Descripción básica del ciclo de administración de proyectos

1. INTERNAL
Introducción a la
Administración de
Proyectos

2. INTERNAL
Objetivos del Curso
• Conocer y manejar los conceptos, metodología y
técnicas de la Administración aplicados a proyectos
de construcción.
• Conocer y aplicar las competencias necesarias del
administrador de proyectos para la finalización
exitosa de los proyectos.
• Aplicar los conocimientos, metodologías y técnicas
en un proyecto práctico real.
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3. INTERNAL
¿Que es un proyecto?
Alguna vez ha planificado una actividad que se
desarrolle en un tiempo determinado a futuro y
de la que se obtenga algún beneficio?
Esta actividad le ha requerido la adquisición y
utilización de insumos?
Esta misma actividad le ha hecho programarse
mediante un mapa mental de las cosas que
tendría que hacer para que se lleve a cabo de
manera exitosa?
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4. INTERNAL
¿Que es un proyecto?
• Un proyecto es un esfuerzo temporal,
que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único.
PMBOK - PMI
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5. INTERNAL
¿Que es un proyecto?
Basados en esta definición un proyecto se
corresponde con un sinúmero de actividades
que se desarrollan frecuentemente
Si usted ha planificado las actividades que va a
realizar para hacer el almuerzo del domingo:
Usted ha administrado un Proyecto
El proyecto del Almuerzo
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6. INTERNAL
Características de un
proyecto …
Es un evento único
Fecha de inicio y terminación determinada
Costo estimado a través de presupuesto
Recursos definidos
Tareas definidas
Tiene objetivos específicos
De elaboración progresiva
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7. INTERNAL
Comparando Proyecto vs. Procesos
Los Proyectos y Procesos tienen semejanzas:
• Realizados por personas en equipos de trabajo.
• Restringidos por la limitación de los recursos.
• Planificados, ejecutados y controlados.
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Los Proyectos y los Procesos difieren en que
mientras que en los procesos las operaciones son
continuas y repetitivas en periodos determinados de
tiempo, en los proyectos las actividades son
temporales y únicas.

8. INTERNAL
Comparando Proyecto vs. Programas
• Los programas son un conjunto de proyectos
orientados hacia un fin común
• Mantienen relaciones entre si (generalmente
tiempo y presupuesto)
• Los programas no siempre tienen una fecha
de terminación definida
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9. INTERNAL
Tipos de Proyectos de acuerdo a su
grado de Planificación
• Proyectos informales:
Son los más básicos y son comunes en una
organización con procesos de formulación y
gestión de proyectos escasas o inexistentes.
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10. INTERNAL
Tipos de Proyectos de acuerdo a su
grado de Planificación
• Proyectos Formales:
Son comunes en organizaciones donde hay una
estructura formal de formulación de proyectos
pero no hay herramientas apropiadas de gestión
y aprendizaje.
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11. INTERNAL
Tipos de Proyectos de acuerdo a su
grado de Planificación
• Proyectos estructurados:
En este tipo de proyectos abundan los planos,
especificaciones técnicas, contratos hojas de
requerimientos, controles de calidad y de
cambios, y una variedad de mecanismos de
control para la obtención de los resultados
deseados.
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12. INTERNAL
¿Que es un proyecto?
Ejemplo de tipos de proyecto:
En una facilidad industrial, se detectó que el
control de entrada a la propiedad no existe y el
personal de seguridad no tiene como
guarecerse. Se decidió la implementación de un
pequeño proyecto para la elaboración de una
caseta para el personal de seguridad, con el
único requerimiento que no se mojen bajo la
lluvia. Se lanzó una cotización y, de hecho el
único oferente propuso esto:
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13. INTERNAL
¿Que es un proyecto?
La cotización se declaró desierta y se volvió a lanzar la propuesta:
Se replanteó el proyecto de manera que se tomaron otros
aspectos adicionales en cuenta, donde a parte de guarecerse de
la lluvia, se solicitó que el personal de seguridad estuviera
protegido de los elementos y mantenerse en un ambiente
cerrado, y en una infraestructura fabricada con materiales de
construcción convencionales:
En este caso el departamento de adquisiciones elaboró algunos
requerimientos en base a la información recabada:
Nuevamente hubo un solo oferente:
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14. INTERNAL
¿Que es un proyecto?
La cotización nuevamente se declaró desierta :
Se hizo una revisión de la documentación para la cotización y el departamento de adquisiciones
descubrió que faltaban requerimientos para que los cotizantes pudieran entender la naturaleza
de las necesidades que se busca solventar.
Se hizo un análisis de las necesidades del personal de seguridad descubriendo que requerían, a
parte de guarecerse de los elementos, la posibilidad de tener un sanitario en la instalación, un
sitio para tener un escritorio, ventanas perimetrales para poder observar el exterior y reconocer
riegos, cámaras de seguridad con circuito cerrado.
Además se verificó si hay conocimiento técnico en la empresa para la elaboración de los planos y
obtención de permisos y se descubrió que la mejor opción de contratación sería por la
elaboración de planos, aprobaciones y construcción de la obra, con una gestión/inspección
efectuada internamente con un jefe de proyecto.
Al mismo tiempo, el departamento de adquisiciones hizo una revisión del marco legal en cuanto a
los requerimientos laborales mínimos para los usuarios finales; y también los requerimientos
técnicos en cuanto a la fase de construcción del proyecto, permisos, aprobaciones, seguridad y
salud ocupacional, etc.
Se descubrió que, a pesar de haber mayor cantidad de requerimientos, hubo más ofertas, y
mucho más claras y específicas: Al final se lanzó el proyecto de Diseño y Construcción de la
Garita de Acceso a la Facilidad Industrial
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15. INTERNAL
Características Ortogonales de los
Proyectos
Las características ortogonales se refieren a las
cualidades que identifican al proyecto en cuanto a:
Su tamaño
Su complejidad
Su Impacto
Se dice que son ortogonales porque son
independientes entre sí.
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16. INTERNAL
La Triple Restricción
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Proyecto
Alcance

