INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA ESTUDIO PARA LA VALORACIÓN Y ELABORACIÓN DE LA TRD

1. 1
NOMBRE DE LA EMPRESA
INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA ESTUDIO PARA LA VALORACIÓN Y
ELABORACIÓN DE LA TRD
El estudio de unidades documentales debe aplicarse a cada dependencia
administrativa productora de documentos. Este instrumento comprende dos
partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental
producida por dicha oficina.
I. ENCUESTA ESTUDIO DEPENDENCIAS
1. NOMBRE DE LA OFICINA: Debe colocarse el nombre de la unidad
administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus
funciones.
2. UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: Teniendo en cuenta el
organigrama de la entidad se señalará la unidad administrativa de la cual
dependa la oficina objeto de estudio.
3. FUNCIONES: Teniendo en cuenta los estatutos internos y/o los manuales de
funciones y de procedimiento se anotarán aquellas que correspondan
específicamente a la oficina en cuestión.
4. DOCUMENTOS QUE GENERA: Se identificarán y anotarán las Unidades
documentales que se generan en la oficina, las cuales son el resultado del
ejercicio de las funciones que le han sido asignadas.
II. ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL (Favor aplicar una encuesta
para cada unidad documental y utilizar formatos adicionales cuantas veces
sean necesarias)
Ø NOMBRE DEL DOCUMENTO: Debe registrarse el nombre que le asigna la
oficina que la tramita o conserva.

2. 2
Ø DESCRIBA EL TRÁMITE QUE SIGUE: Se debe anotar la función específica
para la cual se genera esta unidad documental.
Ø ORIGINAL, NÚMERO DE COPIAS: Se especifica el destino del original y de
cada una de las copias que se produzcan.
Ø ANEXOS QUE ACOMPAÑAN EL DOCUMENTO: deben señalarse todos los
documentos que se produjeron en la tramitación del asunto y que se deben
incluir como anexos.
Nombre del documento:
Describa el trámite que sigue:
Original: 1ª Copia: 2ª Copia:
Anexos que acompañan el documento:
Nombre del documento:
Describa el trámite que sigue:
Original: 1ª Copia: 2ª Copia:
Anexos que acompañan el documento:
Nombre del documento:
Describa el trámite que sigue:
Original: 1ª Copia: 2ª Copia:
Anexos que acompañan el documento:

3. 3
Nombre del documento:
Describa el trámite que sigue:
Original: 1ª Copia: 2ª Copia:
Anexos que acompañan el documento:
Nombre del documento:
Describa el trámite que sigue:
Original : 1ª Copia: 2ª Copia:
Anexos que acompañan el documento:
Nombre del documento:
Describa el trámite que sigue:
Original : 1ª Copia: 2ª Copia:
Anexos que acompañan el documento:
5. DE LOS DOCUMENTOS MENCIONADOS ANTERIORMENTE, FAVOR INDICAR
SI SON DE CARÁCTER OFICIAL Y QUÉ PERIODOS DE CONSERVACIÓN
AMERITAN O ESTÁN REGLAMENTOS: Se debe indicar si todas las unidades
documentales mencionados son de uso exclusivo de la entidad e indicar
igualmente su periodo de gestión o trámite y luego por cuánto tiempo debe
pasar a un archivo central, o si su importancia amerita conservación total.

4. 4
6. ¿REALIZA SELECCIÓN Y DESCARTE DOCUMENTAL?: Se anotará si o no de
acuerdo a las labores archivísticas que desarrollen tendientes a la separación
y eliminación de copias o documentos que no tengan valor administrativo ni
histórico.
7. ¿QUÉ NORMAS REGULAN LA PRODUCCIÓN, EL TRÁMITE Y LA
CONSERVACIÓN DE SUS DOCUMENTOS?: Debe anotarse la legislación y la
normatividad existente tanto a nivel general (leyes, códigos, decretos,
reglamentos, entre otros) como al interior de la entidad. Asimismo, debe
señalarse si la práctica se deriva de una costumbre o rutina institucional.
8. ¿QUÉ METODO DE ORDENACIÓN UTILIZA PARA LA CONSERVACIÓN DE SUS
DOCUMENTOS?: Deberá señalarse la clasificación y ordenación establecidas
en la oficina para archivar los documentos. Podría darse como ejemplo una
clasificación orgánico-funcional, una ordenación temática por asuntos o
numérica por cronológica.
9. ¿CUÁL ES EL ESTADO DE CONSERVACIÓN DE SUS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO?: Debe señalarse si la Unidad Documental está BUENA, REGULAR,
o MALA; indicando en lo posible si el deterioro es físico (rasgado, arrugado,
doblado, quemado), químico (acidez de las tintas y del papel) y biológicos
(ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores).
Bueno Regular Malo
10.¿QUÉ VALORES DE LOS QUE SE MENCIONAN A CONTINUACIÓN, POSEEN
LOS DOCUMENTOS QUE PRODUCE?: Se trata de indicar las características
propias del ciclo vital de las unidades documentales, para determinar sus
periodos de conservación.
ADMINISTRATIVO TÉCNICO LEGAL FISCAL
CONTABLE O FINANCIERO HISTÓRICO OTROS
11.¿SUS DOCUMENTOS DE ARCHIVO HAN SIDO OBJETO DE TRANSFERENCIA
A OTROS ARCHIVOS?: Deben consignarse los traslados de las Unidades
Documentales mencionadas efectuados internamente en la entidad, es decir,
de la oficina productora al archivo. Es necesario consignar, además, la
periodicidad con que se hacen dichas transferencias.

5. 5
12.¿LOS DOCUMENTOS DE SU ARCHIVO DE GESTIÓN SON CONSULTADOS
POR SU OFICINA Y OTRAS OFICINAS?: Deben registrarse los usuarios
internos (administración) y externos (otras entidades y particulares) de las
unidades documentales.
13.¿QUÉ PROBLEMAS GENERALES HA OBSERVADO EN LA RECEPCIÓN,
PRODUCCIÓN, TRÁMITE Y CONSERVACIÓN DE SUS DOCUMENTOS?: Debe
anotarse cualquier anomalía que incida en la producción, recepción, uso,
circulación y conservación de los documentos, como pasos y/o copias
innecesarios, falta de claridad en la ejecución de procedimientos y funciones.
14.¿DESEA AGREGAR ALGUNA INFORMACION ÚTIL PARA EL DESARROLLO DE
ESTA INVESTIGACIÓN?: Se anotarán todos aquellos datos que se consideren
pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas anteriores.
15.Funcionario Entrevistado:
Nombre y Cargo:
Teléfono: Correo Electrónico:
Ciudad y fecha: