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GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
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MANUAL CORPORATIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
AREA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado:
D M A
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Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH.
Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
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VIGENCIA
El presente Manual de Normas y Procedimientos entrará en vigencia mediante
comunicación escrita de la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos.
Cualquier modificación al contenido o presentación deberá ser notificada a la Gerencia
Corporativa de Recursos Humanos para su corrección y aprobación.
Una vez que los procedimientos hayan sido implantados todas las unidades organizativas
de Administración de Personal deberán dar fiel cumplimiento a todos y cada uno de los
pasos que se describen.
Los Procedimientos descritos en el presente Manual sustituyen a los Procedimientos
anteriormente elaborados.
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
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OBJETIVO / ALCANCE / USUARIOS
OBJETIVO: El presente manual tiene como objetivo establecer las Normas y
Procedimientos a realizar dentro del área de Administración de Personal
para Manufacturas de Papel C.A (MANPA) S.A.C.A.
ALCANCE: Este manual contempla las Normas y Procedimientos que rigen los procesos
en el área de Administración de Personal en cuanto a:
• Nómina
• Utilidades
• Retención de Impuesto sobre la Renta
• Solicitud de cambios (promociones, transferencias, ajuste salarial)
• Terminación de la relación de trabajo
• Vacaciones individuales y colectivas
• Permisos y justificación de ausencias
• Permisos de Traslado Interno
• Retención y pagos a terceros
• Registro y control de personal
• Seguro Social (SANE)
• Anticipos de Prestaciones Sociales
USUARIOS: Se han definido dos (2) grupos de usuarios:
DIRECTOS: Son todos aquellos Departamentos que intervienen
directamente en el proceso.
• Administración de Personal
• Selección y Bienestar Social
• Servicio Médico
• Seguridad Industrial
• Coordinación Corporativa de Nómina
• Coordinación Corporativa de Compensación y Beneficios
• Contabilidad
INDIRECTOS: Son todas aquellas unidades a las que el sistema les
suministra información.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
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PLAN DE REVISION
El presente manual deberá ser revisado cada dos (2) años a partir de la fecha de
vigencia, o a solicitud de la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos cuando se
generen cambios producto de decretos, leyes, reglamentos o tecnológicos.
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
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TABLA DE CONTENIDO
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
NORMAS GENERALES
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:
Normas del Procedimiento para la Elaboración de Nómina.
Procedimiento para la Elaboración de la Nómina.
Normas del Procedimiento para el Cálculo de Utilidades.
Procedimiento para el Cálculo de Utilidades.
Normas del Procedimiento para Retención de Impuesto Sobre la Renta Sobre Sueldos y
Salarios.
Procedimiento para la Retención de Impuesto Sobre la Renta Sobre Sueldos y Salarios.
Normas del Procedimiento para la Actualización de Personal mediante Solicitud de
Cambio.
Procedimiento para la Actualización de Personal mediante Solicitud de Cambio.
Normas del Procedimiento para la Solicitud y Pago de Vacaciones Individuales y
Colectivas.
Procedimiento para Solicitud y Pago de Vacaciones Individuales.
Procedimiento para Solicitud y Pago de Vacaciones Colectivas.
Normas del Procedimiento para la Finalización de la Relación Laboral.
Procedimiento para la Finalización de la Relación Laboral.
Normas del Procedimiento de Registro y Control de los Expedientes de Personal.
Procedimiento para el Registro y Control de los Expedientes de Personal.
Normas del Procedimiento de Retenciones y Pagos a Terceros.
Procedimiento de Retenciones y Pagos a Terceros.
Normas del Procedimiento para la Solicitud de Permisos y Justificación de Ausencias.
Procedimiento para la Solicitud de Permisos y Justificación de Ausencias.
Normas del Procedimiento para la solicitud de Permisos de Traslado Interno
Procedimiento para la solicitud de Permisos de Traslado Interno
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
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TABLA DE CONTENIDO
Normas del Procedimiento para la Inscripción del Trabajador al Seguro Social.
Procedimiento para la Inscripción del Trabajador al Seguro Social.
Normas del Procedimiento para la Exclusión del Trabajador del Seguro Social.
Procedimiento para la Exclusión del Trabajador del Seguro Social.
Normas del Procedimiento para la Declaración de Familiares ante el Seguro Social.
Procedimiento para la Declaración de Familiares ante el Seguro Social.
Normas del procedimiento para el proceso de autoliquidacion (S.A.N.E.).
Procedimiento para el proceso de autoliquidacion (S.A.N.E.).
Normas del Procedimiento para la Solicitud de Pensión por Vejez, Invalidez y
Sobreviviente.
Procedimiento para la Solicitud de Pensión por Vejez, Invalidez y Sobreviviente.
Normas del Procedimiento para la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales.
Procedimiento para la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
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TABLA DE CONTENIDO
FORMULARIOS:
• Informe Novedades Semanal
• Resumen de Variaciones de Personal
• Cambio / Grupo de Trabajo
• Solicitud de Cambio
• Solicitud de Vacaciones
• Solicitud y Control de Egresos
• Solicitud de Liquidación por Terminación de la Relación de Trabajo
• Permiso
• Permiso de Traslado Interno
• Reporte de Retardo
• Reporte de Inasistencia y Entrevista
• Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
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DEFINICION DE TERMINOS
ANTICIPO DE QUINCENA:
Es el adelanto del 40% del sueldo mensual al personal empleado, sin deducciones.
ANTIGÜEDAD:
Tiempo transcurrido a partir de la fecha en que el trabajador ingresa a la empresa.
ARCHIVO DE PERSONAL ACTIVO:
Sección donde se guardan los expedientes de los trabajadores. Existen archivos de
personal activo, archivo de personal jubilado (solo en la División Higiénicos), clasificados
en archivos de personal obrero y archivos de personal empleado.
ARCHIVO INACTIVO:
Sección que se encarga de guardar la información que es desactivada del archivo de
Personal Activo durante un período de tiempo preestablecido legalmente por 10 años.
BONO POST-VACACIONAL:
Pago que se hace al trabajador al regresar de su período de disfrute de vacaciones
según lo establecido en cada Convención Colectiva de Trabajo.
CONTRACTUAL:
Se refiere lo estipulado en los Contratos Individuales o en las Convenciones Colectivas
de Trabajo, celebradas entre la Empresa y los Sindicatos de Trabajadores o entre la
Empresa y los Trabajadores.
COSTO DE LA NOMINA:
Monto total en bolívares generados del pago de remuneraciones y compromisos
establecidos en las Convenciones Colectivas y en la Ley Orgánica del Trabajo a todos los
trabajadores en un período determinado.
DENOMINACIÓN DE CARGOS:
Es el nombre descriptivo que se le da a un grupo de funciones, es decir, es el nombre del
cargo.
REMUNERACION:
Retribución que se le otorga al trabajador por la prestación de su servicio, comprendiendo
dentro de este término todos los pagos establecidos en la Ley Orgánica del Trabajo y la
Convención Colectiva de trabajo.
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DEFINICION DE TERMINOS
DEDUCCIONES:
Cantidades en bolívares que se retienen por nómina de la remuneración percibida por el
trabajador.
Ej. cuotas sindicales, cuotas del S.S.O., amortizaciones de préstamos, impuesto sobre la
renta, ordenes judiciales por pensión alimenticia, etc.
DOCUMENTOS DE INGRESO:
Son todos los recaudos exigidos por la empresa y que debe presentar el trabajador al
momento de su ingreso.
EGRESO:
Es la terminación de la relación de trabajo, bien sea por parte de la Empresa (despido),
por voluntad de ambas partes (terminación del contrato a tiempo determinado para una
obra determinada o mutuo acuerdo) o por voluntad propia (renuncia).
EXPEDIENTE:
Conjunto de datos que integran el historial de un trabajador, el cual está compuesto por
todos los documentos personales y laborales que se generan desde su ingreso a la
empresa.
NOMINA:
Proceso que se cumple para cancelar las remuneraciones, compromisos legales y
contractuales, así como las deducciones.
NOMINA SEMANAL Y MENSUAL:
Es el proceso mediante el cual se calculan las asignaciones y deducciones de los
trabajadores en un período de siete días (semanal) y treinta días (mensual).
PRENOMINA:
Proceso de chequeo y revisión previa de los montos correspondientes a las asignaciones
y deducciones que se pagan en un determinado lapso.
PRESTACIONES SOCIALES:
Se entiende como tal, el beneficio material que la Ley Orgánica del Trabajo y las
Convención Colectiva de Trabajo acuerda al trabajador en el momento de la terminación
de su Relación de Trabajo, conforme al tiempo de servicio y las circunstancias que
determinen la extinción del vínculo jurídico laboral.
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DEFINICION DE TERMINOS
PROMOCIÓN:
Ascenso de un trabajador a un puesto u ocupación de mayor jerarquía y/o remuneración.
HORAS EXTRAS (SOBRETIEMPO):
Tiempo de trabajo que por ordenes de la Empresa se labore en exceso de los horarios
establecidos por la jornada ordinaria.
SUPLENCIAS:
Es cuando un trabajador pasa a desempeñar temporalmente otro cargo de mayor
clasificación y remuneración. En estos casos el pago se hará de conformidad con lo
pautado en la Convención Colectiva de Trabajo respectiva.
TRANSFERENCIA:
Es el traslado de un trabajador a otro cargo del mismo nivel, a otro departamento, u otra
división de la Empresa.
UTILIDADES:
Participación que legal o convencionalmente corresponde a los trabajadores en los
beneficios que la Empresa obtenga en su ejercicio económico anual.
VACACIONES:
Descanso obligatorio continuo y remunerado, al que tiene derecho el trabajador que
cumple un año de servicio ininterrumpido. Forma de pago (ver cláusula de la Convención
Colectiva de Trabajo).
