Semana 1 ntcgp1000

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BREVE HISTORIA DE LA CALIDAD 2

CONCEPTOS RELATIVOS A LA CALIDAD 4

PRINCIPIOS DE LA CALIDAD 11

SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EL 25

SECTOR PÚBLICO

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BREVE HISTORIA DE LA CALIDAD

ANTES DE LA
UBICACIÓN REVOLUCIÓN
REVOLUCIÓN 1900 a 1920 1931- 1945 1950 a 1975
EN EL TIEMPO INDUSTRIAL
INDUSTRIAL

ETAPAS DE
CONTROL
LA
ESTADISTICO
EVOLUCIÓN INSPECCIÓN ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
DE LA
DE LA
CALIDAD
CALIDAD

La calidad
empieza a
tomar un
enfoque Los círculos
preventivo de calidad
La
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-2-


UBICACIÓN
1980 - 1994 1995 - 2004
EN EL TIEMPO

ETAPAS DE
LA
REESTRUCTURACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y
EVOLUCIÓN ADMINISTRACIÓN TOTAL DE LA CALIDA
MEJORA DE PROCESOS
DE LA
CALIDAD
Se empiezan a
Publicación de
evidenciar
la Norma NTC
reestructuraciones
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organizacional

-3-


CONCEPTOS RELATIVOS A LA CALIDAD

CALIDAD
Según la NTCGP 1000

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.

GRADO

Se refiere a un esquema de evaluación
Parámetro que permite comparar las características con los requisitos.

EXCELENTE BUENO POBRE

REQUISITO

Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria

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CALIDAD

GESTIÓN DE CALIDAD

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PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD

Parte de la gestión de calidad enfocada en el establecimiento de objetivos
de calidad y en la especificación de los procesos operacionales y de los
recursos relacionados para cumplir los objetivos de calidad

CONTROL DE LA CALIDAD

Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos
de la calidad

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Parte de la GC orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los
requisitos de la calidad

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD

Parte de la GC orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los
requisitos de la calidad.

SISTEMA

Conjunto de elementos mutuamente
relacionados o que actúan entre si

SISTEMA DE GESTIÓN

Sistema para establecer la política y los objetivos y para el logro de dichos
objetivos

-6-


SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a
la calidad. (ISO 9000 : 2000)

Sistema de Gestión de Calidad basado en Procesos

PROTAGONISTAS DE UN SGC

Parte interesada: Persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o
éxito de una organización.

Cliente: Organización o persona que recibe un producto

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto

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POLITICA DE LA CALIDAD

Son intenciones globales y orientaciones relativas a la calidad que se
expresan formalmente por la alta dirección de una entidad.

La Política de Calidad es un compromiso de la alta dirección frente a la
Calidad.

OBJETIVO DE LA CALIDAD

Es algo ambicionado o pretendido por la alta dirección de la entidad,
relacionado con la calidad.

Es la forma de llevar a la práctica la Política de la Calidad.

PROCESO

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POLÍTICA DE CALIDAD

EFICACIA

Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados. (Trabajar por objetivos y alcance de resultados).

La medición de la eficacia se denomina en la ley 872 de 2003 como una
medición del resultado.

Es lograr los resultados esperados

EFICIENCIA

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados (alcanzar el
objetivo propuesto, optimizando los recursos utilizados y con excelente
calidad).

EFECTIVIDAD

Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

La medición de la efectividad se denomina en la ley 872 de 2003 como una
medición del impacto

-9-


UN PROCESO PUEDE SER EFICAZ EFICIENTE Y/O EFECTIVO

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PRINCIPIOS DE LA CALIDAD

Los principios de la calidad son el pilar de un Sistema de gestión de la
calidad (S.G.C) cualquiera que sea su clase, una organización que
implemente estos principios está cumpliendo con cualquier norma
certificable. Para las entidades públicas los principios del sistema de
gestión de la calidad se enmarcan, integran, complementan y desarrollan
dentro de los principios constitucionales de la función pública.

Se han identificado los siguientes principios de gestión de la calidad, que
pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la entidad
hacia una mejora en su desempeño:

Lo invito a analizarlos muy detenidamente y a aplicarlos en su entidad.

