EL FUTURO DE LOS ARCHIVOS: la Gestión que ahora empieza en los Sistemas de Negocio y los Repositorios Archivísticos como Archivos Permanentes. Conferência Magistral - Palestra. Tijuana, México. 60 slides, color, Patrón Slides Google Drive/Docs 4x3. Material producido para Conferencia Magistral en las Jornadas Archivísticas 2018 UABC. Universidad Autónoma de Baja California - UABC. RENAIES. Tijuana, México. 06 de junio de 2018. Disponible en: <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acceso en: 06 de junio de 2018. FLORES, Daniel. Research Interests: Preservacion digital, Archivos electrónicos, información digital,gestión del conocimiento, Archivos, Archivos Historicos, Ica-Atom, Digitalización Archivo Historico, Archivematica, Documentos de Archivo, Archivos de Gestión, Archivos de Trámite, eArquivos Permanentes

1. EL FUTURO DE LOS ARCHIVOS:
la Gestión que ahora empieza
en los Sistemas de Negocio
y
los Repositorios Archivísticos
como Archivos Permanentes
Daniel Flores
Grupo CNPq Ged/A - Documentos Digitales, Brasil
Auditorio de la FEyRI
Miércoles, 6, UABC - Baja California, México

2. Para citar este material do Grupo CNPq-UFSM
Ged/A - Documentos Arquivísticos Digitais:
Referências:
FLORES, Daniel. EL FUTURO DE LOS ARCHIVOS: la Gestión que ahora
empieza en los Sistemas de Negocio y los Repositorios Archivísticos
como Archivos Permanentes. Palestra. Tijuana, México. 60 slides, color,
Patrón Slides Google Drive/Docs 4x3. Material producido para Conferencia
Magistral en las Jornadas Archivísticas 2018 UABC. Universidad Autónoma
de Baja California - UABC. Tijuana, México. 06 de junio de 2018. Disponible
en: <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acceso en: 06 de junio de
2018.
Citación con autor incluso en el texto:
Flores (2018)
Citación con autor no incluso en el texto:
(FLORES, 2018)

3. Jueves, 7
“Descripción Archivística y Acceso Web de
Documentos en la Plataforma de Software Libre
AtoM (ICA-AtoM) en una Cadena de Custodia”
Prof. Dr. Daniel Flores (Brasil)
Sala “A” del Centro de Cómputo Unidad Tijuana
Taller:

4. El futuro de los archivos: “la Gestión que ahora
empieza en los Sistemas de Negocio y los
Repositorios Archivísticos como Archivos
Permanentes”
1. Una Prospección Archivística;
2. La Gestión desde los Sistemas de Negócio
bajo una Cadena de Custodia Ininterrumpida;
3. La Preservación Digital Sistémica en
Repositorios Archivísticos Digitales Confiables:
nuestros Archivos Permanentes o Históricos;

5. Una Prospección
Archivística1

6. “Os Cenários Prospectivos são configurações de imagens de futuro condicionadas e
fundamentadas em conjugações coerentes de hipóteses sobre os prováveis comportamentos
das variáveis determinantes do objeto de planejamento.”
DAHIS, Abraao (2008):
http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/e-possivel-prever-o-futuro-com-cenarios-prospectivos/23
831/
“Los Escenarios Prospectivos son configuraciones de
imágenes del futuro condicionadas y fundamentadas
en conjugaciones coherentes de hipótesis sobre los
probables comportamientos de las variables
determinantes del objeto del planeamiento.”
“Escenario es el conjunto formado por la descripción coherente de una
situación futura y por el andar de los acontecimientos que nos permite
pasar de una situación de origen a una situación futura.”

7. "Prever o futuro através da visualização de
imagens que gera um e mais outros cenários
alternativos, para uma situação que imagina-se
querer que aconteça".
DAHIS, Abraao (2008):
http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/e-possivel-prever-o
-futuro-com-cenarios-prospectivos/23831/
"Prever el futuro a través de la visualización de
imágenes que genera uno y más otros escenarios
alternativos, para una situación que se imagina
querer que suceda".

