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CLAVES TECNOLÓGICASDE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA- PEC2
Jaime AlejandreBoettcher
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PROYECTO DE ADAPTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACION ADMINISTRATIVA A
LOS REQUERIMIENTOS DE LA E-ADMINISTRACIÓN
Las principales barreras tecnológicas a las que enfrenta un proyecto de
adaptación a la e-administración
1. MARCO NORMATIVO
La teoríasobre la administraciónelectrónicainsiste constantemente en que sus ventajas para
la Administración pública son el ahorro de costes, una simplificación de los procedimientos
administrativos y una reducción del tiempo, y para el ciudadano/administrado el ahorro de
tiempo y la superación de las barreras físicas para la realización de trámites de forma
presencial. Esta misma teoría condujo a la aprobación de la Ley 11/2007, de 22 de julio, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, hoy ya derogada pero que
estableció de forma expresa y firme la obligación de las Administraciones públicas a
relacionarse con los ciudadanos de forma electrónica.
La cuestión es que después de 10 años se asume la realidad y se ve reforzada por el carácter
imprescindible y básico legal del compromiso de las administraciones públicas con la
aprobaciónde la Ley39/2015, de 1 de octubre,el procedimiento administrativo común de las
administraciones públicas (que deroga la Ley 11/2007) y la Ley 40/2015 , 2 de octubre, del
régimen jurídico del sector públicoi
.
Se evolucionadesde un voluntarismo público como manera de avanzar tecnológicamente en
losprocedimientosadministrativos funciona hacia posiciones donde la obligación del castigo
es más eficaz, -especialmente si la infracción normativa puede significar perder un recurso
contencioso administrativo con obligación de indemnización por daño patrimonial por el
funcionamiento normal o anormal de la propia Administración-, o por vulneración de los
derechos de los ciudadanos.
En esta introducción, es importante destacar que en la Ley 39/2015, se recogen y amplían los
derechos de los individuos en sus relaciones con las administraciones públicas por medios
electrónicosii
, entre los cuales destacamos los siguientes:
 A comunicarse con las administraciones públicas a través de un punto de acceso
general electrónico de la administración.
 A ser asistido en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las
administraciones públicas
 A obtener y utilizar los medios de identificación y firma electrónica que prevé la ley
39/2015
 A la protección de datos de carácter personal y en particular en la seguridad y
confidencialidadde losdatoscontenidosenlosficheros,sistemasyaplicaciones de las
administraciones públicas.

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Además, en todo el articulado legal aparecen otros derechos de los ciudadanos en su
interacciónconlasAdministraciones Públicasiii
, tales como, el derecho de las personas físicas
para elegiren todomomentoel modoenque se comunican con las administraciones públicas
para ejercer sus derechos y obligaciones a través de medios electrónico, a no aportar
documentos que han sido elaborados por cualquier administracióniv
, a solicitar en cualquier
momento copias auténticas de documentos públicos y del procedimiento administrativov
, a
consultarencualquiermomentoel estadode lasactuacionesde lasque son parte interesadavi
o a no presentardatosy documentosnoexigidos por las normas aplicables al procedimiento.
2. CARACTERÍSTICAS DE LAS RELACIONES DE LA ADMINISTRACION POR MEDIOS
ELECTRÓNICOS
Además,laleyestableceunaserie de sujetosobligadosarelacionarse conlasadministraciones
públicas por medios electrónicos, incluyendo a los empleados públicos para los
procedimientosy trámitesque efectúen porrazónde sucondición,tal comose especificaenel
Reglamento,yobligandoencualquiercasoa laspersonasjurídicas, además de a entidades sin
personalidad jurídica o a personas que pertenezcan a colegio profesional.
Por otra parte,la Ley40/2015, del 2 de octubre,del régimenjurídicodel sectorpúblicoincluye
los principios que han de regir las administraciones y cómo han de relacionarse entre sí. De
hecho, deja muy claro la obligación de interactuar entre sí y con sus órganos de gobierno,
organismos públicos y entidades asociadas o dependientes mediante medios electrónicos.
