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LA EMPRESA INTELIGENTE

Estos tiempos requieren que las organizaciones
vayan más allá que el simple hecho de eliminar
gastos operacionales. Es el tiempo de crear
Empresas Inteligentes.

Esteban Rivera
11/18/2013
11/18/2013

LA EMPRESA INTELIGENTE
INTRODUCCION
Los constantes cambios y la economía global del siglo 21 hacen necesario la innovación y la
agilidad empresarial en el mundo de los negocios. La supervivencia y el crecimiento de las
organizaciones comerciales, está relacionado a
cuán rápido puedan responder a los cambios que
Las prácticas tradicionales de hacer
impone el mercado y la competencia.
negocios han cambiado. Los negocios
de hoy en día trabajan diferente a los
Es por esto que las empresas deben crear
del pasado. . La dinámica de hoy es de
estructuras y procesos que les permitan conocer;
constantes cambios en una economía
que sucede tanto interna como externamente y
global lo cual hace imperativo hacer
los mecanismos que le permitan utilizar ese
negocios con agilidad e innovación
conocimiento para reaccionar de manera rápida
y estructurada.
Aún cuando puede extraerse eficiencia coordinando las actividades de las distintas áreas de la
empresa esto en sí mismo no garantiza el reaccionar de una manera rápida a eventos no
programados. La agilidad no puede describirse con iniciativas o estrategias que no van más allá
de una visión del negocio. La agilidad requiere de planificación, procesos y estructuras que
permitan coordinar actividades dentro de la empresa, que a su vez incluyan a las empresas con las
cuales se intercambia o se hacen negocios; sean productos o servicios.

La convergencia entre el recurso humano sea gerencia o de piso y la
tecnología, es crucial para establecer las estrategias requeridas.
Los siguientes tres requerimientos son claves para lograr la agilidad en las empresas:
1. Facilitar la participación de grupos heterogéneos de los niveles de mando y de piso en los
distintos procesos para así facilitar el flujo de ideas.
2. Incluir la tecnología para la captura, proceso, análisis e interpretación de la información
que se asocia con los procesos de negocios.
3. Utilizando los dos puntos anteriores generar las alternativas y las decisiones con acciones
concretas e informadas.
Los negocios de hoy deben reemplazar el mando y el control jerárquico tradicional con
mecanismos que promuevan la participación de los individuos, grupos y unidades dentro del
negocio. Permitiendo actuar con el conocimiento adquirido; en las decisiones, creando así
coherencia en los procesos.

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CONVERGENCIA
Desde que la gerencia formal ha estado en existencia los procesos de negocios han sido objetos de
cambios para atemperarlos a las nuevas maneras de hacer
negocios. Aún cuando esto ha ocurrido por décadas la
interrelación entre los procesos de negocios y la tecnología en
muchas empresas no tienen convergencia.
Si la tecnología y los procesos de negocios no convergen las
empresas no pueden reaccionar rápidamente a los cambios
del mercado al no existir la agilidad necesaria. Para lograr la
agilidad necesitada es importante que:

1. Los requerimientos de nuestros clientes sean entendidos e interpretados de manera
efectiva. Las especificaciones de los mismos deben trasladarse y distribuirse a los puntos
de intervención en nuestros procesos de negocios de manera electrónica.


Cuando el cliente no está satisfecho con una mercancía y pretende devolverla.
¿El cliente debe esperar en el “counter” de servicio varios minutos por un
gerencial que autorice la devolución, ya que está ocupado en otros menesteres?
Este escenario lleva a ese cliente a no querer realizar negocios con nosotros,
porque no llenamos sus expectativas de servicio y no le prestamos importancia al
tiempo del cliente.

2. Los procesos de negocios internos deben converger de manera efectiva con la tecnología.
Debe negociarse y establecer como política los resultados esperados en las áreas que
convergen. La gerencia debe asegurarse que los procesos incluyan el agregar, analizar y
apoyar el entendimiento de la información que es generada en distintas áreas de la
empresa de una manera filtrada, estructurada y de fácil manejo para la toma rápida de
decisiones. Así los clientes estarán satisfechos con el servicio y regresarán a realizar
negocios con la empresa.
La gerencia debe establecer acuerdos de servicio entre las aéreas que convergen.
Permitiendo actuar con el conocimiento adquirido; en las decisiones, creando así coherencia en
los procesos. La convergencia está sustentada en la administración multidisciplinaria de la
empresa y la cohesión que exista en las personas que la componen

“La búsqueda del éxito en una organización comienza con el
manejo adecuado de la convergencia entre la empresa y la
tecnología”

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Las empresas deben promover la respuesta rápida a los cambios en su entorno de negocios. De
igual manera las empresas deben enfatizar en la innovación y las mejoras continuas a sus
procesos de negocios para mantenerse a la vanguardia.
Las empresas logran este propósito cuando apoyan el que converjan
diferentes áreas y grupos de personas utilizando cuatro (4) ciclos
convergentes.
El primero de los ciclos es la Planificación la cual permite que el grupo
se informe, analice y con la retroalimentación de los distintos
componentes, surgirá la Decisión estratégica que permitirá la
innovación y la efectividad. Ambos ciclos llevaran a una Respuesta
Tecnológica capaz de aumentar la eficiencia en los procesos de
negocios. Logrando con la Entrega una nueva manera de hacer
negocios adaptada a los cambios cíclicos a los que se enfrenta todo
negocio.

Las empresas
deben
enfatizar en
la innovación
y las mejoras
continuas a
sus procesos
de negocios.

Ahora bien cuáles son las características de los integrantes de los grupos que manejaran los ciclos
antes expuestos. Son ellos:
 Los Pensadores Analíticos- Estos ayudaran al grupo a desarrollar ideas a compartirlas y
buscar soluciones efectivas a los retos que se encuentren. Característica de las personas
tecnológicas.
 Los Diplomáticos- Se aseguran que la comunicación sea con tacto sin ofender ni herir
sensibilidades. Característica de los más experimentados en la empresa.
 El Buen Comunicador- La comunicación efectiva asegura la sincronización de la
información entre todo el grupo. Característica de las personas de mercadeo y ventas.
 El Buen Oyente- Talento que no solamente asegura la comprensión sino que a su vez
establece buenas relaciones en el grupo. Característica de los empleados y supervisores
de línea.
De primera intención no es fácil reconocer y lograr implantar este tipo de grupo. Las
características antes expuestas ayudaran en la identificación de las personas. Estas personas están
en todas las empresas, si nos esforzamos los encontraremos. Están ahí, analicemos y a su vez
pareemos las características con las personas indicadas.
Los pensadores analíticos, los diplomáticos, los buenos conversadores y los buenos oyentes al
converger como equipo de trabajo y con los recursos necesarios lograran lo que se ha
denominado como la Cultura Ágil.

