GESTIÓN Y CREACIÓN DE BASE DE DATOS EN EXCEL PARA LA MEJORA DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES Y ACCESIBILIDAD DE INFORMACIÓN HACIA LOS CLIENTES EN EL DESPACHO

UNIVERSIDAD AMERICANA
SEDE DE LA CHORRERA
FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS
ESCUELA DE DERECHO
GESTIÓN Y CREACIÓN DE BASE DE DATOS EN EXCEL PARA LA MEJORA
DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES Y ACCESIBILIDAD DE
INFORMACIÓN HACIA LOS CLIENTES EN EL DESPACHO
INFORME DE PRÁCTICA PROFESIONAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
LICENCIADA EN DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS
Yessica del Carmen Dimas córdoba
8-831.183
Mediador
Raúl Archibold Suárez
La Chorrera, 2014

ii
AGRADECIMIENTO
A Dios, por darme la fuerza y la salud para seguir día a día con este objetivo. Por
ser guía y motor en mi carrera profesional.
Al profesor Iván Javier Camarena Acuña por su dedicación y esmero, y por
compartir su sabiduría en mi proceso de crecimiento profesional. Finalmente, por
impulsarme a ser cada día mejor como persona en este mundo difícil, cada vez
más atribulado.
A mis compañeros de estudio, por su motivadora amistad.
Y al profesor Raúl Archibold Suárez, por sus oportunas pinceladas en la
concreción de esta tan importante meta.

iii
DEDICATORIA
Con un gran cariño:
A ese maravilloso ser que se ha desvivido por mí, desde que nací, y que siempre
me ha regalado su amor y su apoyo sin condición alguna. A quien me empuja con
su fortaleza cada día a seguir adelante, y que ha estado en los momentos más
difíciles de mi vida: mi padre.
A mis hijos, Gabriel y Gabriela, a mi madre Yessica Córdoba y a mis hermanos,
por ser parte importante en mi existencia, por darme el aliento y las fuerzas
necesarias para continuar sin desmayo y alcanzar la luz que ya veo al final del
túnel.
A mi pareja que con su gran amor y comprensión, me ha motivado a superarme y
me empuja día a día a alcanzar el triunfo. Por su paciencia y sus condición de
amigo fiel. Por detenerme cuando debía parar y empujarme cuando el miedo y la
tristeza socaban y truncaban mis sueños.

iv
ÍNDICE GENERAL
Páginas
AGRADECIMIENTO………………………………………………………………………ii
DEDICATORIA…….……………………………………………………………………..iii
ÍNDICE GENERAL……………………………………………………………………….iv
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………....v
JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………………vi
CAPÍTULO 1: MARCO TEÓRICO 1
1.1 Antecedentes Históricos del Despacho 2
1.2 Misión y Visión del Despacho 3
1.2.1. Misión 3
1.2.2. Visión 4
1.3 Principios y Valores del Despacho 5
1.3.1. Principios 5
1.3.2. Valores 6
1.4 Estrategia de Calidad 8
1.5 Estructura Organizativa del Despacho 10
1.6 Objetivos 13
1.7 Participación en el Mercado 14
1.8 Marco de acción 16
CAPÍTULO 2: MARCO METODOLÓGICO 17
2.1 Departamento o Área Asignada 18
2.2 Funciones y Tareas Desarrolladas Durante la Práctica 18
2.2.1. Funciones 18

2.2.1. Tareas 19
2.3 Cronograma de Actividades Realizadas 20
CAPÍTULO 3: PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS EXPERIENCIAS
DURANTE LA PRÁCTICA PROFESIONAL. 23
3.1. Análisis del desempeño en el Despacho 24
3.2. Restricciones y/o Limitaciones de la Práctica 25
3.2.1. Expectativas Vs. Realidad Laboral Profesional 26
3.2.1.1. Expectativas 26
3.2.1.2. Realidad Laboral 26
3.3 Beneficios 27
3.3.1. Laboral 27
3.3.2. Social 28
3.3.3. Cultural 28
CAPÍTULO 4: PRESENTACIÓN Y DESARROLLO DE LA PROPUESTA 29
4.1. Referencias Generales 30
4.2. Planteamiento del Problema u Oportunidad 30
4.2.1. Descripción del Problema 30
4.2.2. Formular el Problema 31
4.3. Objetivos 31
4.3.1. Objetivos Generales 32
4.3.2. Objetivos Específicos 32
4.4. Delimitación, Alcance o Cobertura 33
4.4.1. Delimitación 33

4.4.2. Alcance 33
4.5. Marco Teórico Aplicado a la Propuesta 34
4.5.1. Aspectos Generales 34
4.5.1.1. Definición de Conceptos 34
4.5.1.1. Organización de los Expedientes 34
4.5.1.2. Accesibilidad de Información 35
4.5.2. Organización de los Expedientes en el Despacho 36
4.5.2.1. Espacios Físicos 36
4.5.2.2. Mobiliario para la Organización 36
4.5.2.2.1. Archivador 37
4.5.2.2.2. Fichero 38
4.5.2.2.3. Carpetas 39
4.5.2.2.4. Etiquetas para Carpetas 39
4.5.2.2.5. Pendaflex 40
4.5.2.2.6. Gancho para Carpetas 40
4.5.2.3. Base de Datos en Excel 40
4.5.2.3.1. Sistema de Apertura de la Base de Excel 41
4.5.3. Accesibilidad de Información 42
4.5.3.1. Poder 42
4.5.3.2. Demanda 44
4.5.3.3. Pruebas 47

4.5.3.4. Notificaciones 48
4.5.3.5. Citación 50
4.5.3.6. Sentencia 50
4.5.4. Importancia de la Organización de los Expedientes 51
4.6. Propuesta General 51
4.6.1 Objetivos 51
4.6.1.1. Objetivos General 51
4.6.1.2. Objetivos Específico 51
4.6.2 Instrumentación 52
4.6.3 Estrategias 52
4.6.4 Diseño de la Propuesta 53
4.7. Mecanismo para la Implementación de la Propuesta 53
4.8. Costos o Presupuesto/ Beneficios de la Propuesta 55
4.8.1. Presupuesto 55
4.8.2. Base en Excel 56
4.8.3. Beneficios de la Propuesta 56
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS

v
INTRODUCCIÓN
La presente monografía como opción de trabajo final de graduación persigue
como objetivo realizar la práctica profesional en el Despacho del Magíster Iván J.
Camarena A; con la finalidad de sustraer el mayor y menor conocimiento sobre su
funcionamiento como empresa civil, y aplicarlo en un futuro cercano a nuestro
desenvolvimiento como profesional del Derecho.
En el primer capítulo, se nos muestra dentro el Marco Teórico, aspectos
importantes como los Antecedentes Histórico del Despacho, los que explican la
manera en que ha evolucionado el titular del despacho, y la empresa. También se
muestra en el Capítulo temas como la Misión y Visión de la empresa, indicativo de
las metas que en ella se persigue, y hacia dónde se dirige el esfuerzo profesional
y en qué tiempo se podrán alcanzar las señaladas metas. Y otros aspectos de
igual importancia como Principios, Objetivos, el Marco de Acción, estrategia de
calidad, estructura organizativa, participación en el mercado a los que se le
dedicará singular atención.
En el segundo capítulo, dedicaremos es fuerzo dentro del Marco Metodológico,
por mostrar el departamento que, dentro de la empresa forense, nos fue asignado
para nuestro desenvolvimiento, y las funciones y tareas que ellas significaban para
nuestra persona. Al final, la manera como ejecutábamos las mismas a través del
Cronograma de las actividades realizadas implementado para tal fin.
En el tercer capítulo, se hará la presentación y análisis de las experiencias
obtenidas durante la práctica, para lo cual efectuaremos un análisis de nuestro
desempeño dentro del periodo de la práctica y los beneficios obtenidos en ella.
También las restricciones o limitaciones, las expectativas y la realidad laboral
dentro del despacho.

En el cuarto capítulo, examinaremos nuestras referencias generales,
planteamiento del problema u oportunidad, descripción del problema, formular el
problema, objetivos, objetivos generales, objetivos específicos, delimitación,
alcance o cobertura, marco teórico aplicado a la propuesta, organización de los
expedientes, accesibilidad de información, organización de los expedientes en el
despacho, base de datos en excel, accesibilidad de información, importancia de la
organización de los expedientes, propuesta generales, objetivos, objetivos
general, objetivos específico, instrumentación, estrategias, diseño de la propuesta,
mecanismo para la implementación de la propuesta, costos o presupuesto/
beneficios de la propuesta, base en excel tendientes a cumplir con la conocida
meta de este trabajo de mejorar y controlar de mejor manera los expedientes del
despacho del Magíster Iván Javier Camarena A.
Finalmente, las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexas, respaldan
nuestro informe.

vi
JUSTIFICACIÓN
Al terminar los estudios superiores para optar por una licenciatura, la Universidad
Americana, exige como uno de los requisitos la práctica profesional en la rama de
estudio que hemos escogidos. En nuestro caso hemos realizado la práctica
profesional en el despacho del Magíster Iván Javier Camarena A.
El presente trabajo nos muestra la problemática que consideramos existe en la
fiscalización y control de los expedientes en el despacho que en otras cosas se
refieren a su correcto tratamiento, registro, archivo y posterior utilización, según la
circunstancias requieran.
Los expedientes en que hemos participado nos lleva a reconocer lo singular del
problema y justificar lo necesario de ésta propuesta, basado en que el mejor
tratamiento, oportuno y organizado de los expedientes de una oficina, produce
resultados directos sobre los casos en que éstas medidas se implementen.
Al final un adecuado tratamiento de los expedientes permite darle un mejor
seguimiento de los procesos llevados en cualquier despacho, y así deberán
prepararse los casos en todos despachos.
Facilitaría la mejora de la organización de los expedientes tanto para la persona
encargada como para los clientes, en su búsqueda y así tener a los clientes
satisfechos de sus expedientes.

