Guía para participar en procesos de adquisiciones públicas - Guatemala

1. GUÍA PARA PARTICIPAR EN PROCESOS DE ADQUISICIONES PÚBLICAS
PARTE I. Procedimiento.
Se rige por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. El cumplimiento de los procesos allí establecidos es obligatorio
para toda entidad de Gobierno, así como para las entidades descentralizadas y autónomas.
Reglas generales:
En términos generales, los procesos de adquisición pública en Guatemala se rigen por las siguientes reglas:
a. Publicidad: Todo evento de adquisición pública es publicado en el portal web www.guatecompras.gt por lo que hay un
registro público en el cual se pueden consultar los eventos en cada una de sus etapas (creación, oferta, adjudicación, contrato,
pagos y recepción final).
b. Capacidad de pago: Las entidades gubernamentales así como las entidades descentralizadas y autónomas que organizan
un evento de adquisición pública deben acreditar que cuentan con presupuesto suficiente para cumplir con las obligaciones
económicas del contrato.
c. Competitividad: En principio, los eventos denominados cotización, licitación y contrato abierto son abiertos a la
participación y presentación de ofertas por los oferentes que estén interesados en el evento. Bajo este principio, la adjudicación
se realizará a favor del oferente que reúna todos los requisitos formales y cuya oferta represente mejores condiciones para el
Estado de Guatemala (precio, calidad, garantía, tiempo de entrega, etc.).
d. Habilitación especial: Todo oferente que participa en procesos de adquisición pública, aunque no sea en la modalidad de
adquisición competitiva, deben estar inscritos en el Registro General de Adquisiciones del Estado -RGAE- y formalmente
habilitados para participar en dichos eventos.
Quiénes pueden participar:
Pueden ofertar y contratar con la administración pública, todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que
tengan la capacidad para obligarse, y que realicen el procedimiento de inscripción ante el Registro General de Adquisiciones del
Estado (www.rgae.gob.gt).
Para el caso de oferentes del sector infraestructura y del sector tecnología, es necesario que luego de la inscripción en el Registro
General de Adquisiciones del Estado, obtengan una precalificación específica, que es, en síntesis, una habilitación especial
adicional por medio de la cual el Registro avala que el oferente cuenta con capacidad técnica, equipos y respaldo económico
para hacer frente a los compromisos contractuales derivados de la adjudicación de contratos públicos.
Tipos de procesos:
A continuación, se resumen los procesos de adquisición pública vigentes en Guatemala:
Compra de baja cuantía:
a. Descripción: Es una compra directa (se elige al proveedor sin acudir a modalidad competitiva).
b. Monto máximo: Aplica para compras de hasta US$ 3,242.54.

2. c. Forma: No se requiere contrato. Basta con la orden de compra1 emitida por la entidad pública, la factura del proveedor y una
constancia de entrega del bien o servicio. Estos documentos se publican en el sitio web www.guatecompras.gt.
d. Habilitación proveedor: No es indispensable que se encuentre habilitado en el Registro General de Adquisiciones del Estado.
Compra directa:
a. Descripción: Consiste en la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios a través de una oferta electrónica en el sitio
web www.guatecompras.gt. En este caso, no se acude a la modalidad de cotización o de licitación.
b. Monto máximo: Aplica para compras superiores a US$ 3,242.54 pero que no superen el monto máximo de US$ 11,583.00.
c. Forma: El concurso se publica en el sitio web y entre la publicación y la recepción de ofertas debe mediar por lo menos un (1)
día hábil. Para adjudicar una compra directa se toman en cuenta los siguientes parámetros: precio ofertado, calidad del bien o
servicio, así como otras condiciones que se definan en la oferta electrónica.
d. Habilitación proveedor: El proveedor debe estar inscrito y habilitado por el Registro General de Adquisiciones del Estado.
