Este documento presenta conceptos clave sobre sistemas, planificación estratégica e indicadores. Explica que un sistema es un conjunto de elementos interdependientes cuyo comportamiento no puede dividirse. Describe que la planificación estratégica determina los objetivos y estrategias de una organización y que los indicadores permiten medir el progreso hacia esas metas. Resalta que la planificación estratégica y los indicadores son elementos complementarios para la gestión efectiva de proyectos.

1. Expositor: Edmundo Pimentel

2. PRESENTACIÓN
 Aspectos Conceptuales
 El concepto de Sistema
 Planificación Estratégica
 Planeación y Gestión de
Procesos
 Sistemas de Información
 Mecanismos de Autoevaluación
 Los Indicadores de Control de
Gestión
 Diseño de Indicadores

3. Aspectos Conceptuales
El Concepto de Sistema:
Un Sistema es un conjunto formado por dos o más elementos que
no puede ser dividido en partes independientes y que satisface las
siguientes tres condiciones:
1. El comportamiento de cada elemento tiene efectos sobre el
comportamiento del conjunto
2. Los elementos y sus efectos sobre el conjunto son
interdependientes, es decir, la forma como se comporta cada
elemento y el modo en que influye sobre el conjunto depende del
comportamiento de los otros elementos. Ningún elemento tiene un
efecto independiente sobre el sistema en su totalidad.
3. Si se forman subgrupos de elementos, cada uno tiene un efecto
sobre el comportamiento del conjunto, y ninguno tiene un efecto
independiente sobre el, es decir, no se pueden formar subgrupos
independientes entre ellos.

4. Aspectos Conceptuales
Descomposición de lo que va a
Descomposición de lo que va a
ser explicado
ser explicado
El Pensamiento
El Pensamiento Explicación del comportamiento
Explicación del comportamiento
o propiedades de las partes
o propiedades de las partes
Analítico
Analítico tomadas por separado
tomadas por separado
Combinación de estas
Combinación de estas
explicaciones para obtener la
explicaciones para obtener la
explicación del conjunto
explicación del conjunto

5. Aspectos Conceptuales
Principio de
Principio de Interacción
Interacción
Coordinación
Coordinación entre las
entre las
unidades de
unidades de
un mismo
un mismo
Principio
Principio nivel
nivel
Holístico
Holístico
Principio de
Principio de Interacción entre
Interacción entre
Integración
Integración las unidades de
las unidades de
diferentes
diferentes
niveles
niveles

6. Aspectos Conceptuales
Principio de Coordinación
Principio de Coordinación Principio de Integración
Principio de Integración
Ninguna de las partes de una
Ninguna de las partes de una La planificación que se efectúe en
La planificación que se efectúe en
organización puede planificarse
organización puede planificarse forma independiente en cualquier
forma independiente en cualquier
eficazmente si la planificación se
eficazmente si la planificación se nivel del sistema, no puede ser tan
nivel del sistema, no puede ser tan
efectúa en forma independiente de
efectúa en forma independiente de efectiva como la planificación
efectiva como la planificación
las otras unidades del mismo
las otras unidades del mismo realizada en forma interdepen-
realizada en forma interdepen-
nivel. Todas las unidades de un
nivel. Todas las unidades de un diente de todos los niveles de la
diente de todos los niveles de la
mismo nivel deben planificarse en
mismo nivel deben planificarse en organización. Todos lo niveles
organización. Todos lo niveles
forma
forma interdependiente
interdependiente yy deben ser considerados en la
deben ser considerados en la
simultánea
simultánea planificación óptima.
planificación óptima.

7. Planificación Estratégica e Indicadores
Uno de los aspectos más resaltantes con relación a los indicadores de
seguimiento, es el hecho de que en su aplicación casi siempre van
acompañados por el proceso de “Planificación Estratégica”. Esta parte de la
ciencia de la administración tiene varias definiciones las cuales es
conveniente recordarlas de modo a centrarnos o ubicarnos en el contexto
que la misma colabora en la determinación de los objetivos de algún
proyecto, sea este privado o público. Entre las definiciones que me han
parecido más relevantes puedo citar las siguientes:
Definición 1:
“Es el proceso que se sigue para establecer las metas de una organización
y las estrategias que permitirán alcanzarlas y desde esta perspectiva la
planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el
control y la evaluación de gestión”.

8. Planificación Estratégica e Indicadores
Definición 2:
“Es el proceso administrativo que proporciona sustento metodológico para
poder establecer una mejor dirección a ser seguida por la empresa o un
proyecto, visualizando y optimizando el grado de interacción con el
ambiente, actuando en forma innovadora y diferenciada”.
Definición 3:
“Es un proceso de acumular las fortalezas de la organización y
oportunidades ambientales, al tiempo que se minimiza o se evitan las
debilidades organizacionales y las amenazas de ambiente”.
Resumiendo, se puede decir que la planificación estratégica de forma
similar a la metodología del marco lógico o al cuadro de mando integral,
son elementos complementarios que determinan y gestionan los objetivos
de los proyectos a través de su especificación correcta y posterior diseño
de los indicadores de seguimiento que posibiliten una eficaz interpretación

