1. El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los
documentos desde su proceso de creación hasta su disposiciónfinal, siendo esta su
eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los
criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el
transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada
documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y
valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión
Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo
complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización
sino también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del
mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de
archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que
contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un
valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar
como documento investigativo.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su
permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión,
Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por
las Tablas de Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso
frecuente. Se conservan más o menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de
cincuenta años.
Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde a los
archivos históricos.
Para la correcta comprensión de cómo se decide el tiempo de permanencia de los
documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes términos
Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado de las
series documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”1.
Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un listado de las
series documentales correspondientes a fondos acumulados, “1
2. Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”2
Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.”.
Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios
-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Técnico
Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios
Archivo Histórico Documentación inactiva Valores Secundarios -Histórico
-Cultural
-Investigativo
-Científico
