Almacenes e inventarios

II SEMINARIO DE CONTROL FISCAL
“FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, FINANZAS
PÚBLICAS, ALMACÉN, INVENTARIO, TALENTO HUMANO
Y RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL”

YOPAL - CASANARE

ALMACÉN, INVENTARIOS Y BAJA
DE BIENES INSERVIBLES

CONFERENCISTA:
JAIME ENRIQUE ARREGOCÉS MONTERO

TÍTULO

ALMACÉN, INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES
INSERVIBLES

Contenido
I. Antecedentes del manejo de almacenes e
inventarios
II. Entrada de Bienes
III. Salida de Bienes
IV. Baja de Bienes
V. Entrega de Almacenes
VI. Propiedades Planta y Equipo

INVENTARIO DE BIENES
ANTECEDENTES

RESOLUCION ORGANICA 04 DE 1960

• NORMAS PARA CLASIFICACION Y CONTROL DE
INVENTARIOS
• REGISTRO Y RENDICION DE CUENTAS
• RESPONSABILIDAD

ASPECTOS RELEVANTES
1. NUEVA FORMA DE EJERCER EL CONTROL FISCAL POR PARTE DE
LAS CONTRALORIAS.

2. NUEVO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO

3. CREACION DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACION

4. NUEVOS INSTRUMENTOS DE GESTION ADMINISTRATIVA

NUEVO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO

La Constitución Política en
sus artículos 209 y 269
define los principios
orientadores de la
administración pública,
señalando un marco teórico
dentro del cual las entidades
deben coordinar sus
actuaciones para el
cumplimiento de los fines del
Estado.

La Ley 87 de 1993, señala los parámetros para el ejercicio
del control interno en las entidades y organismos del
Estado.
La mencionada norma define el
control interno como un
sistema que desarrollará cada
uno de los entes del Estado, de
manera independiente y de
conformidad con la naturaleza
de sus funciones,
correspondiéndole a dichas
entidades elaborar sus propios
manuales de acuerdo a sus
necesidades.


No obstante, la competencia
derivada de la Ley 87, vía
interpretación, no había
señalamiento tácito de quien en
nombre del Estado debería
definir las políticas generales y
estandarizadas, que aunque de
manera cuestionada ejerció hasta
1991 la Contraloría General de la
República, para el orden
nacional, pero que en efecto fue
asimilado por los demás ordenes
y niveles del sector público
colombiano.

CREACION DE LA CONTADURÍA GENERAL DE
LA NACION
En 1996 se profirió la Ley 298
sobre creación de la Unidad
Administrativa Especial
Contaduría General de la
Nacion, señalándole dentro de
sus competencias la de impartir
las normas y procedimientos
para la elaboración, registro y
consolidación del inventario
general de los bienes del Estado,
y otras relacionadas con los
bienes aprehendidos,
decomisados o abandonados.

ALTERNATIVAS DE CLASIFICACION

Elementos de Consumo

Elementos Devolutivos

Inmuebles

Semovientes

Inservibles

ENTRADA DE BIENES

Es el procedimiento mediante el cual
los bienes adquiridos por la entidad a
cualquier título, ingresan real o
simbólicamente a las bodegas o
dependencias.

Comprobante de Entrada de Bienes

La entrada se efectua con el
comprobante de entrada,
documento que acredita la
entrada real del bien o
elemento a la entidad,
siendo el soporte para el
movimiento de los registros
en el almacen y la
contabilidad

COMPROBANTE DE ENTRADA AL
ALMACEN
PUEDE SER PRODUCIDO ELECTRONICAMENTE, Y DEBE CONTENER BASICAMENTE LA
SIGUIENTE INFORMACION:
LUGAR Y FECHA
NUMERO DE ORDEN EN FORMA CONTINUA Y ASCENDENTE
IDENTIFICACION DEL ALAMCEN
CONCEPTO DE LA TRANSACCION Y NUMERO DEL DOCUMENTO SOPORTE
CONCEPTO DE LA ENTRADA, ESPECIFICANDO:
NOMBRE DEL PROVEEDOR Y LUGAR DE ORIGEN
DOCUMENTO DE IDENTIDAD O NIT
NOMBRE Y CODIGO DEL ELEMENTO
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD, VALOR UNITARIO, VALOR TOTAL DEL ELEMENTO
VALOR TOTAL DEL COMPROBANTE
FIRMA DEL ALMACENISTA

Conceptos de Entrada de Bienes
POR COMPRA POR PRODUCCION

DONACION

APROVECHAMIENTO SOBRANTES

DEVOLUCIÓN O REINTEGRO

TRASPASO RECUPERACION

REPOSICION

NACIMIENTO SEMOVIENTES PRESTAMO

ARRIENDO

COMODATO PERMUTA

ENTRADA POR COMPRA
Son las operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes
mediante la erogacion de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes

• Se perfecciona cuando el almacenista
firma la factura o comprobante de
recibo.

• Se debe comprobar previamente las
caracteristicas fisicas de los bienes
referente a cantidad, clase, marca,
estado, etc. contra los documentos
soporte.

• Se debe elaborar la correspondiente
entrada, con el numero de copias
determinadas, una para contabilidad
para el registro valorizado.

ENTRADA POR COMPRA

1. Compra en el país

CÓDIGO DENOMINACIÓN DÉBITO CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA xxxx
1635XX Subcuenta correspondiente
24 CUENTAS POR PAGAR
2401 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
NACIONALES
240101 Bienes y servicios Xxxx

ENTRADA POR COMPRA
2. Compra en el exterior


1625 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN TRÁNSITO
1625XX Subcuenta correspondiente xxxx
2406 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DEL
EXTERIOR
240601 Bienes y servicios xxxx
240607 Proyectos de inversión xxxx
3.ngreso del bien adquirido en el exterior
.

1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA
1625 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN TRÁNSITO

NORMAS GENERALES DE ADQUISICIONES POR
COMPRA
• La recepción de los bienes
debe realizarse en los
almacenes, bodegas o
depósitos segun lo pactado
en el contrato o pedido
correspondiente.

• Puede también recibirse en
el lugar de utilización, en el
caso de bienes con
caracteristicas especiales.
En este caso se elabora
entrada y salida
simultaneamente.