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Principio 1. ENFOQUE HACIA EL CLIENTE:

La razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer
a sus clientes; por lo tanto, deben entender sus necesidades actuales y
futuras, cumplir con los requisitos y esforzarse para exceder las
expectativas del cliente.
Aplicar el principio "Organización enfocada al cliente" conduce a las
siguientes acciones:

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• Entender en toda su amplitud las necesidades y expectativas del
cliente para la entrega del producto/servicio, precio y confiabilidad.
• Asegurar un enfoque balanceado entre las necesidades y expectativas
del cliente y otras partes interesadas tales como: gobierno, gente
particular, proveedores, comunidad local y la sociedad en su
conjunto.
• Comunicar estas necesidades y expectativas a través de la
organización.
• Medir la satisfacción del cliente y actuar sobre los resultados.

Administrar las relaciones de la entidad con los usuarios, beneficiarios o
clientes.

Beneficios que se esperan con la aplicación del principio:

• Para el desarrollo de políticas y estrategias, haciendo
entendibles a través de la organización, las necesidades de los
clientes y de las otras partes interesadas.
• Aumentando los ingresos y de la cuota de mercado a través de una
respuesta flexible y rápida a las oportunidades del entorno.
• Para fijar objetivos y metas, asegurando que los objetivos y metas
de la entidad estén directamente ligados a las necesidades y
expectativas de los clientes.
• Obteniendo beneficios, hay que vender. Y para vender, hay que
contentar al consumidor
• Para la gestión operativa, mejorando el desempeño de la
organización para cumplir las necesidades de los clientes.
• Mejorando de la fidelidad del cliente, lo cual conduce a la continuidad
en los negocios.
• Para la gestión de los recursos humanos, asegurando que el
personal tiene los conocimientos y habilidades requeridos para
satisfacer a los clientes de la organización.
• Aumentando d la eficacia en el uso de los recursos de una
organización para aumentar la satisfacción del cliente.
• Incrementando la efectividad en el uso de los recursos de la
organización, y aumentar la satisfacción de los consumidores

Principio 2. LIDERAZGO:

Los líderes establecen y unifican el propósito y dirección de la entidad. Ellos
deben crear y mantener un ambiente favorable, en el cual los servidores

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públicos o particulares que ejercen funciones públicas se involucren
completamente, en el logro de los objetivos de la entidad.

Aplicar el principio de Liderazgo conduce a las acciones siguientes:

• Entender y responder a los cambios del medio ambiente externo.
• Ser proactivo y servir de ejemplo
• Tomar en cuenta las necesidades de todas las partes interesadas
incluyendo clientes, propietarios, gente, proveedores, la comunidad
local y la sociedad en su conjunto.
• Establecer una visión clara del futuro de la organización.
• Establecer valores compartidos y modelos de conducta ética en todos
los niveles de la organización.
• Crear confianza y eliminar el miedo.
• Proporcionar los recursos requeridos al personal y la libertad para
actuar con responsabilidad y confianza.
• Inspirar, alentar y reconocer las contribuciones de la gente.
• Promover comunicación abierta y honesta.
• Educar, entrenar y apoyar a la gente.
• Establecer objetivos y metas retadoras.
• Implementar la estrategia para alcanzar estos objetivos y metas.


• Para el desarrollo de políticas y estrategias
o El establecimiento de una visión clara del futuro de la entidad.
o Las actividades son evaluadas, orientadas e implementadas de
una forma unificada -para toda la empresa u organización-
• Para fijar objetivos y metas
o La expresión de la visión de la organización en objetivos y
metas medibles.
o El personal entenderá y estará motivado hacia los objetivos y
metas de la entidad.
• Para la gestión operativa
o Los funcionarios estarán involucrados en el alcance de los
objetivos de la entidad;
o Las actividades se evalúan, alinean e implementan de una
forma integrada.
• Para la gestión de los recursos humanos
o Fuerza de trabajo responsable, motivada, bien informada y
estable.
o La falta de comunicación entre los niveles de una entidad se
reducirá

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Principio 3. PARTICIPACIÓN ACTIVA DE LOS SERVIDORES
PÙBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES
PÙBLICAS:

El personal, de todos los niveles, es la esencia de una entidad y, su total
involucramiento, permite que sus habilidades sean usadas para el beneficio
de la misma. Aplicar este principio conduce a las siguientes acciones:

