Introducción a proyectos

1. Gestión de Programas

2. INTRODUCCIÓN A LA
GESTIÓN DE PROGRAMAS

3. 1. Finalidad del Estándar para la Gestión de Programas
Finalidad
Principal
Describir buenas prácticas
generalmente aceptadas y colocar
a la gestión de programas en el
contexto de la gestión de
portafolios y proyectos.
¿A quién va
dirigido este
Estándar?
• Gestores de proyectos.
• Gestores de programas.
• Gestores de portafolios.
• Stakeholders.

4. 2. ¿Qué es un Programa?
Programa
Grupo de proyectos relacionados
cuya gestión se realiza de manera
coordinada para obtener beneficios y
control que no se obtendrían si
fueran dirigidos de forma individual.
• Un beneficio es el resultado de acciones y conductas que proporcionan utilidad a
la organización.
• Para muchos programas, todos los beneficios llegan al final del programa y son
entregados simultáneamente.

5. 3. ¿Qué es la Gestión de Programas?
Es la gestión coordinada y centralizada de un programa
para lograr los objetivos estratégicos y beneficios del
programa.
La Gestión de Programas implica alinear proyectos múltiples
para alcanzar las metas del programa teniendo en cuenta el
costo, cronograma y esfuerzo integrados y optimizados.

6. 4. Relaciones entre Proyecto, Programa y Portafolio
Para entender la Gestión de
Programas, es importante
distinguir entre gestión de
proyectos, gestión de
portafolios y gestión de
programas.
Gestión de
Portafolios
Gestión de
Programas
Gestión de
Proyectos

9. RELACIÓN ENTRE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y LA GESTIÓN DE PORTAFOLIOS

10. LAS INTERACCIONES ENTRE GESTIÓN DE PORTAFOLIO, GESTIÓN DE PROGRAMA Y
GESTIÓN DE PROYECTO
Portafolios,
Programas y
Proyectos–
Vista de Alto
Nivel

11. 5. Oficina de Gestión de Programas (PMO)
PMO
• Define procesos de gestión de programas que
se deben seguir.
• Gestiona cronograma y presupuesto al nivel del
programa.
• Define estándares de calidad para el programa
y sus componentes
• Proporciona gestión de configuración de
documentos.
• Proporciona apoyo centralizado para gestionar
cambios y hacer seguimiento de riesgos y
problemas.

12. 6. Rol del Gestor de Programas
• Interactúa con cada gestor de proyecto.
• Asegura que equipos de proyecto completen
satisfactoriamente el trabajo.
• Asegura que los proyectos se organicen y
ejecuten correctamente.
• Asegura que se cumplan los estándares
establecidos.

13. CONOCIMIENTOS Y
HABILIDADES DEL
GESTOR DE
PROGRAMAS

14. 7. Factores Externos del Programa
Activos de los
Procesos de la
Organización
• Planes, políticas y procedimientos, y pautas
formales e informales.
• Bases de conocimiento de mejores prácticas,
lecciones aprendidas e información histórica.
Factores
Ambientales de
la Empresa
• La selección, diseño, financiación y gestión del
programa.
• El éxito o fracaso del programa.
Factores
Externos de la
Empresa
• Regulaciones gubernamentales.
• Condiciones del mercado.
• Estructura de la financiación
• Tasas de interés.
• Clima político.
• Nuevos stakeholders.
incluye
influye en
cambios en

15. CICLO DE VIDA DEL
PROGRAMA Y GESTIÓN DE
BENEFICIOS

16. Los componentes dentro del programa pueden comenzar en cualquier momento
luego de iniciado el programa y generalmente terminan antes de que el propio
programa termine.
Superposición
de los
Componentes
del Programa
1. Ciclo de Vida del Programa

17. CICLO DE VIDA DEL PROGRAMA Y GESTIÓN DE BENEFICIOS

18. 2. Fases del Ciclo de Vida del Programa

19. 3. Gestión de los Beneficios del Programa
La planificación de la
realización de los
beneficios incluye:
Cronograma de entrega de beneficios
Métricas y medición
Realización del beneficio
Interdependencias entre beneficios
Alineación con las metas estratégicas de la organización
Responsabilidad por entregar los beneficios
ENTREGAR Y GESTIONAR BENEFICIOS

