Las cinco etapas principales de un proyecto son: 1) Inicio, donde se define el objetivo y plan de acción; 2) Planificación, que incluye la definición de recursos, alcance, programación y presupuesto; 3) Ejecución, donde se asignan tareas y supervisa el progreso; 4) Monitoreo y control, para garantizar el cumplimiento de objetivos; y 5) Cierre, que implica la entrega de resultados y documentación final. El seguimiento de estas etapas es fundamental para la gestión efectiva de cualquier proyect

1. Etapas en la elaboración y
evaluación de proyectos
ARQ. MA. TERESA PEÑA DE LA MAZA

2. ¿Qué son las etapas de un proyecto?
• Las etapas de un proyecto corresponden al camino que este debe seguir,
partiendo desde su inicio hasta llegar a su realización.
• Son cinco las principales etapas que comprenden el ciclo de vida de un
proyecto, este se puede definir como el marco de actividades, estrategias,
procesos y capital humano involucrados en su desarrollo.
• Inicio
• Planificación
• Ejercicio
• Monitoreo y control
• Cierre

3. Importancia de las etapas en la gestión de
proyectos
• Permite trazar un cambio hacía un producto final.
• Ayuda a realizar un análisis sobre las posibilidades realistas
y obstáculos del cumplimiento del proyecto.
• Desde las etapas del proyecto es posible tener una
perspectiva amplia de los factores de riesgo, y así evitar
inconvenientes.
• Al encontrar a tiempo los traspiés, incluso antes de que se
generen, es posible evitar el entorpecimiento del
cumplimiento de los objetivos.

4. • Abarca el comienzo de la búsqueda de financiamiento,
la cual se incluye dentro del desarrollo del proyecto.
• Al desarrollar las etapas de un proyecto, se definen las
competencias y habilidades, y se determina qué
recursos materiales y humanos se requieren para
alcanzar la meta propuesta.
• Ofrece una visual de lo que será o puede ser el
producto final.
• Facilita determinar si cada objetivo es alcanzable y si
existe la posibilidad de llegar al final del proyecto.

5. Pasos o etapas de un proyecto
• Etapa 1: Inicio
• Se precisa claridad respecto a cuál es el proyecto que se quiere
ejecutar.
• Es donde se valora y analiza su viabilidad.
• Identificar y definir el objetivo del proyecto, así como elaborar un
plan de acción. En este punto se debe responder la pregunta “de qué
trata el proyecto” y partir de su respuesta reflexionar cómo
conseguirlo.

6. • La definición del objetivo del proyecto corresponde a lo que se espera
lograr cuando se cumpla y ensamble cada una de las etapas, tales
como los entregables, los activos, cómo aumentar la producción y la
motivación del personal.
• Estos objetivos deben ser realistas y alcanzables; asimismo, su
duración debe contar con un límite. Al finalizar el proyecto, los
objetivos serán medibles en indicadores.
• Estos objetivos deben ser realistas y alcanzables; asimismo, su
duración debe contar con un límite. Al finalizar el proyecto, los
objetivos serán medibles en indicadores.
• Todo proyecto requiere de la elaboración de un plan de acción, el cual
surge desde el inicio de sus etapas. Este se define como la hoja de
ruta que ayuda y permite cumplir con los objetivos y alcanzar las
metas del proyecto.

7. • Etapa 2: Planificación
• Es preciso contar con un plan que sirva de ilustración y que permita
llevar a cabo cada paso del proyecto.
• Su finalidad es generar productos de calidad, prepararse para
posibles situaciones de riesgo, crear aceptación y comunicar a las
partes interesadas como clientes, proveedores y socios.
• Orienta al equipo respecto a los recursos requeridos, alcance del
proyecto, programación y presupuestos.

