4-Unidad 1: Proceso y Procedimientos - 1.3 Proceso vs Procedimiento

1. Unidad 1: PROCESO Y PROCEDIMIENTOS
1.3 PROCESO VS PROCEDIMIENTO
Análisis de Procesos Informáticos
Modalidad de estudios: Presencial
Mg. Luis Fernando Aguas Bucheli
+593 984015184
@Aguaszoft
Laguas@uisrael.edu.ec
zeuszoft@protonmail.com

2. Objetivos del encuentro:
1. Adquirir los conceptos básicos relacionados con
PROCESO Y PROCEDIMIENTOS
2. Reconocer las características de PROCESO Y
PROCEDIMIENTOS
3. Conocer la historia de PROCESO Y
PROCEDIMIENTOS
Semana Nro. 4

3. Frase Motivacional
Lo peor que hacen los malos es
obligarnos a dudar de los buenos
(Jacinto Benavente)

4. INTRODUCCION
• Dos conceptos de organización:
Organización como función o proceso.
Organización como el estado de esa
proceso:
función o
Organización como estructura formal.
Organización como estructura y sistemas administrativos.
• Organización como estructura y sistemas adminitrativos.
• Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos
• Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de
procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el
cumplimiento de una función o actividad, acompañados con
frecuencia de políticas.

5. CONCEPTO
• Procedimiento: es una sucesión cronológica
y secuencial de operaciones. Mediante
procedimientos se cumplen las tareas que se
llevan a cabo en una organización.
• Procedimiento: que es un conjunto de
operaciones generalmente secuencialmente
vinculadas y su método o forma de ejecución.
operaciones relacionadas entre sí
• Procedimiento: que es un conjunto de
y
ejecutadas en base a determinado método.

6. Estructura y Procedimientos
• Estructura y procedimientos administrativos son elementos
estrechamente interrelacionados.
• Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos
a partir de los cuales se integran tanto el aspecto
estructural de la organización (funciones y relaciones) como el
aspecto operativos (sistemas administrativos).
• Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de
las estructuras. Por eso cualquier modificación en los
en losaspectos estructurales puede aparejar cambios
procedimientos y viceversa.

7. Estructura y Procedimientos
• Un conjunto de procedimientos afines conforman
una actividad y actividades afines constituyen
una función.
• Un grupo de funciones afines y la gente
involucrada en su cumplimiento conforman un
órgano.
• Los órganos y sus relaciones formales
constituyen la estructura formal. Las estructura
junto con los sistemas administrativos componen la
organización formal.

8. ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS
Alcance:
• En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M es
muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones
ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una
eficaz delegación, lograr unificación.
Ventajas:
• maximización de la eficiencia de los
administrativos, para una buena toma de
decisiones.
circuitos
• sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad,
los sistemas de
6comunicaciones ágiles y precisas de
información..

9. 7
APLICACIÓN DE LA TÉCNICA
• Descripción de Procedimientos:
Forma narrativa.
Diagrama de Procedimientos.
• Forma Narrativa, fallas:
L e c t u r a extensa: complicainterpretación,
R e l a c i ó n entre la
información: dificil
visión del
procedimiento en su conjunto,
N ar r ac ión subjetiva:
dificulta
información,
D ist int as interpretaciones,
C o m p l i c a elaboraciónsotware.
ver omisión de

10. • Diagrama de Procedimientos: Cursograma,
flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.
• Definición: es la representación gráfica de
los procesos y procedimientos de trabajo.
• Pueden aplicarse para procedimientos
industriales y administrativos. Los
procedimientos administrativos procesan
información, representada en documentos o
soporte de información
APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

11. Facilita apreciación en conjunto de
procedimiento,
E v i t a diferencias de interpretación.
APLICACIÓN DE LA TÉCNICA
• Ventajas del Diagrama
Procedimientos:
de

12. • Utilidad del Diagrama de Procedimientos:
Relevar información o sistematizar iinformación relevada
“actual o vigente”,
Analizar un procedimiento y detectar problemas,
Diseñar propuestas de cambio “propuesto”,
Comparar realidades administrativas en diferentes
momentos históricos.
APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

13. • No existe universalidad de criterios
respecto a los sistemas de graficación y
existe gran diversidad de lenguajes.
• Todos los sistemas tienen: símbolos y un
conjunto de reglas. El símbolo es el
elemento o figura que sirve para representar
los hechos que suceden en los
procedimientos.
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

14. Metodología de Análisis
• Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón,
el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos
utilizados.
Preguntas:
R ef eridas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué
se hace?, qué sucedería si no se hace?, ...
•
R eferidas al responsables de ejecución: quién lo
hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia
adecuadas?,....
Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en
eselugar?,....
R eferidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace
en ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...
R ef eridas al método: cómo se hace?, por qué se hace de
esa manera?,....