VACACIONES INDIVIDUALES:
Descanso anual obligatorio que le corresponde a cada trabajador y que es disfrutado en
forma individual a la fecha de vencimiento de dicho período, o en la oportunidad en que
fijen mutuo acuerdo entre patrono y trabajador.
VACACIONES COLECTIVAS:
Período vacacional que es disfrutado durante la misma oportunidad por todos los
trabajadores de la Empresa. Dichas vacaciones colectivas pueden ser concedidas de
acuerdo a las necesidades operativas de cada área.
VACACIONES FRACCIONADAS:
Es la fracción o cuota parte de las vacaciones que corresponda al trabajador por meses
completos laborados.
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DEFINICION DE TERMINOS
PROVEEDOR:
Persona jurídica encargada de abastecer o prestar un servicio a la empresa o a los
trabajadores.
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NORMAS GENERALES
1. Las normas y procedimientos administrativos relativos al área de Administración de
Personal deberán ser aprobados por la Gerencia Corporativa de Recursos
Humanos.
2. El Jefe de Administración de Personal será responsable de la revisión y control de
todos los procesos de pago que se generen en su área.
3. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, mantener comunicación
constante con los supervisores, jefes de departamentos y gerentes, para
asesorarlos e informarles de todo lo relacionado al ámbito de la administración de
personal bajo su cargo.
4. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal dar cumplimiento a lo
establecido en las Políticas Corporativas del Fondo de Ahorro.
5. Las constancias de trabajo solicitadas por los trabajadores deberán ser firmadas
por el Jefe de Administración de Personal.
6. Todos los registros generales de personal deberán mantenerse en el Departamento
de Administración de Personal por el lapso de un (01) año y mantenerse en el
archivo inactivo con nueve (09) años de vigencia.
7. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal suministrar la
información sobre índices de gestión a la Gerencia Corporativa de Recursos
Humanos.
8. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal garantizar el
cumplimiento de los pagos establecidos en la Convención Colectiva de Trabajo.
9. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal mantenerse informado y
actualizado de las leyes, reglamentos y resoluciones presidenciales en materia
laboral.
10. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal mantener comunicación
constante y fluida con los abogados de la empresa (asesoría legal) a fin de unificar
criterios legales.
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NORMAS GENERALES
11. El Jefe de Administración de Personal será responsable de dar cumplimiento a los
lineamientos emitidos por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos para el
ejecútese de leyes, reglamentos y decretos presidenciales en materia laboral.
12. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal reunirse con los
dirigentes sindicales a fin de atender los reclamos, solicitudes, así como
presentarles los lineamientos a seguir cuando se presenten cambios en materia
laboral.
13. El Jefe de Administración de Personal es responsable de la entrega a cada
trabajador de su Estado de Cuenta de las Prestaciones Sociales acumuladas en la
Contabilidad de la Empresa, durante el mes de Julio de cada año.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA
1. Los Supervisores serán responsables de llenar el formulario "Informe de
Novedades Semanal" y de enviarlo cada lunes a primera hora (antes de las 9 a.m.)
al Departamento de Administración de Personal reportando las novedades
ocurridas en la semana anterior en cada unidad. En caso de que remitan el
formulario "Informe de Novedades Semanal" correspondiente a una semana
anterior a la que se está procesando, el mismo debe venir acompañado de un
memorándum firmado por el jefe del departamento, explicando las razones del
retardo.
2. Cuando se reporten redobles de jornada en el formulario "Informe de Novedades
Semanal", el Supervisor justificará los mismos en la columna de observaciones de
dicho formulario y colocará en la misma la ficha del trabajador sustituido y la causa
de su ausencia.
3. El formulario "Informe de Novedades Semanal" deberá estar firmado por el
Supervisor, Jefe de Departamento y por el Gerente del área que reporta las
novedades.
4. El Analista de Administración de Personal será responsable de recibir y revisar la
siguiente información que posteriormente es emitida al Nominista para su
respectiva transcripción:
• Apertura de Cuentas Bancarias
• Diferencias de Nómina
• Préstamos de Fondo de Ahorro
• Cambios de Cuotas de Préstamos de Fondo de Ahorro
• Permisos Contractuales
• Asignaciones de Becas
• Aumentos de Sueldos y Salarios
• Transferencias de Trabajadores
• Promociones
• Cambios de Denominación de Cargo
• Cambios de Grupo de Trabajo
• Asignación de Becas
• Descuentos por Pérdidas de Herramientas, Carnets, Equipo de Seguridad
• Descuento de Montepío
• Reposos del Seguro Social Obligatorio (S.S.O.)
• Reposos del Servicio Médico de la Empresa
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA
• Permisos Remunerados
• Permisos Contractuales
• Bonificaciones Contractuales: nacimiento, matrimonio, fallecimiento, bono de
asistencia perfecta
5. E
l Nominista será responsable de transcribir las novedades semanales al sistema de
nómina.
6. La Coordinación Corporativa de Nómina será responsable de procesar la Nómina los días
lunes de cada semana para actualizar en el sistema todas las transacciones de la semana
recién finalizada.
7. El Nominista será responsable de emitir una prenómina de empleados por lo menos cinco
(5) días hábiles antes de los días 15 y 30 de cada mes.
8. El Nominista tomará como base la información de la tarjeta reloj para realizar el pago al
trabajador y comparará la misma con el formulario "Informe de Novedades Semanal". Esto
se realizará los días lunes de cada semana, tomando como período de pago la semana
recién finalizada.
9. En la tarjeta reloj deberán marcarse todas las entradas y salidas del trabajador, en caso
contrario, el Jefe de Departamento o Sección deberá emitir el Formulario “Amonestación”.
Todo pago excepcional debe ser autorizado por el gerente de área a través de
comunicación escrita al departamento de Administración de Personal.
10. El período de pago para la nómina de obreros será de lunes a domingo y deberá
cancelarse cada semana culminada el día viernes de la semana siguiente.
11. El período de pago para la nómina de empleados será de 30 días, comenzando por el
primer día del mes, cancelándose un anticipo del 40% de los sueldos el día 15 y la nómina
definitiva los días 30 de cada mes. Cuando la fecha de pago sea en día feriado, se pagará
a los trabajadores el día hábil precedente.
12. Todos los reportes de resumen de pago generados por nómina deberán ser firmados por el
Jefe de administración de Personal.
13. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, al finalizar los procesos de
pagos generar el reporte de resumen por nómina que contendrá el total de asignaciones,
deducciones y el neto a pagar de cada proceso.
14. El Analista de Administración de Personal es responsable de imprimir los recibos de pago
de la nómina diaria y mensual.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA
15. El Analista de Administración de Personal es responsable de hacer entrega de los recibos
de pago al personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA
El presente procedimiento tiene por finalidad describir las acciones a seguir para la
elaboración de nóminas, tanto de empleados como de obreros que laboran en
Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
1. Recibe de los Supervisores el "Informe de Novedades Semanal".
2. Chequea que la información de las novedades recibidas esté correcta, de acuerdo al
instructivo para el llenado de las mismas.
SI LA INFORMACION ESTA INCORRECTA:
3. Se comunica con el Supervisor del área que llenó el formulario "Informe de Novedades
Semanal " para aclarar y corregir el error.
SI LA INFORMACION ESTA CORRECTA:
4. Envía al Nominista quién transcribirá la información
5. Recibe de los diferentes departamentos los memorándum relacionados con diferencias
de nómina, verifica la información, realiza los cálculos, si los hubiera y envía al
Nominista.
6. Relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” cambios de cuotas
de préstamos, farmacia, etc.
7. Recibe y revisa del Departamento de Selección y Bienestar Social, formulario
“Maestro de Ingreso de Personal”, apertura de cuenta de ahorro y/o cuenta corriente
de cada persona a ingresar y las envía al Nominista para su transcripción.
8. Recibe del Jefe de Administración de Personal el formulario "Solicitud de Cambio",
debidamente aprobado y envía al Nominista para su transcripción.
9. Recibe de los diferentes departamentos el formulario "Cambio de Grupo de Trabajo",
analiza y envía al Nominista para su transcripción.
10. Recibe de Seguridad Integral el formulario "Descuento de Carnet y Equipos de
Seguridad”, analiza, relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal”
y envía al Nominista.
11. Recibe del Almacén de Repuestos el formulario "Descuento de Herramientas", verifica
y transcribe en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” y envía al
Nominista.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA
12. Recibe del Departamento de Selección y Bienestar Social memorándum para las
asignación de becas, verifica, relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de
Personal” y envía al Nominista.
13. Recibe del Jefe de Administración de Personal comunicación para el descuento de
montepío al personal y permisos sindicales, analiza, relaciona en el formulario
“Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista.
14. Recibe de la unidad de Servicio Médico la relación de los reposos del Seguro Social
y reposos otorgados por el mismo, relaciona en el formulario “Resumen de
Variaciones de Personal” y envía al Nominista.
15. Recibe y relaciona los permisos remunerados, permisos contractuales, relaciona en
el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista.
16. Recibe de los supervisores soportes de las bonificaciones contractuales de
nacimiento, fallecimiento y matrimonio, chequea, relaciona en el formulario
“Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista.
17. Recibe de los oficiales de seguridad las tarjetas reloj de marcar del personal y envía
al Nominista.
SI ES NOMINA DE PERSONAL OBRERO:
NOMINISTA
18. Revisa los datos generados por la prenómina en el sistema contra las tarjetas reloj.
19. Revisa que la información de los reposos y permisos remunerados cargada en el
sistema corresponda con las ausencias reportadas por los Supervisores.
20. Realiza todas las correcciones que tengan lugar: ausencias no reportadas,
sobretiempo no marcado, personal mal ubicado en grupos, horario, etc.
21. Emite otra prenómina y la revisa, en caso de no estar correcta, continúa el
procedimiento en la acción Nº 20.