Cotización:
a. Descripción: Consiste en la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios a través de modalidad de adquisición
competitiva publicada en el sitio web www.guatecompras.gt.
b. Monto máximo: Aplica para compras superiores a US$ 11,583.00 pero que no superen el monto máximo de US$ 129,701.55.
c. Forma: En el sitio web se publican las bases de cotización que son los términos de referencia en los que se detalla los
requisitos que debe cumplir la oferta, las habilitaciones y características del proveedor, las características del bien o servicio a
adquirir y los criterios de calificación de ofertas.
d. Junta de calificación: Para los procesos de calificación se nombra una junta de calificación integrada por tres (3) miembros
titulares y dos (2) suplentes quienes deben reunir las calidades de empleados públicos, nombrados por la autoridad
administrativa superior de la entidad contratante.
e. Oferta: Entre la publicación de la convocatoria a ofertar y las bases de cotización y el día fijado para presentar ofertas debe
mediar un plazo mínimo de ocho (8) días hábiles. La oferta se presenta en el formulario que debe habilitar la entidad
contratante y su presentación puede ser física o electrónica según lo determinen las bases de cotización.
f. Fianza de sostenimiento de oferta: El proveedor debe presentar una fianza para garantizar a la entidad contratante que los
términos, condiciones y precios ofertados se mantienen y no variarán desde la presentación de la oferta hasta la eventual
suscripción del contrato.
g. Habilitación proveedor: El proveedor debe estar inscrito y habilitado por el Registro General de Adquisiciones del Estado.
h. Criterios para adjudicación: Será adjudicado el proveedor que cumpla con los criterios establecidos en las bases de
cotización. La ley establece que el criterio principal para adjudicar es el precio,2 aunque las bases pueden establecer otros
criterios complementarios tales como la calidad del producto, disponibilidad para entrega, garantías adicionales, etc. La
adjudicación debe ser aprobada por la autoridad administrativa superior de la entidad contratante.
¹ Documento en el cual consta la solicitud o pedido del bien o servicio a adquirir. Debe cumplir con las formalidades siguientes: a) requerirse en fecha previa
a la fecha de compra; b) ser firmado y sellado por el jefe del departamento encargado de coordinar las adquisiciones en la institución pública adquiriente.
² Se adjudica al que oferte el menor precio.

3. i. Contrato: En esta modalidad se suscribe un contrato el cual debe ser aprobado por la autoridad administrativa superior de la
entidad contratante y luego se publica en el sitio web www.guatecompras.gt y una copia física se remite a la Contraloría
General de Cuentas.
j. Fianzas contractuales: Para garantizar el cumplimiento del contrato, el proveedor debe otorgar las siguientes fianzas
complementarias: a) Fianza de cumplimiento contractual; b) Fianza de anticipo (aplica únicamente para contratos de
infraestructura); c) Fianza de conservación de obra o calidad de funcionamiento (aplica únicamente para contratos de
infraestructura).
Licitación:
a. Descripción: Consiste en la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios a través de modalidad de adquisición
competitiva publicada en el sitio web www.guatecompras.gt.
b. Monto máximo: Aplica para compras cuyo monto sea superior a US$ 129,701.55.
c. Forma: En el sitio web se publican las bases de licitación que son los términos de referencia en los que se detalla los requisitos
que debe cumplir la oferta, las habilitaciones y características del proveedor, las características del bien o servicio a adquirir y los
criterios de calificación de ofertas.
d. Junta de calificación: Para los procesos de calificación se nombra una junta de calificación integrada por (3) miembros
titulares y dos (2) suplentes quienes deben reunir las calidades de empleados públicos, nombrados por la autoridad
administrativa superior de la entidad contratante.
e. Oferta: Entre la publicación de la convocatoria a ofertar y las bases de licitación y el día fijado para presentar ofertas debe
mediar un plazo mínimo de cuarenta (40) días hábiles. La oferta se presenta en el formulario que debe habilitar la entidad
contratante y su presentación puede ser física o electrónica según lo determinen las bases de licitación.
f. Fianza de sostenimiento de oferta: El proveedor debe presentar una fianza para garantizar a la entidad contratante que los
términos, condiciones y precios ofertados se mantienen y no variarán desde la presentación de la oferta hasta la eventual
suscripción del contrato.
g. Habilitación proveedor: El proveedor debe estar inscrito y habilitado por el Registro General de Adquisiciones del Estado.
k. Criterios para adjudicación: Será adjudicado el proveedor que cumpla con los criterios establecidos en las bases de
licitación. La ley establece que el criterio principal para adjudicar es el precio,3 aunque las bases pueden establecer otros
criterios complementarios tales como la calidad del producto, disponibilidad para entrega, garantías adicionales, etc. La
adjudicación debe ser aprobada por la autoridad administrativa superior de la entidad contratante.