COMPRA

En los contratos o pedidos en
que se estipule las
especificaciones técnicas de
determinados materiales o
equipos y que deban verificarse
por peritos mediante ensayos o
pruebas, la recepción en
almacen se hace a título de
depósito y en forma condicional
mientras se produce el concepto
pericial o resultado de las
pruebas. El registro se lleva
extracontable.

COMPRA

Los bienes recibidos en
demostración solo ingresan
al almacen cuando se
autorice su adquisicion;
provisionalmente se
contabilizan
extracontablemente y
quedan a cargo del
funcionario que los tenga en
su poder o servicio.

COMPRA

Debe prohibirse
guardar bienes de
propiedad particular
dentro del almacen.
Excepto los recibidos
con las formalidades
legales.

Entrada de Bienes por producción
Esta modalidad se presenta cuando una entidad produce (construye en el caso de los inmuebles)
algunos bienes que finalmente se utilizarán internamente y que constituyen un activo mueble,
inmueble o un bien que sin ser activo sea clasificado como devolutivo

• Se debe elaborar el
comprobante de entrada. El
valor corresponderá al
establecido en el sistema de
costeo adoptado.
• Si la materia prima fue
suministrada por el mismo
almacen se hará
comprobación de las
unidades producidas.
• En caso de sobrantes se
exigirá la devolución de los
mismos.

Entrada de bienes por producción
Construcción de inmuebles

1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO
1420 Anticipos y avances entregados xxxx
1637 Propiedad, planta y equipo no explotados xxxx
1930 Bienes recibidos en dación de pago xxxx
2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales xxxx
2406 Adquisición de bienes y servicios del exterior xxxx
3120 Superávit por donación xxxx
3125 Patrimonio público incorporado xxxx
3235 Superávit por donación xxxx
3255 Patrimonio Institucional incorporado xxxx

Contrapartida dependiendo del costo a Para empresas Para entidades de
reconocer como Construcción en curso. públicas. Gobierno General.


16XXXX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx

Maquinaria, planta y equipo en montaje


1620 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE
1420 Anticipos y avances entregados
2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales
2406 Adquisición de bienes y servicios del exterior
3120 Superávit por donación
3125 Patrimonio público incorporado
3235 Superávit por donación
3255 Patrimonio Institucional incorporado

Contrapartida dependiendo del costo a Para empresas Para entidades de
reconocer como Propiedad, planta y equipo. públicas. Gobierno General.

Al terminar el montaje


16XXXX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx

Producción de bienes muebles

1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA xxxx
5 Gastos
5XXXXX Subcuentas correspondientes xxxx
ó
7 Costos de producción
7XXXXX Bienes y servicios xxxx

Producción de bienes con recursos del crédito:


1625 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO
15 INVENTARIOS
1520 PRODUCTOS EN PROCESO
2422 INTERESES POR PAGAR
2423 COMISIONES POR PAGAR

Cuando el bien está en condiciones de utilización:


1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx
15 INVENTARIOS
1505 BIENES PRODUCIDOS
1625 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO
15 INVENTARIOS xxxx
1520 PRODUCTOS EN PROCESO

Entrada por donación
Se presenta cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se transfiere a título gratuito e
irrevocable la propiedad de un bien que le pertenece a favor de una entidad estatal, previa aceptación del
funcionario administrativo competente

• Se elabora comprobante de
entrada
• Si proviene de otra entidad
oficial, el comprobante de
entrada se elabora con base
en el acta de baja de la
entidad donante.
• Cuando provienen de
particulares el comprobante
se elabora con base en acta
de recibo y el precio el que
corresponda a la factura o el
avaluo respectivo.

Bienes destinados a la formación bruta de capital en entidades de
Gobierno General:


3120 SUPERÁVIT POR DONACIÓN

Entrada por aprovechamiento
Se presenta cuando como resultado de bienes dados de baja son desmantelados y
resultan piezas o repuestos aprovechables

Se elabora entrada a
almacen con las
observaciones
correspondientes.

El valor es el fijado en el
acta de avaluo
correspondiente.

Entrada de bienes por aprovechamiento


163512 Componentes de propiedad, planta y equipo xxxx
48 OTROS INGRESOS
4810 EXTRAORDINARIOS
481007 Aprovechamientos xxxx

Entrada por Sobrantes
Se da como resultado de la practica de inventario o controles ordinarios, al encontrar
bienes no registrados en deposito o en servicio.

Cuando como resultado de la
práctica de inventario fisico
aparezcan bienes sin registrar en
los inventarios, sin
especificaciones y valor, se
deberán especificar segun las
normas establecidas previamente
o que en occasion de esta
situación se creen. El valor sera el
que tenga comercialmente o que
mediante avaluo se determine. En
el comprobante se harán las
observaciones respectivas.

Entrada por Sobrantes

Cuando el elemento
sobrante se encuentre en
servicio se determinará su
envio al almacen o su
continuación en servicio,
caso en el cual se hara
firmar la salida por el
responsable a cuyo cargo
queda el bien.


48 OTROS INGRESOS
481007 Sobrantes xxxx

Entrada por devolución o reintegro
Es la devolución al almacen de bienes que no se requieren en las dependencias o por
haber llegado al limite su vida util.

• Se debe obtener la
autorización
correspondiente previa
solicitud.
• El almacenista debe
constatar el estado, clase,
calidad, marca, modelo y
demás caracteristicas que
se encuentren en el
comprobante de salida con
que fueron entregados los
bienes.

haber llegado al limite su vida útil.

De encontrar conforme el
bien, se elabora el
comprobante de entrada, en
caso contrario se abstendrá de
recibir el elemento e
informará por escrito al
ordenador con el fin de que se
investigue las causales y se
establezcan las
responsabilidades del caso.

haber llegado al limite su vida util.

El almacenista no debe
aceptar la sustitución o
reemplazo de bienes
entregados inicialmente con
otros diferentes, o aceptar
bienes danados,
deteriorados, con roturas o
averias sin haber
determinado previamente la
responsabilidad.

