Manual De Procedimientos Empresa LUBER 'LBR'.

1. Manual De Procedimientos
Para La Empresa de Ropa LUBER
LBR
Richard Klein Cárdenas Díaz
Anggie Alexandra Chacón Pinzón
Anny Sofía Espitia Orduz
Daisy Tatiana Rojas Pérez
Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia
Escuela Administración de Empresas
Sogamoso
2022

2. Manual De Procedimientos
Para La Empresa de Ropa LUBER
LBR
Richard Klein Cárdenas Díaz
Anggie Alexandra Chacón Pinzón
Anny Sofía Espitia Orduz
Daisy Tatiana Rojas Pérez
Profesor Javier Millán
Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia
Escuela Administración de Empresas
Sogamoso
2022

3. Introducción
En el presente documento tiene como propósito establecer una forma clara y concisa un
manual de procedimientos implicado en la selección de personal de la empresa de ropa LUBER
‘LBR’ y así, determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse, a fin de conocer la
información detallada, ordenada, sistemática e integral sobre las actividades y responsabilidades
que se realiza en dicha empresa textil. Este manual de procedimientos de la empresa LUBER
‘LBR’ tiene como finalidad describir las tareas y su organización al momento de una venta de
una prenda o accesorio, para brindar un buen servicio de excelente calidad anticipándose a las
necesidades del cliente. Así, el manual tiene como finalidad la descripción de los procedimientos
que se utilizan dentro de la empresa, y la secuencia lógica de cada una de sus actividades,
unificada y controlada. Evita cualquier alteración arbitraria, señalando las normas exigidas para
la ejecución de todos los procesos para excelentes resultados.

4. Objetivo
La empresa textil LUBER ‘LBR’ tiene como objetivo la marca, producción y
comercialización de vestimenta para dama y caballero con más de 50 años de experiencia y
liderazgo en el diseño, confección y servicio. Apoyando el crecimiento de la industria textil en
Colombia. Desde 1968. Inspirado en la moda casual y sofisticada, femenina y masculina.
Objetivos Específicos
• Proveer prendas y accesorios de vestir de calidad orientados a satisfacer el mercado textil
en Colombia, cada vez con más productividad, calidad y rentabilidad.
• Ser preferido como proveedor de ropa y accesorios de vestir, ser reconocidos por nuestros
empleados como el mejor lugar para trabajar y por la comunidad como una organización
eficiente.

5. Marco Teórico
Antes de definir en qué consiste un Manual de Procedimientos es necesario describir de
forma breve y sencilla algunos términos, cuyos conceptos y principales características son
imprescindibles conocer para poder elaborar un Manual de Procedimientos.
Procedimiento
El procedimiento es la forma detallada y específica con la que debemos realizar una
actividad o proceso; es el CÓMO se tienen que realizar los procesos y tiene como propósito
fundamental lograr que las operaciones de naturaleza repetitiva se desarrollen siempre en la
misma forma.
Definición
El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática
y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus
atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas.
Generalmente, este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecución de actividades
organizacionales, con el fin de unificar criterios sobre la manera correcta en que deben ser
realizadas.
En el manual de procedimientos se específica:
• Quién debe hacer una actividad;
• Qué debe hacerse en esa actividad;
• Cómo debe hacerse la actividad;
• Dónde debe hacerse; y
• Cuando debe hacerse la actividad.

6. Importancia
Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades,
evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la
labor de la Auditoría Administrativa, la evaluación del Control Interno y su vigilancia.
Contenido
Al igual que en las fases de elaboración de los Manuales Administrativos y/o de
funciones, no existe un modelo único del contenido que debe incluir un Manual de
Procedimientos. En función de las características específicas del Manual, se podrá incluir en
mayor o menor grado un número de componentes, de los cuales, es posible mencionar los
siguientes:
a) Portada
Este documento, según sea el caso, debe incorporar la siguiente información:
• Logotipo de la organización.
• Nombre oficial de la organización.
• Nombre del Manual.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de revisión (en su caso).
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
b) Aprobaciones y Actualizaciones
Se deben revisar y actualizar los Manuales, cuando ocurran cambios en la organización. Al
realizar el proceso de control, se puede determinar si el Manual requiere ser actualizado, si

