Este documento presenta los resultados de una investigación sobre el diseño de un sistema de inventarios para mejorar la administración de una empresa. Se utilizó una metodología que incluyó entrevistas, observación y encuestas. Los resultados mostraron que el personal no entiende completamente el proceso de inventarios y que existen discrepancias. Se concluyó que un sistema de control de inventarios mejorado y capacitación al personal podrían mejorar la gestión. Se recomienda informar al personal sobre los cambios, clasificar productos y mantener registros precisos.

1. 1
Investigación documental y de campo
Informe Final
Diseño del sistema de inventarios para la buena administración
de la empresa
José Luis Rey de Jesús
Junio, 2018

2. 2
Índice
INTRODUCCIÓN: 3
OBJETIVO GENERAL: 3
OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 3
METODOLOGÍA 4
RESULTADOS 5
CONCLUSIONES 9
RECOMENDACIONES 9
ANEXOS 10
REFERENCIAS Y FUENTES DE CONSULTA 12

3. 3
Introducción:
El presente trabajo consta de un informe de investigación documental y de campo
sobre el tema “Diseño del sistema de inventarios para la buena administración de la
empresa”.
La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo
estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios, producción
compra y ventas de bienes. Puede dar servicio a varias funciones que agregan
flexibilidad a las operaciones de una empresa de aquí viene la importancia del
manejo de inventario por parte de esta. Este manejo tanto físico como contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también
conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la situación
económica de la empresa.
En los años 70 y 80, se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle cierta
dinámica. Se empezó a hablar de flujo de inventarios. Ya se calculaba el índice de
rotación de inventarios y posteriormente la velocidad del inventario.
En los años 90 se requería mantener un inventario suficiente con el fin de no parar
ningún proceso ni agotar un producto terminado. Se tenían altos márgenes de
rentabilidad y se justifica tener altos niveles de inventario, con dos elementos a
favor: altos índices de inflación y restricción a las importaciones. Se compra con
más facilidad y los índices de inflación son bajos. Algunas empresas se aceleraron
e incrementaron sus niveles de inventarios. Se acrecentó el problema que hoy
tienen muchas organizaciones: Excesos de inventarios.
Objetivo General:
Crear y aplicar mecanismos para lograr una eficiente toma de inventarios para la
gestión y optimización de la circulación y almacenamiento de las mercancías.
Objetivos Específicos:
• Diseñar un plan de acción para el control de inventario.
• Disminuir los costes de ordenar y almacenar las mercancías.
• Diseño de un “Lay Out” optimizado en base al control de inventario.

4. 4
Metodología
La metodología que se realizó para la recopilación de datos fue de primeramente
de forma presencial con personas capacitadas en el tema y por medio de entrevistas
que me ayudaron a delimitar el tema que fue acerca de la ejecución de toma de
inventario, en donde los registros eran complicados y en ocasiones el personal lo
entendía y en otras ocasiones no, a causa de este descontrol se prestaba no sólo
al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, que son causa de un fuerte
impacto sobre el valor monetario de la empresa y sobre la existencia de sus
productos, aunado a que los espacios para almacenar no son utilizados de forma
óptima causando más perdidas que ganancias.
Para facilitar la comprensión del tema y garantizar la confiabilidad de la información
me apoye en fuentes primarias y secundarias tales como Google Académico,
redalyc, scielo y libros impresos que tratan sobre el tema.
Derivado de lo anterior se realizó el siguiente un plan de trabajo:
Previo al plan, se solicitó la autorización al responsable del lugar que seleccionamos
para realizar la investigación; para que a su vez me pudiera apoyar con información
relevante sobre su situación actual en su empresa.
Durante mi primera visita recopile información y se me dio oportunidad de observar
la operación durante un recorrido, esta información se registró en mi diario de
campo. (Anexo 1)
Se realizo una segunda entrevista grabada en audio con la ayuda de un guion de
entrevista semi-estructurada para poder obtener una percepción diferente de 1
persona especializada en el tema. (Anexo 2)

5. 5
Otra herramienta empleada para la recopilación de información fue una encuesta
realizada en “Google Forms”, esta se compartió mediante un link de enlace para
que varios usuarios pudieran contestarla al mismo tiempo. Esta herramienta tiene
la facilidad de crear gráficos para presentar la información de forma más compacta
y visual y sea más digerible. (Anexo 3)
Resultados
Las gráficas siguientes demuestran que, parte de la población que fue encuestada
entiende el tema, pero no conoce a fondo el proceso completo y las correctas
prácticas para manejar un inventario, las probabilidades pueden ser que parte de
esa población tiene experiencia en otra área y los inventarios no es su fuerte. Por
otro lado, dentro de esa población hay personas que contestaron correctamente
todas las preguntas que se realizaron:
Del total de la población, el 86.7% que corresponde a 13 personas, si considera importante
una buena administración de inventarios para un mejor resultado y el 13.3% que
corresponde a 2 personas, no considera importante una administración, desconoce el tema
o no sabe.