Estos mediosdebengarantizarla interoperabilidadylaseguridad de los sistemas y soluciones
adoptadaspor cada una de ellas,debe garantizarlaprotecciónde datosde carácter personal y
deberá facilitar la prestación conjunta de servicios preferiblemente ésos interesadovii
.
Esta misma ley, establece los parámetros del funcionamiento electrónico del sector público
bajo los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad,
disponibilidad,accesibilidad,neutralidade interoperabilidadviii
yutilizando en su desarrollo de
estándares abiertos u otro usoix
generalizado por los ciudadano. También establece cuáles
deben ser los sistemas de identificación de las administraciones públicas, sistemas
automatizadosde lafirmaelectrónicadel personal al serviciode lasadministracionespúblicas,
el intercambioelectrónicode datosenentornoscerradosde comunicación,aseguramiento de
la calidad y la interoperabilidad de las firmas electrónicas y archivo electrónico de
documentos.
La interoperabilidadylaseguridadde estasrelacionesdebenseguir tantoel esquemanacional
de interoperabilidadyel esquemanacionalde seguridadrespectivamente, para garantizar los
derechos antes mencionados.

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Como resumen de esta primera parte, todo este corpus legal pretende actuar como una
palanca de cambio y contribuir a la superación de las barreras típicas en el desarrollo de la
administración electrónica:
 Insuficiente penetración de las TIC en la poblaciónx
.
 Usabilidad, accesibilidad y falta de experiencia en el uso de las TICxi
 Desconfianza en los medios electrónicos de intercambio de informaciónxii
 Ignorancia de la existencia de la administración en línea
 Sospecha de la administración con la seguridad electrónica
 Falta de integración de las diferentes administraciones
 Problemas de financiación y medios de comunicaciónxiii
La adaptación de portal de conciliaciones administrativas de la
Generalitat de Cataluña a la administración electrónica
1. INTRODUCCIÓN
La conciliación es el trámite previo antes de presentar una demanda judicial en el Juzgado
Social.La finalidades,precisamente,evitarel procedimiento judicial con un acuerdo entre las
partesensituacionesde conflictocomodespidos,cambiossubstancialesenlascondiciones de
trabajo,etc. Si finalmente hay demanda en el Juzgado Social, hay que acreditar el intento de
conciliación previo aportando el certificado del acta de conciliación.
Es un trámite obligatorio, que se iniciasiempre ainstanciadel trabajadorque quiere impugnar
el despido(exceptuandoalgunoscasosprevistosenlaLeyreguladorade lajurisdicciónsocial).
Se puede iniciar de forma telemática a través del portal de conciliacionesxiv
(con firma
electrónica) obienpresencialmente. La papeleta de conciliación se ha de dirigir a los órganos
de conciliacióndel lugarde la prestación de los servicios o del domicilio de los interesados, a
elección de la persona solicitante.
Este portal está disponible para los Servicios Territoriales de Girona, Barcelona, Tarragona,
Terres de l'Ebre y Lleida, y para las Unidades de Conciliación de Terrassa, Sabadell, Mataró,
Manresa, Granollers, Cornellà, Reus, Vic i Vilanova i la Geltrú.

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2. ALGUNOS DESAFIOS CON RESPECTO A LAS RELACIONES CON CIUDADANOS POR MEDIOS
ELECTRÓNICOS Y APUNTE DE LOS ELEMENTOS A TENER EN CUENTA
Actualmente, el procedimiento administrativo para la realización de las conciliaciones en
ámbitoadministrativose realizamayoritariamente usando papel. Desde la publicación de las
nuevas normas administrativas, el Servicio ofrece a los ciudadanos y a las empresas la
posibilidadde completarel procesode formatelemática,desde lapresentación de la solicitud
hasta ofrecer todos los derechos electrónicos que hemos visto en el primer apartado
introductorio, al menos con las mismas garantías que se tienen con el actual procedimiento
físico. Para ello,existe unaplicativoinformáticoque gestionalarecepciónde lassolicitudes,las
evalúaypermite el señalamientode lasvistasparala realizaciónde losactosde conciliación.El
aplicativo facilita la realización del acta de conciliación, y las notificaciones de las citaciones
derivadas de las solicitudes de conciliación que son admitidas.