2
1.1 Antecedentes Históricos del Despacho
Los antecedentes de la empresa o institución son los acontecimientos históricos
que empieza desde sus inicios hasta sus días. El cual consta de su fundación, su
ubicación, como nació la empresa y cuál es su dedicación por lo que en “el
despacho del Magíster Iván Javier Camarena A.; inicia a partir del año de 1997,
ubicado en La Chorrera, Barrio Colón, Avenida Central, edificio Campos
Hermanos, primer alto, oficina N° 8.En sus orígenes se encargaba de manejar
asuntos legales, de acuerdo al requerimiento de sus clientes. Con el paso del
tiempo y la necesidad de especialización, se fueron ampliando los servicios
jurídicos especializados para atender todo tipo de asuntos en litigio, entre los que
se encuentran los procedimientos civiles, penales, administrativos, familia,
migración, laboral, etc. Desde el año de 1999, el despacho ha mantenido un
patrón de constante crecimiento, por la ampliación de su ámbito de especialización
y la mejora de sus oficinas e instalaciones” (Camarena, 2014). “Durante más de 23
años, el despacho ha prestado servicios jurídicos de calidad, en los ámbitos
nacionales y extranjeros, tanto a personas natural como a las más prestigiosas
empresas de los ramos industrial y financiero” (Camarena, 2014). “Para cumplir
los anteriores objetivos el Despacho se estructura por Abogado especialista en las
distintas materias de su actividad, a quienes se les asigna la gestión directa de
cada uno de los asuntos que los clientes encomienden en función de la concreta
especialidad de los mismos. Dentro de la filosofía del Despacho priman los
siguientes aspectos:
 Trato personal, directo y sin esperas.
 Búsqueda soluciones prácticas intentando evitar contienda judicial.
 Rapidez de los problemas legales” (Camarena, 2014).
“Tal sección se refiere al conjunto de trabajos de investigación o tesis que
anteceden al estudio que ahora se propone. Conforman el origen del estudio y en
este apartado se exponen de manera resumida algunos trabajos realizados por
otras personas que abordan el mismo objetivo de estudio, o aspectos y efectúan
un proceso de investigación similar. La presentación de los antecedentes son

3
párrafos no enumeración de elementos; pueden eliminarse aquellos datos que no
sean relevantes, la inclusión de comentarios y apreciaciones del autor o autores
del proyecto, relativas a las aportaciones y a la relación que su propuesta guarda
con dichos antecedentes, son obligados” (García, 2002, pág. 31).
1.2 Misión y Visión
1.2.1 Misión
La misión de una empresa es la determinación de las funciones básicas que la
empresa va a desempeñar para conseguir su objetivo. Es importante porque es
donde se formulan objetivos detallados que son lo que guiaran a la empresa.
“La misión del despacho del Magíster Iván J. Camarena A.; es de satisfacer
jurídica y legalmente mediante un servicio a los clientes de sus deberes y
derechos. Prestando el servicio profesional en las diferentes ramas del derecho,
de manera responsable, honesta, eficiente y con un alto grado de prestigio,
equidad y justicia, generando soluciones y alternativas confiables para los clientes.
La misión del despacho es brindar al cliente una solución práctica, profesional y
medularmente económica, relacionada con el problema que presenta, dentro de
los parámetros legales existentes en nuestra legislación principalmente en las
materias civil, familiar, penal, laboral y mercantil” (Camarena, 2014).
“El porqué de la empresa hace, la razón de ser de la organización su propósito.
Dice aquello por la cual, en última instancia, la organización quiere ser recordada”
(Alles, 2009, pág. 47). “Son las metas reales y concretas” (empresarial L. p., 2008, pág. 93).
“Es el cimiento y guía sobre el que descansan todas las decisiones (G. Morrisey).
Para Kotler, la misión se compone de cinco elementos:
 Primero: Es la historia de la organización o empresa;
 Segundo: Preferencias de los directivos y propietarios;

4
 Tercero: Es el entorno, que define los principios y amenazas y
oportunidades;
 Cuarto: Se refiere a los recursos de la compañía, ya que determinan que
misiones son posibles.
 Quinto: La empresas deben basarse su misión en sus ventajas
competitivas” (Madronero, 2008, pág. 94).
1.2.2. Visión
La visión es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y quien tiene
que valorar e incluir en su análisis muchas de las aspiraciones de los agentes que
componen la organización, tanto internos como externos. Es la manifestación que
indica hacia donde se dirige una empresa o que es aquello en lo que pretende
convertirse en el largo plazo.
“La Visión del despacho es la de ser y seguir siendo reconocido como un
despacho jurídico, eficiente, confiable, transparente comprometido a facilitar y
mejorar la calidad de vida de los clientes, ofreciendo oportunidades de desarrollo
profesional y personal a los integrantes. La visión del despacho es fortalecernos
como un despacho confiable y seguro, con costos razonables y determinados,
manejándonos en todo momento con transparencia y dentro del marco de la Ley
en beneficio de los intereses de nuestros clientes” (Camarena, 2014). “Es una
declaración filosófica y resumida de lo que se pretende conseguir y la cual tiene
como finalidad inspirar y motivar a quienes son partes de la empresa. La visión es
la idea creativa el ADN, lo estratégico. Lo que hace notorio la marca. Es el ideal de
la empresa, su razón de ser, a partir de la cual deviene la misión. Es importante
lograr que la visión se entregue en la empresa y forme parte de la cultura
empresarial. Para que la visión tenga sentido todas las personas de la empresa
deben creer en ella” (Madronero, 2008, pág. 93).

5
1.3 Principios y Valores del Despacho
1.3.1. Principios
Los principios no son más que las actitudes consecuentes de los valores asumidos
por el ser humano. Son normas de conductas desarrollada por una persona
atendiéndose a sus instintos morales básicos aprendiendo en la sociedad en que
interactúa.
“El Despacho del Magíster Iván J. Camarena brinda sus servicios profesionales
apegándose a los siguientes principios:
 Transparencia: Ser transparente es ser claro, evidente, no expresarse con
ambigüedad que permita la interpretación.
 Compromiso: Que establece la relación directa con los clientes
asegurando la adecuada defensa u orientación requerida.
 Dedicación: Utilizando todos los elementos y talentos al servicio de los
clientes para encontrar la solución que los dignifique como persona.
 Dinamismo: Es un aspecto clave para ser más eficiente, lo cual viene
acompañado de ser puntual en los procedimientos que nos atañen,
iniciándolos inmediatamente, teniendo en cuenta todo lo necesario para
comenzarlos y evitando interrupciones. Ser responsable con el
cumplimiento del calendario de trabajo y las metas propuestas en el mismo,
llegando puntual a las citas y eventos propios de su actividad. Convertirse
en un ente ejecutor para ello debemos ser agentes del cambio
protagonistas de la modernización, propulsores de nuevos proyectos e
ideas que mejoren nuestro trabajo.
 Justicia: Basado en la lucha por alcanzar su aplicación en el sentido
estricto del respeto al Estado de Derecho.
 Respeto de leyes: Apegarse a este precepto significa ceñirse al marco
legal, que rige este Despacho, observando paso a paso y de manera
estricta cada uno de los procedimientos tal como lo indican nuestras leyes,
normas y costumbres.

6
 Disponibilidad: Quienes formamos el equipo profesional del despacho,
brindamos el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de nuestro
compromiso.
 Confidencialidad: La discreción y respeto son altamente necesarios para
brindar a nuestros representados la confianza y seguridad de los asuntos
encomendados.
 Ética: conjunto de valores son la guía que nos ayuda a actuar de manera
responsable frente a diversas situaciones” (Camarena, 2014).
Los principios son normas con contenido indeterminado pero más preciso o
concreto. Son normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la
conducta de los integrantes de un grupo humano. Hace referencia a la conducta
de cada ser humano, en todos sus círculos, en la familia, con sus amistades, en el
trabajo, en su profesión” (Parejo, 2000, pág. 59).
1.3.2. Valores
Los valores son principios que nos permiten orientar nuestro comportamiento en
función de realizarnos como personas. Los valores son convicciones profundas de
los seres humanos que determinan su manera de ser y orientan su conducta.
“El Despacho del Magíster Iván j. Camarena brinda sus servicios profesionales
apegándose a los siguientes valores:
 Honradez: Por medio de este valor se establece que el profesional del
derecho tiene que ser honesto, transparente y ente serio, comprobado con
sus acciones y a todos los niveles de la sociedad, y sobre todo en el
desempeño de sus funciones, apegado irrestrictamente a la ética.
 Responsabilidad: asumiendo en las acciones y decisiones tomadas, la
interpretación correcta y defensa de la filosofía y ética profesional que nos
distingue.
 Certeza: Nuestros clientes siempre tienen pleno conocimiento de lo que
estamos haciendo y el porqué de cada acción.

7
 Lealtad: Nuestros actos siempre serán en defensa de nuestros
representados.
 Verdad: Nunca ocultamos nada a nuestros clientes y no generamos
expectativas falsas.
 Honestidad: Nuestras acciones se rigen por la ética profesional y la
rectitud. Sin la cual no se podría llevar a la práctica, desde nuestro punto de
vista, la práctica jurídica. La transparencia es una máxima en nuestro
Despacho. Los continuos flujos de información con los clientes, y entre los
distintos Departamentos jurídicos, son fundamentales para tratar de
conseguir nuestros objetivos.
 Confianza: Tratamos de potenciar la confianza en el cliente. Nuestro
Despacho no sólo se encarga de asesorar jurídicamente, intentamos en
todo momento generar una confianza al cliente, sin la cual sería muy difícil
llevar a cabo un asesoramiento adecuado. Interactuamos con nuestros
clientes, conocemos la actividad de las empresas, el sector de trabajo, sus
objetivos, en definitiva, a las personas a las que asesoramos.
El Despacho confía en las personas que lo forman, y éstas a su vez
generan, a base de esfuerzo, trabajo y empatía, la confianza que toda
persona ha de depositar en el profesional encargado de asesorarle
jurídicamente.
 Perseverancia: Es la búsqueda incansable de la verdad y la justa
administración de justicia para los casos presentados” (Camarena, 2014).
“A los valores, si bien también pueden ser considerados aspiraciones, usualmente
se le considera como los principios en las cuales la organización se ha basado
para su conformación o creación” (Prósper, 2004, pág. 47). “Aquellos principios que
representan el sentir de la organización, sus objetivos y propiedades estratégicas”
(Prósper, 2004, pág. 47). “Los valores plantean el marco-ético social dentro del cual la
empresa lleva a cabo sus acciones. Los valores forman parte de la cultura y
establecen los límites en los cuales deben enmarcarse la conducta de los
individuos perteneciente a ellos, tanto en el plano organizacional como en el plano
personal.

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Los valores son atributos de las personas, y de los grupos de personas como son
las empresas, que guías su conducta y se consideran deseables en sí mismo, más
allá de su utilidad para alcanzar determinados fines u objetivos” (Francés, 2006, pág.
44).
1.4 Estrategia de Calidad
La estrategia de calidad se refiere a la mejoría permanente del aspecto
organizacional, tomando una empresa como una máquina gigantesca, donde cada
trabajador, desde el gerente, hasta el funcionario está comprometido con los
objetivos.
“Defender los intereses de los clientes en forma comprometida y profesional
aportando soluciones realistas, posibles e integrales a sus problemas y
necesidades. Obtener siempre resultados superiores a los esperados.
Propiciar la mejora continua de nuestro sistema de gestión y del servicio como
elementos indispensables para lograr el éxito de nuestra empresa.
Aplicar siempre un valor agregado en nuestros servicios: Conocimientos,
experiencia, enfoque multidisciplinario y la premisa de innovar y mejorar las
diferentes áreas del derecho” (Camarena, 2014).
“La estrategia de calidad es el conjunto de objetivos que se pretenden conseguir
en relación a la calidad, las líneas de acción, los recursos y medios a emplear para
conseguir esos objetivos. No puede haber contradicción entre la política de
Calidad y la Estrategia de Calidad, ambas deben estar correctamente
estructuradas. Actualmente, este tipo de estrategias se enfocan al cliente, para
lograr su sobre-satisfacción. Para lo cual, la satisfacción del cliente debe
orientarse a las necesidades latentes, o sea que debe proporcionar algo que el
cliente no esperaba y que le moviliza. Son varias las estrategias parciales que
componen la estrategia general de calidad adoptada por la empresa:
 Al orientarse a la satisfacción del cliente, la calidad del producto y/o servicio
ocupa el primer puesto.