8. Se ha demostrado que el empleo de la
técnica prospectiva basada en el consenso es
eficaz en la identificación y priorización de un
conjunto de factores clave para la anticipación
del futuro de las variables observadas: ciencia
archivística, archivos, profesional,
tecnología y perspectiva social
(MARTÍN-POZUELO; MORO-CABERO;
SANZ-BAENA, 2011, p. 140).

9. Y los materiales y métodos?
A través de técnicas y métodos de prospección,
en este caso dos, de las tres:
● Método Subjetivo
● Técnica Nominal de Grupo - NGT
No adoptamos el - Método Objetivo (brainstorm).

10. La situación de origen

11. Situación de origen de los DADs
● ¿Hoy la custodia de los documentos archivísticos digitales está
con el Archivo, hay una Custodia Archivística?
● ¿Producimos Documentos NATO DIGITALES con los requisitos
Archivísticos necesarios (Moreq2010, DoD, e-ARQ Brasil, etc)?
● ¿Está ocurriendo el efectivo ARCHIVO/TRANSFERENCIA de
los documentos digitales?
● ¿Estamos formando el Profesional de Archivo efectivamente
calificado para estas demandas de la sociedad?
● ¿Los cursos de Archivología responden a las demandas de los
problemas actuales en las Instituciones, en la cual, no
consideran, no respetan o hieren los principios Archivísticos?
● ¿Hay otros escenarios ACTUALES? Procesos/Expedientes
Electrónicos …
● ¿Dónde están los Archivos Permanentes de Documentos de
Archivo Digitales, los Repositorios Archivísticos Digitales?

12. La situación futura:
Los escenarios
prospectivos de los
archivos

13. EN EL FUTURO:
Los Nato Digitales
no vendrán al
Archivo ni en Cajas
de archivo, ni en
Soportes de la
información ...
● Los sectores de Archivo
Permanente y las
Instituciones Archivísticas
tendrán que asumir un
protagonismo mucho más
proactivo;
● La Política Archivística
debe alcanzar toda la
Institución, antes de la
PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL;
● EL PGAD - Programa de
Gestión Archivística de
Documentos es algo
URGENTE;

14. EN EL FUTURO:
¿Los
Sistemas/Procesos
de Negócio antes
aislados, serán objeto
de un tratamiento
archivístico cuando
se produzcan
Documentos?
Los SGDEA/SIGADs de
Negocio
● Si se producen documentos
archivísticos, ellos deben
estar interoperados al
SGDEA/SIGAD en paquetes
OAIS SIP; o
● Recibir los requisitos
archivísticos para
convertirse en un
SGDEA/SIGAD de Negocio:
○ Un sistema de negocio
con requisitos
archivísticos para la
gestión de documentos;
● El Archivista podrá realizar
una intervención o
consultoría Archivística
hasta en un Gimnasio, etc

15. EN EL FUTURO:
Tendremos una
visión Sistémica,
donde la
Preservación será
orientada a los
Modelos de Cadena
de Custodia y de
Preservación.
OAIS:
ISO 14.721/2003; 2012
● No más podemos pensar en
preservar documentos en bases de
datos, sino en paquetes;
● Necesitamos superar la barrera de
la Preservación Digital enfocada en
el soporte y, en abordaje sistémico,
adoptar la camada del
Administrador del Storage Service
asignada al Administrador de TI;
● Necesitamos ir más allá de las
Estrategias de Preservación Digital
sin un enfoque Sistémico, donde se
hacía la conversión, migración,
emulación, así como a ENJUGAR
HIELO;
● En el marco de la Resolución Nº 43
del Conarq, contemplando un
Modelo, el OAIS, ISO 14.721 o
traducido en Brasil para la NBR
15.472 y contemplado en la
Resolución 43 del Conarq;

16. EN EL FUTURO:
Tendremos un
Repositorio
Archivístico
(RDC-Arq) como un
Archivo Permanente
…
Un repositorio digital (RDC-Arq)
no es solo una herramienta
informatizada para el
almacenamiento (storage), este
es solamente un componente
del repositorio.

