planta física Archivo clínico estadísticas y admisión. Explica la forma de utilizar los espacios tanto para el área de admisión como en el área de estadistica, considerando igualmente su mobiliario.

1. UNIVERSIDAD DE PANAMÁ
FACULTAD DE CIENCIAS NATURALES EXACTAS Y TECNOLOGÍA
LICENCIATURA EN REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICA DE SALUD
ESCUELA DE ESTADÍSTICA
MATRIA
TEORÍA ARCHIVÍSTICA II
TEMA:
ARCHIVOS CLÍNICOS, ESTADÍSTICA Y ADMISIÓN
PROFESOR
ACOSTA VICTOR
PRESENTADO POR
PEDRO ANTONIO ARAÚZ D.
7-702-332
FECHA DE ENTREGA
23 DE NOVIEMBRE DEL 2017

2. ARCHIVOS CLINICOS
CONCEPTOS
• Es el conjunto de documentos, los cuales son recibidos por toda
persona física o jurídica, por todo servicio u organización, ya sea
pública o privada en el ejercicio de sus actividades. La institución de
Archivos les compete la conservación de los documentos en razón
de su valor archivístico.
• Archivo es tambien la institución responsable de La acogida,
tratamiento, inventario, conservación y servicio de los documentos
en consepto de edificio o parte de este, donde los documentos son
conservados y servidos.
• La conservación de los documentos consiste en un conjunto de
procedimientos y medidas destinadas a establecer:

3. OBJETIVO DE LOS
ARCHIVOS CLÍNICOS
• Contribuir a la prestación de la mejor atención posible al paciente,
dándole una atención pronta y amable y asegurando que su historia
clínica única sea exacta, oportuna, confidencial y accesible.
• Proporcionar historias clínicas y otros datos al personal de salud para
uso en estudios e investigaciones.
• Custodiar la historia clínica a su cargo, con su conservación en buen
estado a lo largo del tiempo, organizar los procesos que aseguren la
transferencia al archivo de los expedientes clínicos generados en el
centro de su custodia.
• Almacenar la historia clínica según un sistema y método de archivo
establecido de acuerdo con principios de funcionabilidad, el uso de la
documentación y disponibilidad de espacio e instalaciones.
• Difundir su fondo documental, que será proporcionado como fuente de
información para, práctica asistencial, docencia, investigación, control
de calidad, defensa de los intereses del paciente y del Hospital.

4. FUNCIONES
• Realizar los trámites administrativos relacionados con la inscripción
y admisión de pacientes.
• Realizar la evaluación técnica de las historias.
• Archivar y recuperar (desarchivar) historias clínicas.
• Mantener y conservar las historias clínicas
• Mantener el índice de pacientes
• Mantener otros registros secundarios según sea necesario y
requerido.
• Elaborar las estadísticas necesarias para fines intrahospitalarios y
para uso nacional.
• Proporcionar información en respuesta a solicitudes para datos
sobre el tratamiento brindado a un paciente (certificaciones).
• Colaborar con el cuerpo médico y con otro personal de salud
facilitándoles historias clínicas y datos estadísticos para fines de
investigación, evaluación o docencia.
• Colaborar con programas de capacitación.

5. ESPACIO FÍSICO DEL DEPARTAMENTO
DE REGISTROS MÉDICOS Y
ESTADÍSTICA
La eficiencia con que funciona el
Departamento de Registros Médicos
depende en gran parte de su ubicación
dentro del hospital, del espacio que se
le ha otorgado y de la distribución del
equipo y los muebles dentro del
espacio.
El local donde se realiza la evaluación
técnica de la historia clínica debe ser
fácilmente accesible a los médicos ya
que es deseable que ellos completen
sus historias clínicas dentro del
Departamento de Registros Médicos.

6. DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO
• La distribución de espacio debe ser tal que el flujo de trabajo
sea lo más eficiente posible. El personal que trabaja junto o que
usa el mismo equipo debe colocarse cerca uno al otro.
• El personal que tiene trato con el público o con personal de
otros departamentos debe ser colocado cerca de la puerta o
ventanilla. El personal cuyo trabajo requiere mayor
concentración debe ubicarse alejado de este movimiento.
Dentro del archivo hay que asegurar que los pasillos sean
adecuados (por lo menos 80-90 cm entre la estantería) y lograr
que la estantería se coloque perpendicular a las ventanas para
aprovechar al máximo la luz y ventilación natural. Debe haber
acceso libre a todo estante por lo que no conviene esquinar la
estantería.

