Lalo Huber- Time management & effective meetings en Sabmiller

1. 1
AdministraciónAdministración
deldel TiempoTiempo
Prof. Lalo Huber
lalohuber@visionholistica.com
Visionholistica
www.visionholistica.com

2. 2
Objetivos de la Conferencia
 Contribuir a mejorar
la eficacia y
eficiencia en el
trabajo
 Iniciar un cambio
personal para
eliminar actitudes y
hábitos que
producen derroche
del tiempo

3. 3
¿Qué es el tiempo..?
Un recurso de características únicas
 No se puede comprar...
 No se puede alquilar...
 No se puede acumular...
 No se puede reemplazar...
 No se puede dejar de consumir...
 Hace falta para todo...
 No se puede tener más...
 Ni menos...
¿Le suena este
número?
292.000
Esta es la cantidad de
horas de vigilia con
que cuenta una
persona en toda su
vida profesional
Después de esta
conferencia:
4 horas menos
¿Le suena este
número?
292.000
Esta es la cantidad de
horas de vigilia con
que cuenta una
persona en toda su
vida profesional
Después de esta
conferencia:
4 horas menos

4. 4
La arena entre los dedos
 ¿Perdemos al menos
20 minutos diarios en
viaje o reuniones /
actividades / charlas
innecesarias?
 OK
 Eso representa más de
2 semanas de trabajo
al año

5. 5
La locura de la urgencia
 Se acaba la hora del almuerzo
 Los videoclips
 Auto-Mac
 Comer en el escritorio
 Barras de cereales
 Fast-food
 Vacaciones de fin de semana
 Televisión las 24 horas
 Servicios 7x24
 Kioscos 7x24
 Verdulerías abiertas de noche
 Telecommuting
 Stress / Falta de cuidado personal
 Mala alimentación
 Deshidratación crónica
 Menos horas de sueño

6. 6
Cambio de hábitos
 Nadie pierde el tiempo a
propósito
 La pérdida de tiempo es
en general involuntaria
 Producto de malos hábitos
 Entonces estamos
hablando de cambio de
hábitos

7. 7
Pérdida de tiempo en la oficina
• Indefinición del puesto
• Falta de lineamientos claros
• Confusión de prioridades
• Pobre relación con superiores
• Decisiones precipitadas
• Dilación de decisiones importantes
• Poca prevención
• Atacar temas por orden de aparición
• Permitir interrupciones
• Errores de estimación
• Escasa delegación
• Exceso de reuniones
• Exceso de emails
• Discusiones irrelevantes
• Conflictos
• Poca puntualidad
• No avisar con anticipación
• Nunca considerar contingencias
• Radio-pasillo

8. 8
4 dimensiones básicas a mejorar
1. Iniciativa – Actitud
proactiva
2. Definición de objetivos y
estrategias –
Planificación
3. Tomar acción – Coraje,
disciplina, perseverancia
4. Eficacia y eficiencia
personal – Cambio de
hábitos

9. 9
Iniciativa - Actitud proactiva
Círculo de
control
Círculo de
preocupación

10. 10
Objetivos - Prioridades
 ¿Para qué existe mi
puesto?
 ¿Qué es lo más
importante de mi
función?
 ¿Cuáles son mis tareas
principales?
 ¿Qué esperan mis
superiores?

11. 11
Criterios de priorización
Malos criterios (inconscientes)
 Lo fácil
 Lo cercano
 Lo que me piden más
 Lo que surge (orden de aparición)
 Lo urgente
 Lo que me gusta
Buenos criterios (conscientes)
 Lo que corresponde a mi puesto
 Lo importante para la empresa
 Lo más útil
 Lo que mi jefe necesita
 Lo que posibilita trabajo de otros
 Lo que simplifica otras tareas
Cuento del jarrónCuento del jarrón

12. 12
Lo importante vs. Lo urgente o lo fácil
QI QII
QIII QIV
Urgentes!
No
urgentes...
Importantes!
No
importantes!
Vicio: abordamos los asuntos más sencillos o los que resultan más atractivos,
mientras que abandonamos otras tareas de mayor importancia.

