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Las tareas urgentes se hacen en “modo estrés.”
El no realizarlas a tiempo tiene consecuencias de tipo inmediato.
Lo urgente suele estar relacionado con las prioridades de otros.
Las tareas importantes
Las tareas importantes son aquellas que contribuyen a nuestra visión a largo plazo, a
nuestros valores y a nuestras metas (personales y profesionales).
Las tareas importantes pocas veces son también urgentes.
Cuando nos enfocamos a las tareas importantes, estamos trabajando en un “modo
tranquilo.”
Dedicarnos a ellas aporta calma, una mente racional y abierta a oportunidades.
Esta distinción es importante. El sentido común me dice “ya lo sabía”. Pero como otras
tantas cientos de cosas que “ya sabía”, no la aplico para nada.
Así que es el momento de cambiarlo y de hacer algo que merezca la pena para avanzar y
sentir que estoy encaminado hacia lo que de verdad me importa.
Esta propensión humana hacia confundir lo urgente con lo importante está enraizado en
un hábito ancestral que todos llevamos incorporado: el instinto de supervivencia y la
prioridad de los estímulos inmediatos frente a los de largo plazo.
En los tiempos de llevar taparrabos y correr cazando tigres en la selva, está claro que era
más necesario. El problema es que los tiempos han cambiado ‐ahora usamos taparrabos
Calvin Klein y seguimos corriendo en la oficina‐ y por ello las tareas urgentes no amenazan
nuestra tranquila existencia.
Como ese instinto básico lo seguimos teniendo programado, tenemos un problema. Y por
eso este gran presidente nos va a ayudar un poco.
Recibo un nivel de estímulo externo tan alto que no sorprende que sea casi imposible
distinguir lo urgente de lo importante. Todo a mí alrededor tiene un cartel de “Urgente”:
Mensajes de twitter, Facebook, el maldito whatsapp (hasta mis clientes me envían
mensajes al lado del texto de mi madre), rumores en la oficina, las urgencias de otros que
influyen en las mías.
Así no se puede avanzar personalmente.
No hay espacio para el crecimiento personal.
Estamos en un permanente estado de “urgencia”.
Las consecuencias de estar ciego frente a las prioridades en la vida afectan a todos los
niveles: personalmente, en mis relaciones, en el trabajo.
Afectan a corto, medio y largo plazo.
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Esta falta de claridad es la que hace que los problemas de la sociedad sigan siendo
prácticamente los mismos desde hace años y nada cambie.
También es el responsable de mis días de “estar quemado” y haber agotado la energía
vital de la que dispongo.
LA MATRIZ DE DECISIÓN DE EISENHOWER
El súper conocido escritor Stephen Covey popularizó la Matriz de Decisión de Eisenhower
en su libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”.
En su libro, Covey utiliza una matriz de decisión para ayudar a las personas a distinguir entre
lo importante y urgente. La matriz consiste en cuatro cuadrantes:
1. Urgente / Importante
2. No urgente / Importante
3. Urgente / No importante
4. No urgente / No importante
Por sencillez, en adelante me referiré a ellas como Q1, Q2, Q3 y Q4.
A continuación explico cada cuadrante y veremos dónde debemos estar si queremos
aprovechar el máximo potencial y dedicarnos a lo verdaderamente significativo.
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Cuadrante 1: Lo Urgente e Importante
En el Cuadrante 1 entran todas las tareas que son urgentes e importantes.
Una parte de ellas las podrías haber planificado, otras sin embargo ocurren de forma
inesperada e imprevista.
El objetivo es planificar las tareas de este cuadrante y evitar dejarlas para el último minuto.
A parte están las que se clasifican como “problemas” o “crisis”. Aquí el mejor enfoque es
planificar tiempo libre para dedicarnos a estas tareas no previstas y a los mismos tiempos
urgentes e importantes. Cuando llegue el momento de crisis, será necesario volver a
planificar el resto de tareas alrededor.
Si tienes un montón de tareas urgentes e importantes, algo falla!
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Planear la cena con mi pareja.
