Descripción basada en los Procesos de Gerencia General de la empresa Med Mac Import, C.A.

1. Universidad Fermín Toro
Vice-rectorado Académico
Decanato de Investigación y Post-grado
Maestría en Gerencia Empresarial
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL, DESCRIPCIÓN BASADA EN LOS PROCESOS DE
LA GERENCIA GENERAL DE LA EMPRESA MED MAC IMPORT, C.A.
Participante:
Santos A. Sánchez
Grupo: 12 B

3. SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL,
DESCRIPCIÓN BASADA EN LOS PROCESOS DE LA GERENCIA GENERAL DE
LA EMPRESA MED MAC IMPORT, C.A.
∗ PLANEACIÓN
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La descripción de los Procesos de la Gerencia General de la empresa Med Mac Import, C.A. se recoge de las
informaciones proporcionadas por la Junta Directiva para alcanzar las metas propuestas a corto, mediano
y largo plazo. Para la fijación de las metas generalmente Med Mac Import, ubicado en Boleíta Norte
Caracas, se centra no sólo en los niveles altos de la organización, sino también en los niveles intermedios y
bajos, los objetivos específicos y las fechas respectivas para lograrlas es trazada por la Gerencia General
con apoyo de la División Administrativa, participan muy poco las unidades operativas en sus necesidades y
recursos.

4. PLANEACIÓN
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La Gerencia General está pendiente para que se logren los objetivos. La política presupuestaria de la
empresa es flexible. Estás están definidas en el área administrativa, lo cual significa que tienen un
horizonte claro que contribuye a permanecer en el tiempo para el logro de las metas propuestas.

5. PLANEACIÓN
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En la organización existen programas de trabajo a objeto de contribuir anticipadamente sobre qué hacer
para una adecuada toma de decisiones en el establecimiento de los objetivos. Las metas se planifican
tomando los aspectos cualitativos y cuantitativos. La empresa con miras siempre en estar a la vanguardia
en el área de la salud para prestar un mejor servicio a sus clientes entre ellos Centros Clínicos, Clínicas,
Hospitales y Policlínicas tiene presente sus fortalezas y debilidades, así como, las oportunidades y
amenazas para la planificación de estrategias que le proporcionen ventajas competitivas en busca del
mejoramiento continuo marcando la diferencia con respecto a las otras empresas del sector salud.

6. ORGANIZACIÓN
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La empresa Med Mac Import, C.A. utiliza el organigrama como instrumento para definir al sistema
estructurado de la organización, así como también los manuales de organización, es decir, el sistema
organizativo está estructurado, pues se especifican las funciones, las tareas, las responsabilidades, los
derechos, los canales de comunicación, los procedimientos y otros, generalmente de forma escrita
mediante estos instrumentos. A continuación una breve descripción de las divisiones que conforman el
organigrama de la empresa Med Mac Import, C.A. Junta General de Accionista, Presidente, Gerencia
General, División Administrativa, División Comercial y División Técnica. La División Administrativa
compuesta por Contabilidad y Finanzas, Crédito y Cobranzas, Personal y Servicios Generales, La División
Comercial formada por Los Inventarios, Promoción Y Publicidad, Ventas y la División Técnica por los
servicios de Reparación y Mantenimiento.

7. ORGANIZACIÓN
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Se hace necesario dividir las tareas asignando entre los diferentes miembros de la organización una
responsabilidad y una misión específica, con miras a lograr los objetivos organizacionales. Se aclaran y
asignan las responsabilidades a cada uno de los diferentes trabajadores, así trabajando organizadamente,
todos conocen más claramente el papel que deben desempeñar y la forma en que sus funciones se
relacionan con otras, permitiendo que el personal de la empresa Med Mac Import, trabaje con mayor
efectividad, ya que todos los esfuerzos se dirigen directamente hacia la meta trazada por la organización.

8. ORGANIZACIÓN
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En la empresa existe una adecuada delegación de autoridad, de acuerdo a la estructura organizativa. La
autoridad que proviene de los accionistas en la asamblea general, es delegada a la Junta Directiva, los
cuales delegan autoridad en un Presidente, en un Gerente General, hasta llegar a los empleados de la
empresa Med Mac Import, es decir, la autoridad proviene de los propietarios o socios de la empresa, va
desde arriba y fluye hacia abajo. Además los manuales de procedimientos están actualizados, lo que
permite que cada empleado en la empresa conozca claramente su trabajo, sus funciones, sus
responsabilidades, dando una guía para las acciones a ejecutar y concentrando los esfuerzos en el logro de
los objetivos que persigue la empresa Med Mac Import, C.A.

9. DIRECCIÓN
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La Gerencia General tiene a su cargo la responsabilidad de la administración general de la empresa Med
Mac Import, C.A., la dirección de la totalidad de la empresa. Establece las normas básicas, objetivos,
políticas y planes globales junto con los niveles jerárquicos altos (con los jefes de cada División), avala los
programas, proyectos, las estrategias y los cursos alternativos de acción para el crecimiento de la
empresa. El Gerente General es el representante de la empresa, es decir, vigila el buen funcionamiento, es
el encargado de tomar las decisiones más importantes dentro de la organización. Hay una motivación
hacia el personal para que realice bien su trabajo y se sienta satisfecho en sus labores cotidianas, a través
del reconocimiento de su labor, haciéndolo sentir parte importante de la empresa, reuniones sociales con
los trabajadores de la empresa Med Mac Import, C.A. para propiciar un buen ambiente laboral, que exista
armonía con el equipo de trabajo, además de bonos e incentivos salariales acordes con su labor. La
Gerencia General posee un liderazgo efectivo, transformador que moviliza a los miembros de la
organización en pro de los objetivos trazados.

