Control interno del efectivo y conciliación bancaria

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)
Es efectivo todo lo que pueda comprender dinero o documentos
transformables en dinero.
Esta transformación va ha estar dada con la inmediatez y liquidez de
estos.
Estamos hablando de un activo circulante, o sea el activo más líquido con
que cuenta una empresa , por tanto esta debe habilitar para su custodia y
manejo una serie de procedimientos y principios de control interno.
 Un buen control interno del efectivo implica tener separado totalmente
el registro de los ingresos y egresos de dinero .
Dividiendo las funciones del registro entre varias personas de tal forma
que el trabajo de una quede verificado con las anotaciones de otra, por
cuanto la subdivisión o segregación de funciones desalienta la comisión de
fraudes o delitos .

Medidas de control interno para desembolso de efectivo.
1. Un buen sistema de control interno exige que el 100% de los
ingresos de caja sean depositados a la brevedad.
2. Todo desembolso se debe efectuar con cheque.
3. Todo cheque dañado o inutilizado debe marcarse como anulado y
archivarse a lo menos el número de serie.
4. Las personas autorizadas para girar no deben aprobar las facturas
para su pago ni tampoco formular asientos en los registros.
5. Los cheques presentados a la firma de las personas encargadas
deben estar respaldados con toda la documentación de la operación,
por ejemplo factura debidamente autorizada, orden de pago, etc.
6. Se debe autorizar el pago de los cheques con la firma de dos
personas diferentes con distinto nivel jerárquico.
7. Se debe consignar en la factura mediante un timbre o una anotación
que fue pagada, anotando en el número de cheque, fecha, etc.
8. Se deben emitir los cheques nominativos y especialmente cruzados
a nombre de las empresas o personas naturales.

Medidas de control interno para ingresos de efectivo.
1. Toda operación de ingreso de dinero debe contar con el
correspondiente comprobante de ingreso.
2. El depósito que se realice de los fondos ingresados debe quedar
registrado en una planilla de control que será validado al
confeccionar la conciliación bancaria.
3. La persona encargada de la recepción de los fondos debe
confeccionar al término del día un resumen con todos los ingresos
recibidos detallando la fuente de estos y confeccionar el
comprobante de depósito.
4. Una persona de distinto nivel jerárquico debe autorizar o dar VºBº
para el depósito propiamente tal validando el monto del depósito con
todos los ingresos registrados en los distintos comprobantes de
ingresos.
5. Los comprobantes de ingresos deben estar foliados y ser emitidos
consecutivamente, dejando el original con todas sus copias en caso
de anularse alguno de ellos.

Medidas de control interno para saldos de efectivos
1. En el caso de cajas o fondos fijos el arqueo, es decir, el
recuento de todo el dinero, moneda, papel y
comprobantes de gastos realizados.
2. En el caso de cuentas corrientes bancarias la
conciliación bancaria.

CONTROL INTERNO PARA INGRESOS Y EGRESOS DE EFECTIVO
 Es importante hacer notar que al interior de nuestro sistema de información contable,
todo el control y fiscalización de los movimientos de fondos, se llevar cabo con la
utilización de los COMPROBANTES DE INGRESOS O ENTRADAS y con
COMPROBANTES DE EGRESOS O SALIDAS.
 Las operaciones que dan origen a movimientos de fondos son muy diversas y los
formularios que acompañan a dichos formularios a su vez son muy variados.
 Formulario en caja  Otras secciones  Facturas de venta
Facturas de Compra
Boletas
Comprobante Entrega de Dinero
Comprobante Recibo de Dinero
 Sobre la base de lo anterior, es que se hace imprescindible un control efectivo sobre
los comprobantes de ingreso y egreso, los cuales deberán contener a lo menos:
La fecha
Nombre del cliente o proveedor
Nº de la factura que se cancela
La forma de pago
Numero de cheque, nombre del banco
El monto recibido o entregado
Firma y timbre del funcionario responsable o de la persona designada por el proveedor

FONDO FIJO
 Como medida de mejor administración de las necesidades inmediatas
de dinero que pueden presentarse en las empresas, se crean los
fondos fijos.
 Estos fondos corresponden a montos que se dejan en efectivo en la
empresa bajo la custodia y responsabilidad de un funcionario
pertinente, previamente designado por la administración.
 La cual también fijará el monto y los conceptos por los cuales se
pueden realizar egresos por parte del funcionario respectivo.
 Normalmente estos fondos son designados para cubrir gastos
menores al interior de la organización y están dados por la premura
con la cual se necesitan ejecutar.

USO DE LAS CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS
 La cuenta corriente es un contrato en virtud del cual una
institución financiera (Bancos) se obliga a cumplir las
ordenes de pago dada por la persona, mandante o
librador, hasta la concurrencia de las cantidades de
dinero que este tuviese en dicha cuenta corriente o del
crédito que se hubiese estipulado.
 El Cliente, se obliga con el banco a cumplir las normas
especificadas en dicho contrato en cuanto al manejo de la
cuenta corriente y de los recursos en ella depositadas,
como también la normativa legal que de ella emane.

