posponerla para mi “tiempo muerto”? Es el momento perfecto para este tipo 
de tareas. 
 ¿Tienes  miedo  de  decir  “no”  porque  crees  que  estás  rechazando  a  la  persona?. 
Recuerda: no estoy rechazando a la persona, sino a la tarea que me pide. 
 ¿Puedo hacer una reunión semanal con esa persona que me interrumpe tanto? Es la 
mejor forma de tratar todos los puntos con esa persona. Ahorrarás muchísimo tiempo 
y enfocarás mejor. Te permitirá sacar tiempo para Q1 y de Q2. 
 
En pocas palabras. Todo se resuelve con un potente pero amable: 
“Antonio, te quiero mucho pero… ¡lárgate!” 
 
Acostúmbrate a decir NO. 
 
Cuadrante 4: Lo no urgente y no importante 
Estas tareas ni son urgentes ni importantes, pertenecen a lo que comúnmente llamaríamos 
“tiempo muerto”. No son estresantes para nada ni contribuyen a nuestras metas, ni nos 
acercan a nuestro propósito. La mayoría son simplemente distracciones. 
 
Aquí dejo unos ejemplos: 
 Navegar en internet viendo webs que no aportan nada.  
 Jugar a la PlayStation 
 Mirar las noticias del corazón en la televisión 
 Repasar las últimas fotos de mis amistades en Facebook; si fueran importantes, me 
enteraría de otra forma. 
 Partidas de póker online. 
 Navegar en tiendas de ropa online 
 Observar la curvatura de nuestro ombligo 
 
Si haces un repaso honesto, admitirás que inviertes ‐al igual que yo‐ una enorme parte del 
tiempo haciendo tareas Q4. Si de vez en cuando te dices “estoy perdiendo el tiempo en mi 
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  12 
 
vida”, es que te estás pasando de la raya con este tipo de actividades. Es el momento de 
borrar tu cuenta de Facebook y otro tipo de acciones que mejorarán tu tiempo de calidad. 
 
Lo  mejor  es  simplemente  ignorarlas  o  cancelarlas.  Muchas  también  pertenecen  a 
actividades que los demás quieren que hagas. Cuando vean que somos claros en definir 
nuestra frontera, dejarán de preguntarnos. 
 
¿Debemos evitar tener tareas en Q4? 
No. Y además es imposible; todos necesitamos ese tiempo muerto. 
 
No hay nada mejor después de un día horrible de trabajo y obligaciones que dejarnos caer 
en el sofá y dejar perdernos durante un rato con el show de nuestro humorista favorito. La 
mente lo necesita. 
 
Lo importante es limitarlo y definirlo. Una dosis de tiempo muerto siempre es sano. 
 
¿Qué tal un 5% al día?; es el momento de llamar a Antonio. 
 
Conclusión 
El principio de decisión de Eisenhower ‐o lo que es lo mismo, la matriz de decisión de Covey‐ 
es un método muy práctico para enfocarnos en las tareas y para saber cuáles ignorar. 
 
En los tiempos que corren y con todas las distracciones que debemos dejar de lado, este 
método cobra una gran importancia. El ruido que soportamos es tan grande que distinguir 
lo urgente de lo importante se convierte en una habilidad básica. 
 
Aplica este principio de decisión a todos los aspectos que puedas en tu vida. 
Siempre que te enfrentes a una tarea nueva pregúntate: “¿lo estoy haciendo porque es 
importante o simplemente porque es urgente?” 
 
Enfocarte en las tareas de Q1 te proporcionará una sensación de calma y de control, que 
contribuye a estar motivado y con energía. Sentirás que estás progresando. 
 
El  tiempo  que  inviertes  en  Q2  para  planificar  y  organizar,  te  servirá  para  eliminar  las 
distracciones que te impiden trabajar en Q1 plenamente. También te permitirá atacar las 
demandas urgentes de Q3 y disfrutar de esas cosas pequeñas de la vida que ocurren en Q4, 
pero sabiendo que ya has hecho lo que debías. 
   
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  13 
 
Convirtiendo  las  tareas  Q2  como  tu  prioridad  ‐aunque  haya  urgencias,  distracciones  e 
imprevistos alrededor‐ tendrás los recursos de energía llenos para actuar de forma positiva, 
en lugar de reaccionar a la defensiva. 
 
Cuando utilices este método, podrás saber qué es realmente urgente y al mismo tiempo 
priorizar tu vida de acuerdo a tus principios y objetivos a largo plazo. 
 
Para poder usar esta herramienta debes clasificar las tareas en estas cuatro categorías: 
1. Importante y Urgente. 
2. Importante y no urgente. 
3. No importante pero Urgente. 
4. No urgente y no importante. 
 
Una  vez  que  las  tengas  clasificadas,  programa  tus  tareas  basadas  en  su  importancia  y 
urgencia. 
 
¿Cómo lo hago yo? 
Yo utilizo el sistema GTD de David Allen, que es sin duda el mejor sistema de planificación 
personal y profesional que existe. Lo aplico todo en un gestor de tareas llamado Omnifocus.  
Dentro  del  sistema  GTD  existen  los  “Contextos”.  Los  contextos  que  yo  utilizo  son 
precisamente cada uno de los 4 cuadrantes, asignándolos a cada tarea. 
 
Herramientas que te pueden ayudar 
1. Imprime o guarda en favoritos la foto con los cuatro cuadrantes que tienes en este 
artículo 
2. Utiliza algún gestor de tareas en tu laptop teléfono. Hay decenas. Yo recomiendo las 
que implementan GTD. En concreto, yo utilizo la aplicación Omnifocus en mi Mac, 
iPhone e iPad. Es un potente gestor de tareas que implementa GTD. Después de un 
tiempo utilizándolo está de lejos por delante de otros muchos sistemas que he usado. 
Encuentra la herramienta de gestión de tareas que mejor se adapte a ti. 
 
Gestores de tareas que he usado, en orden de importancia: 
1. Omnifocus. Solo para Mac. Es la mas completa. 
2. Todoist. Buenas críticas pero no la he probado. 
3. Any.do. Buenas críticas pero no la he probado. 
4. Wunderlist. Bastante popular, no la he usado pero parece simple y efectiva. 
5. Fantastical. Enfocado al calendario. 
Aplica estos principios para que la vida no pase a tu lado sin que te des cuenta. 
   
 
ANDRÉS LIPPI ARROYO  14 
 
Notas 
1. Notificaciones en el teléfono: apagadas! todas ellas. Ya no más distracciones. Ahora si 
quiero saber si alguien me ha escrito, tengo que entrar. No hay aviso. Qué gran alivio. 
2. A  pesar  de  tener  la  etiqueta  de  bestseller  y  oler  a  “comercial”,  el  libro  es  muy 
recomendable y aporta bastante. 
3. Salvo que coincidan sus metas con las tuyas, lo cual no es imposible, pero improbable 
ya que se trata de dos personas distintas. 
4. Por cierto, David Allen acaba de publicar su libro “Getting Things Done” en la versión 
2015. 
5. Hay varias formas de entender y aplicar los contextos, aquí hay una que se enfoca en 
nuestros niveles de energía. 

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