El conocimiento de una organización es conceptualmente equiparable a la sabiduría humana contextualizada en esa organización. Pero, ¿cómo se transmite esa sabiduría humana con fines de aprovechamiento o explotación?: quizá la tarea de conseguirlo suscite más preguntas que respuestas. The knowledge of an organization is conceptually comparable to the human wisdom contextualized in that organization. But how is that human wisdom transmitted, for the purpose of exploitation? Perhaps the task of obtaining it bring foward more questions than answers.

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Inconvenientes de los sistemas de gestión del
conocimiento / Drawbacks of knowledge
management systems

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[Español]
Nota del autor: No existen conflictos de intereses y todas las imágenes y enlaces han
sido adjuntados con fines educativos y nunca comerciales. En todo caso se usan bajo la
licencia de uso justo o licencia Fair Use.
El autor propone a todos los usuarios (de este documento y sus anexos) que en su
propósito y espíritu debe estar siempre contemplar los derechos de autor en imágenes y
textos publicados. Y que además la infracción de esto puede conllevar las sanciones
necesarias y oportunas.
[English]
Note of the author: There are no conflicts of interest and all the images and links have
been attached for educational and never commercial purposes. In any case, they are
used under the fair use license.
The author proposes to all users (of this document and its annexes) that in its purpose
and spirit should always be contemplate copyright in images and published texts. And
that the violation of this can also entail the necessary and timely sanctions.
Created by /Creado por: Juan Antonio Lloret Egea
Date of publication / Fecha de publicación: 19/04/2019
Languages: Spanish & English / Idiomas: español einglés.
Version / Versión: V 1.0
License for use and distribution / Licencia de uso y distribución: creative commons CC BY-NC-ND
Cover image / Imagen de portada: De Version 1 by Nohat (concept by Paullusmagnus); Wikimedia. -
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logo-v2.svg ]

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[Español]
Inconvenientes de los sistemas de gestión del
conocimiento
1. Instrumentos para la gestión del conocimiento
2. Tipos de conocimiento
3. Tres inconvenientes de los sistemas de gestión del conocimiento
[English]
Drawbacks of knowledge management
systems
1. Instruments for knowledge management
2. Types of knowledge
3. Three drawbacks of knowledge management systems

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Inconvenientes de los sistemas de gestión
del conocimiento
El conocimiento de una organización es conceptualmente equiparable a la sabiduría
humana contextualizada en esa organización. Pero, ¿cómo se transmite esa sabiduría
humana con fines de aprovechamiento o explotación?: quizá la tarea de conseguirlo
suscite más preguntas que respuestas.
En palabras de Agustí Canals, Director de los Estudios de Ciencias de la Información y
de la Comunicación (UOC): «[…] siempre me gusta pensar que la gestión del
conocimiento consiste en optimizar la utilización de este recurso, el conocimiento» [1].
Pero, ¿entendemos la organización a la que queremos aplicarlo? Una organización es un
elemento complejo y, ¿quizá vivo? Cuando menos su comportamiento es voluble y a
veces ajeno a la ortodoxia de algún procedimiento.
Algunas definiciones o argumentos que entendiendo
necesarios valorar para encontrar algunas
limitaciones que indicaré más adelante:
«La nueva economía, la globalización y las nuevas tecnologías son algunos de los
elementos que han hecho que la gestión del conocimiento vaya adquiriendo cada vez
más importancia. El conocimiento, tal como se entiende hoy día, es un recurso que no
tan sólo nos permite interpretar nuestro entorno, sino que nos da la posibilidad de
actuar. Es un recurso que se halla en las personas y en los objetos –físicos o no– que
estas personas utilizan, pero también en las organizaciones a las que pertenecen, en los
procesos y en los contextos de dichas organizaciones. La gestión del conocimiento
consiste en optimizar la utilización de este recurso mediante la creación de las
condiciones necesarias para que los flujos de conocimiento circulen mejor. Lo que
gestionamos en realidad, pues, no es el conocimiento en sí mismo, sino las condiciones,