13. 13
¿Cómo ahorrar tiempo en forma?
 ¿Ahorrar tiempo?
 Actitud preventiva
 Ejemplo...
 Llevar el auto a una revisión
periódica lleva un par de horas...
Y cuesta algunos pesos
 Chocar en la autopista por una
falla en los frenos puede
hacernos perder muchos días....
En trámites.... O peor... En el
hospital.... O con muletas... O
peor.... Y también puede costar
miles y miles de pesos

14. 14
Pensar vs. hacer
Divida el
tiempo para
pensar y para
hacer

15. 15
El to-do list
Use un to-do list siempre
 Haga to-do lists diarias, al iniciar el
día, por escrito (la importancia de
escribir)
 Cuestione TODOS los puntos del to-
do list ¿por qué debo hacerlo?
¿para qué..? ¿y si no lo hago..?
 No haga nada hasta no tener el to-
do-list definido
 Orden ANTES de la ACCION!!
 Mantener to-do-list separada para
proyectos

16. 16
Administración del tiempo en una frase
“Administrar bien el tiempo
implica nunca ponerme a
hacer nada antes de saber
exactamente todo lo que
debo hacer... Y como voy
a acomodar todas esas
actividades en el tiempo
disponible”

17. 17
Procrastinación
 ¿Alguna vez postergó una decisión
una y otra vez?
 El estrés que genera no realizar una
tarea es mayor que el que supone
afrontarla...
 Perdemos tiempo y energía
preocupándonos por lo que no
hemos hecho
 Las razones de las demoras
pueden ser:
 El miedo a fallar o a cometer un error
 La desmotivación
 La incertidumbre sobre cómo
abordar una tarea
 El perfeccionismo exagerado

18. 18
Mejorar comunicación
Comuníquese eficazmente
 Establezca objetivos para sus
contactos
 Prepárese
 Mejore su forma de expresarse
 Utilice redundancia para eliminar
malos entendidos
 NUNCA asuma
 Aprenda a preguntar
 Aprenda a escuchar
 No prejuzgue
 Verifique siempre sus comunicaciones

19. 19
En las conversaciones
Aprenda a ir al grano
 Mantenga el foco en las
conversaciones
 No permita cambio de tema sin razón
 No permita que el otro se desvíe
 Acostúmbrese a no permitir la “charla
de bueyes perdidos...” salvo que éste
sea exactamente el objetivo
 NUNCA termine una conversación sin
resultado
 Si el tema no se cerró, defina próximos
pasos

20. 20
Conflictos
Evite conflictos interpersonales, son
terribles devoradores de tiempo
 Contrólese
 No agreda a nadie
 Trate bien a todos
 Pida disculpas
 No critique
 Sea amable
 Salude y agradezca efusivamente...
Siempre y en todo lugar
 Evalúe costo-beneficio antes de
generar un conflicto

21. 21
Distracciones
Evite distracciones
 Bloqueelas físicamente
 Enciérrese si es posible
 No interrumpa... Para no ser
interrumpido
 Establezca tiempo para no
atención de visitas
 Asegúrese momentos de
aislación
 Ármese un lugar para estar en
soledad
 No acepte interrupciones
gratuitas
 Evite la charla automática de
otros

22. 22
Lugar de trabajo
Diseñe un lugar de
trabajo productivo
 Integre todos los
elementos necesarios
 Haga una lista de las
herramientas que
necesita... Y trate de
tenerlas todas en un
mismo lugar
 Haga que su lugar de
trabajo sea agradable