9. De esta manera cuando se presenta una oportunidad de solucionar una
problemática o aprovechar una ventaja comparativa para tentar un
mejoramiento se establecen por medio de la planificación estratégica
algunos principios muy importantes los cuales deben siempre estar
monitoreados a través de los indicadores verificables. Estos principios son:
Desarrollar los objetivos, planes e indicadores de seguimiento.
Identificar los problemas estratégicos o los llamados “nodos críticos”.
Ayudar a la asignación de los recursos estratégicos.
Coordinar e integrar los distintos objetivos de la empresa o proyecto.
Ayudar a predecir el desempeño futuro.
Identificación de los niveles concretos de responsables del logro de las
metas.
 Contribuir a evaluar a los gerentes del proyecto de niveles medios y bajos
en la jerarquía de objetivos.

10. Planificación Estratégica e Indicadores
 Ampliar el pensamiento estratégico dentro del cual se desenvuelve el
proyecto o programa a ser desarrollado.
 Establecimiento de sistemas de control de gestión internos donde quedan
definidos las responsabilidades en toda la organización por el
cumplimiento de las metas, así como también los procesos de
retroalimentación para las tomas de decisiones, muy importantes en la
gestión de los proyectos.
 La vinculación del presupuesto institucional al cumplimiento de los
objetivos perseguidos.
 Determinación de los incentivos, flexibilidad y autonomía en la gestión de
acuerdo a compromisos de desempeño establecidos (gestión por
resultados).
En resumen la planificación estratégica en el ámbito de los proyectos es un
proceso que antecede al control de gestión, el cual permite hacer el
seguimiento (mediante los indicadores) de los objetivos establecidos para
el logro de los resultados de mayor jerarquía (Fin, Propósito y

11. Planificación Estratégica e Indicadores
En otras palabras la planeación
estratégica, monitoreada en cuanto a
sus objetivos se refiere por los
indicadores verificables, tiene como
ideal básico relacionar y medir todos
los objetivos dentro del ciclo de vida
de los proyectos, mediante la
complementación de los planes
direccionales a corto plazo, planes
más específicos a mediano plazo,
planes específicos a largo plazo y
nuevamente los planes direccionales
a corto plazo; completando de esta
forma el ciclo de vida compuesto por
un Inicio, Crecimiento, Consolidación
y Declinación, respectivamente.

12. Filosofía de Gestión
Sistema de Planificación Estratégica
Ámbito Externo Ámbito Interno
Misión
Directrices
Estrategias
Objetivos Políticas
Corporativos Corporativas
Planes Funcionales
Debilidades Acciones Tácticas Fortalezas
Metas
Planes Operativos
Actividades – Tareas
Recursos Asignados
Ejecución

13. Planificación Estratégica
Definición
Definición
MISIÓN
MISIÓN Situación Deseada
Situación Deseada
Análisis
Análisis
Maximizar oportunidades
Maximizar oportunidades Directrices
Directrices
Estrategias
Recursos
Disminuir amenazas
Disminuir amenazas Generales de
Generales de
Aumentar fortalezas
Aumentar fortalezas
Minimizar debilidades
Minimizar debilidades Transición
Transición
Amenazas
Amenazas
Ámbito Externo
Ámbito Externo Oportunidades
Oportunidades
Situación Actual
Situación Actual ANÁLISIS
ANÁLISIS Fortalezas
Fortalezas
Ámbito Interno
Ámbito Interno Debilidades
Debilidades

14. Planificación Estratégica
NIVELES BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN
NIVEL ESTRATÉGICO
NIVEL ESTRATÉGICO
Direc-
Direc-
trices
trices Infor-
Infor-
mación
mación
Incertidumbre
Variedad de
Información
Disminuye
Disminuye
NIVEL COORDINATIVO
NIVEL COORDINATIVO
Direc-
Direc-
trices
trices Infor-
Infor-
mación
mación
NIVEL OPERATIVO
NIVEL OPERATIVO

15. Planificación Estratégica
Elementos Fases y Procesos que integran el
Sistema
Sistema de Planificación
Filosofía de la Gestión
Mediano y
Estratégica
Largo Plazo
Planes Funcionales
Planes Operativos
Corto
Plazo
Sistema de
Presupuesto Programa
Presupuesto

16. Planificación Estratégica
 Formulación de Planes a mediano y Largo Plazo
 Elaboración de los Planes y Programas Operativos
Expresión real (material)
Presupuestos Expresión económica
Expresión financiera
 Control de Ejecución
 Control operativo
 Control de gestión
 Control de calidad

17. Planificación Estratégica
Condiciones de Incertidumbre
Condiciones de Incertidumbre Condiciones de Certeza
Condiciones de Certeza
Planes
Planes Programas
Programas
 Se detalla hasta el nivel de  Se desglosan las acciones
acciones en actividades y tareas
 Se formulan acciones futu-  Las acciones se desglosan
ras por períodos anuales en programas anuales,
 Las acciones se planifican semes-trales, trimestrales y /
o men-suales
 Se expresan económica y
financieramente en forma  Las actividades y tareas se
agregada programan
 Su expresión económica y
financiera es detallada

