Todo evento profesional requiere del diseño de procesos para llevarlo a cabo con calidad.

1. PROCESO PARA REALIZAR UNA
FERIA O EXPOSICIÓN
MTRO. JOSÉ MANUEL QUINTERO VILLA
ABRIL DE 2016

2. PRIMERA ETAPA
Pre – feria (planificación y organización)
A) Coordinación general
1. El Comité Organizador
PRESIDENTE
COMITÉ
EJECUTIVO
COMITÉ TÉCNICO
SECRETARIO
VICE PRESIDENTE

5. RUEDAS DE NEGOCIO
Su función principal es definir el formato de
negocio que se aplicará en el centro de negocios
instalado en el recinto donde se llevará a cabo el
evento, sobre todo en lo relacionado a los
montos de las transacciones comerciales hechas
por expositores y compradores.

6. Tesorería
Esta área se encarga de facilitar la gestión de los
recursos financieros necesarios para
organización de una feria o exposición, y
mantiene una relación estrecha y continua con
el comité técnico toda vez que este último es el
responsable de contratar todos los servicios
para la realización del evento.

7. Foros y Ponencias
Esta parte del comité técnico, se encarga de
proponer reuniones a manera de foros
relacionados con la actividad clave del evento.
Asimismo, integra un programa de ponencias
impartidas por personas especialistas en el tema
central y demás referentes a la labor principal de
la feria o exposición.

8. Comisión de Stands
Su función principal está relacionada con el
diseño de stands con base a la cantidad de m2
contratados en el lugar sede del evento.
Asimismo, se encarga de la ambientación
general del lugar de exposición.
Por otra parte también elabora el manual de
exposición.
Se encarga del coordinar el montaje y
desmontaje de los stands.

9. Mercadeo y Finanzas
• Busca los lugares para la sede del evento que
reúnan el perfil necesario según las
características de la feria o exposición.
• Gestiona la venta de estands con base a la
cartera de clientes que facilita el comité
ejecutivo.
• Elabora el presupuesto global y especifico del
evento.

10. Programa Social
Se encarga de integrar y operar el programa
social de la feria o exposición con la finalidad de
que el evento sea atractivo. Su participación
impacta por su contenido en:
• El acto inaugural
• La clausura
• El cóctel de bienvenida
• Cenas temáticas

11. Catering
Su función es muy importante toda vez que
diseña los servicios de alimentos y bebidas
necesarios para atender a todos los asistentes
a la feria o exposición.
Define el menú a ofrecer tanto de platillos
como de bebidas, define el montaje de cada
servicio según el área asignada para tal efecto.
Supervisa el servicio que proporciona la
empresa de catering contratada.

12. Logística
• Realiza el plan general de operaciones del
evento (antes, durante y después)
• Elabora y aplica la estrategia para el control de
calidad de la feria o exposición.
• Coordina todas actividades del comité
organizador.

13. TOURS
• Esta parte de la organización es la
responsable del diseño de los tours que
se implementarán durante la celebración
del evento.

14. B. La planificación
1. Definir los criterios de la feria o exposición:
 Nombre del evento
 El logotipo: este debe tener una estrecha relación con el nombre y el
objetivo de la feria (puede generarse a través de un concurso).
 Fecha de realización: se define con base un análisis de sobre la
disponibilidad de los lugares sede en el destino y a la conveniencia de los
empresarios del sector.
 Público objetivo
 Lugar sede
 Características de los stands
 La inscripción
 Servicios adicionales
 Lanzamiento de la feria

15. 2. Formulación del perfil del proyecto:
Introducción
Antecedentes
Justificación
Objetivos
Resultados esperados
Cronograma de actividades
Presupuesto