17. EN EL FUTURO:
¿Las
Transferencias
serán por
Paquetes OAIS
SIP?

18. EN EL FUTURO:
¿Las salas de
investigación serán
más indispensables
de lo que eram?
● El original no estará en la
Internet, sólo su derivada de
acceso (con reglas del
PRONOM - Plan de
Preservación Digital del
Consorcio del AN UK), así el
investigador vendrá con el
Código Identificador Universal
Persistente, el UUID, o un
Código Hash Blockchain,
hasta el Archivo Permanente
o Institución Archivística para
acceder al Original que estará
almacenado en un Paquete
OAIS AIP, en el RDC-Arq.

19. EN EL FUTURO:
El documento
original no irá
para la Web …
Ni mismo los metadatos de
Gestión (e-ARQ Brasil),
pues estos quedarán en el
RDC-Arq, en el Paquete
OAIS AIP.
Lo que irá a la Web son las
derivadas de acceso y los
metadatos de
Representación ISAD (G),
(NOBRADE) dentro de un
Paquete OAIS DIP en CSV
o EAD XML.

20. EN EL FUTURO:
La Plataforma
Archivística de
Acceso y Difusión,
tendrá REQUISITOS
...

21. Exámen Pericial
Análisis Digital Forense
o
Diplomática Forense
DIPLOMÁTICA:
Ciencia que estudia y verifica la
Autenticidad del Documento:
Información FIJA en Soporte;
Sus elementos intrínsecos y
extrínsecos;
Fijidez, forma fija, contenido
estable, variabilidad limitada,
forma documental diplomática
almacenada y manifestada,
especie y actividade;
Y para tal...

22. La Gestión desde los
Sistemas de Negocio
bajo una Cadena de
Custodia
Ininterrumpida
2
Ahora...

23. Los Documentos Digitales:
Contemplar la complejidad y la especificidad del documento
digital, de la FIJIDEZ y de la AUTENTICIDAD, abordando así las
Cadenas de CUSTODIA y de la PRESERVACIÓN (InterPARES),
del Sistema de Gestión hasta el de Preservación.
El Registro Informacional, el Documento, contemporáneo se
encuentra en la renovación teórico-práctica de la Archivística,
intencional, compulsorio y SOCIAL, funcional, contextual y
ontológico para con las otras áreas.
Son seis (06) las características: la forma fija, el contenido
estable, la relación orgánica, el contexto, la acción y cinco (05)
personas (autor [autoridad p/emitir], redactor [articula el
contenido], destinatário, originador [la dirección de donde es
enviado] y productor [persona cuyo fondo o doc. pertenece]) o al
menos a las três (03) primeras.
Y antecedentes como:

24. Escenários de uso de RDC-Arq en conjunto com el SIGAD
Orientación Técnica nº 03/2015 del Conarq/Archivo Nacional de Brasil
1
La distinción entre los escenarios,
evolutivos, es que en el Escenario 1, el
SIGAD está aislado, en el Escenario 2,
hay una interconexión a través de la
interoperabilidad con el Sistema de
Negocio por los Paquetes OAIS SIP u
otra forma que mantenga la cadena de
custodia y preservación (Sistema de
pago, Permiso con goce de sueldo,
controle de matrícula, etc.), y en el
Escenario 3, los dos anteriores se
fusionan, trátase de un único sistema,
un SIGAD de NEGOCIO, o un SISTEMA
DE NEGOCIO con las Funcionalidades
del SIGAD ya apropiadas por el sistema.
3
2
Incluso
IoT -
Internet
de las
Cosas

25. Como fica a
autenticidade
do
documento
digital?
documento confinado em um
sistema => maior possibilidade
de proteção da integridade
documento retirado do
sistema => coloca em risco
controle da integridade
A autenticidade dos documentos digitais está em risco principalmente
quando os documentos são transmitidos.
A suscetibilidade de corrupção dos documentos digitais é maior que
nos documentos não digitais.
(Projeto InterPARES)

26. Elemento importante para apoiar a
autenticidade dos documentos arquivísticos
Documentos Arquivísticos Digitais
documentos correntes
documentos
intermediários
documentos
permanentes
PRODUTOR SUCESSOR SUCESSOR
ARQUIVO PERMANENTE
Cadeia de custódia
Documento ou trilha que demonstra a sucessão de entidades
coletivas ou pessoas que tiveram posse, custódia e controle
sobre os documentos.
(ICA Multilingual Archival Terminology)
Juan Voutssas, Alicia Barnard, Margareth Silva, Cláudia Lacombe, Rosely Rondinelli, Henrique
Machado dos Santos, Flores, etc.

27. Documentos Arquivísticos Digitais
documentos correntes
documentos
intermediários
documentos
permanentes
[controles que garantem uma cadeia ininterrupta dos sistemas informatizados]
Cadeia de preservação
Sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida
dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo
do tempo.
(ICA Multilingual Archival Terminology)

28. Produtor/Preservador: Cadena de Preservación
Sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos
documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do
tempo.
(ICA Multilingual Archival Terminology)
Responsabilidade do produtor
Demonstrar como o produtor estabeleceu e manteve a “cadeia de
preservação” enquanto os documentos estiveram sob sua custódia.
[Benchmark Requirements (InterPARES)]
Responsabilidade do preservador (archivos permanentes)
Garantir que a cadeia de preservação não seja rompida a partir do
momento que os documentos são transferidos para o arquivo
permanente.
[Baseline Requirements (InterPARES)]

29. La digitalización en una Cadena de Custódia
Empacotamento dos
SIPs:
Digitalização de
Documentos:
Memorandos, Ofícios, e-mails,
Fotografias, etc.
+
Metadados
(.CSV Excel - Dublin Core,
METS)
Repositório Arquivístico Digital Confiável:
- Ao receber o pacote SIP, submete-o aos:
- micro-serviços: anti-virus, validação, formatos,
metadados, etc …
- para então gerar o Pacote de Armazenamento, o AIP;
Passa permanentemente por:
- Políticas de Preservação;
- Estratégias de Preservação;
- Atualização de Formatos:
- FPR (PREMIS);
Pacote AIP
gerado
Submetido
Pacote DIP
para o
ICA-AtoM
Confirmado
Difusão
Acesso e Difusão dos Documentos Arquivísticos
Descritos, normalizados via Web.
FLORES, Daniel (2015)

30. Estos elementos
Intrínsecos y
extrínsecos de
autenticidad están en
el Paquete OAIS AIP

31. Preservación Digital
Sistémica, orientada
a Modelos (OAIS):
Gestión,
Preservación,
Acceso
3

32. La Preservación
Digital debe ser
SISTÉMICA …
● No se puede más pensar en preservar
documentos en Bases de Datos, y sin
en Paquetes;
● Hay que superar la barrera de la
Preservación Digital enfocada en
medios, y en la sistémica adoptar la
camada del Administrador de Storage
Service asignada al Administrador de
TI;
● Hay que irse más allá de las Estrategias
de Preservación Digital sin un abordaje
Sistémico, donde se convertía formatos,
se migraba, emulaba, ENJUGANDO
HIELO;
● Contemplando un Modelo, el OAIS, la
ISO 14.721 o traducido en el Brasil para
la NBR 15.472 y contemplado en la
Resolución nº 43 del Conarq;

33. SIGAD
ICA-AtoM
RDC-Arq/Archivematica
Cadena de Custodia y de Preservación de
Documentos Digitales siguiendo el Modelo OAIS
Adaptação para Pesquisas do Grupo CNPq UFSM Ged/A
SIGAD
SGDE
SGDAE
EDMS
AtoM
ICA-AtoM
ArchivesSpace
RDC-Arq:
Archivematica/RODA

34. e-ARQ Brasil
● El e-ARQ
○ Presenta los requisitos para un
Sistema Informatizado de Gestión
Archivística de Documentos
(SIGAD);
○ Gestión e Intermedio;
● El SIGAD
○ Sistema desarrollado para realizar
las operaciones técnicas de gestión
archivística de documentos.

35. Sistemas investigados para la Gestión Documental de
acuerdo con e-ARQ Brasil o MoReq
● Nuxeo DM
● KnowledgeTree
● Agorum Core
● Alfresco
● Archivista Box
● Maarch
● Owl Intranet
● Archivist ToolKit
● OrfeoLIBRE

36. RDC-Arq’s
Repositórios
Arquivísticos
Digitais
FLORES, D., 2015 (Grupo CNPq UFSM Ged/A)
Plataformas
de Acesso
e-ARQ
Brasil/Moreq-JUS:
Gestão de Documentos
- Somente Idades
Corrente e Intermediária:
Nuxeo DM, KTree,
Alfresco, SIE, SIE-Gad?,
SEI, SIGAD-Aer, Orfeo
Libre
Ambiente de Preservação - Res. 43
CONARQ:
Arquivo Permanente Digital, e
Corrente e Intermediário para Docs.
Complexos e Longas Temporalidades
TRAC Auditoria e Certificação ISO
16.363, OAIS ou SAAI, Metadados
METS, Empacotamento BAG-It
Archivematica, RODA,
Descrição, Difusão e
Acesso:
ISAD(g), NOBRADE,
ISDF, ISDIAH,
ISAAR(CPF), LAI Lei
12.527, EAD, EAC,
EAG, Taxonomia
ICA-AtoM, AtoM,
ArchivistToolKit,
ContentDM, SepiaDES
DIPSIP
AIP
AIP
AIP
SIGAD’s
GestãoDOC
36
Modelo OAIS/SAAI:
Cadeias de Custódia e de Preservação (ISO 14.721 ou NBR 15.472)
DAD’s

37. El
“Repositorio
Archivístico Digital
Confiable”
RDC-Arq o
RDC-Arc
es el Archivo
Histórico o
Permanente.
A "Trusted Digital Archival Repository - TDAR or RDC-Arq (BR)"
will be the "Historical Digital Archives" in the future.

38. Dispositivo de almacenamiento
Programa (software)
Metadatos
Conjunto de servicios
Estructura organizacional
Procedimientos normativos y
técnicos
para apoyar el
gerenciamento
de los materiales
digitales
por el tiempo que
sea necesario
ATENCIÓN: Un repositorio digital no se resume a una solución
informatizada para almacenamiento (storage), que es solamente
un componente del Repositorio Archivístico RDC-Arq.
Repositorio Archivístico Digital Confiable

41. Repositório Digital Confiável (Cert./Audit.)
TRAC, Nestor, Magenta, Drambora, etc.
41
Uma forma de atestar a confiabilidade de
um repositório digital junto à
comunidade-alvo se dá por meio da sua
certificação por terceiros. Para esse fim, o
RLG/OCLC em parceria com o National
Archives and Records Administration –
NARA publicou em 2007, o documento
TRAC - Trustworthy Repository Audit &
Certification: Criteria and Checklist critérios e
um checklist a serem tomados como
referência para a certificação de repositórios
digitais confiáveis. Esse documento serviu
de base para a elaboração da norma ISO
16363: 2012, que lista os critérios que um
repositório digital confiável deve atender.

42. La Plataforma
Archivística de
Acceso y
Difusión, tiene
REQUISITOS ...

43. ● Autenticación referenciada al “Repositorio Arquivístico Digital
Confiável” - RDC-Arq (Res.43/Conarq);
● Tener una navegación Multinivel;
● Mantener una relación de organicidad;
● Aceptar los más variados formatos de archivos para uso;
● Soportar Metadatos Archivísticos: ISAD(G)/NOBRADE,
ISAAR, ISDIAH, ISDF, PREMIS, Taxonomia, etc...;
● Implementar el Modelo OAIS - SAAI (ISO 14.721/NBR
15.472), al trabajar con Paquetes OAIS: SIP, AIP e DIP;
● Importación/exportación en formatos patrones de
interoperabilidad;
● Permitir la repoblación de sus Documentos Archivísticos y
Metadatos (Objetos Digitales y Metadatos) al hecho de una
invasión, monitoreado por el RDC-Arq;