17. INTERNAL
Ciclo de vida del proyecto
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I
Iniciación
P
Planificación
E
Ejecución
C
Cierre
Control y Seguimiento
NECESIDAD

18. INTERNAL
Enel Green Power

19. INTERNAL
¿DE DONDE VIENEN LOS PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?
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PMI: Project Management Institute que es la institución más antigua en
cuanto a la administración de proyectos se refiere. Otorga certificaciones en
Administración de Proyectos ampliamente reconocidas en America
Existen varias organizaciones dedicadas a desarrollar técnicas de
administración de proyectos y otorgar certificaciones de Administrador de
Proyectos
IPMA: International Project Management Association que ha potencializado
su actividad más preponderantemente en desarrollos en el área de TIC´s
PMAJ: Project Management Asocciation for Japan, quien se dedica más que nada a
la creación y potencialización del conocimiento en el área de Asia y está
uertemente enfocado en la industria y los servicios comerciales.

20. INTERNAL
El PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE)
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El PMI es una organización internacional fundada en 1969 que asocia a
profesionales relacionados con la gestión de proyectos de todo tipo.
Actualmente es la más grande del mundo en su rubro, dado que se encuentra
integrada por más de 380.000 miembros en cerca de 170 países. La oficina
central se encuentra en Fildadelfía, Estados Unidos y sus principales objetivos
son:
La institución más prestigiosa en cuanto a la administración de proyectos se
refiere es el PMI
• Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.
• Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus
programas de certificación.
• Generar conocimiento a través de investigación

21. INTERNAL
El PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE)
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El PMI ha identificado 10 áreas principales dentro de la gestión de proyectos:

22. INTERNAL
El éxito del proyecto se obtiene controlando distintas áreas
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23. INTERNAL
Primera Evaluación Parcial
Preparar exposición oral y trabajo escrito de las áreas de
Conocimiento de la Administración de Proyectos
reconocidas por el PMI de acuerdo a lo siguiente:
a. Alcance y Tiempo
b. Costos y Calidad
c. Recursos Humanos y Comunicación
d. Riesgos y Compras/Contrataciones
e. Integración y Stakeholders Manage.
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24. INTERNAL
Proyecto Final de Curso
Elaboración de un plan de Gestión Administrativa,
tomando en cuenta los conceptos que veremos
en clase, de los siguientes proyectos:
1. Construcción de una Urbanización residencial de baja
densidad en el corregimiento de San Carlos, distrito de
David, camino a San Carlitos, en un globo de terreno de
5.5 Has, con lotes de 600 m2 mínimo.
2. Construcción de proyecto de Propiedad horizontal en el
corregimiento de David, distrito de David, área de La
Perla, vía Boquete, en un globo de terreno de 1200
metros cuadrados de construcción, con unidades de
200 m2 mínimo.
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25. INTERNAL
Proyecto Final de Curso
3. Construcción de un hotel en el corregimiento de Las
Lajas, distrito de San Félix, en frente de la playa sobre una
propiedad de 20,000 metros cuadrados, con lobby, piscinas,
canchas de tenis, 2 salones de reuniones, gimnasios, y un
mínimo de 120 habitaciones.
4. Construcción de un edificio en la ciudad de David, distrito
de David, en el barrio de Doleguita, con fines netamente
comerciales y/o de alquiler de oficinas, sobre un lote de
1200 metros cuadrados y con un mínimo de 16 locales para
oficinas y/o comercios.
5. Construcción de una Urbanización residencial especial de
mediana densidad en el corregimiento de Las Lomas,
distrito de David, vía a Mata del Nance, en un globo de
terreno de 8 Has, con lotes de 250 m2 mínimo.
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26. INTERNAL
Procesos de Iniciación
• Desarrollar el Acta de Constitutiva del Proyecto o Project Charter
– Debe ser emitido por la alta dirección
– Usualmente es precedido por una etapa de análisis de
factibilidad
– Es el punto de arranque del administrador del proyecto
– No es muy detallado ya que puede cambiar a lo largo del
proyecto
– Se compone típicamente de:
• Nombre del Proyecto
• Descripción (concisa) del objetivo del proyecto (bien, producto, serivico o resultado
final)
• Líder del proyecto (administrador) y nivel de autoridad otorgado
• Justificación
• Firma y aprobación del directivo pertinente.
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27. INTERNAL
Iniciación - Objetivo
• Defina el Objetivo concisa y
claramente.
• El Objetivo del Proyecto
debe ser comprendido por
todos los interesados.
• Debe redactarse de tal forma
que incluya las actividades
generales que deban ser
realizadas para el logro final.
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28. INTERNAL
Alcance (Project Scope
Statement)
• Defina un Alcance realista.
– No trate de llegar a la luna en un salto.
• Defina el Alcance del proyecto paso a paso.
• El Alcance debe definir las cosas que sí se
harán en el proyecto y las que se excluyen
de él que pueden prestarse a confusión si
no se mencionan.
• Defina la calidad del trabajo a ser efectuado
(recuerde que la calidad va relacionada al
costo del proyecto y la durabilidad).
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Siempre tomando en consideración el Objetivo del proyecto.

29. INTERNAL
Proceso de Planificación
• WBS – Estructura de
Actividades y tareas o
(WBS)
• Cronograma
• Tiempos, Horarios y
Calendario
• Comunicaciones,
Reuniones
• Herramientas
• Aspectos Financieros
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• Recursos
(Presupuesto)
• Beneficios
• Riesgos
• Tamaño
• Divulgación

30. INTERNAL
Planificación - Actividades
• ¿Qué son?
– Las Actividades son
acciones mayores que
se deben realizar para
el logro del Objetivo
dentro del Alcance
definido.
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31. INTERNAL
Planificación - Tareas
• ¿Qué son?
– Las tareas constituyen acciones menores para el
logro de las Actividades
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32. INTERNAL
Planificación - Tareas
• Nombre: ¿Qué se hace?
• Duración: días u horas
• Recursos
• Secuencia
• Inicio - Terminación
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33. INTERNAL
Planificación - Tareas
¿Como se hace el WBS?
Lo primero lo primero, consiga alguien
con experiencia en proyectos similares
Defina las actividades más grandes a
realizar para elaborar el proyecto (deben
estar visibles en el Alcance o Scope
Statement)
Una vez obtenidas las actividades pase a
analizarlas para desglosar en tareas a
llevar a cabo
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34. INTERNAL
Planificación - Tareas
Haga el análisis de manera secuencial, o
sea según su ocurrencia en el tiempo
Dele una codificación y secuencia
entendibles por todos
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35. INTERNAL
Planificación - Tareas
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36. INTERNAL
Planificación - Cronograma
Que es el cronograma?
Es una lista de todos los elementos
terminales de un proyecto con sus fechas
previstas de comienzo y final.
En el cronograma aparecerán todas las
tareas que se generaron en la creación
del WBS.
Es un modo de presentar la información y
relacionarla con el tiempo.
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37. INTERNAL
Planificación - Cronograma
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38. INTERNAL
Planificación – Otros métodos
Metodos Determinísticos
• Gantt
• CPM (Critical Path Metod)
Metodos Probabilísticos
• PERT (Program Evaluation and Review
Tecnique)
• Estimación de tres valores
• Simulación MONTECARLO (asignación
de tiempos a las tareas de forma
pesimista, optimista o más probable de
forma aleatoria)
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39. INTERNAL
Planificación – Otros métodos
La estimación de los tiempos dentro de
una programación está incompleta si no se
realiza de modo que se establezcan
relaciones entre las tareas que permitan
concatenarlas en función de si una
depende de otra o de otras.
El objetivo de esta concatenación es
identificar las posibles causas de atraso de
un proyecto y la ruta expedita para su
culminación
Esto se logra a través de la determinación
por el método de precedencias
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40. INTERNAL
Planificación – Precedencias
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La metodología de precedencias es una
representación gráfica que muestra la
interdependencia entre actividades
Tipos de representación:
De Nodos

