Preservacion y Conservacion de Documentos Digitales

1. Hector Julio Barrera Betancur
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

2. 1. Que es conservación digital
2. Estrategias de conservación y preservación de los documentos digitales
3. El proceso de la digitalización
4. Razones por las cuales se digitaliza
5. Identificación y propósito de la digitalización
6. Criterios para la selección de los formatos digitales
7. Problemas que se presentan al conservar digital
8. Aspectos para tener en cuenta en la política de seguridad
9. Conceptos básicos
10. Conclusiones
11. Bibliografía
CONTENIDO

3. 1. Que es conservación Digital
La conservación es el aspecto de la gestión de documentos
digitales que trata de preservar tanto el contenido como la
apariencia de los mismos. Así pues, comprende las
estrategias y técnicas específicas, referidas a la protección
de los materiales: impresos como digitales, custodiados en
archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los
daños y el abandono de los documentos. Afirman Castro, L.,
Giraldo, L., Hernández, F. (2016):
la conservación digital es un proceso de gestión activa que
asegura el acceso al material digital en el futuro
Imagen 1 preservación y conservación
documental

4. 2. Estrategias de conservación y preservación de los documentos digitales
Actualmente se presentan diversas estrategias que se pueden implementar para la preservación de documentos
digitales, donde la selección depende de aspectos tales como:
Formato de los documentos
Uso previsto de los documentos digitales
La capacidad técnica institucional de la institución

5. Estrategias a corto plazo
• Conservar el entorno tecnológico: museos informáticos y arqueología de la información, es decir, conservar tanto
hardware como el software, a pesar que se encuentren obsoletos.
• Conversión: busca dar solución a la gran variedad de paquetes de software y formatos de almacenamiento,
dependencia del software de muchos objetos digitales y sustitución de las aplicaciones del software por nuevos
productos. Entre las conversiones se encuentran: a formato estândar SGLM o XML. a modalidades de software
independiente, es decir, convertir los objetos digitales independiente del software a texto simple ASCCI. a papel o
microfilm, consiste en crear copias de los objetos digitales en papel o microfilm.
• Renovación del soporte: refreshing
Imagen 2 Microfilmación de Archivos

6. Estrategias a medio plazo
• Migración: es la transferencia del documento creado en un determinado entorno y codificado en un determinado formato,
a otro formato para que funcione en nueva plataforma informática mas actual o más estandarizada.
Existen dos estrategias: Interoperabilidad: son programas de diferentes empresas que comparten
los mismos formatos de documento digital. Compatibilidad Retroactiva: los programas comerciales permiten leer
documentos creados con versiones anteriores de una misma familia de programas, así como la migración a la
versión actual. La primera estrategia puede haber perdida de datos, mientras la segunda puede alterar la
estructura interna.
• Emulación: poder recrear la apariencia y la funcionalidad originales de un objeto digital mediante la utilización de
aplicaciones que emulen (emulador) el funcionamiento de los programas (software) originales con los que fueron creados
cuando estos están ya obsoletos, es decir, que asegura su uso independiente del constante cambio de tecnología. Esta
estrategia de conservación es una de las más caras.
Imagen 3 migración de archivos

7. Estrategias alternativas o enfoque no digitales
•Impresión en papel
•Sistema hibrido: combinación de digitalización y microfilmación
•Conservación de los contenidos de la red
Digitalización y microfilmación
Impresión en papel
Servidores de archivos digitales

8. Es la de preservar y difundir, donde la preservación
es la necesidad de anticipar, prevenir, detener, retardar un documento
(texto, sonido,
imagen, video), mientras, la difusión se refiere a facilitar las nuevas
formas de acceso y uso
Imagen 4 Los escáneres KODAK i1190
3 . El proceso de la digitalización

9. 4. continuación se presentan las razones según (Gobierno Vasco. Kultura 2.0, 2011)
por las que se digitalizan los contenidos pueden resumirse de la forma siguiente:
Incrementar el acceso: permitir el acceso del mayor número de documentos al
mayor número de posibles usuarios.
• Preservar: necesidad de anticipar, prevenir, detener, retardar un documento (texto,
sonido, imagen, vídeo).
• Disminuir la manipulación y el uso de materiales originales que puedan ser frágiles,
únicos o muy utilizados y crear una «copia de seguridad» para documentos en mal
estado.
• Facilitar nuevas formas de acceso y uso.

