El Project Manager y la gestión de los contratos

El Project Manager y la Gestión del
Contrato con el Cliente

José Rafael Alcalá Francisco Javier Rodríguez
Vocal PMI Madrid Vicepresidente 1º PMI Madrid
Responsable Servicios a Socios

(joserafael.alcala@pmi-mad.org) (javier.rodriguez@pmi-mad.org)

Reunión mensual de socios PMI Madrid Spain Chapter
28 de febrero de 2012

Agenda

Ciclo de vida de un proyecto.
El “contrato” con el cliente en PMBOK® Guide.
El contrato con el cliente en el ciclo de vida de un proyecto.
Elementos de un contrato:
Aspectos generales. Aceptación.
Alcance. Facturación y términos de pago.
Precios Cobro.
Planificación de pedidos. Garantía.
Emisión de pedidos. Aspectos legales.
Entregas. Reconocimiento de la venta.
Conclusiones.

Ciclo de vida de un proyecto

Ejecución
Ejecución
Inicio
Inicio Planificación
Planificación Cierre
Cierre
Seguimiento & Control
… …
• Oportunidad de • Documento de • Planificación del Proyecto (project • Verificación de
Negocio (business Creación de plan): que se han
case). Proyecto (project Planificación del alcance alcanzado los
charter). Planificación de tiempos objetivos del
Planificación de costes proyecto.
Planificación de la calidad • Lecciones
Planificación de recursos aprendidas.
Planificación de las • Aceptación del
comunicaciones cliente.
Planificación de riesgos
Planificación de las
adquisiciones

El “contrato” con el cliente en PMBOK®
Guide
El PMBOK® Guide, únicamente menciona el contrato con el cliente como una de las
entradas al proceso de desarrollo del acta de constitución del proyecto (project
charter), dentro del grupo de procesos de iniciación y dentro del área de
conocimiento de gestión de la integración del proyecto.

Fuente: “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Fourth Edition

El contrato con el cliente en el ciclo de
vida de un proyecto
• Verificación de
que se han
alcanzado los
objetivos del
• Documento de proyecto.
• Oportunidad de Creación de • Planificación del • Lecciones
Negocio (business Proyecto (project Proyecto (project aprendidas.
case). charter). plan). • Aceptación del
cliente.
… …
Ejecución
Ejecución
Inicio
Inicio Planificación
Planificación Cierre
Cierre

Desarrollo
Desarrollo Creación de
Creación de Ganar la
Ganar la
Desarrollo de Identificación
Desarrollo de Identificación oportunidad Preparación
Preparación
oportunidad la solución
la solución oportunidad
oportunidad
negocio
negocio oportunidad
oportunidad (sales case) entrega
entrega
(sales case) (bid)
(bid) (negociación)
(negociación)

• Selección del • Ir / no ir • Ofertar / • Aprobación / no • Trato / no • Comienzo de
cliente no ofertar aprobación trato la entrega
• Contrato

Elementos de un contrato

Un contrato puede definirse como el mecanismo que describe la conversión de unos
productos o servicios por parte de un proveedor (esto es, el alcance desde el
punto de vista del contrato), en dinero (u otro medio aceptado de pago)
proporcionado por el cliente que paga al proveedor por esos productos o servicios.
Es también el lugar en el que se describen los detalles sobre cómo se desarrollará la
relación contractual entre el cliente y el proveedor.
Los contratos han de ser simples, en el sentido de que deben definir claramente las
responsabilidades y obligaciones contractuales de las partes.
En la correcta redacción de los términos de un contrato pueden participar
diferentes expertos de diferentes departamentos (pre-venta, operaciones, finanzas,
logística, …).
Sin embargo, por la propia secuencia del ciclo de vida de proyecto, podría darse el
caso de que, ni el director de proyecto, ni su equipo (encargados de llevar a cabo el
proyecto en la fase de ejecución), hubieran participado en la elaboración del contrato.
Si es así, el director de proyecto tendrá que gestionar un proyecto durante la fase de
ejecución (esto es, desarrollar un contrato) en el que no estuvo previamente
involucrado.

Elementos de un contrato: Aspectos
Generales (I)

El “cliente” como una de las partes del contrato:
Entidad legal.
Calificación de riesgo del cliente desde el punto de vista financiero (¿va a poder
pagar?).
El “proveedor” de productos o servicios como la otra de las partes del contrato:
Entidad legal.
Relación de la entidad local con la entidad global en el caso de que existan
acuerdos de exportación.
Capacidad legal para la firma del contrato por las partes.