19. Planificación
Articula y orienta las acciones de la entidad
para el logro de los objetivos estratégicos
en cumplimiento de la misión institucional
en particular y los fines del estado en
general;
Sistematiza los objetivos, las metas, las
estrategias, los procesos, los programas, los
proyectos, las acciones y las tareas

20. PLANES
(Plan Nacional de Desarrollo / Plan
Indicativo /Plan Operativo Anual / Plan
PLAN DE ACCIÓN
de Compras / Plan Capacitación / e.tc
OBJETIVOS OBJETIVO OBJETIVO
1 2
Estrategia 1 Estrategia 2 Estrategia 1 Estrategia 2
ESTRATEGIAS
Programa 1 Programa 2 Programa 1 Programa 2
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Formas de Ejecución Actividad Actividad Actividad Actividad
Acción Acción Acción Acción
/Tarea /Tarea /Tarea /Tarea
Metas Metas Metas Metas
METAS

21. . . . Hacer (Ejecutar)
Gestión por Procesos
Entiende la entidad como un todo,
conformada por una serie de procesos
que fluyen, se interrelacionan y
producen resultados

22. Gestión por procesos
Es un
elemento • Identificación
Procesos
estratégico y
• Análisis
dinamizador misionales
de un Sis. de • Diseño y de
Monitoreo y apoyo
C. de G. • Documentación

23. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El éxito de un sistema de monitoreo
control de gestión, depende en gran
medida del desarrollo de un buen
sistema de Información que
responda a los principios de
confiabilidad, oportunidad, integridad,
precisión y racionalidad.

24. Propósitos de los
Sistemas de Información
• Proveer de información de eficiencia, eficacia y
calidad en los niveles estratégicos o directivos,
técnicos y operativos, de la entidad u organización.
• Determinar las variables y datos que generan
información coherente, consistente y oportuna.
• Apoyar las funciones de procesamiento de datos
requeridos en el manejo y obtención de
indicadores.
continua

25. Propósitos de los
Sistemas de Información
• Proporcionar a las áreas de apoyo un
acceso sencillo a la información oportuna
y veraz.
• Facilitar y sustentar la generación de los
tableros de control y los semáforos, que
identifiquen las señales de oportunidad,
alarma o problema.

26. Verificar - Estudiar (control)
Este ciclo es el complemento fundamental de la planeación,
consiste en la verificación y seguimiento a la gestión, dándole
dinamismo al proceso planificador, la toma de decisiones y la
retroalimentación de las acciones, para garantizar el logro de
los resultados previstos, a través de la autoevaluación, entre
otras métodos comparando lo planeado y lo ejecutado, así
como, examinando la efectividad de las acciones de
mejoramiento.
Diseñar dentro de los procesos y
procedimientos los mecanismos de
autoevaluación.

27. Visión Holística del Monitoreo

28. Mecanismos de Monitoreo
• Indicadores de gestión
• Indicadores de desempeño
• Herramientas de análisis de datos
• Árboles de gestión
• Hojas de Ruta
• Cronogramas
• Tableros de Control
Permiten verificar el cumplimiento de la gestión en
términos de Eficiencia, Eficacia y Calidad
Además facilitan el Autocontrol ,

29. Componentes de los mecanismos
de verificación y monitoreo
Factores Claves de
Éxito
Factores Estratégicos
Indicadores
Hoja Metodológica
Tableros de Control
Árboles de Gestión

30. Factores Claves de Éxito
Son Aspectos que influyen
directamente en el éxito o fracaso
de la Organización y hacia los
cuales debe orientarse la acción
institucional para garantizar el
cumplimiento de la misión o
cometido estatal de la entidad.

31. Factores Estratégicos
Perspectiva desde la cual se
valoran los resultados ya sean
productos o servicios derivados
del desarrollo de los aspectos
reconocidos como factores
claves de éxito.

32. Factores Estratégicos
Eficacia Eficiencia Calidad

33. Factor Estratégico de Eficacia
LA EFICACIA: Es la capacidad de producir
resultados, que guarden relación con los
objetivos y metas de la organización.
(Grado en que los outputs actuales se
corresponden con los deseados)
Objetivo del Factor:
Verificar el cumplimiento y/o desviación de
las metas, planes y programas
preestablecidos en el ámbito Institucional

34. Factor Estratégico de Eficiencia
LA EFICIENCIA: Es la maximización del
provecho obtenido de los insumos
empleados para generar productos o
servicios. (Maximizar el cociente entre los
outputs y los imputs actuales)
Objetivo del Factor:
Busca medir la productividad de los
procesos en relación al recurso utilizado
frente al servicio prestado

35. Factor Estratégico de Calidad
LA CALIDAD: Es entendida como una
filosofía de trabajo que consiste en
satisfacer las necesidades y expectativas de
los usuarios.
Objetivo del Factor:
Busca medir el nivel de satisfacción del usario, que
aspira a recibir un bien o servicio en condiciones
favorables de costo y oportunidad

36. Factores Estratégicos
Los Factores Estratégicos deben ser
monitoreados a través de
mecanismos de verificación y
evaluación, que permitan advertir
oportunamente cualquier desviación y
que faciliten la toma de decisiones.