La Empresa Inteligente está sustentada en la administración multidisciplinaria de
la empresa y la cohesión que exista en las personas que la componen.

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CULTURA AGIL
El establecer la Cultura Ágil en la empresa repercute en mejores ideas y decisiones porque al
existir mayor participación de las personas la información es más fiel y exacta. Esto
produce resultados de calidad ya que el apoderamiento generado en la cultura desarrolla el
compromiso de las personas para con la empresa.

La Agilidad en los Negocios
empieza reconociendo que el
activo más importante y de
más valor en una empresa es
el recurso humano.

Al estar todos involucrados en los procesos, la
implantación de las ideas ocurre de manera más
fácil porque la Cultura Ágil desarrolla en sí misma
la comunicación y aumenta el entendimiento de
las fortalezas y debilidades de los demás.

Las fortalezas de uno son las debilidades del otro.
Por consiguiente al existir el intercambio de las
ideas y de la información, se aumenta el
aprendizaje de todos en el grupo. Con esto se provee un sentido de seguridad en el personal
que compone el grupo, o los grupos, ya que sienten que se les toma en consideración y se les
reconoce su aportación.
Podemos concluir que en La Colaboración las personas aprenden a trabajar juntas hacia un bien
común y donde las soluciones surgen de manera estructurada y ordenada. En La Interacción se
utiliza la manera más efectiva de comunicación: Cara a Cara. Esto hace que los proyectos sean
manejados con la motivación grupal que el trabajo en equipo genera. A su vez El
Compromiso llevara al equipo en la búsqueda de la eficiencia, se adaptaran a los cambios
inesperados y crearan la confianza de que harán un buen trabajo. Esto llevara al equipo a una
continua búsqueda de la excelencia lo que es una Competencia o Habilidad que promueve la
sustentabilidad y el crecimiento continuo de la empresa.
Las empresas que establecen la Cultura Ágil se convierten en agiles, flexibles, transparentes y
responden a los cambios de los mercados de manera rápida y eficiente.
La cultura ágil depende de tres (3) grupos importantes, relacionados entre sí y con conocimiento
de sus funciones. Estos son:
 El equipo con el conocimiento de los procesos existentes
y dispuestos a mejorar los mismos.
 El segundo grupo son los gerentes intermedios que en
lugar de dirigir con actitud férrea utilizan herramientas de
ayuda o “coaching” para dirigir al equipo.
 Y luego los ejecutivos, sean presidentes u ejecutivos
principales, que reconocen y endosan los principios de la
Cultura Ágil dentro de la empresa.

La
cultura
ágil
nos
enseña como entregar
productos de valor a los
clientes
sean
estos
internos o externos y
desarrolla los talentos que
muchas
veces
pasan

desapercibidos.

Estos grupos fundan los procesos y las estructuras que facilitan la solidez y rapidez para entregar
resultados coordinados que son capaces de mejorar la competitividad en el mundo.

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LA TECNOLOGIA
Hoy en día, la tecnología está presente en cada aspecto de nuestras vidas. Celulares inteligentes,
redes sociales, dinero al instante, correo electrónico, llamadas virtuales de audio y video. La
tecnología avanza en sí misma, cada día se innova en algún aspecto de ella.
Si analizamos como y que la hace avanzar tan rápido llegaremos a la
conclusión de que somos nosotros mismos. Las ideas, el
apoderamiento, el entendimiento y el querer resultados de calidad;
partes esenciales de la Cultura Ágil, son los responsables de los
avances tecnológicos.

Por más avanzada y
eficiente que sea la
tecnología sin el ser
humano ningún
proyecto se hará
realidad

El entendimiento de las necesidades de los clientes y el
apoderamiento de la tecnología ha promovido las ideas innovadoras
en las empresas proveyendo resultados de calidad en la arena tecnológica
que entre otras cosas le dan sentido de seguridad al cliente sea interno o externo.
La Cultura Ágil y la Tecnología van de la mano, son complemento una de la otra. Utilizando la
Cultura Ágil en conjunto con la Tecnología tendremos una empresa que será más eficiente,
responsiva a las necesidades de sus clientes y reducirá significativamente los gastos. Gastos que
no podemos ver en nuestro presupuesto, ni en el Mayor General porque no están ahí. Están
ocultos en los procesos de hacer negocios y solo con la Cultura Ágil de la mano con la
Tecnología los reconoceremos y los eliminaremos.

GASTOS OCULTOS
El presupuesto y el mayor general son herramientas importantes y necesarias para todo negocio
pero no presentan la visión total del negocio. En todo negocio existen gastos ocultos que solo con
la Cultura Ágil y la Tecnología podemos minimizar o eliminar.
Tomemos como ejemplo una empresa de servicios de reparación de maquinaria. En la mayoría de
los casos el cliente que necesita que le reparen una máquina llama a la empresa y le toman la
información. El pedido se escribe en una bitácora para el próximo día ser asignada a un técnico
para la correspondiente visita al cliente y diagnostico de la reparación. Si la maquina necesita una
pieza el empleado regresa a la oficina, no sin antes terminar con las visitas en la ruta que le
asignaron. Prepara la pieza para regresar el próximo día a reparar la maquina. En total la empresa
tomo 2 días para reparar la maquina.
Pero qué tal si cuando el cliente llama a la oficina se digita la información en un sistema de
colaboración. Y qué tal si el sistema le envía un mensaje de texto y un correo electrónico al
empleado que más cercano se encuentre de las facilidades del cliente. En la gran mayoría de
situaciones la visita con el respectivo diagnostico se realiza el mismo día de la llamada. Y que
sucede si el empleado, utiliza el sistema de colaboración a través del celular y ordena la pieza. Si
la pieza está disponible puede ser enviada con mensajería de bajo costo hasta las facilidades del
cliente el mismo día y ser reemplazada en un solo día.