22. Verifica en la prenómina que el personal que se reintegra de vacaciones tenga el
pago del Bono post-vacacional generado en el proceso de vacaciones.
23. Emite una nómina definitiva, conjuntamente con los recibos de pago, listado resumen
de nómina, detalle por concepto, carta de depósito bancario y envía a través del
sistema al Analista de Administración de Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA
SI ES NOMINA DE EMPLEADOS:
NOMINISTA
24. Recibe del Analista de Administración de Personal las novedades mensuales.
25. Genera una prenómina.
26. Revisa los datos generados en la prenómina en el sistema.
27. Revisa en dicha prenómina: los reposos, permisos, reintegro de vacaciones (Bono
post-vacacional) y verifica los datos generados con la tarjeta reloj.
28. Emite Nómina definitiva, carta de depósito bancario, recibos de pago y envía al
Analista de Administración de Personal a través del sistema.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
29. Imprime los recibos de pago, resumen de nómina, carta de deposito al Banco y genera el
diskette correspondiente.
30. Suma las formas de pago (efectivo, cheque y cuenta corriente y/o cuenta de ahorro) y
verifica que esta suma sea igual al neto por pagar del resumen de nómina.
31. Verifica que el monto total del archivo de nómina en diskette sea igual al de la carta de
depósito para el Banco.
32. Envía al Jefe de Administración de Personal para la firma, en señal de aprobación.
33. Envía al Jefe de Contabilidad para la recaudación de firmas autorizadas.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES
1. El Coordinador Corporativo de Nómina, será responsable de la veracidad del cálculo
de las utilidades correspondientes a los obreros y empleados activos y retirados.
2. Las fechas de pago de las utilidades, el número de días a cancelar o factor de
utilidades será comunicado al Departamento de Administración de Personal por la
Gerencia Corporativa de Recursos Humanos.
3. La cantidad de días o factor de utilidades a pagar se determinará de acuerdo a los
lineamientos emitidos por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos.
4. En el sistema de nómina se acumularán todos los pagos que sirvan como base para
el cálculo de utilidades.
5. Se calcularán en procesos diferentes las utilidades del personal activo y las del
personal retirado.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES
Este procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para el cálculo y
pago de utilidades a los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA O NOMINISTA
1. Recibe del Jefe de Administración de Personal las instrucciones para el pago de las
utilidades: fecha, número de días a cancelar y si el proceso es para personal activo o
retirado.
2. Emite el reporte del acumulado de utilidades tanto de empleados como de obreros
correspondiente al período a pagar.
3. Carga en el sistema el factor que corresponda de acuerdo al número de días a pagar.
4. Carga en el sistema el parámetro que corresponde al tipo de personal a procesar: activo
o retirado.
5. Emite una prenómina de utilidades y verifica que al multiplicar el total del reporte de
acumuladores por el factor del número de días a pagar, el resultado sea igual al monto
total de las asignaciones de la prenómina de utilidades.
6. En caso de que existan trabajadores con embargo sobre utilidades ordenado por los
tribunales competentes o cualquier otra deducción autorizada, efectúa la deducción
correspondiente.
7. Emite otra prenómina para verificar las deducciones efectuadas.
SI LOS RESULTADOS SON DIFERENTES:
8. Corrige y emite otra prenómina.
SI LOS RESULTADOS SON IGUALES:
9. Somete una nómina definitiva de utilidades en el sistema de nómina.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
10. Emite los reportes de efectivo, cuentas corrientes, cuentas de ahorro, cheques y los
resúmenes por nóminas.
11. Emite diskette contentivo de los datos para los pagos a través del Banco.
12. Verifica que la suma de los reportes de cuentas corrientes y cuentas de ahorros sea
iguales al total reflejado en el diskette.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES
13. Envía al Jefe de Administración de Personal para la firma en señal de conformación.
14. Envía al departamento de Contabilidad original y copias de los reportes de efectivo,
cuentas corrientes, cuentas de ahorros o cheques y diskette con los
datos requeridos para los pagos a través del banco.
15. Recibe del departamento de Contabilidad copia de los reportes de cuentas de ahorro y
cuentas corrientes debidamente firmados en señal de recibidos.
16. Recibe los recibos de utilidades y entrega a los trabajadores.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE IMPUESTO
SOBRE LA RENTA SOBRE SUELDOS Y SALARIOS
1. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal entregar el formulario
“Determinación del Porcentaje de Retención ARI”, a aquellos trabajadores con
ingresos anuales mayores o iguales a lo establecido por el Ministerio de Hacienda,
en el mes de enero o en la fecha de ingreso. En el caso de que existan variaciones
en sus ingresos se deberán entregar en los meses determinados por el Reglamento
de la Ley I.S.L.R.
2. Los trabajadores llenarán el formulario "ARI”, según instructivo anexo y lo devolverán
al Departamento de Administración de Personal en la fecha que se les indique en el
momento de la entrega.
3. El Nominista será responsable de transcribir en el sistema de nómina la información
contenida en el formulario "ARI".
4. El Coordinador Corporativo de Nómina o Nominista determinará el porcentaje de
retención de Impuesto Sobre La Renta, a los trabajadores que no devuelvan el
formulario "ARI", tomando como base los ingresos anuales según instrucciones
anexas al mismo, y el degravamen único establecido en el Reglamento de la Ley de
I.S.L.R..
5. El Analista de Administración de Personal será responsable de emitir un reporte de
retención de Impuesto Sobre la Renta y entregarlo a final de mes al Departamento de
Contabilidad.
6. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal o Analista de
Administración de Personal emitir reporte con el total de las remuneraciones
percibidas por cada trabajador durante el ejercicio, en los dos (2) primeros meses del
año.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
DE SUELDOS Y SALARIOS
El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la
determinación del porcentaje de retención de Impuesto Sobre la Renta sobre sueldos y
salarios a los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
1. En las oportunidades de variación fijadas en la ley o reglamento de Impuesto sobre la
Renta emite un reporte de pistas de aumentos y determina a quienes debe entregar el
formulario "Determinación del Porcentaje de Retención - ARI".
2. Distribuye el formulario "ARI”, e indica al trabajador en qué fecha debe devolverlo.
3. Recibe los formularios "ARI" del personal y lo envía a la Coordinador Corporativo de
Nómina o Nominista.
4. Si el plazo de entrega del formulario "ARI" está vencido, calcula el porcentaje de
retención de Impuesto Sobre la Renta al trabajador.
5. Si es el cierre del mes, emite un reporte de retenciones de Impuesto sobre la Renta y
lo envía al Departamento de Contabilidad.
6. Emite reporte del total de remuneraciones percibidas durante el ejercicio económico
por cada trabajador objeto de retención, dentro de los dos (2) primeros meses
siguientes al cierre del mismo.
7. Entrega a los trabajadores reporte con el total de las remuneraciones (ARC) percibidas
por él, durante el ejercicio económico.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE
SOLICITUDES DE CAMBIO
1. Todo cambio de sueldo o salario, promociones, transferencias y cambio de
denominación de cargos deben ser solicitados al Departamento de Administración de
Personal mediante el formulario “Solicitud de Cambio”.
2. Toda “Solicitud de Cambio” que implique promociones, cambio de denominación de
cargo o transferencia de cualquier índole, debe venir acompañado de los siguientes
documentos:
• Resumen curricular del potencial ocupante.
• Por lo menos dos (2) resúmenes curriculares de ocupantes de cargos homólogos
al del potencial ocupante.
• Evaluación de Desempeño del potencial ocupante.
• Descripción de Riesgo por Cargo (del cargo propuesto).
3. Todos aquellos casos (solo nómina diaria) que impliquen un cambio superando dos
(2) niveles o más del tabulador se revisará vía excepción.
4. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal certificar la veracidad de
los datos contenidos en el formulario “Solicitud de Cambio”.
5. Toda “Solicitud de Cambio”, para ser procesada debe estar debidamente firmado por
el Gerente de Area, Jefe de Administración de Personal, Gerente de Relaciones
Industriales, Vicepresidente de cada División, Coordinador Corporativo de
Compensación y Beneficios y el Gerente Corporativo de Recursos Humanos.
6. Es responsabilidad del Nominista, procesar en el sistema de nómina la información
recibida en el formulario “Solicitud de Cambio”.
7. Una vez aprobadas las “Solicitudes de Cambio” deben ser distribuidas de la siguiente
manera:
Original: Departamento de Administración de Personal (Expediente)
Copia 1: Coordinación de Compensación y Beneficios
Copia 2: Gerencia Solicitante o Unidad de Origen.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE
“SOLICITUD DE CAMBIO”
El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la
actualización de personal en el sistema de Nómina a través de “Solicitudes de Cambio”
con relación a promociones, transferencias, cambios de sueldo o salario y cambios de
denominación de cargo de todos los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa)
S.A.C.A.
JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
1. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” de las Gerencias solicitantes con sus
respectivos soportes, debidamente aprobados por las instancias respectivas.
2. Verifica y analiza los datos en el formulario “Solicitud de Cambio”.
3. Certifica los cambios solicitados en el formulario “Solicitud de Cambio” de acuerdo a
las normas preestablecidas por la Coordinación Corporativa de Compensación y
Beneficios. De no cumplir con estas normas, devuelve formulario a la Gerencia
Solicitante y se reinicia el procedimiento.
4. Envía “Solicitud de Cambio” al Coordinador Corporativo de Compensación y
Beneficios con los requisitos anexos, según sea el caso.
COORDINADOR DE COMPENSACION Y BENEFICIOS
5. Recibe “Solicitud de Cambio”, verifica y analiza la respectiva documentación.
6. Genera propuesta y entrega al Gerente Corporativo de Recursos Humanos.
GERENTE CORPORATIVO DE RECURSOS HUMANOS
7. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” y evalúa la propuesta.
8. Firma en señal de aprobación y devuelve al Coordinador de Compensación y
Beneficios.