Entrada por devolución o reintegro:


1685 DEPRECIACION ACUMULADA (CR)
1695 PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)
19 OTROS ACTIVOS
1922 PROVISION PARA PROTECCION DE BIENES
ENTREGADOS A TERCEROS (CR)
192201 Muebles xxxx
192202 Inmuebles xxxx
16XXXX Cuenta y Subcuenta correspondiente xxxx
19 OTROS ACTIVOS
1920 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS

Entrada por devolución o reintegro:

Si el bien que se reintegra se encuentra destruido por causas imputadas al
funcionario o contratista que lo tenía a cargo, además del registro anterior se
realiza el siguiente asiento:


83 DEUDORAS DE CONTROL
8361 RESPONSABILIDADES EN PROCESO
836101 Internas xxxx
836102 Ante autoridad competente xxxx
89 DEUDORAS POR CONTRA
8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR)
891521 Responsabilidades en proceso xxxx

Entrada por traspaso
Es la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma
entidad ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega..

• Se elabora comprobante
entrada
• Cuando se da entre almacenes
de la misma entidad el
funcionario responsable de su
recibo verifica recepción en
presencia del transportador
que correspondan a las
caracteristicas y cantidades
relacionadas en la copia
adjunta del comprobante de
salida del almacen de origen y
en la orden de traslado.

Es la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma
entidad ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega.

• Si el transportador es ajeno a
la entidad la confrontación se
hace con con la copia del
comprobante de salida del
almacen de origen, la orden
de traslado o la guia o planilla
de transporte.
• Si no se encuentran
conformen el funcionario
responsible se debe abstener
de recibirlos e informe al
funcionario competente para
las medidas del caso.

Es la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma entidad
ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega..

Si los bienes se encuentran de
conformidad se hace constar
en la planilla o guia, firma el
comprobante de salida del
almacen de origen, expide el
cumplido de transporte y
remite copia del comprobante
de entrada de elementos al
almacen de origen.

Es la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma entidad
ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega..

El responsable del manejo de
bienes debe informar dentro
de un periodo determinado,
so pena de deducir
responsabilidad
administrativa y fiscal,
mediante comprobante de
entrada y el diligenciamiento
del comprobante de entrada
al almacen de origen.

Entrada por recuperación
Se entiende como la reaparición fisica de bienes una vez han sido descargados
de los registros de inventarios y contables y cuya pérdida fue asumida por la
entidad.

• Se da nuevamente la entrada
al almacen mediante el
respectivo comprobante,
indicando las nuevas
caracteristicas que impliquen
la reespresion de su valor.

• Si existe proceso
administrativo o fiscal
informar para que cese o
varie su valor.

Entrada por recuperación:


48 OTROS INGRESOS
481008 Recuperaciones xxxx

Cuando hay lugar a proceso de responsabilidad fiscal:


89 DEUDORAS POR CONTRA
8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR)
891521 Responsabilidades en proceso xxxx
8361 RESPONSABILIDADES EN PROCESO
836101 Internas xxxx
836102 Ante autoridad competente xxxx

Entrada por reposición
Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas
derivadas del mal uso o indevida custodia, por otros iguales o de similares
caracteristicas.

Cuando el responsable los entrega
en igualdad de condiciones de
marca, modelo, similitud, calidad,
clase, cantidad, se debe exigir:
• Solicitud del responsable de los
faltantes ofreciendo los que va
a reponer y el detalle de estos.
• Aceptacion de la reposición por
el competente
• Concepto técnico del lleno de
los requisitos
• Acta de recibo de los actuantes
y comprobante de entrada.

Entrada por reposición:


48 OTROS INGRESOS
481090 Otros ingresos extraordinarios xxxx

Entrada por nacimiento de semovientes

• La entrada se produce
previo concepto de su
crianza y avaluo.
• Se debe recurrir a listas
en poder de gremios.
• Se debe definir los
responsables de su
tenencia.

Entrada por nacimiento de semovientes:


1610 SEMOVIENTES
31 HACIENDA PUBLICA
3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO
312525 Bienes xxxx
32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL
3255 PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO
325525 Bienes xxxx

Entrada por préstamos
Es el recibo de bienes de propiedad de un tercero por un tiempo
determinado bajo la promesa de ser devueltos

• En el comprobante de
entrada se debe indicar las
condiciones bajo las cuales
se recibe, detallando las
caracteristicas del bien y
en poder de quien queda
bajo resposabilidad.

• Su registro extracontable

Entrada por préstamo
3.10.1 Si se trata de una entidad del gobierno general


31 HACIENDA PUBLICA
312531 Bienes de uso permanente sin contraprestación xxxx

3.10.2 Si la que recibe el bien es una empresa, de otra empresa o de una
entidad del gobierno general:


99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB)
9915 ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA
(DB)
991506 Bienes recibidos de terceros xxxx
93 ACREEDORAS DE CONTROL
9346 BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS
934619 Propiedades, planta y equipo xxxx

Entrada por permuta
Consiste en entregar bienes en pago o en parte de pago para recibir otro u
otros.

• Se produce entrada
especificando el bien
recibido en la negociación.
• Se debe precisar si se trata
de una compra o una
permuta.
• Se debe dar de baja los
bienes que se entregan en
dacion de pago.

Entrada por permuta:



BIENES EN ARRENDAMIENTO
Arrendamientos

Los bienes muebles o inmuebles recibidos para ser utilizados en el
cumplimiento del objeto social de la entidad contable pública con la
contraprestación de un canon de acuerdo con lo pactado en el contrato
correspondiente, deben ser registrados en Cuentas de Orden Acreedoras
mediante el siguiente registro:


(DB)

COMODATO
Comodato
En el caso de comodato o préstamo de uso, se reciben bienes muebles o
inmuebles para ser usados gratuitamente, con permanentemente sin
contraprestación, para lo cual se debe efectuar el siguiente registro:

Si la operación se realiza entre entidades del gobierno general:


31 HACIENDA PUBLICA

Si la que recibe el bien es una empresa, de otra empresa o de una entidad del
gobierno general:


(DB)

LEASING
Leasing

Cuando la entidad pública adquiere determinados bienes muebles o inmuebles
en arrendamiento con opción de compra, una vez finalizado el contrato puede
optar por adquirir el bien por un valor residual preestablecido en el contrato,
renovar el contrato bajo nuevas condiciones o devolver el bien a la compañía
leasing. Si el bien fue adquirido mediante operación de leasing financiero, el
registro contable es como sigue:
1. Entrada de bienes por leasing operativo


