evento Kaizen

1. EVENTOS KAIZEN
Para aplicar a la mejora de Procesos
V 2020

2. Kaizen
Si atendemos a la traducción literal del término,
El uso común de su traducción al castellano es
“mejora continua”.

3. • Kaizen trata de una metodología o sistema de
gestión orientado a la mejora continua de
procesos.
• Kaizen es una forma poderosa de hacer
mejoras en todos los niveles de la
organización, y hoy en día la practican las
organizaciones líderes de todo el mundo.
Método Kaizen

4. Definición Evento Kaizen
• Un Evento Kaizen es una cadena de
acciones realizadas por equipos de trabajo
cuyo objetivo es mejorar los resultados de
los procesos existentes.

5. ¿Para qué sirven los Eventos Kaizen?
Los Eventos Kaizen resultan extremadamente efectivos
para mejorar rápidamente un proceso mediante la
implementación de herramientas que ayudan a:
Reducir los desperdicios
(menos Mudas).
Mejorar la calidad y reducir la variabilidad
(menos Muras).
Mejorar las condiciones de trabajo
(menos Muris).

6. Lean
Definición:
Lean es una filosofía de trabajo, basada en las
personas, que define la forma de mejora y
optimización de un sistema de producción
focalizándose en identificar y eliminar todo tipo de
“desperdicios”, definidos éstos como aquellos
procesos o actividades que usan más recursos de los
estrictamente necesarios, que no agregan valor.
Su objetivo final es el de generar una nueva CULTURA
de la mejora basada en la comunicación y en el
trabajo en equipo.

7. Kaizen requiere:
◦ Una mejora continua, gradual y consistente por parte
de todos los empleados.

8. Acelerando Mejora

9. Entendiendo Kaizen
Kaizen es:
• Mejora continua
• Trabajar de manera mas
inteligente
• Creatividad antes del capital
• Trabajo seguro
• Enfocado a toda la
organización
• Hecho a través de equipos
• Aprovechamiento del
capital intelectual
Kaizen no es:
• Solo un programa
• Trabajo Duro
• Algo que presupuestar
• Productividad antes de la
seguridad
• Enfocado solo a la
manufactura
• Un trabajo individual
• Eliminar trabajo y
oportunidades

10. ¿Cuándo se utilizan los eventos
Kaizen?
Por lo general, la aplicación de eventos de mejora se
lleva a cabo cuando:
• Existe un problema de calidad.
• Queremos mejorar la distribución de las
áreas.
• Necesitamos disminuir el tiempo de
preparación de las máquinas.

11. ¿Cuándo se utilizan los eventos
Kaizen?
• Necesitamos disminuir el tiempo de entrega a
los clientes (internos o externos).
• Deseamos reducir los gastos de operación.
• Necesitamos mejorar el orden y la limpieza.
• Queremos reducir la variabilidad de una
característica de calidad.
• Deseamos hacer más eficiente el uso de los
equipos.

12. ¿Qué se puede lograr con los eventos
Kaizen?
• Mejoras rápidas en el desempeño de procesos
específicos de producción o celdas de
manufactura, tiempos muy cortos de cambio
en la fabricación de productos.
• Mejores distribuciones de planta.
• Mejor desempeño de la maquinaria.

13. ¿Qué se puede lograr con los eventos
Kaizen?
• Mejora en el orden y limpieza.
• Mejor calidad de primera intención.
• Mejor comunicación entre los operarios.
• Mayor capacidad de producción.
• Condiciones de trabajo más seguras y
ergonómicas.

14. En este figura se puede observar que las actividades que no
agregan valor superan por mucho a las que sí lo hacen, y son las
principales causas de los problemas de competitividad.

15. El objetivo de un evento Kaizen es que al finalizar cada
proyecto de mejora, la empresa vea cambios en los resultados
de los procesos al ir eliminando sus fuentes de pérdida ( muri,
mura, muda).

16. ¿Cuánto tiempo toma realizar un
evento Kaizen?
• El objetivo del evento será finalizar cada proyecto de mejora,
para que la organización vea los cambios de los resultados de
los procesos al ir eliminando los desperdicios las actividades
que no agregan valor.
TIEMPO QUE
TOMA REALIZAR 1 a 5 días
EL EVENTO
Por tal motivo se deberá programar
una agenda de trabajo.