37. Mecanismos de Autoevaluación
INDICADORES
El indicador es un signo, señal o valor
concreto que permite, entre otras cosas,
establecer diferencias, comportamientos y
tendencias, su medición puede ser
cuantitativa o cualitativa y en un período
determinado de tiempo.

38. Principios Básicos de los Indicadores
El monitoreo pretende determinar cual magnitud fue eficiente y eficaz para un
organismo ejecutor al implementar determinada intervención buscando cambiar
una situación problemática inicial. Sobre la base de lo antes expuesto se puede
afirmar que los indicadores deben estar formados por varios elementos muy
importantes:
oLa calidad y la utilidad del indicador, estarán determinadas por la claridad y
relevancia de la meta que tiene asociada.
oEl requisito fundamental para cualquier indicador es básicamente el
establecimiento de los objetivos, metas, parámetros y puntos de referencia, es
decir “lo que se va a medir”.
oEl resultado de medir un indicador establece un valor de comparación, el cual
está relacionado a alguna meta establecida y asociada. Esta meta asociada
para la comparación puede ser una meta nueva establecida o las cifras o
características que se tomen de la “línea de base”.
oEl indicador deberá medir solamente los aspectos claves, para lo cual es
importantísimo establecer con claridad cuál es el “outcomes” o propósito del
proyecto, así como también los objetivos más relevantes perseguidos por cada
institución ejecutora.

39. CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR
• Participativo: debe ser diseñado mediante consenso de
los propios responsables de los procesos
• Simplicidad: Es indispensable que el indicador sea
específico de fácil comprensión y elaboración
•Válido: el indicador debe expresar efectivamente lo que
se quiere medir.
•Normalizados: Su valor absoluto debe oscilar entre 0 y
1, donde 1 representa la mejor situación.
• Disponibilidad de la Información: La información
requerida para su elaboración debe ser de fácil acceso
• Temporalidad: Debe estar relacionado con un periodo
de tiempo previamente definido. continúa

40. CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR
• Objetivos: cuando se habla de un indicador objetivo, se está
haciendo referencia al indicador expresado en cantidad, calidad y
tiempo. A estos también se los conoce como indicadores CCT.
Estas cualidades que deben tener todo indicador son
fundamentales para poder medir los distintos objetivos del informe
narrativo.
• Prácticos: esto hace referencia a que los indicadores, como tienen
que necesariamente ser utilizados para establecer comparaciones
con distintos parámetros, tienen que ser fáciles de aplicar y de bajo
costo.
• Verificables: significa que todo indicador debe poder ser
corroborado o comprobado a través de un análisis racional, es
decir por una metodología científica cualquiera sea la ciencia.
Detrás de todo indicador sea este cuantitativo o cualitativo, existe
un análisis o un estudio, cuyo resultado es precisamente el
indicador utilizado.

41. CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR
• Cuantificable: El resultado de la aplicación del
indicador puede ser convertido en cifras, números .
• Comparable: Debe permitir comparaciones y el análisis
de tendencias, es decir, que su estructura debe
mantenerse a través del tiempo.
• Confiable: Debe medir una cualidad y las variables
utilizadas en su cálculo deben ser reales, concretas,
propias y verificables, que sustenten su resultado.
• No estacionalidad: La frecuencia debe ser establecida
para períodos con presencia del atributo que se quiere
medir
• Relevancia: El contenido del indicador debe
discriminar e identificar alertas para la toma de
decisiones.

42. CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR
o Independientes: se entiende por independencia de
indicadores, al hecho por el cual se utilizan según su
propósito para cada jerarquía de objetivos; es decir
para el FIN indicadores de fin, para el propósito
indicadores de propósito, para los componentes del
proyecto indicadores de componentes. Lo que se tiene
que evitar es la utilización de indicadores mezclando
los distintos niveles de objetivos y los indicadores
correspondientes a cada nivel.
Es muy importante que todos los indicadores utilizados
tengan estas características, debido a que facilitan
enormemente la medición y control de cada objetivo; de
otra forma sería imposible calibrarlo.

43. Pasos para la Construcción de Indicadores de
Monitoreo y Seguimiento
En realidad no existe un procedimiento tipo o una metodología
estándar, para la elaboración de indicadores, sin embargo todos los
entes del financiamiento al desarrollo aconsejan tener siempre en
cuanta determinados ítems o pasos a seguir, de manera a crear
estos indicadores con la coherencia necesaria.
Todo indicador de desempeño debe no solamente construirse
conforme a determinados pasos, sino que los mismos deben también
estar establecidos o construidos en base a la estructura estratégica
de la institución dentro de la cual se lo va aplicar, es decir debe
siempre tener en cuenta todo un sistema de control de gestión e
información para la gestión, que le permita hacer el seguimiento de
las metas y el cumplimiento de todos los objetivos diseñados o
establecidos por la institución. Entre otras cosas se deben tener
perfectamente en cuenta aspectos relevantes como por ejemplo:

44. Pasos para la Construcción de Indicadores de
Monitoreo y Seguimiento
 Identificar afinadamente la misión (productos, usuarios, clientes), los
objetivos estratégicos (largo plazo).
 Establecer las medidas de desempeño claves como los resultados
intermedios, eficacia final, eficiencia de los procesos, etc.
 Establecimiento de las responsabilidades, es decir indicadores en cada
nivel de la organización que identifiquen las áreas responsables por los
resultados logrados.
 Establecer referentes comparativos, hace referencia al hecho de tener en
cuenta sobre cuales aspectos comparamos los indicadores para saber si
nos acercamos o alejamos del objetivo.
 Construir fórmulas, todas las variables de medición utilizadas en los
indicadores deben necesariamente estar verificadas racionalmente.
 Recolectar datos e informaciones; se deben tener en cuenta todos los
datos actuales o históricos que nos permitan construir los indicadores.
 Se deben comunicar e informar acerca de los resultados a la organización,
usuarios, ministerio, oficinas de presupuesto, al Congreso, u otra
institución interviniente.

45. Pasos para la Construcción de Indicadores de
Monitoreo y Seguimiento
 Fácil interpretación de los resultados obtenidos para llegar a una
conclusión de cómo se produjeron.
Por último se deben validar los indicadores, es decir se deben
aplicar criterios técnicos y requisitos varios de modo a comprobar
que los indicadores construidos miden efectivamente la gestión y
los resultados. Entre algunos criterios técnicos se pueden citar a
los siguientes:
 Pertinencia
 Homogeneidad
 Costo
 Oportunidad
 No- redundancia
 Focalizado en áreas controlables
 Participación

46. Formulación del Indicador
Presentación de los indicadores
 En forma de índice o razón
 En forma de proporciones
En forma de porcentaje
 En forma gráfica

47. Formulación del Indicador
Selección del Denominador
 Cuando se comparan dos años para analizar la variación.
El denominador será el año anterior
Ej. Vr año 2002
Vr año 2001
Ejemplo. La meta era recaudar $10 millones en Impuestos
durante un mes y se recaudaron $13.5 millones en el mismo
período.
EJ Valor recaudado........ .13.5 millones.....
Valor esperado recaudar 10 milones

48. EJEMPLO INDICADOR DE EFICIENCIA
Indicadores que miden el factor estratégico de
Eficiencia
Costos de funcionamiento
Usuarios atendidos por clase de servicio
Establece el costo promedio de funcionamiento por
cada uno de los usuarios o beneficiarios del servicio
prestado.

49. EJEMPLO INDICADOR DE EFICACIA
Indicadores que miden el factor estratégico de
eficacia.
Nº de Objetivos Alcanzados
Nº de Objetivos Programados
Muestra el grado de cumplimiento con respecto al
tiempo previsto para el desarrollo de un proyecto,
proceso actividad o meta

50. EJEMPLO INDICADOR DE CALIDAD
indicador que mide el factor estratégico de calidad
de la gestión.
Devoluciones o reclamos presentados
Productos y/o servicios suministrados
Número Interrupciones del Servicio en el mes
Número de quejas por mes

51. HOJA METODOLÓGICA
Es un instrumento que a través
de un proceso de identificación,
facilita llegar en forma objetiva y
consciente a definir y escoger el
indicador que permita la
evaluación de la gestión.

52. HOJA METODOLOGICA
1. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Código:
2.NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O GRUPO: Misional: Apoyo:
3. QUE SE VA A Objetivo:
EVALUAR Estrategia:
4.FORMASDE
Proyecto: Actividad: Acción / Tarea Otro:
EJECUCIÓN
Nombre de la Forma de Ejecución:
5.META ESTABLECIDA:
6. FINALIDAD DEL INDICADOR:
Eficiencia Eficacia Nivel de Calidad
7.TIPO:
8 QUE VARIABLES INTERVIENEN PARA
9 FUENTE:
DESARROLLAR EL INDICADOR:
12. FRECUENCIA DE
10. UNIDAD DE MEDIDA: 11. FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR:
MEDICIÓN:

53. . . . HOJA METODOLOGICA
13. CATEGORIZACIÓN DEL RESULTADO (MARCO
14. NOMBRE DEL INDICADOR:
DE REFERENCIA)
Excelente Regular Deficiente 15. FECHA DE 16. FECHA DE
≥ 80 ≤ 100 ≥ 60 < 80 < 60 ELABORACIÓN REVISIÓN O AJUSTE
17. OBSERVACIONES:
18. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN (Cargo y Nombre):

54. Herramientas de Representación
de Información
Tableros
de Control
Herramientas de
Análisis de datos
Árboles de
Gestión

55. Tableros de Control
Son herramientas de tipo gerencial que permiten medir y
evaluar no solo los resultados de la gestión en un momento
dado, sino también proyectar tendencias y anticiparse a
eventos indeseables, mediante la toma de decisiones y
la adopción de correctivos que faciliten el mejoramiento
de la gestión institucional.
Programado / Ejecutado

56. Tableros de Control

57. Herramientas de Análisis de
datos
Permiten observar el comportamiento
de los procesos o situaciones, para
una adecuada toma de decisiones