• Aceptar pertenencia y responsabilidad para solucionar problemas.
• Buscar activamente oportunidades para hacer mejoras.
• Buscar activamente oportunidades para aumentar su competencia,
conocimiento y experiencia.
• Compartir libremente su experiencia y conocimiento en grupos y
equipos.
• Enfocarse en crear valor para los clientes.
• Ser innovador y creativo, llevar adelante los objetivos de la entidad.
• Representar mejor a la organización ante los clientes, la comunidad
local y la sociedad en su conjunto.
• Derivar satisfacción de su trabajo.
• Mostrarse entusiasta y orgulloso por ser parte de la entidad.


o El personal contribuye efectivamente a la mejora de la política
y estrategias de la entidad.
o Funcionarios motivados, involucrados y comprometidos dentro
de la organización
o El servidor público comparte la pertenencia de las metas de la
entidad.
o Innovación y creatividad en promover los objetivos de la
entidad.
o El talento humano se involucra en las decisiones apropiadas y
mejoras del proceso.
o Un personal valorado por su trabajo.
o Funcionarios deseosos de participar y contribuir a la mejora
continúa. Si hay motivación en los miembros de la
organización, se esforzarán por mejorar sus resultados e
integrarse en la organización. La motivación y la integración,
son fundamentales para obtener los mejores resultados. Se
obtiene la sinergia del grupo. El conjunto de capacidades de
cada individuo, potencia la capacidad para resolver problemas,
y obtener resultados.

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o Las personas están más satisfechas con sus trabajos y están
activamente involucradas en su crecimiento y desarrollo
personal, para beneficio de la entidad.
o La motivación, aplicada, involucra a todo el personal dentro de
la organización
o Funcionarios responsables de sus propios resultados. Los
miembros de la organización, actúan por si mismos. Tienen la
obligación de cumplir con las necesidades y expectativas de su
labor en un proceso. Tiene que ejercer el liderazgo en su tarea,
y poner todo lo que se pueda de su parte, para que la tarea se
realice con éxito, y se consigan los resultados deseados

Principio 4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS:

Un resultado deseado se logra más, eficientemente, cuando los recursos y
actividades relacionados se administran como un proceso.

Aplicar el principio Enfoque hacia procesos, conduce a las siguientes
acciones:

• Definir el proceso para alcanzar el resultado deseado.
• Identificar y medir los insumos y resultados de los procesos.

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• Identificar las interfaces de los procesos con las funciones de la
organización.
• Evaluar los riesgos posibles, consecuencias e impactos de los
procesos, en clientes, proveedores y otras partes interesadas.
• Identificar los clientes internos y externos, proveedores y otras
partes interesadas de los proveedores.
• Establecer claramente la responsabilidad, la autoridad y las líneas de
mando para la gestión del proceso.
• Diseñar el proceso tomando en cuenta los pasos del proceso,
mediciones de control, entrenamiento, actividades, información,
flujos, equipo, métodos y materiales y otros recursos para obtener el
resultado deseado.


o El conocimiento de la capacidad de los procesos, permitirá el
establecimiento de objetivos y metas retadores.
o Identificación y priorización de las oportunidades de
mejoramiento.
o La adopción del enfoque de procesos para todas las
operaciones resultará en costos menores, prevención de
errores, control de variaciones, ciclos más cortos.
o Resultados mejorados, coherentes y predecibles.
o Reducción de costos y tiempos mediante el uso eficaz de los
recursos.
o El establecimiento de procesos eficientes en costos para la
gestión de recursos humanos como contratación, educación,

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entrenamiento, permite el alineamiento de estos procesos con
las necesidades de la organización y produce una fuerza de
trabajo más capaz.
o Al tener una entidad optimizada, pueden aprovecharse y,
obtener mejor uso de los recursos de la empresa, trabajo,
materias primas, cadena de suministro, financiación... Todo
esto, además, permite aprovechar las oportunidades cuando se
presenten, sin involucrar costes adicionales.

Principio 5. ENFOQUE DEL SISTEMA PARA LA GESTIÓN:

Identificar, comprender y administrar un sistema de procesos
interrelacionados para un objetivo dado, mejora la eficacia, eficiencia y
efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.