Por tanto, es posible actualmente iniciar el procedimiento mediante el envío de solicitud
electrónica,confirmaelectrónica,rellenandoformularioelectrónico,peroexistenquejastanto
respectoa problemastecnológicos(versiónde java,versión del sistema operativo, etc), como
faltade flexibilidadenlagestiónde lassolicitudes(dificultadde obtenercitasseguidasparalos
actos de conciliacióncuandose presentamásde unasolicitud,o para que éstos se realicen en
una misma sala, etc.).
Los principales desafíos tecnológicos serán transformar un sistema de gestión que no está
actualmente preparado para el manejo y procesamiento de casos y desarrollar para que sea
interoperable con otras plataformas y herramientas, y por otro lado, para construir un nuevo
entorno de comunicación e información con aquellos ciudadanos y empresas que
obligatoriamente deben acudir al Servicio de Conciliaciones para poder interponer demanda
judicial en Juzgados de lo Social por despidos o sanciones, y lo quieren hacer de forma
electrónicaconlasmismasgarantías que cuandointerponensolicitudpresencialmente usando
el registro administrativo.
Algunos temas que hay que tener en cuenta, de forma resumida:
A) Para empezar a cumplir con uno de los principios generales de la Ley 39/2015: el principio
de transparenciay publicidaddelprocedimiento,facilitandoel accesopormedioselectrónicos
de losciudadanosa la informaciónyel procedimientoadministrativo, es necesario establecer
el catálogode procedimientosyserviciosdel Servicio. El Portal de Conciliaciones debe ofrecer
una flexibilidad para hacer modificaciones en el catálogo de los procedimientos que puede
llevaracabo el personal de la administración con poco conocimiento técnico, para ingresar la
información utilizando el lenguaje HTML, por ejemplo. Actualmente la gestión técnica del
Portal electrónico está externalizado, y se ha pedido al proveedor mayor capacidad para que
podamos realizar cambios desde el mismo Servicio de Conciliaciones.
B) Para cumplir con los derechos de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con el
Serviciode Conciliaciones, de forma que puedan formular peticiones, solicitudes, presentar

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cualquierreclamación,etc., hasidonecesario actualizarlosdiferentes formularioselectrónicos
según si la solicitud es de despido, sanción, u otra de las causas que permiten iniciar el
procedimiento de conciliación, y también la adaptación del sistema para poder agrupar
solicitudes en el caso de que el presentador quiera realizar más de una conciliación en el
mismo día. También es necesario actualizar la forma de comunicación con los ciudadanos,
complementandolanotificaciónadministrativa de la citación para el acto de conciliación, con
otras formas de comunicación usando correo electrónico o sms de aviso de recepción de
dichas citaciones.
C) Se ha tenidoen cuenta el principio de proporcionalidad establecido en la Ley 39/2015, a la
vez para exigir garantías y medidas de seguridad y solicitar únicamente los datos necesarios
para poder realizar el acto de conciliación; en este sentido hemos establecido dos tipos de
procedimientos: aquellos que no se pida para la autenticación del solicitante (quejas y
sugerencias,solicitudde cita,etc.) peroque luegonopuede serobservadoenel registrooficial
del Servicio. Aquellos que necesitan una autenticación del solicitante para su presentación
(presentación de solicitudes de conciliación, incidencias posteriores sobre el acta de
conciliación, etc.).
D) Cuandoun ciudadano presentaunasolicitud,laleyestablece que los registros electrónicos
deben emitirautomáticamente un acuse de reciboconsistente en una copia autenticada de la
carta, incluyendolafechayhora de presentaciónyel númerode entrada en el registro, por lo
que se ha tenidoque instalarunsellode tiempoyuncódigo de validación de documentos; en
la páginade la oficinavirtual del Portal de Conciliaciones también se ha tenido que instalar el
validador para ver estos documentos.