58. Herramientas de Análisis de datos
HERRAMIENTA FORMA QUE ES PARA QUE SIRVE
Local Tiempo Para posibilitar una mejor
Diferentes maneras de
1. ESTRATIFICACIÓN evaluación de la situación.
agrupar los mismos datos.
identificando el problema principal
Síntoma
Para facilitar la recolección de datos
Planilla para la recolección
concernientes a un determinado
2. HOJA DE de datos.
problema.
VERIFICACIÓN
3.GRAFICO DE PARETO Diagrama de barras que
Para jerarquizar el ataque a
ordenan las ocurrencias de
los problemas.
mayor a menor.
a b c d e f

59. Herramientas de Análisis de datos
HERRAMIENTA FORMA QUE ES PARA QUE SIRVE
Diagrama que expresa de
Para facilitar la recolección de datos
modo simple y fácil la serie de
4. DIAGRAMA DE concernientes a un determinado
causas de un efecto
CAUSA Y EFECTO problema
(problema)
5. DIAGRAMA DE Grafico cartesiano que Para investigar, la forma sinérgica, las
CORRELACION representa la relación entre causas de un problema.
.
dos variables.
.
.
. . ..
. .
.. . .
. .
.
Para verificar el comportamiento de un
Diagrama de barras que
proceso en relación a la especificación
6. HISTOGRAMA representa la distribución de la
frecuencia de una población.
LIE LSE
Grafico con limites de control Para identificar la aparición de causas
7. CARTA DE que permiten el monitoreo de especiales en los procesos.
CONTROL los procesos
(Y GRAFICOS)

60. Árboles de Gestión
Representación gráfica jerarquizada de
los procesos o Actividades de una
organización, los cuales mediante una
Relación causa – efecto, permiten obtener
a nivel agregado los resultados de la
gestión de la organización o de la
respectiva dependencia.

61. | ARBOL DE GESTION POR FACTORES ESTRATEGICOS
PUNTAJ PERIODO
INDICE EVALUADO
DE E
GESTION NIVEL DE
%
SATISFACCION
1000
PUNTOS
% PUNTOS
% PUNTOS PUNTOS %
EFICACIA NIVEL DE CALIDAD
EFICIENCIA
AREA
% % % % % %
% % %
DPAP AREA AREA AREA AREA AREA
AREA AREA AREA DDA
DPCI DDA DPAP DPCI
DPAP DPCI DDA
% % %
% % %
PROCESO
CAPACITA PROCESO %
PROCES %
CAPACITA PROCESO
CIÓN PROCESO PROCESO DIFUSIÓN
ASESORAR DIFUSIÓN
O R
ASESORAR DIFUSIÓN ASESORAR
% .
subproc. % subproc.
% PROCESO
% %
subproc. PROCESO
CONTABILIDAD
% subproc. %
%
subproc. %
% subproc. PROCESO
subproc. % subproc %
CAPACITA
% R
PROCESO
PROCESO %
% subproc.
%
subproc. %
% subproc.
subproc. %
subproc. %
% subproc.
subproc. %
subproc.
% subproc.
. %
subproc.
subproc.

62. P E R IO D O A N A L IZ A D O
A R B O L D E G E S T IO N P O R A R E A S
C A L IF IC A C IO N
I N D I C E D E G E S T IO N P U N T A JE % N IV E L S A T IS F A C C IO N
% P U N TO S P U N T AJ E % P U N TO S P U NT AJ E % P U N TO S P U N T AJ E
FAC T O R ES
E S T R A T E G IC O S A R E A T E C N IC A A R E A A D M I N I S T R A T IV A A R E A F IN A N C IE R A
% P TO S PU N T % P TO S PU N T
% P TO S PU N T % P TO S PU N T % P TO S PU N T % P TO S PU N T % P TO S PU N T % P TO S PU N T
P R O C ES O P R O C ES O 2 P R O C ES O P R O C ES O V E N P R O C ES O G E- P R O C ES O P R O C ES O P R O C ES O
A L M A C E N T A D E B IE N E S N E R A C IO N T E S O R E R IA P R ES U PU E ST O C O N T A B IL ID A D
Y S E R V IC IO S R E CU R SO S
% P UN TA J E FA C TO R % P UN TA J E FA C TO R % P UN TA J E F A C TO R % P UN TA J E FA C TO R % P UN TA J E FA C TO R % P UN TA J E FA C TO R % P UN TA J E FA C TO R % P UN TA J E
FA C TO R F A C TO R % P UN TA J E
E F I C A C IA E F I C A C IA E F I C A C IA E F I C A C IA E F I C A C IA E F I C A C IA E F I C A C IA
E F I C A C IA
E F I C A C IA
% %
%
%
%
%
% %
FA C TO R % P UN TA J E F A C TO R % P UN TA J E FA C TO R % P UN TA J E FA C TO R % P UN TA J E FA C TO R % P UN TA J E
FA C TO R % P UN TA J E F A C TO R % P U NT A J .
FA C T O R % P UN TA J E E F IC IE N . E F I C I E N C IA
FA C TO R % P UN TA J E E F IC IE N . E F IC IE N . E F IC IE N C .
E F IC IE N E F IC IE N C .
E F IC IE N C .
%
% %
%
%
%
%
P U NT A J E F A C TO R % P UN TA J E FA C TO R % P UN TA J E
FA C TO R % P UN TA J E F A C TO R % P UN T A J E FA C TO R % F A C TO R % P UN TA J E F A C TO R % P UN TA J E FA C TO R % P UN TA J E
N IV E L D E N IV E L D E N IV E L D E N IV E L D E
N IV E L D E N IV E L D E N IV E L D E N IV E L D E
C A L ID A D C A L ID A D C A L ID A D C A L ID A D
C A L ID A D C A L ID A D C A L ID A D C A L ID A D
%
%
%
%