15. • Ese sistema de preguntas permite describir
el procedimiento, realizar su diagnóstico y
ver las posibilidades de mejorarlo.
• Alternativas del análisis:
E l i m i n a r el trabajoinnecesario
C o m b i n a r o reordenaroperaciones
Simplificar las operaciones.
28
Metodología de Análisis

16. • Algunas deficiencias:
N ú m e r o excesivo de etapas,
“ desandar loandado”,
f a l t a de unificación,
dem asiado movimiento depersonas,
e x c e s o de registros para fines de referencia
o anotación,
e l e v a d a cantidad dedocumentos.
Metodología de Análisis

17. Manual de Procedimientos
• Se establecen y describen en detalle las operaciones que se
deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar
una tarea.
Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones,
los órganos y puestos que intervienen y los portadores de
información que se utilizan.
Ventajas:
normatizan y estandarizan laejecución,
f a c ilit a n la toma de decisionesprogramadas,
c a p a c it a n al nuevopersonal,
e le m e n t o s de consulta en caso deduda,
j e f e s no participan en decisiones programadas.
Desventajas:
enlentecen eltrabajo,
d i f í c i l mantenimientoactualizado,
p u e d e n limitar la iniciativa del personal.
•
•
•
Recomendable. Tamaño, rotación del personal.

18. CONCEPTO
1. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactúan, las cuales transforman entradas
en salidas (ISO 9000:2000).
2. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactúan, que tienen el propósito de agregar
valor a los inputs (elementos de entrada),
transformándolos en un grupo de outputs (elementos de
salida; resultados) valiosos para un cliente.
Tendencia modernas para la mejora de procesos
Procesos

19. • Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la
adopción del enfoque basado en procesos
•
• Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones
Las concepciones administrativas modernas indican
que la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
Tendencia modernas para la mejora de procesos
Procesos

20. ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-
ISO
9001: 2000
• Identificar los procesos
• Determinar su secuencia e interacción
• Comprensión y cumplimiento de
requisitos
• Consideración de procesos en términos
de agregado de valor
• Obtención de resultados de desempeño y
eficacia
• Mejora continua en base a
objetivas

21. Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que
sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente
son los mismos para todas las empresas.
Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.
CLASIFICACIÓN DE LOS
PROCESOS
Clasificación
• Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios,
principales: constituyen la razón de ser de la organización,
asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para el
cliente. Varían por tipo de industria.
Ej: Ventas, Producción.
•

22. Mapa de Procesos
–Diferencia entre proceso y procedimiento
•Proceso: “¿Qué se hace?”
•Procedimiento: “¿Cómo se hace?”
Proceso 1
Sub-proceso 1.1
Actividad 1.1.1
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
Tarea 1.1.1.n
Actividad 1.1.n
Sub-proceso 1.n

23. GESTIÓN POR PROCESOS
• Toda la organización tiene identificados, clasificados e
interrelacionados, a través de la red operativa, todos los
procesos que se ejecutan .
La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los
procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesos
para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus
clientes.
•
PERMITE
• Optimización de los procesos
• Simplificación de los procesos
• Mejora continua de los procesos

24. LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES...
Un proceso sistemático y continuo para
conseguir el mejor producto (bien o
servicio) en opinión de los clientes y con el
mínimo costo de recursos.

25. MEJORA CONTINUA DE PROCESOS
PAUTAS A SEGUIR:
1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el
fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y
proveedores del proceso. Identificar problemas
2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos
estándar de diagramación que permitan emplear
un lenguaje común y realizar comparaciones;
3. ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO 41

26. Identificar y comunicar las características de los
procesos.
Formar al personal.
Compartir conocimiento y experiencia.
Efectuar la medición de los procesos.
Llevar a cabo auditorías.
Analizar, revisar y mejorar los procesos.
DOCUMENTACIÓN DE LOS
PROCESOS
AYUDA A:
•
•
•
•
•
•

27. DIAGRAMA DE FLUJO
Es la herramienta que permite representar la operativa de la
empresa, observando la totalidad de las actividades del
proceso desde la óptica del cliente, con independencia de los
límites funcionales y organizativos de las unidades que
intervienen en el mismo
PERMITE:
Ver un proceso o parte de él
Detectar “cuellos de botella”
Detectar ausencia o duplicación de controles
Racionalizar la documentación
Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor
Determinar la secuencia de los procesos de realización
Facilitar la elaboración de la documentación
•
•
•
•
•
•
•
• Otros.

28. • WIZSPRO: es una herramienta de documentación de
información empresarial en línea, especialmente desarrollada
para diseñar y documentar procesos de negocios, en forma
lógica, estructurada, y secuencial.
Utilidades:
Graficación automática de procesos (Flow Charts).
Descripción resumida de tareas y acceso a documentación
ampliada.
Designación de responsables de tareas y tiempos de
ejecución.
Simulación automática de procesos.
Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
Ejemplos de Software de Procedimientos
y Procesos

29. Bibliografía

30. Direccionamiento actividades de aprendizaje
Actividades:
• Revisar el aula virtual
• Realizar las actividades y tareas planteadas.
Se recomienda describir por ejemplo:
• Tomar apuntes esenciales, revisar el material de clases

31. GRACIAS