SENA guía aprendizaje técnico asistencia administrativa

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE
Versión:02
Código:GFPI-F-019
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Programa de Formación: Técnico en Asistencia
Administrativa
Código: 122121
Versión: 2
Nombre del Proyecto:
Desarrollo e
implementación de
estrategias operativas
para la gestión
administrativa.
Código: 666872
Fase del proyecto: ANÁLISIS
Actividad (es) del Proyecto:
Clasificarlasáreasde gestión
de una empresa.
Actividad (es) de
Aprendizaje:
Analizar la estructura
organizativa de acuerdo a
las políticas de la
organización.
Ambiente de
formación
Ambiente de
aprendizaje
suministrado
por el colegio
articulado
MATERIALES DE FORMACIÓN
DEVOLUTIVO
. Equiposde
proyección
(videobeam)
audiovisual.
. Computador
.Reproductor
portátil
CONSUMIBLE
.Hojas
Sobres
Cartulina
plastilina
Papel seda
Resultados de Aprendizaje:
Identificar las funciones,
procedimientos, ubicación
orgánico-funcional y
dependencias asociadas a la
unidadadministrativadentro
de la organización y su
entorno.
Competencia:
Producir documentos que
se originen de la función
administrativasiguiendola
norma técnica y la
legislación vigente.
Duración de la guía: 80 Horas
GUÍADE APRENDIZAJE Nº 01
1. IDENTIFICACIÓNDE LA GUIADE APRENDIZAJE
2. INTRODUCCIÓN

Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
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Apreciado aprendizatravésde estaguía de aprendizaje queremos darle la bienvenida a la exploración de
conocimientos ysaberes enel programade asistencia administrativa; aquí iniciamos una aventura más en
cada una de sus vidas que alimentará de conocimientos (el saber) y experiencias (saber hacer) su perfil
profesional ypersonal,esdecir,el propioser.Enestacarrera técnicaencontrarála satisfacciónde aprender
durante el transcurso de dos años diferentes contenidos que alimentarán su conocimiento y que le
ayudarán a ubicarse en un entorno laboral con el objetivo de aumentar su productividad y efectividad
dentro de una organización.
AsistenciaAdministrativaesunprograma que le facilitarádesempeñarse, como su nombre lo indica, en un
asistente administrativo, auxiliar de información, atención en servicio al cliente, asistente personal y
planeaciónadministrativa. Asímismodurante suformación profesionalusteddesarrollará competencias y
habilidadesde atenciónyservicio al cliente, procesando información,contabilizando lasoperaciones de la
empresa, produciendo documentos, organizando eventos y documentos de una empresa.
Por elloiniciaremosconociendolosiniciosde laadministraciónenel mundoylos diferentes enfoques que
permitieron el avance y la conformación de las empresas u organizaciones en diferentes campos
industriales y comerciales.
3.1 Actividadesde Reflexióninicial.
Ustedcomo miembrode unafamiliacuentaconel apoyo de unos padres y hermanos, igualmente cuenta
con abuelos maternos y paternos donde tienen otros parientes, analice dentro de esa enorme familia
¿cómo ha sido el manejo de la unidad familiar, ¿quién da las ordenes?, ¿quién trae el dinero a casa?,
¿cómo se toman las decisiones?, ¿ quiénes toman las decisiones y quiénes las acatan?
Después de reflexionar y socializar usted puede concluir que la familia es una organización, en ella se
reflejaunorden,unoscompromisos,unaslíneasde autoridad,unahistoriafamiliarque afecta,bieno mal,
el desarrollo diario de las actividades familiares.
Lo invito a observar el video “La Administración a través de la historia”
http://www.youtube.com/watch?v=GvqgklR3enk identificando factores importantes en el surgimiento y
avance de la generación de empresa de acuerdo a cada uno de los contextos en que se desarrolla.
Despuésde reflexionarsobre el proceso de administración y conocer puntos claves en su generación, en
grupos GAES organizarán una interpretación de un momento u experiencia en donde se utilice la
administracióncomo ejercicioclave paralasoluciónde conflictososituaciones.Ejemplo:laadministración
3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