SI NO ESTA DE ACUERDO
9. No aprueba la “Solicitud de Cambio”, justificando su decisión. Vuelve el
procedimiento a la acción N° 05.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE
“SOLICITUD DE CAMBIO”
COORDINADOR DE COMPENSACION Y BENEFICIOS
10. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” aprobado por el Gerente Corporativo de
Recursos Humanos.
11. Elabora el aviso de cambio para ser publicado en las carteleras y solicita la firma del
Gerente Corporativo de Recursos Humanos.
12. Relaciona y envía Original y copia N° 2 de la “Solicitud de Cambio” con sus
respectivos anexos al Jefe de Administración de Personal.
13. Archiva la copia N° 1 de la “Solicitud de Cambio”.
JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
14. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” con sus respectivos anexos y verifica los
datos.
15. Entrega el aviso de cambio al Analista de Selección y Bienestar social para su
publicación en carteleras.
16. Envía el original de la “Solicitud de Cambio” aprobada al Jefe Corporativo de Nómina
para su debido proceso en el sistema de nómina, retornándola éste al Analista de
Administración de Personal de cada División una vez procesada.
17. Elabora carta de notificación al trabajador en original y copia, del cambio aprobado y
envía conjuntamente con la copia N° 2 de la “Solicitud de Cambio” al Gerente de
Area, debidamente firmada por el Gerente Corporativo de Recursos Humanos.
GERENTE DE AREA
18. Recibe copia N° 2 de la “Solicitud de Cambio” conjuntamente con de la carta de
notificación al trabajador en original y copia.
19. Firma la carta de notificación al trabajador en original y copia.
20. Entrega original al trabajador y le solicita firme la copia en señal de recibida.
TRABAJADOR
21. Recibe original y copia de la carta de notificación, firma la copia en señal de recibida
y entrega al Gerente de Area.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE
“SOLICITUD DE CAMBIO”
GERENTE DE AREA
22. Recibe copia de la carta de notificación firmada por el trabajador y envía al Jefe de
Administración de Personal.
JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
23. Recibe copia de la carta de notificación al trabajador y la entrega al Analista de
Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
24. Recibe la copia de la carta de notificación al trabajador y archiva en el expediente
conjuntamente con la original de la “Solicitud de Cambio” y los respectivos anexos.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE
VACACIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS
1. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal enviar a cada Gerencia
un listado de programación anual de vacaciones individuales, en el mes de diciembre
del año anterior.
2. Cada Gerente de Area, en función del listado enviado por el Departamento de
Administración de Personal debe hacer la programación anual de vacaciones
individuales del personal a su cargo.
3. Toda “Solicitud de Vacaciones” individuales o colectiva deberá estar aprobada por el
Jefe y/o Gerente de Area respectiva.
4. Toda solicitud de vacaciones individuales, debe ser enviado al Jefe de
Administración de Personal con quince (15) días de anticipación a la fecha en que se
harán efectivas
5. El Jefe de Administración de Personal es responsable de enviar la “Solicitud de
Vacaciones” al Analista de Administración de Personal para ser procesadas.
6. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, revisar y analizar la
“Solicitud de Vacaciones”.
7. Es responsabilidad del Nominista procesar las vacaciones que sean enviadas por el
Jefe de Administración de Personal.
8. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal solicitar la firma del
trabajador en original, en la planilla de liquidación de vacaciones.
9. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal archivar en el
expediente de cada trabajador, original de liquidación de vacaciones, conjuntamente
con el formulario “Solicitud de Vacaciones”.
10. En caso de vacaciones colectivas el Jefe de Administración de Personal debe
reunirse con los Gerentes solicitantes para fijar la fecha de salida y de reintegro del
personal o en su defecto mediante comunicación escrita.
11. La solicitud de vacaciones colectivas debe enviarse al Jefe de Administración de
Personal, con un mes de anticipación a la fecha en que se harán efectivas.
12. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, notificar al trabajador con
antelación, que debe dirigirse al Servicio Médico de la Empresa para realizarse el
chequeo médico pre – vacacional antes de la fecha a su salida de vacaciones.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE
VACACIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS
13. Es responsabilidad del Jefe de Administración de personal informar a la gerencia
Corporativa de Finanzas el monto en bolívares estimado a cancelar por concepto de
vacaciones, durante el mes de diciembre.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES
Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la
solicitud de vacaciones individuales del personal que labora en Manufacturas de Papel
C.A (Manpa) S.A.C.A.
JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
1. Recibe de las diferentes Gerencias formulario “Solicitud de Vacaciones”.
2. Envía formulario “Solicitud de Vacaciones” al Analista de Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
3. Recibe la “Solicitud de Vacaciones”, revisa y analiza los datos.
4. Relaciona todas las solicitudes de vacaciones recibidas para ese período y envía al
Nominista para su proceso de liquidación.
NOMINISTA
5. Recibe y procesa en el sistema la solicitud de vacaciones y asigna bono post-
vacacional para que sea cancelado en la semana o quincena de reintegro del
trabajador.
6. Emite listado de prueba, verifica información y procesa liquidación definitiva.
7. Envía al Analista de Administración de Personal, liquidación de vacaciones a través
del sistema de nómina.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
8. Imprime planilla de Liquidación de Vacaciones, revisa y envía al Jefe de
Administración de Personal.
JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
9. Recibe y revisa planilla de Liquidación de Vacaciones y carta de depósito para el
banco.
10. Firma y envía al Analista de Administración de Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
11. Recibe Planilla de Liquidación de Vacaciones y entrega al trabajador.
TRABAJADOR
12. Recibe y firma en original y copia planilla de Liquidación de Vacaciones.
13. Entrega la planilla original de Liquidación de Vacaciones firmada al Analista de
Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
14. Recibe original de planilla de Liquidación de Vacaciones y archiva en el expediente
del trabajador.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS
Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la
solicitud de Vacaciones Colectivas del personal que labora en Manufacturas de Papel
C.A (Manpa) S.A.C.A.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1. Se reúne con los Gerentes de Area para acordar la fecha de salida de vacaciones y
notifican al Analista de Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
2. Elabora cuadro de vacaciones colectivas indicando fecha de salida y regreso, días a
disfrutar y bonificar por cada trabajador.
3. Emite listado de personal con vacaciones colectivas y envía al Jefe de
Administración de Personal conjuntamente con el cuadro de vacaciones.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
4. Recibe cuadro de vacaciones y listado de personal que disfrutará vacaciones
colectivas, revisa y aprueba.
5. Envía memorándum, anexando cuadro de vacaciones y listado de personal con
vacaciones colectivas a los gerentes de área involucrados, para su verificación y
aprobación.
GERENTE DE AREA
6. Recibe cuadro de vacaciones y listado de personal con vacaciones colectivas.
7. Verifica cuadro de vacaciones colectivas.
8. Realiza memorándum de aprobación y envía al Jefe de Administración de Personal
con listado anexo de personal que disfrutará vacaciones colectivas.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
9. Recibe memorándum aprobado por el Gerente de Area y verifica.
10. Conforma información recibida y envía al Analista de Administración de Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
11. Recibe información y envía al Nominista.
NOMINISTA
12. Programa en el sistema de nómina, el personal que saldrá de vacaciones colectivas.
13. Procesa prenómina de vacaciones colectivas y revisa.
14. Si la información en la prenómina no es correcta, realiza modificaciones y procesa
nueva prenómina.
15. Si es correcta, se somete al proceso de nómina final de vacaciones y se generan los
recibos de liquidación de vacaciones y carta de depósito para el banco.
16. Envía a través del sistema de nómina, carta de depósito para el banco, planillas de
Liquidación de Vacaciones y listado resumen de nómina, al Analista de
Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
17. Imprime planilla de Liquidación de Vacaciones, carta de depósito para el banco y
listado de resumen de nómina.
18. Revisa y firma los planillas de Liquidación de Vacaciones donde se indica
“Elaborado por” y envía al Jefe de Administración de Personal.
19. Emite diskette contentivo de los datos para los pagos a través del banco.
20. Verifica que la suma de la carta de depósito bancario sea igual al total reflejado en
el diskette.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
21. Recibe y revisa planilla de Liquidación de Vacaciones y carta de depósito para el
banco.
22. Firma y envía al Analista de Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
23. Recibe Planilla de Liquidación de Vacaciones y carta de depósito para el banco.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS
24. Solicita las firmas autorizadas para la carta de depósito para el banco.
25. Envía al banco carta de depósito conjuntamente con el respectivo diskette.
26. Entrega planilla de Liquidación de Vacaciones al trabajador.
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS
27. Recibe y firma en original planilla de Liquidación de Vacaciones.
28. Entrega la planilla original de Liquidación de Vacaciones firmada al Analista de
Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
29. Recibe copia de carta de depósito bancario sellada por el banco en señal de recibido
y la archiva.
30. Recibe original de planilla de Liquidación de Vacaciones firmada por el trabajador y
archiva en el expediente del mismo.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL
1. El Supervisor inmediato deberá elaborar el formulario “Solicitud y Control de
Egreso” y solicitar la aprobación del Gerente de Area, en caso de despido o
renuncia del trabajador.
2. Si es renuncia, el trabajador debe presentarla por escrito al Supervisor Inmediato
para su aceptación y luego ser entregada al departamento de Administración de
Personal.
3. La carta de notificación de despido debe ser elaborada en tres (3) originales.
4. En caso de despido el Jefe de Administración de Personal es responsable de
verificar la exactitud de la información contenida en el formulario “Solicitud y Control
de Egreso”, sobre la base de lo registrado en el expediente del trabajador, y
asesora al jefe de departamento o gerente de área..
5. En la carta de notificación de despido se debe indicar el día y la hora en que el
trabajador debe acudir a la unidad de Servicio Médico para realizarse el examen
médico post - empleo.
6. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, enviar la carta de
notificación de despido al Jefe o Gerente de Area.