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Resultado - El sistema de colaboración ayudo a agilizar la reparación de la maquina, abaratando
los gastos de la empresa en la reparación, manteniendo un cliente contento y satisfecho con el
servicio y algo más importante aún: permitiendo ser competitivo en precios a la hora de negociar
contratos.
Las posibilidades de ahorrar tiempo respuesta a un negocio de
servicios de reparación de maquinaria son reales. Utilizando el
ejemplo anterior podemos concluir que es posible y realizable ahorrar
días en la semana de trabajo de los empleados. Para propósitos de
análisis asumamos que la empresa pudiese llegar a un ahorro de 12
horas por semana de tiempo productivo por empleado.
En la grafica podemos visualizar la formula por año donde tenemos 10
empleados multiplicado por 12 horas y luego multiplicado por 10.00
dólares, que es el salario hora de los empleados, aumentando 2.50
dólares por año por empleado.

La Cultura Ágil y
La Tecnología de
la mano permiten
a los negocios
abaratar costos,
ser más
competitivos y
exitosos en el
mundo de hoy.

El resultado es multiplicado por 4 semanas y ese resultado lo multiplicamos por los meses del
año. Utilizando la formula lo expandimos a tres años.

En el primer año el Gasto Oculto es de $57,600 el segundo de $72,000 y el tercero de $86,400
para un total de $216,000 dólares. Este es el Gasto de no Tener un sistema de colaboración que
utilice la Cultura Ágil y la Tecnología para que la empresa sea más eficiente y responsiva a sus
clientes.

INTENCIONALMENTE EN BLANCO

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GASTO POR NO TENERLO
En la siguiente grafica visualizamos el costo promedio de un sistema de colaboración dividido en
3 años a razón de $33,333 por año para un total de $100,000. De la grafica podemos visualizar
que el costo del sistema de colaboración es menor al gasto de no tenerlo.

33,000
86,400
33,000
72,000
33,000
57,600

GANANCIA POR TENERLO
La grafica siguiente nos presenta como con el sistema de colaboración el negocio tendría
una ganancia por tenerlo de $24,600 el primer año, de $39,000 el segundo y de $53,400 en el
tercer año para una ganancia total por tenerlo de $116,000 en los 3 años.

53,400

39,000

24,600

Obviamente estos números son para ilustrar el gasto de no tenerlo y la ganancia por tenerlo. Los
números pueden variar de acuerdo al negocio que implante el sistema de colaboración.

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COLABORACION
¿Qué es la colaboración? ¿Qué la compone? Para responder a estas interrogantes es necesario
explicar las partes que soportan la siguiente pirámide:

Como primer escalón tenemos a La Cultura Ágil compuesta por el equipo con conocimiento de
los procesos. Los Gerentes Intermedios proveyendo supervisión de ayuda o “coaching” y los
ejecutivos con poder de decisión apoyando los principios de la cultura.
Como participantes de los grupos están los buenos conversadores que estarán primeros en la
lista solicitando mejoras a los productos o servicios que mercadean y venden. Porque quieren ser
más eficientes en lo que hacen. Los buenos oyentes proveerán como lograr lo solicitado con los
procesos existentes. Los diplomáticos brindaran insumo de su experiencia en cómo mejorar los
procesos existentes y los pensadores analíticos su conocimiento tecnológico.
El segundo escalón lo compone: La Tecnología donde convergen las ideas ya analizadas y
aprobadas. Utilizando las herramientas existentes y las disponibles en el mundo virtual se
desarrolla e implanta la colaboración logrando así La Empresa Inteligente.

●

●

●

Los procesos responderán a los cambios de mercado.
Las demoras desaparecerán. Las situaciones de último
minuto no existirán. La Empresa Inteligente cuenta
con la mejor herramienta, su personal humano. La
creatividad no tendrá límites porque tendrán a su
disposición la tecnología.

●

●

●

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COLABORACION - VIDEOCONFERENCIA
Uno de los ambientes de colaboración más utilizado hoy en día es la videoconferencia. Esta se ha
proliferado en las empresas con el paso de los años. En sus comienzos era un gasto muy alto para
las empresas. Las nuevas opciones de videoconferencia de forma gratuita como Skype®,
Facetime® y Google Hangout® dan la facilidad de comunicación para todos.
En este escrito hablaremos sobre Google Hangout. El mismo se utiliza a través de la red social
Google Plus® la cual provee correo electrónico, manejo de documentos y almacenaje de
documentos, todos dentro de un ambiente sencillo, agradable al usuario y gratuito. Además se
puede sincronizar a la computadora, tableta y los teléfonos inteligentes o Smartphones. Lo que
sobresale de Google Hangout es que podemos realizar videoconferencia entre 9 personas a la vez
sin tener costo alguno. Siendo esto una buena opción para un empresario que
ofrezca adiestramientos a diferentes personas alrededor del mundo. También puede utilizarse para
realizar reuniones de trabajo con el personal de ventas.
Esta es la ventaja de la videoconferencia. Unir personas de manera virtual que físicamente no
pueden estarlo. Representando esto la Ganancia por Tenerlo.

COLABORACION – DRIVE VIRTUALES
Continuando con la colaboración ahora le toca el turno a los Drive Virtuales o Discos Virtuales.
Estos son servicios en el Internet que nos permiten guardar y compartir documentos desde
cualquier dispositivo electrónico que tenga acceso a Internet. Todos utilizamos discos duros todos
los días. Cada vez que en tu computadora tú guardas un documento, entiéndase el Save As, este
se guarda al disco duro de la máquina para poder volver a utilizarlo. Ahora bien si necesitas el
documento en otro lugar utilizas un USB para grabarlo y utilizarlo en otro lado. Pero ¿Cuántas
veces hemos guardado los documentos en el USB para utilizarlos en una reunión externa pero no
lo guardamos bien, a lo mejor se nos quedo el USB en la oficina o hasta se nos daña el USB?
Puedes identificarte con esta situación verdad.
En este escrito les hablare de Google Drive® el Disco Virtual de Google. Si tienes el correo
electrónico GMail tienes ya tu espacio conocido como Google Drive. Utilizando este servicio que
es gratuito tendremos los documentos siempre con nosotros. La sincronización nos permite que se
guarde la información en el área de nuestra computadora asignada a Google Drive y
automáticamente es sincronizado a través de todos nuestros dispositivos con la aplicación de
Google Drive instalada en los dispositivos sean computadoras, laptops, tabletas o teléfonos
inteligentes conocidos como Smartphones.
Google Drive se integra con Google Docs para crear y editar documentos en cualquier lugar en
que haya facilidades de Internet y hasta compartir estos documentos con otras personas pudiendo
ser editados colaborativamente por los distintos usuarios que hayas autorizado. Luego se guardan
automáticamente en el Google Drive y tendrás siempre la última versión del mismo. De esta
manera nunca faltara la presentación, la planilla Excel ni documento alguno cuando lo
necesitemos fuera de la oficina. Representando esto la Ganancia por Tenerlo.