7. cumple con las expectativas planteadas en su diseño y definir los aspectos a incorporar, eliminar
o modificar.
c) Índice
Es la relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
d) Introducción
Es la presentación del documento; debe ser breve y fácil de entender y contener:
• El motivo, propósito y la utilidad del Manual.
• Síntesis del contenido del Manual.
• Importancia del Manual.
• Se puede señalar el área que va utilizar el Manual.
e) Objetivo del Manual
En este apartado se debe señalar brevemente los aspectos que se persiguen con la elaboración del
Manual.
f) Marco Jurídico
Es el marco legal, que rige o le da soporte legal al proceso o procedimiento.
g) Políticas de operación, normas y lineamientos
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participarán en los procedimientos.
h) Denominación del Procedimiento
Título y código del procedimiento
i) Objetivos del Procedimiento
Descripción del propósito que se pretende alcanzar con el procedimiento.

8. j) Descripción del Procedimiento
Es la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones
que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con
qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
k) Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus
fases.
l) Diagrama de flujo
Es la representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las Unidades
Administrativas o los puestos que intervienen en cada operación descrita.
m) Documentos de Referencia
Comprende todos los formularios utilizados para la ejecución del proceso. Cada formulario
deberá llevar su respectivo instructivo, en el que se detallaran puntos como nombre del
formulario, objetivo, tamaño, impresión, número de copias, distribución y la descripción de cada
uno de los campos.
n) Glosario
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de
los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
o) Anexos
En este apartado se incluirá cualquier material de importancia y que contribuya en la ejecución
del procedimiento.

9. Ventajas del manual de procedimientos.
• Permite conocer las operaciones que se realizan dentro de la organización.
• Permite establecer nuevas y mejores políticas y normas en orden a mejorar el funcionamiento.
• Es base fundamental para adoptar nuevos métodos operativos.
• Proporcionar elementos de juicios para ordenar y adoptar nuevos sistemas acordes a las
técnicas modernas.
• Ayuda a evitar duplicidades, ya que son elaboradas para conseguir coordinación dentro de la
organización.
• Es un Instrumento para implementar auditoria administrativa de procedimientos y control,
agilizando y facilitando el trabajo.

10. Normas que soportan actuales manuales de procedimientos.
Políticas o normas de operación.
Las normas aplicadas en el manual de operaciones, se soportan de acuerdo a las necesidades de
la organización, a modo de permitir que los procesos y los integrantes de la organización se
acoplen a lo desarrollado y aceptado en el manual de procedimientos, sin embargo, la
organización se rige de acuerdo a las normativas presentadas el código de comercio colombiano.
Políticas o normas de la organización:
• Cumplimiento de la ley: refiérase a todo el marco normativo que regula las actividades de
comercio de prendas, tanto con los clientes, como con los proveedores de las prendas.
• Respeto en el lugar de trabajo: Debe existir en la organización la cultura de aceptar las
opiniones de los integrantes de la misma, tolerancia, buen manejo de conflictos,
aceptación entre los integrantes, igualdad de tratos entre los integrantes.
• Cuidado de instalaciones: Los integrantes de la organización deben velar por cuidar los
diferentes equipos e instalaciones existentes en el local, para evitar daños y cambios que
afecten la continuidad de las operaciones y la constante modificación del manual de
procesos al introducir elementos con funciones o métodos de manejo diferentes.
• Profesionalismo: deben existir ciertos límites acerca del comportamiento frente a clientes
y proveedores
• Conflictos de interés: No deben existir situaciones externas en el área laboral, ya que
estas pueden afectar seriamente el desempeño del trabajador como el funcionamiento de
la organización.