10. 5. Identificación y propósitos de la digitalización
El siguiente grafico presenta las
dos premisas básicas del proceso a
la hora de digitalizar : que tipo de
documentos tenemos y para que
queremos digitalizarlo

11. 6. Criterios para la selección de los formatos digitales

15. 7. Problemas que se presentan al conservar digital
Los problemas que se pueden presentar al momento de querer conservar digitalmente pueden ser
Que se dependa única y exclusivamente de los elementos tecnológicos para su consulta
Que se presente facilidad para manipularlos y modificarlos
Virtualidad por la carencia del soporte físico
Se pueden presentar amenazas de tipo ambiental como lo es la humedad, insectos , hongos roedores y una
mala manipulación
Que se presenten desastres naturales los cuales son inevitables
El hombre , es el factor que mas deteriora los documentos tanto físicos como electrónicos, una mala decisión o un mal
Procedimiento puede llegar a la perdida total de la documentación digital.
Obsolescencia tecnológica: es la incapacidad de utilizar elementos informáticos a
causa de la evolución tecnológica, es la desaparición del elemento tecnológico
original para poder leer el documento quedando huérfano.

16. 8. Problemas que se presentan al conservar digita

17. Bit:
Compresión
Frecuencia de muestreo
Imagen vectorial
Master
Migración
SGML
XML
ASCII
La resolución de una imagen
OCR (Optical Character Recognition)
9. Aspectos Básicos

18. 10. Conclusiones
la preservación y conservación de documentos digitales es la nueva alternativa que nos llevara a un mundo mas virtualizado,
Hoy en día digitalizados y microfilmamos para preservar los hallazgos o documentos probatorios de algún acontecimiento,
Pero la tendencia a cero papel nos llevará a desmaterializar todos los documentos convirtiendo su flujo documental
netamente electrónico , desde su creación , tramite , custodia y disposición final; a esto llegaremos en un futuro muy cercano
a oficinas virtualizadas y estandarizadas donde un asistente virtuales atenderán nuestras solicitudes y toda nuestra
información será extraída de bases de datos cargadas en la nube, desde nuestra firma electrónica , como la huella digital
electrónica.

19. 11. Bibliografía
Imagen 1 preservación y conservación documental tomada de
http://julexyalcivar.blogspot.com/2018/01/p-reservacion-y-conservacion-de.html
Imagen 2 Microfilmación de Archivos tomada de https://transarchivosltda.com/servicios/microfilmacion-de-archivos
Imagen 3 migración de archivos tomada de
https://issuu.com/gloriaguaranda/docs/migraci__n_de_archivos_planos.docx
Imagen 4 Los escáneres KODAK i1190 tomado de https://ikno.com.co/product/kodak-i1190/
Archivo General de la Nación Colombia. 2014. Compilación Nacional e Internacional de
Normas en Materia de Documento digital y Preservación a Largo Plazo. Recuperado
de:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/Compilacion_N
ormativa.pdf

20. AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO. (2016). PLAN DE
PRESERVACION DIGITAL A LARGO PLAZO DEL SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACION DOCUMENTAL. Recuperado desde
https://www.defensajuridica.gov.co/gestion/gestion-documental/gestiondocumental-
contenido/Documents/GD_PN_02_V_0_ppd_090816.pdf
Barrueco, José Manuel.(s.f). Preservación y conservación de documentos digitales.
Recuperado desde:
http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf
BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA. (s.f). LINEAMIENTOS DE PRESERVACIÓN
DIGITAL DE LA BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA. Recuperado desde
http://bibliotecanacional.gov.co/es-co/servicios/profesionales-dellibro/
Documents/Lineamientos%20de%20preservaci%C3%B3n%20digital.pdf