9
 Se considera al trabajador como un colaborador y se invierte tiempo y
dinero en su formación. La empresa busca y fomentar el cambio cultural.
 La asociación con los proveedores para alcanzar altos niveles de calidad y
productos cada vez más innovadores.
 Se hace hincapié en los procesos y procedimientos que ponen en marcha
toda la maquinaria productiva.
 Creer en la posibilidad y necesidad de la mejora continua, gracias a la suma
de muchas mejoras pequeñas y a una gran mejora tecnológica.
 Dotar a la empresa de medios y organización necesarios.
 Búsqueda constante de nuevos productos con elevados niveles de calidad
y fiabilidad.
 La promoción interna de la necesidad, significado y contenidos de la
Calidad, entre el grupo humano de la empresa, y potenciar el trabajo en
equipo.
 Lograr los mejores resultados en la aplicación de las medidas de calidad
depende de la participación total del grupo. Y, en el reconocimiento del
valor del personal se tiende su implicación.
 Favorecer las relaciones interdepartamentales en la producción diaria.
 Es responsabilidad y compromiso exclusivo de la dirección de la empresa,
establecer y mantener estrategias de calidad y asegurar su cumplimiento.
La estrategia de calidad se materializa en planes de calidad, y estos en programas
de calidad que contendrán los objetivos concretos a conseguir, fechas exactas,
actividades, recursos, responsabilidades” (Camargo, 1999, pág. 65).

10
1.5 Estructura Organizativa
La Estructura organizativa es la forma o manera en que se va a gestionar la
empresa, es decir, “el esquema formal de relaciones, comunicación, procesos de
decisión, procedimientos y sistemas dentro de un conjunto de personas, unidades,
factores materiales y funciones con vistas a la consecución de los objetivos. Del
concepto de estructura se puede destacar las siguientes ideas centrales.
1. Representan un patrón de relaciones.
2. Se define de forma deliberada por la dirección de la empresa.
3. Pretende facilitar la consecución de los objetivos empresariales mediante la
división del trabajo y la consiguiente coordinación.
4. Representa un vínculo estable entre los elementos de la empresa,
especialmente entre los elementos humanos.
La estructura organizativa se representa en los organigramas y manuales de
organización. El organigrama es la representación gráfica de la estructura
organizativa” (Ramos, 2003, págs. 152-155).
“La estructura es la forma de organización que adoptan los componentes de un
conjunto o bien de un sistema bajo condiciones particulares de tiempo y lugar. Se
dice que existe una estructura cuando una serie de elementos que integran en una
totalidad que presenta propiedades específicas como un conjunto y cuando
además las propiedades de los elementos dependen de los atributos específicos
de la totalidad. Por otro lado, una organización, es una forma de repartir trabajos
y/o responsabilidades entre diferentes personas de forma estructurada y con una
intención previamente delimitada. El organigrama, por tanto, es una
representación gráfica de las relaciones de autoridad forma y de división del
trabajo que además permite:
- Articular las distintas funciones
- destacar los distintos puestos y posiciones.
- Establecer cuáles son las líneas de comunicación formales y
conexiones entre puestos.

11
- Ver de forma inmediata y resumida la manera en que se estructura
la empresa.
- Conocer las relaciones entre los puestos de trabajo.
Así pues, la estructura orgánica de una empresa constituye el conjunto de
relaciones e interacciones de sus miembros que articulan y favorecen la
circulación de la información y el trabajo dentro de la misma” (Vértice, 2007, págs. 3).

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La Estructura Organizativa de la Empresa
Despacho
Magíster Iván
Camarena
Gerente
Magíster Iván
Camarena A.
Derecho Civil Derecho Penal
Derecho
Laboral
Derecho
Administrativo
Derecho
migratorio
Estudiante
practicante
Yessica Dimas

13
1.6 Objetivos de la Empresa
El objetivo es la meta que tiene todo individuo en alcanzar sus propósitos, por lo
tanto, “la empresa debe plantear de forma clara lo que trata de conseguir o a lo
que dirige sus acciones. Es decir, el conjunto de metas que con posterioridad
deberá medir y así asegurarse del rendimiento de la empresa. Los objetivos de
una empresa pueden abarcar: los márgenes de utilidad, la participación del
mercado, la satisfacción del cliente, el desarrollo de nuevos productos y el tiempo”
(García B. , 2004, pág. 45).
El objetivo del despacho del Magíster Iván Camarena es el de “otorgar sus
servicios legales con amplio profesionalismo, ética y verdad, para que de esta
manera pueden satisfacer las necesidades de los clientes con absoluta honradez y
honestidad, principios para una correcta prestación de servicios profesionales y la
confianza de todos los clientes” (Camarena, 2014). También de “ayudar a nuestros
clientes con cualquier tipo de pleito y asunto legal de manera eficiente” (Camarena,
2014). “El despacho se distingue por la seriedad, profesionalismo y éxito con el que
manejamos cada uno de nuestros casos. Trabajamos siempre enfocados en los
resultados que debemos lograr, buscando brindarte la tranquilidad y seguridad que
necesitas” (Camarena, 2014).
“La palabra “objetivo” se utiliza para describir situaciones concretas que se desea
alcanzar, como contar con una determinada participación de mercado, las cuales
dejan de ser objetivos en el momento que son obtenidas.
También se utiliza el término para definir situaciones o estados que nunca se
alcanzan plenamente. Son estados como la autorrelación del individuo la
maximización de la rentabilidad de la empresa” (Francés, 2006, pág. 37).

14
“El empresario privado establece una empresa para alcanzar sus objetivos
personales, los cuales moldean los objetivos que él define para la empresa. Si se
trata de varios socios, cada uno tendrá sus objetivos personales, pero estos deben
de ser suficientemente compatibles para que la sociedad conformada funcione sin
contratiempo. Los fines son los objetivos permanentes de la empresa, que
representan su razón de ser desde el punto de vista de interés propio de sus
accionistas y trabajadores” (Francés, 2006, pág. 38).
1.7 Participación del Mercado
La partición del mercado es en el cual un negocio, producto o marca tiene relación
con el mercado total, es decir que “la empresa en participación ha de operar en un
mercado y desempeñar todas sus funciones que normalmente desarrollan las
empresas presentes en dicho mercado. Para ello, la empresa en participación ha
de disponer de una dirección dedicada a las operaciones diarias y de acceso a
suficientes recursos financieros, humanos y activos de manera que se desarrolla
una actividad empresarial de forma duradera en el ámbito previsto en el acuerdo
que rige la empresa en participación” (Carreras, 2006, pág. 1263).
“El despacho del Magíster Iván Camarena, tiene un gran reconocimiento en el
mercado por su gran esmero, dedicación, rapidez y honestidad hacia sus clientes.
Sus grandes virtudes y experiencias de la rama del derecho lo han identificado
como el mejor y excelente abogado en el área de Panamá Oeste.
Así de esa forma se ha ganado el amor y el respeto de todos sus clientes”
(Camarena, 2014). “El Despacho del Magíster Iván Camarena se especialista en la
rama del derecho como:
 Derecho Laboral: Se encarga de regular las relaciones que se establecen
a raíz del trabajo humano se conoce como derecho laboral. Se trata del
conjunto de reglas jurídicas que garantizan el cumplimiento de las
obligaciones de las partes que intervienen en una relación de trabajo.

15
 Derecho Civil: El derecho está inspirado en principios de justicia y permite
desarrollar las leyes que regulan el funcionamiento de una sociedad Civil,
por su parte, se refiere a lo relativo a los ciudadanos o a las ciudades.
Se conoce como derecho civil a aquél que se encarga de regir los vínculos
privados que las personas establecen entre ellas. Está formado por las
reglas jurídicas que articulan las relaciones patrimoniales o
personales entre individuos (personas físicas o personas jurídicas). La
finalidad del derecho civil es preservar los intereses del sujeto a nivel
patrimonial y moral. Esta rama del derecho acepta a cada ser humano
como sujeto de derecho, independientemente de sus actividades
particulares. Por lo general, está compuesto por las normas que forman
parte del código civil. El derecho civil, por lo tanto, comprende el derecho de
las personas (regulando su capacidad jurídica), el derecho de familia, el
derecho de bienes, el derecho de las obligaciones y los contratos, el
derecho de sucesiones y las normas de responsabilidad civil.
 Derecho Penal: El derecho penal es la rama del derecho que establece y
que regula el castigo de los crímenes o delitos, a través de la imposición de
ciertas penas (como la reclusión en prisión).
 Derecho Administrativo: Es la rama del derecho que se encarga de
la regulación de la administración pública. Se trata, del ordenamiento
jurídico respecto a su organización, sus servicios y sus relaciones con los
ciudadanos.
 Derecho de Familia: Es considerado como el conjunto de normas e
instituciones jurídicas que intentan regular las relaciones personales y
patrimoniales de los integrantes de una familia, entre sí y respecto a
terceros. Tales relaciones se originan a partir del matrimonio y del
parentesco.
 Derecho Migratorio. Es el conjunto de normas de derecho Público que
regulan el tránsito internacional de personas (nacionales y extranjeros);
establece las modalidades y condiciones a que se sujetará el ingreso,

16
permanencia o estancia y salida de extranjeros y lo relativo a la emigración
y repatriación de nacionales” (Camarena, 2014).
1.8 Marco de Acción
El Marco de acción es la iniciativa más importante para cumplir con ciertos
objetivos y metas. De esta manera, se constituye como una especie de guía que
brinda una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto, es por ello que ,“el
Despacho del Magíster Iván J. Camarena A., combina los diversos servicios de
consultoría en el litigio, en las referidas materias especializadas, brindando así,
una asesoría legal, procurando la solución y prevención de los conflictos de los
clientes, con el propósito de colaborar a alcanzar los objetivos jurídicos, buscando
brindar asesoría individualizada a cada uno de ellos, con la más alta calidad y la
mayor confidencialidad posible. El mismo consta con una extensa y probada
experiencia en todos los ámbitos de litigio” (Camarena, 2014).
“El marco de acción constituye el posicionamiento en tomo a disciplinas del valor
que ofrece un punto de vista diferente sobre el posicionamiento en donde quiere
que existan diferencias y similitudes para decidir sobre la estrategia de
posicionamiento es necesario definir una referencia mediante la identificación del
mercado y de la competencia basada en el trabajo en equipo” (Kotler, 2006, pág. 311).

17
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO
DESARROLLO DE LA PRÁCTICA PROFESIONAL

18
2.1 Departamento o Área Asignada
La práctica profesional realizada en el Despacho del Magíster Iván J. Camarena,
en el área de asesoría Legal, encargada de brindar información jurídica a quien
necesite de ello, para la resolución de asuntos que tienen que ver con la aplicación
de las leyes, normativas, reglamentos en cualquier rama del Derecho. La Asesoría
Legal tiene como objeto el asesoramiento hacia los ciudadanos para ayudar a
dilucidar y resolver los asuntos legales de los clientes.
“Las prácticas profesionales se constituyen en una oportunidad para desarrollar
habilidades y actitudes tendientes a que el estudiante logre un desempeño
profesional. Forman un ejercicio guiado y supervisado donde se ponen en práctica
los conocimientos adquiridos durante el proceso formativo del estudiante.
Permiten aplicar teorías a situaciones y problemáticas reales que contribuyen a la
formación profesional del alumno)” (Palaú, 2000, pág. 301).
2.2 Funciones y Tareas Desarrolladas Durante la Práctica
2.2.1. Funciones
Las funciones dentro de la empresa son las actividades que se desempeñan de
forma complementaria para conseguir un objetivo en el cual “son
responsabilidades concretas que deben asignarse con objetivos medibles”
(Fernández, 2003, pág. 99).
Las funciones realizada dentro del despacho:
 Revisión de los expedientes En los Tribunales, juzgados, fiscalía, etc.
 Atención a los clientes.
 Contestar llamadas
 Foliar expedientes
 Archivar expedientes
 Coordinar las citas de los clientes
 Informar al abogado sobre los aspectos legales de las actividades de los
servicios legales.

