manual

1. Sistemas de trabajo del conocimiento y
de automatización en la oficina
El sistema de conocimiento ideal que podría englobar a las funciones de
trabajo del conocimiento y de automatización de oficina, debería permitir la
unión perfecta de creación, almacenamiento y comunicación de documentos,
mensajes de voz y por escrito, imágenes y datos de cualquier punto de la
institución a cualquier otro.
La verdad es que hasta el día de hoy es casi imposible crear algo así.
En vez de tener tales posibilidades integradas, los actuales sistemas
conocimientos cuentan con muchos dispositivos independientes automatizado,
medios limitados para enlazarlos.
En la actualidad, sin embargo, la mayoría de los sistemas de nivel de
conocimiento permanecen como ínsulas aisladas porque emplean dispositivos
que no están enlazados entre sí.
Ejemplo de aplicación:
Tenemos Procesamiento digital de imágenes (tecnología que transforma
los documentos e imágenes gráficas a una forma computarizada de manera que
pueda ser almacenada, procesada y accesada por los sistemas de computo. :
Digitalizar las firmas.
Sistemas de información para la administración

2. Los sistemas de información para la administración (SIA) ayudan a los
administradores al seguimiento del adecuado funcionamiento de la institución y
predicen su futuro desempeño de manera que puedan intervenir cuando las
cosas no van bien. Los sistemas ayudan a la administración con el control de la
institución.
La siguiente figura muestra cómo un SIA típico transforma información
a nivel de operaciones de las áreas de inventarios, producción y contabilidad en
sus archivos, que se utilizan para dar informes a los administradores.
Luego podría tener un informe de la siguiente forma:
Ventas por producto y por territorio de ventas
CLAVE DEL
PRODUCTO
DSCRIPCION
DEL
PRODUCTO
TERRITORIO
DE VENTAS
VENTAS
REALES
PLANEADAS VENTAS
REALES V/S
PLANEADAS
4469 Limpia/
alfombra
Noreste
Sur
Medio oeste
Oeste
4.066.700
3.778.112
4.867.001
4.003.440
4.800.000
3.750.000
4.600.000
4.400.000
0.85
1.01
1.06
0.91
Total 16.715.253 17.550.000 0.95
5674 Refrescante
de alcobas
Noreste
Sur
Medio oeste
Oeste
3.676.700
5.608.112
4.711.001
4.563.440
3.900.000
4.700.000
4.200.000
4.900.000
0.94
1.19
1.12
0.93
Total 18.559.253 17.700.000 1.05
En la Ventana sobre Administración se describe un SIA utilizado por
la Travelers Insurance Company para hacer el seguimiento de sus
procedimientos de revisión de reclamaciones y para identificar los cargos
médicos que se encuentran duplicados.

3. Características de los sistemas de información para la administración
1. El SIA da soporte a las decisiones estructuradas y semiestructuradas a
los niveles operativos y de control administrativos. Sin embargo, son
también de utilidad para propósitos de planeación de¡ personal directivo
2. Los SIA en general se orientan hacia los informes y el control. Están
diseñados para informar sobre las operaciones existentes y, por tanto,
ayudan a proporcionar el control diario de las operaciones.
3. Los SIA dependen de los datos existentes de la empresa y de los flujos
de información.
4. Los SIA tienen poca capacidad analítica.
S. Los SIA ayudan a la toma de decisiones valiéndose de la información
presente y la del pasado.
6. Los SIA son relativamente inflexibles.
7. Los SIA están orientados hacia el interior y no hacia el exterior.
7. Las necesidades de información se conocen y son estables.
8. Los SIA requieren de un largo proceso de análisis y diseño (del orden de
uno a dos años).
El SIA sirve a los administradores interesados en los resultados
semanales, mensuales y anuales; no para las actividades diarias.
Por ejemplo,
No se puede dar una instrucción al SIA para que "tome las cifras
mensuales por código postal y los correlaciones con las estimaciones de
ingresos por código postal de la Oficina de Censos".