11. • Comunicación: Realizar ejercicios correctos en la comunicación de los integrantes, con el
fin de que la información en el proceso de ventas y en el proceso de funcionamiento
organizacional sea oportuna, clara y precisa.
• Compañerismo: Se debe promulgar una cultura de colaboración y ayuda entre los
integrantes de la organización, con el fin de solucionar las problemáticas y tener un
correcto funcionamiento.
Recomendaciones desarrollo y preservación del manual.
• Mantenimiento: Mantener una estructura organizacional sólida y flexible que permita
adaptar la organización y el manual a los diferentes cambios que la organización pueda
presentar.
• Actualización: reportar y aplicar todos los cambios en los procedimientos o las
operaciones, reubicación física de personal, instalaciones, redistribución de horarios de
trabajo, registros, informes y programas.

12. Descripción de procedimientos y codificación de los mismos.
Procedimiento para pedido de camisas (PA-A:01)
Para el realizar el pedido de camisas para hombre el cual está a cargo del Administrador, se
verifica que inventario existe y en que tallas, para luego llevarlo a la bodega del almacén, realizar
el conteo de las camisas que se encuentran en stock, se diligencia el formato de pedidos y se
espera su aceptación, se sube el formato a la plataforma de LBR, se archiva el formato de pedido,
la aceptación y la factura del mismo.
Codificación:
PA-A: 01
PA: PROCEDIMIENTO ADMINISTARTIVO
A: ADMINISTADOR (ENCRAGADO)
01: CONSECUTIVO DE EJECUCION DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento de recepción del pedido de camisas (PO-V: 01)
Para la recepción del pedido de camisas para hombre el cual está a cargo del vendedor, se recibe
la caja se inspecciona que dicha caja venga en buenas condiciones y no haya sido alterada, se
lleva a la bodega del almacén para realizar el conteo y verificación de las prendas, se separan por
tallas y se llevan al almacén para distribuir en este por tallas y así tener una correcta organización
y exhibición de las camisas, el vendedor llevara la factura a la oficina de administración para el
ingreso de la factura a sistema interno del almacén.
Codificación:
PO-V: 01
PO: PROCEDIMIENTO OPERATIVO

13. V: VENDEDOR (ENCRAGADO)
01: CONSECUTIVO DE EJECUCION DEL PROCEDIMIENTO
Los procedimientos y las hojas de ruta tendrán que concordar los consecutivos de ejecución.
:
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
CODIGO: (PA-A:01)
VERSIÓN: 01
Procedimiento para pedido de camisas
FECHA:
Página 1 de1
LOGO DE LA
EMPRESA
SISTEMA AL QUE
PERTENECE
CODIGO
ASIGNADO
VERSION DEL
DOCUMENTO
FECHA
DE
EMISION
DEL
DOCUME
NTO
PAGINACION

14. Diagrama de flujos de proceso.
El almacén de ropa LBR decide hacer un flujograma de procesos para mostrar gráficamente
como debe hacerse el pedido de camisas para hombre es por esto que el encargado
(Administrador) sigue la siguiente ruta.
I1-inspeccion por tallas de
camisas de S-Xl 5 minutos
O1 -Conteo de
camisas por
talla S-XL
1hora
T1 desplazamiento a la
bodega del almacén 1metro
3 minutos
O2 -conteo
de camisas
en stock por
tallas 30
minutos
T2 desplazamiento de la
bodega a la oficina
administrativa 1metro
2minutos

15. Clase de actividad Total Tiempo (minutos) Distancia (mts)
Operación 5 138 min 0
Inspección 1 5 min 0
Demora 1 15 min 0
Transporte 2 5 min 2 metros
total 9 163 minutos 2 metros
O3 Llenar la
hoja de
pedidos 40
minutos
O4 Subir la
hoja de
pedidos a la
plataforma
LBR 5 Min
D1 Esperar la
aceptación del
pedido 15
minutos
O5 Archivar el
formato de
pedido
aceptado y
factura 3 Min