Trabajar en mi plan de ahorro.
Estudiar ese informe que me podría ayudar para aprender y utilizarlo en el trabajo.
Llamar a mi abogada para hacer seguimiento al trámite.
Según indica Covey, el objetivo es pasar la mayor parte del tiempo haciendo actividades
dentro del segundo cuadrante, ya que son las que proporcionan felicidad duradera,
sensación de logro y éxito, nos reafirman personalmente.
Aquí están los retos que nos pueden frenar a invertir tiempo y energía en tareas del segundo
cuadrante:
Cuando no sabes lo que es importante para ti. Cuando no tenemos claro lo que es
verdaderamente importante para nosotros, o nuestras metas y valores están difusos y
cambiantes, es imposible saber en qué debemos enfocarnos para conseguir esas metas,
ya que no sabemos cuales son! Si es así, constantemente vemos a tender a buscar el
estímulo inmediato y por tanto hacer lo que parece más urgente. Así frecuentemente
estaremos trabajando para las prioridades de los demás. Si sientes que te falta tener
claro tus propósitos en la vida y tus valores vitales tampoco están totalmente definidos,
te sugiero que te pongas con ello (te doy una tarea importante y urgente). Esta web te
va a ayudar a definirlos.
Tendencia a la satisfacción inmediata. Anteriormente vimos que el comportamiento
humano está fuertemente inclinado hacia la satisfacción inmediata. Nuestro piloto
automático va a perseguir zanahorias y de esa forma nos resulta complicado motivarnos
a hacer algo si no le vemos un sentido de urgencia o una fecha límite. Para compensarlo,
debemos aplicar nuestra disciplina y voluntad, recursos escasos en cantidad, y escasos
en duración. La disciplina se desarrolla, es un arte que se incrementa con la suma de
muchos pasos y la creación de hábitos específicos.
El desafío de las tareas del Q2.
Las tareas que se encuentran dentro del segundo cuadrante no compiten por nuestra
atención, no tienen fechas límite inmediatas, no vemos tampoco una satisfacción
inmediata. Así que nos decimos:
“Bueno, reconozco que es importante, y ya lo haré algún día. Ahora me voy a poner con lo
que es urgente ya que el día solo tiene 24 horas”
También posponemos dedicarnos a pensar en definir lo que es más importante en la vida.
Por culpa de esto nos quedamos en un círculo del que no salimos, y es no parar de
dedicarnos a perseguir zanahorias: las tareas inmediatas y que proporcionan una
satisfacción inmediata.
Como tú y yo sabemos, ese “algún día…” nunca va a llegar. Siempre habrá una, dos o cien
tareas que van a competir entre ellas más adelante.
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Esta distracción es sospechosamente urgente e importante para él, pero no debería
serlo para mí. Tengo que sacarla de este cuadrante cuanto antes (y a él de mi despacho).
Mi madre me llama diciéndome que no me olvide de tomarme zumos de naranja para
no resfriarme.
Conclusión: el 90% del tiempo lo pasamos realizando tareas dentro del cuadrante Q3 y
creyendo que estamos en el Q1!
Confundimos lo urgente con lo importante
¿Pero por qué nos ocurre esto?
¿Por qué tenemos esta tendencia?
¿Me hicieron mal mis padres?
Los demás nos llenarán de tareas Q3 porque así trabajamos para ellos. Les hace sentirse
importantes.
Son tareas medibles, tangibles, proporcionan una sensación instantánea de “he
cumplido”. El cerebro segrega una sustancia llamada dopamina como recompensa y
proporciona sensación de satisfacción. Esa dopamina es la que se libera cuando marcas
la tarea como “completada”. En este artículo puedes ver como nos influyen los
neurotransmisores en nuestro comportamiento.
Nuestro cerebro está diseñado así y solo mediante disciplina y los trucos mostrados en
webs tan fabulosas como esta, podrás compensarlo.
Precisamente porque las tareas Q3 son importantes para los otros, ¡no pueden serlo para
ti!
¿Qué ocurre cuando nos dedicamos a hacer tareas de Q3?