19 OTROS ACTIVOS
1941 BIENES ADQUIRIDOS EN LEASING FINANCIERO
1941XX Según subcuenta xxxx
23 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO
2306 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO INTERNAS
DE CORTO PLAZO
2307 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO INTERNAS
DE LARGO PLAZO
EXTERNAS DE CORTO PLAZO
EXTERNAS DE LARGO PLAZO

Si la adquisición se realiza mediante leasing operativo, se debe realizar el
siguiente registro contable:


99 ACREEDORAS POR CONTRA DB
9915 ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA DB
991501 Contratos de leasing operativo xxxx
9303 CONTRATOS DE LEASING OPERATIVO
930390 Otros bienes en leasing operativo

Compensaciones
Compensaciones

Cuando la entidad contable pública completa el número de bienes faltantes con
bienes sobrantes de similares características físicas o técnicas, tales como:
Clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en los
recibos o salidas de almacén y/o bodegas, una vez autorizada la compensación
por el funcionario competente, se debe efectuar el siguiente registro contable:



Salida de bienes

La salida debe quedar soportada en un
comprobante como documento legal que
identifica clara y detalladamente la salida fisica
y real de un bien, cesando de esta manera y
mediante requisito probatorio la
responsabilidad por la custodia, administración,
conservación, etc., por parte del almacenista y
quedando en poder del funcionario
destinatario.

Normas generales sobre salida de
bienes
 El comprobante de salida debe elaborarse por el almacenista
en forma previa a la entrega de bienes.
 Cuando las existencias no son suficientes para hacer la
provisión se pueden hacer entregas parciales.
 No se debe variar el destinatario ni el lugar de destino en el
comprobante de salida, ni cambiar o reemplazar elementos por
otros, aunque sean similares y tengan el mismo valor.
 El comprobante de salida no debe tener tachones,
enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones.
Cuando a ello hubiere lugar deben ser previamente autorizadas
por funcionario competente.
 La persona que recibe debe indicar cargo, dependencia y
documento de identidad en constancia de la responsabilidad
que asume respecto a los bienes.

bienes
• Cuando se entrega bienes a otra entidad la firma debe
corresponder al representante legal o funcionario delegado
para el efecto con documento de identidad.
• Las salidas con destino a otras oficinas o regionales de la
entidad se comprueban con la guia de planilla de la empresa
transportadora, sin perjuicio de exigir que el comprobante este
firmado por el jefe de la oficina o dependencia de destino.
• No se debe hacer firmar el comprobante de salida de almacen
por el destinatario hasta tanto no sean entregados la totalidad
de los bienen que en el figuren, ni dejar anotaciones respecto a
los bienes que hacen falta o que posteriormente seran
entregados.

bienes
• El comprobante de salida es el documento soporte para el registro de
movimientos por salidas y debe contener básicamente la siguiente información:

– Lugar y fecha de emisión
– Numeración continua y ascendente
– Identificacion del almacen
– Concepto de salida, especificando: dependencia destinataria, nombre y
código de elemento, unidad de medida, cantidad despachada, firma del jefe
de la dependencia solicitante, firma del almacenista o quien haga sus veces,
firma del empleado que recibe y su identificacion.
– Numero y fecha de solicitud de pedido
– Descripción de cada elemento
– Numero de renglones utilizados

CONCEPTOS DE SALIDA DE BIENES

SUMINISTRO AL SERVICIO FALTANTES

PRESTAMO

DONACION POR BAJA

MUERTE SEMOVIENTES

VENTA ARRIENDO

DEPOSITO

TRASPASO DACION EN PAGO

Salida por suministros
Consiste en la entrega de elementos para el desarrollo de las funciones de las
diferentes dependencias en cumplimiento de los objetivos institucionales.

Se requiere solicitud de
pedido del jefe de la
dependencia en formato
preestablecido, en donde se
detalle la clase de
elementos, numero de
unidades, anulando los
renglones no utilizados y
senalando la persona que
los recibe, quien se hace
rsponsable administrativa y
fiscalmente de su tenencia.

Consiste en la entrega de elementos para el desarrollo de las funciones de las
diferentes dependencias en cumplimiento de los objetivos institucionales.

El jefe de aquisiciones y
suministros o quien haga
sus veces expide orden de
suministro, la cual debe
contener los elementos,
numero de unidades,
destinatario y la
dependencia, con
anulacion de los
renglones no utilizados.

Consiste en la entrega de elementos para el desarrollo de las funciones de las diferentes
dependencias en cumplimiento de los objetivos institucionales.

El destinatario una vez
comprobada las
caracteristicas y estado de
los elementos que se le
suministran firma
documentos de salida con
documento de identidad
en constancia de la
responsabilidad asumida.

Salida por faltantes y responsabilidades
Se da como consecuencia de la perdida, daño o deterioro distinto al uso normal,
disminucion y mal uso.

La disminución
originada en los
casos señalados da
lugar al inicio de
proceso de
responsabilidad
disciplinaria y fiscal.

DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO.

“ES LA LESIÓN DEL PATRIMONIO PÚBLICO,
REPRESENTADA EN EL MENOSCABO,
DISMINUCIÓN, PERJUICIO, DETRIMENTO,
PÉRDIDA, USO INDEBIDO O DETERIORO DE
LOS BIENES O RECURSOS PÚBLICOS,

O A LOS INTERESES PATRIMONIALES DEL ESTADO,
PRODUCIDA POR UNA GESTIÓN FISCAL
ANTIECONÓMICA, INEFICAZ, INEFICIENTE,
INEQUITATIVA E INOPORTUNA, QUE EN TÉRMINOS
GENERALES, NO SE APLIQUE AL CUMPLIMIENTO DE
LOS COMETIDOS Y DE LOS FINES ESENCIALES
DEL ESTADO.”

ARTICULO 7o. Ley 610 de 2000

PERDIDA, DAÑO O DETERIORO DE BIENES

“En los casos de pérdida, daño o deterioro por
causas distintas al desgaste natural que sufren las
cosas, de bienes en servicio o inservibles no dados
de baja, únicamente procederá derivación de
responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga
relación directa con el ejercicio de actos propios de
la gestión fiscal por parte de los presuntos
responsables.”

En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de
este tipo de bienes, el resarcimiento de los perjuicios
causados al erario procederá como sanción accesoria a
la principal que se imponga dentro de los procesos
disciplinarios que se adelanten por tales conductas o
como consecuencia civil derivada de la comisión de
hechos punibles, según que los hechos que originaron su
ocurrencia correspondan a las faltas que sobre guarda y
custodia de los bienes estatales establece el Código
Disciplinario Único o a los delitos tipificados en la
legislación penal.

PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DE CONTROL FISCAL

La Administración Pública en desarrollo de su gestión
fiscal, tiene la obligación legal de establecer los
mecanismos idóneos que le permitan cumplir funciones
de su competencia, sin perjuicio que en el ejercicio de la
vigilancia que compete al Órgano de Control, pueda
endilgarle responsabilidad fiscal a la alta dirección de las
organizaciones en tanto se compruebe detrimento al
patrimonio de la entidad ocasionado por la ausencia o la
deficiencia en sus controles y procedimientos internos.

PRONUNCIAMIENTO CONSEJO DE ESTADO

NOTA : El Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil- C.P. Flavio
Augusto Rodríguez Arce, en concepto de agosto 4 de 2003, considera que el
inciso segundo del artículo 7o. de la Ley 610 de 2000, se encuentra
tácitamente derogado en razón a que la Ley 734 de 2002 que contiene el
Código Disciplinario Único, reguló de manera íntegra la materia y en ella no se
contempló sanciones accesorias. En este contexto, la Sala expresa: “ Puede
afirmarse, entonces, que como consecuencia de la desaparición de la sanción
accesoria en el nuevo Código Único Disciplinario, el resarcimiento de los
perjuicios causados al erario por la de bienes, por vía disciplinaria, sólo
procede mediante la devolución, reparación o restitución voluntaria del bien -
no a título de sanción - que realice el servidor público lo cual produce efectos
en la graduación de la sanción”.

PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DE CONTROL
FISCAL

Cada entidad es autónoma en el manejo de sus
bienes y debe establecer un sistema integrado que
le permita proteger los recursos de la organización
y buscar su adecuada administración ante los
posibles riesgos que los afectan, de conformidad
con las normas y principios de la función
administrativa y del control interno a que se
refieren los artículos 209 y 269 de la Constitución
Política y las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998.

PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DE
CONTROL FISCAL
La administración pública, en todos sus órdenes, está
facultada para desarrollar su propio control interno. Así
cada entidad tiene responsabilidad en el manejo de sus
operaciones y del adecuado cumplimiento de sus
objetivos, encontrándose dentro de éstos el
correspondiente a sus bienes, significando ello que los
organismos del Estado tienen la responsabilidad directa
para administrar y manejar sus respectivos patrimonios
(recursos y bienes) y están en la obligación de diseñar y
adoptar los mecanismos que les permitan el control y
racionalización de los mismos.

Cesación de responsabilidades
La responsabilidad fiscal cesa en los siguientes casos:
– Por la entrega formal de los bienes suministrados
– Por la comprobación del pago total de los bienes
imputados como faltantes
– Por la reposición debidamente aceptada en razon
de bienes de idénticas caracteristicas y valor
– Por el pago de la compania aseguradora
– Por fallo sin responsabilidad fiscal

Compensaciones
Cuando en la constatación
fisica de bienes devolutivos,
de consumo, servibles e
inservibles en deposito o en
servicio se determinan
sobrantes que hayan
podido confundirse con
otros semejantes o
similares en apariencia,
clase, naturaleza y precio y
habiéndose determinado
faltantes podrán hacerse
compensaciones, previa
evaluacion de las causas .

Compensaciones
No es permitido compensar
bienes que figuren en los
registros identificados como
cuerpo cierto, tales como
maquinas, vehiculos,
electrodomesticos, etc., ya
que su registro se encuentra
individualizado mediante un
numero o una serie.
Se perfecciona con la
autorizacion del competente y
la elaboración de las entradas,
salidas y registros.

BAJA DE BIENES

• Es el proceso mediante el
cual la administracion
decide retirar un bien
definitivamente del
patrimonio de la entidad.
• Se perfecciona con el retiro
fisico, el descargue de los
registros contables y de
inventario y el
cumplimiento de los
requisitos establecidos para
cada caso, según el hecho
que le dio origen.

Clases de Baja

De bienes servibles

Es la salida definitiva de
bienes que se
encuentran en buenas
condiciones pero han
sido considerados
obsoletos técnico o no
son requeridos para el
servicio.

Clases de Baja
De bienes inservibles
La baja procede en
ausencia de una
responsabilidad

Es el retiro definitivo de
bienes que por su
desgaste, deterioro u
obsolescencia fisica, no
son utiles para el servicio
al cual se hayan destinado.

Clases de Baja
Por exoneracion de
responsabilidad fiscal

Se da como resultado
del fallo a favor del
responsable de su
tenencia.

Clases de Baja
Por cesación del
proceso de

Si durante el proceso el
responsable paga el
bien se produce la baja
descargando el valor de
la cuenta
responsabilidades.

Clases de Baja
Por cesación del proceso de

Si durante el proceso el
responsible repone el bien
se suspende el proceso de
responsabilidad fiscal, se
da entrada al nuevo y se
da de baja al que originó
el proceso.

Clases de Baja

Destino a la venta

Es la operación mercantil
consistente en la
transferencia de dominio
de un bien servible o
inservible a cambio de
un precio representado
en dinero

Clases de Baja
Destino a la venta
Ordenada la baja se ordena el
avaluo comercial que permita
establecer el valor unitario o
monto total de los bienes
para venta por lotes. Cuando
no existan funcionarios
capacitados deben
contratarse peritos expertos
en la materia.

El avaluo determina el
procedimiento para la venta.

Propiedades, planta y equipo
Baja de bienes segun la
Contaduría General de
la Nación
Corresponde al proceso
soportado legalmente con un
acto administrativo, mediante
el cual se retiran de las
Propiedades planta y equipo,
los bienes que han sido objeto
de destrucción total o parcial
por siniestro, pérdida o
inservibilidad, el cual se utiliza
como soporte contable para
efectuar los respectivos
registros

Baja de bienes
Las Propiedades, planta y
equipo que hayan sido dados
de baja, deben retirarse
contablemente afectando el
costo histórico, los registros
de depreciación o
amortización acumulada, así
como las valorizaciones,
desvalorizaciones y
provisiones que afecten al
activo correspondiente.