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en la familia, en una empresa, en una comunidad, a nivel personal, entre otros
3.2 Actividadesde contextualizacióne identificaciónde conocimientosnecesarios parael aprendizaje.)
Despuésde conocercuálessonlospasosesencialesparagenerarlaadministraciónenlavidapropiaypor
supuestoenlosentornoslaboralesuorganizacionesesimportante que usted,queridoaprendiz, que se
estáformandocomo asistente administrativoconozcael entornoempresarial,loscargos,lasfuncionesy
nivelesjerárquicosdentrode lasorganizacionesyempresasalascualesse veráenfrentadoensu
desarrolloprofesional. Porestoesimportante que enestaparte del aprendizajeustedconozcade:
¿Cuálespolíticasde la organizaciónafectan el desempeñocomoasistente administrativodentrode una
estructura organizacional?
Resolver una pregunta esencial, es abarcar una serie de contenidos conceptuales, procedimentales y
actitudinalesde maneraglobal, complejaque nonecesariamente puededar como respuesta a un SI y a un
NO,entonces se le invita a revisar las preguntas secundarias, hacia donde se dirige el propósito de esta
guía de aprendizaje, a pensar sobre las respuestas que surjan de su participación en las actividades
propuestas en su proceso de aprendizaje.
- ¿Por qué sonimportanteslosmanualesde funciones,procesos yprocedimientosenun puesto de
trabajo?
- ¿Por qué se debe conocer la estructura orgánica-funcional de una empresa?
- ¿Cuál es la relevancia de conocer la matriz DOFA de una empresa?
- ¿Cuálessonlos recursos que se hacen necesarios para el desarrollo de las actividades propias de
los manuales de funciones, procesos y procedimientos?
- ¿Cómoestablecerlasprioridadesenlaejecuciónde lasactividadesresultantesde losmanuales de
funciones, procesos y procedimientos?
- ¿Cuál es la importancia de conocer las políticas, normas y lineamientos de la Organización?
- ¿Cómo se identifica la diferencia entre actos administrativos y académicos?
De acuerdoal desarrollo de las actividades de aprendizaje propuestas en esta guía y haciendo uso de los
apuntese investigacionespropias, ustedcomprenderálasrespuestasaestas preguntas que son parte del
contenido que se va a desarrollar a los largo del proceso de aprendizaje, por lo cual al finalizar esta
actividad de aprendizaje deberá entregar en una hoja las respuestas a las preguntas anteriormente

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planteadas, con sus propias palabras.
3.3 Actividadesde apropiación del conocimiento(ConceptualizaciónyTeorización).
Una vez entendido el objeto de conocimiento con la ayuda del glosario que se incluye al finalizar esta
guía de aprendizaje explique y ampliéconsuspalabras lostérminosmásimportantesque utilizaremosen
la comprensióndel vocabularioparael desarrollode esta competencia. Teniendo claro el significado de
cada uno de los términos, de manera individual, crearán un crucigrama en donde se involucren 10
palabrasrelacionadasconnuestroobjetode conocimiento.A l finalizarse intercambiaránlostrabajoscon
el fin de intercambiar conocimientos.
CONCEPTOS QUÉ ES
¿Qué es un proceso
administrativo?
¿Qué significa el
término Empresa?
¿Qué es planeación?
¿Qué es organización?
¿Qué es misión?
¿Qué es una visión?
¿Qué es un
organigrama?
¿Qué es un plan
estratégico?

