Power point Como elaborar un Manual de Procedimiento.

2. ADMINISTRATIVOS
MANUALES ADMINISTRATIVOS
ALVARO L.HERNANDEZ A.
DIRECTOR
POLICIAMUNICIPAL ZAMORA

9. Los Manuales
Son Herramientas con las que cuentan las
organizaciones para hacer posible y facilitar el
desarrollo y desenvolvimientos de las múltiples
funciones administrativas que deben llevarse a cabo.
Los manuales son esenciales, debido a que nos
permiten lograr el
Estandarización Equilibrio Ajuste mutuo

10. Los Manuales
Son todo un conjunto de reglas que describen de
manera sistemática la actividades, labores que deben
ser realizadas por los miembros de la organización, con
el propósito de lograr eficientemente los objetivos de la
empresa.

11. Ventajas en el uso de
Manuales Administrativos
Recopilan de manera organizada los
procedimientos de la organización
Reduce en gran proporción la
improvisación, ya que todo está escrito
Aclaran dudas con respecto a qué hacer
en un momento determinado
Es una herramienta de control
Es un instrumento informativo
Mantiene la igualdad (estandarización) en
la gestión organizacional
Ahorro de tiempo, debido a que las
instrucciones ya están dadas
Permite una evaluación objetiva de los
Buscar la mejor forma de hacer las cosas
procesos

12. Clasificación de los Manuales
Administrativos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
• Describe Los principios esenciales que rigen
la administración y que determinarán los
términos en la mejor toma de decisiones.

13. Clasificación de los Manuales
Administrativos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS
• Describe en detalle la secuencia de los
procedimientos como igualmente las normas a
cumplir por los integrantes de la organizaciónen y
que estén acorde con los procedimientos
establecidos
MANUAL DE ESPECIALISTA
• Son aquellos diseñados para una actividad en
específico.

14. Qué es lo importante
en un manual de
procedimientos!!!????

15. Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Portada
Firmas de Revisión
Firma de Aprobación
Firma de Actualización
Indicé
Introducción
Base Legal
Alcance del Manual
Objetivo
Procedimientos
Normas Generales
Formulario e Instructivo
Glosario de Términos
Flujograma o Pictogramas
Anexos

16. Portada
Debe contener lo siguiente:
• Logo de la alcaldía
• Nombre del Manual
• Mes y Año de elaboración del Manual
• Firmas de Elaboración, Revisión, Aprobación, y Actualización
Índice
• Señalar de manera ordenada todo el contenido del manual, indicando los
números de paginas.
Introduccion
• Es la presentación del documento: debe ser breve y facil de entender y
contener:
• El motivo, propósito y la utilidad del manual
• Síntesis del contenido del manual
• Importancia del manual
• Se puede indicar el área que va utilizar el manual.

17. Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Base Legal
• Es el marco jurídico, que rige o le da soporte legal al proceso o los procedimientos
• Indicar los nombres, números del Decreto, Fecha de promulgación, Numero de Gaceta
Oficial y Fecha de la Publicación de las Leyes, Decretos, Reglamentos o Resoluciones.
• Se puede indicar el numero del (los) artículos específicos que tienen inherencia con el
procedimiento.
Deben seguir un orden jerárquico descendente, es decir:
• Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela
• Leyes
• Códigos
• Reglamentos
• Decretos, Resoluciones, Circulares, Documentos Normativos
• Deben ordenados de manera cronológica dentro de cada categoría.

18. Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Alcance del Manual
• Señalar los procesos documentados dentro del manual
• Indicar los aspectos que cubre el manual, señalar desde la primera
hasta la ultima acción.
Objetivo del Manual
• Señalar brevemente los aspectos que se persigue con la elaboración
del manual
• Evitar el uso de adjetivos calificativos, gerundios y abreviaturas.
Normas Generales
• Son lineamientos imperativos y especificados de acción que regulan
la ejecución del procedimiento
• Son los pasos o requisitos de obligatorio cumplimiento en la
ejecución del proceso.
• Son rígidos en su interpretación y aplicación.
• Cada procedimiento debe tener sus normas generales.

19. Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Procedimiento
• Es la descripción narrativa, en forma secuencial y cronológica de cada uno
de los pasos o actividades que se deben ejecutar para la realización de un
proceso, a fin de concretar un resultado determinado.
• Deberá realizarse de manera clara, precisa y concisa, señalando claramente
Quien, Como, Cuando, y Donde se ejecutan cada una de las actividades.
• Las actividades
• Las actividades serán descritas, iniciando con un verbo conjugado en
tercera persona del singular en tiempo presente, por ejemplo Revisa,
remite, Elabora.
• Verificar si existe duplicidad de esfuerzo, si se realizan actividades
innecesarios, ya que los mismos pueden ser mejorados o eliminados,
siempre y cuando no se desvíen el resultado a obtener con la ejecucion del
procedimiento.
• Si en una misma dependencia se realizan una serie de actividades de
manera continua. Solo se anotara el nombre de la dependencia en la
primera de las actividades mencionadas.

20. Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Procedimiento
• Cuando una actividad implique la utilización de algún formato, se debera
anotar el nombre entre comillas y hacer referencia al numero de copias y a
la distribución de los mismos.
• No describir actividades cuyo origen, control y seguimiento corresponda a
otra dependencia.
Formulario e Instructivo
• En este aparte se incluye todos los formularios utilizados para la ejecución
del proceso.
• Cada formulario debe llevar su respectivo instructivo, donde se desglozan los
puntos como nombre del formulario, objetivo, tamaño, impresión, numero
de copias, distribución y la descripción de cada uno de los campos.

21. Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Glosario de Términos
• En esta sección se presenta un pequeño concepto de los términos
propios del procedimiento utilizados dentro del manual.
Flujograma o Pictograma
• Es la representación grafica secuencial y en terminos generales, de
las acciones principales del proceso.
A
B
D C
E

22. Anexos
• Aquí se incluye todo material que se considere importante para la
ejecución de las actividades.

23. La organización es adictiva y necesaria, el que
carece de esta, la busca inconscientemente
para mantener un equilibrio interno, y el que la
tiene en sus principios, la aplica por el resto de
su vida
Agustín Ulivarri