Auditoría en Servicios de Tránsito Aéreo

Dirección Nacional de Navegación Aérea

Dirección Nacional de Servicios de Navegación Aérea
AUDITORÍAS
(Conceptos Básicos y Ejecución)
Buenos Aires - Septiembre de 2011
Lic. Christian Buchanan

Presentar conceptos básicos sobre Auditorías, a fin
de que el Personal Aeronáutico se familiarice con la
aplicación de Auditorías, como nuevo Proceso de
Control de Gestión, en el ámbito de las Direcciones
Regionales.
Objetivo

¿Para qué?
“Para realizar Auditorías de Seguridad Operacional en
los principales Aeródromos Públicos Controlados de
las Direcciones Regionales, a los efectos de
identificar peligros y de gestionar los riesgos; a fin
aplicar medidas correctivas y preventivas para
mantener los riesgos operativos bajo control.”

Para empezar a cambiar la “Cultura Organizacional”
de nuestra Organización, orientándola hacia:
- Una gestión corporativa más eficiente.
- Las necesidades y expectativas de nuestros clientes
(internos y externos).
Y para qué más…?

División Gestión de Seguridad Operacional
Temario:
 ¿Qué es una auditoria?
 Tipos de Auditorias.
 Objetivos de la Auditoria.
 Cualificación de los auditores.
 Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores.
 ¿Cómo auditar?
 ¿Cómo corregir deficiencias?

¿Qué es una “Auditoría”?

¿Qué es una Auditoría?
Es un examen metódico, objetivo, independiente y
documentado para determinar si las actividades y los
procedimientos operativos son aplicados en forma
efectiva y según lo que establece la Reglamentación
Aeronáutica Nacional vigente.-
AUDITORÍA:

Metódico: porque se aplica una técnica (método)
estandarizada, para que sea eficaz.
Objetivo: basado en la imparcialidad que deben
poseer y mantener los auditores.

Independiente: el Equipo Auditor debe ser ajeno al
área auditada y no tener ningún tipo de relación con
los auditados.
Documentado: basado en evidencia fehaciente
(registros de las actividades realizadas)

Para qué…?
a) Para verificar que los procedimientos se apliquen
según la Reglamentación Aeronáutica Nacional
vigente.
b) Para determinar si las actividades y los
procedimientos operativos son aplicados en forma
efectiva.-

¿Quién está implicado?
AUDITOR Una persona calificada para planear y
conducir auditorias de acuerdo a un estándar; y
este estándar puede ser usado como referencia a
una o más auditorias.
CLIENTE
La organización que
requiere la auditoria,
para que ésta se lleve
a cabo y así obtener
confianza en que la
Organización auditada
cumple con los
requisitos legales y
reglamentarios.
AUDITADO
La organización
que es auditada;
ésta puede ser
una Organización
completa o una
parte de la
misma.

Tipos de Auditoría

Tipos de Auditorías
Externas
 de Clientes
 de Certificación
Internas
- Las realiza personal contratado por la organización (en
caso de buscar/mantener la Certificación).
- Son las que se realizan a nuestro/s “Cliente/s” para
verificar el grado de cumplimiento de requisitos
normativos, reglamentarios, legales, etc…
- Realizadas por personal de
la propia organización pero que
no tiene relación directa
con el área auditada (como
herramienta de Control Interno)

Objetivos de la Auditoría

Objetivos de las Auditorías
• Determinar la conformidad, o no, de los elementos de un
Sistema de Gestión (SG), con los requisitos a satisfacer.
• Determinar la eficacia del SG implantado para alcanzar los
objetivos.
• Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su SG.
• Lograr el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.
• Orientar hacia la mejora contínua del SG del organismo
auditado.

Objetivos de las Auditorías
 Verificar en “in-situ” en una Organización, que su SG cumple
los requisitos establecidos y que realmente está
correctamente implantado.
 Verificar que si el SG del proveedor de un servicio es eficaz.
 Fiscalizar si el SG es conforme, o no, con relación a una
norma, regulación o reglamentación específica.

Cualidades necesarias para ser Auditor

Cualificación de los Auditores
 Experiencia y destacada trayectoria profesional en el área a
auditar.
 Reconocimiento profesional de sus pares y superiores.
(gozar de prestigio)
 Experiencia en auditorías (su planificación y conducción).
 Formación académica certificada y reconocida oficialmente.
 Educación cortés.
 Conducta ética intachable.