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¿Qué significa la sigla
DOFA?
¿Qué es un manual de
funciones?
¿Qué es un manual de
procedimientos?
Los aprendices estudian el video: Historia de las escuelas de la administración
http://www.youtube.com/watch?v=1RWnJFzmaKU y elaboran un cuadro sinóptico sobre las teorías
administrativas, posteriormente el instructor profundiza sobre el concepto de administración, sus
características y la relación con la empresa.
Seguidoaesto,el instructorpresentael conceptode empresayprofundiza sobre: tipos, clases, recursos y
valoresfacilitandoasíque el aprendizensuprocesode aprendizaje se le facilite la exploración y consulta
de la página web www.camaradirecta.com.co elaborando una rejilla de conceptos sobre los tipos de
empresas cumpliendo así con el desarrollo de la actividad 1.
Posteriormente,losaprendices observan de forma detallada el video ejemplo sobre estructura orgánico
funcional de una empresa: http://www.youtube.com/watch?v=g0O7YicLtQw tomando nota de los
conceptosexplicadosparaque posteriormente realice de forma ordenada una sopa de letras con mínimo
12 términos con cada uno de los significados.
Una vez entendido el proceso de la estructura funcional de una empresa y para brindar continuidad al
proceso de aprendizaje el instructor comparte los conceptos que pertenecen al proceso administrativo,
quien a su vez proyectará el video denominado: “Proceso administrativo en bichos”
http://www.youtube.com/watch?v=kzLM4N3g1tw. Allí los aprendices participan de forma activa en la
carrera de observación organizada por el equipo ejecutor teniendo como objetivo la exploración de
conocimientos a través del juego lúdico y experimental.
En este momentode suaprendizaje el instructormedianteunaexposicióncompartirá a los aprendices el
concepto de planeación estratégica y los siguientes componentes: misión, visión, objetivos, políticas,
metas, estructura externa, matriz DOFA, manual de funciones, procesos y procedimientos; por su parte
los aprendices elaboran la actividad 2.
Para finalizar ahondaremos un poco más sobre los componentes que integran el proceso de planear
estratégicamente ylaimportanciaque tiene enlaadministraciónefectivade una organización u empresa,

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para ellolosaprendicesrealizaránlalecturadetalladadel materialsuministradoporel instructorde donde
tomarán lasbasespara dar respuestaalas preguntaspropuestasenel cuestionarioanexoen la actividad 3
3.4 Actividadesde transferenciadel conocimiento.
Actividad 1. Por mediode lapáginacámara directaque encontraráenel buscador google, usted navegará
aplicandoenel linkCAE(matricula mercantil) el cual lo (a) enviará a www.sintramites.com/sintramites/.
En este momento usted debe navegar en dicha página ubicando los conceptos tales como homonimia,
tipos de empresa, usos de suelo, antecedentes marcarios y códigos de actividad económica (CIIU) entre
otros, ubicándolos posteriormente en la rejilla de conceptos solicitada.
Actividad 2: “Definiendo mi empresa” Aquí apreciado aprendiz en grupos GAES debe conformar una
empresa y definir, misión, visión, 3 objetivos, 3 políticas, elaborar el organigrama ubicando los
departamentos,identificarde laestructuraexterna4 proveedores,3competidores, tecnología disponible
para la operación de la empresa, diseñar un logo para la empresa y elaborar el manual de funciones y
procedimientos . De la misma manera, personalmente, ubique su puesto de trabajo dentro del
organigramay establezcacuálessonlasrelacionesque se deben llevar con las demás dependencias de la
empresa.
Actividad 3: Una vez finalice la lectura del material sobre planeación estratégica debe responder de
manera personal las preguntas de selección múltiple planteadas en el cuestionario que el instructor
entregará a cada uno de los aprendices.
3.5 Actividadesde evaluación.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Producto:
Carpetacon presentaciónde
la empresaconmisión,
visión,objetivos,políticas
juntoal organigrama,
manual de funciones,
manual de procesos y
procedimientos.
 Ejecutaprocedimientosy
funcionesacorde conlo
establecidoenlosmanuales
y el direccionamiento
estratégicode la
organización.
 Identificalaposiciónde su
puestode trabajo,de
acuerdocon la estructura
orgánicade laorganización.
1. Técnica de Evaluación:
Valoración de Producto:
Instrumentode Evaluación:
Lista de Verificación.