h. Contrato: En esta modalidad se suscribe un contrato el cual debe ser aprobado por la autoridad administrativa superior de la
entidad contratante y luego se publica en el sitio web www.guatecompras.gt y una copia física se remite a la Contraloría
General de Cuentas.
i. Fianzas contractuales: Para garantizar el cumplimiento del contrato, el proveedor debe otorgar las siguientes fianzas
complementarias: a) Fianza de cumplimiento contractual; b) Fianza de anticipo (aplica únicamente para contratos de
infraestructura); c) Fianza de conservación de obra o calidad de funcionamiento (aplica únicamente para contratos de
infraestructura).
³ Se adjudica al que oferte el menor precio.

4. Adquisición con proveedor único:
a. Descripción: Aplica en casos excepcionales cuando el bien o servicio por su naturaleza y condiciones solamente puede ser
adquirido por un proveedor.
b. Monto máximo: Aplica para cualquier monto.
c. Forma: Se publica en Diario Oficial y en el sistema www.guatecompras.gt la invitación a presentar oferta y detallando las
características del bien o servicio. El plazo para presentar manifestación de interés no puede ser mayor a cinco (5) días hábiles a
partir de la publicación de la invitación.
d. Calificación: Se nombra una comisión receptora de la oferta integrada por tres (3) miembros nombrados por la autoridad
administrativa superior de la entidad contratante, quienes deben ser empleados públicos. Esta comisión recibe la oferta,
levanta acta y traslada expediente a la autoridad superior para que declare la contratación con proveedor único.
e. Habilitación proveedor: El proveedor debe estar inscrito y habilitado por el Registro General de Adquisiciones del Estado.
f. Fianza de sostenimiento de oferta: El proveedor debe presentar una fianza para garantizar a la entidad contratante que los
términos, condiciones y precios ofertados se mantienen y no variarán desde la presentación de la oferta hasta la eventual
suscripción del contrato.
g. Contrato: En esta modalidad se suscribe un contrato el cual se publica en el sitio web www.guatecompras.gt y una copia
física se remite a la Contraloría General de Cuentas.
h. Fianzas contractuales: Para garantizar el cumplimiento del contrato, el proveedor debe otorgar las siguientes fianzas
complementarias: a) Fianza de cumplimiento contractual; b) Fianza de anticipo (aplica únicamente para contratos de
infraestructura); c) Fianza de conservación de obra o calidad de funcionamiento (aplica únicamente para contratos de
infraestructura).
Contrato abierto:
a. Descripción: Es la modalidad de adquisición competitiva coordinada por el Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la
Dirección General de Adquisiciones del Estado, con el objeto de seleccionar proveedores de bienes, suministros y servicios de uso
general y constante, o de considerable demanda, previa calificación y adjudicación de los distintos rubros que se hubieren
convocado a concurso público, a solicitud de dos o más instituciones públicas.
b. Monto máximo: Aplica para cualquier monto.
c. Forma: Las bases de contrato abierto4 son elaboradas por las instituciones públicas interesadas en esta modalidad de
adquisición y están sujetas a un proceso de aprobación técnica, administrativa y jurídica por parte del Ministerio de Finanzas
Públicas. Una vez aprobadas, se publican junto con la convocatoria a ofertar y entre esta publicación y la presentación de
ofertas deben mediar al menos cuarenta (40) días hábiles.
d. Calificación: Se nombra una junta de calificación integrada con personal técnico y con conocimientos en materia de
adquisiciones, delegados por las entidades públicas. Deben ser personas distintas a quienes elaboraron las bases del evento.
Para la calificación el criterio más importante es el precio y se toma como base el precio de referencia proporcionado por el
Instituto Nacional de Estadística.
⁴ Términos de referencia de los bienes o insumos a contratar

5. e. Habilitación proveedor: El proveedor debe estar inscrito y habilitado por el Registro General de Adquisiciones del Estado.
f. Fianza de sostenimiento de oferta: El proveedor debe presentar una fianza para garantizar a la entidad contratante que los
términos, condiciones y precios ofertados se mantienen y no variarán desde la presentación de la oferta hasta la eventual
suscripción del contrato.
g. Contrato: En esta modalidad se suscribe un contrato con el Ministerio de Finanzas Públicas. El contrato se publica en el sitio
web www.guatecompras.gt y una copia física se remite a la Contraloría General de Cuentas.
h. Fianzas contractuales: Para garantizar el cumplimiento del contrato, el proveedor debe otorgar una fianza específica por los
montos y plazo que el contrato establezca.