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CONCLUSION
Los ejecutivos de las organizaciones se enfocan en las decisiones estratégicas y de gran impacto a
la empresa. A diferencia, las decisiones operacionales son normalmente rechazadas porque al
parecer no tienen impacto alguno. Esto es un error porque la marca de una empresa y su plusvalía
son definidas por miles de pequeñas decisiones:
• El precio de un producto determina si el comprador piensa que es un buen producto o es un
producto caro.
• La manera en que se comporta el representante de servicios al cliente determina si el cliente se
siente bien o mal atendido.
• Las opciones de una empresa que en su página de internet, kiosco o tienda le ofrecen a los
clientes dan la impresión de que es fácil o difícil hacer negocios con ella.
Estas son pequeñas decisiones que tienen un peso grande en la empresa porque impactan
diariamente las relaciones con miles de clientes.
Las decisiones estratégicas de mercado, financieras y operacionales se han convertido en más
complejas en los últimos años. Es por esto que las empresas están utilizando los sistemas de
información para apoyar las decisiones en sus operaciones diarias. Los sistemas de información
entrelazados con sistemas de Inteligencia de Negocios (BI, por sus siglas en ingles) permiten
tomar decisiones con información relevante. Suministradas de una manera lógica y entendible
para los que tomaran la decisión revierten en intercambios, adquisiciones, fusiones, mejoras a la
manera de hacer negocios y las operaciones.
Para tomar ventaja de las decisiones operacionales una empresa tiene que lograr lo siguiente:
 Enfocarse en la efectividad de las decisiones, tomando las decisiones debidamente
informados.
 Reconocer que el proceso de toma de decisiones tiene que ser preciso asignándole los
recursos necesarios para mejorarlo continuamente.
 Conocer cuales decisiones son importantes, quien las toma y como la tecnología apoya
cada decisión.
 Conocer las medidas, dimensiones y los niveles jerárquicos que componen los
indicadores de rendimiento y utilizarlos como base para la toma de decisiones.
Este enfoque permite tomar decisiones que crean valor a la empresa. Esto es una disciplina
administrativa que utiliza las ventajas de Inteligencia de Negocios para lograr integrar las
decisiones en los procesos haciéndolos más ágiles, inteligentes y simples.

INTENCIONALMENTE EN BLANCO

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En estos tiempos de problemas económicos, muchas organizaciones y gobiernos reaccionan
reduciendo o eliminando gastos operacionales para mantenerse competitivos. Aún cuando
manejar los gastos operacionales de manera prudente es importante, es común pasar por alto las
decisiones estratégicas que se derivan de la información existente en los sistemas de información.
La realidad es que las organizaciones pueden fortalecer su ofrecimiento y mejorar el ofrecimiento
de sus servicios derivando valor de la información existente en sus sistemas. Las organizaciones
necesitan de tecnología que permita encontrar el valor de esa información. La información puede
proveer la transformación e incrementar significativamente las operaciones en una economía
incierta. Pregúntese lo siguiente:
 ¿Puede su organización identificar sus mejores clientes basándose en tamaño, ganancias
y potencial de crecimiento?
 ¿Cuán rápido puede hacerlo?
Estos tiempos requieren que las organizaciones vayan más allá que el simple hecho de eliminar
gastos operacionales. La Cultura Ágil, La Colaboración y La Tecnología llevan a la empresa a
convertirse en una donde se establecen los siguientes ambientes:
 Reciprocidad: El ser humano devuelve el tipo de tratamiento que recibe. Si entregas una
actitud positiva hacia las personas que componen el equipo esa actitud recibirás.
 Esparcimiento de las oportunidades: El ser humano trata por todos los medios de tener
las cosas que son raras o que no están siempre disponibles es naturaleza humana. Es
importante hacer notar que lo que ofrecemos es diferente y escaso.
 Credibilidad: El conocimiento te da credibilidad y el ser humano necesita por naturaleza
creer en alguien.
 Compromiso: El ser humano necesita cumplir con lo solicitado si esto es consistente con
el compromiso demostrado por quien lo solicita. En otras palabras, si solicitas
compromiso debes demostrar compromiso. No solo para la situación o proyecto sino
también para los que participan en el mismo. Demuéstrales que tienes un compromiso
con ellos, para su bienestar y su felicidad y lograrás maravillas.
 Empatía: El ser humano es más propenso a envolverse en un proyecto con un gran
compromiso si quien se lo pide le demuestra empatía. Demuestra que el proyecto es
importante pero que el ser humano es más importante aún.
 Consenso: El ser humano es más propenso a decir que si cuando se le hace parte del
problema y se escucha sus propuestas de soluciones al mismo. El consenso en todo
proyecto es imperativo para el éxito del mismo.

El éxito de una empresa depende de la agilidad con que responde a los
requerimientos del mercado donde realiza negocios. La convergencia del
personal humano en la toma de decisiones creara una cultura ágil. Esto proveerá
procesos colaborativos que en conjunto con la tecnología convertirá a la
empresa en una inteligente.

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BIBLIOGRAFIA
Agile Culture is all about people, March 2011, Agilitrix.com
Agile Manifesto - Mike Beedle CEO e-Architects; Arie van Bennekum DSDM Consortium
Benelux; Alistair Cockburn Humans and Technology; Ward Cunningham Cunningham &
Cunningham, Inc; Martin Fowler Chief Scientist for Thoughtworks; Jim Highsmith Adaptive
Software Development; Andrew Hunt The Pragmatic Programmers; Ron Jeffries
XProgramming.com;
Jon
Kern
http://blogs.compuware.com/cs/blogs/jkern/;
Brian
Marick Programmer and Software Testing Consultant; Robert C. Martin Object Mentor Inc.; Ken
Schwaber Advanced Development Methods; Jeff Sutherland Chief Technology Officer of
Patient Keeper at MIT ; Dave Thomas The Pragmatic Programmers.
Collaboration - Wikipedia, the free encyclopedia en.wikipedia.org/wiki/Collaboration.
Business intelligence - Wikipedia, the free encyclopedia
en.wikipedia.org/wiki/Business_
Gartner IT Glossary - Business Intelligence www.gartner.com/it-glossary/business-intelligencebi