 Acertado criterio profesional.
 Liderazgo.
 Buenas relaciones interpersonales.
 Habilidad para exponer y comunicar eficazmente.
 Habilidad para redactar informes en forma clara, precisa y
concisa.
 Buena presencia (pulcritud y vestimenta acorde a la función)

DATO CURIOSO:
Según estadísticas del IRAM -en las Organizaciones
serias y eficientes- cada 100 candidatos propuestos para
ser Auditores:
- Sólo 21 logran ser Auditores (el resto no aprueba los
cursos de formación académica certificada o es
descalificado por carecer de las aptitudes y/o actitudes
necesarias).
- Apenas 8 logran certificarse como “Auditor Líder”
(planificando y conduciendo Equipos de Auditores)

Para leer y reflexionar…
 El Auditor de un organismo cumple la función análoga a la
de un Médico (salvando las diferencias): DIAGNOSTICAR.
 Si un Médico examina en forma incorrecta a un paciente,
o bien, efectúa un diagnóstico erróneo: la salud del paciente
se deteriorará más o, en poco tiempo, el paciente podría
morir.
 Un Auditor que efectúe una Auditoría en forma incorrecta o
que realice un diagnóstico (“Informe de Auditoría”) erróneo
sobre un organismo o parte del mismo, la “salud
organizacional” se agravará; o bien, dicha organización
terminará en el fracaso, con serias pérdidas y diluyéndose.

Funciones, responsabilidad y Tareas
de los Auditores…

Auditor LÍDER: responsabilidades
 Responsable final de todas las fases de la auditoría.
 Prepara el Plan de Auditoría y presenta el Informe de la Auditoría .
 Selecciona el Equipo Auditor y los presenta ante el auditado.
 Define los requisitos de la auditoría.
 Conduce al Equipo Auditor.
 Informa y comunica al auditado los resultados de la auditoría, las no
conformidades críticas y los obstáculo importantes durante el curso
de la auditoría.

Auditores: responsabilidades
 Elabora un informe sobre los resultados de la auditoria y consigna
las observaciones.
 Auxilia al Auditor Líder en sus tareas.
 Actúa con objetividad y se limita al ámbito de la auditoria.
 Recoge y analiza datos para obtener conclusiones relativas al SG
auditado.

Auditado: responsabilidades
 Informa al personal afectado el objeto y finalidad de la auditoría.
 Designa el personal que acompañará al Equipo Auditor.
 Pone los medios necesarios a disposición del Equipo Auditor para
asegurar el desarrollo óptimo de la auditoría.
 Coopera con los auditores para alcanzar los objetivos de la
auditoría.
 Determina e inicia las acciones correctivas atendiendo al Informe
de la Auditoría.

¿Cómo Auditar?

¿Cómo auditar?
Las Auditorías se limitarán a identificar los peligros
(existentes o potenciales) de las siguientes Áreas:
- Torres de Control (TWR)
- Oficinas ARO-AIS
- Área de Movimiento.
- Servicio de Extinción de Incendios (S.E.I.)
ALCANCE:

¿Cómo auditar?
Se analizarán los siguientes “generadores de riesgo”:
a) Condiciones y Medioambiente de Trabajo (CyMAT)
b) Factores Personales Inseguros (Aptitudes)
c) Actos Inseguros (Actitudes)
d) Fallas Organizacionales (Gerenciamiento)

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Clasificación
de los
Peligros
1) Condiciones Materiales y
Medioambiente de Trabajo
2) Factores Personales
Inseguros (Aptitudes)
3) Actos Inseguros
(Actitudes)
4) Fallas Organizacionales
• Radioayudas obsoletas
• Equipamiento desactualizado
• Infraestructura Aeronáutica deficiente
• Clima Laboral negativo; etc…
• Ineptitud psicofísica (stress, etc…)
• Carencia de destrezas personales
• Falta de capacitación
• Poco entrenamiento; etc…
• Negligencia
• Imprudencia
• Excesiva autoconfianza
• Debilidad de carácter; etc…
• Ausencia de Políticas y Objetivos
• Autoridades y Responsabilidades No
definidas (Estructura Orgánica)
• Falta de Supervisión y Control
• Inexistencia de Normas, Directivas y/o
Procedimientos; etc…
Por Lic. Christian Buchanan

¿Cómo auditar?
PROCESO
de
Auditoría
1) Reunión Pre-auditoría.
2) Trabajo de Campo (recolección de “evidencias”).
3) Reunión Post-auditoría.
4) Elaboración del Informe Final de Auditoría.
5) Actividades de seguimiento (Gestión del Riesgo)

¿Cómo auditar?
1) Reunión Pre-Auditoría:
- Presentación formal del Auditor (o Equipo Auditor)
- Explicación del Objetivo y Alcance de la Auditoría
- Exposición del Plan de Auditoría (Diagrama de Gantt)
- Coordinación de la Agenda de Trabajo y Logística
con el auditado (horarios, lugares de visita, medios
transportes, etc…)

¿Cómo auditar?
1) Reunión Pre-Auditoría:
- Explicar el compromiso de “confidencialidad” del
tratamiento de la información.
- Confirmación del día, horario y lugar de la Reunión
Post-Auditoría.
- Mecanismo de “apelación” a los hallazgos del Auditor
(o Equipo Auditor).