Nos convertimos en “esa persona tan agradable”. Claro, como no íbamos a serlo si se
nos da tan bien satisfacer a los demás a costa de nuestra vida. A los demás les parece
genial que seamos así.
Igualmente en el trabajo, se nos considera “eficientes” porque satisfacemos a todos:
compañeros, jefes, etc. Pero cuando llegue el momento del ascenso a una posición de
mucha responsabilidad surgirán cuestiones como “le falta mano”, “no le veo con
autoridad”, “no estoy seguro si encajará”. Pocos sabrán identificar lo que te pasa, de
hecho a ninguno de ellos le interesa. Pero será difícil que progreses a posiciones
importantes.
Este es el camino de la frustración en la vida, y de la frustración con las personas.
Podemos acabar viendo a los demás como una “molestia” o un incordio, porque no
somos capaces de dejar de atender sus deseos.
¿Cómo gestionar brillantemente una tarea Q3? Volviendo al tema de mi compañero,
podría haberle dicho “Antonio, me apetece que me hables de tu vecina y su importante
operación de senos, pero lo vemos después tomándonos unas cervezas, ¿vale? (y ahora
lárgate!).” De esa forma lo paso al cuadrante Q4 incluso sin que Antonio sepa nada de
Eisenhower ni de su famosísima Matriz.
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Las tareas Q3 son las que proporcionan la sensación de “es increíble qué ocupado he
estado todo el día! pero tengo la sensación que no he hecho nada!!!”. Si te ocurre con
demasiada frecuencia ya sabes porque es.
Ocuparnos de las tareas Q3 impide enfocarnos a lo que de verdad importa en la vida:
nuestras metas y objetivos personales. De esta forma la vida pasa a tu lado mientras
haces otros planes.. como decía el bueno de Lennon.
Frustración. Malestar. Si te sientes así de forma habitual haz un balance de todo el
tiempo que la pasas en Q3. Te sorprenderás. Ocuparte de tareas de Q3 de forma masiva
solo conduce a un malestar vital que se puede llegar a convertir en un hábito. Cuidado
aquí! Sé “egoísta” y vela por tus metas de Q1.
¿Cómo sacar las tareas de Q3?
Pregúntate:
¿Puedo delegar esta tarea?
¿Puedo posponerla para mi “tiempo muerto”? Es el momento perfecto para este tipo
de tareas.
¿Tienes miedo de decir “no” porque crees que estás rechazando a la persona?.
Recuerda: no estoy rechazando a la persona, sino a la tarea que me pide.
¿Puedo hacer una reunión semanal con esa persona que me interrumpe tanto? Es la
mejor forma de tratar todos los puntos con esa persona. Ahorrarás muchísimo tiempo
y enfocarás mejor. Te permitirá sacar tiempo para Q1 y de Q2.
En pocas palabras. Todo se resuelve con un potente pero amable:
“Antonio, te quiero mucho pero… ¡lárgate!”
Acostúmbrate a decir NO.
Cuadrante 4: Lo no urgente y no importante
Estas tareas ni son urgentes ni importantes, pertenecen a lo que comúnmente llamaríamos
“tiempo muerto”. No son estresantes para nada ni contribuyen a nuestras metas, ni nos
acercan a nuestro propósito. La mayoría son simplemente distracciones.
Aquí dejo unos ejemplos:
Navegar en internet viendo webs que no aportan nada.
Jugar a la PlayStation
Mirar las noticias del corazón en la televisión
Repasar las últimas fotos de mis amistades en Facebook; si fueran importantes, me
enteraría de otra forma.
Partidas de póker online.
Navegar en tiendas de ropa online
Observar la curvatura de nuestro ombligo
Si haces un repaso honesto, admitirás que inviertes ‐al igual que yo‐ una enorme parte del
tiempo haciendo tareas Q4. Si de vez en cuando te dices “estoy perdiendo el tiempo en mi
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vida”, es que te estás pasando de la raya con este tipo de actividades. Es el momento de
borrar tu cuenta de Facebook y otro tipo de acciones que mejorarán tu tiempo de calidad.