Subasta electrónica inversa:
a. Descripción: Es la modalidad de adquisición pública de obra pública, construcciones por contrato, bienes y servicios
estandarizados u homologados a través de un sistema de subasta en tiempo real gestionado en el portal web
www.guatecompras.gt.
b. Monto máximo: Aplica para cualquier monto.
c. Forma: Se publican las bases para la subasta con por lo menos cuarenta (40) días de anticipación a la fecha señalada para la
subasta. En la convocatoria se publican los requisitos para que los oferentes se inscriban y participen en la subasta.
d. Calificación: Se nombra una junta de calificación de las ofertas presentadas. Para la calificación el criterio más importante es
el precio y se toma como base el precio de referencia proporcionado por el Instituto Nacional de Estadística.
e. Habilitación proveedor: El proveedor debe estar inscrito y habilitado por el Registro General de Adquisiciones del Estado.
f. Fianza de sostenimiento de oferta: El proveedor debe presentar una fianza para garantizar a la entidad contratante que los
términos, condiciones y precios ofertados se mantienen y no variarán desde la presentación de la oferta hasta la eventual
suscripción del contrato.
g.Contrato:Enestamodalidadsesuscribeuncontratoconlaentidadpúblicaorganizadoradelasubastaelcualseráaprobado
por la autoridad administrativa superior de dicha entidad. El contrato se publica en el sitio web www.guatecompras.gt y una
copia física se remite a la Contraloría General de Cuentas.
h. Fianzas contractuales: Para garantizar el cumplimiento del contrato, el proveedor debe otorgar una fianza específica por los
montos y plazo que el contrato establezca.
Registro General de Adquisiciones del Estado.
De conformidad con la regulación vigente, toda persona individual o jurídica que participe en eventos de adquisición pública
debe gestionar su inscripción ante el Registro General de Adquisiciones del Estado. Esta disposición aplica para personas
nacionales o extranjeras. El Registro habilita inscripciones para las siguientes categorías:
• Consultores.
• Proveedores de bienes y servicios.
• Proveedor de obra
El tiempo promedio para inscripción de empresas nacionales es de cuatro (4) semanas y para empresas extranjeras, de seis
(6) a ocho (8) semanas. Todo el procedimiento de inscripción y de obtención de precalificaciones (habilitaciones) es digital.

6. En el caso de proveedores guatemaltecos, los requisitos de inscripción son los siguientes:
1. Copia legalizada de los siguientes documentos:
a. Patente de comercio de empresa.
b. Patente de comercio de sociedad.
c. Testimonio de la escritura pública de constitución y sus modificaciones, en su caso, inscrita en el Registro Mercantil.
d. Documentación que acredite cada representación legal de la sociedad inscrita en el registro respectivo.
2. Declaración jurada conforme al formato que ponga a disposición el RGAE, en la que conste no estar comprendido en ninguno
de los casos a los que se refiere el artículo 80 del Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de
Contrataciones del Estado, emitida en un plazo no mayor de treinta (30) días previo a la fecha en que presente su solicitud.
3. Certificación emitida por la entidad en donde consten los nombres de los miembros del órgano de administración.
4. Solvencia fiscal emitida por la Superintendencia de Administración Tributaria, en un plazo no mayor de treinta (30) días
previo a la fecha de presentación de solicitud.
5. Pago de arancel US$ 26.00.
Para obtener la precalificación en la categoría de proveedor de bienes y servicios se requiere:
1. Completar formulario electrónico en el sitio web www.rgae.gob.gt.
2. Balance general o estado de situación financiera del último año, debidamente certificado por perito contador o auditor.
3. Fotocopia legalizada de la declaración jurada anual del impuesto sobre la renta presentada ante la Superintendencia de
Administración Tributaria.
4. El proveedor podrá presentar de forma opcional, constancias de líneas de crédito disponibles extendidas por las instituciones
bancarias autorizadas por la Superintendencia de Bancos, emitida en un plazo no mayor de treinta (30) días previo a la fecha en
que presente su solicitud.
