Diseño de una estrategia digital para el PIPC de una IES

1. Tipo de documento (Artículo, revisión sistemática, comunicación,…)
Diseño de una estrategia digital para el PIPC de
una IES
Nava Sedano, Alma Lilly 1; Higareda Pliego, Tomás Emmanuel 2 ; Barreto Cabrera, Claudia3,
Coronel Lemus, Martha Esmeralda4
.1 TecNM/IT. de Zacatepec, Depto. de Ing. Industrial; lilly.nava@gmail.com
.2 TecNM/IT. de Zacatepec, Depto. de Sistemas y computación; tomas.hp@zacatepec.tecnm.mx
.3 TecNM/IT. de Zacatepec, Depto. de Ing. Industrial; claudia.bc@zacatepec.tecnm.mx
.4 TecNM/IT. de Zacatepec, Depto. de Sistemas y computación; martha.cl@zacatepec.tecnm.mx
* Autor de contacto: lilly.nava@gmail.com
Revisión: fecha; Aceptado: fecha; Publicado: fecha
Resumen: En este artículo se presenta el diseño de una estrategia digital (app para
dispositivos móviles) para la gestión de las actividades del Programa Interno de Protección
Civil (PIPC) de una Institución de Educación Superior que pertenece al Tecnológico Nacional
de México (TecNM). En México, todas las dependencias están obligadas a integrar y actualizar
anualmente, su PIPIC como un instrumento de planeación y operación con la finalidad de
identificar los riesgos, mitigarlos, definir acciones preventivas y elaborar planes de respuesta
para atender eventualidades derivadas de emergencias o situaciones de desastres. El PIPC es
integrado y operado por los integrantes de la Unidad Interna de Protección Civil, por lo que,
para un mejor seguimiento de las funciones encomendadas, se diseñó una app que permitiera
el registro e intercambio de información entre los diversos actores de la UIPC. La metodología
utilizada consistió de dos fases: la planificación y el diseño de la aplicación, ambos aspectos
fundamentales en su definición, requisitos y características para lograr posteriormente, una
interfaz, tanto web como móvil, amigable con los usuarios, pero sobre todo eficiente.
Palabras clave: Unidad Interna de Protección Civil, Programa Interno de Protección Civil,
Instituciones de Educación Superior.
1. Introducción
La vulnerabilidad del ser humano ante los efectos adversos de los fenómenos naturales siempre
ha estado presente en la historia de las sociedades; sin embargo, en México, es a partir de los
sismos de 1985 que el tema de atención hacia los desastres naturales comenzó a tener
repercusiones en la vida pública y gubernamental del país, viéndose la necesidad de realizar
acciones enmarcadas en un esquema institucional y no solo orientado a la atención de los
fenómenos sísmicos, sino también, a otros más. Después del sismo de 1985 y en los últimos 36
años, han existido fenómenos naturales que han marcado a la población, destacando por su
impacto: las lluvias e inundaciones de Chihuahua en 1990,las de Tabasco en 2007 que
provocaron el desbordamiento de los ríos Grijalva y Usumacinta; además, de huracanes y

2. ciclones que han golpeado las costas de México, tanto en el Caribe como en el Océano Pacífico; y
más recientemente, los sismos del año 2017. (Escamilla, 2017) (Índigo Staff, 2016)
El Diagnóstico de Peligros e Identificación de Riesgos de Desastres en México señala que en las
últimas décadas, los fenómenos naturales han tenido como saldo un promedio de pérdidas
anuales de 100 vidas humanas y aproximadamente 700 millones de dólares (Cenapred, 2014).
Considerando el cambio climático y la relación disfuncional entre los espacios naturales y el
hombre, de acuerdo a la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los
Refugiados (ACNUR) (Gutiérrez, 2008), se predice un incremento en los próximos años de
fenómenos naturales que impacten como agentes perturbadores a las sociedades humanas,
incluyendo las contingencias sanitarias como la que actualmente afecta a nivel global, originada
por el SARS-CoV-2, y que en consecuencia, se traducirán en un incremento de pérdidas
humanas y materiales.
