Actividad 1. Documentos Digitales

1. Documentos Digitales
Grupo 4
Presentado por:
Adriana Fabiola Córdoba Guaba
Docente
Ricardo Antonio Botero Ríos
Universidad Del Quindío
Facultad De Ciencias Humanas Y Bellas Artes
Programa Ciencia De La Información Y La Documentación, Bibliotecología Y Archivística
2018-1

2. Tabla de contenido
Preservación y conservación de los
documentos digitales
Legislación
Normatividad Técnica
Estrategias de preservación digital
Creación, conservación, y difusión de los documentos
digitales
Problemas que se presentan en la conservación digital
Obsolescencia tecnológica
Degradación de los soportes
Perdidas espontáneas o catastróficas de la
información
Patrimonio digital
Tipos de patrimonio
digital
Conclusiones
Bibliografía

3. Preservación y conservación de los documentos digitales
Conservación documental: Se
encarga de preservar tanto el
contenido como la apariencia de
los mismos y de tomar medidas
correctivas en la integración física
y funcional de cada documento.
En la conservación esta
destinada a proteger
adecuadamente los documentos
con el fin de prolongar su
utilización por el mayor tiempo
posible
Conservación preventiva de
documentos : Es el conjunto de
acciones, programas, planes,
políticas que tiene por objeto
prevenir el deterioro que sufren los
documentos en papel.

4. Legislación
ACUERDO 048(5/2000):
Conservación preventiva,
conservación y restauración
documental
Decreto 2609 de 2012 en su Artículo 9° "Procesos de la
gestión documental" define "el conjunto de acciones y
estándares aplicados a los documentos durante su gestión para
garantizar su preservación en el tiempo, independientemente
de su medio y forma de registro o almacenamiento
Acuerdo 6 de 2014: Sistema Integrado
de Conservación - Plan de Preservación
Digital a Largo Plazo
· Decreto 2609 de 2012, en su Capítulo IV "La
gestión de los documentos electrónicos de archivo", los
requisitos para la preservación y conservación de los
documentos electrónicos de archivo, con el objeto de
asegurar su preservación y conservación en el tiempo

5. Normatividad Técnica
ISO 23081: Metadatos
para la gestión de
documentos
GTC- ISO-TR 15801.
Preservación a largo plazo de
la información basada en
documentos electrónicos
ISO 14721: Sistemas de
transferencia de información y
datos espaciales. Sistema
abierto de información de
archivo .
GTC- ISO- TR 18492:
Conservación a largo
plazo de la información
basada en documentosLa normatividad técnica tiene tres
finalidades :
Facilitar la
adopción
generalizada por
parte de la
Administración
general del estado
de medidas
organizativas y
técnicas que
aseguren y
conserven la
información.
Promocionar
el conjunto de
medidas
organizativas y
técnicas de
seguridad, que
garanticen el
cumplimiento
de los
requisitos.
Promover el
máximo
aprovechami-
ento de las
tecnologías de
la información

6. Estrategias de preservación digital
Conservación
Preserva el contenido
Copias de seguridad
Realiza duplicados del
objeto digital
Metadatos
Incorporación de
texto
Preservación de la
tecnología
Preservar el entorno
técnico
Emulación
Técnicas para ver y
utilizar la colección
digital
Actualización
Renovación de los
sistemas obsoletos a
uno actual
Utilización de
estándares
Codificar y formatear
los objetos digitales
Almacenamiento
Se maneja de acuerdo
al ciclo de vida de los
documentos
Migración
Proceso de
transferencia de
información

7. Creación, conservación, y difusión de los documentos digitales
.
• Mantener una temperatura en torno a los 20 ºC.
• Mantener la humedad relativa en torno al 40%.
.
.
• Evitar la suciedad.
• Mantener los medios en sus cajas
excepto cuando se estén usando.
• Evitar las oscilaciones rápidas o prolongadas de temperatura y humedad.
• Evitar la exposición a campos magnéticos y a fuentes de humos.
• Prohibir la comida y/o bebida en lugares de almacenamiento,
así como el fumar.
• Almacenar los medios de forma vertical
• Utilizar siempre las cajas originales.
• No abrir las cajas que protegen las cintas.
Es importante también evaluar los
materiales digitales, decidir por
cuanto tiempo deberían ser
mantenidos y por quién de acuerdo
con la política de la institución.