7. EQUIPO Y MATERIALES
EQUIPO
• Los equipos, más que
simples aparatos, son parte
de un sistema de trabajo. Si
el equipo es insuficiente o
inadecuado, el sistema
forzosamente se resentirá.
Si el equipo ha sido
cuidadosamente elegido
para la función que debe
cumplir, éste contribuirá
para que el sistema marche
más eficientemente y para
que el personal trabaje con
mayor comodidad.
MATERIALES
• Carpetas para la historia
clínica, formularios para la
historia clínica y para la
recolección y procesamiento
de las estadísticas, libros y
tarjetas para los diversos
registros secundarios son los
materiales que más se usan y
que más afectan en el
trabajo del Departamento de
Registros Médicos. Si estos
materiales llegan a faltar o si
no reúnen las
especificaciones establecidas
para ellos, hay repercusiones
adversas en el sistema de
registros médicos.

8. DEPARTAMENTO DE
ESTADÍSTICA
Función de estadística de salud
• Controlar la Integridad de los sistemas de Información Estadística y calidad de
los datos.
• Recoger, revisar y procesar los datos estadísticos y enviar según calendario
estadístico.
• Elaborar la información estadística de las actividades contempladas en los
sistemas informativos establecidos.
• Realizar análisis de la información estadística que permita a los directivos evaluar
programas, rendimiento y calidad de la Información.
• Cumplir en tiempo y forma el calendario estadístico.
• Elaborar la información estadística de trabajos especiales de orden científico,
técnico y docente que oriente el jefe de la Unidad Funcional.
• Ofrecer la información estadística que le sea solicitada por la dirección de la
Unidad, los niveles superiores y otras unidades funcionales

9. EQUIPO
Oficina estadística
• 2 Escritorios tipo secretarial
• 1 Sillas giratorias tipo secretarial
• 3 Computadoras con su respectiva mesa
• 1 Escaparate de metal
• 2 Archivadores de 4 gavetas.
• 1 Telefonera
• 2 Cestas de escritorio para colocar hojas de Historias Médicas.

10. DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN
Función de admisión hospitalaria
• Manejo de la admisión del paciente con amabilidad y respeto.
• Mantener completo contros sobre la iniciación de los
documentos que se refieren a la admisión del paciente.
• Notificar a los diferentes departamentos del hospital que
guardan relación con la admisión del paciente, tan pronto sea
admitido.
• Mantener el control de las camas que existen en las diversas
salas del hospital.
• Formular las instrucciones específicas para la admisión y salida
del paciente.
• Admisión requerirá los servicios del patólogo y llenará los
formularios correspondientes del modelo de Fallecidos.
• Destruir la tarjeta o eliminar el nombre del Registro Control sí
paciente acude al ingreso o si después de citado las veces

11. EGRESO DE PACIENTES
• Exigir la entrega de las historias clínicas de los
pacientes egresados en el momento de su salida
física del hospital. En los hospitales con múltiples
edificios la comunicación del egreso se hará por
teléfono en el momento que este ocurra.
• Registrar en la base de datos o en el modelo
Movimiento Hospitalario los pacientes que
egresan, tanto vivos como fallecidos, una vez que
conozca de estos. Los datos tomarlos de las
historias clínicas. En los casos de Altas a Petición,
se deberá confirmar en las historias clínicas de los
pacientes que solicitaron alta a petición el
formulario de exoneración de responsabilidad por
alta, el cual deberá quedar situado en las historias
clínicas detrás de la hoja de egreso. En estos casos
deberá aparecer la firma del paciente o familiar
responsable.

12. PERFIL QUE DEBE LLENAR UN PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN
• Tener gran sentido de
comprensión hacia los
problemas del paciente
• Ser una persona eficiente.
• Actuar con diplomacia ya
que algunas preguntas
podrian perturbar al
paciente.

13. ADMISIÓN• Las actividades correspondientes a la sección de
Admisión incluyen:
– Recibir pacientes de consulta externa,
hospitalización y, a veces, emergencia.
– Abrir historias clínicas cuando corresponde.
– Entrevistar y llenar los datos de identificación
en las historias de pacientes de consulta
externa y de hospitalización y en los
formularios de emergencia.
– Mantener el índice de pacientes.
– Mantener el registro de números.
– Realizar los trámites administrativos para la
admisión y egreso de pacientes.
– Controlar las camas de hospitalización.
– Brindar al público información sobre el
estado del paciente.

14. EQUIPO
• 2 Escritorios tipo secretarial
• 3 Sillas giratorias tipo secretarial
• 2 Computadoras con sus respectivas mesas y sillas
• 3 Sillas para espera de pacientes
• 1 Escaparate de metal
• 1 Telefonera
• 3 Papeleras
• 3 Cestas de escritorio para hojas sueltas de Historias Médicas.
• 2 Archivadores de 4 gavetas..
• 1 Tarjetero de 2 gavetas para tarjetas 3 x 5”
• 1 Índice de pacientes "ROLODEX R0TARY” Card Files modelo
5250 para tarjetas 3x5 capacidad 500 tarjetas con 20 tarjetas
blancas.