Este documento presenta una capacitación sobre la actualización del Manual de Funciones y Competencias Laborales de la Alcaldía de Albania. Explica definiciones clave, la utilidad del manual, criterios básicos para describir funciones, motivos para actualizar el manual, y conduce un taller de discusión. El objetivo general es guiar a los participantes en el proceso de revisión y mejora del manual para lograr una mejor administración de personal basada en funciones y competencias definidas.

1. Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
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¡BIENVENIDOS!

2. ALCALDÍA DE ALBANIA
CAPACITACIÓN PARA LA
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE
FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE CONTROL
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI 1000:2005
Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
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3. Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
1. DEFINICIONES Diap. 3
2. UTILIDAD DEL MANUAL Diap. 5
3. CRITERIOS BÁSICOS PARA LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Diap. 7
3.1 VERBOS UTILIZABLES POR EL COMITÉ Diap. 11
3.2 COMO SE ESTRUCTURA UNA FUNCIÓN Diap. 12
4. MOTIVOS POR LOS QUE SE ACTUALIZA EL MANUAL Diap. 13
5. TALLER Diap. 14
CONTENIDO:
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4. Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
DEFINICIÓN SISTÉMICA:
Documento que contiene en forma ordenada y
sistemática, información sobre el marco jurídico-
administrativo, atribuciones, antecedentes históricos,
misión, visión, objetivos, organización y funciones de
la entidad, constituyéndose como un instrumento de
apoyo que describe las relaciones orgánicas que se
dan entre los elementos de la estructura
organizacional.
1. DEFINICIONES:
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DEFINICIÓN A ADOPTAR POR LA ALCADIA DE
ALBANIA:
El Manual de Funciones y Competencias Laborales
es un instrumento de administración de personal a
través del cual se establecen las funciones y
competencias laborales de los empleos que
conforman la planta de personal del Municipio de
Albania y los requisitos exigidos para el
desempeño de los mismos, constituyéndose así en
el soporte técnico que justifica y da sentido a la
existencia de los cargos en la entidad.
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2. UTILIDAD DEL MANUAL:
1. Presenta una visión de conjunto de la entidad y de los órganos
administrativos que la integran.
2. Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a cada órgano
administrativo, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar
responsabilidad.
3. Colabora en la ejecución correctade las
actividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su
desarrollo.
4. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones,
evitando la repetición de instrucciones y directrices.
5. Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de
medidas de modernización administrativa.
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6. Sirve como medio de integración al personal de nuevo
ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas
o procesos.
7. Es instrumento útil de orientación e información, sobre el quehacer
de las unidades responsables.
8. Facilita a los órganos superiores, la supervisión del trabajo de los
órganos subordinados.
2. UTILIDAD DEL MANUAL:
Continúa
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1. Las funciones deberán derivarse de las atribuciones que la Ley
Orgánica le confiere a las entidades, ley o decreto de creación según
corresponda.
2. Las funciones deben responder a las preguntas ¿Qué se va a
hacer? y ¿Para qué?, a efecto de sustentarlas correctamente.
3. La descripción de la función deberá iniciar con un verbo en
infinitivo (Elaborar, Verificar, etc.), evitando utilizar adjetivos
calificativos.
4. La estructura de una función se realizará de conformidad con la
regla “verbo, objeto, condición”.
5. El contenido de la función debe ser de acción sustantiva para los
objetivos del órgano administrativo (Evaluable y Cuantificable).
3. CRITERIOS BÁSICOS PARA LA DESCRIPCIÓN
DE FUNCIONES :
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6. La descripción de la función, no debe exceder de tres renglones, es
decir, debe ser clara y concisa, evitando el detalle excesivo.
7. El número de funciones por cada órgano de nivel operativo, no
debe exceder en promedio de cinco.
8. Cuando una función sea de coordinación entre dos órganos o más,
deberá especificarse en las funciones de cada uno de los órganos.
9. Las funciones deberán tener congruencia con el propósito del
órgano administrativo.
10. Depurar aquellas funciones que en su contenido indiquen ser
consecuencia de otra función del mismo órgano, y estructurar una
nueva función.
3. CRITERIOS BÁSICOS PARA LA DESCRIPCIÓN
DE FUNCIONES :
Continúa
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10. Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
11. Depurar aquellas funciones que en su contenido refieran lo mismo
pero descritas en forma distinta.
12. Eliminar las funciones generales, propias de la administración
interna de cualquier área, como por ejemplo: Supervisar los
trabajos de los subordinados; atender la correspondencia de la
oficina; asistir a reuniones de trabajo; etc.
13. Eliminar aquellas frases como “aplicar las políticas, normas y
procedimientos que en materia de……., establezca la Dir…..”; “las
demás que en el ámbito de su competencia le asigne el C.
Director, Subsecretario, etc.”, debido a que no pueden ser evaluables
ni cuantificables.
3. CRITERIOS BÁSICOS PARA LA DESCRIPCIÓN
DE FUNCIONES :
Continúa
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11. Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
14. Depurar aquellas actividades que previo análisis, se determine que
no se consideran como función.
15. Evitar que en el contenido de una función, se utilicen abreviaturas
o siglas de instituciones, de programas, de empresas, etc.; así como
el subrayado de palabras.
16. Ordenar las funciones de acuerdo con su importancia o de
acuerdo a su proceso lógico de ejecución.
3. CRITERIOS BÁSICOS PARA LA DESCRIPCIÓN
DE FUNCIONES :
Continúa
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12. Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
ALTA DIREC. MANDO MEDIO MANDO OPERATIVO
Administrar
Asegurar
Autorizar
Coordinar
Controlar
Definir
Determinar
Dirigir
Establecer
Evaluar
Firmar
Organizar
Planear
Administrar
Aprobar
Asegurar
Asignar
Autorizar
Comunicar
Consolidar
Controlar
Coordinar
Desarrollar
Determinar
Diseñar
Distribuir
Dirigir
Entrevistar
Establecer
Estandarizar
Estudiar
Evaluar
Examinar
Expedir
Facilitar
Firmar
Formular
Inspeccionar
Instalar
Instrumentar
Integrar
Interpretar
Organizar
Planear
Presupuestar
Programar
Recomendar
Representar
Revisar
Supervisar
Verificar
Acumular
Almacenar
Analizar
Auditar
Calcular
Calificar
Compilar
Comprobar
Comunicar
Ejecutar
Elaborar
Entrevistar
Estimar
Estudiar
Expedir
Informar
Iniciar
Instalar
Obtener
Operar
Participar
Presentar
Presupuestar
Producir
Programar
Proponer
Proporcionar
Realizar
Recabar
Recomendar
Registrar
Sistematizar
3.1 VERBOS UTILIZABLES PARA EL COMITÉ TÉCNICO DE
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS LABORALES:
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Nota: La lista de verbos no es
limitativa, es solamente una
referencia de uso.

13. Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
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3.2 COMO SE ESTRUCTURA UNA FUNCIÓN :
Ejemplo: “Asesorar a funcionarios públicos en el desarrollo de proyectos
de mejoramiento administrativo e instrumentos de organización del trabajo,
que permitan fortalecer el funcionamiento de dependencias y entidades”.
VERBO OBJETO CONDICIÓN
Asesorar a funcionarios públicos en
el desarrollo de proyectos
de mejoramiento
administrativo e
instrumentos de
organización del
trabajo……………..
que permitan fortalecer el
funcionamiento de
dependencias y
entidades.

14. Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
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4. MOTIVOS POR LOS QUE SE ACTUALIZA EL
MANUAL:
1. Cuando existe un ordenamiento que modifique la base
legal del organismo (Ley Orgánica, Decreto de
creación, Reglamento Interno, etc.).
2. Cuando se autorice la modificación de la estructura
orgánica de la entidad (cancelación, creación, cambio
de denominación de órgano administrativo, etc.).
3. Como resultado del proceso de simplificación
administrativa.
4. Cambios del entorno.

15. Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
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5. TALLER
Entonces …
¿Como es que
esta ocupando
ese puesto?
Es que tampoco
tiene el perfil
para esa
contratación
No estoy en contra
del secretario,
pero ¡ No es
competente para
el cargo!

16. Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
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ACTIVIDAD
1. ¿Han sucedido situaciones parecidas en
tu entidad?
2. ¿Crees que la elaboración del Manual de
Funciones y Competencias Laborales
requiere de previa investigación?
3. Que propones para utilizar bien este
instrumento

17. Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO
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¡GRACIAS!