opciones adicionales

1. Escuela de Formación de
Policías de Línea Sub
Zona Carchi No 4
Integrantes:
Asp. Varela Cristian
Asp. Pérez Hugo
Asp. Moposita Jefferson
Asp. Montaluisa Jeyson

2. Cuando se encuentra en “Datos del Documento”, se
puede realizar las siguientes acciones
Anexos
Cuando un documento va a ser enviado con archivos
adjuntos.
1.7 Opciones Adicionales

3. Recorrido
Permite visualizar el recorrido del documento por las
diferentes áreas, fechas, acciones, tiempos de elaboración,
comentarios y cambios en el texto del documento.

4. Carpetas
Permite visualizar los documentos que se encuentran
almacenados en la ubicación virtual, seleccionada en la
sección de “Información de Documentos”.
Documentos asociados
Permite asociar documentos relacionados al actual, así
como la visualización de los asociados automáticamente
por el sistema.

5. 1.8 Tareas
Introducción
Acción que permite realizar reasignaciones a múltiples
usuarios para que tengan acceso de lectura sobre un
documento.
A diferencia de la acción “Reasignar” que permite pasar el
documento a un solo usuario con acceso completo.

6. Asignación de tareas desde la bandeja recibidos
Al realizar la acción “Nueva Tarea” desde la bandeja de
Recibidos, podrá asignar tarea a más de un usuario.

7. Para realizar la acción “Nueva Tarea”, se debe:
• Seleccionar el área en la cual esté el usuario a quien va a
realizar la asignación de la tarea,
• Seleccionar el usuario.
• Cambiar la fecha máxima de trámite.
• Agregar el texto de la tarea que está asignando.
• Presionar el botón “Aceptar”.
Y se queda en la misma pantalla para realizar la asignación de la
tarea al siguiente usuario, siguiendo los pasos anteriores.
No se podrá asignar más de una tarea a un mismo usuario en el
mismo documento. Finalizada la asignación presionar el botón
“Regresar”.

8. Los documentos sobre los cuales se asignó una
tarea estarán disponibles en la bandeja “Tareas
Enviadas”.
Asignación de tareas desde un documento
seleccionado
Dando clic en el popud se selecciona un documento
específico recibido sobre el cual se desea asignar tareas.

9. Bandeja Tareas
Todos los documentos que tienen tareas asociadas se
encontrarán en la Bandeja “Tareas Recibidas” o en “Tareas
Enviadas”, que se encuentran en el menú izquierdo
Bandeja de tareas recibidas
En esta bandeja se presenta un filtro inicial de “Pendiente”
que muestra las tareas pendientes que debe realizar el
usuario actual. Si desea puede seleccionar en el criterio
Estado “Todos“, para consultar todos los estados en los que se
encuentran las tareas.

10. Bandeja de tareas enviadas
En esta bandeja se presenta un filtro inicial de
“Todos” que muestra todas las tareas que el usuario
actual envío a otros usuarios.
Desde cualquiera de las dos bandejas anteriores, también
puede asignar una tarea a un documento, para realizar
esta acción seleccione el documento y presione la acción
“Nueva Tarea”.

11. Estructura pestaña de tareas
Desde la Bandeja de Tareas Recibidas y Enviadas se
puede seleccionar un documento, al ingresar al
documento se visualiza la pestaña de “Tareas”.
Al ingresar a la pestaña de Tareas se presenta dos
secciones una las “Tareas Asignadas al usuario” y “Tareas
Asignadas a otros usuarios”.

12. Tareas Asignadas al usuario
Es la sección en la cual se listará la tarea que le asignaron al
usuario actual.
Tareas Asignadas a otros usuarios
Es la sección en la cual se listarán todas las tareas que el usuario
actual asignó a otro(s) usuario(s).
Cuando el usuario asigna tareas, el documento queda con todos
los permisos para el usuario que asignó la tarea. No pasa lo
mismo que en una reasignación, cuando el usuario que
reasigna queda con el permiso de lectura sobre el documento
reasignado.

13. Íconos de acciones sobre una tarea asignada por el
usuario
Permite cancelar una tarea asignada.
Editar la tarea.
Agregar un comentario a una tarea.
Re-abrir una tarea.
Íconos de acciones sobre una tarea asignada al
usuario
Permite crear una tarea hija a partir de una tarea asignada.
Permite finalizar la tarea.
Permite registrar un porcentaje de avance.
Se puede agregar un comentario a una tarea.

14. Acciones sobre un documento con tarea asignada
por el usuario
Cuando un usuario asigna tareas a un documento, el
documento se va a la bandeja “Tareas Enviadas” y el usuario
actual del documento sigue siendo el mismo usuario que asignó
las tareas, por ello el usuario puede realizar todas las acciones
sobre un documento recibido.
Acción de reasignar
Si se reasigna un documento con tareas, se
reasignará el documento y las tareas. El dueño de
las tareas será el usuario al cual se reasignó el
documento.

15. Acciones de responder, informar, archivar,
comentar, dar físico
Serán iguales a las que se realizan sobre un documento
“Recibido”.
Acciones sobre un documento con tarea asignada al usuario
Si el usuario tiene tareas asignadas sobre un
documento tendrá disponible solo tres acciones sobre el
documento.
Recorrido de la tarea
Una tarea tendrá asociada a ella un recorrido, en el cual se
almacenará todas las acciones realizadas, el usuario que la
realizó, fecha hora y la acción realizada.

16. Acciones sobre una tarea
Las acciones a ejecutar sobre una tarea dependen de la Tarea y
el estado.
Crear una tarea hija
Para crear una tarea hija lo puede hacer desde la bandeja de
Tareas Recibidas, o desde la pestaña de Tareas.
Para crear desde la pestaña de Tareas, presionando el icono de
una tarea recibida.
El procedimiento para crear una tarea hija es similar a la
asignación de tareas.
Editar una tarea
La edición de una tarea podrá ser ejecutada solo por el usuario
que la creo y en la edición se puede modificar o cambiar
totalmente el texto de la Tarea y la fecha máxima para finalizar
la Tarea.

17. Comentar una tarea
El agregar un comentario a una tarea lo puede realizar el usuario
que asignó y el usuario que tiene asignada la tarea.
Reabrir una tarea finalizada cancelada.
Una tarea que está finalizada o cancelada se la puede reabrir,
esto lo puede realizar solo el usuario que creó la tarea.
La acción de Reabrir es similar a la función de crear la
tarea, solo que sobre una tarea finalizada o cancelada. Esta
acción queda registrada en el recorrido, la fecha máxima de
finalización de la tarea se modifica pero el texto de la tarea
continúa con el texto inicial.

18. Finalizar una tarea
Una tarea se puede finalizar y lo puede realizar el usuario que tiene
asignada la tarea, al finalizar automáticamente se coloca en el
porcentaje de avance 100%.
Registrar avance de una tarea
En una tarea se puede registrar un porcentaje de avance mientras está
pendiente, esto lo puede ejecutar el usuario que tiene asignada la
tarea.