41. INTERNAL
Planificación – Precedencias
De Flechas
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42. INTERNAL
Planificación –
Gantt+Precedencias
Finalmente tenemos el modelo
combinado, que proporciona una
aproximación más real y funcional para la
planeación del proyecto y consiste en la
fusión del diagrama de Gantt con el
método de precedencias en un solo
gráfico donde se aprecian fácilmente las
duraciones de las actividades y las
relaciones con otras actividades
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43. INTERNAL
Planificación –
Gantt+Precedencias
Finalmente tenemos el modelo
combinado, que proporciona una
aproximación más real y funcional para la
planeación del proyecto y consiste en la
fusión del diagrama de Gantt con el
método de precedencias en un solo
gráfico donde se aprecian fácilmente las
duraciones de las actividades y las
relaciones con otras actividades
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44. INTERNAL
Planificación - Cronograma
El objetivo es conocer o tener una
aproximación de los pilares
limitantes del proyecto:
• Tiempo
• Costo
• Alcance
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45. INTERNAL
DINÁMICA No2
• Elaboración de un WBS
• Elaboración de un cronograma
• Se utilizarán los proyectos de la dinámica
anterior.
• Se harán los mismos grupos de trabajo
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46. INTERNAL
Planificación - Recursos
Que es un recurso?
Es un bien o un medio que al ser empleado en
una actividad de trabajo, solo o en
combinación con otros genera valor o
beneficio económico.
En administración de proyectos son los
elementos necesarios para la realización del
proyecto
Los recursos pueden ser de tres tipos:
• Humano
• Material
• Equipo
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47. INTERNAL
Planificación - Recursos
Que es un recurso?
Enel Green Power

48. INTERNAL
Planificación - Presupuesto
Que es un Presupuesto?
Se refiere al cálculo anticipado de los
ingresos y gastos de una actividad
económica
Como se estima?
• Estimaciones preliminares o ejecutivas
• Estimación con porcentajes
• Estimación Paramétrica
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49. INTERNAL
Planificación - Presupuesto
Estimaciones Ejecutivas
Para proyectos similares de diferentes
tamanos se utiliza un parámetro sencillo que
permita hacer la regla de 3
• Numero de módulos
• Horas-Hombre
• Metros cuadrados
• Unidades por hora
Para proyectos del mismo tamano en distintos
tiempos:
• Inflación
• Depreciaciones
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50. INTERNAL
Planificación - Presupuesto
Estimaciones con Porcentajes
Enel Green Power
Proyecto Anterior Proyecto a Presupuestar
Factibilidad 100,000
10%
Factibilidad 100,000
10%
Diseno 250,000
25%
Diseno 25%
Construccion 350,000
35%
Construccion 35%
Equipos 250,000
25%
Equipos 25%
Infraestructura 50,000
5%
Infraestructura 5%
Total $1,000,000 Total $2,000,000

51. INTERNAL
Planificación - Presupuesto
Estimaciones Paramétricas
Enel Green Power

52. INTERNAL
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Enel Green Power

53. INTERNAL
Planifique el Cierre
• Evaluación
• Informes
• Presentaciones
• Reconocimientos
• Seguimiento
Enel Green Power
Siempre planifique tiempo al finalizar el
proyecto, para:

54. INTERNAL
Planificación - Metas
• Fije metas a lo largo del proyecto.
• Las metas deben ser medibles, en
términos de trabajo, producto
elaborado o en términos relativos
porcentuales.
• Las metas deben ser razonables y se
debe tomar en consideración el factor
de ineficiencia del personal.
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55. INTERNAL
Planifique las Comunicaciones
• Comunicación entre los integrantes del
equipo de proyecto
• Reportes periódicos a los interesados
Enel Green Power