8. • Definición de los recursos necesarios
• Los recursos necesarios para que un proyecto pueda ser realizable y
cumplirse en condiciones adecuadas son, principalmente,
los recursos humanos, financieros y materiales. Estos se definen de
manera anticipada con el objetivo de controlar los costos y aumentar
la eficiencia del proyecto.
• Definición del alcance del proyecto
• Se da respuesta a los interrogantes que buscan dar solución respecto
a los límites, recursos, costos, metas y demás tareas que se requieren
para que el proyecto se cumpla. Una vez definido el alcance del
proyecto, será informado por escrito en un documento denominado
“declaración de alcance”.

9. • Programación del proyecto
• Son las pautas que indican qué hacer y cuáles son los recursos que se
habrán usado al finalizar el plan. Se plasman las fechas de inicio y
finalización, y los objetivos que requieren ser cumplidos en cada
etapa para que el proyecto se complete dentro del tiempo estipulado.

10. • Presupuesto del proyecto
• El presupuesto del proyecto hace referencia al costo total proyectado para
obtener resultados en un periodo específico. Incluye un informe detallado de los
costos requeridos para dar cumplimiento al proyecto. Entre otros, contempla:
• Costos directos: gastos relacionados directamente con la realización del proyecto.
• Costos indirectos: ayudan con las actividades diarias; pero no se calculan o
rastrean con facilidad, como el mantenimiento de máquinas, servicios de
limpieza, etc.
• Costos fijos y costos variables: son aquellos que permanecen inalterables, sin
importar cuánto tiempo dure la realización del proyecto.
• Mano de obra y materiales: la mano de obra corresponde a la suma de dinero
que se destina al pago de salarios de los empleados o contratos por prestación de
servicios; los costos materiales se refieren a las inversiones realizadas en materia
prima.
• Costos de viajes: si la planificación del proyecto incluye viajes, también deben ser
presupuestados. Estos viajes están directamente vinculados a las actividades del
proyecto.

11. • Etapa 3: Ejecución
• Se ejecutan los entregables dirigidos al cliente para satisfacer sus
necesidades. El líder del proyecto, y el correspondiente por cada
equipo de trabajo, asignará tareas, supervisará el progreso y ejecutará
las actividades planificadas.
• Un entregable de proyecto es el resultado de una producción o de un
trabajo, tras un pedido de un cliente o, a nivel interno, de una
petición de la Dirección. Por ejemplo: las especificaciones del
proyecto, actas de reunión, presupuestos, estudios de viabilidad etc.

12. • Asignación de tareas a los miembros del equipo
• Permite organizar de manera efectiva los recursos y la mano de obra
usados para lograr los objetivos de cada etapa de un proyecto, es una
manera de obtener beneficios de los recursos y de los roles
interpretados por cada miembro del equipo.
• Supervisión del progreso del proyecto
• En esta parte se verifican los puntos claves que permitan identificar la
manera en la que el proyecto avanza, siempre buscando que los
objetivos se cumplan dentro del tiempo estipulado. De igual manera,
se validan los costos y la calidad del trabajo y el producto.
• Se considera utilizar herramientas visuales como un Diagrama de
Gantt, cronogramas, hojas de ruta, tableros de planificación, entre
otras.

14. ¿Qué es una hoja de ruta en la gestión de
proyectos?
• La hoja de ruta del proyecto es una descripción general, de alto nivel y fácil de
entender de los componentes vitales de cualquier proyecto. Es un recurso no
confidencial y fácil de ver para el público que los gerentes de proyecto pueden
compartir con un grupo público o profesional para explicar lo siguiente
rápidamente:
• Una pequeña instantánea de los objetivos del proyecto.
• Entregables clave del proyecto.
• Dependencias de tareas del proyecto.
• Hitos cruciales del proyecto.
• Riesgos del proyecto.
Ayuda a transmitir la historia del proyecto antes y durante el inicio del mismo. Le
permiten compartir planes de alto nivel, establecer expectativas adecuadas y
acentuar los componentes vitales de los próximos trabajos del proyecto.