20. PROCESOS DE GESTIÓN DE
PROGRAMAS

21. 1.Interacciones entre
los Procesos de la
Gestión de
Programas

22. 2. Grupo de
Procesos de la
Gestión de
Programas

23. 2. Grupo de
Procesos de
la Gestión de
Programas

24. 3. Grupos de Procesos de Iniciación

25. 4. Grupos de
Procesos de
Planificación

26. 5. Grupos de
Procesos de
Ejecución

27. 6. Grupos de
Procesos de
Monitoreo y
Control

28. 7. Grupos de Procesos de Cierre

29. GESTIÓN DE LA
INTEGRACIÓN DEL
PROGRAMA

30. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN
Incluye procesos y actividades necesarios para
identificar, definir, combinar, unificar, y coordinar
múltiples componentes dentro del programa así
como para coordinar los diferentes procesos y
actividades de la gestión de programas dentro de
los Grupos de Procesos de Gestión de Programas.

31. Vínculos del Proceso de Control de Cambios entre Componentes,
Gestión del Programa, y Gobierno del Programa

32. Mapa Conceptual

33. Iniciar Programa

34. 1. Iniciar Programa
Produce la información necesaria para comenzar la planificación
efectiva del programa así como definir el costo y los riesgos asociados
con el establecimiento de un programa y de su factibilidad técnica.
Herramientas y Técnicas:
1. Juicio de Expertos.
2. Estudios de Factibilidad.
3. Análisis Comparativo de las Ventajas.
4. Análisis Costo/Beneficio.

35. 1. Iniciar Programa

36. Desarrollar el Plan de
Gestión del Programa

37. 2. Desarrollar el Plan de Gestión del Programa
Consolida y coordina todos los planes subsidiarios en un plan de
gestión de programas, así como actualiza el mapa de ruta del
programa. Este plan servirá como el plan consolidado para ejecutar,
monitorear y cerrar el programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Sistemas de Información de Gestión del Programa.
2. Tolerancias.
3. Técnicas de Planificación.
4. Procesos de Adquisición.
5. Juicio de Expertos.
6. Oficina de Gestión del Programa (PMO).

39. Desarrollar la
Infraestructura del
Programa

40. 3. Desarrollar la Infraestructura del Programa
Identifica, evalúa y desarrolla la infraestructura requerida para
apoyar al programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Juicio de Expertos.
2. Análisis del Componente.
3. Reuniones de Revisión.
4. Planificación de la Capacidad.

41. 3. Desarrollar la Infraestructura del Programa

42. Dirigir y Gestionar la
Ejecución del
Programa

43. 4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Programa
Gestiona la ejecución del plan de gestión del programa para obtener
los objetivos del programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Sistemas de Información de Gestión del Programa.
2. Juicio de Expertos.
3. Oficina de Gestión del Programa (PMO).
4. Plan de Gestión de Contratos.
5. Registros de Decisiones.
6. Análisis de Impacto.
7. Tolerancias.

44. 4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Programa

45. Gestionar los
Recursos del
Programa

46. 5. Gestionar los Recursos del Programa
Sigue, evalúa y adapta el uso de los recursos durante todo el ciclo de
vida del programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Sistemas de Información de Gestión del Programa.
2. Juicio de Expertos.
3. Oficina de Gestión del Programa (PMO).

47. 5. Gestionar los Recursos del Programa

48. Monitorear y
Controlar la
Performance del
Programa

49. 6. Monitorear y Controlar la Performance del Programa
Monitorea y controla la ejecución del programa para cumplir con
los objetivos de la performance definidos en el plan de gestión
del programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Sistemas de Información de Gestión del Programa.
2. Gestión del Valor Ganado.
3. Juicio de Expertos.
4. Reuniones de Revisión.
5. Análisis de Performance del Programa.