EL CHEQUE
Es una orden escrita girada por el librador (dueño del
cheque o cuenta corriente) contra el banco librado (aquel
en que éste tiene su cuenta corriente bancaria) para que
éste pague a su presentación el todo o parte de los fondos
que aquél posea.
El cheque es siempre pagadero a la vista; cualquier
mención en contrario se debe tener por no escrita.
El cheque puede ser “a la orden”; “al portador”; o
nominativo.

Cheque a la orden:
En que se ha borrado las palabras “o al portador”, pero sin tachar la
frase “la orden de”.
Debe llevar el nombre de la persona que lo presente en cobro, por lo
que el banco exigirá, previo al pago, la presentación de la cédula de
identidad.
Por medio de endoso, mediante una firma, puede ser transferido a otra
persona.
SERIE AZF 5455227 0 - 000555 - 20 - 2
HUERFANOS 600 SANTIAGO COMERCIAL CATEDRAL S.A. $ 354.000
STGO 08 DE ABRIL DE 2002
PAGUESE A
LA ORDEN DE MUNICIPALIDAD DE SANTIAGO
O AL PORTADOR
LA SUMA DE TRESCIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL ---------------------------------------------------------
PESOS M/L
BANCO AZUL

Cheque al Portador:
En que no se ha borrado las expresiones “o al portador” ni “la orden
de”.
Es transferible sin necesidad de endoso, pudiendo ser cobrado o
depositado en la cuenta corriente bancaria de cualquier persona.

Cheque Nominativo:
 En que se ha borrado, mediante rayas las palabras “o al portador” y
“la orden de”.
 Puede ser cobrado sólo por la persona en cuyo favor se ha girado.
 Puede ser endosado exclusivamente a un banco, en comisión de
cobranza, colocando las palabras “valor en cobro” o “para ser
depositado en mi cuenta corriente”.

Cheque Cruzado:
 En cuyo anverso se han trazado dos líneas transversales.
 Puede ser cobrado sólo a través de su depósito en un banco.
 Tanto los cheques a la orden, nominativos, como los cheques al
portador pueden ser cruzados.

ENDOSO DE DOCUMENTOS
 El endoso se encuentra definido en el artículo 655 del Código de
Comercio, “ El endoso es el escrito puesto al dorso de la letra de
cambio y demás documentos a la orden, por el cual el tenedor
transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la constituye
en prenda “
 De lo anterior se desprende que el endoso puede ser de distintas
clases:
Endoso translaticio de dominio: Sirve para transferir la propiedad o
dominio del crédito representado por el documento
Endoso en comisión de cobranza
Endoso en Garantía: Este endoso faculta a un Acreedor del endosante
para cobrar el documento a su vencimiento y, además, para aplicar el
producto del pago a su deuda, con cargo de restituir el saldo si lo hubiere.

CONCILIACION BANCARIA
El objetivo principal de la conciliación bancaria es el de
identificar los valores que representan diferencias entre el Saldo que
muestra el banco, y lo que aparece anotado o registrado en la
contabilidad de la empresa, en la cuenta de mayor del banco o en el
Libro Auxiliar de banco a una fecha determinada.
Las diferencias más comunes que vamos a encontrar en las
cartolas del banco y el registro contable son:
 Cheques girados y no cobrados, es decir, a la fecha de la conciliación no
han sido presentados para su pago .
 Depósitos realizados por la empresa que no aparecen registrados en el
banco, por diversas causas entre la más común, fechas de corte.
 Gastos cargados en la cuenta corriente que la empresa desconoce.

 En términos sencillos, la conciliación consiste en cuadrar, a una fecha
determinada, la información que entrega el banco con los saldos según
la contabilidad.
Por tanto, la conciliación podemos llevar a cabo por dos métodos :
 Esquemática: Es aquella modalidad en la cual se parte de uno de los dos
saldos, a objeto de cuadrar con el otro saldo en base a las diferencias que se
presenten.
SALDO SEGÚN CARTOLA O BANCO $ ___________
Mas : - Ingresos registrados por empresa, no contabilizados por banco
- Disminuciones registrados por banco, no contabilizados por empresa
Menos : - Disminuciones registrados por Empresa y no contabilizados por banco
- Ingresos registrados por Banco y no contabilizados por Empresa
SALDO SEGUN CONTABILIDAD $ ___________

Columnas :
 Se toman todos los antecedentes que implican un
movimiento normal de operaciones tanto para el banco,
como para la empresa.
EMPRESA BANCO
DETALLE DEBE HABER DEBE HABER
SUMA
DIFERENCIA

SALDO SEGÚN CARTOLA BANCARIA $
(+) CARGOS SOLO EN LIBRO MAYOR
(-) ABONOS SOLO EN LIBRO MAYOR
(+) CARGOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA
(-) ABONOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA
SALDO IGUAL A LIBRO MAYOR CUENTA BANCO $
 Cálculo de la Conciliación Bancaria a partir del Saldo de la Cartola
Bancaria .

SALDO SEGÚN LIBRO MAYOR DE BANCO $
(-) CARGOS SOLO EN LIBRO MAYOR
(+) ABONOS SOLO EN LIBRO MAYOR
(-) CARGOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA
(+) ABONOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA
SALDO IGUAL A CARTOLA BANCARIA $
 Cálculo de la Conciliación Bancaria a partir del Saldo del Libro Mayor
de Banco .

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