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Calidad en compras y contrataciones
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- 2. Sistema Nacional de la Calidad Ing. Carlos Archila
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- 7. ¿Calidad? • Qué es Calidad: Ing. Carlos Archila La calidad se refiere a la capacidad que posee un objeto para satisfacer necesidades implícitas o explícitas según un parámetro, un cumplimiento de requisitos.
- 8. Conceptos importantes • Competencia: Capacidad para aplicar el conocimiento y habilidades para alcanzar los resultados previstos Ing. Carlos Archila
- 9. Ing. Carlos Archila Conceptos importantes
- 10. Rendimiento: Resultado medible Gestión de actividades, productos/servicios, sistemas u organizaciones Ing. Carlos Archila Conceptos importantes
- 11. Objetivos de calidad y de rendimiento de proceso Ing. Carlos Archila Proceso Requisitos Calidad ServicioRendimiento Eficacia
- 12. Conceptos importantes Ing. Carlos Archila
- 13. Conceptos importantes • Información documentada: Ing. Carlos Archila
- 14. Conceptos importantes • Información documentada: Ing. Carlos Archila
- 17. Conceptos importantes • Riesgo: Efecto de la incertidumbre, de una desviación de los esperado (+/-). Se refiere a eventos potenciales y sus consecuencias. Ing. Carlos Archila
- 19. Taller # 1 (Grupo. Max 3) Escoga un dos proveedores y de una breve descripción como se involucran los temas tratados para la adquisición de insumos: • Competencia • Rendimiento • Información documentada • Riesgo • Tiempo: 15 minutos. + 10 minutos de presentación Ing. Carlos Archila
- 20. • Combustible • Telefonía Móvil • Proveedor de servicios de internet • Servicios de salud • Vuelos internacionales Ing. Carlos Archila
- 24. Ley de compras y contrataciones Ing. Carlos Archila • Decreto 35-80 • Decreto 57-92 (108 artículos) • Decreto X-XXXX (Reformas a la ley) Organismos del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, unidades ejecutoras, las municipalidades y las empresas públicas estatales o municipales.
- 25. Ley de compras y contrataciones Ing. Carlos Archila • Surge de la necesidad de superar obstáculos en la ejecución de obras y adquisición de bienes, suministros y servicios que se requieren en el Estado.
- 26. Ley de compras y contrataciones Ing. Carlos Archila • Disponer de presupuesto • Disponer de programaciones • Requisitos de compra
- 27. Ley de compras y contrataciones Ing. Carlos Archila • Asignación de responsabilidades • Conflictos de interés • Revisión de contratos
- 28. Ley de compras y contrataciones Ing. Carlos Archila • Modificaciones al contrato • Subcontrataciones • Inspección y recepción • Proveedores registrados
- 29. Tarea GES Ing. Carlos Archila • ¿Cuales son los nuevos cambios en la Ley de Contrataciones del estado?. – Opinar sobre los cambios realizados – Que artículos agregaría / eliminaría / modificaría • ¿ Cuales son los requisitos para inscribirse como proveedor del estado? – Considera que los requisitos son los adecuados – Que requisitos agregaría / eliminaría / modificaría
- 31. Integracion de sistemas • ISO/IEC 9001:2008 (7.4 - Compras) • Proceso de compras • Información de las compras • Verificación de los productos comprados Ing. Carlos Archila
- 32. Integración de sistemas ISO9001:2015 (8.4 – Control de suministros externos de bienes y servicios) Generalidades Tipo y alcance de suministros externos Información documentada para proveedores Ing. Carlos Archila
- 33. Integracion de sistemas ISO9001:2015 (8.4 – Control de suministros externos de bienes y servicios) Generalidades - Conformidad de requisitos - Establecer los controles para procesos, productos y servicios Ing. Carlos Archila
- 34. Integracion de sistemas ISO9001:2015 (8.4 – Control de suministros externos de bienes y servicios) Determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos. Ing. Carlos Archila
- 35. Integracion de sistemas ISO9001:2015 (8.4 – Control de suministros externos de bienes y servicios) La organización debe conservar la información documentada de estas actividades y de cualquier acción necesaria que surja de las evaluaciones. Ing. Carlos Archila