7. Es responsabilidad del Supervisor, Jefe o Gerente de Area, comunicar al trabajador
los motivos del despido y hacerle firmar la carta de notificación de despido.
8. Es responsabilidad del Jefe o Gerente de Area, enviar al Departamento de
Administración de Personal, la carta de notificación de egreso firmada por el
trabajador.
9. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal enviar al Analista de
Administración de Personal el expediente del trabajador egresado con la carta de
notificación de despido.
10. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal verificar que en el
expediente del trabajador egresado, estén incluidos los siguientes documentos
antes de ser archivados:
•
Planilla 14-03 y 14-100
•
Planilla de liquidación de Prestaciones Sociales.
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•
Estado de Cuenta de abonos de Prestación de Antigüedad (Art.108 LOT) firmado en
original por el trabajador.
•
Solvencia de herramientas y equipos de seguridad.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL
•
Especificación sobre algún descuento.
•
Examen médico post – empleo.
•
Carta de notificación de despido o carta de renuncia.
• Formulario “Solicitud y Control de Egreso”.
• Tarjeta reloj (solo si el trabajador egresa antes del pago de nómina).
11. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal solicitar la
conformación de los saldos deudores del trabajador egresado, al Departamento de
Contabilidad antes de ser procesada la Liquidación de Prestaciones Sociales.
12. Es responsabilidad del Coordinador Corporativo de Nómina elaborar la Liquidación de
Prestaciones Sociales.
13. Es Responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, emitir la “Solicitud de
Pago” para la elaboración del cheque correspondiente a la cancelación de la
Liquidación de Prestaciones Sociales.
14. El Jefe de Administración de Personal es responsable de notificar a los Tribunales del
Trabajo y de Estabilidad Laboral, cuando un trabajador sea despedido por la empresa.
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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL
El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones a
seguir en el proceso de egreso y liquidación de prestaciones sociales de trabajadores que
laboran en Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1. Recibe de las Gerencias o Departamentos las solicitudes de egreso en el formulario
“Solicitud y Control de Egreso”.
2. Solicita al Analista de Administración de Personal, expediente del trabajador.
3. Verifica que los argumentos para la solicitud de egreso mencionados en el formulario
"Solicitud y Control de Egreso", estén sustentados.
4. En caso de que los argumentos no sean meritorios para hacer efectivo el egreso,
asesora al Supervisor inmediato sobre las acciones a seguir, como por ejemplo una
amonestación verbal o escrita al trabajador, según lo conveniente para cada caso, y
termina el proceso.
5. En caso de que los argumentos estén sustentados, firma el formulario de “Solicitud y
Control de Egreso” y entrega al Analista de Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
6. Recibe formulario de “Solicitud y Control de Egreso” firmada y elabora la carta de
notificación de despido en tres (3) originales, constancia de trabajo, formularios 14-03
y 14-100 (SSO) y orden médica post-empleo.
7. Elabora carta de participación de egreso a los Departamentos: Seguridad Industrial,
Bienestar Social, Servicio Médico y Caja de Ahorro.
8. Elabora carta de participación de egreso al Tribunal de Estabilidad Laboral
respectivo, anexando carta de Notificación de Despido al trabajador.
9. Envía carta de notificación de despido, constancia de trabajo, formularios 14-03 y 14-
100, orden médica post-empleo y carta de participación de egreso, al Jefe de
Administración de Personal para su revisión y firma.
JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
10. Recibe, revisa y firma documentos.
11. Envía documentos al Analista de Administración de Personal.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
12. Recibe documentos firmados por el Jefe de Administración de Personal y distribuye.
13. Envía carta de notificación de despido y orden médica post-empleo al Gerente de
Area, Jefe o Supervisor solicitante.
GERENTE DE AREA, JEFE O SUPERVISOR
14. Recibe y entrega al trabajador: carta de notificación de despido y orden médica
post-empleo, explica las causas del egreso, le solicita el carnet de identificación y le
hace firmar la carta en tres (3) originales en señal de haber sido notificado,
dejándole una al trabajador.
15. Acompaña al trabajador al Departamento de Administración de Personal y le
entrega al Jefe de Administración de Personal las cartas de notificación de despido
firmadas por el trabajador y carnet de identificación.
JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
16. Recibe carta de notificación de despido y carnet de identificación.
17. Suministra información al extrabajador respecto al pago de su liquidación.
18. Anexa al expediente cartas de notificación de despido, carnet de identificación y
envía al Analista de Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
19. Recibe el expediente del trabajador.
20. Envía carta de participación de egreso al Tribunal de Estabilidad Laboral respectivo,
anexando al mismo carta de notificación de despido.
21. Recibe del Almacén de Repuestos inventario de herramientas o solvencia (sólo en
el caso de que el trabajador las tenga asignadas).
22. Solicita al Jefe de Contabilidad reporte con los saldos deudores del trabajador y al
Analista de Selección y Bienestar Social los saldos de HCM, Póliza de Vehículo y
otros.
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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL
JEFE DE CONTABILIDAD Y JEFE DE SELECCIÓN Y BIENESTAR SOCIAL
23. Informa los saldos pendientes y envía al Analista de Administración de Personal el
reporte correspondiente, firmado en señal de revisado.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
24. Recibe el reporte de saldos pendientes, elabora la “Solicitud de Liquidación por
Terminación de la Relación de Trabajo”, y envía al Jefe de Administración de
Personal.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
25. Recibe, revisa y firma la “Solicitud de Liquidación por Terminación de la Relación de
Trabajo” y envía al Coordinador Corporativo de Nómina.
COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA
26. Recibe, revisa y procesa la “Solicitud de Liquidación por la Terminación de la
Relación de Trabajo.
27. Elabora prueba de Liquidación final de Prestaciones Sociales y revisa todos los
cálculos.
28. Realiza las correcciones necesarias, si las hubiese.
29. Procesa la Liquidación definitiva de Prestaciones Sociales, y envía a través del
sistema de nómina al Analista de Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
30. Imprime cuatro originales de planilla de Liquidación de Prestaciones Sociales, revisa
y firma la donde se indica “Elaborado por” y envía al Jefe de Administración de
Personal.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
31. Recibe planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales y la revisa.
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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL
SI LA INFORMACION NO ES CORRECTA
32. Vuelve el procedimiento a la acción N° 28.
SI LA INFORMACION ES CORRECTA
33. Firma donde se indica “Revisado por”.
34. Emite la “Solicitud de Pago”, firma en señal de aprobación y envía al Analista de
Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
35. Recibe las Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales firmada y envía una al
Jefe de Contabilidad Corporativa conjuntamente con la “Solicitud de Pago” en
original y dos (2) copias, para la elaboración del cheque correspondiente.
JEFE DE CONTABILIDAD CORPORATIVA
36. Recibe “Solicitud de Pago” y planilla de Liquidación de Prestaciones Sociales.
37. Entrega al Analista de Administración de Personal copia de la “Solicitud de Pago”
firmada y sellada en señal recibida.
38. Elabora cheque y envía al Jefe de Administración de Personal.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
39. Recibe el cheque de Liquidación de Prestaciones Sociales.
40. Entrega al trabajador:: Cheque, Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales,
Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO).
EXTRABAJADOR
41. Recibe y firma en señal de conformidad: comprobante de Cheque (02 copias),
Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo
y planillas 14-03 y 14-100 (SSO), y devuelve al Jefe de Administración de
Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
42. Llena en el formulario “Solicitud y Control de Egreso” en el espacio correspondiente
“Para ser utilizado por Relaciones Industriales” y realiza la evaluación del mismo
verificando en el expediente del extrabajador su actuación.
43. Recibe firmados por el extrabajador los siguientes documentos:: Comprobante de
Cheque (02 copias), Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales (2
originales), copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO), y los
envía al Analista de Administración de Personal conjuntamente con el formulario
“Solicitud y Control de Egreso”.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
44. Recibe comprobante de Cheque (02 copias), Planillas de Liquidación de
Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100
(SSO) firmadas por el extrabajador y el formulario “Solicitud y Control de Egreso”.
45. Envía las copias del comprobante de Cheque al Jefe de Contabilidad Corporativa.
46. Archiva en el expediente del extrabajador: Planilla de Liquidación de
Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100
(SSO).
47. Archiva en carpeta de correlativo, Planilla de Liquidación de Prestaciones
Sociales, firmada por el extrabajador.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES
DE PERSONAL
1. Todo expediente del personal que ingresa a Manufacturas de Papel,C.A., Manpa,
S.A.C.A., debe ser entregado al Analista de Administración de Personal por el Analista
de Selección y Bienestar Social clasificado por secciones según la siguiente
especificación:
• Documentos de Egreso
• Documentos Personales
• Selección y Empleo
• Movimiento de personal
• Capacitación y Desempeño
• Vacaciones
• Utilidades
• Prestaciones sociales
• Plan Ahorro
• Obligaciones Legales
• Pólizas
• Beneficios Varios
2. Es responsabilidad del Analista de Selección y Bienestar Social elaborar el expediente
del trabajador con todos los documentos de ingreso, según la sección que
corresponda.
3. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal verificar la información
contenida en el expediente de personal.
4. Todo expediente de personal activo, egresado y jubilado debe ser archivado en estricto
orden correlativo de ficha.
5. Los expedientes se llevarán en archivos separados según la siguiente clasificación:
• Expedientes de Personal Activo
• Expedientes de Personal Egresado
• Expedientes de Personal Jubilado
6. Todo expediente de personal egresado, jubilado y/o fallecido debe ser retirado del archivo
de personal activo e incorporado al archivo correspondiente según el caso.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES
DE PERSONAL
7. Todo expediente de personal egresado debe llevar anexo los siguientes documentos
antes de ser archivados:
• Planilla 14-03
• Planilla de Liquidación de prestaciones sociales
• Especificación sobre algún descuento
• Examen médico post - empleo
• Carta notificación de despido o carta de renuncia.
