El documento describe varias estrategias y métodos para preservar documentos digitales a largo plazo, como copias de seguridad, migración a nuevos formatos, uso de metadatos y selección de formatos estándares. Explica que debido a la rápida obsolescencia de la tecnología, es importante implementar políticas que permitan el acceso continuo a la información digital.

1. DOCUMENTOS DIGITALES
Por:
GUSTAVO ADOLFO GUERRERO CASTAÑEDA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
2018

2. INTRODUCCIÓN
Aunque la tecnología ha tenido grandes avances en la
conservación de los documentos y estos a su vez en los
diferentes soportes de almancenamiento, se ha logrado
minimizar espacio y en algunos casos costos. No obstante la
manera de asegurar la conservación a largo plazo de los
documentos electrónicos o digitales, ha sido tan rápida y onerosa
que los gobiernos e instituciones no han podido elaborar
estrategias de conservación oportunas y bien fundamentadas.

3. Preservación y conservación de
documentos digitales
En esta era, donde la información y el conocimiento
se generan rápidamente, se hace imprescindible
conservar la información; gracias a la tecnología
existen diversas formas para hacerlo, como los
métodos digitales
.

4. Pero esta misma tecnología crea un problema
y es la obsolescencia de los formatos y
soportes digitales. Por esta razón, se requiere
de políticas que ayuden a encontrar soluciones
que permitan el acceso a la información, y que
aseguren su visualización, recuperación y
utilización.

5. Estrategias de preservación digital
Existen diversas estrategias de preservación digital,
aunque no todas ellas son apropiadas, por lo cual se
debe tener en cuenta en el momento de hacer una
selección, factores como el económico, el tipo de dato
que se va a almacenar, y el estado del material:
Conservación: es la parte de la gestión de documentos
digitales que trata depreservar tanto el contenido como
la apariencia de los mismos.

6. Copias de seguridad: se refiere al proceso de hacer
duplicados exactos del objeto digital.
Actualización: se refiere a la copia de información digital
de un soporte de almacenamiento a largo plazo a otro del
mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos
(porejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo).

7. Metadatos: descripciones estructuradas y opcionales que
están disponibles de forma pública para ayudar a localizar
objetos. Pueden ser de dos tipos:
•Descriptores de objetos (permiten su recuperación).
•De conservación (describen como acceder a los datos) con
dos tipos de información necesaria:
1.De contenido: detalles sobre cómo representar el formato
del documento (estos metadatos de representación cambian
y se actualizan).
2.Descriptiva: incluye identificadores y detalles
bibliográficos, propietarios, historia, validación de formatos y
nexo con demás formatos.

8. Preservación de la Tecnología:
consiste en el mantenimiento de la máquina con la que
fueron creados los documentos, incluyendo software,
hardware, entre otros.
Migración: se utiliza para copiar o convertir datos desde una
tecnología a otra,conservando las características esenciales
de los datos.
Conservación de soportes o medio físico: es el mediodonde
se almacena la información, estos presentan una rápida
obsolescencia y vulnerabilidad ante la degradación física.

9. Selección de formatos
El formato en el que se soporta la información debe ser
legible por una aplicación el mayor tiempo posible; a
continuación se muestra una tabla con los formatos
recomendados:
Archivos de texto - Formatos estándar - ML, HTML, TXT.
Archivos de imagen - Estándar o propietarios abiertos -
Sistema de compresión que evite la pérdida de calidad.
TIF, PNG,JPG.
Archivos mixtos - Estándar o propietarios abiertos -
Postcrip, PDF.

10. BIBLIOGRAFIA:
• Zavarce C., Carlos (1998). Gerenciando el Cambio
Habilitado por la Tecnología de Información. Revista
Educación y Ciencias Humanas
• Constitución política de Colombia Ley 23 de 1982
• BULTERMANN, D. Is It Time for a Moratorium on
Metadata? En : IEEE Multimedia. octubre-diciembre,
2004, vol. 11 no.4, p. 10-17.