6. 6
Del total de la población, el 73.3% que corresponde a 11 personas, si sabe con cuanto
inventario debe de contar una empresa y el 26.7% que corresponde a 4 personas, considera
que una empresa debe almacenar inventarios masivos o no sabe.
Del total de la población, el 46.7% que corresponde a 7 personas, si sabe cuáles son las
áreas que gestionan la entrada y salida de productos y el 53.3% que corresponde a 8
personas, si tiene idea, pero no conoce a fondo el proceso.
Del total de la población solo el 6.7% que corresponde a 1 persona, no sabe cuáles son las
consecuencias por un mal manejo de inventarios, mientras que el 93.3% que corresponde
a 14 personas, si tiene idea del impacto que tiene un mal manejo de inventarios interna y
externamente.

7. 7
Del total de la población, el 66.7% que corresponde a 10 personas, si conoce o a aplicado
un análisis A, B, C y sabe los beneficios que este trae, el 33.3% restante que corresponde
a 5 personas, desconoce el tema y nunca lo ha aplicado.
Del total de la población, el 73.3% que corresponde a 11 personas, trabaja mediante un
sistema de control para sus inventarios y sabe de los beneficios que puede tener para una
empresa, 20% que corresponde a 3 personas, considera que uno de los beneficios es el
poder almacenar en cualquier sitio para ahorra tiempos lo cual es erróneo y por último el
6.7% que corresponde a 1 persona, desconoce el tema.

8. 8
Del total de la población, el 86.7% que corresponde a 13 personas, si conoce las
consecuencias de que una empresa cuente con inventarios de productos que no tienen una
rotación constante y solo el 13.3% que corresponde a 2 personas desconoce el tema.
Del total de la población, el 93.3% que corresponde a 14 personas, si conocen las funciones
de un inventario y solo el 6.7% que corresponde a 1 persona considera que tener mucho o
poco de todo es parte de las funciones lo cual es erróneo.
Del total de la población, 80% que corresponde a 12 personas, si conocen el propósito de la
logística en la cadena de suministro, solo el 20% que corresponde a 3 personas desconocen el
tema.
0 2 4 6
Femenino
Masculino
6
4
5
Escolaridad
Universitario
Bachillerato

9. 9
Del total de la población, el 60% que corresponde a 9 personas (ente hombres y mujeres),
tienen una formación universitaria mientras que 40% que corresponde a 6 personas, tienen
una formación de bachillerato.
Dentro de la relación Femenino – Masculino, el sexo femenino fue el que predomino en mi
muestreo: 10 mujeres vs 5 hombres.
Conclusiones
Por medio del estudio realizado, se logró establecer un enfoque apropiado hacia los
problemas que generan no llevar una adecuada gestión de inventarios. Asimismo,
a partir del proyecto realizado se lograron establecer propuestas específicas que se
enfocan directamente sobre los problemas más relevantes en la empresa.
La exactitud de los inventarios en una empresa es algo también primordial, debido
a que el flujo continuo de los artículos ya sea por recibo, despacho, rechazos
devoluciones u otros procedimientos aumenta el riesgo de que se presente la
diferencia de inventario. Por lo que, con la ayuda del conteo cíclico se puede llegar
a tener un registro confiable de las cantidades.
Recomendaciones
Con lo que respecta a las recomendaciones, se debe de informar a todo el
personal, administrativo y operativo, de los nuevos cambios en la organización
porque de ellos dependerá el éxito de la nueva tarea. Además, se debe clasificar
nuevamente los productos de acuerdo con su comportamiento a medida que pase
el tiempo. Las buenas políticas de inventarios pierden sentido si la administración no sabe qué
hay disponible en su inventario. La exactitud de los registros permite a las organizaciones
enfocarse en aquellos artículos que son más necesarios, en vez de tener la seguridad de que “algo
de todo” está en inventario. (HEIZER & RENDER, 2009)