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La Empresa Inteligente

  • 1. LA EMPRESA INTELIGENTE Estos tiempos requieren que las organizaciones vayan más allá que el simple hecho de eliminar gastos operacionales. Es el tiempo de crear Empresas Inteligentes. Esteban Rivera 11/18/2013
  • 2. 11/18/2013 LA EMPRESA INTELIGENTE INTRODUCCION Los constantes cambios y la economía global del siglo 21 hacen necesario la innovación y la agilidad empresarial en el mundo de los negocios. La supervivencia y el crecimiento de las organizaciones comerciales, está relacionado a cuán rápido puedan responder a los cambios que Las prácticas tradicionales de hacer impone el mercado y la competencia. negocios han cambiado. Los negocios de hoy en día trabajan diferente a los Es por esto que las empresas deben crear del pasado. . La dinámica de hoy es de estructuras y procesos que les permitan conocer; constantes cambios en una economía que sucede tanto interna como externamente y global lo cual hace imperativo hacer los mecanismos que le permitan utilizar ese negocios con agilidad e innovación conocimiento para reaccionar de manera rápida y estructurada. Aún cuando puede extraerse eficiencia coordinando las actividades de las distintas áreas de la empresa esto en sí mismo no garantiza el reaccionar de una manera rápida a eventos no programados. La agilidad no puede describirse con iniciativas o estrategias que no van más allá de una visión del negocio. La agilidad requiere de planificación, procesos y estructuras que permitan coordinar actividades dentro de la empresa, que a su vez incluyan a las empresas con las cuales se intercambia o se hacen negocios; sean productos o servicios. La convergencia entre el recurso humano sea gerencia o de piso y la tecnología, es crucial para establecer las estrategias requeridas. Los siguientes tres requerimientos son claves para lograr la agilidad en las empresas: 1. Facilitar la participación de grupos heterogéneos de los niveles de mando y de piso en los distintos procesos para así facilitar el flujo de ideas. 2. Incluir la tecnología para la captura, proceso, análisis e interpretación de la información que se asocia con los procesos de negocios. 3. Utilizando los dos puntos anteriores generar las alternativas y las decisiones con acciones concretas e informadas. Los negocios de hoy deben reemplazar el mando y el control jerárquico tradicional con mecanismos que promuevan la participación de los individuos, grupos y unidades dentro del negocio. Permitiendo actuar con el conocimiento adquirido; en las decisiones, creando así coherencia en los procesos. 1
  • 3. 11/18/2013 CONVERGENCIA Desde que la gerencia formal ha estado en existencia los procesos de negocios han sido objetos de cambios para atemperarlos a las nuevas maneras de hacer negocios. Aún cuando esto ha ocurrido por décadas la interrelación entre los procesos de negocios y la tecnología en muchas empresas no tienen convergencia. Si la tecnología y los procesos de negocios no convergen las empresas no pueden reaccionar rápidamente a los cambios del mercado al no existir la agilidad necesaria. Para lograr la agilidad necesitada es importante que: 1. Los requerimientos de nuestros clientes sean entendidos e interpretados de manera efectiva. Las especificaciones de los mismos deben trasladarse y distribuirse a los puntos de intervención en nuestros procesos de negocios de manera electrónica.  Cuando el cliente no está satisfecho con una mercancía y pretende devolverla. ¿El cliente debe esperar en el “counter” de servicio varios minutos por un gerencial que autorice la devolución, ya que está ocupado en otros menesteres? Este escenario lleva a ese cliente a no querer realizar negocios con nosotros, porque no llenamos sus expectativas de servicio y no le prestamos importancia al tiempo del cliente. 2. Los procesos de negocios internos deben converger de manera efectiva con la tecnología. Debe negociarse y establecer como política los resultados esperados en las áreas que convergen. La gerencia debe asegurarse que los procesos incluyan el agregar, analizar y apoyar el entendimiento de la información que es generada en distintas áreas de la empresa de una manera filtrada, estructurada y de fácil manejo para la toma rápida de decisiones. Así los clientes estarán satisfechos con el servicio y regresarán a realizar negocios con la empresa. La gerencia debe establecer acuerdos de servicio entre las aéreas que convergen. Permitiendo actuar con el conocimiento adquirido; en las decisiones, creando así coherencia en los procesos. La convergencia está sustentada en la administración multidisciplinaria de la empresa y la cohesión que exista en las personas que la componen “La búsqueda del éxito en una organización comienza con el manejo adecuado de la convergencia entre la empresa y la tecnología” 2
  • 4. 11/18/2013 Las empresas deben promover la respuesta rápida a los cambios en su entorno de negocios. De igual manera las empresas deben enfatizar en la innovación y las mejoras continuas a sus procesos de negocios para mantenerse a la vanguardia. Las empresas logran este propósito cuando apoyan el que converjan diferentes áreas y grupos de personas utilizando cuatro (4) ciclos convergentes. El primero de los ciclos es la Planificación la cual permite que el grupo se informe, analice y con la retroalimentación de los distintos componentes, surgirá la Decisión estratégica que permitirá la innovación y la efectividad. Ambos ciclos llevaran a una Respuesta Tecnológica capaz de aumentar la eficiencia en los procesos de negocios. Logrando con la Entrega una nueva manera de hacer negocios adaptada a los cambios cíclicos a los que se enfrenta todo negocio. Las empresas deben enfatizar en la innovación y las mejoras continuas a sus procesos de negocios. Ahora bien cuáles son las características de los integrantes de los grupos que manejaran los ciclos antes expuestos. Son ellos:  Los Pensadores Analíticos- Estos ayudaran al grupo a desarrollar ideas a compartirlas y buscar soluciones efectivas a los retos que se encuentren. Característica de las personas tecnológicas.  Los Diplomáticos- Se aseguran que la comunicación sea con tacto sin ofender ni herir sensibilidades. Característica de los más experimentados en la empresa.  El Buen Comunicador- La comunicación efectiva asegura la sincronización de la información entre todo el grupo. Característica de las personas de mercadeo y ventas.  El Buen Oyente- Talento que no solamente asegura la comprensión sino que a su vez establece buenas relaciones en el grupo. Característica de los empleados y supervisores de línea. De primera intención no es fácil reconocer y lograr implantar este tipo de grupo. Las características antes expuestas ayudaran en la identificación de las personas. Estas personas están en todas las empresas, si nos esforzamos los encontraremos. Están ahí, analicemos y a su vez pareemos las características con las personas indicadas. Los pensadores analíticos, los diplomáticos, los buenos conversadores y los buenos oyentes al converger como equipo de trabajo y con los recursos necesarios lograran lo que se ha denominado como la Cultura Ágil. La Empresa Inteligente está sustentada en la administración multidisciplinaria de la empresa y la cohesión que exista en las personas que la componen. 3