Aplicar el principio Gestión enfocada a sistemas conduce a las siguientes
acciones:

• Definir el sistema mediante la identificación o desarrollo de los
procesos que afectan a un objetivo dado.
• Estructurar el sistema para lograr el objetivo de la manera más
eficiente.
• Entender la interdependencia entre los procesos del sistema.
• Mejorar continuamente el sistema a través de su medición y
evaluación.
• Establecer los recursos, antes de actuar.


o La creación de planes integrales y retadores que enlacen los
datos de entrada y los datos funcionales del proceso.
o La integración y alineación de los procesos que alcanzarán
mejor los resultados deseados.
o La orientación hacia los objetivos claves de la organización.
o La capacidad para enfocar los esfuerzos en los procesos
principales de la entidad.
o Una visión amplia de la efectividad de los procesos que
conduzca al entendimiento de las causas principales de
problemas y acciones cíclicas de mejora.
o La confianza de las partes interesadas en la coherencia,
eficacia y eficiencia de la entidad.

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o Un mejor entendimiento de los papeles y responsabilidades
para el logro de los objetivos comunes; con ello, la reducción
de barreras interfuncionales, mejorando el trabajo en equipo.
o La habilidad para centrar los esfuerzos en los procesos claves
Existen procesos con mas importancia en la calidad final del
producto que otros. Hay que centrar la atención en los
procesos críticos sin desatender el resto de procesos.

Principio 6. MEJORA CONTINUA:

Este principio dice que las entidades deberían interesarse en ir aumentando
la capacidad para cumplir los requisitos, por lo tanto la mejora continua del
desempeño global de la entidad debería ser un objetivo permanente de
esta.

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Aplicar el principio Mejora continua conduce a las siguientes acciones:

• Hacer de la mejora continua en productos, procesos y sistemas, un
objetivo de cada individuo en la entidad.
• Aplicar los objetivos básicos tanto en mejora gradual como de mejora
integral.
• Mediante la evaluación periódica frente a criterios establecidos para
lograr la excelencia, identificar áreas de mejoras potenciales.
• Mejorar continuamente la eficiencia y efectividad de los procesos.
• Promover actividades basadas en la prevención.
• Promover a cada miembro del organismo con capacitación y
entrenamiento adecuados en los métodos y herramientas de mejora
continua, tales como:
o El ciclo: planear, hacer, verificar, actuar.

o Resolución de problemas.
o Reingeniería de procesos.
o Innovación de procesos.
o Establecer mediciones y metas para guiar y rastrear las
mejoras.
o Reconocer las mejoras.

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• Para el desarrollo de la política y estrategias
o La alineación de las actividades de mejora a todos los niveles
con la estrategia organizativa establecida.
o El incremento de la ventaja competitiva a través de la mejora
de las capacidades organizativas.
o El establecimiento de metas de mejora, realistas y retadoras,
proporcionando los recursos para lograrlas.
o Flexibilidad para reaccionar rápidamente a las oportunidades.
• Para la gestión operativa,
o Personal involucrado con la mejora continua de los proceso de
la entidad.
o La mejora del rendimiento mediante la mejora de las
capacidades de la organización.
• Para la gestión de los recursos humanos,
o El personal de toda la organización cuenta con las
herramientas, oportunidades y aliento para mejorar productos,
procesos y sistemas.
o Al disponer de una buena técnica difícilmente mejorable a un
coste aceptable. Es más barato intentar mejorar el producto
final por otros métodos más económicos, e igualmente
eficaces. La entidad, tiene un carácter social, pues está
formada por miembros con un mismo objetivo común.
Mejorando la marcha de las relaciones de la organización, se
mejora la capacidad de conseguir los objetivos y metas

Principio 7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE
DECISIONES:

En todos los niveles de la entidad, las decisiones eficaces se basan en el
análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.

Aplicar el principio Toma de Decisiones basadas en hechos conduce a las
siguientes acciones:

• Tomar mediciones y recolectar datos e información relevantes para el
objetivo.
• Asegurar que los datos y la información sean suficientemente
exactos, confiables y accesibles.
• Analizar los datos y la información mediante métodos válidos.
• Entender el valor de técnicas estadísticas apropiadas.
• Tomar decisiones y acciones basadas en los resultados del análisis
lógico, equilibrado con la experiencia e intuición.

