organizacion y metodos, en administracion de empresas

2. • Organigramas.
• Manuales.

3. Un organigrama es la representación gráfica
que muestra cómo están relacionadas las
diferentes unidades de la estructura interna
de una institución o empresa. Este permite
conocer la ubicación que se da de los
distintos departamentos, secciones, oficinas,
etc., que conforman la institución.

4. El organigrama describe gráficamente la
división del trabajo que se establecerá y
la relación que se dará entre las distintas
áreas de actividades, a través, de líneas
que representan los canales de supervisión
coordinación o y comunicación que existirá
en la institución.

6. 1. Muestran la posición de cada
departamento en la estructura interna de la
organización.

7. 2. Señalan la interrelación o enlace que debe
existir entre cada departamento y sección de
la organización.

8. 3. Facilitan los procedimientos con los que
trabaja la organización, dirección y control.

9. 4. Dejan claramente definidas las líneas de
mando y de responsabilidad de la
organización.

10. • 5. Muestran el organismo asesor y aquellos
otros con los que se establecen las
coordinaciones dentro de la organización.

11. Algunas reglas para la construcción de los
organigramas
Los organigramas describen relaciones a lo
interno en cualquier organización, por tanto
corresponden a la sujeción a cierta simbología:

12. Nombre Simbología Significado
Rectángulos
Departamentos o divisiones de la organización que
varían en importancia de acuerdo a su tamaño.
Líneas continuas
Verticales
Líneas de mando de una división superior a una inferior.
Líneas continuas
Horizontales Indican la unión entre órganos de asesoría.
Líneas discontinuas
Horizontales
Significan coordinación unen por los dos lados a dos
rectángulos que mantienen relaciones de coordinación.

13. Clasificación de los organigramas:
De acuerno a su disposición geométrica, los
organigramas se adaptan al tipo de sistema
organizativo que intentan representar entre
los cuales tenemos:

14. ORGANIGRAMAS VERTICALES DE TIPO
CLÁSICO

15. ORGANIGRAMAS VERTICALES DE TIPO
CLÁSICO

16. ORGANIGRAMAS HORIZONTALES DE
IZQUIERDA A DERECHA.

17. ORGANIGRAMAS HORIZONTALES DE
IZQUIERDA A DERECHA.

18. ORGANIGRAMA MIXTO.

19. ORGANIGRAMA MIXTO.

20. ORGANIGRAMAS CIRCULARES O
CONCÉNTRICOS.

21. ORGANIGRAMAS CIRCULARES O
CONCÉNTRICOS.

22. ORGANIGRAMAS ESCALARES.

23. ORGANIGRAMAS ESCALARES.

24. LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS.

25. El manual administrativo es un documento que
incluye en forma sistematizada las actividades a ser
cumplidas por los miembros de la organización y la
forma en que las mismas deben ser realizadas.
El propósito fundamental de los manuales es el de
sistematizar las funciones y operaciones que realiza la
organización, así como instruir al personal sobre los
objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas,
procedimientos u otros aspectos de la institución.

26. Importancia y necesidad de los manuales
administrativos.
La importancia del manual administrativo reside en el hecho de
suministrar información para la acción al servir de guía para la ejecución
del trabajo.
A su vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la
supervisión y el mejor desempeño de los ejecutivos.

27. Clasificación de los manuales administrativos.
Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres
categorías:
1. Manuales de organización.
2. Manuales de políticas.
3. Manuales de sistemas y procedimientos.

28. MANUALES DE ORGANIZACIÓN:
Es un instrumento que contiene detalles de
la empresa u organización tales como:
1. Nivel estratégico corporativo de la empresa
(misión, visión, objetivos corporativos).
2. La estructura de la organización y la base sobre la
cual se diseñó esa estructura.
3. Las relaciones entre la función de línea y la de
asesoría.

29. MANUALES DE POLITICA:
Incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía
básica para la acción; así mismo prescriben los limites generales dentro
de los cuales deben realizarse las a actividades. Una correcta
formulación de las políticas en un manual, permitirá:
1. Agilizar el proceso decisorio.
2. Establecer líneas o guías al personal directivo para que
pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la
institución.
3. Facilitar la descentralización.
4. Servir de base para una constante y efectiva revisión.

30. MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Es llamado, también manual de operación; es un manual de trámites y
métodos de trabajo.
Es quizás el manual más común en las organizaciones.
A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la
empresa institución.
El manual de procedimientos incluye la descripción de normas, la
descripción de procedimientos, los flujogramas de los procesos, los
formularios de registro y sus respectivos instructivos.

31. Los manuales de sistemas y procedimientos,
ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos:
1. Constituyen una útil fuente de información, sobre las
prácticas generales de la organización para que la información
sea útil se requiere que la información se comunique a través
de la línea de mando de la organización.
2. Constituyen una guía indispensable para el trabajo a
ejecutar.
3. Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de
nuevos empleados y también para todos aquellos funcionarios
que perteneciendo a la organización son ascendidos de
categoría.
4. Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.

32. 5. Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas,
procesos y procedimientos, de la institución, en la medida en que se los
consulte con la debida frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento
sostenido de las operaciones, normas y procedimientos.
6. Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya
que la respuesta rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura
del manual.
7. Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas
manifestaciones.
8. Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa
de la empresa.
9. Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación
objetiva de las prácticas institucionales.

33. ESTRUCTURA DE LOS MANUALES
Los manuales ofrecen una serie de ventajas, a condición de que
efectivamente se basen en una estructura lógica, de lo
contrario pierden el sentido de su objetivo, que es el de ayudar
a la gerencia en el cometido de su gestión. Las partes
principales de un manual son las siguientes:

34. MANUAL DE ORGANIZACIÓN:
 Contenido o índice.
 Introducción: señala el propósito del manual y la ayuda que
puede brindar a las personas responsables de su aplicación.
 Instrucciones para el uso del manual.
 Cuerpo principal.
 Misión y filosofía de la empresa.
 Objetivos generales de la organización.
 Estructura organizativa (descripción general).
 Organigrama.
 Descripción de todas las funciones comunes a las distintas
unidades que conforman a la organización.
 Descripción de las funciones por áreas o departamentos con su
respectivo organigrama.
 Glosario de términos. (Con anexos si los hay).

35. MANUAL DE POLÍTICAS, SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS.
 Contenido o índice
 Introducción.
 Instrucciones para su uso.
 Cuerpo principal.
 Políticas de la institución.
 Procedimientos que se utilizan dentro del sistema.
 Estructura o flujo de pasos de cada procedimiento. Objetivos del procedimiento.
 Alcance del procedimiento.
 Normas que lo fundamentan.
 Descripción de los procedimientos mismos.
 Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.
 Formular instructivos.
 Glosario de términos.

36. RECOMENDACIONES AL MOMENTO DE
EMPLEAR LOS MANUALES.
1. Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del
manual, se inicia el control de su aplicación. Esta tarea, que debe estar a
cargo de la unidad responsable de la sistematización administrativa, es la
que mantendrá un registro estadístico de consultas, entrevistas y
encuestas.
2. A los fines de mantener vigente el manual y evitar su abandono por
obsolescencia, se deberá llevar a cabo un plan estricto de seguimiento.
3. Se deben establecer programas regulares de auditoria para determinar
si las prácticas actuales coinciden con los procedimientos escritos.