23. 23
Manejo de “papeles”
Maneje eficientemente los
“papeles”
 Manipule documentos una sola
vez
 Genere algún sistema de archivo..
En el trabajo y en casa
 Se archiva ordenadamente... O se
tira
 Tire inmediatamente lo que no
sirve
 No “cajonee”
 No apile papeles

24. 24
Manejo de email
Maneje eficientemente el e-mail
 No envíe más emails que los que
quisiera recibir
 Sea breve, claro y amable
 No genere conflictos por mail
 Jamás un email “negativo”
 Use el email para desarrollar
contactos positivos
 No utilice copias en forma
indiscriminada
 Clasifique los mails apenas llegan
 Borre inmediatamente los que no
sirven
 Conteste todos los emails relevantes,
rápidamente
 No conteste los emails irrelevantes

25. 25
Manejo del teléfono
Haga buen uso del teléfono
 Concentre la realización de
llamadas
 Si es posible use contestador con
altavoz
 No atienda todas las llamadas
 Si es posible establezca un tiempo
fijo de no atención de llamadas
 Limite la duración de las llamadas
 Elimine hábito de “colgarse” al
teléfono
 “Cierre” las llamadas
 Utilice teléfono manos libres
 Use el teléfono.. No deje que él lo
use a Ud

26. 26
Un factor consumidor de tiempo
La excesiva
exposición a
las relaciones
inter-
personales

27. 27
Actitud en reuniones
 Minimicemos la cantidad de
reuniones
 Si una decisión la podemos tomar
solos, pues tómemosla!
 Llamemos a reunión solo si es
realmente imprescindible
 Asistamos a una reunión solo si es
imprescindible
 Minimicemos los participantes
 Preparemos las reuniones con
anticipación
 Definamos los objetivos de
antemano

28. 28
Actitud en reuniones
 Establezcamos hora de comienzo
y fin
 Seamos puntuales
 Definamos un coordinador
 No nos vayamos de tema
 Mantengámoslas breves
 Generemos una minuta
 En la minuta, que nunca falte
un plan de acción con fechas
y con responsables!
 Follow up

29. 29
Reuniones con superiores
 Voy con la agenda estudiada
 Voy preparado para tomar notas
 Voy preparado para participar
activamente (estudio)
 Llego puntual
 Escucho atentamente a todos los
participantes, buscando “eye-contact”
 No temo hacer preguntas, al contrario
 Nunca simulo entender el trabajo
asignado

30. 30
Reuniones con superiores
 No hago comentarios irrelevantes
 Controlo mis emociones, tanto
positivas como negativas, pero
particularmente las segundas
 Trato de dar “pie” a otros para que
se luzcan
 No entro y salgo
 No estoy “inquieto”
 No atiendo el celular

31. 31
Estado físico y mental
Mantenga un buen estado
físico y mental
 Incluya momentos de relajación en
el día, breves
 En día y hora fijos practique
deporte
 Camine mucho o ande en bicicleta
 Duerma las horas necesarias
 No duerma de más
 Tome MUCHO líquido
 Lávese la cara cuando sea
necesario
 Coma liviano
 Capacítese continuamente
 Lea temas “diferentes”

32. 32
Delegación
 Trate de NO hacer
tareas para las
cuales esté
sobrecalificado
 Todo aquello que
pueda delegar...
Deléguelo
 Recuerde que antes
de delegar debe
enseñar

33. 33
Cuando un colaborador solicita ayuda
1. No se lleve el tema para acelerar la
solución
2. No tome acciones por su cuenta
3. Haga que su colaborador especifique
el problema
4. Pregunte qué soluciones se intentaron
5. Pregunte por otras opciones
6. Haga sus recomendaciones
7. Aclare lo que sea necesario
8. Haga que su colaborador presente un
plan
9. Exprese su confianza al colaborador
10. No deje dudas sobre los resultados
esperados

34. 34
La queja
 La queja continua
inconsciente es una
pérdida continua de
tiempo y energía
 Sin mencionar la
desmotivación que
provoca en los demás
 No entre en círculos
viciosos de “queja ritual”