• Formulario “Solicitud y Control de Egreso”
• Control de ausencias (personal nómina diaria y/o personal de seguridad)
• Tarjetas reloj (si el trabajador egreso antes del pago de nómina)
Si es expediente de personal fallecido, se le anexarán los siguientes documentos:
• Planilla de Liquidación de prestaciones sociales
• Cobertura de muerte natural o accidental
• Acta de defunción
• Recaudos probatorios de filiación
• Cuadro discriminatorio de los pagos a efectuar a familiares
• Acta de constancia de los pagos realizados a los beneficiarios autorizados ante la
inspectoría del trabajo y en caso de menores, ante el juzgado de menores.
8. Los expedientes de personal egresado se deben llevar en archivos físicos separados
uno para el año en curso y otro para el año inmediato anterior.
9. Los expedientes de personal egresado se deben mantener por espacio de un año (1)
en el Departamento de Administración de Personal después serán enviados al
archivo inactivo donde tendrán una permanencia de nueve (9) años más.
10. Es responsabilidad de cada Jefe de Departamento adscrito a la Gerencia de
Recursos Humanos entregar al Departamento de Administración de Personal para el
archivo los documentos que genere su área.
11. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal mantener un control
de solicitud de expedientes tanto de personal activo como del personal egresado.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES
DE PERSONAL
12. Todo Gerente de Area o Jefe de Departamento adscrito a la Gerencia Corporativa de
Recursos Humanos que requiera revisar un expediente debe solicitarlo en forma
verbal, al Jefe de Administración de Personal. En caso de requerir el expediente
fuera del Departamento de Administración de Personal, debe solicitarlo por escrito.
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL
El presente procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir por
las diferentes unidades de Administración de Personal de Manufacturas de Papel C.A
(Manpa) S.A.C.A., para el registro y control de expedientes de personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
EN CASO DE NUEVOS INGRESOS
1. Recibe expediente de personal del Analista de Selección y Bienestar Social.
2. Verifica los documentos de ingreso que debe contener el expediente:
• Maestro de Ingreso de Personal
• Requisición de Personal
• Contrato Individual de Trabajo por Tiempo Determinado
• Resultado del Examen Médico Pre - Empleo
• Solicitud de Empleo con fotografías
• Copia de Cédula de Identidad
• Resumen Curricular (Empleados y Obreros Calificados)
• Chequeo de Referencias Laborales
• Certificado de Salud
• Planilla 14–02 (SSO)
• Autorización de Depósito en Cuenta Bancaria
• Inscripción en Montepío
• Descripción de Riesgo por Cargo
3. Si la documentación se encuentra incompleta devuelve expediente Analista de
Selección y Bienestar Social y continúa en la acción No. 1 del presente
procedimiento.
4. Si la documentación se encuentra completa, recibe y archiva el expediente.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES Y PAGOS A TERCEROS
1. El responsabilidad del Nominista realizar las retenciones (cuotas sindicales,
montepío, servicios funerarios, farmacia, y otros créditos) en cada nómina semanal
y/o mensual.
2. Al finalizar cada proceso de nómina semanal y/o mensual, de vacaciones y
utilidades, el Analista de Administración de Personal debe listar las retenciones
realizadas para generar el pago al respectivo beneficiario, según sea el caso,
semanal o mensual.
3. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal elaborar las
solicitudes de pago por retenciones sindicales, farmacia, y cualquier otro pago a
terceros, deducido por nómina.
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PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES Y PAGOS A TERCEROS
El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones
a seguir para realizar retenciones por nómina y pagos a terceros de Manufacturas de
Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1. Recibe del proveedor relación de facturas de los trabajadores que recibieron
créditos y/o servicios y verifica que sean trabajadores activos.
2. En caso de aparecer relacionado trabajadores egresados, notifica al proveedor que
se le deducirá ese monto de la relación a descontar a los trabajadores por nómina.
3. Elabora solicitud de pago por cada concepto, en original y copia, anexa como
soporte el listado de deducciones por nómina con el total del monto a pagar.
4. Envía al Jefe de Administración de Personal.
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5. Verifica, firma y envía al Jefe de Contabilidad, para la elaboración del cheque.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y
JUSTIFICACION DE AUSENCIAS
1. Todo trabajador que solicite un permiso deberá informarlo al supervisor inmediato,
con suficiente antelación.
2. Todo trabajador debe notificar al departamento de Administración de Personal el
permiso respectivo, en ausencia del Supervisor Inmediato, Jefe o Gerente del área.
3. Cuando el documento que justifica la ausencia no esté contemplado en la
Convención Colectiva de Trabajo se considerará permiso justificado no
remunerado.
4. Las citas médicas son consideradas permisos remunerados siempre y cuando el
trabajador presente los siguientes documentos:
• Referencia o tarjeta de control de citas previa a la ausencia
• Justificativo de asistencia a la cita (esta norma aplica solo para aquellas
Divisiones, que lo contemplen en su Convención Colectiva de Trabajo).
5. Todo documento y justificativo de ausencia deberá archivarse en el expediente del
trabajador.
6. Cuando un trabajador presente tres (03) ausencias en un lapso menor de 30 días y
no sean justificadas, el Jefe de Administración de Personal deberá evaluar el caso
conjuntamente con la Gerencia de Area respectiva, a fin de tomar las acciones
correspondientes.
7. Los reposos otorgados por el médico de la empresa serán remunerados.
8. Todo trabajador deberá presentar al supervisor inmediato el justificativo de
ausencia en un lapso no mayor de tres (03) días hábiles posterior a la fecha de
inicio de la ausencia.
9. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal informar al Jefe de
Administración de Personal, aquellos casos de trabajadores con alto récord de
ausentismo.
10. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal notificar a cada
Gerencia sobre los casos de trabajadores que presenten altos niveles de
ausentismo a fin de tomar medidas correctivas.
11. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal informar al
Nominista de los trabajadores que se encuentran en situación de reposo, en cada
semana y/o mes, a fin de procesar sus respectivos pagos por nomina.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y
JUSTIFICACION DE AUSENCIAS
12. Es responsabilidad de la enfermera entregar al Analista de Administración de
Personal todos los reposos, mediante el formulario “Referencia para el Servicio
Médico”, de los trabajadores afectados, en un lapso no mayor de un día posterior al
reposo.
13. Es responsabilidad de la directiva sindical solicitar por escrito al departamento de
Administración de Personal, a través de su supervisor inmediato los permisos
sindicales para su respectivo pago por nómina.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS
El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para el
control de ausencias y administración de solicitudes de permisos de los trabajadores de
Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
CON SOLICITUD DE PERMISO
TRABAJADOR
1. Solicita al supervisor inmediato el permiso, especificando las razones de su solicitud.
SUPERVISOR INMEDIATO
2. Elabora el permiso utilizando el formulario “Permiso” en original y 2 copias.
3. Firma el formulario “Permiso” en señal de aprobación y solicita firma del trabajador.
4. Retiene una copia y entrega formulario “Permiso” al trabajador.
TRABAJADOR
5. Recibe y entrega formulario “Permiso” al Jefe de Administración de Personal.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
6. Recibe formulario “Permiso” y firma en señal de aprobación.
7. Retiene una copia y entrega formulario “Permiso” al trabajador.
TRABAJADOR
8. Entrega al vigilante en puerta principal, al momento de salir o entrar en horario
diferente al establecido, el formulario “Permiso” previamente firmado en original.
VIGILANTE
9. Recibe el formulario “Permiso” y llena el mismo en la parte donde indica “Para ser
llenado en Vigilancia”.
10. En el caso de ser el permiso para ausentarse de planta y regresar, debe llenar el
recuadro donde indica desde (hora) y hasta (hora).
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS
11. En caso de que el permiso sea para llegar fuera del horario establecido, solicitar al
trabajador formulario “Permiso”.
12. Si el trabajador no está autorizado para llegar fuera de horario, llena el formulario
“Reporte de Retardo” con los datos del trabajador.
13. Solicita telefónicamente al Jefe del Departamento o Sección al cual pertenece el
trabajador la autorización para darle entrada y coloca en el formulario “Reporte de
Retardo” el nombre del Supervisor que lo autorizó y la extensión telefónica del mismo.
14. Solicita al trabajador que le firme el formulario “Reporte de Retardo” en el espacio que
indica “Firma Trabajador”.
15. Firma el formulario “Reporte de Retardo” donde indica “Firma Vigilante Seguridad” y
da acceso a planta al trabajador.
16. Entrega formularios “Permiso” y “Reporte de Retardo” acumulados durante el día al
Analista de Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
17. Recibe los formularios “Permiso” y “Reporte de Retardo” con los soportes respectivos.
18. Recibe de los Supervisores los soportes justificativos de los permisos.
19. Analiza los formularios recibidos y los soportes correspondientes de acuerdo a lo
establecido en la Convención Colectiva de Trabajo.
20. Relaciona los permisos en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal”, y los
envía al Nominista para ser procesado.
21. Archiva formularios “Permiso” y “Reporte de Retardo”, en el expediente del trabajador.
SIN SOLICITUD DE PERMISO
TRABAJADOR
22. Notifica a su Supervisor Inmediato la causa por la cual no asistió a su trabajo y
entrega, si los hubiera, documentos justificativos.
SUPERVISOR INMEDIATO
23. Realiza la entrevista y llena formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista” en
original y copia.
24. Firma el formulario en original y copia y solicita la firma del trabajador.
25. Archiva copia del formulario y envía el original con sus anexos (justificativos), si los
hubiese, al Analista de Administración de Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS
26. Recibe original del formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista” con los anexos,
si los hubiese.
27. Analiza el formulario y los soportes correspondientes, de acuerdo a lo establecido en
la Convención Colectiva de Trabajo.
28. Envía formulario y los soportes, al Jefe de Administración de Personal para su firma
y conformación.