17. 3 Fases del Proceso de un Evento
Kaizen
1. Fase de Planeación
2. Fase de Implementación (El evento)
3. Fase de Seguimiento
Fallar en alguna de las tres etapas puede resultar
una falla en la implementación del Kaizen

18. 10 pasos del proceso de un Evento
Kaizen
1. Identificar y aclarar los objetivos
2. Determinar las metas
4. Documentar el estado actual de la organización
5. Proyectar a futuro el estado de la organización
6. Crear una estrategia de implementación
7. Hacer un plan – Quién, Qué y Cuándo
8. Implementar
9. Revisar resultados
10. Documentar e implementar el plan de control
Confirmar y mantener resultados
•Planeación
•Seguimiento
•Evento

19. Fase de Planeación –
Definición y Medición
• En Resumen: La buena o mala planeación puede
hacer o deshacer el evento
• Llenar los roles con el personal adecuado
• Usar check lists como guía para preever la planeación
en el pre-evento
• No sobreestime la planeación en el pre-evento
PREPARESE!

20. Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen.
Fase de Planeación –
Definición y Medición
DURANTE EL PRE-EVENTO
KAIZEN
Se realiza hasta 2 meses
antes
se llena por ejemplo:
La forma de Definición
del evento .

21. Fase de Planeación –
Definición y Medición
• Definición
Proyecto
¿Cuál es el problema? (Propósito)
¿Por qué hoy? (Importancia)
Límites del evento (Alcance)
¿Cuál será la métrica a usar? (Medición)
¿Cuáles son las metas? (Decisiones)
Participantes (Recursos)
• Medición
Línea de base de cambio para la métrica Datos
Cualquier otro dato de apoyo que se pueda recolectar
Procedimientos /Procedimientos Estándar de Operación PEO’S/
Estándares de trabajo

22. Datos de la línea de base actual
Datos de la línea de base actual
• Identificar los datos que se vas a utilizar.
Por ejemplo: Cambio de tiempo extra, historial de producción,
etc.
• Desarrollar un plan para la recolección de datos.
Obtener de la base de datos u otra fuente.
Implementar un sistema para agrupar los datos, semanas
antes del evento.
Nota: No esperar hasta la semana del evento, o no
tendrá la información necesaria.

23. Datos de la línea de base actual
Sistemas complejos pueden requerir mayor tiempo
para la recolección de datos antes del evento.
• Las herramientas de 6 sigma son ideales para el
análisis de datos antes del evento.
• Si es necesario, consultar con un Mentor/ Consultor
/Especialista, para un análisis de datos por medio de
lluvia de ideas.

24. Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen.
• Se establece la situación actual
• Se realiza una visita al área para detectar
oportunidades
• Se identifican las oportunidades (puede ser
cualquiera de las limitantes de la productividad)
• Formato tarjeta de oportunidad
• Desarrollo de los siguientes días
• Formato para llenar, actividades para realizar el
evento.

25. Equipo Kaizen
• Requisitos
– El equipo del evento varia según el evento
– Usualmente entre 7 a 10 participantes
• 1/3 son especialistas en los procesos del área
• 1/3 son personas relacionadas con el área
• 1/3 son personas que no pertenecen al área
• Roles
– Participan en todas las actividades Kaisen
– Desarrollan el estado futuro de la empresa
– Implementan los cambios
– Sostienen el aumento de valor

26. Roles
• Líder / Facilitador
• Equipo (Miembros / Participantes)
• Timekeeper
• Recorder
• Portavoz

27. Tips para la selección de equipos
• Personas de todos los turnos
• Personas con Conocimientos del proceso que
va a ser mejorado
• Habilidades - Técnicas, Analíticas e
interpersonales
• Diversidad de equipo y balance
• Consideran las entradas del proceso como
propias
• Voluntarios??

28. Líder Del Evento
El evento deberá ser liderado por un Líder/ Facilitador y
tiene como características.
• Habilidades como capacitador y manejo de personal
• Reconocido y respetado por los miembros del equipo
• No es responsable del evento
• Experto en herramientas y metodologías
• Indispensable para mantener el enfoque del
equipo.