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• El empleo de datos e información comparativos relevantes, para
establecer objetivos y metas realistas y retadoras.
• El Aumento de la capacidad para demostrar la eficacia de decisiones
anteriores a través de la referencia a registros objetivos.
• Los datos e información son la base para el entendimiento del
desempeño tanto del proceso como del sistema, para dirigir mejoras
y prevenir problemas futuros.
• El incremento de la capacidad para revisar, cuestionar y cambiar las
opiniones y decisiones.
• Para la gestión de recursos humanos
• El análisis de datos e información de fuentes tales como encuestas al
personal, sugerencias y grupos de análisis para guiar el
establecimiento de políticas sobre recursos humanos.
• La mejora del rendimiento mediante la mejora de las capacidades de
la organización.

Principio 8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON LOS
PROVEEDORES DE BIENES O SERVICIOS:

Las entidades y sus proveedores son interdependientes, una relación de
beneficio mutuo, basada en el equilibrio contractual, aumenta la capacidad
de ambos para crear valor.

Aplicar el principio Relaciones mutuamente benéficas con proveedores
conduce a las siguientes acciones:

• Identificación y selección de proveedores clave.
• Establecer relaciones con proveedores que equilibren las ganancias
del corto plazo, con consideraciones de largo plazo, para la
organización y la sociedad en su conjunto.
• Crear comunicaciones claras y abiertas.
• Iniciar de manera conjunta el desarrollo y mejora de productos y
procesos.
• Establecer en conjunto un entendimiento claro de las necesidades del
cliente.
• Compartir información y planes futuros.
• Reconocer las mejoras y logros del proveedor.


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• Para el desarrollo de las políticas y estrategias
o La creación de las ventajas competitivas mediante el desarrollo
de alianzas estratégicas o asociaciones con los proveedores.
o La flexibilidad y rapidez de respuesta de forma conjunta a un
entorno cambiante o a las necesidades y expectativas del
cliente.
o La creación y administración de relaciones con los proveedores
para asegurar el suministro de bienes de manera confiable, a
tiempo y sin defectos.
o La optimización de costos y recursos.
o El desarrollo e incremento de las capacidades de los
proveedores, a través del entrenamiento y esfuerzos conjuntos
de mejora.
o El aumento de la capacidad de crear valor para ambas partes.

Al estar integrados con la entidad, los proveedores, han de adaptarse
rápidamente a las necesidades de la empresa si quiere mantener su nivel de
negocio o aumentarlo. De hacerse lo contrario, no se podrán satisfacer las
necesidades de los clientes.

Principio 9. COORDINACIÓN COOPERACIÓN Y ARTICULACIÓN:

El trabajo en equipo en y entre entidades es importante para el desarrollo
de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de
manera racional los recursos disponibles.

Para aplicar este principio es conveniente desarrollar las siguientes
actividades:

• Identificar entidades que tienen misiones similares a las nuestras, o
que sus misiones complementan nuestra razón de ser.
• Establecer comunicaciones claras con entidades para garantizar la
cooperación mutua.


• Para el desarrollo de las políticas y estrategias
o La generación de políticas que reorienten esfuerzos y recursos
aun propósito común.

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o La creación de convenios o alianzas con otras entidades que
fortalezcan la eficacia de los resultados.
• Para la gestión operativa,
o La unión de esfuerzos entre entidades para hacer mas
eficientes y eficaces los procesos
o El logro de resultados esperados que se derivan de compartir
conocimientos, habilidades y experiencias entre funcionarios
de las diferentes entidades

Principio 10. TRANSPARENCIA:

La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las
decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen
el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control
social.

• Establecer sistemas de información que faciliten el control social
• Generar y difundir información fidedigna
• Desarrollar procedimientos claros y de amplio conocimiento para
todas las partes interesadas en la entidad.


• Para el desarrollo de las políticas y estrategias,
o Optima difusión de la información de la entidad
o Facilita la interacción con los entes de control
o Las actividades realizadas por la entidad facilitan el control
social
o Los funcionarios desarrollan procesos donde prevalece el
interés público sobre los intereses particulares o de grupo.

-24-


SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
PARA LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO
Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS.

Durante esta semana, usted ha reconocido los hechos importantes que han
permitido que la calidad evolucione desde la simple inspección del producto
y/o servicio hasta la administración total y el mejoramiento continuo de la
calidad.

Una forma en que las entidades públicas pueden llegar a este punto de
evolución de la calidad es a través de la implementación de un sistema de
gestión de calidad (SGC). Los SGC no son otra cosa que la misma entidad
con todos sus elementos (funcionarios, procesos, documentos y recursos),
pero perfectamente organizados e interrelacionados para satisfacer las
necesidades de sus clientes.