16. El almacén de ropa LBR se prepara para recibir un pedido de 50 camisas para hombre por ello se
decide hacer un flujograma de procesos para mostrar gráficamente como debe hacerse el recibido
de camisas para hombre es por esto que el encargado (Vendedor) sigue la siguiente ruta.
O1-I1 recibir y
inspección de
la caja 3 Min
O2 abrir la
caja y hacer
conteo de las
mercancías
30 min
I2 Inspección del
estado de la
mercancía 30
Min
T2 desplazamiento
bodega a sección de
camisas 3 min 1 mtr
O3 organizar
las camisas
por talla
desde S-Xl 30
Min
T1 desplazamiento
hacia la bodega 3
min 1 metro

17. Clase de actividad Total Tiempo (minutos) Distancia (mts)
Operación 5 123 min 0
Inspección 3 8 min 0
Demora 0 0 0
Transporte 3 9 min 3 metros
total 11 140 minutos 3 metros
O4 distribuir
las camisas
por talla
desde S-Xl 30
Min
I3 Inspección de
la correcta
organización por
talla 5 Min
T3 desplazamiento de
sección de camisas a oficina
administración 3 min 1 mtr
O5 ingresar
factura de
compra al
sistema 30
min

18. Procedimiento de implantación de manual.
Presentación del manual de procedimientos para su aprobación.
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, El grupo de trabajo socializara lo
expuesto en el documento con el administrador de la tienda, explicando la metodología de
realización, los análisis realizados y algunas recomendaciones para su implementación, del
mismo modo, que el administrador puede sugerir los cambios que crea necesarios, así como sus
inquietudes frente a lo expuesto en el manual.
Implementación del manual de procedimientos.
La implementación del manual estará a cargo del administrador, pues es quien conoce de primera
mano el funcionamiento total de la tienda, es quien tiene contacto con proveedores y quien tiene
la autoridad de realizar cambios en los procesos de la organización.
La organización tendrá en cuenta factores tales como:
• Cobertura de procesos
• Recursos asignados
• Nivel técnico y preparación del personal
• Clima organizacional
• Entorno

19. El manual se implementará de forma instantánea, realizando una socialización con el vendedor y
así mismo se le entregara copia del manual, esto, debido al tamaño reducido de la organización, a
los pocos procesos que se realizan en la organización y a que su difusión y conocimiento se
puede realizar mediante una breve explicación y una guía de texto.
El beneficio que pueda aportar este método de implementación radica en que permite realizar
cambios en durante cualquier instancia de su implementación gracias al tamaño y la poca
complejidad de procesos.
Responsables.
El responsable de la implementación y aplicación del manual es directamente el administrador de
la empresa.

20. Conclusiones
Con este manual de procedimientos entendimos que al seguir una serie de pasos estructurados,
de procedimientos y normas de la empresa textil LUBER ‘LBR’ conducen a un eficaz y eficiente
desarrollo de la empresa, nos garantizan que las actividades de la empresa sean correctamente
hechas, evitando tiempo perdido, y así lograr los objetivos establecidos.
Describiendo las normas, procedimientos y actividades involucrados, de forma secuencial y
ordenada, permite al personal tener una guía responsable - acción, de fácil entendimiento para así
mejorar el desempeño y desarrollo de las actividades de la empresa textil ‘LBR’.

21. Lista de Referencias
• Tomado de la página web LBR-LUBER.COM (2022) https://www.lbr-luber.com/
• Palma José. (2020, noviembre 28). Cómo hacer un manual de procedimientos paso a
paso, estructura y utilidad. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/creacion-de-un-
manual-de-procedimientos/
• Saldarriaga, L. (2021, 22 junio). Manual de procedimientos: qué es y cómo hacer uno (con
ejemplos). https://blog.hubspot.es/sales/manual-de-procedimientos-empresa
• Tomado de la página web PREZI (2022) Manual de normas y procedimientos de la
empresa textil Ovejita.
• Tomado de la página web UTEC (2022)
http://biblioteca.utec.edu.sv/siab/virtual/auprides/16025/capitulo%201.pdf
• Tomado de la página web REPOSITORIO (2022)
https://repositorio.unican.es/xmlui/bitstream/handle/10902/6424/RODRIGUEZCABRERAGAN
AHITZA.pdf;sequence=1