29. Kick Off
• El Kick off podría traducirse como una reunión de
arranque o inicio de proyecto, y es una de las
prácticas más innovadoras en la gestión de proyectos
y en el ámbito organizativo en general.

30. Kick Off
Meta:
Visión de la meta. Por ejemplo: “Reducción del inventario”
Empowerment: (delegar)
El equipo debe tener facilidad para tomar decisiones
Recursos:
El equipo puede necesitar ayuda fuera del salón
Motivar:
La gerencia debe mostrar confianza en la habilidad de los
equipos para crear el cambio
Ayuda:
Un patrocinador debe de estar disponible si se necesita
ayuda durante la semana.

31. Agenda del Evento

32. Agenda del Evento

33. Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen
AGENDA 1 er dia
1.- Dirige unas palabras (5 minutos) el patrocinador.
2.- El líder presenta a su equipo (15 minutos)
3.- Introducción sobre el tema del evento:
Antecedentes
Definición de la herramienta
Mediciones importantes
Beneficios de la implementación
El procedimiento
Actividades que realizara el equipo

34. Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen
4-Metas:
Revisar las metas que estén en el proyecto del equipo
5-Agenda:
Asegurarse que todos estén preparados para el trabajo
y que entiendan las reglas básicas de asistencia

35. Entrenamiento y alcance del proyecto
6- El entrenamiento para el evento debe cubrir los
conceptos básicos de Lean y no necesariamente ser
expertos en Lean los participantes.
7- Y adicionalmente concentrarse en el entrenamiento
que pertenece al evento específicamente.
8- Revisar el alcance del proyecto.

36. Reglas de Kaizen
• 1. Mantener una mente abierta al cambio
• 2. Tener una actitud positiva
• 3. Opinar
• 4. Crear un ambiente de cordialidad
• 5. Practicar el respeto mutuo cada día
• 6. Tratar a los demás como quiera ser tratado
• 7. Una persona, un voto – no posición/rango
• 8. Ninguna pregunta es tonta
• 9. Kaizen no es magia bajo la manga es trabajar de manera
mas inteligente
• 10. Entender los procesos difíciles

37. Estado actual
• Empezar a documentar el estado actual en el que se
encuentra la organización o el área de estudio
usando las herramientas de mapeo como…
Mapeo de procesos, Ishikawa (Causa – Efecto),etc.…
• Recordar que el objetivo es crear una línea de base
visual a partir de la cual empezar a crear el estado a
futuro.

38. Estado actual
• Recolección de Datos
Algunos datos serán recopilados con anterioridad
Los tipos de datos a usar se identificaran en el
proyecto. Los datos son necesarios, es necesario
desarrollar rápidamente un plan para recopilarlos (Al
menos un día)
El equipo podrá ir y colectar la información de algunos
ejemplos y regresar si alguna información nueva es
necesaria

39. Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen.
DURANTE EL EVENTO
KAIZEN:
– El primer día se realiza una
agenda de las diferentes
actividades a llevar a cabo
durante el evento y se
identifican las oportunidades
y se documentan en
La tarjeta de oportunidad

40. Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen
DESARROLLO DE LOS SIGUIENTES DÍAS:
Cada actividad a realizar tiene un objetivo en particular, pero el
fin es siempre aportar ideas para mejorar y por supuesto
aplicarlas, por lo que se debe llenar la siguiente forma para
especificar cada actividad con sus respectivos objetivos.

41. Estado a Futuro
• Hay que tener cuidado en no regresar al estado actual
• Desarrollar el estado futuro
Mantener al equipo enfocado en las metas del
proyecto
Diagramar el estado a futuro en el pizarrón – apoyo
visual
Usar la tormenta de ideas si el equipo se sale de la idea
original

42. Análisis de fallas
¿Qué deberá hacer el equipo para lograr el
estado a futuro?
• Desarrollar la lista de acción
• Otro punto para utilizar la lluvia de ideas, sí el
equipo esta teniendo problemas para
identificar las fallas

43. Plan de Implementación
• No tiene que ser perfecto, es perfectible
• Listar los puntos y quien es el responsable
• Dar prioridades a los puntos
• Crear sub - equipos si es necesario