Aquellos activos que no se
encuentren en condiciones de
uso y no están totalmente
depreciados o amortizados,
afectarán la cuenta de gastos
extraordinarios 581033-
Pérdida en baja de
propiedades, planta y equipo,
por el valor residual, afectando
adicionalmente la cuenta
8315- Activos totalmente
depreciados, agotados o
amortizados.

En el evento en que un
bien provisionado sea
objeto de pérdida por un
hecho extraordinario se
afectará la provisión hasta
el monto contabilizado y la
diferencia se llevará a la
subcuenta de gasto
581033- Pérdida en baja
de propiedades, planta y
equipo.

Entrega de almacenes
Se debe tener en
cuenta:
– Acto administrativo
donde se designe el
funcionario que recibe,
indicando el tiempo que
durará la entrega.
– Que el funcionario que
recibe se haya
posesionado en el cargo

• Se procede al conteo fisico y
entrega de elementos
devolutivos y de consumo en
existencia por grupos de
inventario, registrando con
claridad las caracteristicas
de los bienes , cantidad,
valor unitario y total y
estado de conservacion.
• Los bienes inventariados
deben corresponder a los
registrados en los listados y
tarjetas de kardex.


Los borradores de los
inventarios que se
levanten deben
firmarse por quien
entrega y recibe, lo
mismo que por las
demás personas que
intervienen en la
diligencia.

• El funcionario de manejo
debe entregar mediante
inventario los elementos
devolutivos que tenga en
servicio en su dependencia
y los que haya entregado a
empleados, trabajadores o
contratistas que dependan
de el.
• Cuando lleve el control de
los bienes en servicio debe
confrontar los inventarios
individuales con el saldo de
los registros en almacen.

• La entrega total del
almacen se hace
constar en un acta
firmada por todos los
actuantes, dejando
constancia de las
irregularidades,
inconsistencias y
diferencias
encontradas.

Entrega de almacenes cuando se abandona el cargo

• El funcionario competente
designa el funcionario que debe
realizar el inventario fisico y la
entrega de las existencias al
nuevo empleado de manejo.
• Se solicita por escrito a la
Compania aseguradora la
designacion de un
representante.
• Si se conoce el paradero del
almacenista saliente se le
notifica personalmente, o sino
por edicto, indicando la fecha y
hora en que se inicia la entrega.

Entrega de almacenes cuando se
abandona el cargo

Si el almacenista saliente
concurre, se adelanta la
entrega en forma
normal.
En caso contrario se
adelanta la entrega por
parte del funcionario
designado y se dejan las
constancias del caso.

Entrega de almacenes cuando se
abandona el cargo

En el acta se deja constancia
de los elementos sobrantes y
faltantes que aparezcan al
comparar el numero de
unidades fisicas establecidas
en la práctica del inventario
fisico con los registros
actualizados de listados y
tarjetas de kardex.

Entrega de almacenes cuando se abandona el
cargo
Si los registros o tarjetas de
kardex de inventarios
permanentes se encuentran
desactualizados o el empleado
saliente no los pone a
disposición se registran en el
inventario las cantidades fisicas
de cada elemento que se
verifique y sobre este inventario
abre sus tarjetas el nuevo
almacenista.

Entrega de almacenes cuando se abandona el
cargo
Si alguno de los elementos
se requiere con urgencia
es necesario que antes de
su entrega se registre en
el inventario de recibo.
Los elementos que lleguen
durante la diligencia,
seran recibidos por el
almacdenista entrante y
registrados en forma
separada para ser
integrados al termino del
proceso.

Entrega de almacenes cuando se abandona
el cargo
• Se debe establecer un limite
a la entrega contados a
partir de la fecha de
posesion del empleado
entrante.

• Si el nuevo almacenista
inicia su ejercicio sin la
entrega formal de los
bienes asume la
responsabilidad
administrativa y fiscal por
las diferencias en
cantidades y calidad que se
puedan presentar.

Corresponde a los bienes tangibles
que cumplen las siguientes
características:
• De propiedad del ente público.
• Adquiridos a cualquier título,
para usarlos en la prestación de
servicios o en la producción de
bienes, usufructuarlos o
utilizarlos en la administración
del ente público, así como
aquellos que por circunstancias
especiales no están siendo
explotados.

• No están destinados
para la venta en
desarrollo de
actividades comerciales.

• Su vida útil probable
estimada en
condiciones normales
de funcionamiento
excede de un año.

Evidencia documentaria

La propiedad o dominio de
los bienes inmuebles se
determina mediante
escritura pública
debidamente protocolizada,
en tanto que la de los
muebles, a través de
tarjetas de propiedad,
facturas, actas, resoluciones
o actos administrativos.


Valor en libros

Corresponde al valor neto
resultante de conjugar el costo
histórico, amortización,
provisiones, valorizaciones y
desvalorizaciones aplicables a
cada clase de bien, según sea
el caso.

Vida útil
Lapso durante el cual se
espera que un activo pueda
ser usado por un ente público
en la prestación de servicios o
en la producción de bienes, no
obstante considerar
características o
circunstancias tales como,
especificaciones de fábrica,
deterioro por uso, acción de
factores naturales u
obsolescencia por avance
tecnológico, entre otros
conceptos.

Vida útil
• También se considera vida
útil el número de unidades
de producción u otras
similares que el ente
público espera obtener del
activo.

• La vida útil puede ser
modificada cuando
circunstancias especiales,
cambien la capacidad de
producción o de servicios de
las propiedades, planta y
equipo.

Reparaciones o
mantenimiento
Erogaciones en las cuales
incurre el ente público con el
fin recuperar y conservar la
capacidad normal de
producción y utilización de las
Propiedades planta y equipo,
se registran afectando las
Cuentas de gastos o costos de
producción, según
corresponda.

Propiedades, planta y equipo no
explotados

Corresponde a los bienes
muebles e inmuebles que no han
sido objeto de uso o explotación,
así como aquellos que debido a
características o circunstancias
de mantenimiento, no están
siendo utilizados por el ente
público. En esta cuenta no se
incluyen los conceptos de bienes
inservibles y bienes muebles en
bodega.