4. Primero, un SIA normal contiene únicamente datos corporativos internos y no
datos externos como las de los Censos.
Segundo, los SIA usan rutinas sencillas, tales como resúmenes y
comparaciones, en contraposición con modelos matemáticos o técnicas
estadísticas sofisticadas.
Tercera, la información sobre ventas por código postal no se tendría
disponible en un SIA común a menos que el usuario hubiera informado al
diseñador algunos años antes que este conjunto de datos podría ser de utilidad.
Ejemplo:
Supóngase que un director de ventas desea saber si los precios dados a los
principales clientes siguen la tendencia de los incrementos en los costos.
Un SIA le podría decir al director de ventas si el cliente compró este año
como el año anterior, y podría comparar el margen de utilidad entre este año y
el pasado.
Muchos SIA viejos no tienen estas características.
Sistemas de soporte en la toma de decisiones
Cualquier sistema que dé apoyo a una decisión es un sistema de soporte
de decisiones. Sin embargo, los sistemas dan soporte a las decisiones de
muchas maneras distintas, y existe una clase de sistemas que da soporte a las
decisiones de una manera única (al menos al compararlo con el pasado).

5. Características de los sistemas de soporte a las decisiones
1 Los SSD ofrecen flexibilidad, adaptabilidad y una respuesta rápida.
2. Los SSD permiten que los usuarios inicien y controlen el insumo y el
producto.
3. Los SSD operan con muy poca o ninguna asistencia de programadores
profesionales.
4. Los SSD proporcionan soporte a decisiones y soluciones para problemas
cuyas soluciones no pueden anticiparse por adelantado.
S. Los SSD emplean herramientas sofisticadas de análisis y modelaje.
Los SSD son de acción instantánea, interactivos, orientados hacia
modelos y hacia la acción, mientras que los sistemas SIA tienden a ser
ponderados, orientados hacia los lotes y hacia la
Sistemas de soporte gerencial
A diferencia de los SSD, los sistemas de soporte ejecutivo (SSE)
representan capacidad generalizada de cómputo, telecomunicaciones y salidas
que enfocada y aplicada a un ordenamiento cambiante de problemas
Entre las preguntas que los SSG deben resolver se destacan las
siguientes:
 ¿En qué negocio debemos de estar?
 ¿que están haciendo los competidores ?

6.  ¿Qué nuevas adquisiciones nos protegerán de los vaivenes cíclicos
de los negocios?
 ¿Qué unidades debemos vender para obtener efectivo para otras
adquisiciones?
 ¿Cuál es el impacto en las utilidades cambios que se proponen en
el crédito fiscal a la inversión?
RETOS DE LA ADMINISTRACIÓN
1. Anticiparse a los requerimientos futuros. Es dolorosamente difícil
construir sistemas sólidos capaces de manejar demandas no anticipadas.
Como en el caso de American Airlines, un cambio en la estrategia de
mercadotecnia puede ocasionar un enorme incremento en el volumen de
negocios, que a su vez lleve al límite a los sistemas de información de la
empresa. Sin embargo, es prohibitivo construir sistemas tan caros que
puedan manejar todas las posibles demandas futuras.
2. Dependencia. Con el tiempo, las empresas dependen cada vez más de sus
sistemas de procesamiento de operaciones para procesar virtualmente todos

7. los flujos de efectivo. Aun cuando esta situación estimule principalmente la
productividad y la calidad, se tiene el riesgo creciente de que si por
cualquier razón falla el SPO, no se cuenta con otras alternativas.
Normalmente el riesgo no se puede prevenir; por tanto, no se maneja y
resulta caro reducirlo.
3. Integración. Por una parte, es necesario designar diferentes sistemas para
los distintos niveles y funciones de la empresa; SO, SIA, SSD, SAO, STC y
SSE. Por otra parte integrar los sistemas de manera que puedan
intercambiar libremente información puede ser tecnológicamente difícil y
costoso. Los administradores necesitan determinar qué nivel de integración
de sistemas requieren y cuánto dinero vale.