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el entorno y todo lo que hace posible y fomenta dos procesos fundamentales: la creación
y la transmisión de conocimiento. Son diversos los instrumentos que permiten fomentar
y mejorar estos dos procesos, pero para que un proyecto de gestión del conocimiento
tenga éxito es fundamental observar, interpretar y entender el funcionamiento de las
organizaciones». [1]
Instrumentos para la gestión del conocimiento: algunos ejemplos de estos
instrumentos pueden ser las bases de datos relacionales, es decir, las bases de datos
tradicionales –básicamente de números o de cadenas de caracteres cortas–, pero también
las bases de datos documentales –cada vez más importantes–, que permiten realizar
búsquedas, catalogar los documentos, etc. Esto en lo que concierne al conocimiento más
explícito. Ahora bien, también podemos hablar de instrumentos como las intranets y los
portales del empleado, que contribuyen a hacer que haya comunicación, que permiten
depositar documentos sin un grado tan alto de estructuración, etc. Y también existen,
por ejemplo, los directorios de expertos, que pueden formar parte de una intranet. La
información de los directorios de expertos se pone a la disposición de los miembros de
la organización para que puedan saber quiénes son los expertos en cada cosa, es decir,
qué personas son las que tienen más conocimiento en cada cosa; por otra parte, además
de mostrar la persona y algún documento que esta persona haya escrito, también ofrecen
la posibilidad de ponerse en contacto con ella y que esta persona, por teléfono o
mediante un encuentro personal, pueda comunicar el conocimiento que es más difícil de
comunicar por otras vías. Existen, asimismo, otros instrumentos, como por ejemplo
herramientas que facilitan el flujo de trabajo –es decir, la manera de organizar los flujos
de trabajo–, herramientas que ayudan a trabajar en grupo –el trabajo en grupo es
fundamental tanto para la creación de conocimiento como para la transmisión de
conocimiento– y actividades o actos como ferias del conocimiento, donde se fomenta
que toda la gente de una organización, de un grupo de personas, comparta su
conocimiento para extraer de ello un beneficio para todo el mundo. [1]
Tipos de conocimiento: Tácito y Explícito. El conocimiento tácito está implícito y no
es necesariamente o fácilmente articulado en los documentos formales. El propietario de
este conocimiento es consciente de que lo tiene y que se gana en un periodo de tiempo
de las experiencias e incluye ideas, las emociones y el concepto de `cómo se hacen las
cosas por aquí´. Las personas construyen el conocimiento tácito durante el tiempo

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pasado en un papel o en una organización. Los nuevos empleados comienzan a
acumular conocimiento tácito cuando se unen a una nueva organización. A menudo es
difícil de compartir con los demás. El conocimiento explícito es lo que una persona
sabe y puede describir fácilmente. Este tipo de conocimiento viene frecuentemente a
través del aprendizaje por observación, la lectura o la discusión en grupo. A menudo
este tipo de conocimiento se puede hacer en forma impresa o guías electrónicas o
almacenadas en una intranet o base de datos. Por ejemplo, la secuencia exacta de pasos
que hay que tener para comprobar la recepción de revistas dentro de su servicio de
información. [2]
Tres inconvenientes de los sistemas de gestión del conocimiento
I.- La transformación del conocimiento tácito en conocimiento explícito
Los conceptos de conocimiento explícito y tácito quedan explicados anteriormente.
Como ejemplo, diremos que resulta complejo transformar el conocimiento tácito de `La
experiencia de diez años trabajando como médico de paro cardiaco´ en conocimiento
explícito. De igual manera otro ejemplo pudiera ser `Aprender a responder preguntas
observando un miembro experimentado del personal de un servicio de asistencia
médica´.
II.- El propio diseño de arquitecturas de sistemas de gestión del conocimiento
La creación del conocimiento depende de forma relevante de las creencias y valores de
quien ha de crearlo. Luego toda implementación y flujos de conocimiento quedarán
supeditados a esto. «La Perspectiva subjetivista considera el conocimiento que tenemos
de las cosas como una construcción subjetiva; no existe fuera de la mente humana, es
construido por cada persona a partir de la información que capta» [3]. Por ello, con
independencia de la tecnología empleada (gestor documental, LCMS, CSS, gestión de
base de datos para la gestión del conocimiento, lenguajes de modelado y programación,
etc.), siempre habrá un componente subjetivo en el criterio a emplear en el diseño. Y
por extensión, si así estructuramos, en la capa `Meta´, la capa `Conceptual´ y la capa de
la `Interfaz´[4]. Como ejemplo, iremos a uno cualquiera ya realizado que referenciamos:
«DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PARA EL
SISTEMA DE BIBLIOTECAS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES». Marisol