E) Segúnlamencionadaley 39/2015, el ciudadano también tiene el derecho a informarse por
medios electrónicos del estado de los procedimientos y a obtener copias electrónicas; Por
tanto,se ha incorporado dentro del Portal de Conciliación, ligado a cada expediente iniciado
por solicitud, la «carpeta del ciudadano", donde cada presentador tiene acceso al recibo de
registroelectrónico,puede verificarel estadode sussolicitudesy puede obtener una copia de
los documentosxv
.
3. PROBLEMAS DE IMPLEMENTACIÓN
Nosencontramosconel problemade tener que utilizar un certificado digital reconocido para
autenticarse yaccedera losdocumentos.Además,lasaplicacionesque permitenrealizarfirma
electrónica de documentos no se gestionan desde un gestor de archivo suficientemente
sofisticado, por lo que sólo es posible garantizar el servicio para aquellos procesos simples
tales como solicitar un certificado, o la capacidad para dar al ciudadano la situación de su
expedientede conciliación,peroenel casode solicitaruna incidenciasobre el expediente, o la
aportaciónde documentosendiferentesformatos, faltaconfigurar un gestor de registros que
presente prestaciones de mayor integración.

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Comose ha dichoantes, lamayoría de los problemastecnológicosque se plantean esel hecho
de disponer de los sistemas necesarios para proveer todos los servicios, de forma integrada,
sinolvidarque laimportanciade mantenerunaatención cara a cara con el fin de no aumentar
la brecha digitalxvi
con la parte de la población que no quiere o no puede utilizar los medios
electrónicos.Esnecesario integrar los distintos sistemas, ya sea de su propia administración,
con lasofrecidasporel Consorci AOC y los diferentes Servicios del Departamento de Trabajo,
Familia y Asuntos Sociales de la Generalitat de Cataluña, del cual depende el Servicio de
Conciliación administrativa, para que los ciudadanos puedan acceder a todos los servicios
desde el mismo punto sin notar que se está cambiando de servidor. Al mismo tiempo el
principal problema que tiene el ciudadano es el uso de certificados digitales, por lo que
necesita para el estudio de los sistemas de autenticación más accesibles que siempre
mantienen una autenticación segura.
En paralelo, hay que llevar a cabo un proceso de simplificación de los procesos actuales en
soporte papel, yel desarrollode nuevosprocesosidentificados y diseñados ab initio de forma
electrónica. Junto a la simplificación, hay que gestionar aspectos vinculados a la gestión del
cambio. Sin olvidar el contexto de recortes presupuestarios con recursos escasos, no sólo
económicossinode personal,conlaconsecuente faltade espacioparala reflexión del cambio
porque "día a día" no lo permite. Otro tema en sintonía es la necesaria formación de los
cambiosen software y hardware, y de los nuevos servicios como notificaciones electrónicas,
registro de solicitudes, etc al personal interno, tanto a los letrados conciliadores como al
personal de administración.
Para acabar esta enumeración de áreas a tener en cuenta en la implementación, también es
importante la valoración del impacto que los cambios traen en relación a la protección de
datospersonalesyotra informaciónsensible ya que este proyecto afecta a un grupo sensible
como son las relacioneslaborales,enunaspectodelicado como son los despidos, sanciones y
otros conflictos susceptibles de acuerdo en conciliación, que son por otro lado comunes a
todos los países UE, y que aún siendo un problema sectorial (laboral), existen estudios que
potencian la existencia de un mercado único digital xvii
.
i Acotamos el marco legal a las dos nuevas leyes administrativas que se mencionan, pero sin olvidar que
dicho marco regulatorio es mucho mayor (políticas infraestructuras, de acceso, de seguridad, leyes de
propiedad intelectual, etc), como se menciona en concreto en el apartado 1.4.5. de Claves tecnológicas
de la Administración electrónica, Ismael Peña-López, Materiales docentes de la UOC, UOC.
ii Artículo 13 del capítulo I del título II de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento
administrativo común de las administraciones públicas.
iii Artículo 14 del capítulo I del título II de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento
iv Artículo 28 del capítulo I del título II de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento
v Artículo 27.4 del capítulo I del título II de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento

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vi Artículo 53.1 del capítulo I del título II de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento
vii Article 3.2 de la Ley 40/2015, de 2 de octubre, de régimen jurídico del Sector Público.