50. 6. Monitorear y Controlar la Performance del Programa

51. Gestionar los
Problemas del
Programa

52. 7. Gestionar los Problemas del Programa
Aborda los riesgos y eventos no planificados que puedan impactar
las directivas planificadas del programa. Los problemas se evalúan
y de ser necesario se emite una solicitud de cambio.
Herramientas y Técnicas:
1. Análisis de Problemas.
2. Juicio de Expertos.

53. 7. Gestionar los Problemas del Programa

54. Cerrar Programa

55. 8. Cerrar Programa
Finaliza todas las actividades en todos los grupos de proceso de
gestión del programa para cerrar formalmente el programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Sistemas de Información de Gestión del Programa.
2. Juicio de Expertos.
3. Procedimiento de Cierre del Contrato.

56. 8. Cerrar Programa

57. GESTIÓN DEL
ALCANCE DEL
PROGRAMA

58. GESTIÓN DEL ALCANCE
Identifica los entregables, estima los
riesgos importantes, y establece la
relación entre el alcance del producto y el
alcance del programa, al mismo tiempo
que determina los estándares para
objetivos claros y posibles de alcanzar.

59. GESTIÓN DEL ALCANCE
Alcance del Programa
Trabajo requerido para entregar el
producto, servicio, o resultado de
beneficio principal con las
características y funciones
específicas a nivel del programa.
Alcance del Producto
Características y funciones que
caracterizan un producto,
servicio, o resultado.

60. Mapa Conceptual

61. Planificar el Alcance

62. 1. Planificar el Alcance
Identifica y desarrolla las actividades para producir los productos
entregables y beneficios que satisfacen las metas y objetivos del
programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Juicio de Expertos.
2. Sistemas de Información de la Gestión del Programa.

63. 1. Planificar el Alcance

64. Definir las Metas y
Objetivos del
Programa

65. 2. Definir las Metas y Objetivos del Programa
Establece las metas y objetivos generales del programa, y de
lo que se va a entregar al final.
Herramientas y Técnicas:
1. Juicio de Expertos.
2. Entrevistas.
3. Grupo de Análisis.
4. Revisiones de Aceptación del Cliente.

66. 2. Definir las Metas y Objetivos del Programa

67. Desarrollar los
Requerimientos del
Programa

68. 3. Desarrollar los Requerimientos del Programa
Desarrolla e identifica formalmente los requerimientos y
especificaciones del programa para entregar las metas y objetivos del
programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Recopilación de Requerimientos.
2. Análisis de Requerimientos.
3. Revisiones de Diseño.
4. Brainstorming.
5. Juicio de Expertos.
6. Validación y Verificación de los Requerimientos.

69. 3. Desarrollar los Requerimientos del Programa

70. Desarrollar la
Arquitectura del
Programa

71. 4. Desarrollar la Arquitectura del Programa
Define la estructura de los componentes de los programas
e identifica las interrelaciones entre todos los componentes
del programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Conocimiento Técnico.

72. 4. Desarrollar la Arquitectura del Programa

73. Desarrollar la EDT del
Programa

74. 5. Desarrollar la EDT del Programa
Subdivide el programa en sus partes constituyentes (componentes,
entregables y actividades). Proporciona una descomposición jerárquica
orientada al producto entregable del trabajo que será ejecutado y
logrado por cada componente del programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Juicio de Expertos.
2. Plantillas de la Estructura de Desglose del Trabajo.
3. Proceso de Planificación de Gestión.
4. Matriz de Responsabilidad de Tarea.
5. Herramientas de Configuración del Sistema.

75. 5. Desarrollar la EDT del Programa

77. Gestionar la
Arquitectura del
Programa

78. 6. Gestionar la Arquitectura del Programa
Gestiona las relaciones entre todos los componentes del programa
para asegurar que la arquitectura del programa permanezca
actualizada.
Herramientas y Técnicas:
1. Juicio de Expertos.
2. Análisis del Impacto de los Cambios.

79. 6. Gestionar la Arquitectura del Programa

80. Gestionar las
Interfaces del
Componente

81. 7. Gestionar las Interfaces del Componente
Mantiene la adherencia de la entrega del programa y sus partes
constituyentes para gestionar las relaciones entre los componentes
del programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Juicio de Expertos.
2. Métodos de Comunicación.
3. Reuniones de Revisión.
4. Gestión del Conflicto.