  • 5. 11/18/2013 CULTURA AGIL El establecer la Cultura Ágil en la empresa repercute en mejores ideas y decisiones porque al existir mayor participación de las personas la información es más fiel y exacta. Esto produce resultados de calidad ya que el apoderamiento generado en la cultura desarrolla el compromiso de las personas para con la empresa. La Agilidad en los Negocios empieza reconociendo que el activo más importante y de más valor en una empresa es el recurso humano. Al estar todos involucrados en los procesos, la implantación de las ideas ocurre de manera más fácil porque la Cultura Ágil desarrolla en sí misma la comunicación y aumenta el entendimiento de las fortalezas y debilidades de los demás. Las fortalezas de uno son las debilidades del otro. Por consiguiente al existir el intercambio de las ideas y de la información, se aumenta el aprendizaje de todos en el grupo. Con esto se provee un sentido de seguridad en el personal que compone el grupo, o los grupos, ya que sienten que se les toma en consideración y se les reconoce su aportación. Podemos concluir que en La Colaboración las personas aprenden a trabajar juntas hacia un bien común y donde las soluciones surgen de manera estructurada y ordenada. En La Interacción se utiliza la manera más efectiva de comunicación: Cara a Cara. Esto hace que los proyectos sean manejados con la motivación grupal que el trabajo en equipo genera. A su vez El Compromiso llevara al equipo en la búsqueda de la eficiencia, se adaptaran a los cambios inesperados y crearan la confianza de que harán un buen trabajo. Esto llevara al equipo a una continua búsqueda de la excelencia lo que es una Competencia o Habilidad que promueve la sustentabilidad y el crecimiento continuo de la empresa. Las empresas que establecen la Cultura Ágil se convierten en agiles, flexibles, transparentes y responden a los cambios de los mercados de manera rápida y eficiente. La cultura ágil depende de tres (3) grupos importantes, relacionados entre sí y con conocimiento de sus funciones. Estos son:  El equipo con el conocimiento de los procesos existentes y dispuestos a mejorar los mismos.  El segundo grupo son los gerentes intermedios que en lugar de dirigir con actitud férrea utilizan herramientas de ayuda o “coaching” para dirigir al equipo.  Y luego los ejecutivos, sean presidentes u ejecutivos principales, que reconocen y endosan los principios de la Cultura Ágil dentro de la empresa. La cultura ágil nos enseña como entregar productos de valor a los clientes sean estos internos o externos y desarrolla los talentos que muchas veces pasan desapercibidos. Estos grupos fundan los procesos y las estructuras que facilitan la solidez y rapidez para entregar resultados coordinados que son capaces de mejorar la competitividad en el mundo. 4
  • 6. 11/18/2013 LA TECNOLOGIA Hoy en día, la tecnología está presente en cada aspecto de nuestras vidas. Celulares inteligentes, redes sociales, dinero al instante, correo electrónico, llamadas virtuales de audio y video. La tecnología avanza en sí misma, cada día se innova en algún aspecto de ella. Si analizamos como y que la hace avanzar tan rápido llegaremos a la conclusión de que somos nosotros mismos. Las ideas, el apoderamiento, el entendimiento y el querer resultados de calidad; partes esenciales de la Cultura Ágil, son los responsables de los avances tecnológicos. Por más avanzada y eficiente que sea la tecnología sin el ser humano ningún proyecto se hará realidad El entendimiento de las necesidades de los clientes y el apoderamiento de la tecnología ha promovido las ideas innovadoras en las empresas proveyendo resultados de calidad en la arena tecnológica que entre otras cosas le dan sentido de seguridad al cliente sea interno o externo. La Cultura Ágil y la Tecnología van de la mano, son complemento una de la otra. Utilizando la Cultura Ágil en conjunto con la Tecnología tendremos una empresa que será más eficiente, responsiva a las necesidades de sus clientes y reducirá significativamente los gastos. Gastos que no podemos ver en nuestro presupuesto, ni en el Mayor General porque no están ahí. Están ocultos en los procesos de hacer negocios y solo con la Cultura Ágil de la mano con la Tecnología los reconoceremos y los eliminaremos. GASTOS OCULTOS El presupuesto y el mayor general son herramientas importantes y necesarias para todo negocio pero no presentan la visión total del negocio. En todo negocio existen gastos ocultos que solo con la Cultura Ágil y la Tecnología podemos minimizar o eliminar. Tomemos como ejemplo una empresa de servicios de reparación de maquinaria. En la mayoría de los casos el cliente que necesita que le reparen una máquina llama a la empresa y le toman la información. El pedido se escribe en una bitácora para el próximo día ser asignada a un técnico para la correspondiente visita al cliente y diagnostico de la reparación. Si la maquina necesita una pieza el empleado regresa a la oficina, no sin antes terminar con las visitas en la ruta que le asignaron. Prepara la pieza para regresar el próximo día a reparar la maquina. En total la empresa tomo 2 días para reparar la maquina. Pero qué tal si cuando el cliente llama a la oficina se digita la información en un sistema de colaboración. Y qué tal si el sistema le envía un mensaje de texto y un correo electrónico al empleado que más cercano se encuentre de las facilidades del cliente. En la gran mayoría de situaciones la visita con el respectivo diagnostico se realiza el mismo día de la llamada. Y que sucede si el empleado, utiliza el sistema de colaboración a través del celular y ordena la pieza. Si la pieza está disponible puede ser enviada con mensajería de bajo costo hasta las facilidades del cliente el mismo día y ser reemplazada en un solo día. 5