¿Cómo auditar?
2) Trabajo de Campo:
- Visita a la TWR, ARO-AIS, Área de Movimiento y/o el
S.E.I. (según el “alcance” de la auditoría)
- Entrevistas al personal operativo.
- Revisión detallada de Registros (libros y listas de
turnos, informes, planillas, FPV, revisión aleatoria de
comunicaciones ATS orales, etc…)
- Recolección de “evidencias” (fotocopias, fotos, etc…)

¿Cómo auditar?
3) Reunión Post-Auditoría:
- Comunicación de hallazgos (deficiencias/peligros)
- Presentación de “fortalezas” y “oportunidades de
mejora” (otorgan valor agregado al auditado)
- Entrega del “Informe Preliminar de Auditoría” al YD.
- Explicación y coordinación de pasos a seguir.

¿Cómo auditar?
4) Informe Final de Auditoría:
- Será entregado al YD entre 10 y 15 días hábiles
posteriores a la realización de la Auditoría.
- Se confeccionarán DOS (2) ejemplares (Jefe de
Aeródromo y copia quedará en SMS de DRS).
- Tendrá carácter “público” (excepto se determine lo
contrario)

¿Cómo auditar?
Estructura del Informe:
• Lugar de la Auditoría.
• Fecha de inicio y finalización de la Auditoría.
• Organización y dependencia auditada.
• Responsables de la Auditoría (nombres del
Auditor/Equipo Auditor)

¿Cómo auditar?
• Tipo de Auditoría (programada, aleatoria, etc…)
• Subtipo de Auditoría (de diagnóstico, de
seguimiento, de certificación, etc…)
• Alcance de la Auditoría.
• Objetivo de la Auditoría.
• Metodología aplicada (fundamentar su elección)

¿Cómo auditar?
• Hallazgos (discriminando: no conformidad, no
adhesión o incumplimiento, según corresponda)
• Alegatos y descargas del auditado.
• Oportunidades de mejora.
• Diagnóstico de Riesgo Operacional (abreviado)

¿Cómo auditar?
• Conclusiones.
• Recomendaciones al auditado.
• Actividades de seguimiento.
• Firma y aclaración (de puño y letra) de los Auditores.
• Anexos (con las evidencias relevadas)

¿Cómo auditar?
Las NO CONFORMIDADES deben estar
perfectamente redactadas: en forma
clara, concisa, precisa y completa.

¿Cómo auditar?
Ejemplo de redacción de “No Conformidad”:
“Se ha evidenciado -en más de una ocasión- que en la
Torre de Control de Aeroparque (SABE TWR), el
Controlador de Turno afectado al Servicio de Control de
Aproximación no ha satisfecho el requisito de separación
longitudinal mínima, de XXXXX NM entre aeronaves,
durante la fase de aproximación final en condiciones IMC;
según lo establecido por la Legislación Aeronáutica
nacional vigente para la categoría de aproximación por
instrumentos declarada para dicho Aeródromo Público”.

¿Cómo auditar?
Ejemplo de redacción de “Oportunidad de Mejora”:
“Se sugiere que en la Torre de Control de Aeroparque
(SABE TWR), los Controladores de Turno afectados al
Servicio de Control de Aeródromo y de Aproximación
completen los espacios libres de las Fajas de Progreso de
Vuelo (FPV) utilizando letra imprenta mayúscula con
mayor grado de legibilidad; y utilizando de manera
uniforme un bolígrafo de tinta color azul, indeleble, de
secado rápido y de trazo fino. De esta manera, los datos
serán claramente legibles para la función y permanecerán
inalterables por mayor tiempo obrando como registro”.

¿Cómo auditar?
Características del Informe:
• Conciso.
• Objetivo (imparcial).
• Claro (con léxico adaptado).
• Preciso.

¿Cómo auditar?
• Constructivo (no menoscabar, no criticar).
• Completo.
• Impersonal (nunca nombrar personas en los hallazgos
sino los cargos o funciones de éstas).

¿Cómo auditar?
• Escrito en 3ra. Persona.
• Debe ser útil (no poner información superflua)
• Contener Lista de Distribución del Informe.