- 36. Integracion de sistemas ISO9001:2015 (8.4 – Control de suministros externos de bienes y servicios) Procesos bajo control Definir controles a proveedores externos Impacto potencial en cumplimiento Eficacia de controles Ing. Carlos Archila
- 37. Integracion de sistemas ISO9001:2015 (8.4 – Control de suministros externos de bienes y servicios) Informar sobre requisitos a los proveedores Procesos, productos, servicios Competencia y calificación requerida Control y seguimiento del proveedor Actividades de verificación a realizar Ing. Carlos Archila
- 38. • Plazos de entrega: Ing. Carlos Archila
- 39. Contratos “leves” Ing. Carlos Archila
- 40. Integración de sistemas ISO14000:2004 (4.4.6 – Control operacional) FSCC22000 (7.3.3.1 Materias primas, ingredientes y materiales en contacto con el producto) Ing. Carlos Archila
- 41. Integracion de sistemas ISO17025:2005 (4.6 Compras de servicios y suministros) ISO15189:2012 (4.6 Servicios externos y suministros) Ing. Carlos Archila
- 42. Procesos de compra • Principios – Buena Fe – Transparencia – Economía Ing. Carlos Archila
- 43. Procesos de compra • Principios – Calidad en los servicios – Oportunidad – Responsabilidad Ing. Carlos Archila
- 44. Procesos de compra • Principios – Selección objetiva – Riesgo jurídico Ing. Carlos Archila
- 45. Procesos de compra • Asegurar el cumplimiento de requisitos • El nivel de control depende del impacto Ing. Carlos Archila
- 46. Procesos de compra • Evaluar proveedores • Establecer criterios para evaluaciones • Registros Ing. Carlos Archila
- 47. Mecanismos de compra Ing. Carlos Archila Estos mecanismos se han definido teniendo en cuenta los criterios y las necesidades de los clientes internos y externos de la Corporación. Tipo de Compra Soporte Bienes OC contra factura OC Factura Contratos Pólizas Servicios
- 48. Clasificación de provedores • Críticos • No críticos Ing. Carlos Archila
- 49. Taller # 2 • 1. Elaborar un listado de proveedores • Organizaciones • Tiempo: 15 minutos Ing. Carlos Archila
- 51. Elección, registro, selección y evaluación de proveedores • La elección se realiza solo una vez. – Revisión de documentacíon – Registros (documentado) Ing. Carlos Archila
- 52. Mattel, the world’s largest toy maker, has been faced with some rough challenges due to safety scandals revolving around toy design and manufacturing in China. During August 2007 Mattel was forced to recall in extremis certain toys because they contained loose magnets and excess lead that posed immediate danger to the children who played with them. How did Mattel maintain its credibility and recover from the scandal while still keeping its #1 spot on the world market ? Fuente: www.iso.org
- 53. Elección, registro, selección y evaluación de proveedores • Bienes y servicios prestados o procesos a realizar • Asegurar que los bienes y servicios externos están conformes a los requisitos Ing. Carlos Archila
- 54. Elección, registro, selección y evaluación de proveedores • Requisitos de competencia para el personal, incluyendo competencia/calificación • Requisitos de sistema de gestión Ing. Carlos Archila
- 57. Elección, registro, selección y evaluación de proveedores • Control y monitoreo del desempeño de proveedores • Actividades de verificación que la organización o cliente realiza para evaluar la conformidad. Ing. Carlos Archila
- 58. Elección, registro, selección y evaluación de proveedores • Requisitos para el manejo de propiedad del proveedor • Monitorear y registrar el desempeño del proveedor. (evaluación de proveedores) • Mantener registros Ing. Carlos Archila
- 59. Elección, registro, selección y evaluación de proveedores • La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final. Ing. Carlos Archila
- 60. Elección, registro, selección y evaluación de proveedores Evaluar a los proveedores de los productos consumibles, suministros y servicios críticos que afectan a la calidad de los ensayos y de las calibraciones, y debe mantener los registros de dichas evaluaciones y establecer una lista de aquellos que hayan sido aprobados (ISO/IEC 17025) Ing. Carlos Archila
- 61. Elección, registro, selección y evaluación de proveedores c) el establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectos ambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados por la organización, y la comunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo contratistas. (ISO14000) Ing. Carlos Archila