  • 7. 11/18/2013 Resultado - El sistema de colaboración ayudo a agilizar la reparación de la maquina, abaratando los gastos de la empresa en la reparación, manteniendo un cliente contento y satisfecho con el servicio y algo más importante aún: permitiendo ser competitivo en precios a la hora de negociar contratos. Las posibilidades de ahorrar tiempo respuesta a un negocio de servicios de reparación de maquinaria son reales. Utilizando el ejemplo anterior podemos concluir que es posible y realizable ahorrar días en la semana de trabajo de los empleados. Para propósitos de análisis asumamos que la empresa pudiese llegar a un ahorro de 12 horas por semana de tiempo productivo por empleado. En la grafica podemos visualizar la formula por año donde tenemos 10 empleados multiplicado por 12 horas y luego multiplicado por 10.00 dólares, que es el salario hora de los empleados, aumentando 2.50 dólares por año por empleado. La Cultura Ágil y La Tecnología de la mano permiten a los negocios abaratar costos, ser más competitivos y exitosos en el mundo de hoy. El resultado es multiplicado por 4 semanas y ese resultado lo multiplicamos por los meses del año. Utilizando la formula lo expandimos a tres años. En el primer año el Gasto Oculto es de $57,600 el segundo de $72,000 y el tercero de $86,400 para un total de $216,000 dólares. Este es el Gasto de no Tener un sistema de colaboración que utilice la Cultura Ágil y la Tecnología para que la empresa sea más eficiente y responsiva a sus clientes. INTENCIONALMENTE EN BLANCO 6
  • 8. 11/18/2013 GASTO POR NO TENERLO En la siguiente grafica visualizamos el costo promedio de un sistema de colaboración dividido en 3 años a razón de $33,333 por año para un total de $100,000. De la grafica podemos visualizar que el costo del sistema de colaboración es menor al gasto de no tenerlo. 33,000 86,400 33,000 72,000 33,000 57,600 GANANCIA POR TENERLO La grafica siguiente nos presenta como con el sistema de colaboración el negocio tendría una ganancia por tenerlo de $24,600 el primer año, de $39,000 el segundo y de $53,400 en el tercer año para una ganancia total por tenerlo de $116,000 en los 3 años. 53,400 39,000 24,600 Obviamente estos números son para ilustrar el gasto de no tenerlo y la ganancia por tenerlo. Los números pueden variar de acuerdo al negocio que implante el sistema de colaboración. INTENCIONALMENTE EN BLANCO 7
  • 9. 11/18/2013 COLABORACION ¿Qué es la colaboración? ¿Qué la compone? Para responder a estas interrogantes es necesario explicar las partes que soportan la siguiente pirámide: Como primer escalón tenemos a La Cultura Ágil compuesta por el equipo con conocimiento de los procesos. Los Gerentes Intermedios proveyendo supervisión de ayuda o “coaching” y los ejecutivos con poder de decisión apoyando los principios de la cultura. Como participantes de los grupos están los buenos conversadores que estarán primeros en la lista solicitando mejoras a los productos o servicios que mercadean y venden. Porque quieren ser más eficientes en lo que hacen. Los buenos oyentes proveerán como lograr lo solicitado con los procesos existentes. Los diplomáticos brindaran insumo de su experiencia en cómo mejorar los procesos existentes y los pensadores analíticos su conocimiento tecnológico. El segundo escalón lo compone: La Tecnología donde convergen las ideas ya analizadas y aprobadas. Utilizando las herramientas existentes y las disponibles en el mundo virtual se desarrolla e implanta la colaboración logrando así La Empresa Inteligente. ● ● ● Los procesos responderán a los cambios de mercado. Las demoras desaparecerán. Las situaciones de último minuto no existirán. La Empresa Inteligente cuenta con la mejor herramienta, su personal humano. La creatividad no tendrá límites porque tendrán a su disposición la tecnología. ● ● ● 8
  • 10. 11/18/2013 COLABORACION - VIDEOCONFERENCIA Uno de los ambientes de colaboración más utilizado hoy en día es la videoconferencia. Esta se ha proliferado en las empresas con el paso de los años. En sus comienzos era un gasto muy alto para las empresas. Las nuevas opciones de videoconferencia de forma gratuita como Skype®, Facetime® y Google Hangout® dan la facilidad de comunicación para todos. En este escrito hablaremos sobre Google Hangout. El mismo se utiliza a través de la red social Google Plus® la cual provee correo electrónico, manejo de documentos y almacenaje de documentos, todos dentro de un ambiente sencillo, agradable al usuario y gratuito. Además se puede sincronizar a la computadora, tableta y los teléfonos inteligentes o Smartphones. Lo que sobresale de Google Hangout es que podemos realizar videoconferencia entre 9 personas a la vez sin tener costo alguno. Siendo esto una buena opción para un empresario que ofrezca adiestramientos a diferentes personas alrededor del mundo. También puede utilizarse para realizar reuniones de trabajo con el personal de ventas. Esta es la ventaja de la videoconferencia. Unir personas de manera virtual que físicamente no pueden estarlo. Representando esto la Ganancia por Tenerlo. COLABORACION – DRIVE VIRTUALES Continuando con la colaboración ahora le toca el turno a los Drive Virtuales o Discos Virtuales. Estos son servicios en el Internet que nos permiten guardar y compartir documentos desde cualquier dispositivo electrónico que tenga acceso a Internet. Todos utilizamos discos duros todos los días. Cada vez que en tu computadora tú guardas un documento, entiéndase el Save As, este se guarda al disco duro de la máquina para poder volver a utilizarlo. Ahora bien si necesitas el documento en otro lugar utilizas un USB para grabarlo y utilizarlo en otro lado. Pero ¿Cuántas veces hemos guardado los documentos en el USB para utilizarlos en una reunión externa pero no lo guardamos bien, a lo mejor se nos quedo el USB en la oficina o hasta se nos daña el USB? Puedes identificarte con esta situación verdad. En este escrito les hablare de Google Drive® el Disco Virtual de Google. Si tienes el correo electrónico GMail tienes ya tu espacio conocido como Google Drive. Utilizando este servicio que es gratuito tendremos los documentos siempre con nosotros. La sincronización nos permite que se guarde la información en el área de nuestra computadora asignada a Google Drive y automáticamente es sincronizado a través de todos nuestros dispositivos con la aplicación de Google Drive instalada en los dispositivos sean computadoras, laptops, tabletas o teléfonos inteligentes conocidos como Smartphones. Google Drive se integra con Google Docs para crear y editar documentos en cualquier lugar en que haya facilidades de Internet y hasta compartir estos documentos con otras personas pudiendo ser editados colaborativamente por los distintos usuarios que hayas autorizado. Luego se guardan automáticamente en el Google Drive y tendrás siempre la última versión del mismo. De esta manera nunca faltara la presentación, la planilla Excel ni documento alguno cuando lo necesitemos fuera de la oficina. Representando esto la Ganancia por Tenerlo. 9
