Presentación gráfica para el curso Auxiliar de Almacén.

1. Documentación comercial básica
AUXILIAR DE ALMACÉN
Gestión documental
Antonio Carrasco

2. Documentación comercial
Tras la gestión comercial, la compraventa de
bienes y servicios debe quedar documentada.
Estos son documentos básicos que la reflejan:
1. El albarán.
2. La factura.
3. La nota de abono (o factura rectificativa).
4. La nota de devolución.
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3. 1. EL ALBARÁN
Gestión documental
Antonio Carrasco

4. ¿Qué es un albarán?
• Nota de entrega que
firma la persona que
recibe una mercancía.
(RAE)
• Documento mercantil
que acredita la entrega
de una mercancía.
(Wikipedia)
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5. Circuito documental de entrega
ORIGINAL
COPIA
ALBARÁN
COPIA
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6. Albarán
• No es obligatorio.
• En ocasiones se entrega la factura
directamente.
• Si las entregas son muy continuas se gestionan
con albaranes y al final del período convenido
entre las partes (semanas, quincenas, meses)
se facturan todas las entregas.
Antonio Carrasco

7. Documento para el vendedor
• Justificante de salida de mercancía del
almacén,
• Una vez firmado, acredita la entrega de la
mercancía al cliente.
• La conformidad del cliente es la base para
elaborar la factura sin problemas.
Antonio Carrasco

8. Documento para el cliente
• Comprobar que lo que recibe
coincide con lo que ha pedido
al vendedor.
• Controlar que la factura que
reciba posteriormente
coincide con el albarán.
Antonio Carrasco

9. Documento para el transportista
• Justifica que ha
entregado las
mercancías que le ha
confiado el vendedor
para que las entregue
al cliente
Antonio Carrasco

10. Requisitos del albarán
• Fecha de salida de la mercancía.
• Identificación del cliente.
• Lugar de entrega.
• Relación de los artículos que se entregan con
su descripción.
• Cantidad de cada uno de los artículos.
• Es conveniente numerar los albaranes.
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11. Contenido mínimo del albarán
• Lugar y fecha de emisión.
• Código o número de albarán.
• Identificación del vendedor (nombre, domicilio,
CIF, teléfono...)
• Identificación del vendedor (nombre, domicilio,
CIF, teléfono...)
• Lugar y fecha de entrega.
• Firma y sello del receptor de la mercancía.
• Cantidad y descripción de los productos.
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12. Clases de albaranes (I...)
• Albarán sin valorar
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13. I.- Albarán sin valorar
• Va acompañado de una factura.
• Contiene sólo la relación de los productos que
se entregan y su cantidad.
• No consta ni el precio de los artículos ni el
precio final.
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14. Clases de albaranes ( ...y II)
• Albarán valorado
Antonio Carrasco

15. II.- Albarán valorado
• No suele ir acompañado de la factura.
• Contiene:
– relación de los productos
– cantidad
– precio individual de cada producto
– descuentos
– impuestos
– importe total
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16. Efectos de la firma del albarán
• Acredita la fecha de la entrega.
– El plazo de pago de las facturas comienza a contar
a partir de la fecha de recepciónde la mercancía.
• Acredita la conformidad de la mercancía
recibida.
– Se da conformidad a la cantidad y calidad.
– Plazo de 30 días desde la fecha de recepción de la
mercancía para reclamar vicios internos.
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17. Recomendaciones para el cliente
• Comprobar que la mercancía coincide con lo
que se ha pedido.
• Comprobar que está en buen estado.
• En caso de no conformidad:
– No firmar el albarán y devolver el pedido.
– Firmarlo e indicar la causa de la disconformidad
de la entraga en un apartado de «observaciones».
• Conservarlo como prueba documental.
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18. Recomendaciones para el vendedor.
• Identificar a la persona receptora que firma el
albarán (nombre y apellidos, DNI, cargo en la
empresa).
• Conservarlo como prueba documental.
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19. 2. LA FACTURA
Gestión documental
Antonio Carrasco