63. Actuar
(Retroalimentación)
Las propuestas de reorientación que se
deben emprender para mejorar los
procesos e ir avanzando en un
mejoramiento continuo
Planes de Mejoramiento

64. Planes de Mejoramiento
CONTENIDO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
1. Fecha de Ejecución
2. Objetivo General
3. Objetivos Específicos
4. Oportunidad de mejoramiento según resultado del
indicador
5. Estrategias
6. Actividades
7. Acciones
8. Conformación de las líneas base
9. Metas
10. Fecha de ejecución Inicial y Final
11. Indicador de Cumplimiento
12. Responsable
13. Observaciones

65. FASE 3: Implantación y Puesta en Marcha
Procesos o
Mejoras a
Incorporar
SESIONES DE REDISEÑO O
IMPLANTACION REINGENIERIA
CON EL PERSONAL DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO CICLO
DE
IMPLANTACIÓN
Y MEJORA
SOSTENIDA
FORMACION DE
FACILITADORES VALIDACION
INTERNOS PARA Y AJUSTE
EL CAMBIO
TALLER DE
SENSIBILIZACION
CON LA ALTA
GERENCIA

66. Diseño de un Sistema de Evaluación
y Control de Gestión
FASES
 ANALISIS PRELIMINAR
 FORMULACION DEL DISEÑO
 IMPLANTACION Y PUESTA EN
MARCHA
 DOCUMENTACION

67. FASE 1: ANALISIS PRELIMINAR
Amenazas
1. Análisis Externo
Oportunidades
Debilidades
2. Análisis Interno
Fortalezas

68. FASE 2: ANALISIS ESTRATÉGICO
1. Establecimiento de los objetivos jerarquizados
1. Establecimiento de los objetivos jerarquizados
de corto y largo plazo sobre la base del
de corto y largo plazo sobre la base del
análisis preliminar
análisis preliminar
2. Formulación de planes programas y
2. Formulación de planes programas y
presupuestos relativos a los objetivos
presupuestos relativos a los objetivos
planteados
planteados
3.
3. Conformación de la estructura organizativa,
Conformación de la estructura organizativa,
con las formas concretas de ejecución y control
con las formas concretas de ejecución y control
de tareas, así como la asignación de
de tareas, así como la asignación de
atribuciones y responsabilidades.
atribuciones y responsabilidades.

69. FASE 3: Formulación del Diseño
1. Definición factores críticos del éxito
2. Desagregación del índice de Gestión
en los Factores Estratégicos
3. Ponderación por Áreas
4. Selección del Indicador
5. Categorización de Resultados
6. Conformación del árbol de gestión

70. ... Diseño del Sistema
Índice de Gestión Institucional
% EFICACIA
IGI 1.000 % EFICIENCIA
% CALIDAD

71. ... Diseño del Sistema
Índice de Gestión Institucional
Criterios Para la Planificación
Criterios Para la Planificación
Estratégica
Estratégica
Hofer y Schendel afirman que en general el éxito y la
supervivencia de las organizaciones depende mucho más
de las mejoras en su eficacia (como se relacionan con su
entorno) que de las mejoras en la eficiencia.
Peter Drucker sugiere que es más importante hacer las
cosas adecuadas (mejorar la eficacia) que hacer las cosas
bien (mejorar la eficiencia). Una organización que haga
mal las cosas adecuadas (eficaz pero no eficiente) puede
superar a organizaciones que estén haciendo bien las
cosas equivocadas (eficientes pero no eficaces)

72. ... Diseño del Sistema
Desagregación del IGI
Factor Estratégico Ponderación (%) Puntaje Máximo
EFICIENCIA 353
35.3
EFICACIA 42.8 428
CALIDAD 21.9 219
TOTAL 100,0 1.000

73. Ponderación por Áreas
PONDERA-
PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR PUNTAJE AL
CIÓN AL
ÁREAS INTERIOR DEL
INTERIOR DEL
INDICE
FACTOR (%)
EFICIENCIA EFICACIA CALIDAD
Áreas Misionales o Básicas:
Dirección de políticas de
administración pública, 16.7 68 60 39 167
DPAP.
Dirección de políticas de
control interno estatal
15.8 64 58 36 158
Y nacionalización de
trámites, DPCI.
Dirección de desarrollo
14.3 55 53 35 143
administrativo. DDA.
Dirección de desarrollo
13.7 53 51 33 137
organizacional. DDO.
Áreas de Apoyo o Logísticas:
Oficina asesora jurídica,
12.0 52 46 22 120
OAJ.
Oficina asesora de
11.5 50 44 21 115
planeación, OAP.
Oficina de control
8.2 44 21 17 82
interno, OACI.
Oficina de sistemas de
7.8 42 20 16 78
información, OSI.
TOTAL 100 428 353 219 1.000