- 62. • Las organizaciones dentro de la cadena alimentaria varían desde los productores de alimentos para animales………los proveedores de servicios también están incluidos • Comunicar eficazmente los asuntos de Inocuidad de los alimentos a sus proveedores, clientes y a otras partes interesadas pertinentes en la cadena alimentaria. (ISO22000) Ing. Carlos Archila Elección, registro, selección y evaluación de proveedores
- 63. • Otras organizaciones que están involucradas indirectamente incluyen, pero no se limitan a, proveedores de equipamiento, agentes de limpieza y saneamiento, material de embalaje y otros materiales que están en contacto con los alimentos. • la organización debe establecer, implementar y mantener disposiciones eficaces para la comunicación con: a) proveedores y contratistas; Ing. Carlos Archila Elección, registro, selección y evaluación de proveedores
- 64. Elección, registro, selección y evaluación de proveedores • El laboratorio deberá tener un procedimiento documentado para la selección y adquisición de los servicios externos, equipos, reactivos y suministros consumibles que afecten la calidad de su servicio. (ISO15189) Ing. Carlos Archila
- 65. Elección, registro, selección y evaluación de proveedores • El laboratorio deberá seleccionar y aprobar a los proveedores con base en su capacidad para suministrarlos servicios externos, equipos, reactivos y suministros consumibles, de acuerdo con los requerimientos del laboratorio; sin embargo, puede ser necesario colaborar con otros departamentos organizacionales o funciones para cumplir con este requisito. Se deberá establecer los criterios para la selección. Ing. Carlos Archila
- 66. Elección, registro, selección y evaluación de proveedores • Se deberá mantener una lista de los proveedores seleccionados y aprobados de los equipos, reactivos y suministros consumibles. • El laboratorio deberá monitorear el desempeño de los proveedores para asegurar que los servicios o ítems adquiridos satisfagan consistentemente con los criterios establecidos. Ing. Carlos Archila
- 72. Taller # 3 Ing. Carlos Archila Liste al menos 10 proveedores en la vida diaria. Realice una rapida evaluación Calidad del producto (Como la evalúa) Precio Disponibilidad Tiempo: 15min + Presentación (10min)
- 73. Calidad en compras y contrataciones Ing. Carlos Archila archilac@gmail.com / carchila@oga.org.gt
Notas del editor
- Presentación y presentaciones
- Competencia (aplicar conocimiento y habilidades para alcanzar resultados) Rendimiento (Resultado medible) Información documentada Riesgo
- Competencia (aplicar conocimiento y habilidades para alcanzar resultados) Rendimiento (Resultado medible) Información documentada
- Competencia (aplicar conocimiento y habilidades para alcanzar resultados) Rendimiento (Resultado medible) Información documentada
- Rendimiento: Resultado medible, puede relacionarse con resultados cuantitativos o cualitativos. Tambien con la gestión de actividades, procesos, productos (incluyendo servicios), sistemas u organizaciones
- Rendimiento: Resultado medible, puede relacionarse con resultados cuantitativos o cualitativos. Tambien con la gestión de actividades, procesos, productos (incluyendo servicios), sistemas u organizaciones
- Resultado medible, puede relacionarse con resultados cuantitativos o cualitativos. Tambien con la gestión de actividades, procesos, productos (incluyendo servicios), sistemas u organizaciones
- Requisitos producto Cabe destacar que el concepto de rendimiento también se encuentra vinculado al de eficiencia o al de efectividad. La eficiencia es la capacidad de lograr un resultado empleando la menor cantidad posible de recursos, mientras que la efectividad se centra directamente en la capacidad de obtener el efecto que se busca. Objetivos cuantitativos y requisitos de la calidad del producto, de la calidad del servicio y del rendimiento de proceso. Cabe destacar que el concepto de rendimiento también se encuentra vinculado al de eficiencia o al de efectividad. La eficiencia es la capacidad de lograr un resultado empleando la menor cantidad posible de recursos, mientras que la efectividad se centra directamente en la capacidad de obtener el efecto que se busca.