15. Importancia de crear una hoja de ruta del
proyecto
• Ayuda a establecer las expectativas correctas entre los propietarios
del proyecto y las partes interesadas.
• Es un documento importante para transmitir rápidamente
información vital a las partes interesadas.
• Es un documento importante para transmitir rápidamente
información vital a las partes interesadas y fomentar decisiones más
rápidas.
• Crear diferentes versiones actualizadas a medida que avanza el
proyecto ayuda para dar una presentación sencilla sobre el estado del
proyecto que cualquier nivel de audiencia puede entender.

16. • No contienen información confidencial sobre el trabajo. Por lo tanto,
también puede comunicar el documento a partes externas
involucradas en el proyecto.
• Sirve de recordatorio para no perder el camino del proyecto
• Ventajas de una hoja de ruta del proyecto
• Establecer responsabilidad del proyecto
• Priorizar y Alinear
• Coordinar de manera efectiva
• Visualice claramente los roles
• Aclarar los objetivos del proyecto

17. • Componentes de una hoja de ruta típica de un proyecto
• Descripción general del cronograma del proyecto con fechas límite no
negociables.
• Hitos esenciales que su equipo pretende alcanzar.
• Debe resaltar la distribución del presupuesto y los recursos humanos en un
formato visual.
• Cualquier dependencia de tareas que espere también debe resaltarse aquí.
• El documento debe incluir contactos vitales, especialmente para
consultores y proveedores externos.
• Describa los objetivos, metas y prioridades como una descripción general
de alto nivel en unas pocas oraciones.

18. • Llevar a cabo las actividades planificadas
• Se implementan o realizan las tareas y acciones previstas para el
correcto desarrollo del plan o proyecto. Buscando siempre alcanzar
los objetivos en un tiempo determinado.
• Incluye la coordinación de recursos, monitoreo y seguimiento del
proyecto, así como la toma de decisiones para dar solución a
inconvenientes surgidos de manera imprevista

19. • Etapa 4: Monitoreo y Control
• En la medida que los equipos de trabajo avanzan con la ejecución del
proyecto, se deben monitorear constantemente para comprender su
avance. Esto con el objetivo de garantizar el cumplimiento de las fechas,
evitar el avance de alguna dificultad, calcular el rendimiento y evaluar las
variaciones de costos y tiempos.
• Seguimiento y evaluación constantes
• Estas evaluaciones se pueden realizar a partir de indicadores como:
• Satisfacción del cliente: mide exactitud de la información brindada, su
frecuencia, rapidez y formatos en los que se presentan.
• Tareas completadas: mide el grado de finalización de una tarea y otros
efectos directos e indirectos del proyecto.
• Reducción de costos: mide el grado de reducción de tiempo del personal
cuando recopila, trata y analiza la información. Así como el tiempo de
respuesta entre el trámite y la gestión de los pedidos y entregas.

20. • Etapa 5: Cierre
• Se comunica la finalización del proyecto a las diferentes partes, y a la
vez permite liberar recursos para otros proyectos.
• En la finalización del proyecto se evalúa y documenta el alcance que
tuvo. Con esta información se busca aprender de los errores e
implementar procesos que garanticen el éxito en proyectos similares.
• Finalización del proyecto
• Se revisan las tareas completadas y se verifican los motivos por los
cuales no se dio cumplimiento con otras. De igual manera, se liberan
recursos y se da cierre de manera oficial al poryecto

21. • Entrega de resultados
• Un proyecto finalizado implica la entrega de resultados a las personas
o grupos interesados en el proyecto, los cuales pueden verse
beneficiados o afectados por el éxito o el fracaso en el cumplimiento
de los objetivos. En la entrega de estos resultados se demuestra y
verifica el cumplimientos de los requisitos del plan de proyecto.
• Documentación final
• Se elabora una documentación final en la que se incluyen los
diferentes informes, manuales, documentos técnicos y demás
necesarios para la ejecución y continuidad del proyecto.
• Conclusión
• Cuando las etapas de un proyecto se implementan y se ejecutan de
manera cuidadosa, se aumenta la posibilidad del triunfo del negocio a
largo plazo.