Por su parte, la Ley General de Protección Civil vigente en México, en su Artículo 2°, define al
Programa Interno de Protección Civil (PIPC), como un instrumento de planeación y operación,
circunscrito al ámbito de una dependencia, entidad, institución u organismo del sector público,
privado o social; que se compone por el plan operativo para la Unidad Interna de Protección
Civil, el Plan para la Continuidad de Operaciones y el Plan de Contingencias, y que tiene como
propósito, mitigar los riesgos previamente identificados y definir acciones preventivas y de
respuesta para estar en condiciones de atender la eventualidad de alguna emergencia o desastre
(Ley General de Protección Civil, 2012) siendo éste, el principal marco de acción a seguir por
las dependencias, incluyendo a los 254 Institutos Tecnológicos que pertenecen al Tecnológico
Nacional de México (TecNM), donde acuden a estudiar más de 608,283 estudiantes y un total
48,121 personas laborando en sus instalaciones en todo el país; (Tecnológico Nacional de
México, 2021), y de ellas, el 85% cuenta con el Programa Interno de Protección Civil, (Castrejón-
Pérez., et al, 2019), incluyendo al Instituto Tecnológico de Zacatepec (ITZ), que se ubica en el
estado de Morelos y cuenta con aproximadamente 6,000 estudiantes
En relación a las Tecnologías de la Información (TI), se conceptualizan como “aquéllas cuyo
propósito es el manejo y tratamiento de la información, entendida ésta como el conjunto de
datos, señales o conocimientos, registrados o transportados sobre soportes físicos de muy
diversos tipos. Las tecnologías de la información abarcan técnicas, dispositivos y métodos que
permiten obtener, transmitir, reproducir, transformar y combinar dichos datos, señales o
conocimientos”. (Valle et al, 1986). El uso de las TI, con el paso de los años, ha cobrado mayor
auge, derivado de una mayor accesibilidad a equipos y redes (como el internet) por parte de los
usuarios, de tal forma que hoy en día, servicios bancarios, comercio, educación, administración
pública regional y federal, entre muchos otros, no se conciben sin un respaldo importante de las
TI, y cuya interacción con el usuario es a través de software o programas que se conocen como
herramientas digitales o aplicaciones (apps).
El uso de herramientas digitales en la recopilación y manejo de información, propicia nuevas
posibilidades de dirección y desarrollo mucho más accesibles, y con tendencia hacia la
automatización y mayor velocidad de gestión. (Tusa et al, s.f.)
Considerando que el Subprograma de Prevención, que forma parte del PIPC, es un documento
amplio que debe adecuarse a las condiciones de cada dependencia, así como tambien, a los

3. cambios, que en el transcurso del tiempo, lo hacen sumamente dinámico. Un PIPC contiene
actividades que se realizan y que deben ser documentadas para brindar a los tomadores de
desiciones, información relevante. Ejemplo de ello, es lo relacionado a la capacitación, ejercicios
y simulacros, entre otros; sin olvidar por supuesto, a la comunicación como un elemento clave
para que el PIPC sea exitoso.
En el año 2017, en el estado de Morelos, se percibió un terremoto de 7.1 de magnitud, causando
daño estimado en el 60% de la infraestructura del Instituto Tecnológico de Zacatepec, y la
conveniente intervención de la UIPC, permitió no tener lesionados ni pérdidas humanas. Sin
embargo, dicha experiencia, puso en relieve la importancia de fortalecer la organización y
comunicación entre los miembros de la UIPC, identificándose que con el uso de las TI, se
pudiese lograr una mejor respuesta ante casos similares y mejorar la integración de documentos
y evidencias, que en ocasiones no se realiza por el factor tiempo y por la falta de conectividad a
una red, o se ejecuta de forma deficiente.
Tomando como referencia el caso del Instituto Tecnológico de Zacatepec y las similitudes y
particularidades de las demás instituciones del TecNM, en este proyecto se pretende diseñar
una aplicación movil como estrategia para integrar la documentación requerida en la gestión
del Subprograma de Prevención, que se encuentra dentro del Plan Operativo para la
Implementación de las Unidades Internas de Protección Civil, como una propuesta de solución
para la puesta en marcha, estandarización, seguimiento y control de las acciones que en materia
de protección civil se realizan en las instituciones del Tecnológico Nacional de México.
2. Materiales y métodos
Para el diseño de la herramienta digital del Programa Interno de Protección Civil, se utilizó la
metodologia Scrum, la cual brinda un entorno integral, adaptable, iterativo, rápido, flexible y
eficaz, para ofrecer un valor considerable en poco tiempo. El uso de Scrum permitió al equipo
de trabajo mantener una buena comunicación durante el desarrollo del proyecto y bajo las
nuevas circunstancias del trabajo a distancia. La figura 1, proporciona una visión general del
flujo del proyecto basado en Scrum, mostrando las fases que se siguieron para su desarrollo.
Figura 1. Visión general del proyecto basado en Scrum. Elaboración propia.

4. A continuación se describen cada una de las fases que se llevaron a cabo para la ejecución del
proyecto.
1. Caso del proyecto aprobado por el TecNM. El diseño de la herramienta digital forma
parte de una estrategia propuesta en un proyecto financiado mediante la Convocatoria
2021 Proyectos de Desarrollo Tecnológico e Innovación, del Tecnológico Nacional de
México, y surge como una necesidad detectada a partir de las experiencias de los
miembros de la Unidad Interna de Protección del Instituto Tecnológico de Zacatepec. El
objetivo general consiste en instrumentar el Plan Operativo para la implementación de
la Unidad Interna de Protección Civil del ITZ, es decir, mejorar la gestión de
documentos y de comunicación que se observó en ocasiones es deficiente o inexistente,
utilizándose para ello, las tecnologías de la información.
2. Declaración de la visión del proyecto. Una vez aprobado el proyecto, se formó un
equipo multidisciplinario de trabajo conformado por estudiantes y profesores de las
áreas de Ingeniería Industrial y de Ingeniería en Sistemas Computacionales de la
institución, así como un diseñador gráfico. Se realizó una primera reunión general para
delimitar el objetivo de esta parte del proyecto, ya que el proyecto aprobado por el
TecNM es más amplio; así mismo, se definieron las características del producto final.
Entre estas características destacan:
a. El diseño del proyecto tendría un alcance considerando únicamente el
Subprograma de Prevención del PIPC.
b. Posibilidad de cargar información fuera de línea (sin conexión a internet).
c. La estrategia digital deberá otorgar acceso a sus usuarios a las secciones del
Subprograma de Prevención, en función de las responsabilidades y
atribuciones de cada uno de ellos.
d. Su contenido debe integrarse a partir de los formatos previamente diseñados
por los profesores de la institución para instrumentar el Subprograma de
Prevención de forma manual.
Cabe mencionar que se estableció como prioridad la observancia de los lineamientos a
seguir durante la contingencia sanitaria por el SARS-Cov-2 causante del Covid 19, por
lo que el trabajo a distancia se privilegió sobre el presencial, apoyándose fuertemente
con el uso de las plataformas Google Meet y Teams de Microsoft, durante todo el
proyecto.
3. Contenedor de actividades. Como parte de la organización de las actividades, se
dividió el equipo de trabajo en tres, estableciendo igual número de objetivos a lograr
por cada equipo:
 En el primer equipo se asignó la revisión de 21 formatos diseñados
previamente, para verificar su pertinencia dentro del Subprograma de
Prevención, cuestionando si realmente contribuye a su gestión o recaudación de
evidencia. Además se identificó al usuario responsable de su cumplimiento, y
también, el tipo de dato que se debería recabar, como por ejemplo: texto,
numérico, opción múltiple, lista desplegada, fotográfico, audio, principalmente.