8. Amenazas
Obsolescencia
tecnológica
Degradación de
los soportes
Perdidas
espontaneas o
catastróficas de
la información
P
E
R
D
I
D
A
D
E
I
N
F
O
R
M
A
C
I
Ó
N
Todas las colecciones de
archivos
necesitan realizar un plan
de mantenimiento y de
digitalización de
documentos para evitar la
perdida de información .

9. Hardware:
La aparición de
nuevas
tecnologías
Software:
Actualización y
nuevos
programas
Los soportes: La
evolución del
hardware hace
que lectura se
vuelva ilegible.
Obsolescencia
tecnológica
Sucede cuando se cambia un aparato tecnológico por uno mas sofisticado o novedoso,
este fenómeno se conoce como la evolución tecnológica
y ocasiona la desaparición del medio tecnológico para la lectura de un documento.

10. Degradación de los soportes
Fragilidad
intrínseca del
almacenamiento
digital
Los efectos del exceso de humedad relativa en el
Ambiente y de la temperatura , hacen que los
Soportes digitales sufran algunos daños.
Factores
Externos
Los cambios de
temperatura
dañan los
soportes
Internos
Provocan errores
en la lectura

11. Desastres
naturales
Desastres
informáticos
La mayoría de las
perdidas
espontáneas se
generan por la
falta de prevención
y mantenimiento
de los documentos.
Acontecimientos
Catastróficos
Perdidas espontáneas o catastróficas de la información

12. UNESCO
Patrimonio
digital
Las Instituciones
deben de participar
activamente en el
desarrollo y
conservación del
patrimonio digital.
Cada organización
debe de preservar
el contenido
intelectual de cada
documento ya que
hacer parte de la
historia de la
institución.
Se debe de
mantener bien
estructurada ,
organizada y
asegurada la
información de
cada documento.

13. Tipos de patrimonio
digital
Los objetos digitales
pueden venir en
varios formatos como
textos, bases de
datos, imágenes fijas
entre otras.
La conservación de
esta información
requiere de un
proceso de
producción y
mantenimiento.
Los recursos
electrónicos son una
herramienta
informática que sirve
para crear y
compartir información
con los demás.

14. ● Todas las instituciones deben participar activamente en el desarrollo y
conservación de los documentos digitales, ya que son un patrimonio histórico
de cada institución
● Se debe mantener bien estructurada y asegurada la información que se deposita
en cada documento.
● De acuerdo a las técnicas que se utilicen para conservación y preservación de
los documentos, garantizarán el acceso a la información por el tiempo que sea
necesario.
● La mayoría de las pérdidas de información ocurre por la falta de planeación,
prevención y mantenimiento de los documentos.
● Algunos factores como la humedad y la temperatura dañan los soportes
digitales.
● La evolución tecnológica repercute en la desaparición de los medios
tecnológicos para la lecturas de algunos documentos y por lo tanto se pierde la
información.
Conclusiones

15. Benítez, A. S., & Rodríguez, A. Á. R. (2005). Metadatos para la preservación de colecciones digitales. Cuadernos de documentación
multimedia, 16, 21.
Serra Serra, J. (2001). Gestión de los documentos digitales: estrategias para su conservación. Profesional de la Información, 2001, vol. 10,
núm. 9, p. 4-18.
Keefer, A., & Gallart, N. (2014). La preservación de recursos digitales: el reto para las bibliotecas del siglo XXI. Editorial UOC.
UNESCO. (s.f). Noción de patrimonio digital. Recuperado el 10 de Marzo 2018, desde http://www.unesco.org/new/es/communication-
andinformation/access-to-knowledge/preservation-of-documentaryheritage/digital-heritage/concept-of-digital-heritage/
Vanegas, S. (2017). Presentación: PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES. Recuperado el 10 de Marzo
2018, desde https://prezi.com/bp0i93gplvvj/preservacion-y-conservacion-de-los-archivosdigitales/
Bibliografía