¿Cómo auditar?
Recordar que:
- El Informe Final de Auditoría es el resultado del
proceso de auditoría.
- Sin un Informe Final, la Auditoría no tiene ningún
sentido (los “hallazgos” deben ser analizados,
seleccionados, jerarquizados y expuestos al auditado
de manera clara, precisa, concisa y ordenada).

¿Cómo auditar?
Recordar que:
- Un Informe Final de Auditoría mal confeccionado tira
por la borda todo el esfuerzo realizado por el Auditor y
su equipo en el trabajo de campo (generando pérdida
de tiempo y de recursos al auditado).

¿Cómo auditar?
Recordar que:
- Un Informe Final de Auditoría mal confeccionado
puede ocultar o agravar la situación de una
Organización.
- Un Informe Final de Auditoría mal confeccionado
otorga desprestigio y mala imagen: al Auditor, a su
equipo y a la Organización a la que representa.-

¿Cómo auditar?
5) Actividades de Seguimiento:

¿Cómo auditar?
5) Actividades de Seguimiento:
- Implementación del “Programa Correctivo-Preventivo”
(planificado y aplicado por el auditado)
- Aplicación de actividades de verificación periódica.
- Nueva Auditoría (para evaluar los resultados de las
medidas adoptadas)

División Gestión de Seguridad Operacional
Temario:
 ¿Qué es una auditoria?
 Tipos de Auditorias.
 Objetivos de la Auditoria.
 Cualificación de los auditores.
 Funciones, responsabilidades y tareas de los
auditores.
 ¿Cómo auditar?
 ¿Cómo corregir deficiencias?

¿Cómo corregir
deficiencias?

¿Cómo corregir deficiencias?
Se aplicará la “Metodología de Procedimiento
Operativo” (M.P.O.), que consta de los siguientes
pasos:
- Procedimiento ANALÍTICO.
- Procedimiento CORRECTIVO.
- Procedimiento PREVENTIVO.
- Procedimiento EVALUATIVO.
METODOLOGÍA:

Procedimiento ANALÍTICO
- Identificar los peligros (deficiencias o condiciones
inseguras)
- Determinar, estimar y clasificar los Riesgos (uso de
Matríz de Riesgo)
- Elaborar la Situación Inicial Básica o de Diagnóstico.

Procedimiento CORRECTIVO
Aplicación de un “Programa Correctivo”, definiendo:
- Prioridades de corrección (según el tipo de Riesgo)
- Los responsables de aplicar las medidas
correctivas y preventivas.
- Plazos de ejecución (fechas de inicio y finalización)

Procedimiento PREVENTIVO
Adopción de medidas para evitar la ocurrencia de
causas ya corregidas, impidiendo la aparición de
condiciones inseguras (deficiencias) “nuevas” o
“repetitivas”:

Procedimiento EVALUATIVO
- Evaluar los “resultados” que arrojó la
implementación del “Programa Correctivo-
Preventivo”.
- En base a los “resultados”, se aplicarán
adecuaciones necesarias (modificación de procesos
o de procedimientos ).

Para recordar…
 Procurar siempre buen aspecto (presencia y pulcritud)
 Lenguaje simple, preciso y adaptado al interlocutor.
 Generalmente escuchar y mantener un tono de
cooperación.
 Para estudiar una situación, usar las tradicionales:
¿Qué? ¿Cómo? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quién? Y…
muéstreme, por favor!
Comportamiento del Auditor…

 RECUERDE !!! AUDITAR” es “ESCUCHAR” al auditado.
“Auditoria” proviene del vocablo latino “audire” que
significa “oír” o “escuchar”.
Para tener muy en cuenta…

 El 80% del tiempo el auditor se dedica a escuchar y
observar.
 Auditar NO ES tildar casilleros tipo “Check List”.
 Auditar NO ES interrogar constantemente.
 Auditar NO ES ponerse a la defensiva.

 Trabajar en Equipo.
 Fomentar:
- El consenso.
- Intercambio de información y de
conocimientos.
- Confianza mutua con el auditado.

 Retener sólo los hechos registrados. (No tener en cuenta
rumores o suposiciones). Basarse sólo en evidencias.
 Tener el control de la auditoría en todo momento.
 Preguntar lo necesario y escuchar. No discutir.
 Adaptarse a la situación y al auditado.
 Examinar en detalle la documentación.

HACEMOS UN BREAK
?
¿Alguna duda o consulta?

Recordar que…
Mantener una adecuado nivel de Seguridad Operacional
es:
- Un requisito legal (cumplir la Legislación vigente)
- Una necesidad social (garantizar la seguridad pública)
- Una conveniencia corporativa (maximiza beneficios)

Div. Gestión de Seguridad Operacional
Muchas gracias por su atención !!!

AUDITORÍAS
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