Consultoría y Formación especializada en incrementar el rendimiento, eficacia, proactividad, compromiso y formas óptimas de trabajar de las personas, con el fin de que contribuyan al máximo en los resultados de negocio de la organización.

1. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 1 | 157
www.incrementis.es
AFRONTAR LOS
IMPREVISTOS Y LAS
INTERRUPCIONES
Fragmento …
Convertimos el talento en acción

2. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 2 | 157
www.incrementis.es
IMPREVISTOS e
INTERRUPCIONES

3. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 3 | 157
www.incrementis.es
IMPREVISTOS

4. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 4 | 157
www.incrementis.es
Imprevistos
De repente:
Una llamada de un
cliente furioso exige
solucionar un problema
de forma inmediata.
Mi jefe me solicita en
su despacho para
encargarme un trabajo
que “debe hacerse para
ayer”.
¿Cómo rendir al máximo si durante el día nos
encontramos con un bombardeo de imprevistos?

5. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 5 | 157
www.incrementis.es
Actuamos con calma y
serenidad. Aceptamos los
imprevistos como algo normal
que ocurre y ocurrirá.
Cómo un reto, no cómo
un obstáculo que nos va a
estresar y paralizar.
Analizamos durante 2 minutos
la dimensión real y los
requisitos de la tarea
inesperada.
Imprevistos

6. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 6 | 157
www.incrementis.es
- Tipos de imprevistos que
recibimos en el día a día -
Ejercicio práctico no 8

7. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 7 | 157
www.incrementis.es
INTERRUPCIONES

8. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 8 | 157
www.incrementis.es
¿El teléfono que
suena?
¿Un aviso de nuevo
e-mail?
¿La visita de un
compañero que
desea hablar
conmigo?
¿Tienes un minuto?
Interrupciones
Todo esto, según estudios, nos ocupa el 30% del
tiempo de trabajo.

9. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 9 | 157
www.incrementis.es
Nos reduce el nivel de concentración, clave para
nuestro rendimiento.
Después de una interrupción, nos cuesta 5-10
minutos volver a nuestro nivel de concentración.
Consecuencias:
Alargamiento de la jornada de trabajo.
Estrés, agobio y cansancio acumulado.
Interrupciones
Es la detención o alteración momentánea de una
acción que estamos realizando, para hacer otra.

10. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 10 | 157
www.incrementis.es
- Nuestros buenos hábitos para
minimizar las interrupciones -
Ejercicio práctico no 34

11. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 11 | 157
www.incrementis.es
Cada vez que toleramos interrupciones en
nuestra atención y concentración mientras
estamos realizando una tarea clave e
importante, perdemos momentáneamente
el foco en ella, disminuyendo nuestro
rendimiento ya que necesitamos un
esfuerzo extra para volver a nuestra tarea.

12. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 12 | 157
www.incrementis.es
Móvil en silencio sin vibración y Outlook apagado.
Pedimos a los compañeros de trabajo que tomen
mensajes por nosotros. (Hacemos lo mismo cuando lo
precisen ellos también). No es egoísmo!
Limitamos el tiempo a las llamada entrantes.
Evitamos las charlas interminables.
Como evitar las interrupciones

13. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 13 | 157
www.incrementis.es
Decimos a la persona que
se para en nuestra mesa
para charlar que nos veremos
después en la máquina de
café.
Pactamos con los compañeros
“momentos de no estar
para nadie”.
Cerramos la puerta del
despacho y ponemos un
“no molestar”.
Acabamos las
conversaciones de forma
educada pero firme.
Como evitar las interrupciones

14. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 14 | 157
www.incrementis.es
¿El jefe siempre pidiendo tareas “para ayer”?
Interrupciones - Jefe
No asumamos que algo es
urgente cuando quizás no lo
es.
Intentemos negociar con él
en base a prioridades.
Le explicamos lo que
estamos realizando y que
decida él.
Nos aseguramos tener un
colchón para situaciones
similares (30% tiempo).

15. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 15 | 157
www.incrementis.es
- Nuestras respuestas adecuadas
para las interrupciones -
Ejercicio práctico no 21

16. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 16 | 157
www.incrementis.es
1. Aprendemos a dejar el móvil en silencio y
escondido.
2. Usamos el buzón de voz.
3. Si llamamos y sale un buzón de voz, decimos el
motivo de la llamada y cuando llamaremos.
A lo largo del día, nos hacen perder eficacia y
concentración en nuestras Tareas Clave.
Consejos:
Llamadas telefónicas

17. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 17 | 157
www.incrementis.es
Llamadas telefónicas
4. Agrupamos las llamadas pendientes en un
bloque de tiempo. (Perdemos menos tiempo y
somos más eficaces).
5. Devolvemos las llamadas al final de la mañana o
al final de día.
6. Los interlocutores irán al grano ya que quieren ir
a comer o a casa.
Consejos:

18. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 18 | 157
www.incrementis.es
URGENCIAS
PERMANENTES
FOCALIZARSE EN
LO IMPORTANTE
OPTIMIZACIÓN DEL TIEMPO: SER MÁS EFICAZ