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29. Recibe original del formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista”, firma y devuelve
al Analista de Administración de Personal.
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30. Relaciona los “Reportes de Inasistencia y Entrevista” en el formulario “Resumen de
Variaciones de Personal”, y los envía al Nominista para ser procesados.
31. Archiva formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista”, en el expediente del
trabajador.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO
1. Todo trabajador de nómina diaria que necesite trasladarse fuera de su área de
trabajo, debe solicitar el respectivo permiso a su supervisor inmediato a través del
formulario “Permiso de Traslado Interno”.
2. Es responsabilidad del supervisor otorgar el permiso para ausentarse de su área de
trabajo al trabajador que lo solicite, a través del formulario “Permiso de Traslado Interno”,
solo cuando lo considere necesario y oportuno.
3. El trabajador solo podrá dirigirse hacia donde lo indique el formulario “Permiso de
Traslado Interno”.
4. El Supervisor será responsable de verificar la información indicada en el formulario
“Permiso de Traslado Interno” por la persona visitada.
5. La persona visitada será responsable de colocar la hora de salida del trabajador y el
motivo de la visita en el formulario “Permiso de Traslado Interno”.
6. Es responsabilidad de la persona visitada colocar su N° de ficha, nombre y firmar en
señal que fue visitado por el trabajador.
7. Es responsabilidad del supervisor registrar en el formulario “Permiso de Traslado
Interno”, la hora de retorno del trabajador, y especificar el tiempo de ausencia.
8. Es responsabilidad de los oficiales de seguridad (de la empresa de vigilancia)
solicitar el formulario “Permiso de Traslado Interno” a los trabajadores que se encuentren
fuera de su área de trabajo en horas laborables para ellos.
9. Es responsabilidad del trabajador presentar el formulario “Permiso de Traslado
Interno” otorgado por su supervisor inmediato, al oficial de seguridad que lo solicite.
10. Ningún trabajador podrá ausentarse fuera de su lugar de trabajo sin el respectivo
permiso a través del formulario “Permiso de Traslado Interno”.
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO
El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la
solicitud de permiso para dirigirse fuera de su área de trabajo a los trabajadores de
nómina diaria de Manufacturas de Papel,C.A. Manpa, S.A.C.A.
EL TRABAJADOR:
1. Solicita el permiso a su supervisor inmediato para trasladarse fuera de su lugar de
trabajo.
EL SUPERVISOR:
2. Después de indagar y evaluar la necesidad del trabajador, si lo considera necesario,
llena el formulario “Permiso de Traslado Interno”, indicando los datos del trabajador, el
lugar donde se dirige, el motivo y hora de salida de su lugar de trabajo.
3. Indica en el formulario “Permiso de Traslado Interno” su nombre y ficha, y entrega al
trabajador.
EL TRABAJADOR:
4. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno” y se traslada al lugar indicado en el
mismo.
5. Se entrevista con la persona visitada y le entrega el formulario “permiso de Traslado
Interno”.
LA PERSONA VISITADA:
6. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno”, realiza las respectivas
anotaciones, firma y lo entrega al trabajador en señal de haber sido atendido.
EL TRABAJADOR:
7. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno” y retorna a su lugar de trabajo.
8. Entrega a su supervisor inmediato el formulario “Permiso de Traslado Interno”
debidamente firmado por la persona visitada.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO
EL SUPERVISOR:
9. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno”, verificando la hora de salida del
área visitada y que esté firmado por la persona visitada.
10. Coloca en el formulario “permiso de Traslado Interno” la hora en que retornó el
trabajador a su lugar de trabajo y el tiempo de ausencia.
11. Lo archiva en su departamento.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL TRABAJADOR EN EL
INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
1. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal mantener actualizada
toda la información que se genere referente al Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales.
2. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal inscribir al trabajador
ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, durante los tres (3) primeros
días hábiles a partir de su fecha de ingreso.
3. Los trámites requeridos por el personal en cuanto a Seguro Social, deberán ser
tramitados a través del Analista de administración de Personal.
4. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, mantener contacto
permanente con el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
5. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal verificar que la
información transcrita en los diferentes formularios del Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales sea confiable.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL TRABAJADOR EN EL INSTITUTO
VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
El presente procedimiento contempla las acciones a seguir para la inscripción en el
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales al personal de Manufacturas de Papel C.A
(Manpa) S.A.C.A.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
1. Llena el formulario 14-02 en original y dos (2) copias con los datos del trabajador, y
de acuerdo a la documentación anexa para cada caso.
2. Entrega al trabajador formulario 14-02 durante el proceso de inducción.
TRABAJADOR
2. Recibe formulario 14-02 y firma.
3. Entrega al Analista de Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
4. Solicita la firma en la planilla 14-02 al Jefe de Administración de Personal.
5. Sella la planilla 14-02 y la envía a la oficina principal del Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales.
6. Recibe Original y dos (2) copias selladas y firmadas por el funcionario del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales.
7. Entrega una (1) copia de la planilla 14-02 al trabajador.
8. Archiva una copia en el expediente y la original en la carpeta de autoliquidación
(S.A.N.E.).
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EXCLUSION DEL TRABAJADOR DEL INSTITUTO
VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
1. El Analista de Administración de Personal es responsable de excluir del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales al trabajador, durante los tres (3) primeros días
hábiles, a partir de la fecha de egreso del mismo.
2. El proceso de exclusión del trabajador debe regirse según lo establecido en el
formulario 14-03, "Participación de Retiro del Trabajador".
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
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PROCEDIMIENTO PARA LA EXCLUSION DEL TRABAJADOR DEL INSTITUTO VENEZOLANO
DE LOS SEGUROS SOCIALES
El presente procedimiento contempla las acciones a seguir para la exclusión del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales de los trabajadores egresados de Manufacturas de
Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
1. Llena formulario 14-03 "Retiro del Trabajador” en original y dos (2) copias, sella con
el Nº Patronal y envía al Jefe de Administración de Personal.
JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
2. Recibe, revisa y firma formulario 14-03.
3. Envía formulario 14-03 al Analista de Administración de Personal
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
4. Recibe formulario 14-03 y envía a la oficina principal del Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales.
5. Recibe el original y dos (2) copias selladas y firmadas por el funcionario del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales.
6. Entrega copia al trabajador egresado, archiva copia en el expediente del trabajador y
la original la archiva en la carpeta de Autoliquidación S.A.N.E.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA DECLARACION DE FAMILIARES DEL TRABAJADOR
AL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
1. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, procesar la
inscripción ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de los familiares que
tienen derecho a disfrutar de este beneficio cuando el trabajador lo solicite.
2. El Analista de Administración de Personal deberá entregar copia del formulario 14-02
al trabajador, una vez procesada la inscripción de los familiares en el Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales.
3. Únicamente tienen derecho a ser incluidos en el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales los siguientes familiares:
• Esposa o Concubina
• Hijos (Menores de 18 años)
• Madre
• Padre (Incapacitado)
• Hermanos huérfanos (menores de 18 años).
4. Los documentos requeridos para la declaración de familiares ante el Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales son:
• Hijos: Partida de nacimiento
• Madre: Partida de nacimiento original del trabajador y fotocopia de la cédula
de identidad de la madre.
• Esposa: Acta o Constancia de matrimonio original y fotocopia de la cédula de
identidad de la esposa.
• Concubina: Constancia de concubinato (mayor de 01 año de convivencia), y
fotocopia de la cédula de identidad, partida de nacimiento de los hijos que
tenga con el trabajador
• Padre: Constancia de invalidez permanente, partida de nacimiento del
trabajador y fotocopia de cédula de identidad.
• Hermanos Huérfanos: Partida de nacimiento y acta de defunción de los
padres.
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PROCEDIMIENTO PARA DECLARACION DE FAMILIARES DEL TRABAJADOR AL
INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones a
seguir por los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A., para el
proceso de inclusión de sus familiares en el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales.
TRABAJADOR
1. Entrega documentos originales, según norma Nº 4 del presente
procedimiento, al Analista de administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
2. Recibe documentos y llena planilla 14-02 en original y una (1) copia, y entrega
al trabajador durante el proceso de inducción o cuando este lo solicite la
inclusión de familiares.
TRABAJADOR
3. Firma formulario 14-02 y entrega al Analista de Administración de Personal.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
4. Recibe formulario en original y una (1) copia, y coloca sello con Nº Patronal.
5. Envía a la oficina principal del el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales, con documentación anexa.
6. Recibe formularios firmados y sellados por el Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales y documentación anexa.
7. Devuelve al trabajador original del formulario “Inclusión de Familiares (14-02)”
y documentación anexa.