20. ¿Qué es una factura?
• Relación de los objetos o artículos
comprendidos en una venta, remesa u otra
operación de comercio. Cuenta detallada de
cada una de estas operaciones, con expresión
de número, peso o medida, calidad y valor o
precio. (RAE)
• Documento mercantil que refleja toda la
información de una operación de
compraventa. (Wikipedia)
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21. La factura
• Documento comercial obligatorio que el
vendedor está obligado a emitir y entregar al
comprador (original y copia).
• Refleja todos los datos de la operacion y la
contraprestación económica que el comprador
debe satisfacer al vendedor por la adquisición
de bienes o servicios.
• Informa al comprador cómo realizar el pago.
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22. Tipos de facturas
• Factura simplificada (ticket)
– Ventas al por menor.
– Rectificaciones de una factura completa (series).
– No pueden superar los 400€ (IVA incluido).
– Si el comprador no va a deducir el IVA no son
necesarios sus datos fiscales.
• Factura completa
– Resto de los casos.
Antonio Carrasco

23. Contenido de la factura simplificada
• Número de factura (correlativo).
• Fecha de emisión.
• Identificación del vendedor y del comprador
(nombre, domicilio, CIF, teléfono...)
• Cantidad y descripción de los productos.
• Precio unitario y precio total.
• Tipo(s) impositivo(s) o la expresión IVA incluido.
• Contraprestación total.
• Forma de pago.
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24. Ejemplo de factura simplificada
Antonio Carrasco
Fuente: ASINPE

25. Contenido mínimo de la factura completa
• Debe constar la palabra FACTURA.
• Número de factura (correlativo).
• Fecha de emisión.
• Identificación del vendedor y del comprador (nombre,
domicilio, CIF, teléfono...)
• Cantidad y descripción de los productos.
• Precio unitario y precio total.
• Descuentos (si los hay).
• Tipo impositivo, desglosado si es el caso.
• Contraprestación total.
• Forma de pago.
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26. Ejemplo de factura completa
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27. 3. NOTA DE ABONO
(FACTURA RECTIFICATIVA)
Gestión documental
Antonio Carrasco

28. Factura rectificativa
• Desde la entrada en vigor del nuevo
Reglamento de Facturación el 1 de enero de
2013, la denominación Nota de abono o
Factura de abono ha dejado de utilizarse
pasando a ser sustituida por el término
FACTURA RECTIFICATIVA.
• Deben de estar numeradas con una serie
específica para ellas.
Antonio Carrasco

29. Contenido de la factura rectificativa
• Las palabras FACTURA RECTIFICATIVA
• Número y serie diferente de la factura original.
• Identificación de la factura que rectifica.
• Elementos que se modifican.
• Puede emitirse con los contenidos de una
factura simplificada.
• No es obligatorio indicar la causa que motiva
el abono o rectificación.
Antonio Carrasco

30. Ejemplo de factura rectificativa
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31. 4. NOTA DE DEVOLUCIÓN
Gestión documental
Antonio Carrasco

32. ¿Qué es una nota de devolución?
• Es un documento que avala que un servicio o
bien vendido ha sido devuelto por el comprador.
• Se expide cuando la empresa detecta un defecto
en el bien vendido, o cuando el servicio muestra
deficiencias.
• Puede ser emitido por el prestador de los
servicios o vendedor de los bienes.
• Si es posible debe ser firmado por el comprador.
Antonio Carrasco

33. Política de devoluciones
• Las empresas tienen establecidas unas reglas
para admitir devoluciones de productos o
servicios vendidos.
• La nota de devolución, cumplimentada
correctamente, servirá para emitir una factura
rectificativa (nota de abono).
Antonio Carrasco

34. Contenido de la nota de devolución
• Número de documento.
• Identificación del vendedor.
• Identificación del comprador.
• Numero de la factura de compra.
• Descripción del producto.
• Cantidad y precio unitario.
• Causa de la devolución.
• Datos del receptor de la devolución (nombre,
cargo en la empresa, lugar de recepción).
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