5.  El segundo equipo, tuvo como objetivo el diseño en Figma de las pantallas
(mockups) y contenido de las mismas.
Para el adecuado desarrollo de los equipos, se incluyó dentro del cronograma de
actividades, una capacitación a los colaboradores sobre el uso de ClickUp y Figma, de la
misma forma en que también se les instruyó sobre el contenido del PIPC, la operación e
integración de las Unidades Internas de Protección Civil y la relación de sus
integrantes, para que comprendieran el flujo de información que se pretende fortalecer.
4. Contenedor de Sprints. A partir de estos objetivos, se programaron los Sprints diarios
al interior de cada equipo; semanales para retroalimentación técnica y entre los equipos,
y quincenal para retroalimentación sobre el cumplimiento de las características del
producto final. El cronograma de actividades y seguimiento se respaldó en ClickUp,
para su adecuada gestión.
a. Generación de entregables. Mediante la aplicación Figma, se diseñaron las
pantallas (mockups) que integran la estrategia digital, donde se establecen los
accesos, que en función del tipo de usuario tienen asignados.
En la Figura 2, se ilustra parte del mockup del formato correspondiente al
reporte de simulacro de campo.
Figura 2. Mockup del formato de reporte de simulacro de campo utilizando
Figma. Fuente propia.
Las pantallas aprobadas en las sesiones quincenales se mantuvieron en Figma.
b. Sprint diario. Los integrantes del equipo se reunían en sesiones de trabajo
diarias para avanzar en el desarrollo del proyecto. En la Figura 3, se muestra
una captura de pantalla de la gestión de actividades diarias asignadas a los
equipos mediante ClickUp.

6. Figura 3. Captura de pantalla de uso de ClickUp para gestión de los Sprints.
Fuente propia.
5. Entregables aceptados. El entregable de esta fase representa el punto de arranque de
un nuevo ciclo de Scrum, con el proposito de desarrollar la programación. En la sección
de Resultados, se muestra los entregables aceptados.
3. Resultados
Los entregables de este ciclo de Scrum para el diseño de la estrategia digital se resumen de la
siguiente manera:
 De los formatos analizados, se logró determinar el o los usuarios que:
o Son responsables de capturar la información.
o Pueden consultar o visualizar la información.
o Tienen la facultad de generar archivos en pdf.
Así como el tipo de datos que requiere cada formato. En la figura 4, se muestra parte del
resultado del análisis de la información para el registro de los integrantes de la UIPC.
Figura 4. Análisis de información que debera contener el Registro de integrantes de la
UIPC. Elaboración propia.

7.  Se lograron concluir los 493 mockups correspondientes a la versión móvil, con las
relaciones y condiciones establecidas entre ellos. En la Figura 5, se muestra una vista
general de los mockups de la aplicación desarrollada.
Figura 5. Vista general de los mockups de la aplicación en Figma. Elaboración propia.
Cabe mencionar que para el diseño de los mockups, se consideró también la tipografía,
combinación de colores e iconos, para estandarizar la presentación ante el usuario de los
elementos de la aplicación móvil.
4. Discusión
El objetivo pretendido al inicio del proyecto, se cumplió debido a que fue posible el diseño de la
herramienta digital Aplicación Móvil, como una estrategia para integrar la documentación
requerida en la gestión del Subprograma de Prevención, que se encuentra dentro del Plan
Operativo para la Implementación de las Unidades Internas de Protección Civil.
La elección de la metodología Scrum, apoyada por las aplicaciones de Figma, ClickUp y las TI
en general para el desarrollo de los Sprints vía videoconferencia, se considera que brindó los

8. resultados deseados en cuanto a los entregables del proyecto, pero además, en observancia de
las recomendaciones de privilegiar el trabajo a distancia, no se aprecia diferencia alguna en
cuanto al trabajo presencial.
