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TOASTMASTER NOVIEMBRE, 2016 DONDE LOS LÍDERES SE HACEN
Infunde Nueva Vida a tu Club
7 Estrategias para energizar tus reuniones.
Por: Paul Freeman, ATM/ Traducido por: Javier Córdova González
"El jueves es el mejor día de la semana". Con esas
nueve palabras, el presidente del Seattle General
Toastmasters club, en el estado de Washington,
cierra nuestras reuniones del jueves por la mañana.
¿Hipérbole? Por supuesto. Pero no es exagerado
decir que el Seattle General Toastmasters es un club
muy exitoso. Ha funcionado continuamente desde su
fundación en 1945. Su lista suele abarcar alrededor
de 30 miembros y sus reuniones rutinariamente a-
traen de 18 a 20 asistentes.
Estas reuniones de alta energía, que sirven como
una herramienta valiosa para convertir a los invita-
dos en miembros, no son un accidente. Más bien,
son el producto de las siete estrategias que emplea
nuestro club, algunas o todas, de las que otros clu-
bes pueden beneficiarse.
Desarrolla un modelo de programa-
ción eficaz. Tu modelo de programación
deberá permitir al programador asignar a los miem-
bros sus funciones de manera equitativa y darles el
tiempo suficiente para prepararse para desempeñar
sus funciones o encontrar reemplazos.
Nuestro club usa la "auto-programación", que funció-
na de esta manera: Todos los miembros del club pue-
den acceder al sitio web del club en Google Docs. Cada
dos meses, nuestro planificador sube un formato en
blanco al sitio web que pide a los miembros que se pro-
gramen para una fecha límite.
El formato cubre dos meses por adelantado, que en e-
fecto da a los miembros del club dos meses de aviso
para prepararse para sus funciones. Los miembros que
no pueden asistir a una reunión pueden usar el sitio
web para indicar su indisponibilidad.
Después de la fecha límite, el programador llena los
espacios en blanco con los nombres de los miembros
que no se programaron o le avisan al programador de1
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TOASTMASTER NOVIEMBRE, 2016 DONDE LOS LÍDERES SE HACEN
las reuniones que no asistirán.
Da a los participantes un aviso adi-
cional de sus funciones antes de
una reunión.
Sucede en cada club. Un miembro se propone para
una función o un discurso para la próxima reunión y
se le olvida. Esto puede ser particularmente proble-
mático cuando el miembro olvidadizo es un orador
programado y luego se le hace difícil preparar con
tiempo adecuadamente su discurso. Y un discurso
mal preparado debilita una reunión.
Esta es la razón por la que el Toastmaster debe po-
nerse en contacto con todos los que están en el
programa no menos de cuatro o cinco días antes de
una reunión para confirmar su asistencia y prepara-
ción para desempeñar sus funciones. Se les debe
recordar a los miembros que si no pueden asistir a
una reunión, es su responsabilidad encontrar un
reemplazo para la función que deben desempeñar.
Pon las cosas en movimiento.
El Seattle General Toastmasters logra
esto de dos maneras. Primero, después de abrir la
reunión, nuestro presidente hace un llamado al "pá-
jaro madrugador", una función que nuestro club ha
creado para involucrarnos en alguna forma de acti-
vidad física o mental. Por ejemplo, puede que de-
mos un paseo por la habitación o que hagamos un
estiramiento de yoga. La persona que realiza esta
función del pájaro madrugador a continuación, pro-
porciona una o dos citas breves como alimento para
el pensamiento.
Las reuniones de alta energía, son he-
rramienta valiosa para convertir a los
invitados en miembros, no son un acci-
dente.
Lo que típicamente sucede después, el presidente
nos informa que es el día o semana o mes nacional
de "algo". Digamos que es el Día Nacional de los
Cerdos en una Manta. (Honestamente, hay tal co-
sa). El presidente dice: "Por favor, ponte de pie, di
tu nombre y apellido, y en una o dos oraciones di-
nos por qué te gusta o no te gusta Cerdos en una
manta". Uno a uno - los invitados incluidos - se po-
nen de pie, dicen sus nombres y responden breve-
mente a la pregunta del presidente.
Estas presentaciones dan a los miembros que no
tienen una función en la sesión, una oportunidad de
hablar. Junto con la actividad física, nuestra reunión
de las 7 am tiene un buen comienzo.
Elije un tema memorable.
