El manual de procesos (MAPRO) describe las actividades que deben seguirse para realizar las funciones de una unidad administrativa o más, ayudando a integrar el trabajo dividido en la organización y combatir las ineficiencias y faltas de coordinación. El MAPRO incluye un mapa de procesos que muestra las interrelaciones entre los procesos, y fichas de cada proceso que definen los pasos a seguir. Su creación requiere definir la estrategia, un equipo técnico y participación de los responsables, con el compromiso de la alta dirección.

1. Manual de Procedimientos (MAPRO)
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en
la realización de las funciones de una unidad administrativa,o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios,autorizaciones o documentos necesarios,máquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas
las unidades administrativas,facilita las labores de auditoria,la evaluación y control interno y su vigilancia,
la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,ubicación,requerimientos y
a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma
detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos,delegación de autoridad,
etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria,evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados,indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
manual de Procedimientos (MAPRO) Un manual de procedimientos es el documento
que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
EL MANUAL DE PROCESOS (MAPRO): PARA
COMBATIR LAS INEFICIENCIAS Y LA FALTAS
DE COORDINACIÓN
19 Enero, 2011 Centro de desarrollo personal y profesional 16 comentarios

2. Para organizar una empresa, se necesitan tres instrumentos: (1) un Manual de
Organización y Funciones (MOF), (2) un Manual de Procesos (MAPRO) y (3) que estos
documentos anteriores estén basados en un planeamiento estratégico.
El Manual de Organización y Funciones esta compuesto por a) el Organigrama, que es la
representación gráfica de la estructura Organizacional, y b) las fichas de cada puesto de
trabajo en la organización, donde se define principalmente las funciones que realiza.
El Manual de Procesos (MAPRO) está compuesto por a) el Mapa de Procesos, que es la
representación gráfica de los procesos y sus interrelaciones en la organización, y b) las
fichas de cada uno de los procesos de la organización, donde se definen los pasos a seguir
para la realización de productos, servicios, acciones estratégicas y acciones de soporte de
la institución.
El Mapa de Procesos tiene la misma jerarquía que un Organigrama, sin embargo en mi
experiencia son muy pocas las organizaciones que tienen un Mapa Procesos de su
Organización, lo cual genera que los ejecutivos desconozcan en forma holística como
funciona su organización y como todas las áreas y puestos se relacionan para realizar un
trabajo coordinado.

4. De las líneas anteriores podemos desprender una conclusión, que si el MOF nos ayuda a
dividir el trabajo en la organización basado en la especialización, el MAPRO nos ayuda
a integrarlo, creando mecanismo de coordinación que contribuyan a la organización a no
formar islas, pues es muy frecuente escuchar: “yo hago mi trabajo, el problema es la otra
área”.
El clásico caso de la vida real organizacional, es que el área de Ventas se queja siempre
de las demás áreas por que no les ayudan a vender. Las áreas vapuleadas son siempre:
Sistemas, Recursos Humanos, Logística u otros de acuerdo al rubro de la empresa. La
verdadera visión es que si los resultados no se dan o se generan problemas, no es culpa
de un área en particular si no de toda la empresa en su conjunto.
A raíz de esto, siempre recuerdo un caso en una empresa multinacional, en la cual me
contrataron para analizar el Almacén, pues el gerente de ventas se quejaba que los
camiones de reparto salían muy tarde y no terminaban de repartir la mercadería a los
clientes, generando devoluciones y claro pedidas a la empresa. La causa del problema era
que los gerentes no tenían una visión de procesos, y en las reuniones de coordinación
atacaban a la parte Logística por su ineficiencia (almacén), pero lo real era que los
camiones salían con retrazo, no por que se demoraban en despachar los productos, sino
debido a que la programación de camiones (que mercadería llevaba cada camión y a
donde) tenia mucho retraso. Esto último sucedía como consecuencia de que el area de
Sistemas no entregaba la información a tiempo a los programadores, y esto le sucedía al
area de Sistemas, porque Ventas no entregaba a tiempo la información o generaba muchos
cambios al momento de realizar los pedidos, es decir un circulo vicioso, que tenia su
origen en el area que tenia las quejas.
Que una Organización tenga un Manual de Procesos ayuda a identificar esos problemas,
y después de eso mejorarlos, automatizarlos o tercerizarlos a empresas proveedoras
especializadas, generando así espacios y conocimiento del funcionamiento para el
desarrollo organizacional de la empresa.
Para realizar un Manual de Procesos es importante tener en cuenta lo siguiente:
1. Tiene que estar definida claramente la estrategia de negocio de cada producto de la
organización.
2. Tiene que haber un equipo técnico que facilite este proceso pero tiene que tener la
participación, a) una parte debe ser las personas con toma de decisión para cambios y
la b) otra la que realiza y vive el día día con estos procesos.
3. La alta dirección tiene que estar comprometida y dar seguimiento periódico a los
cambios que puede generar la construcción de este manual y utilizar herramientas de
monitoreo para el seguimiento y logro de resultados.

5. 4. Convocar a todo el personal a participar a través de propuestas de mejora en los
procesos.
5. Hacer un análisis costo-beneficio de los cambios propuestos.
6. Finalmente crear una estrategia de implantación de los procesos resultantes.
Ahora te toca a ti, dime que te pareció este articulo, o haz me una consulta o pregunta.
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Por Franklin Ríos Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org), Coach acreditado por
la Internacional Coach Federation, USA, Ingeniero Industrial, MBA, Doctorando en
Organización y dirección de empresas, estudios de Maestría y Doctorado en Psicología.
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