10. DIRECCIÓN
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Además, mantiene un buen sistema de comunicaciones para que la información fluya adecuada y
correctamente, en forma clara y precisa, generalmente en forma escrita a través de memorándum, e-mail
internos, y de forma verbal, lo que permite mantener bien informada al área administrativa. También logra
una buena coordinación sincronizando los esfuerzos y actividades de los diferentes miembros de la
empresa Med Mac Import, coordinando con la División Administrativa para asegurar que los registros y
sus análisis se están ejecutando correctamente, para el logro de los trabajos asignados en la mejor forma
posible.

11. CONTROL
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La Gerencia General controla las actividades operacionales de la empresa Med Mac Import, C.A. junto con
los jefes de cada Departamento. Establecen normas deseadas de desempeño, Comparan las medidas de
desempeño real con las normas y corrigen las desviaciones, de manera que todas las actividades se
realicen de acuerdo a lo planificado. Actualmente ha surgido la necesidad de un mayor y mejor control en
el Departamento de Inventarios de la División Comercial donde se encuentran los equipos y materiales
médicos de la empresa Med Mac Import, pues el encargado de verificar los resultados de cada tarea en
esta área recae en la responsabilidad del supervisor inmediato, quien suministra información a la Gerencia
General. Es importante tener presente que el éxito del supervisor en el desempeño de sus deberes
determina el éxito o el fracaso de los programas y objetivos de la división donde labora. De él depende la
calidad del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de sus
trabajadores. El supervisor de Inventarios vigila, dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los
trabajadores bajo su cargo.

12. CONTROL
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El supervisor debe solucionar los problemas y tomar las decisiones que le competen, así también debe
averiguar porque las condiciones o resultados están por debajo de los estándares, y corregir esas
condiciones y lograr los resultados esperados. Se ha observado que el supervisor de almacén de los
Inventarios no está cumpliendo adecuadamente con sus funciones pues se han detectado perdidas
frecuentes de algunos materiales e insumos importantes, lo que amerita que se tomen las medidas
necesarias para corregir esta situación que está afectando el sistema de almacenamiento de esta División
dentro de la empresa. Requiriéndose un mayor control de la existencia de inventarios en cuanto a las
entradas y salidas de materiales e insumos del almacén.

13. PROBLEMÁTICA EN EL ÁREA FUNCIONAL DE LA EMPRESA MED MAC
IMPORT, C.A. UBICADA EN BOLEÍTA NORTE, CARACAS.
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PROBLEMÁTICA EN EL ÁREA FUNCIONAL
Actualmente ha surgido la necesidad de un mayor y mejor control en la División Comercial,
específicamente en el área de Inventarios donde se encuentran los materiales e insumos médicos de la
empresa Med Mac Import; la filosofía de la empresa apunta a mantener los equipos médicos dentro de
los parámetros óptimos requeridos para la práctica médica.
La empresa Med Mac Import, C.A., se ve afectada por no tener conocimiento exacto de los materiales y
accesorios existentes actualmente, en los diferentes departamentos que lo conforman, como el
departamento de Inventarios, entre ellos, materiales, accesorios, suministros, pintura, parte electrónica y
parte electromecánica al no llevar un control adecuado, por lo que incurren en gastos sin tomar en cuenta
la cantidad que se adquirió por última vez de ese material, por otra parte se generan retrasos en las
actividades por no contar con un stock de lo requerido al momento de trabajo.

14. PROBLEMÁTICA EN EL ÁREA FUNCIONAL
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El encargado de verificar los resultados de cada tarea en esta área recae en la responsabilidad del
supervisor inmediato, quien suministra información a la Gerencia General. Se ha observado que el
supervisor de almacén no está cumpliendo adecuadamente con sus funciones pues se han detectado
perdidas frecuentes de algunos materiales e insumos importantes, esto trae como consecuencia, grandes
pérdidas de dinero para la empresa, lo que amerita que se tomen las medidas necesarias para corregir esta
situación problemática que está afectando el sistema de almacenamiento de esta División dentro de la
empresa. Requiriéndose un mayor control de la existencia de inventarios en cuanto a las entradas y salidas
de materiales, accesorios e insumos del almacén.

15. ASPECTO A TOMAR EN CUENTA PARA LA APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN GERENCIAL
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Información. La información a recopilarse se hará a través de un sistema de código de barras, el cual ha de
emplearse para el conteo de materiales, suministros, equipos, accesorios e insumos según el ingreso o
egreso de los mismos.
Personas. Gerente de compras y almacenamiento, supervisor y dos asistentes.
Tecnología de La Información y la Comunicación. Ha de crearse un software en base a los datos
suministrados por la empresa Med Mac Import, para el control de entradas y salidas de los materiales y
accesorios, el hardware incluye computadores y lectores de código de barra.
Técnicas de Trabajo. El método empleado en el almacén para el control de los Inventarios será el sistema
de Promedio Móvil, debido a que Venezuela actualmente tiene un proceso inflacionario alto y el más
recomendable es el Promedio.
USUARIOS
En cuanto se refiere al Usuario, será empleado por todas las divisiones que conforman la empresa Med
Mac Import, entre ella, División Administrativa, División Técnica y División Comercial, especialmente en el
departamento de Inventarios quienes manejan diariamente los materiales, accesorios, suministros,
insumos y equipos médicos.

16. ∗ Gracias por su Atención