19
2.2.2. Tareas
Las tareas dentro de la empresa son aquella que por su objetivo y su exigencia se
realiza para llevar con éxito una función que se desempeña, es decir, “son
actividades difíciles de medir por su resultado” (Fernández, 2003, pág. 99).
Las tareas realizadas dentro del despacho:
 Elaboración de documentos jurídicos
 Asistencia y asesoría jurídica en cualquier Rama del Derecho.
 Asistir a las audiencias
 Emitir opinión Legal
 Entrevistar detenidos
 Presentar escritos
“El puesto de trabajo deberá permitir la obtención de la Práctica Profesional
adecuada a nivel de estudios cursados. Mediante convenio colectivo de ámbito
sectorial estatal, o en su defecto, los sectoriales de ámbito inferior, se podría
determinar los puestos de trabajos. El puesto de trabajo debe ser acorde con la
titulación y no puede formalizarse, si no existe una correlación entre los estudios
cursados, y el puesto de trabajo, dado que lo que constituye su objeto es
posibilitar una Práctica Profesional adecuada a los estudios cursados, práctica que
no puede realizarse si estos no guardan relación con el puesto de trabajo y con las
funciones desarrolladas (Benavides Vico, Antonio, 2008, pág. 101).

20
2.3 Cronograma de Actividades Realizadas Práctica Profesional
El cronograma es una herramienta que se utiliza dentro de las actividades
realizadas dentro de la práctica profesional para mencionar un calendario de
trabajo de las funciones y tareas realizadas en el despacho del Magíster Iván
Camarena A.
“El cronograma es una forma de presentación del programa de actividades, que
facilita la realización y el control del avance de la investigación; los elementos
básicos que lo constituye son las actividades y los tiempos de realización, a saber:
Actividades: Para organizar las actividades; es necesario considerar las etapas del
proceso de investigación, con el fin de seguir una secuencia lógica. Determinar el
tiempo: Para la fijación del tiempo de realización de cada actividad, se considera el
criterio del investigador, que se basa en el esfuerzo individual y colectivo que está
dispuesto a realizar. Al fijarse el tiempo, debe dejarse un margen adecuado por las
variaciones que pueden presentarse” (Rodríguez, 2005, pág. 125). “El cronograma de
actividades es el calendario de trabajo que se propone para la realización de la
tesis. Consiste en especificar las distintas actividades que se realizan, en orden
secuencial y asignada a cada una de ellas el tiempo revisto para su realización.
Deben ponerse con la mayor claridad y precisión posibles, para facilitar el cálculo
del tiempo que demandara cada una” (Ramírez, 2010, pág. 251).

21
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA PRÁCTICA PROFESIONAL
N° Actividades
Mes septiembre octubre noviembre
Semana
3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4Duración
de
semana
1 Revisión de los
expedientes
6
2 Atención a los
clientes
11
3 Contestar
llamadas
11
4 Coordinar las
citas de los
clientes
7
5 Dar informe al
abogado
6
6 Elaboración de
documentos
11
7 Asistencia y
asesoría
jurídica
2
8 Asistir a las
audiencias
2
9 Emitir opinión
Legal
6
10 Entrevistar
detenidos
3
11 Presentar
escritos
5

22
Revisión de
expedientes
8% Atención a los
clientes
16%
Contestar llamadas
16%
Coordinar las citas
10%
Dar informe
8%
Elaboración de
documentos
16%
Asistencia y
Asesoría
Legal
3%
Asistir a las
Audiencias
3%
Emitir opinión
Legal
9%
Entrevistar
detenidos
4%
Presentar escrito
7%
GRÁFICAS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

23
CAPÍTULO III
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS EXPERIENCIAS
OBTENIDAS DURANTE LA PRÁCTICA PROFESIONAL

24
3.1. Análisis del Desempeño en el Despacho.
El desempeño en el despacho del Magister Iván Javier Camarena A; fue muy
eficiente ya que es un abogado de mucho prestigio y con una gran experiencia
como abogado litigante. Cuenta con una gran sabiduría y desempeño como
profesional.
Nuestro desempeño dentro del despacho fue muy satisfactorio y eficiente, ya que
pudimos lograr con todo el objetivo, las tareas y funciones asignado por el
Magíster Iván J. Camarena y demostrar una gran capacidad y seguridad en el
cumplimiento de nuestra práctica profesional realizada en el despacho, por lo
tanto, es la forma o apreciación en que se desempeña el trabajador en su puesto
de trabajo.
“El análisis del desempeño es la forma de evaluación en determinar y comunicar el
desenvolvimiento de su desempeño de su cargo y su desarrollo laboral dentro de
la empresa. “La evaluación del desempeño es un sistema formal de revisión y
evaluación de peño laboral individual. La gestión del desempeño consiste en todos
los procesos organizacionales que determinan que tan bien se desempeñan los
empleados de equipos y, finalmente la organización” (Mondy, 2005, pág. 252).
“El desempeño laboral es un proceso complejo en el cual intervienen varios
factores que, bajo determinadas circunstancias de trabajo, cobran más relevancia
unos que otros. Estos factores pueden variar aun en una misma jornada, dándole
un matiz diferente al desempeño humano. Este aspecto es más comprensible
desde el punto de vista de los determinantes del desempeño.
 Determinantes del desempeño: aquellos aspectos directos o indirectamente
influyen en el rendimiento de una persona.
 Condiciones de la evaluación: Es un proceso complejo no solamente por las
características de su estructura, sino también entran en juego muchos
intereses individuales y de grupo” (Cabrera, 1993, pág. 252).

25
“El análisis del desempeño abarca diferentes puntos las que son:
 Desempeño excepcional: Corresponde a las situaciones en las que el
desempeño demostrado durante el periodo de análisis supera largamente
todos los objetivos establecidos para la función.
 Desempeño muy satisfactorio: El desempeño demostrado durante el
periodo en análisis corresponde a los objetivos previstos para la función.
 Desempeño satisfactorio: El desempeño demostrado durante el periodo en
análisis corresponde a los objetivos previstos para la función. El
colaborador demostró un nivel de desempeño adecuado a las principales
exigencias de la función (100%).
 Desempeño insatisfactorio: El desempeño demostrado durante el periodo
de análisis, fue inferior a los objetivos establecidos para la función” (Lasso,
2013, pág. 36).
3.2. Restricciones y/o Limitaciones de la Práctica.
Durante nuestro desempeño en el despacho del Magíster Iván J. Camarena, no se
presentaron restricciones o limitaciones dentro de la empresa, ya que nos
proporcionaron todos los conocimientos y sabiduría y nos facilitaron todos los
implementos adecuados necesarios para el desarrollo de nuestra labor dentro del
despacho. Las restricciones son impedimento, obstáculo o limitaciones que se le
impide al trabajador o al empleador para realizar sus tareas, actividad o proyecto
dentro de la empresa.
“Toda empresa es una estructura. Toda estructura tiene sus capacidades y
habilidades, pero además, tiene sus limitaciones, ya que sus recursos (personal,
dinero, tiempo, conocimiento, etc.) son limitados y el hombre no puede hacer”
(Soriano, 1991, pág. 83).

26
3.2.1. Expectativas vs Realidad Laboral
3.2.1.1. Expectativas
Las expectativas es la esperanza que tiene la persona en cumplir un propósito de
alguna cosa, es decir que, “la expectativa es la creencia de la persona de que una
conducta especifica le permitirá alcanzar un determinado resultado”(Lasso, 2013,
pág. 38).
Nuestras expectativas dentro del despacho es aprender y obtener todos los
conocimientos necesarios para el desarrollo de nuestra profesión. Saber todo lo
relacionado con las distintas ramas del derecho, los trámites de cada expediente,
saber sobre la importancia de los casos tramitados y aprender las experiencias
adquiridas de parte del abogado.
3.2.1.2. Realidad Laboral
Nuestra realidad laboral dentro del despacho ha llenado de mucha satisfacción, ya
que durante nuestra labor en el despacho obtuvimos todos los conocimientos
necesarios en todos los proceso legales (civiles, penales, administrativos, laboral,
migratorio, etc.).
Durante nuestra práctica profesional en el despacho, el Magíster Iván J.
Camarena nos proporcionó todo el espacio y comodidad necesaria para realizar
todas nuestra laboral dentro de su empresa.
Nos sentimos muy complacidos de laborar en su empresa, ya que gracias a su
experiencia, sabiduría y paciencia nos sentimos preparados laboralmente para
litigar como abogada por la gran motivación y enseñanza brindada de parte del
abogado, aumentado las expectativas de nuestra profesión.

27
3.3. Beneficios
3.3.1. Laboral
El beneficio laboral fue la experiencia adquirida dentro del despacho, donde
hemos podido tener todos los conocimientos y sabiduría por parte del abogado,
así permitiéndome abrir los caminos para ejercer como profesional.
Entre los beneficios laborales que ofrece el despacho a sus colaboradores son:
 Descanso (1 día en la semana)
 Seguro social
 Almuerzo
 Tiempo extras
 Vacaciones anuales
 Descanso en días feriados
“La función del bienestar laboral es considerada como la creación y
manejo de un conjunto de servicios que la empresa coloca a disposición del
trabajador y su familia, en forma gratuita o semi- gratuita, con el propósito de
satisfacer sus necesidades básicas. Dentro de esta función de la administración
del personal se involucran los beneficios recibidos por parte del trabajador, pero
que no constituyen salario. La compensación directa pagada en dinero como
salarios y prestaciones (bonificaciones, primas auxilios e incentivos) pertenece a la
función de remuneración. Los beneficios laborales surgen como una respuesta a
las exigencias de los sindicatos, a las intenciones de los empresarios y a las
tendencias sociales, manifestada esta última en las leyes del estado” (Lasso, 2013,
pág. 39).

28
3.3.2. Social
El beneficio social adquirido dentro del despacho fue permitirnos obtener
conocimientos de las diferentes ramas del derecho, ya que está integrado con
normas, leyes y jurisprudencia permitiendo así la solución de los problemas hacia
la sociedad. El beneficio social son medios de apoyo que proporciona la empresa,
para la estimulación y mantener las fuerzas del trabajador.
“Los beneficios sociales son una recompensa colectiva que proporciona la
empresa y a los empleados y sus familias, con el fin de mejorar su calidad y sus
condiciones laborales. Los responsables de Recursos Humanos de la empresa
deben informar a los trabajadores acerca de los beneficios sociales que la
empresa pone a su disposición para que estos los valoren y se beneficien de ellos
efectivamente. La satisfacción y la motivación en el trabajo repercute, de forma
directa, en el rendimiento de los trabajadores” (Vértice, 2011, pág. 153).
3.3.1. Cultural
El beneficio cultural obtenido dentro del despacho fue haber podido interaccionar
con abogados de otros bufetes y empresas lo que facilita su mayor conocimiento y
así permitirnos una mayor participación dentro del mercado.
El beneficio cultural en el ámbito del derecho es todo lo relacionado con nuestras
normas, leyes y jurisprudencias permitiéndonos el mejoramiento de justicia en
Panamá. Garantizando la justicia y seguridad en los procesos hacia los
ciudadanos.
“Los beneficios laborales pueden clasificarse en asistenciales, recreativos,
culturales y complementarios, pero los beneficios culturales, son los que ofrecen la
oportunidad de creación y expresión artística”(Aponte, 2006, pág. 252).