- Debe ser contolada y mantenida por la organización incluyendo los medios en los cuales se encuentra (medios o fuentes). Se incluye procesos del sistema de gestión, información generada para la operación y evidencia de los resultados obtenidos (registros
- Debe ser contolada y mantenida por la organización incluyendo los medios en los cuales se encuentra (medios o fuentes). Se incluye procesos del sistema de gestión, información generada para la operación y evidencia de los resultados obtenidos (registros) El Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001:2015 tiene que incluir: a) La información documentada requerida por la norma ISO 9001 b) La información documentada que la empresa determina como necesaria para obtener la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad. El tamaño de la empresa y el tipo de actividad que realiza, además de los procesos, productos y servicios. La complejidad de los diferentes procesos con los que cuenta. La competencia de las personas.
- a) Se encuentre disponible y sea idóneo para utilizarlo, cuando y donde se necesite. b) Se encuentre adecuadamente protegida. Para poder controlar toda la información documentada, la empresa tiene que abordar todas las actividades que realice, según corresponda: a) Acceso, distribución, recuperación y utilización. b) Almacenamiento y conservación de la legibilidad. c) Control de cambios. d) Conservación y disposición.
- Información documentada: Debe ser contolada y mantenida por la organización incluyendo los medios en los cuales se encuentra (medios o fuentes). Se incluye procesos del sistema de gestión, información generada para la operación y evidencia de los resultados obtenidos (registros)
- Riesgo: Efecto de la incertidumbre, de una desviación de los esperado (+/-). Se refiere a eventos potenciales y sus consecuencias.
- Matriz de riesgo
- Considerar que este tema puede ser usado como complemento para los siguientes puntos a tratar.
- Decreto 35-80 Decreto 57-92 (108 artículos) Decreto 9-2015
- Disponer de presupuesto Disponer de programaciones Requisitos de compra
- Asignación de responsabilidades Conflictos de interés Revisión de contratos Modificaciones al contrato Subcontrataciones Inspección y recepción Proveedores registrados
- En grupos
- ISO10013 ISO/IEC 9001:2008 (7.4 - Compras) Proceso de compras Información de las compras Verificación de los productos comprados
- a) los productos y servicios de proveedores externos están destinados a incorporarse dentro de los propios productos y servicios de la organización; b) los productos y servicios son proporcionados directamente a los clientes por proveedores externos en nombre de la organización; c) un proceso, o una parte de un proceso, es proporcionado por un proveedor externo como resultado de una decisión de la organización.
- a) los productos y servicios de proveedores externos están destinados a incorporarse dentro de los propios productos y servicios de la organización; b) los productos y servicios son proporcionados directamente a los clientes por proveedores externos en nombre de la organización; c) un proceso, o una parte de un proceso, es proporcionado por un proveedor externo como resultado de una decisión de la organización.