1605 TERRENOS

1610 SEMOVIENTES



1625 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO

1630 EQUIPOS Y MATERIALES EN DEPOSITO


1636 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN
MANTENIMIENTO

1640 EDIFICACIONES


1643 VIAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESO INTERNAS

1645 PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES

1650 REDES, LINEAS Y CABLES

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO

1660 EQUIPO MEDICO Y CIENTÍFICO

1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

1670 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN


1675 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y
ELEVACIÓN

1680 EQUIPO DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y
HOTELERÍA

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR)

1686 AMORTIZACIÓN ACUMULADA (CR)

1695 PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)

Pérdida del activo
Cuando la pérdida del activo se
constituye en responsabilidad,
por el valor de reposición del
bien, la diferencia entre el valor
de reposición y el valor en libros
del activo retirado, se constituye
como un crédito diferido en la
Subcuenta 291509- Ingreso en la
constitución de
responsabilidades.

Por siniestro

Si el origen del retiro del activo
corresponde a causas
extraordinarias o fortuitas, la
entidad asumirá el valor de la
pérdida que no cubran los
seguros que amparen el activo
de que se trate, afectando la
subcuenta de gastos
extraordinarios, 581006-
Pérdidas en siniestros.


Simultáneamente, deberá
registrarse en las Cuentas
de orden de control, el
valor de las pérdidas
reales como evidencia de
las acciones legales y
fiscales que deben
adelantarse.

Bienes inservibles

Los activos totalmente
depreciados o amortizados, que
sean retirados del servicio, por
considerarse inservibles, se
registrarán en la cuenta de
orden deudora, 8315- Activos
totalmente depreciados,
agotados o amortizados, hasta
tanto se defina su destinación
final.


Aplicación contable
Reconocimiento

Las Propiedades, Planta y
Equipo deben reconocerse
por su costo histórico.

Aplicación contable
Reconocimiento

Los activos recibidos en
cambio, permuta,
donación, dación de pago u
otra modalidad, serán
reconocidos por parte del
ente público que los recibe,
por el valor convenido o, a
falta de éste, por un valor
determinado mediante
avalúo técnico. El ente
público que transfiere el
bien lo retirará por el valor
en libros.

Actualización

Para efectos del
tratamiento contable de
los ajustes
correspondientes a activos
financiados, deben
aplicarse las normas
técnicas y procedimentales
relativas al costo
reexpresado.


Para la actualización de
las Propiedades Planta y
Equipo, podrán aplicarse
como métodos, el costo
de reposición y el valor
de realización
determinado mediante
avalúos

Tratándose de bienes inmuebles
y con fines de revelación en la
información contable, se
consideran como métodos de
reconocido valor técnico los
siguientes: precio de mercado,
valor presente (capitalización de
rentas o ingresos), costo de
reposición y método (técnica)
residual, entre otros.

La selección y aplicación de las
metodologías deberá
considerar la relación costo -
beneficio para la entidad,
procurando evitar erogaciones
significativas, teniendo en
cuenta que los avalúos podrán
efectuarse con personal de la
entidad, con personas
naturales o jurídicas que
cuenten con la idoneidad y
capacidad para su realización
o, con el apoyo de entidades
oficiales. Así mismo, deberá
atender la expectativa
inmediata de la administración,
de acuerdo con la destinación
prevista para el inmueble.


Para efectos contables, los
avalúos deberán considerar,
entre otros, criterios de
ubicación, estado, capacidad
productiva, situación de
mercado, grado de
negociabilidad de los bienes,
eventos generadores de valor
y afectaciones.


Para efectos de enajenación,
adquisición, permuta, cesión a
cualquier título y, en general,
para efectos diferentes a la
revelación en la información
contable, la entidad deberá
establecer el valor del bien
mediante un avalúo técnico
practicado por entidades
especializadas, con estricta
sujeción a las disposiciones
legales vigentes.


El costo de reposición se
establece mediante avalúos o
precios de referencia. Para
efecto de estos últimos, podrán
tomarse como base, los
publicados por organismos
oficiales o especializados tales
como: el Ministerio de
Transporte para los vehículos,
el SICE, el Ministerio de
Agricultura para los
semovientes o el valor
asegurado de los activos.

El registro de la
actualización de los
avalúos quedará
incorporado al cierre del
período contable,
habiendo afectado las
cuentas y subcuentas de
conformidad con la
norma técnica
respectiva.

• Cuando a juicio del representante legal, el valor registrado del
bien no refleje su realidad económica, deberá efectuarse la
actualización respectiva.
• Se debe tener en cuenta como elementos generadores de valor,
aspectos tales como, el cambio de categoría jurídica del suelo; la
modificación del régimen de su uso y, la autorización de un mayor
aprovechamiento del mismo en edificación, bien sea por
modificación del índice de ocupación y/o el de construcción, en el
contexto del POT, de conformidad con la reglamentación
urbanística vigente.
• Los avalúos deberán revisarse teniendo en cuenta la entrada en
vigencia de un nuevo POT o esquema de ordenamiento territorial.

Excepción

Las entidades públicas sujetas a la
inspección y vigilancia de la
Superintendencia Financiera,
seguirán aplicando las metodologías
autorizadas por dicha entidad, para
el avalúo de bienes inmuebles. La
vigencia de los avalúos será la
establecida por ese organismo de
inspección y vigilancia.

Depreciación,
Amortización y Provisión

Las propiedades, planta y
equipo serán objeto de
depreciación, amortización
y provisión.

Depreciación
La depreciación se
calculará sobre el 100% del
valor del activo para cada
bien individual y de ello se
llevará un registro
permanente en Kárdex, así
como un cuadro de
depreciación que formará
parte integral de la
información contable.


El registro contable de la
depreciación
corresponderá a un cargo
a las subcuentas de la
cuenta 5330 –
Depreciación de
Propiedades, planta y
equipo con abono a las
subcuentas de la cuenta
del activo 1685-
Depreciación Acumulada
(CR).

Activos no sujetos a
depreciación

Corresponde a los bienes que
no obstante ser adquiridos con
la finalidad de ser utilizados por
el ente público, por
determinadas circunstancias
aún no han sido puestos al
servicio, al igual que aquellos
que se encuentran en
mantenimiento o no son objeto
de uso o explotación para el
desarrollo del cometido estatal.

Ajustes a la alícuota de
depreciación

La vida útil estimada de un
activo depreciable puede ser
diferente a su vida física, por
lo cual deberá revisarse
periódicamente. Cuando se
compruebe que la vida útil
diferente a la estimada
inicialmente, debe
modificarse la alícuota de
depreciación de tal manera
que se ajuste a la vida útil real
con base en cálculos de
reconocido valor técnico.