  • 11. 11/18/2013 CONCLUSION Los ejecutivos de las organizaciones se enfocan en las decisiones estratégicas y de gran impacto a la empresa. A diferencia, las decisiones operacionales son normalmente rechazadas porque al parecer no tienen impacto alguno. Esto es un error porque la marca de una empresa y su plusvalía son definidas por miles de pequeñas decisiones: • El precio de un producto determina si el comprador piensa que es un buen producto o es un producto caro. • La manera en que se comporta el representante de servicios al cliente determina si el cliente se siente bien o mal atendido. • Las opciones de una empresa que en su página de internet, kiosco o tienda le ofrecen a los clientes dan la impresión de que es fácil o difícil hacer negocios con ella. Estas son pequeñas decisiones que tienen un peso grande en la empresa porque impactan diariamente las relaciones con miles de clientes. Las decisiones estratégicas de mercado, financieras y operacionales se han convertido en más complejas en los últimos años. Es por esto que las empresas están utilizando los sistemas de información para apoyar las decisiones en sus operaciones diarias. Los sistemas de información entrelazados con sistemas de Inteligencia de Negocios (BI, por sus siglas en ingles) permiten tomar decisiones con información relevante. Suministradas de una manera lógica y entendible para los que tomaran la decisión revierten en intercambios, adquisiciones, fusiones, mejoras a la manera de hacer negocios y las operaciones. Para tomar ventaja de las decisiones operacionales una empresa tiene que lograr lo siguiente:  Enfocarse en la efectividad de las decisiones, tomando las decisiones debidamente informados.  Reconocer que el proceso de toma de decisiones tiene que ser preciso asignándole los recursos necesarios para mejorarlo continuamente.  Conocer cuales decisiones son importantes, quien las toma y como la tecnología apoya cada decisión.  Conocer las medidas, dimensiones y los niveles jerárquicos que componen los indicadores de rendimiento y utilizarlos como base para la toma de decisiones. Este enfoque permite tomar decisiones que crean valor a la empresa. Esto es una disciplina administrativa que utiliza las ventajas de Inteligencia de Negocios para lograr integrar las decisiones en los procesos haciéndolos más ágiles, inteligentes y simples. INTENCIONALMENTE EN BLANCO 10
  • 12. 11/18/2013 En estos tiempos de problemas económicos, muchas organizaciones y gobiernos reaccionan reduciendo o eliminando gastos operacionales para mantenerse competitivos. Aún cuando manejar los gastos operacionales de manera prudente es importante, es común pasar por alto las decisiones estratégicas que se derivan de la información existente en los sistemas de información. La realidad es que las organizaciones pueden fortalecer su ofrecimiento y mejorar el ofrecimiento de sus servicios derivando valor de la información existente en sus sistemas. Las organizaciones necesitan de tecnología que permita encontrar el valor de esa información. La información puede proveer la transformación e incrementar significativamente las operaciones en una economía incierta. Pregúntese lo siguiente:  ¿Puede su organización identificar sus mejores clientes basándose en tamaño, ganancias y potencial de crecimiento?  ¿Cuán rápido puede hacerlo? Estos tiempos requieren que las organizaciones vayan más allá que el simple hecho de eliminar gastos operacionales. La Cultura Ágil, La Colaboración y La Tecnología llevan a la empresa a convertirse en una donde se establecen los siguientes ambientes:  Reciprocidad: El ser humano devuelve el tipo de tratamiento que recibe. Si entregas una actitud positiva hacia las personas que componen el equipo esa actitud recibirás.  Esparcimiento de las oportunidades: El ser humano trata por todos los medios de tener las cosas que son raras o que no están siempre disponibles es naturaleza humana. Es importante hacer notar que lo que ofrecemos es diferente y escaso.  Credibilidad: El conocimiento te da credibilidad y el ser humano necesita por naturaleza creer en alguien.  Compromiso: El ser humano necesita cumplir con lo solicitado si esto es consistente con el compromiso demostrado por quien lo solicita. En otras palabras, si solicitas compromiso debes demostrar compromiso. No solo para la situación o proyecto sino también para los que participan en el mismo. Demuéstrales que tienes un compromiso con ellos, para su bienestar y su felicidad y lograrás maravillas.  Empatía: El ser humano es más propenso a envolverse en un proyecto con un gran compromiso si quien se lo pide le demuestra empatía. Demuestra que el proyecto es importante pero que el ser humano es más importante aún.  Consenso: El ser humano es más propenso a decir que si cuando se le hace parte del problema y se escucha sus propuestas de soluciones al mismo. El consenso en todo proyecto es imperativo para el éxito del mismo. El éxito de una empresa depende de la agilidad con que responde a los requerimientos del mercado donde realiza negocios. La convergencia del personal humano en la toma de decisiones creara una cultura ágil. Esto proveerá procesos colaborativos que en conjunto con la tecnología convertirá a la empresa en una inteligente. 11
  • 13. 11/18/2013 BIBLIOGRAFIA Agile Culture is all about people, March 2011, Agilitrix.com Agile Manifesto - Mike Beedle CEO e-Architects; Arie van Bennekum DSDM Consortium Benelux; Alistair Cockburn Humans and Technology; Ward Cunningham Cunningham & Cunningham, Inc; Martin Fowler Chief Scientist for Thoughtworks; Jim Highsmith Adaptive Software Development; Andrew Hunt The Pragmatic Programmers; Ron Jeffries XProgramming.com; Jon Kern http://blogs.compuware.com/cs/blogs/jkern/; Brian Marick Programmer and Software Testing Consultant; Robert C. Martin Object Mentor Inc.; Ken Schwaber Advanced Development Methods; Jeff Sutherland Chief Technology Officer of Patient Keeper at MIT ; Dave Thomas The Pragmatic Programmers. Collaboration - Wikipedia, the free encyclopedia en.wikipedia.org/wiki/Collaboration. Business intelligence - Wikipedia, the free encyclopedia en.wikipedia.org/wiki/Business_ Gartner IT Glossary - Business Intelligence www.gartner.com/it-glossary/business-intelligencebi 12