viii Fundetec (2016). Europa sienta los cimientos del mercado único digital. Disponible en
http://www.fundetec.es/reportajes/europa-sienta-los-cimientos-del-mercado-unico-digital, 2 de
noviembre de 2016.
ix Me interesa traer a colación la importancia de hablar de accesibilidad pero también de usabilidad
como “medida empírica y relativa acerca de lo fácil, rápido y agradable que es utilizar un determinado
producto o servicio”, pág. 57 de Claves tecnológicas de la Administración electrónica, Ismael Peña -
López, Materiales docentes de la UOC, UOC.
x Sería importante una mayor presencia en redes sociales de los Servicios de las Administraciones
Públicas. La existencia de perfil en facebook, twitter, y otras redes del Portal de Conciliaciones serviría
para a) difundir los cortos plazos de caducidad (20 dias desde el despido, y si no se pierde el derecho a
indemnización) de la reclamación por inconformidad en el despido; b) las experiencias personales
reducirían el miedo que sienten ciertos colectivos (inmigrantes, empleadas del hogar, etc.) a interponer
reclamaciones ante una administración. Como dicen Mercé Guillen y Ismael Peña -López en “Xarxes
Socials i Professionals a l’empresa”, UOC y SOC, publicado por el Departament d’Empresa i Ocupació de
la Generalitat de Catalunya, apartado 2 “Xarxes socials i comunicación”, hace falta establecer un
verdadero plan de comunicación para ello.
xi Como complemento a lo dicho, subrayar la importancia de los esfuerzos de medición de la sociedad
de la información como se dice en el apartado 1.6 de Claves tecnológicas de la Administración
electrónica, Ismael Peña-López, Materiales docentes de la UOC, UOC, en el sentido que existen
diferentes criterios de valoración del nivel dedesarrollo TIC quepublican organismos internacionales,en
los que por cierto España y Cataluña no salen mal paradas.
xii No mencionamos en el texto, pero aquí sí, el impacto creciente en los servidores de l a Generalitat de
Cataluña de los ataques informáticos, y de la dificultad de gestionar medidas de seguridad en un
entorno (varios entornos) que engloban alrededor de 160.000 empleados públicos. Ver apartado 3.3. de
Claves tecnológicas dela Administración electrónica,Ismael Peña-López, Materiales docentes de la UOC,
UOC.
xiii Sólo apuntar que los costes de inversión en software serían mucho menores si hubiese una voluntad
real de compartir aplicativosy herramientas entre administraciones para aquellas actividades comunes,
como por ejemplo aplicativos de contratación electrónica tiene la Generalitat de Cataluña el suyo y el
Ayuntamiento de Barcelona también ha invertido importante presupuesto en crear el suyo propio…. Tan
diferente es la realidad de contratación en la ciudad de Barcelona respecto del resto de Cataluña?
xiv http://conciliacions.gencat.cat/gescon_internet/AppJava/start.do?set-locale=ca_ES
xv Interesante mencionar aquí el potencial de uso y gestión de los datos incorporados al aplicativo, que
deberían ser tomados en cuenta dentro de los aspectos positivos de las Inversiones que se tengan que
realizar, en el sentido de mejora del conocimiento de los usuarios/ciudadanos para ofrecer mejores
servicios públicos, o para ofrecer Open data en el ámbito laboral, y en concreto de despidos y la forma
cómo se producen, de evidente relevancia social. Ver apartado 2.5 de Claves tecnológicas de la
Administración electrónica, Ismael Peña-López, Materiales docentes de la UOC, UOC.
xvi Por contraposición, interesante el concepto de capacitación digital en sus diferentes vertientes de
alfabetización tecnològica, informacional, multimèdia, identidad digital y e-Awareness en Claves
tecnológicas de la Administración electrónica, Ismael Peña-López, Materiales docentes de la UOC, UOC,
punto 1.4.2. págs. 22-23.
xvii European Comission [2016]. Digital Single Market. [Internet]. Disponible en
<https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/digital-single-market>. 1 de novembre de 2016.

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