Un tema da estructura a una reunión. Práctica-
mente, todas las reuniones de nuestro club tienen un
tema, que es elegido por el Toastmaster. Los temas
pueden ser serios (profesor preferido), chistosos (las
series más idiotas de la TV) o peculiares (la peor cita
de adolecente) - es la decisión del Toastmaster. Con
esto, el Director de Tópicos puede crear tópicos rela-
cionados con el tema.
Antes de cada reunión, nuestro Toastmaster elabora
una pregunta que hace a todos los participantes, y
durante la reunión, cada respuesta se entrelaza en
cada presentación individual.
Ser profesional.
Nunca he asistido a una obra de teatro o a un
musical que comenzara a tiempo. Pero una reunión
Toastmasters no es un evento teatral. El no iniciar
una reunión a tiempo o no terminarla dentro de un
marco de tiempo determinado proyecta una imagen
menos que profesional de tu club. Los invitados no
están impresionados por ese tipo de imagen.
También es poco profesional cuando un orador u otro
participante excede significativamente su límite de
tiempo. En el Seattle General Toastmasters, una vez
que una persona excede el tiempo máximo, nuestro
tomador de tiempo golpea un pequeño gong. Acaba
pronto, advierte al ofensor. A aquéllos que les sona-
ron el gong ya no son elegibles para competir por un
listón de primer lugar en la categoría del rol desem-
peñado. .
Asegúrate de que los invitados "sientan el
amor".
Todos los clubes Toastmasters -y el Seattle Toast-
masters no es la excepción- experimentan desgaste.
Para permanecer viable, un club debe compensar la
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TOASTMASTER NOVIEMBRE, 2016 DONDE LOS LÍDERES SE HACEN
pérdida de los miembros convirtiendo a los invitados
en miembros.
Cuando añades una gran dosis de risa
a una reunión, el evento se vuelve más
animado, más divertido y, sí, más in-
olvidable.
Muchos clubes hacen un trabajo decente al dar la
bienvenida a los invitados, pero el Seattle General
Toastmasters mejora la bienvenida dando los si-
guientes pasos. Primero, ofrecemos a cada invitado
la oportunidad de participar en Tópicos de Mesa, sin
forzarlos, sólo una venta suave. Segundo, al final de
la reunión, pedimos a los invitados su reacción a la
reunión. Finalmente, explicamos a los invitados
cómo los discursos de los manuales mejoran las ha-
bilidades para hablar, y les mostramos copias de los
manuales Toastmasters.
Ríe, ríe, ríe.
Como Toastmasters sabemos, que el
humor a menudo es apropiado, incluso en un dis-
curso serio. Así, el humor también está presente en
una reunión Toastmaster. Nos reímos mucho en el
Seattle General Toastmasters, ¡algunos podrían de-
cir que aullamos! Hemos encontrado que cuando se
agrega una gran dosis de risa a una reunión, la re-
unión se vuelve más animada, más divertida y, sí,
más inolvidable.
¿Cómo fomentar la risa? Un buen punto de partida en
nuestro club es cuando el presidente abre la reunión
(ver estrategia número 3). Otra buena forma son las
presentaciones temáticas de la reunión que el
Toastmaster utiliza cuando presenta a los oradores
(Ver la estrategia número 4). Otra buena manera de
introducir la risa es durante los Tópicos de Mesa. Pero
tu club no necesita seguir nuestro formato. Por
ejemplo, tu club podría crear un papel de un
"bromista", cuyo trabajo es comenzar cada reunión
con un chiste. Una vez que empiezas a reír en una
reunión Toastmasters, es difícil detenerse.
Con el tiempo, nuestro club ha encontrado que estas
siete estrategias se refuerzan entre sí y agregan una
valiosa energía a nuestras reuniones. A su vez, las
reuniones producen un clima de excelencia, lo que
conduce a mejores discursos y evaluaciones y a me-
jores reuniones. Adopta una o más de estas estrate-
gias, y en poco tiempo, tu club podrá decir que el día
de la reunión es el mejor día de la semana.
Paul Freeman, ATM un escritor independiente semi-
retirado, es miembro del Seattle General Toast-masters en
Seattle, Washington.
Traducido del artículo, “Breathe New Lifw into Your Club/
Club Experience”. Revista TOASTMASTER, NOVEMBER
2016.
Traducido por: Javier Córdova González, DTM, Mazatlán,
Sin. jacogo@hotmail.com
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