56. INTERNAL
Planifique los Recursos
¿Qué son?
• Los recursos son los elementos
necesarios para la ejecución de
un proyecto.
• Típicamente son personas con
conocimientos especializados,
máquinas, materiales y dinero.
• Asegúrese de identificar TODOS
los recursos necesarios.
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57. INTERNAL
Cuantifique los Recursos
• USO
–El uso de los recursos es limitado.
–Hay un factor de eficiencia que
debe tomarse en cuenta en la
etapa de planificación.
• Las personas dedican típicamente de 65% a
85% del tiempo a la actividad principal. El
resto del tiempo asisten a reuniones, están
de permiso o vacaciones, participan en
cursos de desarrollo profesional, se
enferman, etc.
Enel Green Power

58. INTERNAL
Planifique las Finanzas
Enel Green Power
Prepare un Presupuesto
Prepare un Flujo de Caja

59. INTERNAL
Planifique los Riesgos
• Identifique los riesgos
• Describa el impacto
• Cuantifique el impacto
• Haga una reserva monetaria para mitigar
posibles riesgos
Enel Green Power

60. INTERNAL
¡Recuerde!
• Cada 5 minutos
invertidos en
Planificación
ahorrarán 15 minutos
en ejecución.
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61. INTERNAL
Ejecución
• Dirección
• Equipo de trabajo
• Forma de trabajo
• Control
• Cambios
• ¡Adhiérase a su plan!
Enel Green Power

62. INTERNAL
Ejecución – Manejo de Cambios
• Prepárese para ver
cambios durante la
ejecución de un
proyecto. Hay
amenazas y
oportunidades externas
o debilidades y
fortalezas internas que
suelen generar ajustes
y cambios.
Enel Green Power

63. INTERNAL
Ejecución – Manejo de Cambios
• Los cambios pueden ser:
– de menor impacto: cuando el
tiempo y el costo del proyecto no se
ven mayormente afectados.
– de mayor impacto: cuando el tiempo
y el costo del proyecto se ven
afectados.
– de total impacto: cuando el
proyecto es cancelado en la mitad
de su ejecución.
Enel Green Power

64. INTERNAL
Ejecución – Manejo de Cambios
• ¡Adhiérase a su plan!
– Muchos proyectos fracasan porque
a lo largo del camino sufren
innumerables cambios que no
habían sido previstos.
– Asegúrese el éxito ejecutando el
proyecto igual a su planificación.
Enel Green Power

65. INTERNAL
Control y Seguimiento
• Seguimiento del progreso
• Comparación del resultado
vs. Planificado
• Reuniones de Control
• Análisis de impacto
• Manejo de cambios
Enel Green Power

66. INTERNAL
Control y Seguimiento
• Control de Tiempo
• Control de Costo
• Control de Calidad
Enel Green Power
• Acciones Correctivas
• Responsables
• Fechas

67. INTERNAL
Cierre y Evaluación
• ¡Recuerde!
• ¡Ningún trabajo está
finalizado hasta no
haber concluido el
“papeleo”!
Enel Green Power

68. INTERNAL
Cierre y Evaluación
• El beneficio de la experiencia adquirida
• La Sesión de Evaluación (->)
• Recomendaciones y Mejoras
• La entrega de Reconocimientos.
Enel Green Power

69. INTERNAL
Cierre - Informe Final
• Prepare un reporte final
que contenga toda la
historia del proyecto,
desde su Justificación,
Planificación, Ejecución,
Cierre y Evaluación.
Enel Green Power

70. INTERNAL
Bibliografía
• Parte del material fue tomado del PMBOK -
Project Management Body Of Knowledge
(Guía para la Gestión de Proyectos), del PMI -
Project Management Institute.
Enel Green Power

71. INTERNAL
Cierre y Evaluación
• Pregúntese...
1. ¿Se logró el Objetivo del Proyecto, en
tiempo, costo y calidad?
2. ¿Se logró satisfacer la necesidad
como fue previsto?
3. ¿Se obtuvieron todos los recursos
materiales, en tiempo, costo y
calidad?
4. ¿Hubo una adecuada asistencia
financiera?
Enel Green Power

72. INTERNAL
Cierre y Evaluación
• Pregúntese...
5. ¿Cómo se manejaron los cambios?
6. ¿Cómo afectaron los cambios a la
ejecución del proyecto?
7. ¿Hubo problemas de personal, en
disponibilidad, cantidad y calidad?
8. ¿Hubo problemas de comunicaciones?
Enel Green Power

73. INTERNAL
Cierre y Evaluación
• Pregúntese...
9. ¿Se afectó de alguna forma el flujo
principal del trabajo de la
organización?
10.¿Hubo algún impacto en la cultura
organizacional?
11.¿Cuál fue la reacción o aceptación de
la Gerencia o la Dirección de la
empresa?
12.¿Hubo buena cobertura por parte de
los medios?
Enel Green Power