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Edith Viracachá Reyes. Proyecto Final, Máster en Dirección y gestión de la información
y el conocimiento en las organizaciones. UOC.
http://openaccess.uoc.edu/webapps/o2/bitstream/10609/16521/7/mviracachaTFM1012mem%C3%B2ria.pdf
III.- Identificar dónde está el conocimiento: ¿en las personas, en los objetos, en los
procesos, en el contexto?
En este último supuesto, la explicación y el ejemplo los unificaremos por considerarlo
más ilustrativo. Si nos fijamos en la fotografía de Albert Einstein, –de forma
imaginaria– podremos ver que tiene una libreta en las manos en la que un día quizá
escribió la fórmula E=mc2. Y quizá al cabo de un rato, cuando dejó la libreta en la
mesa, ya no se acordaba de la fórmula. Entonces, ¿podemos decir que esta persona,
cuando la libreta ya no estaba en sus manos, tenía todo su conocimiento? Es decir,
¿podemos decir que su conocimiento era la teoría de la relatividad que acababa de
desarrollar o no? ¿Qué parte de su conocimiento está en la libreta? [1]
¿Por qué la guerra?
BIBLIOGRAFÍA
[1] CANALS, Agustí (2003). "La gestión del conocimiento". En: Acto de presentación
del libro Gestión del conocimiento (2003: Barcelona) [en línea]. UOC. [Fecha de
consulta: 27/01/14]. http://www.uoc.edu/dt/20251/index.html
[2] Introduction to Knowledge Management (KM). 2013. [En línea: consulta 2013].
[3] Marquès Graells, P. 2002 (última revisión: 8/08/11). «LA INFORMACIÓN Y EL
CONOCIMIENTO». 2013. [En línea: consulta 2013]. Disponible en:
http://www.peremarques.net/infocon.htm

8. Pag .8
[4] Granados Muñoz, D. F.; Villa Avendaño, F.A. Sistemas de gestión del
conocimiento. 2013. [En línea: consulta 2013]. Disponible
en: http://www.slideshare.net/difagram/sistemas-de-gestion-del-conocimiento#
Abril de 2019.
Uso permitido y licencia creative commons CC BY-NC-ND

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[English]
Drawbacks of knowledge management
systems
The knowledge of an organization is conceptually comparable to the human wisdom
contextualized in that organization. But how is that human wisdom transmitted, for the
purpose of exploitation? Perhaps the task of obtaining it bring foward more questions
than answers.
In the words of Agustí Canals, Director of the Estudios de Ciencias de la Información y
de la Comunicación (UOC): «[...] I always like to think that knowledge management
consists of optimizing the use of this resource, the knowledge» [1 ] But do we
understand the organization to which we want to apply it? An organization is a complex
element and, maybe lives? At least their behavior is fickle and sometimes foreign to the
orthodoxy of some procedure.
Some definitions or arguments that I understand it
necessary to assess to find some limitations that I
will indicate later:
"The new economy, globalization and new technologies are some of the elements that
have made knowledge management increasingly important. Knowledge, as it is
understood today, is a resource that not only allows us to interpret our environment, but
also gives us the possibility to act. It is a resource that is found in people and objects
physical or not that these people use, but also in the organizations to which they
belong, in the processes and contexts of those organizations. Knowledge management
consists of optimizing the use of this resource by creating the necessary conditions for
knowledge flows to circulate better. What we actually manage, then, is not the

