Es un buen trabajo

1. ¿CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL?
La administración documental es muy importante en una compañía ya que con
este sistema nos permite organizar, controlar y centralizar los documentos.
Con este sistema, se pueden personalizar los documentos de salida de la
empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos.
También se podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada
como de salida de su empresa, nos permite un fácil almacenamiento y
búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.
ASPECTOS LEY 594 DE 2000
Categorización de los archivos públicos
Se clasifican ya sea como:
-Archivo Jurídico del Estado: estos comprenden los archivos generales de la
nación, departamentales, municipales y distritales.
-Archivos Territoriales: estos comprenden el territorio nacional, conformando
también las tribus indígenas
-Archivos según la organización del Estado: estos comprenden las ramas
Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Órganos de Control y los Organismos
Autónomos.
Administración de archivos
La administración de archivos es:
-Obligatoria ya que el estado debe preservar los archivos de orden original.
-La administración debe ser responsable con el manejo de los archivos
-La administración deberá garantizar los espacios y las instalaciones
necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
-Los documentos de administración publica son propiedad y manejo del estado
Gestión de documentos
Los archivos se clasifican en:
-Archivo de gestión: Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados.
-Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva.

2. -Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente.
-Para gestionar mejor los documentos las entidades deberán elaborar
programas para el uso de las nuevas tecnologías
Acceso y consulta de los documentos
-Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos
públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carácter reservado de la Constitución o a la ley.
-Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico, las instituciones
suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de
reproducción que no afecte la conservación del documento.
Salida de documentos, control y vigilancia
-Los archivos administrativos solo podrán salir por motivos legales y el Estado
deberá autorizarlo, esto mismo sucede con los documentos históricos.
-El Estado deberá ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados
de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas
naturales o jurídicas de carácter privado.
ACUERDO 027 DE 2006
-Los archivos se clasifican según su tipo, su función, según lo emitido por este,
cada archivo es muy importante por que va emitido a alguien y con un asunto
en especial.
-Los archivos deben tener un espacio para su almacenamiento, deben de ser
muy bien cuidados y cada uno debe tener un código, también se debe tener
una copia autenticada.
-Los archivos deben estar clasificados según lo que representen para el país y
podrán ser vistos por cualquier persona según el estado de este.
-Los archivos deberán ser vigilados por el estado siguiendo un protocolo y
tener copias de estos por caso de perdida o destrucción y deberán gestionarse.
-Los archivos cada uno tiene un valor como los jurídicos, históricos, primarios,
segundarios, etc.