29
CAPÍTULO 4
PROPUESTA A LA EMPRESA

30
4.1. Referencias Generales de la Propuesta
Gestión y creación de la base de datos en Excel para la mejora de la organización
de los expedientes para la accesibilidad de información hacia los clientes en el
despacho.
4.2. Planteamiento del Problema u Oportunidad
4.2.1. Descripción del Problema
Los expedientes son todo documento en el cual llevan una secuencia de
actuaciones legales escritas, registradas en un orden cronológico lo cual reflejan
las diversas etapas del Proceso Judicial.
El problema encontrado dentro del despacho es la mala organización y
clasificación que tiene la estructura del fondo, así como mala ordenación de los
expedientes, ya que no establecen secuencias alfabéticas dentro del archivador, y
que dificulta, a la hora de su búsqueda, la accesibilidad de información.
“La descripción del problema es el enunciado de las circunstancias en las cuales
surgen el problema y los elementos que intervienen en él. A su vez, el enunciado
de elementos consiste en relacionar los distintos factores que intervienen en la
situación del problema” (Zapata, 2005, pág. 2). “Es la complejidad de la realidad del
problema, en relación con el medio dentro del cual aparece. Implica conocimiento
más o menos adecuado a la realidad” (Tamayo, 2004, págs. 126-127). “El solo planteo
del problema en una investigación podría reducirse a la pregunta elegida por el
investigador, pero esto daría una idea demasiado sintética del mismo, por esta
razón, cuando el investigador presenta su problema al redactar el proyecto o el
informe de investigación, no solo lo plantea sino que describe la génesis del
problema, ¿Con qué situación problemática se encontró, qué factores tomo en
cuenta el análisis, qué descubrió al revisar la literatura y cuál es finalmente la
pregunta (problema) en la que se centrará a la investigación?.

31
Cuando se describe el problema se convienen estructura en la forma más lógica el
conjunto de datos, supuestos y reflexiones que llevaron al investigador a optar por
el problema de investigación elegida” (Morenos, 1987, pág. 73).
4.2.2. Formular el Problema
“Consiste en la estructuración de toda la investigación en su conjunto, de tal modo
que cada una de las piezas resulte parte de un todo y que ese todo forme un
cuerpo lógico de la investigación. La primera etapa en la formulación de la
investigación es reducir el problema a términos concretos y explícitos” (Tamayo,
2004, pág. 131).
4.2.2.1. El problema se formula de la siguiente forma.
¿Cómo la organización de los expedientes incide en la accesibilidad de
información de los diferentes trámites?
4.2.2.2. El problema se formula de la siguiente forma.
¿Cuáles son los espacios físicos existente para la organización de los
expedientes?
¿Cuáles son los mobiliarios que cuenta el despacho para la organización de
los expedientes?
¿Cuáles son las bases de datos que permite la organización de los
expedientes dentro del despacho?
¿Cuáles son los trámites que tienen menos accesibilidad de información de los
clientes?

32
4.3. Objetivos
4.3.1. Objetivo General
Son el propósito general que tiene el investigador. El objetivo general son los
enunciados sobre el resultado que se quiere alcanzar. Son aquellos que expresan
un logro sumamente amplio y son formulados como propósito general de estudio.
“Son los propósitos del estudio, expresan el fin que pretenden alcanzarse, por lo
tanto, todo el desarrollo del trabajo de investigación se orientara a lograr estos
objetivos. Estos deben ser claros y precisos para evitar confusiones o
desviaciones; sin embargo, esto no implica que los objetivos no puedan
modificarse durante la realización de la investigación, porque en algunos casos es
necesario hacerlo” (Bernal, 2006, pág. 93).
“Debe reflejar la esencia del planteamiento del problema y la idea expresada en el
título del proyecto de investigación” (Bernal, 2006, pág. 96).
Describir como la organización de los expedientes incide en la accesibilidad de
información de los diferentes trámites.
4.3.2. Objetivos Específicos
“Se desprende del general y deben ser formulados de forma que estén orientado
al logro del objetivo general, es decir, que cada objetivo específico este diseñado
para lograr un aspecto de aquel; y todos en su conjunto, la totalidad del objetivo
general” (Bernal, 2006, pág. 96).
Los objetivos dentro de nuestra propuesta son:
1. Identificar los espacios físicos existente para la organización de los
expedientes.
2. Determinar los mobiliarios que cuenta el despacho para la organización de
los expedientes.

33
3. Analizar las bases de datos que permite la organización de los expedientes
dentro del despacho.
4. Proponer los trámites que tienen menos accesibilidad de información de los
clientes
4.4. Delimitación, Alcance
4.4.1. Delimitación
La presente propuesta va dirigida al despacho del Magíster Iván J. Camarena, en
el área de asesoría Legal en el que se encarga de brindar información jurídica a
quien necesite de ello para la resolución de asuntos que tienen que ver con la
aplicación de las Leyes, normativas y reglamentos en la materia del Derecho, es
por ello que la delimitación “es el proceso que permite concretar el objeto de
estudio hasta llegar a precisarlo de acuerdo a los aspectos, relaciones y
elementos del grupo o comunidad que pretenden investigarse, considerando para
ellos su ubicación en un área determinada en un momento dado o en el transcurso
de cierto periodo, es decir, su ubicación temporal y espacial” (Rojas, 1998, pág. 137).
4.4.2. Alcance
La propuesta de la “Gestión y control para la mejora de la organización de los
expedientes para la accesibilidad de información hacia los clientes en el despacho
del Magíster Iván J. Camarena” quiere ser presentada para el beneficio en el área
de asesoría Legal, donde el alcance de la propuesta es mejorar y optar para una
implementación de un sistema práctico que pueda contribuir a mejorar la rapidez
de los expedientes. Además, proporcionar los conceptos y prácticas para
identificar los documentos de archivos, registrarlos, describirlo y clasificarlos.
También, implementar este sistema práctico a otros despachos para mejorar el
control y la organización de los expedientes. De esta forma, se buscara el

34
beneficio del abogado como para el cliente, es por ello que, “el alcance es dar a
conocer de forma clara el problema y método de investigación, precisas las teorías
o los enfoques en que se fundamenta la investigación, presentar claramente la
investigación temporal de la investigación y expresar la ubicación espacial de la
investigación en forma completa” (Parra, 2006, págs. 108-109).
4.5. Marco Teórico Aplicado a la Propuesta
4.5.1. Aspectos Generales
4.5.1.1. Definición de Conceptos
4.5.1.1.1. Organización de los Expedientes
La organización de los expedientes es guardar de forma ordenada documentos
útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización
de la forma más rápida posible cuando sea necesario. Por tal razón, lo definiremos
al archivo como el lugar o el área donde se guardan y custodian documentos
públicos o privadas cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y
difundir los documentos, utilizando las técnicas archivísticas más adecuadas,
independientemente de cual sea el soporte material donde estén recogidos.
Es el conjunto de expedientes que se generan, tramitan y conservan en los
diferentes despachos, los cuales una vez concluido se transfiere a los archivos
centrales de la institución para su clasificación, organización y custodia.
“La organización de los expedientes es la operación que siempre debe llevarse a
cabo con posterioridad a la clasificación. Consiste en unir los elementos
(documentos) dentro de un conjunto (la serie documental), de acuerdo a una
unidad, orden establecido de antemano. La organización relaciona los documentos
entre si y proporciona a cada uno de ellos, una situación determinada, un número
de orden dentro de las unidades de instalación, es decir, dentro de los legajos,
libros que contienen documentos” (Navarro, 2005, pág. 515).

35
4.5.1.1.2. Accesibilidad de Información Judicial
El acceso a la información se refiere a las técnicas para buscar, categorizar,
modificar y acceder a la información que se encuentra a través de una base de
datos. También, almacenan información y, por tanto, necesitan medios de acceder
a sus propias bases de datos con el objetivo de satisfacer una petición del propio
sistema o del usuario. Los medios de estos sistemas son mucho más potentes,
pues asociado a la gran cantidad de información que puede almacenar un sistema
medio, también se dispone de una gran capacidad de proceso y análisis de los
contenidos. Las bases de datos están diseñadas de tal forma que el acceso a la
información se encuentra optimizado para que, con el menor número de
parámetros, se pueda acceder a la información buscada. De esta manera, se
podrá lanzar una búsqueda mediante un motor de búsqueda con el objetivo de
obtener la información requerida aunque no se conozca completamente los
detalles sobre ésta.
El acceso a la justicia se define como un acceso de todos a los beneficios de la
justicia y del asesoramiento legal y judicial, en forma adecuada a la importancia de
cada tema o asunto, sin costoso o con costos accesible, por parte de todas las
personas físicas o jurídicas, sin discriminación alguna por sexo, raza o religión. “La
accesibilidad de información es una condición necesaria para la participación de
las personas con distintas limitaciones funcionales. Sirve para informarse,
estudiar, relacionarse y trabajar” (Navarra, 2006, pág. 11).

36
4.5.2. Organización de los Expedientes en el Despacho
4.5.2.1. Espacios Físicos para la Organización de los Expedientes
Los espacios físicos es el lugar donde se encuentran los objetos y en el que los
eventos que ocurren tienen una posición y dirección relativas. La organización de
los expedientes destinado a los archivos, debe tener como condición esencial un
espacio amplio para que los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad
de su búsqueda. También se debe disponer el espacio físico para poder moverse
con mayor comodidad de los expedientes. “Están influyendo sobre nuestra
percepción muchos factores, que pueden estar dando más énfasis a un lugar o
aun objeto” (Blández, 1995, pág. 124).
4.5.2.2. Mobiliario para la Organización de los Expedientes
Los mobiliarios son aquellos muebles que se encuentran dentro de una oficina
sirven para el almacenamiento de documentos, carpetas, archivos y planos. Se
debe hacer de manera organizada para que todo esté al alcance de la mano
cuando se necesite. Las condiciones de mantenimiento de los expedientes en los
diferentes archivos, tanto en lo referente a materiales y accesorios para archivado,
como el mobiliario a utilizar, son elementos importantes para una correcta
organización. Es importante conocer los tipos de mobiliario y materiales que se
van adquirir para la conformación del archivo. En cuanto a muebles, es
imprescindible la adquisición de estanterías, archivadores, escritorios, mesas de
trabajo, escaleras, equipos informáticos, que servirán para ordenar y guardar en
forma práctica, funcional y eficaz los diferentes expedientes y documentos.
“Debe permitir un rápido acceso a los documentos que se manejan, sin descuidar
su seguridad y confidencialidad y además debe salvaguardar la salud de sus
trabajadores para la cual es preciso utilizar equipos que mejoren las condiciones
en el medio que se trabaja” (Carvajal, 2004, pág. 142).