Ajustes a la alícuota
de depreciación

Bajo esta circunstancia, el
saldo por depreciar se
distribuirá entre los años
que resten de la nueva
vida útil estimada.

Años de vida útil de activos
depreciables
La vida útil de un activo
depreciable debe definirse por
parte del ente público, en
relación con el servicio esperado
del activo.
En circunstancias normales
pueden considerarse como vida
útil para los activos depreciables,
cuando se utilizan los métodos
de depreciación de Línea recta,
Suma de los dígitos de los años o
Saldos decrecientes, las
siguientes:

TABLA DE DEPRECIACIÓN

ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTIL

Edificaciones 50
Embalses, represas y canales-Obras civiles 50
Embalses, represas y canales-Obras control 25
Equipo y accesorios de generación, transmisión, distribución,
producción, conducción, tratamiento, etc. 25
Torres, postes y accesorios 25
Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios 25
Redes, líneas y cables subterráneos y sus accesorios 25
Plantas y ductos 15

TABLA DE DEPRECIACION

ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTIL

Maquinaria y equipo 15
Barcos, trenes, aviones y maquinaria 15
Equipo médico y científico 10
Muebles, enseres y equipo de oficina 10
Equipo de comunicación y accesorios 10
Equipo de transporte, tracción y elevación 10
Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 10
Equipo de computación y accesorios 5


Modificación a los años
de vida útil
En circunstancias tales como
acción de factores naturales,
deterioro por uso,
obsolescencia, avance
tecnológico o
especificaciones de fábrica,
podrá fijarse una vida útil
diferente y revelar tal
situación en las Notas a los
Estados Contables.


La depreciación debe
determinarse
sistemáticamente mediante la
aplicación de métodos de
reconocido valor técnico,
teniendo en cuenta, en todos
los casos, aplicar el que mejor
refleje el necesario equilibrio
entre los beneficios recibidos,
la vida útil y la distribución del
costo del activo
correspondiente.

El método de depreciación adoptado debe revisarse
periódicamente con el fin de ajustarlo a los cambios
significativos que llegaren a presentarse en el patrón
esperado de beneficios
económicos. Debe cambiarse
cuando circunstancias especiales
lo ameriten, de acuerdo con los
servicios recibidos del activo, caso
en el cual el efecto de dicho
cambio debe cuantificarse y
revelarse en las Notas a los
Estados Contables, indicando las
razones que lo justificaron.

El método adoptado para cada activo debe aplicarse en forma
consistente durante el período, independiente de
consideraciones fiscales o de
rentabilidad, con el fin de
proporcionar comparabilidad
en los resultados de las
operaciones. Son considerados
métodos de reconocido valor
técnico los siguientes: Línea
recta, Número de unidades de
producción u Horas de trabajo,
Suma de los dígitos de los años
y Saldos decrecientes.

Línea recta
Por este método se determina una alícuota periódica constante
para registrarla como gasto durante la vida útil del activo. Se
aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme
en cada período y su cálculo resulta de la siguiente formulación:
Costo del activo reexpresado
Alícuota periódica = -----------------------------------------------
Vida útil estimada del activo

Posibilidad de utilizar un
método de depreciación
diferente

Previa autorización del
Contador General de la
Nación, el ente público podrá
utilizar un método de
depreciación diferente a los
anteriores, para lo cual
deberá presentar un a
solicitud motivada indicando
las características del método
que pretende utilizar.

Depreciación de bienes
usados
La depreciación de los
bienes usados se
determinará a partir del
momento en que se
adquieren y utilizan dichos
bienes, tomando como base
la vida útil restante, de
acuerdo con las condiciones
naturales y capacidad de
producción o de servicio de
los mismos.


Depreciación de bienes
recibidos por donación

La depreciación de estos
bienes se hará con base en
el valor por el cual se
reciben o, el determinado
mediante avalúo técnico,
teniendo en cuenta la vida
útil del bien.

Carta circular 73 de 2007
Ajuste de los valores
absolutos para el
reconocimiento y
revelación contable de
la adquisición y
depreciación de los
activos de menor
cuantia.

Carta circular 73 de 2007

Los activos con valor
igual o inferior a
medio salario
minimo legal vigente
se deben registrar
afectando
directamente el
gasto

Suspensión de la
depreciación
Cuando un activo sea retirado
temporalmente del servicio por
situaciones tales como
mantenimiento, o porque se
encuentran contabilizados en la
cuenta Propiedades, planta y
equipo no explotados, debe
suspenderse la depreciación
hasta cuando empiece a usarse
nuevamente.

Amortización
• La base para el cálculo de la
amortización es el valor del
activo 31 de diciembre. En el
caso de las vías de
comunicación y acceso
internas, el valor del terreno
debe ser excluido cuando
forma parte del bien
amortizable.
• El gasto por amortización
debe reconocerse a partir de
la fecha en que se inicia el
ciclo productivo del bien o a
partir de la fecha en que el
ente público inicia su
usufructo.

Provisión
Deben registrarse provisiones
para reconocer la pérdida por
demérito u obsolescencia
presentada por hechos
extraordinarios o fortuitos;
asimismo, para aquellos
bienes que se encuentran
ubicados en zonas de alto
riesgo, o que requieren
condiciones ambientales
especiales para su
funcionamiento.

Revelación
Deben revelarse en Notas a los Estados Contables, situaciones que
permitan conocer entre otros, los siguientes aspectos:
• Valor total y por clases, de las Propiedades planta y equipo
• Monto de las adquisiciones durante el período
• Monto de los bienes vendidos durante el período y efecto en los
resultados
• Metodología aplicada para la determinación de las depreciaciones o
amortizaciones
• Vida útil o tasa aplicada

• Valor total de la depreciación o amortización asignada al
período
•Metodologías aplicadas para la actualización de los bienes, el
efecto generado y la antigüedad de los avalúos
•Pignoraciones y otras restricciones de orden legal sobre bienes
del Estado
•Justificación de la existencia de bienes no explotados
•Naturaleza de la contingencia o del hecho ocurrido
•Circunstancias de incertidumbre que puedan afectar los
resultados futuros del ente público

!Muchas gracias¡
JAIME ARREGOCÉS MONTERO
Jearregoces5@yahoo.es

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