44. “No deberíamos más dar acceso de Documentos de
Archivo en Websites sin estas funcionalidades, a los
“medios externos USB u ópticos, HDs, CMS’s, Bases de
Datos, sin una “Cadena de Preservación y de Custodia”,
pero en Plataformas Archivísticas de Descripción, Acceso,
Difusión y Transparência Activa de Informaciones y
Documentos: AtoM (ICA-AtoM, etc.)”
● Ser compatible con otros metadatos, mismo que no
Archivístico, pero que sirvan de interoperabilidad para
Modelos Conceptuales como Dublin Core, RAD, MODS,
MADS, MARC, etc.;
● La producción automática de instrumentos de
descripción archivística de multiniveles;

48. IX Seminário dos Estudantes de
Arquivologia - SEARQ 2017

49. El historiador/investigador debería verificar la
autenticidad de las FUENTES PRIMARIAS DIGITALES:
Con esta autenticación referenciada, el
investigador irá al RDC-Arq, al Archivematica (tendrá
acceso al paquete AIP, a las Matrices Digitales y a los
Metadatos de Gestión):
Ou no FUTURO um
Código BlockCHAIN
Tec. BitCoin

50. Cadena de Custodia Plena con los
Diarios de Clase de la Universidad
Federal de Santa Maria - UFSM:
Comisión Gedai:
http://w3.ufsm.br/gedai/
Comissão de Estudos da Gestão de Documentos Arquivísticos Institucionais (Gedai/UFSM)

51. Lista de Asistencia
● En el archivamiento, ocurre la
creación del paquete OAIS SIP.

52. Lista de Asistencia

53. Lista de Asistencia

54. Lista de Asistencia

55. Lista de Asistencia

56. Lista de Asistencia

57. Consideraciones
Hay que:
● tener un Sistema de Gestión de Documentos, un SIGAD/SGDE/SGAE,
mismo que solo produzca documentos analógicos:
○ No podemos más desconocer los tipos documentales,
volúmenes, localización, tramitación, normalización, etc.;
● tener un Repositorio Archivístico Digital Confiable (RDC-Arq) como
Ambiente de Preservación Permanente - Archivo Histórico Digital:
○ No podemos más continuar a digitalizar y almacenar documentos
fuente de prueba en ambientes inseguros, sin preservación
digital, sin la garantía de autenticidad; sin que se tenga la
custodia Archivística de los nato digitales;
● tener una Plataforma Archivística para el Acceso, Difusión y
Transparência Activa:
○ No podemos más continuar usando discos duros externos, sitios
web que se pueda invadir, medios ópticos que pueden quedarse
obsoletos, etc;
● INTERVENIR EN FORMA URGENTE en este nuevo MUNDO HÍBRIDO
de los Documentos Archivísticos y con Profesionales que CUMPLAN las
NORMAS, PATRONES y REQUISITOS.

58. ● Los escenarios prospectivos son factibles para
Ustedes, sus patamares, variables e hipótesis?
● Los Archivos irán a adecuarse a estes escenarios
prospectivos? y los Gestores y los Empleados de la
institución?
● Los Cursos de Graduación y los Profesionales estarán
capacitados para esta futura realidad?
● La falacia de que en el digital todo sería guardado (“no
preservado!”) ya no es así, pues no era una
investigación prospectiva metodológica …
Algunas consideraciones (1/2)

59. ● La Digitalización no sustituye el original, es una
representación;
● Moderno es Producir NATO DIGITALES AUTÉNTICOS en
una Cadena de Custodia;
● Digitalización autenticada ayuda en el uso jurídico del
Representante Digital;
● Digitalización no es preservación, pero ayuda;
● Interdisciplinar: Fondos y Colecciones y Acervos, en
Modelo Conceptual entre las áreas de Archivo,
Biblioteconomía, Museología, TI, etc.;
● Acceso, Difusión, Transparencia Activa, Curaduría Digital;
● Vosotros no estáis identificando señales de Innovación o
Tecnologías Disruptivas en los Archivos?
Algunas Consideraciones (2/2)

60. Prof. Dr. Daniel Flores
Departamento de Documentação/UFSM
Pesquisador PQ-2 CNPq
danielflores@ufsm.br
Líder dos Grupos de Pesquisa
CNPq: Ged/A e
Patrimônio Documental
Arquivístico;
Membro da Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos -
CTDE-CONARQ;
http://documentosdigitais.blogspot.com
http://facebook.com/dfloresbr
¡Muchas gracias!