37
4.5.2.2.1. Archivador
Consiste en un módulo formado por dos o más cajones, en donde se colocan los
expedientes uno detrás del otro, organizados secuencialmente en carpetas
colgantes. Su principal ventaja es la posibilidad de colocar los visores
horizontalmente, lo que facilita su localización logrando identificar los expedientes
de cada serie documental. Son útiles para guardar las indagaciones previas y las
instrucciones fiscales en trámite y se utilizan para hacer una primera ordenación
de los expedientes. Este método prevé evitar la fragmentación y la mezcla de las
series, brindando mayor visibilidad, exactitud y facilidad para archivar o encontrar
los expedientes. Este tipo de archivadores es el más utilizado en el archivo.
“Es el mueble en que se guardan documentos u otros objetos de una forma
ordenada para facilitar el acceso rápido a la documentación” (Gonzalez, 1998, pág.
456).
“Funciones del archivador
 Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo
(expedientes).
 Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o
eliminación de documentos.
 Preparar las transferencias de documentación.
 Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo general”
(Castillo, 2010, pág. 144).

38
4.5.2.2.2. Fichero
Es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o
tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas
archivadas. El fichero consiste en ordenar los documentos que se guardan con un
fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. Los
ficheros sirven para:
 Guardar, conservar y custodiar la información.
 Facilitar rápida y cómodamente la documentación.
 Constituir un Centro activo de información.
 Cumplir con las disposiciones legales.
“Se le llama fichero a un conjunto de información clasificada y almacenada de
diversas formas para su conservación y fácil acceso en cualquier momento. Un
fichero puede ser un sistema de archivos físicos contenidos en cajas u otros
elementos de almacenamiento que forman parte de un conjunto mayor como una
biblioteca o archivo público o privado. A menudo, el fichero utiliza una taxonomía o
sistema de clasificación común para todos sus contenidos que permiten la
búsqueda de datos específicos de forma rápida y sencilla. El más común es el
orden alfabético por concepto o autor, pero también puede clasificarse la
información según áreas temáticas, por orden cronológico u otros criterios
dependiendo de la información contenida en el fichero” (Castillo, 2010, pág. 78).

39
4.5.2.2.3. Carpetas
Son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón y se usa para
resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un individuo,
empresa o institución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen una
pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente. El uso de
una unidad de conservación o de almacenamiento (carpeta) adaptada al volumen
y tamaño de los documentos, garantiza la adecuada protección de los bordes y la
unidad del expediente. Reciben este nombre las cartulinas dobladas en dos, que
poseen una pestaña fija, que sobresale en la parte superior; en dicha pestaña se
indica el contenido de la carpeta. Estas se utilizarán para guardar y ordenar los
documentos los cuales estarán asegurados con binchas plásticas para una mayor
duración y protección del roce y la humedad. Se recomienda que una carpeta no
exceda el volumen de 100 folios para un adecuado manejo del expediente y una
mayor durabilidad de la unidad de conservación.
“Es útil de escritorio hecho de cartón o plástico que, gracias a dobleces, cintas y
gomas, permite guardar u ordenar documentos, papeles. La carpeta, por lo tanto,
puede usarse en una casa o en una empresa para almacenar. Las carpetas se
emplean para agrupar y proteger los papeles sueltos de una organización. La
carpeta está conformada por hoja de cartón, bien gruesa, la cual se doblase por la
mitad logrando una superficie mayor a la hoja. El guardado de los documentos se
realiza en el interior de las mismas, generalmente agrupándolos en
temáticas” (Castillo, 2010, pág. 654).
4.5.2.2.4. Etiquetas para carpetas
Sirven para identificar los documentos que se encuentran en el archivador. Sirven
como índices o marcadores. Se utilizara sólo para la ordenación provisional de los
documentos, es decir, “las carpetas se pueden etiquetar en la lengüeta con
bolígrafo o lápiz” (Castillo, 2010, pág. 654).

40
4.5.2.2.5. Pendaflex
Son útiles porque guardan en el archivador folder en las cuales caben 12 carpetas
clasificándolos por clientes. Es el método especialmente recomendado para el
archivo de Fiscal, se instalaran los expedientes de consulta frecuente en carpetas
suspendidas. En este caso, los expedientes se introducirán en las carpetas
suspendidas. Estas carpetas poseen un sistema interior de sujeción y se ubicaran
en los archivadores metálicos de gavetas o cajones. “Son folder colgante
reforzados con polilaminado, incluyendo jinetes transparente y hojas de etiquetas”
(Marquez, 1999, pág. 78).
4.5.2.2.6. Gancho para carpetas
Son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro carpetas
pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a
sujetar. Si bien son materiales de oficina útiles, se oxidan en el corto plazo en
presencia de humedad y generan manchas irreversibles en los documentos y
rasgaduras por roce o extracción inadecuada, por lo general se utilizara grapas
solamente cuando se deban juntar menos de diez hojas, cuando se supere este
número se les juntara con binchas preferentemente plásticas. “Instrumento con
forma curva y con punta en un extremo o en ambos, que sirven para sostener,
colgar y sujetar una cosa como documentos” (Marquez, 1999, pág. 49).
4.5.2.2. Bases de datos en Excel para la organización de los
expedientes
Una base de datos es la información almacenada dentro de una memoria el cual
permite el acceso directo y también permite programas que manipulan estos
datos. Excel es una plataforma diseñada por la empresa de sistemas operativos
Microsoft, esta plataforma está dirigida a los administradores de empresas y
contadores, aunque es utilizada por infinidad de profesionales, debido a su
diversidad de funciones y gran facilidad de manejo. Así como también, produce
plantillas con funciones automáticas, que realizan las operaciones matemáticas en

41
tanto se ingresan los datos o números correspondientes como tablas automáticas
y gráficas automáticas que se acomodan igualmente con el ingreso de datos.
“Está constituida por una instancia de un esquema lógico junto con las instancias
de los datos operativos que dicho esquema organiza. Sistema de Gestión de
Bases de datos es el conjunto de elementos software con capacidad para definir,
mantener y utilizar una base de datos” (Paraninfo, 2005, pág. 2005).
4.5.2.3.1. Sistema de Apertura de la Base Excel
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas que están
compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de
columnas, pero tendrá cualquier número de filas. Las bases de datos son una
colección organizada de información dividida en campos los cuales nos
proporcionan datos detallados e individuales de un universo de datos. Su
estructura lógica de una base de datos se puede ver por una tabla compuesta por
columnas y filas, en las cuales las columnas definen a los campos y las filas el
número de datos que existe en la tabla. Las bases de datos tradicionales se
organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de
información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una
colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo.
Contiene una lista de registros. El sistema de la base de datos en Excel puede ser
una forma conveniente para almacenar toda información de los clientes y así
mejorar la organización de los expedientes. Con esta base de datos se busca una
mejor organización en lo que se pueda lograr una mayor rapidez en su búsqueda
en el archivador. “Es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo
contexto y cuya información esta almacenada y lista para ser utilizada en cualquier
momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas,
productos, ventas o cualquier otra cosa” (Gomez, 1989, pág. 256).

42
4.5.3. Accesibilidad de Información
4.5.3.1. Poder
El Poder es un documento escrito en el que se autoriza al abogado para que
pueda representar judicialmente en su nombre y por su cuenta. Pueden existir
diferentes tipos de poderes y pueden tener diferentes contenidos. Para
determinados tipos de actos, se requerirá que los poderes se otorguen ante
notario. “Artículo 624. Los poderes generales para representar al poderdante en
cualquier proceso que promueva, o se interponga en su contra, no pueden
otorgarse sino por medio de instrumento público con arreglo a las formalidades
exigidas por la ley e inscrito en el Registro Público” (Judicial, 2014, pág. 137). “Artículo
625. Los poderes especiales para un proceso determinado, sólo pueden otorgarse
por uno de los modos siguientes:
1. Por escritura pública;
2. Por medio de un memorial que el poderdante en persona entregará al
secretario del juez que conoce o ha de conocer de la causa, y a cuyo pie
pondrá dicho funcionario una nota expresiva de presentación.
El requisito de presentación personal del poder se tendrá por cumplido
mediante la anotación de la fecha de presentación personal en el respectivo
poder o su incorporación al expediente. El memorial contendrá la designación
del juez al cual se dirige, las generales del poderdante, vecindad y señas de la
habitación u oficina del apoderado y la determinación de la pretensión o
proceso para el cual se otorga el poder, con iguales requisitos a los que se
expresan en esta numeral, podrá hacerse el nombramiento de apoderado en el
escrito de demanda, en la contestación, en el escrito de interposición o de
formalización de un recurso, o en cualquier otro escrito o memorial en el
proceso principal, o mediante acta ante el juez del conocimiento;
3. Cuando no sea posible presentar el memorial a que alude el aparte anterior
ante el juez del conocimiento, se hará ante un Juez Municipal o de Circuito si
se encuentra en una cabecera de circuito o ante el Notario del Circuito, o ante

43
el secretario del Consejo Municipal o ante funcionario diplomático o consular
de Panamá o de una nación amiga si reside en el exterior, y a su pie pondrá el
funcionario a quien se le presenta, una nota en que se exprese que dicho
memorial fue presentado en persona por el poderdante” (Judicial, 2014, págs. 137-
138). “Artículo 631. La sustitución de un poder general para procesos debe
hacerse por escritura pública e inscribirse en el Registro Público. Sin embargo,
el poder general puede ser sustituido también por medio de memorial, cuando
lo fuere especialmente para un proceso determinado. También puede
sustituirse por medio de memorial el poder especial constituido por escritura
pública” (Judicial, 2014, pág. 217). “Artículo 632. Los apoderados y los sustitutos
pueden revocar las sustituciones que hagan y las que emanen de ellas y volver
a ejercer o sustituir el poder, aunque no se hayan reservado expresamente
esas facultades” (Judicial, 2014, pág. 217). “Artículo 633. Los poderes que se
otorguen en una nación extranjera ante una autoridad de ella, para ser
ejercidos en Panamá, deberán extenderse con las formalidades exigidas en el
lugar donde se otorguen; pero deben, además, venir autenticados por el
funcionario diplomático o consular de Panamá, y, a falta de tal funcionario, por
el cónsul o jefe de misión diplomática de una nación amiga. Por el hecho de
estar autenticados, se presume que los poderes están expedidos conforme a la
ley local de su origen, a no ser que parte interesada compruebe lo contrario”
(Judicial, 2014, pág. 217). “Artículo 634. Los poderes generales para pleitos
otorgan al apoderado las facultades necesarias para entablar y seguir el
proceso hasta su conclusión, como si fuere el poderdante, pudiendo reconvenir
y ejercer todos los derechos otorgados a éste, en su calidad de litigante. Pero
para recibir, comprometer, allanarse a la pretensión del actor, desistir del
proceso y terminarlo por transacción o celebrar convenios que impliquen
disposiciones de derechos en litigio, se requiere que el apoderado principal o
sustituto designado por la parte esté autorizado para ello facultad expresa”
(Judicial, 2014, pág. 218).
“Artículo 635. El apoderado del demandante en un proceso está obligado a
contestar y seguir el pleito de reconvención que promueva el demandado” (Judicial,