44. Plan de Implementación
La solución Kaizen puede ser muy grande para los
pocos días que dura, antes de implementar es
bueno:
• Hacer una prueba antes de implementar
• Instalar un área prototipo
• Correr el proceso en un equipo existente por un día
para probar las mejoras y después ejecutar la
solución de largo plazo
USAR AL MAXIMO LOS RECURSOS Y EL TIEMPO

45. Implementación
• El tiempo debe ocuparse solo para hacer cambios en
el proceso
• Regresar al proceso inicial y correrlo de nuevo para
observar siempre y cuando sea posible
• Las tareas dependen del tipo de evento
• Observar los cambios
• El equipo deberá estar trabajando
MANOS A LA OBRA

46. Implementación
• Completar la implementación
• Evaluar los cambios hechos durante el evento
• Medir los cambios
• Refinar los cambios hechos. Ajustarlos si es necesario
• Desarrollar planes de control

47. Crear una lista de acción para los 30
días siguientes
• Indicar todas las acciones que no estén completas al
100%
• Asignar una persona para cada punto
• Asignar una fecha para cada punto para que sea
completado
• Establecer una lista de acción semanal para revisar el
proceso con el equipo

48. Preparar el Reporte Final
Deberá tener:
• Los datos del Proyecto, encabezado de pagina, Lista
de los miembros del equipo, Alcance y Objetivos.
• Condiciones cuantificables del estado actual:
Distancia, espacio, tiempo, costo, defecto,
Mapeo de Proceso, etc..
• Recolección de Datos , Observaciones, Análisis y
Hallazgos
• Implementación

49. Preparar el Reporte Final
• Resultados Medibles
Tabla
Mejoras consistentes medibles
• Resumen de beneficios financieros , Distancia,
espacio, tiempo, defectos

50. Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen
EL ÚLTIMO DÍA DEL EVENTO KAIZEN:
Los miembros de los equipos presentan lo siguiente:
1. La situación que encontraron.
2. Las acciones que llevaron a cabo.
3. Los resultados que obtuvieron.
Después se presentan los resultados tanto cualitativos
como cuantitativos y se comparan con los
objetivos establecidos en la forma de definición
del evento.

51. Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen
RESULTADOS OBTENIDOS
VS
forma de definición del evento

52. Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen
EL ÚLTIMO DÍA DEL EVENTO KAIZEN:
• Terminar el Reporte Final
• Presentación de Reporte Final, todos los miembros
del equipo deberán hablar
• Presentación con una duración de 30 minutos
• Y . . .
CELEBRAR

53. Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen.
DESPUÉS DEL EVENTO KAIZEN:
• Finalmente, durante las 4 semanas siguientes ó 30
días se da seguimiento a las mejoras para que los
dueños del proceso las lleven a cabo de manera
cotidiana.
• Con la siguiente figura se puede organizar las
actividades a realizar para poder dar seguimiento y
mantener los resultados obtenidos.

54. Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen.

55. Seguimiento
• Los líderes de equipo:
Establecer semanal o quincenal revisiones hasta que
todas las acciones estén completadas
Se da seguimiento a las mejoras para que los dueños
del proceso las lleven a cabo de manera cotidiana.
• Planes de 30, 60 y 90 días
• Seguir los datos por varios meses
• Revisar los puntos de control

56. Conceptos aplicables para los eventos
Kaizen.
Sistema de sugerencias:
Ésto facilita el aporte de ideas del personal en general
para mejorar continuamente.
Guía para el sistema de sugerencias:
El sistema de sugerencias permite llevar a cabo eventos
Kaizen futuros, por lo que se debe integrar
completamente el sistema de sugerencias al sistema
gerencial. Se deben implementar las ideas, no
solamente tenerlas.
Mantenga formatos simples para que los empleados las
puedan llenar.

57. Consideraciones importantes.
Los eventos son sólo la estructura para aplicación de
cualquier herramienta Lean.
Es recomendable tener una base de datos de
proyectos que contenga todos los detalles de los
eventos.
Esta base de datos será un gran apoyo para una
persona que tenga las mismas necesidades de
alguien que haya desarrollado un evento Kaizen
exitoso.

58. EVENTOS KAIZEN
Para aplicar a la mejora de Procesos
FIN