10. 10
Anexos
Anexo 1: Diario de Campo
Fecha: 21 de mayo 2018
Hora: 10:00 am
Actividad: Conocimiento de la compañía y permiso para hacer anotaciones y
recopilación de información.
Se realiza la visita en instalaciones de la compañía Grainger SA de CV. para solicitar
acceso a la Gerente de Cedis M. H. de la O y poder recopilar información sobre la
gestión de inventarios que tienen actualmente
Interpretación:
Durante el recorrido, me percate que los auditores constantemente recurren al
encargado de pasillo para saber si las cantidades que se muestran en sistema son
las correctas o existe alguna discrepancia física y esto efectivamente ocasiona la
demora en la operación. Actualmente no existe un sistema de gestión de inventarios
adecuado en la empresa que les ayudé a disminuir este tipo de situaciones.
adecuado en la empresa que les ayudé a disminuir este tipo de situaciones.
Anexo 2: Guion de la entrevista semi-estructurada
1. ¿Cuál es tu nombre y cuáles son tus funciones principales en esta empresa?
2. ¿Referente al tema de control de inventarios como lo ejecutas?
3. ¿Se prepara el análisis ABC de los productos del inventario?
4. ¿Cuántas personas están a cargo de las funciones de manejo de inventarios?
5. ¿Se cuentan con instructivos como guía para los empleados que participan en la toma
de los inventarios?
6. ¿El personal que se dedica a realizar los conteos cuentan con la capacitación adecuada
para realizar esta función?
7. Regularmente el personal tiene que venir con el encargado para validar algunas
discrepancias ¿Por qué recurren tan seguido?

11. 11
Anexo 3: Encuesta virtual
1. ¿Consideras importante que haya
una buena administración de inventarios
en las empresas?
2. Dentro de una empresa ¿Cuánto
inventario debe haber?
3. Indica cuales son las áreas del
almacén que gestionan el proceso de
entrada y salida:
4. Selecciona las casillas que
consideres consecuencia de un mal
manejo de inventarios:
5. ¿Selecciona de que sirve un análisis
A, B, C en un inventario?
6. ¿Qué beneficios tiene para una
empresa contar con un sistema de
control de inventarios?
6. ¿Qué beneficios tiene para una empresa
contar con un sistema de control de
inventarios?
7. Selecciona ¿Que provoca que una empresa
cuenta con inventarios masivos de productos
sin rotación?
8. Selecciona ¿cuáles son funciones de un
inventario?
9. Selecciona ¿Cuál es el propósito de la logí-
stica?
10. ¿Qué edad tienes?
11. Sexo
12. ¿Qué escolaridad tienes?
8. Bueno y derivado de la pregunta anterior mi siguiente pregunta es ¿La mercancía que
llega a la empresa es contada y validada?
9. ¿Qué consideras que sea otra causa de las discrepancias en su inventario?
10. ¿Se pierde algún tipo de inventarios por robo u otra causa?
11. ¿Qué plan de acción tienen para combatir las causas que propician las discrepancias
en su almacén?
12. Por último ¿Qué otros comentarios me podrías dar para complementar esta entrevista
con referencia al tema?
Enlace: Entrevista-Audio

12. 12
Referencias y fuentes de consulta
Betanzo Quezada, E. (01 de 04 de 2003). É Logistica. Obtenido de Tendencias modernas de los
inventarios: http://www.logisticamx.enfasis.com/notas/3684-tendencias-modernas-los-
inventarios
Bustos Flores, C. E., & Chacón Parra, G. B. (1 de enero-junio de 2007). El MRP En la gestión de
inventarios. Obtenido de Redalyc: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=465545875010
HEIZER, J., & RENDER, B. (2009). Principios de administración de operaciones. Séptima edición.
México: PEARSON EDUCACIÓN.
PROYECTO, D. (2011). Manual de logística: Guía práctica para la gerencia de cadenas de
suministros de productos de salud. Arlington Va: USAID.
BALLOU, R. H. (S.F de 2004). Logística, Administración de la cadena de suministro. Quinta edición.
Mexico: PEARSON EDUCACIÓN. Obtenido de Google Libros.
CHAPMAN, S. N. (2006). Planificación y control de la producción. México: PEARSON EDUCACIÓN.
Fuentes, D. D. (2014). Transporte y Logística en la Economía Mundial. Revista De Economia
Mundial(38), 19-22. Recuperado el 17 de 5 de 2018, de
http://redalyc.org/articulo.oa?id=86632965001
Long, D. (2008). Logística internacional: Administración de la cadena de abastecimiento
global=International logistics : Global Supply. Mexico: Limusa.
Molina, A., & E., V. (2002). Administración de almacenes y control de inventarios. México: Grupo
Editorial ISEF.
Sabriá, F. (2016). La cadena de suministro. Barcelona: Marge Books.
Salas-Navarro, K., Maiguel-Mejía, H., & Acevedo-Chedid, J. (Junio de 2107). Metodología de
Gestión de Inventarios para determinar los niveles de integración y colaboración en una
cadena de suministro / Inventory Management Methodology to determine the levels of
integration and collaboration in supply chain. Obtenido de SciELO:
http://www.scielo.cl/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0718-
33052017000200326&lng=en&tlng=en