Generales (II)
Elementos del contrato en sí:
Comienzo del contrato (¿existe pago por anticipado?).
Duración del contrato.
Derecho para añadir, eliminar o modificar productos.
Revisión y actualización de precios en el caso de “contratos marco”.
Renovación automática del contrato (e.g., en contratos de soporte o
mantenimiento).
Lenguaje del contrato.
Relaciones con terceros (subcontratación).
Depósito de avales (performance bonds):
Riesgo de liquidez.
Aval de la compañía matriz.

Elementos de un contrato: Alcance

Descripción de todos los entregables que forman parte del contrato
(productos y servicios).
Si no está correctamente definido, existe el riesgo de que el cliente pida
cosas por las que no está pagando (scope creep).
En general, los productos y servicios objeto del contrato deben formar
parte de la cartera de productos y servicios del proveedor (portfolio).
El criterio de aceptación debe poder derivarse a partir de la descripción
detallada del alcance del contrato.
Origen de equipos.
Cláusulas de exportación.
Retirada y puesta en fuera de mantenimiento de equipos.
Disponibilidad de repuestos.
Planes de evolución o de desarrollo de equipos (product roadmap).
Gestión del cambio.
Responsabilidad en la retirada de equipos fuera de mantenimiento.

Alcance del proyecto

Elementos de un contrato: Precios

Los precios son la base para el reconocimiento de las ventas.
Precios normalmente incluidos como anexo al contrato.
Elección de moneda y riesgos cambiarios.
Hardware con precio único por configuración.
Software con precio separado para sistemas operativos y aplicaciones.
Precio de servicios válidos para un país determinado.
Descuentos basados en reducción de costes (price erosion).
Cláusula de “cliente preferente” (best customer clause).
Descuentos vs. Bonos vs. Ítems gratis.


Elementos de un contrato: Planificación
de Pedidos

Exigencia al cliente de proporcionar una planificación
detallada y fiable sobre pedidos (principalmente si los pedidos
afectan a equipos que han de ser fabricados).
Si no existe esa planificación de pedidos por parte del cliente
(o si no es fiable), el proveedor debería estar exonerado del
cumplimiento de tiempos de entrega o de penalizaciones por
entregas tardías.


Elementos de un contrato: Emisión de
Pedidos

La emisión de pedidos por parte del cliente es clave
para el reconocimiento de las ventas asociadas.
La emisión de pedidos debería hacer innecesaria (o
reducir al mínimo) la necesidad de almacenamiento;
a la vez que favorece la aceptación individual.
La emisión de pedidos en grandes cantidades
debería ser considerada únicamente cuando los
entregables no requieran ningún tipo de instalación.
Emisión de pedidos compatible con los sistemas
informáticos.
Tiempos de entrega exigidos por el cliente alineados
con los internos de fabricación.


Elementos de un contrato: Entregas

Clara definición de las responsabilidades,
costes y riesgos de cliente y proveedor en
las entregas.
Propiedad de los entregables (e.g., software
propiedad del proveedor, que vende el
derecho a utilizarlo).
Almacenamiento de equipos.
Transferencia del riesgo vs. Transferencia
de la propiedad.
Cobertura de seguros.


Elementos de un contrato: Aceptación

Aceptación formal de los productos y
servicios entregados.
Paso previo a la facturación.
Definición del “alcance” del proceso de
aceptación (entregables en unidades o en
grupo).
Aceptación por separado de servicios,
hardware y software.
Criterio de aceptación claro, objetivo,
medible y especificado en el contrato.
Aceptación provisional vs. final.
Colaboración del cliente en el proceso de
aceptación (aceptación por defecto, deemed
acceptance).


Elementos de un contrato: Facturación y
Términos de Pago
Procedimientos de facturación simples y
transparentes.
Tarea rutinaria dentro de la relación con el cliente que
no debería distraer muchos recursos.
Pagos por adelantado si el proyecto incurre en costes
considerables antes de los hitos de facturación.
Facturación vs. Aceptación provisional o final.
Facturación por hitos intermedios.
Facturación de servicios, hardware y software.
Emisión de facturas y fecha de las facturas.
Términos de pago.
Efectividad de los pagos.
Intereses por pago tardío.
Posibilidad de transferencia de las cuentas a cobrar.
Resolución de disputas relativas a la facturación.


Elementos de un contrato: Cobro

Aseguramiento del cobro dependiendo de la solvencia del
cliente (esencial para el reconocimiento de las ventas).
Transferencia a un tercero de las cuentas a cobrar.
Financiación del cliente.
No aplicación retroactiva de nuevos precios a entregables ya
entregados, o facturados pero aún no pagados.
Resolución de disputas relativas a pagos pendientes.
Suspensión de entregas en caso de no pago por parte del
cliente.