Lo mejor es simplemente ignorarlas o cancelarlas. Muchas también pertenecen a
actividades que los demás quieren que hagas. Cuando vean que somos claros en definir
nuestra frontera, dejarán de preguntarnos.
¿Debemos evitar tener tareas en Q4?
No. Y además es imposible; todos necesitamos ese tiempo muerto.
No hay nada mejor después de un día horrible de trabajo y obligaciones que dejarnos caer
en el sofá y dejar perdernos durante un rato con el show de nuestro humorista favorito. La
mente lo necesita.
Lo importante es limitarlo y definirlo. Una dosis de tiempo muerto siempre es sano.
¿Qué tal un 5% al día?; es el momento de llamar a Antonio.
Conclusión
El principio de decisión de Eisenhower ‐o lo que es lo mismo, la matriz de decisión de Covey‐
es un método muy práctico para enfocarnos en las tareas y para saber cuáles ignorar.
En los tiempos que corren y con todas las distracciones que debemos dejar de lado, este
método cobra una gran importancia. El ruido que soportamos es tan grande que distinguir
lo urgente de lo importante se convierte en una habilidad básica.
Aplica este principio de decisión a todos los aspectos que puedas en tu vida.
Siempre que te enfrentes a una tarea nueva pregúntate: “¿lo estoy haciendo porque es
importante o simplemente porque es urgente?”
Enfocarte en las tareas de Q1 te proporcionará una sensación de calma y de control, que
contribuye a estar motivado y con energía. Sentirás que estás progresando.
El tiempo que inviertes en Q2 para planificar y organizar, te servirá para eliminar las
distracciones que te impiden trabajar en Q1 plenamente. También te permitirá atacar las
demandas urgentes de Q3 y disfrutar de esas cosas pequeñas de la vida que ocurren en Q4,
pero sabiendo que ya has hecho lo que debías.
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Convirtiendo las tareas Q2 como tu prioridad ‐aunque haya urgencias, distracciones e
imprevistos alrededor‐ tendrás los recursos de energía llenos para actuar de forma positiva,
en lugar de reaccionar a la defensiva.
Cuando utilices este método, podrás saber qué es realmente urgente y al mismo tiempo
priorizar tu vida de acuerdo a tus principios y objetivos a largo plazo.
Para poder usar esta herramienta debes clasificar las tareas en estas cuatro categorías:
1. Importante y Urgente.
2. Importante y no urgente.
3. No importante pero Urgente.
4. No urgente y no importante.
Una vez que las tengas clasificadas, programa tus tareas basadas en su importancia y
urgencia.
¿Cómo lo hago yo?
Yo utilizo el sistema GTD de David Allen, que es sin duda el mejor sistema de planificación
personal y profesional que existe. Lo aplico todo en un gestor de tareas llamado Omnifocus.
Dentro del sistema GTD existen los “Contextos”. Los contextos que yo utilizo son
precisamente cada uno de los 4 cuadrantes, asignándolos a cada tarea.
Herramientas que te pueden ayudar
1. Imprime o guarda en favoritos la foto con los cuatro cuadrantes que tienes en este
artículo
2. Utiliza algún gestor de tareas en tu laptop teléfono. Hay decenas. Yo recomiendo las
que implementan GTD. En concreto, yo utilizo la aplicación Omnifocus en mi Mac,
iPhone e iPad. Es un potente gestor de tareas que implementa GTD. Después de un
tiempo utilizándolo está de lejos por delante de otros muchos sistemas que he usado.
Encuentra la herramienta de gestión de tareas que mejor se adapte a ti.
Gestores de tareas que he usado, en orden de importancia:
1. Omnifocus. Solo para Mac. Es la mas completa.
2. Todoist. Buenas críticas pero no la he probado.
3. Any.do. Buenas críticas pero no la he probado.
4. Wunderlist. Bastante popular, no la he usado pero parece simple y efectiva.
5. Fantastical. Enfocado al calendario.
Aplica estos principios para que la vida no pase a tu lado sin que te des cuenta.