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Evidenciade conocimiento:
Responde apreguntassobre:
Planeaciónestratégica.
•Aplicael procesode
planeaciónestratégica,
orientadoala unidad
administrativa,enlas
estrategiasfa/do parael
desarrollode losprogramasde
mejoramiento.
•Establece lasprioridadesde
ejecuciónde actividadesylos
recursosde acuerdocon las
políticasde la organización.
TÉCNICA: Formulaciónde
preguntas.Cuestionario.
Instrumentode Evaluación:
Cuestionario de preguntas

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ACTIVIDADES
DEL
PROYECTO
DURACI
ÓN
(Horas)
Materiales de formación
devolutivos:
(Equipos/Herramientas)
Materiales de formación
(consumibles)
Talento Humano (Instructores)
AMBIENTES DE
APRENDIZAJE
TIPIFICADOS
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller, unidad
productiva)y elementos y
condiciones de seguridad
industrial, salud
ocupacional y medio
ambiente
Clasificar las
áreas de
gestión de
una empresa.
80 Horas
. Equipos de
proyección
audiovisual.
. Computador
portátil
1
1
.Hojas
.Cartulina
.Plastilina.
.Papel seda
1
Ciencias
económicas y
administrativas.
1
AMBIENTE
APRENDIZAJE
COLEGIO
4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

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Administración: Es todo un proceso que incluye (en términos generales) planificación, organización, dirección y
control para un adecuado uso de los recursos de la organización (humanos,financieros,tecnológicos, materiales, de
información) y para la realización de las actividades de trabajo.
Empresa: Es una unidad económico – social integrada por elementos humanos, materiales y técnicos que tiene el
objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios.
Administración de empresas: Es una ciencia social que se dedica al estudio de la organización de las empresas,
analizando la forma en que gestionan sus recursos, procesos y los resultados de sus actividades.
Asistente administrativo: El asistente administrativo es el profesional que se dedica a realizar variedad de tareas
administrativasy de oficina tales como:redactar cartas,manejo de correspondencia, manejo de agenda, organizar y
mantener archivos en papel o electrónicos y proveer información vía telefónica entre otras.
Proceso administrativo: son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recurso
humanos, técnicos, materiales, etc, con los que cuenta la empresa.
Planeación: Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas,
presupuestos y estrategias de un organismo social. , es decir, consiste con determina lo que va a hacerse
Organización: La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando
unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías;
Dirección: Es la acción einfluencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los
objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de
esfuerzos la dirección contiene: ordenes, relaciones personales jerárquicas y toma de decisiones.
Control: Proceso para asegurar quelas actividades reales seajusten a las actividadesplanificadas. Permite mantener
a la organización o sistema en buen camino.
Manual de funciones: Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla
cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos
procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desa rrollar las
rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales de los trabajadores de una empresa.
Manual de procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
5. GLOSARIO DE TERMINOS

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 http://www.promonegocios.net/administracion/que-es-administracion.html
 http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/53/procesoadmin.htm
 http://definicion.de/administracion/
 http://www.youtube.com/watch?v=GvqgklR3enk Laadministraciónatravésde lahistoria
 http://www.youtube.com/watch?v=1RWnJFzmaKU- HistoriasdelasEscuelasdelaAdministración.flv
Elaborada por: Olga Lucia Acosta, Sandra Álvarez Pérez, Eiddy Ardila Rueda, Claudia Ardila Cárdenas,
Gloria Amparo Mojica, Claudia Ojeda Villareal, Mayerly Pérez Jaimes y Gustavo Vásquez Giraldo.Equipo
ejecutorAsistenciaAdministrativa, Programade Articulacióncon la Educación Media SENA y Betty Ángela
Sarmiento, Asesora Pedagógica CSET SENA.
Fecha: Enero 2014
Ajustada: Marzo 18 de 2014
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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