44
2014, pág. 218). “Artículo 636. El apoderado general para procesos podrá presentar,
para acreditar su carácter, copia de la escritura pública en que se otorga el poder,
con la respectiva anotación del Registro Público o mediante la presentación de un
certificado de dicho registro en el cual conste el número y fecha de la escritura con
que se otorgó el poder, que éste no ha sido revocado, y qué facultades le han sido
concedidas al apoderado, de las enumeradas en el Artículo 634. La anotación o
certificación del Registro Público de que trata este Artículo se admitirán siempre
que se hayan expedido dentro del año inmediatamente anterior a su presentación”
(Judicial, 2014, pág. 218).
4.5.3.2. Demanda
La Demanda es un escrito que inicia el juicio y tiene por objeto determinar las
pretensiones del actor mediante el relato de los hechos que dan lugar a la acción,
invocación del derecho que la fundamenta y petición clara de lo que se reclama.
La demanda es la petición que el litigante formula y justifica durante un juicio.
También se trata del escrito en que se ejercitan las acciones ante el tribunal o el
Juez. “A otros actos procesales tendientes a reconocer el derecho que se reclama”
(Váldez, 1999, pág. 118). “La demanda es el escrito formal que contiene la pretensión
y mediante el cual se acciona materialmente ante la jurisdicción. Se entiende toda
petición formulada por las partes al Juez, en cuanto traduce una expresión de
voluntad encaminada a obtener la satisfacción de un interés” (Echeverría, 2001, pág.
43). “Artículo 662. En los asuntos entre particulares, las demandas son de mayor o
menor cuantía. Las primeras son aquéllas cuyo interés excede de cinco mil
balboas (B/.5,000.00); las segundas, cuyo interés es de cinco mil balboas
(B/.5,000.00) o menos” (Judicial, 2014, pág. 223). “Artículo 663. Se considerarán como
factores para la determinación de la cuantía, el total de la cantidad líquida que se
demanda y los intereses vencidos hasta la fecha de la demanda. Las costas no se
computarán para la determinación de la cuantía. Todo asunto en que el Estado
intervenga como parte para efectos de competencia y trámite, se considerará
como de mayor cuantía” (Judicial, 2014, pág. 223).

45
“Artículo 664. El demandante fijará la cuantía de la demanda en los asuntos de
carácter patrimonial que no versen exclusivamente sobre pago de dinero y en los
cuales la competencia se determina por la cuantía” (Judicial, 2014, pág. 223).
“Artículo 665. El libelo de demanda deberá contener:
1. Nombre y apellido de las partes, con expresión de la clase de proceso a que se
refiere, puestos en el margen superior de la primera plana del libelo;
2. Designación del juzgado al cual se dirige la demanda;
3. Nombre y apellido del demandante y el número de su cédula de identidad, si es
persona natural y la tuviere; y en otro caso, su nombre y el de su
representante. En ambos casos debe expresarse la vecindad, la calle y el
número de la habitación, oficina o lugar de negocio. En el mismo escrito de
demanda deberá expresarse también el nombre, vecindad, domicilio y cédula
del apoderado.
Las generales no serán necesarias cuando la información aparezca en el poder
otorgado, en el caso de que la demanda se formule a continuación del poder y
se presente copia del mismo para el traslado;
4. Nombre y apellido del demandado, si es persona natural, y en otro caso, su
nombre y el de su representante.
En ambos casos deberá expresarse la vecindad, calle y número donde tenga el
demandado su habitación, oficina o lugar de negocio.
Las generales del demandado no serán necesarias cuando la información
aparezca en el poder otorgado. Si el demandante desconoce la dirección del
demandado pedirá su citación por medio de edicto emplazatorio, para lo cual
se cumplirá con lo dispuesto en el Artículo 1016 de este Código;
5. La cosa, declaración o hecho que se demanda; y si se demandase pago de
dinero, la expresión de la cantidad que se reclama; en caso de que ella se
exprese en más de determinada cantidad, se entenderá que se pide dicha
cantidad más un balboa (B/.1.00), y el demandado no podrá ser condenado a
más de la suma de dichos dos guarismos. Cuando se formulen en varias
pretensiones, se presentarán en el mismo libelo por separado;

46
6. Los hechos que sirvan de fundamento a las pretensiones, determinados y
numerados en cifras o por medio del adjetivo ordinal correspondiente;
7. Las disposiciones legales en que se funda la demanda; y
8. La cuantía de la demanda; si lo demandado no fuera exclusivamente el pago
de dinero; este requisito no es necesario en los procesos que por su naturaleza
no tienen cuantía” (Judicial, 2014, pág. 144).
“Artículo 668. En el libelo se podrá proponer cualquier clase de prueba, sin
necesidad de reiterarlas después, y sin perjuicio de que si hubiere período de
apertura del proceso a pruebas, éstas puedan ser adicionadas o complementadas”
(Judicial, 2014, pág. 224). “Artículo 669. La presentación de la demanda interrumpirá
el término para la prescripción de cualquier pretensión, que se intente, siempre
que antes de vencerse el término de la prescripción se haya notificado la demanda
a la parte demandada, o se haya publicado en un periódico de circulación nacional
diaria o en la Gaceta Oficial un edicto emplazatorio o un certificado del secretario
del juzgado respectivo en el cual se haga constar dicha presentación” (Judicial, 2014,
pág. 224). “Artículo 671. Cuando en la demanda se diga, bajo juramento, que no es
posible acompañar la prueba de la existencia o de la representación del
demandado, se procederá así:
1. Si se indica la oficina donde puede hallarse dicha prueba, el juez librará oficio
al funcionario respectivo para que expida copia, a costa del interesado, de los
correspondientes documentos, en el término de cinco días. Allegados éstos, se
resolverá sobre la admisión de la demanda;
2. Cuando se ignore donde se encuentra la mencionada prueba, pero se expresa
el nombre de la persona que representa al demandado y el lugar donde se
puede encontrar, se resolverá sobre la admisión de la demanda, y el juez, en el
mismo auto admisorio, pedirá al expresado representante que con la
contestación presente pruebas de su representación y, si fuere el caso, de la
existencia de la persona jurídica que representa, o que indique la oficina donde
pueda obtenerse; y

47
3. Si se ignora quién es el representante del demandado o el domicilio de éste, el
juez, al admitir la demanda, ordenará el emplazamiento del demandado y su
representante, en la forma establecida en los Artículos 1016 y 1017. Las
afirmaciones se harán bajo juramento, que se considerará prestado por la
presentación de la demanda. Este procedimiento se aplicará cuando el
demandante afirme que no le fue posible obtener la prueba de la calidad de
heredero, cónyuge, curador de bienes, administrador de comunidad, o albacea
en que se cita al demandado. Si se prueba que el demandante o su apoderado
han faltado a la verdad en las afirmaciones, el juez, además de remitir copia de
lo conducente al Ministerio Público para la investigación penal respectiva,
impondrá multa de cincuenta balboas (B/.50.00) a doscientos balboas
(B/.200.00) a favor de la parte demandada” (Judicial, 2014, pág. 225).
4.5.3.3. Pruebas
Es la actividad necesaria que implica demostrar la verdad de un hecho, su
existencia o contenido según los medios establecidos por la ley. La prueba recae
sobre quien alega algo, ya que el principio establece que quien alega debe probar.
El que afirma algo debe acreditar lo que afirma mediante un hecho positivo, si se
trata de un hecho negativo el que afirma deberá acreditarlo mediante un hecho
positivo. La prueba recae sobre ambas partes, se trate o no de un hecho positivo.
Si no, puede recaer sobre quien esté en mejores condiciones de probar. Aquí se
produce una distribución de la carga de la prueba.
Son actuaciones que dentro de un juicio, cualquiera que sea su índole, se
encaminan a demostrar la verdad o falsedad de los hechos aducidos de cualquiera
de las partes es por tal razón que “es todo motivo o razón aportado al proceso, por
los medios y los procedimientos legales para llevar al juez el convencimiento o la
certeza de los hechos y para los fines del Proceso” (Boya, 2003, pág. 80).

48
4.5.3.4. Notificaciones
Son el acto por el cual el tribunal comunica una resolución judicial (providencia,
auto o sentencia) a los que en el juicio sean partes a través de su representante.
Es un Acto de tribunal a efecto de hacer saber, a un litigante o parte interesada en
un proceso, cualquiera que sea su índole, o a sus representantes y defensores,
una resolución judicial u otros actos de procedimiento. Es el acto jurídico procesal
mediante el cual el Órgano jurisdiccional pone en conocimiento de las partes las
resoluciones dictadas por su Juzgado, por tanto, “la notificación es el acto por el
cual se pone en conocimiento de las partes o de terceros una resolución. El
término procede del verbo latino notificare, compuesto del sustantivo notum
(conocido) y de facere (hacer), por lo cual notificar una resolución significa hacerla
conocer de aquél a quien incumbe” (Fábrega, 1998, pág. 488). “Artículo 1015. Las
notificaciones personales y las citaciones se podrán hacer entre las seis de la
mañana y las diez de la noche incluso en días inhábiles” (Judicial, 2014, pág. 301).
“Artículo 1016. Cuando la parte demandante manifestare no conocer el paradero
del demandado o de alguno de ellos, si fueren varios, lo hará saber al tribunal y
solicitará su emplazamiento por edicto. La manifestación de que desconoce el
paradero del demandado la hará el demandante personalmente y se tendrá por
hecha bajo la gravedad del juramento, y podrá expresarla de cualquiera de las
siguientes maneras:
a. En el memorial por medio del cual se otorga el poder;
b. En diligencia que se extenderá ante el secretario del tribunal o de un oficial
mayor del mismo despacho, en la cual el demandante comparecerá
personalmente;
c. Por medio de memorial que será firmado personalmente por el demandante y
que refrendará su apoderado para su presentación personal.
Cuando el demandante se encontrare ausente o no pudiese por otra causa hacer
la manifestación correspondiente sobre el paradero del demandado, su apoderado
en el proceso podrá hacerla, asumiendo las responsabilidades consiguientes.

49
Cualquiera que sea la forma que se siga, en el documento respectivo deberá
expresarse con claridad la manifestación del demandante en el sentido de que
desconoce el paradero del demandado. Si el demandado se presentare antes de
terminado el proceso, podrá promover incidente de nulidad, presentando prueba
de que el demandante sí conocía su paradero al momento de la presentación de la
demanda, en cuyo caso se decretará la nulidad y se enviará copia de lo
conducente al Ministerio Público para efectos de que promueva la acción penal a
que haya lugar. Si el proceso se encuentra terminado, el demandado podrá pedir
su nulidad en proceso sumario aparte o mediante Recurso de Revisión, donde
deberá probar la circunstancia a que se refiere el inciso anterior. Esta acción
prescribirá en el curso de un año, a partir de la ejecutoria de la sentencia. Si el
demandado comparece al proceso y no pide, dentro de los dos días siguientes, su
anulación, el proceso quedará saneado. También, habrá lugar a la anulación del
proceso si, habiéndose emplazado al demandado, se prueba que el apoderado del
demandante conocía su paradero, aunque éste no haya hecho el juramento, sino
su poderdante. Cumplidos los requisitos para el emplazamiento, se fijará un edicto
por el término de diez días y se publicará copia de él en un periódico de
circulación nacional durante cinco días. Si a pesar de este llamamiento no
compareciese el demandado, transcurridos diez días desde la última publicación
en el periódico, se le nombrará un defensor con el que se seguirá el proceso.
Cuando el domicilio del demandado aparezca indicado en la demanda o en el
poder y no fuere hallado en el lugar designado, se hará constar por el tribunal tal
circunstancia en el proceso y se procederá a su emplazamiento en la forma
indicada en el párrafo anterior, siempre que el demandante o su apoderado
manifieste bajo juramento que desconoce el paradero del demandado” (Judicial,
2014, pág. 301).