El sector público colombiano debe implementar sus SGC a través del
seguimiento y cumplimiento de la NTCGP 1000: 2004.

NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP
1000:2004

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003,
esta norma (NTCGP 1000:2004) establece los requisitos para la
implementación de un sistema de gestión de la calidad aplicable a la rama
ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios en
Colombia.

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La orientación de esta norma promueve la adopción del enfoque basado en
procesos, que consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, las
numerosas actividades relacionadas entre sí que se desarrollan para prestar
un servicio o fabricar un producto. Pretende que la entidad ce centre en los
procesos y no en las funciones individuales.

La NTCGP 1000 es de aplicación genérica, y no es su propósito establecer
uniformidad en la estructura y documentación del sistema de gestión de la
calidad de las entidades, puesto que reconoce que estas están influenciadas
por diferentes marcos legales, objetivos, estructuras, tamaños,
necesidades, procesos y productos y/o servicios que suministran.

El SGC de las entidades públicas es complementario a los sistemas de
control interno y de desarrollo administrativo. La implementación de la
NTCGP 1000 puede integrarse al Modelo Estándar de control interno.

Este sistema es complementario con los sistemas de control interno y
desarrollo administrativo.

Este sistema tiene como base fundamental el diseño de indicadores que
permitan, como mínimo, medir variables de eficiencia, de resultado y de
impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los
organismos de control, los cuales estarán a disposición de los usuarios o
destinatarios y serán publicados de manera permanente en las páginas
electrónicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas.

La Norma Técnica de calidad para la Gestión Pública hace énfasis especial
en la importancia de aumentar la satisfacción de los clientes y mejorar el
desempeño de las entidades; por tal razón esta debe ser la principal

-26-


motivación para la implementación de un sistema de gestión de calidad y
no, simplemente, la certificación, la cual debe verse como un
reconocimiento, pero nunca como un fin.

Una vez implementado el sistema y cuando la entidad considere pertinente
podrá certificar su Sistema de Gestión de la Calidad.

Recuerde que… Lo invitamos a consultar en el botón documentos, las
empresas certificadoras, a las que usted puede acudir, en caso de que su
entidad, luego de implementar el SGC, quiera obtener un certificado de
calidad.

PASOS PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS

Lograr compromiso de la dirección : Convencer a los directivos acerca
de la necesidad de implementar el SGC así como de los beneficios
que traerá la entidad, dentro de los cuales se pueden mencionar la
eficacia, eficiencia y efectividad de la entidad.

Sensibilizar a todos los funcionarios: que los funcionarios entiendan
que es un sistema de gestión de calidad, por qué se va a
implementar, cuales son sus roles dentro del SGC.
Configurar SGC: Identificar clientes, productos y servicios, definir
política y objetivos de la calidad, procesos y sus interrelaciones,
realizar red de procesos.

Realizar diagnostico del SGC de la entidad: Identificar cuales de los
requisitos de la norma se están cumpliendo actualmente y cuales no.

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Definir plan de acción por procesos: de acuerdo al resultado de
diagnóstico se definen las actividades que se deben desarrollar para
lograr el cumplimiento de los requisitos exigidos por la NTCGP 1000:
2004
Implementar: Consolidar de planes de acción
Realizar Plan de Mejora continua
Desarrollar auditorias internas de calidad: Se hace un seguimiento a
los procesos de la entidad para verificar que cumplen los requisitos
de la NTC.GP 1000.
Recibir auditoria de certificación, solo si la entidad lo solicita.
Asegurar mantenimiento y mejora continua del sistema: establecer
actividades continuas de seguimiento para garantizar que las
actividades implementadas se sigan cumpliendo y mejorando.

Es posible, para una entidad, adaptar su(s) sistema(s) de gestión de la
calidad existente(s) para que cumpla con los requisitos de esta norma.

El sistema de gestión de la calidad debe entenderse como una herramienta
que comparte algunos elementos con otros sistemas. Por lo tanto, es
posible que la implementación de algunos de los requisitos de esta norma
permita el cumplimiento, total o parcial, de requisitos de otros sistemas. En
la implementación del sistema de gestión de la calidad se debe tener
cuidado especial con la identificación de estos elementos comunes, para
evitar que se dupliquen esfuerzos.

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