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knowledge itself, but the conditions, the environment and everything that makes
possible and promotes two fundamental processes: the creation and transmission of
knowledge. There are different instruments that allow to promote and improve these
two processes, but for a knowledge management project to be successful it is
fundamental to observe, interpret and understand the functioning of organizations ".[1]
Instruments for knowledge management: some examples of these instruments can be
relational databases, that is, traditional databases basically numbers or short strings
but also documentary databases each time most important, which allow searches,
catalog documents, etc. This in regard to more explicit knowledge. However, we can
also talk about instruments such as intranets and employee portals, which contribute to
making communication, which allow documents to be deposited without such a high
degree of structuring, etc. And there are also, for example, expert directories, which can
be part of an intranet. The information of the expert directories is made available to the
members of the organization so that they can know who are the experts in each thing,
that is, which people are the most knowledgeable in each thing; On the other hand, in
addition to showing the person and some document that this person has written, they
also offer the possibility of getting in touch with her and that this person, by phone or
through a personal meeting, can communicate the knowledge that is more difficult to
communicate in other ways There are also other instruments, such as tools that facilitate
the workflow - that is, how to organize workflows - tools that help to work in a group -
group work is fundamental for the creation of Knowledge as for the transmission of
knowledge - and activities or acts as fairs of knowledge, where it is encouraged that all
the people of an organization, of a group of people, share their knowledge to extract
from it a benefit for everyone. [1].
Types of knowledge: Tacit and Explicit. Tacit knowledge is implicit and is not
necessarily or easily articulated in formal documents. The owner of this knowledge is
aware that he has it and that he wins in a period of time of the experiences and includes
ideas, emotions and the concept of `how things are done around here'. People build tacit
knowledge during the time spent on paper or in an organization. New employees begin
to accumulate tacit knowledge when they join a new organization. It is often difficult to
share with others. Explicit knowledge is what a person knows and can easily describe.
This type of knowledge often comes through learning by observation, reading or group

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discussion. Often this type of knowledge can be done in printed form or electronic
guides or stored in an intranet or database. For example, the exact sequence of steps you
must take to check the receipt of journals within your information service. [2]
Three drawbacks of knowledge management systems
I.- The transformation of tacit knowledge into explicit knowledge
The concepts of explicit and tacit knowledge are explained above. As an example, we
will say that it is complex to transform the tacit knowledge of `The experience of ten
years working as a cardiac arrest doctor 'into explicit knowledge. In the same way
another example could be `Learn to answer questions by observing an experienced
member of the staff of a health care service'.
II.- The design of knowledge management system architectures
The creation of knowledge depends in a relevant way on the beliefs and values of the
person who has to create it. Then all implementation and knowledge flows will be
subject to this. «The Subjectivist Perspective considers the knowledge we have of things
as a subjective construction; it does not exist outside the human mind, it is constructed
by each person based on the information it captures »[3]. Therefore, regardless of the
technology used (document manager, LCMS, CSS, database management for
knowledge management, modeling and programming languages, etc.), there will always
be a subjective component in the criterion to be used in the design. And by extension, if
so we structure, in the `Meta 'layer, the` Conceptual' layer and the `Interface 'layer [4].
III.- Identify where knowledge is: in people, in objects, in processes, in context?
In this last case, the explanation and the example will be unified by considering it more
illustrative. If you look at the photograph of Albert Einstein, -of imaginary way we can
see that has a notebook in hands on that one day perhaps wrote the formula E = mc2.
And maybe after a while, when he left the notebook on the table, no longer he
remembered the formula. So we can say that this person, when the book was no longer

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in his hands, had all his knowledge? That is to say, can we say that his knowledge was
the theory of relativity that he had just developed or not? What part of knowledge is in
the notebook? [1]
Epilogue: If the knowledge were manageable with indulgence, I mean by the human
being, perhaps these sad letters would not exist between Einstein and Freud: Why the
war?
BIBLIOGRAPHY
[1] CANALS, Agustí (2003). "La gestión del conocimiento". En: Acto de presentación
del libro Gestión del conocimiento (2003: Barcelona) [en línea]. UOC. [Fecha de
consulta: 27/01/14]. http://www.uoc.edu/dt/20251/index.html
[2] Introduction to Knowledge Management (KM). 2013. [En línea: consulta 2013].
[3] Marquès Graells, P. 2002 (última revisión: 8/08/11). «LA INFORMACIÓN Y EL
CONOCIMIENTO». 2013. [En línea: consulta 2013]. Disponible en:
http://www.peremarques.net/infocon.htm
[4] Granados Muñoz, D. F.; Villa Avendaño, F.A. Sistemas de gestión del
conocimiento. 2013. [En línea: consulta 2013]. Disponible
en: http://www.slideshare.net/difagram/sistemas-de-gestion-del-conocimiento#
April 2019.
Allowed use and creative commons license CC BY-NC-ND