50
4.5.3.5. Citación
Citación es una orden dictada por un juez o tribunal dada a una persona para que
acuda personalmente un día y a una hora determinada al juzgado. Las citaciones
no quieren decir que la persona citada esté imputada de delito alguno, pero sí que
se requiere su presencia para esclarecer algunos hechos. Una citación puede ir
dirigida a cualquiera de las partes del juicio (acusación y acusados); pero también
a un tercero como puede ser un testigo, un perito, un médico, etc. “Es el acto de
poner en conocimiento de alguna persona generalmente de un tercero, un
requerimiento (o, más adecuadamente, una orden de comparecencia, una
convocatoria) a efecto de que concurra a determinada diligencia judicial. Se
ejecuta mediante la entrega y firma de una boleta de comparendo” (Fábrega, 1998,
pág. 489). “Artículo 1010. Las citaciones a las partes se harán por medio de
notificaciones con arreglo a este Capítulo. Las de testigos, peritos y auxiliares del
Órgano Judicial, así como en los demás casos expresamente previstos en la ley,
lo serán por telegrama, correo recomendado, ordenes, boletas u otros medios
semejantes, según las circunstancias; y si así lo solicitare la parte interesada,
podrán hacerse, en casos de urgencia, por teléfono, dejando el secretario el
respectivo informe” (Judicial, 2014, pág. 208).
4.5.3.6. Sentencia
La sentencia es donde el Juez determina a través de un fallo, dictamen o
resolución dándole la razón o admitiendo de alguna de las partes en el litigio. Las
citaciones no quieren decir que la persona citada es imputada de delito alguno,
pero sí que se requiere su presencia para esclarecer algunos hechos. La
sentencia declara o reconoce el derecho o razón de una de las partes, obligando a
la otra a pasar por tal declaración y cumplirla. En derecho penal, la sentencia
absuelve o condena al acusado, imponiéndole la pena correspondiente. “La
sentencia es un acto del Juez emitido en el proceso, una vez surtidos los trámites
correspondientes, mediante el cual se decide la pretensión. Tal denominación, por

51
disposición legal, se hace extensiva a la resolución que decide los recursos
extraordinarios” (Fábrega, 1998, pág. 571).
4.5.4. Importancia de la Organización de los Expedientes en el
Despacho
La organización de los expedientes es de suma importancia para su supervivencia
y su buen funcionamiento. Para ello, se precisa que todos estén involucrados en la
labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional
especializado y que el archivo sea fácil de manejar. Un archivo organizado
garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna;
simplifica trámites; evita la acumulación innecesaria de información; facilita la toma
de decisiones; conserva la memoria institucional.
4.6. Propuesta General
4.6.1. Objetivos
4.6.1.1. Objetivo General
Gestionar y crear la base de Excel para la mejora de la organización de los
expedientes para una mayor accesibilidad de información hacia los clientes en el
despacho.
4.6.1.2. Objetivos Específicos
 Diagnosticar los aspectos relacionados con la gestión llevada a cabo en el
área de los expedientes.
 Crear normas e instrucciones en cuanto a la distribución y organización de
documentos.
 Presupuestar los artículos de oficina necesarios para la organización de los
expedientes.
 Proponer mejoras de control de los expedientes para tener mayor
accesibilidad de información hacia los clientes.

52
 Elaborar una metodología que permita controlar y mantener la organización
e identificación de los expedientes.
 Creación de la Base en Excel.
4.6.2. Instrumentación
Instrumentaciones para el desarrollo de la propuesta:
 Programa de Microsoft Excel
 Fichero
 Carpetas
 Archivador.
 Etiquetas
 Gancho para carpetas
 Pendaflex
4.6.3. Estrategias
 La elaboración de un Proyecto en Microsoft Excel para llevar a cabo una
mayor rapidez en su búsqueda de todos los expedientes.
 La utilización de fichero para llevar la organización y el control de
información hacia los clientes.
 La clasificación de carpetas para agrupar y archivar todo tipo de
documentos de los clientes.
 La incorporación de un archivador para la organización de los expedientes.
 La colocación de etiquetas adhesivas para la identificación de las carpetas.
 La utilización de gancho legajador plástico para sostener y sujetar los
documentos que se encuentran dentro de las carpetas.
 La implementación de Pendaflex diseñado para utilizarlo como soporte
lateral para archivar los documentos de los expedientes de los clientes.

53
4.6.4. Diseño de la Propuesta
TIEMPO ACTIVIDAD
15 al 30 septiembre 2014 Visualización de la problemática dentro del
despacho.
1 al 20 octubre 2014 Planificación de la investigación.
Aprobación del abogado
25 de noviembre de 2014 Objetivos y ventajas de la propuesta.
6 al 15 Noviembre 2014 El costo de los artículos de oficina necesarios
para la organización de los expedientes.
23 de noviembre 2014 Elaborar la Base de Excel
25 Noviembre 2014 Coordinación de la propuesta.
1 al 15 Diciembre 2014 Desarrollo de la propuesta.
17 al 23 Diciembre 2014 Ejecución de la propuesta.
4.7. Mecanismo para la Implementación de la Propuesta
Los mecanismos que se implementarían en la propuesta:
 Visualización de la problemática dentro del despacho:
Es buscar el problema encontrado dentro de la empresa.
 Planificación de la investigación:
Se realiza para planificar un método ejecutar planes de forma directa, los
cuales serán realizados en función del planeamiento.
 Aprobación del abogado:
Es el consentimiento para poner en marcha la propuesta presentada.

54
 Objetivos y ventajas de la propuesta:
Los objetivos son en el cual se plantea el propósito que se quiere alcanzar
para la mejora de la organización de los expedientes.
Las ventajas para la mejora y beneficio de la propuesta.
 El costo de los artículos de oficina necesarios para la organización de los
expedientes:
Es el gasto económico en el cual se implementaría los artículos de oficina
necesarios para la realización de nuestra propuesta.
 Elaborar la Base de Excel
 Coordinación de la propuesta:
Es la reunión con el abogado para la elaboración de la propuesta.
 Desarrollo de la propuesta:
Es la acción de desarrollar una propuesta para el beneficio de la empresa.
 Ejecución de la propuesta:
Realización de la propuesta.

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4.8. Costos o Presupuesto/ Beneficios de la Propuesta
4.8.1. Presupuesto
N° DESCRIPCIÓN UNIDAD COSTO
1 Programa de Microsoft Excel 1 B/. 50.00
2 Mano de obra del proyecto 1 B/. 50.00
3 Costo de la Base de datos 1 B/.1 50.00
2 Fichero 1 B/. 22.89
3 Carpetas 4 (CAJA) B/. 48.21
4 Archivador 1 B/. 118. 98
5 Etiquetas 3 (CAJA) B/. 6.75
6 Gancho para carpetas 3(CAJA) B/. 5.50
7 Pendaflex 1 (CAJA) B/. 24.50
TOTAL= B/. 476.83

56
4.8.2. Base en Excel
N° N° Materia Demandante Demandado Autoridad Delito Tramitante Instancia Fecha
Fecha de
salida
Expediente Competente Primera segunda ingreso
1 654-12 Civil Castillo, Ana Paz, María
Juzgado 2°
Circuito
Sucesión
testada Oris Cavalli X
12 de
marzo
2012
25 de
julio 2013
2 034-13 Penal Cedeño, Kris Cruz, Cesar
Juzgado 10°
penal Hurto
Ariany
Martínez X
5 de
febrero
2013
16 de
diciembre
2014
3 321-13 Familia Díaz, María Moreno, Sol
Seccional de
Familia
Divorcio
mutuo
Efrén
Vegas X
16 de
julio
2013
23 de
julio 2014
4 876-14 Penal
Moreno,
Berta Ramos, Joel
Juzgado 1°
Penal Homicidio Rosario X
10 de
marzo
2014
5 963-14 Familia Nieto, Luis
López,
Daniel
Seccional de
Familia Interdicción
Deyra
Juárez X
18 de
agosto
2014
4.8.3. Beneficios de la Propuesta
La presente propuesta va dirigida al despacho del Magíster Iván J. Camarena A.,
para el beneficio de la mejora y el control para la organización y accesibilidad de
información hacia los clientes en el despacho. Al implementar esta propuesta
dentro de este despacho facilitaría la mejora de la organización de los expedientes
tanto para la persona encargada como para los clientes. En lo cual mejoraría para
su búsqueda y así tener a los clientes satisfechos de sus expedientes.

57
CONCLUSIONES
Haber realizado mi práctica profesional en el despacho del Magíster Iván Javier
Camarena me ayudo a ver la manera de tramitar y llevar cada caso de las
diferentes ramas del derecho. Aprendí a elaborar poderes y clases de demandas
dependiendo del caso en que se necesite.
El despacho del Magíster Iván J. Camarena se destaca como abogado litigante
desde el año de 1991, registrando un ostensible crecimiento tanto en la parte
social, por el alcance que ahora tiene en las diversas áreas en que se
desempeñan, como en el aspecto económico, dado que por la especialidad con
que cuenta y su experiencia recibe mayor demanda de sus servicios y mejores
honorarios que hace veinte años atrás. Durante sus 23 años de estar ejerciendo
como abogado se ha especializado en distintas ramas del derecho para darles a
sus clientes mejores oportunidades de conseguir sus metas, y sobre todo calidad
en su atención.
Su objetivo como abogado es el de brindar sus servicios legales sustentados en
principios y valores, ética-morales, como dice el recordando al maestro Cesar
Quintero.
El despacho del Magíster Iván Javier Camarena, ha logrado ha logrado gran
credibilidad entre sus clientela que se siente satisfecha por la atención que recibe.

58
RECOMENDACIONES
• Todos los documentos y expedientes que se hayan generado de esta
manera, deben formar parte de una misma serie documental, entendida
como conjunto de expedientes generados por una unidad productora
resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento.
• Cada unidad administrativa debe mantener su archivo correctamente
organizado mediante la formación de expediente y series documentales, de
acuerdo a criterios archivísticos para garantizar una gestión rápida eficaz
durante el periodo inicial en el que los expedientes se tramitan y custodian.
• Esta organización debe basarse exclusivamente en mantener diferenciados
los distintos tipos de expedientes en los que se materializan las
competencias que tiene asignada la oficina.
• Es aconsejable que en cada sección/Unidad haya un responsable de su
archivo de gestión que a su vez sea el punto de conexión entre la unidad
administrativa.

59
BIBLIOGRAFÍA
Libros
Aponte, J. (2006). Administración del Personal. Un enfoque hacia la calidad.
Bogotá. Editorial Pearson Educación.
Benavidez, P. (2008). Manual práctico de contratación laboral. México. Editorial
Paraninfo.
Bernal, C. (2006). Metodología de la investigación: Para administración,
economía, humanidades ciencias sociales. Naucalpan, Edo De México.
Editorial Pearson Educación.
Blández, J. (1995). Actuaciones para el Desarrollo Organizacional. México.
Editorial Magisterio.
Boya, M. (2003). Nuevo derecho procesal penal venezolano: las instituciones.
Bogotá. Editorial Magisterio.
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