Preservación y Conservación de los Documentos Digitales

1. TAREA
UNIDAD 2
PRESERVACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES

2. Unidad No. 2 Preservación y Conservación de los Documentos Digitales
Marlo De Jesús Maldonado Corredor
Universidad del Quindío
Notas del Autor
V Semestre
Documentos Digitales - Grupo 03
Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, Facultad
de Ciencias Humanas y Bellas Artes.
La correspondencia relacionada con este trabajo va dirigida a Alejandra María Parra Sánchez.
Universidad del Quindío, Cra. 15 #12N, Armenia, Quindío

3. TABLA DE CONTENIDO
 Que son los archivos, conservación documental y preventiva.
 Problemática de los archivos físicos.
 Archivos digitales.
 Formatos.
 Conservación digital.
 Preservación digital.
 Estrategias de conservación y preservación.
 Creación, conservación y difusión de documentos digitales.
 Patrimonio digital.
 Características del documento digital electrónico de archivo.

4. Archivos: Conjunto de documentos, que independiente de su
fecha, su forma, su soporte, producción o recepción, personería
jurídica. (Pública o privada); se encuentran al servicio de la
población que lo requiera.
Conservación Documental: Conjunto de medidas de
conservación preventiva y conservación - restauración
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos análogos de archivo.
Conservación Preventiva: Se refiere al conjunto de políticas,
estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un
enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo,
evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las
intervenciones de conservación - restauración. Comprende
actividades de gestión para fomentar una protección planificada
del patrimonio documental.
Que son los archivos,
conservación documental y preventiva.

5.  Existe duplicidad de
documentos físicos
 Manejo de grandes
volúmenes de documentos
físicos, puede generar sobre
costos
 La organización de físicos,
puede generar un problema
y hasta perdida o extravío de
la documentación.
 Búsqueda de información de
manera efectiva
 Seguridad de la información
Problemáticade los archivos físicos
Imagen recuperad de: http://tecni-
archivo.blogspot.com/2010/10/ventajas-y-desventajas-del-uso-
de-los.html

6. Imagen extraída de
https://www.hyperang.com/convert-file-
format/

7. 3.https://www.hyperang.com/convert-file-format/
Conservación y Preservación Digital
Conservación: Garantizar el contenido de la
información, anticipando el deterioro que se pueda
presentar.
Preservación Es el conjunto de principios, políticas,
estrategias y acciones específicas que tienen como
fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los
datos, la permanencia y el acceso de la información
de los documentos digitales y proteger el contenido
intelectual de los mismos por el tiempo que se
considere necesario.
Imagen extraída de: https://universoabierto.org/tag/conservacion/page/2/

8.  Realizar un sistema integrado de conservación
Su objetivo es garantizar la preservación y conservación de los documentos de archivo independiente del medio o
tecnología con la cual se hallan elaborado, manteniendo sus atributos tales como, unidad, integridad autenticidad,
inalterabilidad, originalidad.
 Plan de preservación digital a largo plazo
Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas,
estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos
electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad,
fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo.
Debe tener presente los siguientes aspectos:
 Política de preservación de le entidad
 Obligaciones legales
 Buenas practicas
 Riesgos que se presentan
 Obsolescencia y degradación del soporte físico.
 Obsolescencia del formato del documento digital.
 Obsolescencia del software.
 Obsolescencia del hardware.
 Desastres naturales.
 Ataques deliberados a la información.
 Fallas organizacionales.
 Errores humanos que pudiesen afectar la preservación de la información.
Estrategias de conservación y preservación

9. Creación, conservación y difusión
de documentos digitales
Debemos tener claro que existen los procedimientos
de digitalización y difusión, los cuales consisten:
 Digitalización: buscamos la preservación. Las
razones por las cuales se digitalizan son las
siguientes:
 Incrementar el acceso
 Disminuir la manipulación
 Facilitar el acceso y uso
 Difundir es facilitar la forma de acceder a estos

10. es el procedimiento mediante el
cual, garantizamos el contenido y
la apariencia de los documentos
en un largo periodo de tiempo,
incluyendo los índices o metadatos
de la información.
Patrimonio Digital
Recuperado de:
http://www.unamenlinea.unam.m
x/recurso/preservacion-del-
patrimonio-digital-personal

12. Requisito Característica Descripción
Principio de
Originalidad
1 Completitud No le faltan folios al Documento Físico Fiabilidad - Integridad
2 Legibilidad Se pueden leer en su totalidad Fiabilidad
3 Conservación No presentan Deterioro Físico Fiabilidad- Integridad
4 Coherencia Los documentos reflejan lo que dicen ser Autenticidad
5 Procedencia Formato fuente de entrada del documento Autenticidad - Fiabilidad

13. Si al analizar los distintos tipos de archivos, evidenciamos
las bondades que los documentos digitales poseen;
mejorando la utilización de recursos, para el manejo de la
documentación, pasando de generar grandes volúmenes de
documentos físicos; a ser muy mínimo la generación por los
documentos digitales. Por otra parte apreciamos, como el
realizar la búsqueda y consulta de estos, es más eficaz y
eficiente además de brindar gran cantidad de seguridad en
la información. Claro está, estos documentos deben de
cumplir unas características como son:
 Autenticidad
 Integridad
 Inalterabilidad
 Fiabilidad
 disponibilidad
Conclusión

14. BIBLIOGRAFÍA
Decreto 1080 de 2015, Artículo 2.8.2.7.8. Requisitos para
preservación y conservación de los documentos
Acuerdo reglamentario 06 de 2014. Acuerdo 6 de 2014:
Sistema Integrado de Conservación - Plan de Preservación Digital
a Largo Plazo
Lexco S.A.. (2018). Conservatorio Protocolo de Digitalización.
Confecámaras. Colombia
Universidad del Quindio. (2018). Documentos Digitales.
Preservación y Conservación de los Documentos Digitales. Recuperado
de
https://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/66792/mod_resource/cont
ent/3/2018_2_Gui%CC%81aUnidad-2_Documentos_Digitales.pdf