Unidad 3. Medios de comunicación dentro de una organización

1. 1.1 Herramientas

2. Subtemas:
◦ Correo electrónico
◦ Videos y películas
◦ Cartas
◦ Manuales
◦ Tablero de anuncios
◦ Revistas y periódicos internos
◦ Entrevistas
◦ Comidas y fiestas
◦ Reuniones

3. La comunicación interna, es una filosofía de orientación
empresarial que debe ser compartida por todo el cuadro
directivo y que debe ser asumida por un responsable.
Una comunicación interna eficaz ayuda a que la
organización funcione como un todo cohesionado,
empujando todos en la misma dirección y con la máxima
fuerza posible, nunca debe ser sólo unidireccional, ya
que perderías uno de los beneficios más importantes del
proceso: la respuesta y la interacción.

4. La comunicación interna tiene efecto en componentes importantes que
existen en la relación entre la empresa y el trabajador:
 La relación empresarial: debe ayudar a que todos y cada uno de los
empleados sepan cuál es su cometido, qué función cumplen en el contexto
global de la empresa, cuales son los procedimientos que deben seguir y qué
funciones y tareas realizan las otras personas de la organización.
 Cultural: se trata de trasladar la cultura organizativa a los empleados con el
objetivo de que éstos se sientan parte de la organización.
 Social: debe ayudar a trasladar la identidad corporativa. Los empleados
deben compartir esta identidad, cuestión que es fundamental ya que es algo
que trasladarán al exterior de la empresa en todas y cada una de las
relaciones y contactos que establezcan.
 Humanista: desde el punto de vista de la motivación de las personas en la
empresa. La comunicación interna debe ayudar a los empleados a sentir que
se les tiene en cuenta y que son importantes.
 Institucional: más allá del personal, la empresa establece relaciones con
otras instituciones y que debe ayudar a consolidar la relación.

5. Podríamos clasificar tres tipos de comunicación interna en una
Compañía:
Comunicación descendente: es la comunicación formal básica e
históricamente más utilizada. Surge desde los directivos de la
empresa y desciende a los distintos niveles de la pirámide
jerárquica. Su finalidad es informar instrucciones, objetivos o
políticas de la empresa.
Lo que más se utiliza es:
1. Manual del empleado
2. Publicación institucional
(revista, periódico, newsletter)
3. Carta al personal
4. Reuniones informativas
5. Entrevista
6. Cartelera
7. Circulares y correos electrónicos
grupales.

6.  Comunicación ascendente: son los mensajes que
circulan de abajo hacia arriba en la empresa; nacen en la
base de la organización y llegan a la alta dirección.
Permite a los empleados plantear ideas y sugerencias,
así como dar retroalimentación a la comunicación
descendente.
Lo más frecuente es:
1. Buzón de sugerencias.
2. Entrevista.
3. Intranet.
4. Correo electrónico.
5. Reuniones periódicas.

7.  Comunicación horizontal: Es la que existe entre
personas o áreas de la empresa que se encuentran
en el mismo nivel jerárquico; quienes interactúan con
otras áreas y desarrollan trabajos en equipo .
En esta categoría gran parte de la comunicación suele ser
informal, a través relaciones de amistad y compañerismo.
Suele utilizarse:
1. Reuniones por departamentos.
2. Sesiones informativas.
3. Correo electrónico.
4. Redes sociales.

8. Cuando se habla de comunicación interna se trata
de todo tipo de relación que se encuentra dentro del
espacio de trabajo.
La comunicación interna fomenta la buena relación
entre los trabajadores y forma un ambiente grato en
el lugar de trabajo.
Tiene como objetivo mantener motivados a los
trabajadores, que se sientan parte de la empresa o
institución. Lograr que los empleados logren
“ponerse la camiseta” es una de las metas más
complejas y, si se logra, puede traer grandes frutos.

9. Muchas empresas no entienden que para ser mejor que la competencia
es necesario lograr que los trabajadores se involucren con su lugar de
trabajo, que estén informados de las cosas que pasan dentro de la
compañía, que no sientan que son solo unas máquinas, sino más bien
tratarlos como las personas que son y hacerlos saber que su aporte es
fundamental para el desarrollo de la empresa.
Algunas herramientas que ayudan a lograr una mejor comunicación
interna:
Correo electrónico: Es una herramienta
muy útil para estar comunicados a toda
hora con los trabajadores. No es muy
costosa y es efectiva, ya que fomenta la
comunicación de uno o más interlocutores
a la vez.

10. Videos y películas: Se trata de producciones
audiovisuales desarrolladas por la empresa para
transmitir información, aprovechando las
posibilidades de estos medios. Estas
informaciones pueden ser generales sobre la
empresa y sus actividades, productos o servicios
o pueden ser formativas.
Revistas y Periódicos
internos : Son un medio
dinámico y abierto a la opinión y
colaboración de los empleados.
Bien elaborado, goza de gran
fiabilidad y permite al personal
estar al día de las últimas
novedades acontecidas en la
organización, solo se informa cada
cierto tiempo, de acuerdo con la
periodicidad de la publicación.

11. Cartas u oficios: medios de comunicación escrito por
un emisor y enviado a un receptor. Estos deben ser
breves y legibles, difunden información importante
como resultados, cambios en la organización, reclamos,
agradecimientos, invitaciones, felicitaciones, solicitudes,
etc.
Manuales: Es la información relacionada con la
empresa. Todos los empleados deberían conocer la
historia de la empresa, sus objetivos, su misión, los
valores. Este tipo de material incluye: historia,
normas internas, organigrama, funciones, etc.
Entrevistas : realizar una encuesta sobre la
comunicación interna es de gran utilidad para
conocer si está funcionando el plan previsto y
obtener un feedback por parte de los empleados e,
igualmente, sirve para recibir sugerencias de éstos.

12. Tablero de anuncios: Se considera así a
aquellos existentes en muchas empresas,
estratégicamente colocados para poder
ser leídos, en los que la Dirección de la
empresa coloca escritos, cuadros, gráficos,
fotografías, carteles o similares. En todo
caso, se trata de lugares de visualización y
lectura de información facilitada por la
Dirección. Es un sistema de información
unidireccional descendente.
Boletín interno: da a conocer información
relevante y de interés general, Son informaciones
periódicas, que llegan al empleado bien vía
tradicional impreso. Su periodicidad variará en
función de la organización: diario, semanal,
quincenal, mensual, etc.

13. Reuniones, eventos y fiestas: Los encuentros o reuniones, formales o
informales, entre alguien de la dirección de la empresa con algún
empleado, o de mandos intermedios con sus subordinados,
propician cauces muy eficaces de comunicación interna.
Se puede decir que es en este terreno en el que se juega la auténtica
y diaria comunicación bidireccional de la empresa. Cuando esos
cauces se ciegan, por cualquier causa que provoque incomunicación
total o parcial, la vida de la empresa se resiente.
Los eventos pueden ser :
Los empresariales como: Ferias,
exposiciones, congresos, desayunos de
trabajo, entrega de premios, etc.
Los sociales: que se orientan hacía el
ámbito privado, familiar o de relaciones
humanas como son: Casamientos,
Cumpleaños, aniversarios, Reuniones
religiosas, etc.

14. Si no existe comunicación interna o
ésta no es la adecuada, el personal
no sabrá a donde se dirige el barco,
la ruta a seguir y que se espera que
aporte cada uno de ellos. Esta
situación, oscurecerá los objetivos a
alcanzar.
Como se pudo observar una empresa
dispone de amplio repertorio de
herramientas de comunicación, las
cuales le permiten acercarse de la
mejor manera posible al público al
que se dirige.