74. ... Diseño del Sistema
Selección del Indicador
Indicador 1
Indicador 2
Áreas o Factores Categorización de
Estratégicos Indicador 3 resultados
Procesos .
.
.
Indicador n

75. AUTONOMÍA CAPACIDAD
ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA
FACTIBILIDAD DE
ABSORCIÓN
CALIDAD FORTALEZA
ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA
COMPLETITUD
Combinación de Índices
ADMINISTRATIVA
EFICACIA EFICIENCIA DEL
ORGANIZACIONAL GASTO
Rehabilitación Planta
Física
Eficiencia del PRODUCTIVIDAD
Establecimiento
Reemplazo de
Equipos Básicos
Redefinición de Capacidad de
Políticas Autonomía
CALIDAD Y EFICIENCIA

76. ... Diseño del Sistema
Categorización de Resultados
Deficiente < 60 %
Nivel de satisfacción
Excelente =100 %
Puntaje Obtenido (%) Nivel de Satisfacción
De 80 a 100 EXCELENTE
≥ 60 < 80 REGULAR
< 60 DEFICIENTE

77. CUADRO PONDERACIONES POR ÁREA
PESO AL PUNTAJE AL INTERIOR DEL PUNTAJE AL
INTERIOR FACTOR INTERIOR
ÁREAS DEL FACTOR EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD DEL
(%) INDICE
Áreas Misionales o Básicas
ÁREA UNO
ÁREA DOS
ÁREA TRES
Áreas de Apoyo o logísticas
ADMITIVA
FINANCIERA
SISTEMAS
JURIDICA
C. INTERNO
TOTAL

78. PERIODO
INDICE PUNTAJE
DE
GESTIÓN 1.000 % NIVEL
25 % 250 PUNTOS 50 % 500 PUNTOS 25 % 250 PUNTOS
EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD
225 125 150
ÁREA ÁREA ÁREA ÁREA ÁREA ÁREA ÁREA ÁREA ÁREA
% % % % % % % % %
PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO
SUBPROC %
%
PROCESO
PROCESO
SUBPROC
%
SUBPROC PROCESO

79. 1. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Código:
2.NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O GRUPO: Misional: Apoyo:
3. QUE SE VA A Objetivo:
EVALUAR Estrategia:
4.FORMASDE
Proyecto: Actividad: Acción / Tarea Otro:
EJECUCIÓN
Nombre de la Forma de Ejecución:
5.META ESTABLECIDA:
6. FINALIDAD DEL INDICADOR:
Eficiencia Eficacia Nivel de Calidad
7.TIPO:
8 QUE VARIABLES INTERVIENEN PARA
9 FUENTE:
DESARROLLAR EL INDICADOR:
12. FRECUENCIA DE
10. UNIDAD DE MEDIDA: 11. FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR:
MEDICIÓN:

80. 13. CATEGORIZACIÓN DEL RESULTADO (MARCO
14. NOMBRE DEL INDICADOR:
DE REFERENCIA)
Excelente Regular Deficiente 15. FECHA DE 16. FECHA DE
≥ 80 ≤ 100 ≥ 60 < 80 < 60 ELABORACIÓN REVISIÓN O AJUSTE
17. OBSERVACIONES:
18. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN (Cargo y Nombre):

81. FASE 4: Implantación y Puesta en Marcha
1. Articulación de los elementos
2. Prueba piloto
3. Detectar debilidades
4. Realizar ajustes

82. FASE 5: Documentación
Contenido del manuales
 Portada
 Alcance y campo de aplicación
 Tabla de contenido
 Revisión
 Aprobación
 Difusión
 Formalización
 Actualización

83. FASE 6: Evaluación
1. Medición, registro y control de los resultados reales
1. Medición, registro y control de los resultados reales
obtenidos
obtenidos
2. Cálculo de las desviaciones mediante comparación
2. Cálculo de las desviaciones mediante comparación
entre los valores de los objetivos y los valores reales
entre los valores de los objetivos y los valores reales
3. Explicación de los orígenes y causas de las
3. Explicación de los orígenes y causas de las
desviaciones, que den lugar a su correcta
desviaciones, que den lugar a su correcta
interpretación, a la adscripción de responsabilidades
interpretación, a la adscripción de responsabilidades
de ser necesario o a la revisión de los objetivos
de ser necesario o a la revisión de los objetivos
4.
4. Toma de las decisiones correctoras y estimulo a la
Toma de las decisiones correctoras y estimulo a la
organización para alcanzar los resultados deseados
organización para alcanzar los resultados deseados
5. Seguimiento
5. Seguimiento de de lala implantación
implantación yy posterior
posterior
valoración de las decisiones adoptadas.
valoración de las decisiones adoptadas.

84. Gracias por su atención