Elementos de un contrato: Garantía

Opción del proveedor de reparar o reemplazar el equipo dañado o
defectuoso.
Exclusiones: instalación o mantenimiento por parte del cliente,
consumibles, utilización más allá de los límites especificados, …
La garantía no debería cubrir los costes de desmantelamiento o
reinstalación.
Eliminación de la posibilidad de “encadenar garantías”, esto es, ítems
reparados sujetos a la garantía inicial.
En el caso de hardware, evitar garantías ligadas a especificaciones de
rendimiento.
En el caso de software, proponer un período acotado para eliminación
de fallos detectados. Más allá de ese período, referir la garantía de
software al acuerdo de mantenimiento.


Legales

Aspectos legales del contrato (términos y condiciones)
Daños consecuentes o indirectos (indirect or consequential damages). Pérdidas
asociadas a incumplimiento de contrato (lucro cesante, pérdida de beneficios, de
ventas, de datos, de oportunidades, …). Suponen un riesgo incuantificable para el
proveedor que debe ser excluido.
Penalizaciones (liquidated damages). Si el contrato no incluye una cláusula específica
sobre penalizaciones, podrían aplicarse penalizaciones ilimitadas. Recomendación de
especificar penalizaciones para alcances determinados y con un límite.
Responsabilidad (liability). Limitación de la responsabilidad a daños directos con un
límite y exclusión de responsabilidad por daños consecuentes o indirectos.
Ley aplicable.
Resolución de disputas y arbitraje.
Fuerza mayor. Impacto de eventos impredecibles, inevitables y fuera del control de las
partes. Suspensión temporal de las obligaciones contractuales.
Terminación del contrato: a discreción del cliente o con motivo justificado por
cualquiera de las partes.

Reconocimiento de la Venta

Reconocimiento de la venta
Aspectos legales del contrato punto de vista contable.
Reconocimiento de la venta desde el (términos y condiciones)
Proceso de reconocimiento de venta independiente de la facturación.
Los métodos de reconocimiento de ventas permiten que las ventas se
reconozcan como tales en los estados financieros de una compañía
cuando (a) se han realizado (o son realizables) y (b) cuando las
entregas han tenido lugar (o los servicios han sido prestados):
Una venta “se ha realizado” o “es realizable” cuando el vendedor
recibe efectivo (cash), o un activo que se puede convertir en
efectivo, a cambio de los bienes o servicios que ha proporcionado.
Una entrega “ha tenido lugar” o “los servicios del vendedor han sido
prestados” cuando las obligaciones contractuales hacia el cliente
han sido satisfechas por el vendedor.


Reconocimiento de la Venta

Aspectoscon las normas de contrato norteamericanas (US GAAP, Generally
De acuerdo legales del contabilidad (términos y condiciones)
Accepted Accounting Principles), los ingresos (ventas) se han realizado (o son
realizables) cuando se cumplen los siguientes criterios:
1. Evidencia fehaciente de la existencia de un acuerdo entre las partes:
• Normalmente, a través de contratos, pedidos, órdenes de compra, …
2. Entregas han tenido lugar, o los servicios han sido prestados:
• El criterio para determinar que la entrega ha tenido lugar dependerá
de si el contrato es por venta de producto, prestación de servicios,
construcción, propiedad intelectual, …
3. Existe un precio de venta fijo o determinable:
• Existen factores que pueden determinar que los precios sean
variables y que pueden depender del cliente, del vendedor, de
terceros, de índices externos, …
4. El cobro del precio de venta debe estar razonablemente asegurado.
• Si este proceso no se puede asegurar razonablemente, el
reconocimiento de la venta se deberá retrasar hasta que el cobro del
precio de venta haya tenido lugar o sea más probable.

Elementos de un contrato



Conclusiones

Un contrato puede definirse como el mecanismo que describe la conversión de unos
productos o servicios por parte de un proveedor (esto es, el alcance desde el
punto de vista del contrato), en dinero (u otro medio aceptado de pago)
proporcionado por el cliente que paga al proveedor por esos productos o servicios.
En casos de contratos con clientes externos, puede darse el caso de que el director de
proyecto tenga que gestionar un proyecto durante la fase de ejecución del mismo (esto
es, desarrollar un contrato) en el que no estuvo previamente involucrado.
Aunque el director de proyecto no estuviera involucrado en la fase de preventa de un
contrato con un cliente externo, no sólo el alcance del proyecto, sino también otros
aspectos descritos en el contrato afectarán a la planificación y a la ejecución del
proyecto.
En ese caso, se hace necesario un proceso de transferencia claro en el que el equipo
que participó en la negociación y firma del contrato traspase esa información al equipo
encargado de la ejecución del proyecto (o lo que es lo mismo, del desarrollo del
contrato).

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