35. 35
Tiempos muertos
Aproveche los tiempos
muertos
 Siempre lleve encima algo útil
para leer
 Y una agenda para actualizar to-
do-lists
 Utilice libros en CD o cassette...
Para viajes
 Acostúmbrese a nunca estar sin
hacer nada... A menos que
necesite descansar

36. 36
Automotivación
Automotívese
 Desarrolle actitud
positiva,
conscientemente
 Evite criticar
 Evite quejarse
sistemáticamente
 Auto-prémiese al
completar tareas
 Acérquese a gente
positiva

37. 37
Perfeccionismo
Evite caer en el perfeccionismo
exagerado
 No hay nada más triste que una
persona capaz que nunca hace
nada
 Porque nunca es suficiente
 Critica a todo por su falta de
perfección
 Pero no se da cuenta que su
propio perfeccionismo le impide
alcanzar logros tangibles
 Recordar que “lo perfecto
es enemigo de lo posible”

38. 38
Manejo de expectativas
 Maneje las expectativas
de la gente
 Nunca prometa
demasiado
 Comprometa a otros
con anticipación
 Avise a todos sobre sus
compromisos
 Mantenga tiempo de
reserva para imprevistos
(margen)

39. 39
Aprender a decir NO
 Aprenda a hacerlo sin agredir
 Sin ser desagradable
 Es increíble la cantidad de
tiempo que muchas personas
pierden por hacer cosas a las
cuales no se atrevieron a
decir NO
 Sin mencionar los conflictos
que esto suele generar

40. 40
Aprender a decir NO
Decir “no” suele resultar difícil
debido a que
 No queremos decepcionar a
los demás
 Queremos dar imagen de que
podemos hacer todo
 No sabemos cómo plantear el
“no” sin ofender
 Es más agradable y fácil decir
“si”
 No nos damos cuenta de que
decir que “no” es una opción

41. 41
Puntualidad
 Sea siempre puntual y exija
puntualidad
 Genérese una imagen de
puntualidad
 Empiece cumpliendo, para
luego exigir
 Si todos saben que Ud. es
puntual, tenderán a comportarse
puntuales con Ud.
 Genérese una imagen de
impuntual.... Y todo el mundo le
hará perder tiempo sin sentirse
culpable

42. 42
Simplificar
Simplifique su vida personal
 Evite aparatos demasiado sofisticados
 Use tecnología mainstream
 No se entusiasme demasiado con chiches
 Evite influencia de la moda
 Evite todo producto que exija
demasiados cuidados
 Evite productos que no pueda mantener
fácilmente
 Evite muchedumbres
 Evite colas
 Haga trámites por teléfono o internet
 Utilice débito automático
 Limite sus pertenencias a las mínimas
necesarias

43. 43
En qué perdemos el tiempo
• Impuntualidad nuestra y de otros
• Estímulos externos aparentemente
importantes.
• Email, celular, Black Berry
• Desconcentración
• Objetivos incoherentes
• No evaluación del accionar
• Olvidos
• Preocupación
• Discusiones irrelevantes
• Temor a decir NO
• Temor a elegir
• Ira
• Envidia
• Comodidad
• Encuentros casuales
• Vagancia
•Charlas de café
•Radio-pasillo
•Agresiones
•Peleas
•Quejas
•Interrupciones
•Aburrimiento
•Falta de objetivos
•Enfermedades
•Accidentes
•Preocupación
•Enojos
•Continua postergación
•Demasiadas horas de sueño
•Insuficientes horas de sueño
•Viajes
•Switching
•Guardar “todo”
•MSN
•Vergüenza, timidez
• Mate infinito
• Televisión
• Fanatismos
• Modorra
• 10 videos para el fin
de semana
• Excesivo espejo
• Excesivos trámites
• No querer cerrar
ninguna puerta
• Temores