- Requerimientos y elementos de entrada para el proyecto: Hoy en día ocurren varias situaciones que atentan contra los resultados del proyecto: – Plazos muy estrechos , en la modalidad fast truck, que muchas de las empresas ejecutoras no pueden cumplir cabalmente porque no están capacitadas en términos de productividad y eficiencia para alcanzar las metas propuestas. – Contratos muy livianos, en que no se especifica claramente el alcance del trabajo, ni tampoco las exigencias del cliente respecto a calidad, costos y otros factores importantes. – Al apurar la ejecución de los proyectos, en muchas ocasiones se trabaja con documentos técnicos y planos que no tienen el nivel de desarrollo apropiado como para una etapa de construcción( como por ejemplo ingeniería básica avanzada u otras situaciones similares).
- Requerimientos y elementos de entrada para el proyecto: Hoy en día ocurren varias situaciones que atentan contra los resultados del proyecto: – Plazos muy estrechos , en la modalidad fast truck, que muchas de las empresas ejecutoras no pueden cumplir cabalmente porque no están capacitadas en términos de productividad y eficiencia para alcanzar las metas– Contratos muy livianos, en que no se especifica claramente el alcance del trabajo, ni tampoco las exigencias del cliente respecto a calidad, costos y otros factores importantes. – Al apurar la ejecución de los proyectos, en muchas ocasiones se trabaja con documentos técnicos y planos que no tienen el nivel de desarrollo apropiado como para una etapa de construcción( como por ejemplo ingeniería básica avanzada u otras situaciones similares).
- Buena Fe: Las partes deben proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos obligarán no sólo a lo pactado expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a su naturaleza, según la ley, la costumbre o la equidad. Transparencia: La contratación debe realizarse con objetividad, reglas claras y conocidas y con oportunidad para que los interesados conozcan los documentos, conceptos y decisiones. Economía: Los recursos destinados para la contratación deben ser administrados adecuadamente tal manera que se logre la mayor eficiencia y eficacia. La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.
- Calidad en los Servicios Contratados: Asegurar la calidad y oportunidad de aquellos productos o servicios que son prestados por medio de proveedores, definiendo para tal fin un esquema de selección y aseguramiento de calidad permanente que garantice el cumplimiento de las expectativas de nuestros clientes. Oportunidad: Tanto los funcionarios como los proveedores deben desarrollar las actividades de los procesos de contratación y compras dentro de los plazos acordados. Responsabilidad: Las personas que intervengan en la planificación, tramitación, celebración, ejecución y liquidación de los contratos, tienen la obligación de proteger los derechos de la Corporación, del Proveedor, de la sociedad y del medio ambiente que puedan verse afectados por el desarrollo del contrato.
- Pertinencia y Selección Objetiva: Garantizar una red de proveedores acorde con las necesidades de la organización y de los clientes y asegurar que la escogencia de las propuestas sean las más favorables. Disminución Riesgo Jurídico: La compra o contratación de productos o servicios se debe ajustar permanentemente a las disposiciones legales vigentes.
- La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final.
- La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas
- Estos mecanismos se han definido teniendo en cuenta los criterios y las necesidades de los clientes internos y externos de la Corporación.
- Indicando Críticos / No Críticos
- El proceso de selección de proveedores debe realizarse únicamente cuando el proveedor ingresa por primera vez, teniendo en cuenta criterios El análisis de las propuestas o cotizaciones debe realizarse de manera objetiva, teniendo en cuenta la exigencia de los requisitos señalados por la ley, la agilidad, la eficiencia, planeación, programación y oportunidad. 3. Cuando por razones de urgencia se haga estrictamente necesario adquirir bienes o servicios con proveedores que en la fecha de su cotización no se encuentren en la red de proveedores, se podrá autorizar su contratación sin el cumplimiento de este requisito siempre y cuando el proveedor se comprometa a diligenciar el registro dentro de los 15 días siguientes a la fecha de la contratación. Quien solicita y autoriza la compra o servicio será el responsable de garantizar el cumplimiento de esta condición.
- 4.2.4 ISO9001 Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse. La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables
- La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su política ambiental, objetivos y metas, con el objeto de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas, mediante: c) el establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectos ambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados por la organización, y la comunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo contratistas. (ISO14000)
- Presentación y presentaciones