82. 7. Gestionar las Interfaces del Componente

83. Monitorear y
Controlar el Alcance
del Programa

84. 8. Monitorear y Controlar el Alcance del Programa
Asegura que el alcance del programa se controle de manera que
cumpla con las metas acordadas y realice los objetivos y beneficios
acordados del programa que se han identificado en el acta de
constitución del programa.
Herramientas y Técnicas:
1. Juicio de Expertos.
2. Reuniones de Revisión.
3. Toma de Decisiones.
4. Auditorías.
5. Sistemas de Información de Gestión del Programa.

85. 8. Monitorear y Controlar el Alcance del Programa

86. GESTIÓN DEL TIEMPO
DEL PROGRAMA

87. GESTIÓN DEL TIEMPO
Involucra procesos para programar los componentes y
entidades definidos del programa que son necesarios para
producir los entregables finales del programa.
Incluye determinar:
• El orden de ejecución de componentes individuales
• El camino crítico para el programa
• Los hitos a ser medidos

88. Mapa Conceptual

89. Desarrollar el
Cronograma del
Programa

90. 1. Desarrollar el Cronograma del Programa
Define los componentes del programa necesarios para producir los
entregables del programa, determina el orden en que se deben
ejecutar los componentes, estima la cantidad de tiempo requerida
para llevar a cabo cada componente e identifica los hitos principales
del programa durante el periodo de desarrollo.
Herramientas y Técnicas:
1. Herramientas de Gestión del Cronograma.
2. Análisis de Beneficios.
3. Análisis de Flujo de Caja.

91. 1. Desarrollar el Cronograma del Programa

93. Monitorear y
Controlar el
Cronograma del
Programa

94. 2. Monitorear y Controlar el Cronograma del Programa
Asegura que el programa produce los entregables y soluciones
requeridos. Las actividades incluyen hacer un seguimiento de las
fechas de inicio y fin así como los hitos intermedios importantes y
compararlos con las líneas de tiempo planificadas.
Herramientas y Técnicas:
1. Herramientas de Gestión del Cronograma.
2. Métricas del Programa.
3. Gestión del Valor Ganado.

95. 2. Monitorear y Controlar el Cronograma del Programa

97. GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES DEL
PROGRAMA

98. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
La Gestión de las Comunicaciones del Programa es
el Área de Conocimiento que incluye los procesos
para asegurar la oportuna y adecuada generación,
recopilación, distribución, almacenamiento,
recuperación, y disposición final de la información
del programa.

99. Mapa Conceptual

100. Planificar las
Comunicaciones

101. 1. Planificar las Comunicaciones
Determina las necesidades de información y comunicaciones de
los stakeholders del programa, en base a quién necesita qué
información, cuándo la necesitan, cómo será proporcionada y por
quién.
Herramientas y Técnicas:
1. Sistemas de Información de la Gestión del Programa.
2. Análisis de los Requerimientos de las Comunicaciones.
3. Métodos de Comunicación.

102. 1. Planificar las Comunicaciones

103. Distribuir
Información

104. 2. Distribuir Información
Pone la información necesaria a disponibilidad de los stakeholders
del programa de manera oportuna, en formatos útiles y medios de
comunicación adecuados.
Herramientas y Técnicas:
1. Habilidades de Comunicación.
2. Recopilación de Información y Sistemas de Recuperación.
3. Métodos de Distribución de Información.
4. Base de Datos de Lecciones Aprendidas.

105. 2. Distribuir Información

106. Reportar la
Performance del
Programa

107. 3. Reportar la Performance del Programa
Recopila y distribuye información sobre la performance a los
stakeholders del programa. Esto incluye reportes de estado,
medición del progreso y pronósticos.
Herramientas y Técnicas:
1. Herramientas de Presentación de Información.
2. Recopilación y Compilación del Estado.
3. Reuniones de Revisión del Estado.
4. Sistemas de Reporte de Tiempo.
5. Sistemas de Reporte de Costo.

108. 3. Reportar la Performance del Programa