5. Información sobre la producción anual de los últimos cinco (5) años, con base en los contratos ejecutados a nivel nacional o
internacional, con entidades del sector público o privado, que cuentan con finiquitos o actas de recepción.
6. Declaración jurada conforme al formato que ponga a disposición el RGAE, en la que conste no estar comprendido en ninguno
de los casos a los que se refiere el artículo 80 del Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de
Contrataciones del Estado, emitida en un plazo no mayor de treinta (30) días previo a la fecha en que presente su solicitud.
5. Testimonio de la escritura pública con certificación del Registro General de la Propiedad, que acredite propiedad o posesión
de los bienes inmuebles en donde se lleven a cabo sus operaciones comerciales o contrato de arrendamiento, cuando
corresponda.
6. Formulario electrónico de acreditamiento de experiencia para acreditar una especialidad por cada uno de los finiquitos o
actas de recepción. Los proveedores nuevos que no acrediten experiencia podrán seleccionar una especialidad a través de
declaración jurada, según formato que ponga a disposición el RGAE, haciendo constar que la misma cuenta con la capacidad
técnica para proveer los bienes, suministros y servicios que indica de conformidad con el giro normal del negocio.
7. Pago de arancel US$ 26.00

7. En el caso de empresas extranjeras que se inscriben como proveedores de bienes y servicios, deberán gestionar una
inscripción provisional atendiendo los requisitos siguientes:
1. Documentación que acredite la personería del representante legal de la entidad, inscrita en los registros respectivos.
2. Copia legalizada de pasaporte del representante legal en caso de ser extranjero.
3. Declaración jurada en acta notarial del representante legal de la empresa que indique el país de origen en donde esta
legamente constituida y renunciando a toda intervención o reclamación diplomática en su favor y que no podrán invocar
derechos de extranjería, faccionada ante notario guatemalteco.
4. Balance general o estado de situación financiera del último período fiscal, presentado ante la autoridad fiscal o tributaria del
país de origen, debidamente auditado, expresado en quetzales al tipo de cambio al momento de la certificación.
5. Contratos, finiquitos o documentos que acrediten la experiencia de acuerdo con las obras, bienes, suministros o servicios
provistos en el sector público o privado, que tengan relación directa con las especialidades para las que solicita la
precalificación. Para el caso de proveedores de obra, de forma opcional, podrá acreditar los proyectos en ejecución.
6. Declaración jurada conforme al formato que ponga a disposición el RGAE, en la que conste no estar comprendido en ninguno
de los casos a los que se refiere el artículo 80 del Decreto número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, emitida en un plazo no
mayor de treinta (30) días previo a la fecha en que presente su solicitud.
La inscripción provisional permite a la empresa participar como oferente en eventos de adquisición pública, pero la empresa
adquiere el compromiso de completar la inscripción definitiva antes de la suscripción de un eventual contrato. Esto implica que
la empresa extranjera se constituirá en Guatemala adoptado cualquier de las formas que la ley permite para entidades
mercantiles (sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, sucursal, etc.). Para obtener la inscripción definitiva la
empresa debe cumplir con los siguientes requisitos:
1. Copia legalizada de los siguientes documentos:
a. Patente de comercio de empresa.
b. Patente de comercio de sociedad.
c. Testimonio de la escritura pública de constitución de sucursal y sus modificaciones inscritas en el Registro Mercantil,
debiendo acreditar que obtuvo la autorización para operar en la República a que se hace referencia en el Capítulo IX del Libro
I del Código de Comercio; o bien que obtuvo la autorización especial para operar temporalmente en la República, a que hace
referencia el artículo 221 del citado cuerpo legal.
2. Certificación emitida por la entidad en la que conste los nombres de los miembros del órgano de administración.
3. Solvencia fiscal en la que se establezca que se encuentra solvente en sus obligaciones tributarias en Guatemala, emitida en un
plazo no mayor de treinta (30) días previo a la fecha en que presente su solicitud.
4. Pago de arancel US$ 39.00.
Se debe tomar en cuenta que todos los documentos provenientes del extranjero deben presentarse con los respectivos pases de
ley o apostilla para los países miembros de la Convención de la Haya, traducidos al español por traductor jurado y
protocolizados, para que surtan efectos en Guatemala.