5. Conclusiones
Considerando el ciclo de vida de un sistema de información de siete pasos, que incluye las fases
de: 1) planeación, 2) análisis, 3) diseño, 4) desarrollo, 5) integración y pruebas, 6) despliegue y 7)
mantenimiento; en este artículo se comparte el cómo se desplegó el paso de Diseño, es decir la
fase 3, con la creación de la estructura de la herramienta digital, y con lo cual, se da apertura a la
continuación del siguiente paso: el desarrollo.
Los resultados obtenidos han sido satisfactorios y, en esta etapa hubo aspectos de mucha
creatividad para que la aplicación sea intuitiva y con aspectos de usabilidad implementados.
Aún falta probar la aplicación en condiciones reales, pero se tiene la seguridad de que será un
valioso apoyo para la gestión del PIPC; se tiene la firme convicción de que haciendo uso de las
TI se podrá tener una mejor comunicación y respuesta en caso de emergencia, como la ocurrida
con el sismo de 2017; asimismo, la situación podrá ser documentada con mayor claridad, sin
descuidar los detalles ocurridos, lo que permitirá tomar mejores decisiones. Se considera que
para enero de 2022, el proyecto pase a la etapa de integración y pruebas, dentro de un contexto
real.
Contribución de los autores:
Higareda Pliego, Tomás Emmanuel. Maestro en Tecnologías de la Información, Jefe del Laboratorio de
Robótica del 2012 a la fecha, y docente del ITZ. Desarrollador de software y emprendedor.
Coronel Lemus, Martha Esmeralda. Docente, Jefa del Departamento de Sistemas y Computación,
integrante de la UIPC y auditora certificada de los Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y de
Energía, del ITZ.
Barreto Cabrera, Claudia. Doctora en Proyectos de Innovación e Ingeniería, así como evaluadora del
Consejo de Acreditación de la Enseñanza de la Ingeniería A.C. Docente del ITZ.
Nava Sedano, Alma Lilly. Ingeniero Industrial y Técnico Básico en Gestión Integral de Riesgos por el
Centro Nacional de Prevención de Desastres (CENAPRED). Docente e integrante de la UIPC del ITZ y
Secretaria Técnica de la misma en el 2018 y 2019.
Agradecimientos: Se agradece el apoyo y las facilidades de las autoridades del TecNM/Instituto
Tecnológico de Zacatepec, para el desarrollo de este trabajo.
Financiación: Para el desarrollo de este trabajo se contó con el financiamiento del TecNM a través de la
Convocatoria 2021: Apoyo a proyectos de Desarrollo Tecnológico e Innovación.
Bibliografía
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Colegio de San Luis, 7(13), 156-183.
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9. Gutiérrez, A. (2008). Cambio climático, desastres naturales y desplazamiento humano: la perspectiva del ACNUR.
[Archivo PDF]. https://www.acnur.org/5d4c9b7f4.pdf
Ley General de Protección Civil de 2012. Por la cual se expide la Ley General de Protección Civil. Diario
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Tecnológico Nacional de México, (20 de junio de 2021). Sitio web oficial. https://www.tecnm.mx/
Castrejón-Pérez S., Flores-Cabrera J.C., Juárez-Herrera F., Castillo-Ortiz S. Y., y. Monreal-Domínguez V. A.
(2019). La cultura de la protección civil en el Tecnológico Nacional de México, Revista bianual
CITID 2019. 656-663.
Valle, R., Ros, F., Barberá, J. y Gamella, M. (Departamento de Promoción Tecnológica de FUNDESCO)
(1986): Tecnologías de la información: electrónica, informática y telecomunicaciones, editado en
Notas del curso "Fundamentos y función de la ingeniería", ETSI Telecomunicación, Madrid
(tomado del libro Los países industrializados ante las nuevas tecnologías, FUNDESCO).
Tusa, F., Maza, J., & Lozano, K. (s.f.). Herramientas digitales para investigadores.