8. Incluye la carga familiar al sistema nómina.
9. Archiva copia en el expediente del trabajador.
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  • 1. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 1 de 98 MANUAL CORPORATIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 2. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 2 de 98 VIGENCIA El presente Manual de Normas y Procedimientos entrará en vigencia mediante comunicación escrita de la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. Cualquier modificación al contenido o presentación deberá ser notificada a la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos para su corrección y aprobación. Una vez que los procedimientos hayan sido implantados todas las unidades organizativas de Administración de Personal deberán dar fiel cumplimiento a todos y cada uno de los pasos que se describen. Los Procedimientos descritos en el presente Manual sustituyen a los Procedimientos anteriormente elaborados. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 3. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 3 de 98 OBJETIVO / ALCANCE / USUARIOS OBJETIVO: El presente manual tiene como objetivo establecer las Normas y Procedimientos a realizar dentro del área de Administración de Personal para Manufacturas de Papel C.A (MANPA) S.A.C.A. ALCANCE: Este manual contempla las Normas y Procedimientos que rigen los procesos en el área de Administración de Personal en cuanto a: • Nómina • Utilidades • Retención de Impuesto sobre la Renta • Solicitud de cambios (promociones, transferencias, ajuste salarial) • Terminación de la relación de trabajo • Vacaciones individuales y colectivas • Permisos y justificación de ausencias • Permisos de Traslado Interno • Retención y pagos a terceros • Registro y control de personal • Seguro Social (SANE) • Anticipos de Prestaciones Sociales USUARIOS: Se han definido dos (2) grupos de usuarios: DIRECTOS: Son todos aquellos Departamentos que intervienen directamente en el proceso. • Administración de Personal • Selección y Bienestar Social • Servicio Médico • Seguridad Industrial • Coordinación Corporativa de Nómina • Coordinación Corporativa de Compensación y Beneficios • Contabilidad INDIRECTOS: Son todas aquellas unidades a las que el sistema les suministra información. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 4. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 4 de 98 PLAN DE REVISION El presente manual deberá ser revisado cada dos (2) años a partir de la fecha de vigencia, o a solicitud de la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos cuando se generen cambios producto de decretos, leyes, reglamentos o tecnológicos. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 5. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 5 de 98 TABLA DE CONTENIDO DEFINICIÓN DE TÉRMINOS NORMAS GENERALES NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: Normas del Procedimiento para la Elaboración de Nómina. Procedimiento para la Elaboración de la Nómina. Normas del Procedimiento para el Cálculo de Utilidades. Procedimiento para el Cálculo de Utilidades. Normas del Procedimiento para Retención de Impuesto Sobre la Renta Sobre Sueldos y Salarios. Procedimiento para la Retención de Impuesto Sobre la Renta Sobre Sueldos y Salarios. Normas del Procedimiento para la Actualización de Personal mediante Solicitud de Cambio. Procedimiento para la Actualización de Personal mediante Solicitud de Cambio. Normas del Procedimiento para la Solicitud y Pago de Vacaciones Individuales y Colectivas. Procedimiento para Solicitud y Pago de Vacaciones Individuales. Procedimiento para Solicitud y Pago de Vacaciones Colectivas. Normas del Procedimiento para la Finalización de la Relación Laboral. Procedimiento para la Finalización de la Relación Laboral. Normas del Procedimiento de Registro y Control de los Expedientes de Personal. Procedimiento para el Registro y Control de los Expedientes de Personal. Normas del Procedimiento de Retenciones y Pagos a Terceros. Procedimiento de Retenciones y Pagos a Terceros. Normas del Procedimiento para la Solicitud de Permisos y Justificación de Ausencias. Procedimiento para la Solicitud de Permisos y Justificación de Ausencias. Normas del Procedimiento para la solicitud de Permisos de Traslado Interno Procedimiento para la solicitud de Permisos de Traslado Interno Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 6. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 6 de 98 TABLA DE CONTENIDO Normas del Procedimiento para la Inscripción del Trabajador al Seguro Social. Procedimiento para la Inscripción del Trabajador al Seguro Social. Normas del Procedimiento para la Exclusión del Trabajador del Seguro Social. Procedimiento para la Exclusión del Trabajador del Seguro Social. Normas del Procedimiento para la Declaración de Familiares ante el Seguro Social. Procedimiento para la Declaración de Familiares ante el Seguro Social. Normas del procedimiento para el proceso de autoliquidacion (S.A.N.E.). Procedimiento para el proceso de autoliquidacion (S.A.N.E.). Normas del Procedimiento para la Solicitud de Pensión por Vejez, Invalidez y Sobreviviente. Procedimiento para la Solicitud de Pensión por Vejez, Invalidez y Sobreviviente. Normas del Procedimiento para la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales. Procedimiento para la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 7. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 7 de 98 TABLA DE CONTENIDO FORMULARIOS: • Informe Novedades Semanal • Resumen de Variaciones de Personal • Cambio / Grupo de Trabajo • Solicitud de Cambio • Solicitud de Vacaciones • Solicitud y Control de Egresos • Solicitud de Liquidación por Terminación de la Relación de Trabajo • Permiso • Permiso de Traslado Interno • Reporte de Retardo • Reporte de Inasistencia y Entrevista • Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 8. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 8 de 98 DEFINICION DE TERMINOS ANTICIPO DE QUINCENA: Es el adelanto del 40% del sueldo mensual al personal empleado, sin deducciones. ANTIGÜEDAD: Tiempo transcurrido a partir de la fecha en que el trabajador ingresa a la empresa. ARCHIVO DE PERSONAL ACTIVO: Sección donde se guardan los expedientes de los trabajadores. Existen archivos de personal activo, archivo de personal jubilado (solo en la División Higiénicos), clasificados en archivos de personal obrero y archivos de personal empleado. ARCHIVO INACTIVO: Sección que se encarga de guardar la información que es desactivada del archivo de Personal Activo durante un período de tiempo preestablecido legalmente por 10 años. BONO POST-VACACIONAL: Pago que se hace al trabajador al regresar de su período de disfrute de vacaciones según lo establecido en cada Convención Colectiva de Trabajo. CONTRACTUAL: Se refiere lo estipulado en los Contratos Individuales o en las Convenciones Colectivas de Trabajo, celebradas entre la Empresa y los Sindicatos de Trabajadores o entre la Empresa y los Trabajadores. COSTO DE LA NOMINA: Monto total en bolívares generados del pago de remuneraciones y compromisos establecidos en las Convenciones Colectivas y en la Ley Orgánica del Trabajo a todos los trabajadores en un período determinado. DENOMINACIÓN DE CARGOS: Es el nombre descriptivo que se le da a un grupo de funciones, es decir, es el nombre del cargo. REMUNERACION: Retribución que se le otorga al trabajador por la prestación de su servicio, comprendiendo dentro de este término todos los pagos establecidos en la Ley Orgánica del Trabajo y la Convención Colectiva de trabajo. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 9. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 9 de 98 DEFINICION DE TERMINOS DEDUCCIONES: Cantidades en bolívares que se retienen por nómina de la remuneración percibida por el trabajador. Ej. cuotas sindicales, cuotas del S.S.O., amortizaciones de préstamos, impuesto sobre la renta, ordenes judiciales por pensión alimenticia, etc. DOCUMENTOS DE INGRESO: Son todos los recaudos exigidos por la empresa y que debe presentar el trabajador al momento de su ingreso. EGRESO: Es la terminación de la relación de trabajo, bien sea por parte de la Empresa (despido), por voluntad de ambas partes (terminación del contrato a tiempo determinado para una obra determinada o mutuo acuerdo) o por voluntad propia (renuncia). EXPEDIENTE: Conjunto de datos que integran el historial de un trabajador, el cual está compuesto por todos los documentos personales y laborales que se generan desde su ingreso a la empresa. NOMINA: Proceso que se cumple para cancelar las remuneraciones, compromisos legales y contractuales, así como las deducciones. NOMINA SEMANAL Y MENSUAL: Es el proceso mediante el cual se calculan las asignaciones y deducciones de los trabajadores en un período de siete días (semanal) y treinta días (mensual). PRENOMINA: Proceso de chequeo y revisión previa de los montos correspondientes a las asignaciones y deducciones que se pagan en un determinado lapso. PRESTACIONES SOCIALES: Se entiende como tal, el beneficio material que la Ley Orgánica del Trabajo y las Convención Colectiva de Trabajo acuerda al trabajador en el momento de la terminación de su Relación de Trabajo, conforme al tiempo de servicio y las circunstancias que determinen la extinción del vínculo jurídico laboral. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 10. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 10 de 98 DEFINICION DE TERMINOS PROMOCIÓN: Ascenso de un trabajador a un puesto u ocupación de mayor jerarquía y/o remuneración. HORAS EXTRAS (SOBRETIEMPO): Tiempo de trabajo que por ordenes de la Empresa se labore en exceso de los horarios establecidos por la jornada ordinaria. SUPLENCIAS: Es cuando un trabajador pasa a desempeñar temporalmente otro cargo de mayor clasificación y remuneración. En estos casos el pago se hará de conformidad con lo pautado en la Convención Colectiva de Trabajo respectiva. TRANSFERENCIA: Es el traslado de un trabajador a otro cargo del mismo nivel, a otro departamento, u otra división de la Empresa. UTILIDADES: Participación que legal o convencionalmente corresponde a los trabajadores en los beneficios que la Empresa obtenga en su ejercicio económico anual. VACACIONES: Descanso obligatorio continuo y remunerado, al que tiene derecho el trabajador que cumple un año de servicio ininterrumpido. Forma de pago (ver cláusula de la Convención Colectiva de Trabajo). VACACIONES INDIVIDUALES: Descanso anual obligatorio que le corresponde a cada trabajador y que es disfrutado en forma individual a la fecha de vencimiento de dicho período, o en la oportunidad en que fijen mutuo acuerdo entre patrono y trabajador. VACACIONES COLECTIVAS: Período vacacional que es disfrutado durante la misma oportunidad por todos los trabajadores de la Empresa. Dichas vacaciones colectivas pueden ser concedidas de acuerdo a las necesidades operativas de cada área. VACACIONES FRACCIONADAS: Es la fracción o cuota parte de las vacaciones que corresponda al trabajador por meses completos laborados. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 11. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 11 de 98 DEFINICION DE TERMINOS PROVEEDOR: Persona jurídica encargada de abastecer o prestar un servicio a la empresa o a los trabajadores. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 12. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 12 de 98 NORMAS GENERALES 1. Las normas y procedimientos administrativos relativos al área de Administración de Personal deberán ser aprobados por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. 2. El Jefe de Administración de Personal será responsable de la revisión y control de todos los procesos de pago que se generen en su área. 3. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, mantener comunicación constante con los supervisores, jefes de departamentos y gerentes, para asesorarlos e informarles de todo lo relacionado al ámbito de la administración de personal bajo su cargo. 4. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal dar cumplimiento a lo establecido en las Políticas Corporativas del Fondo de Ahorro. 5. Las constancias de trabajo solicitadas por los trabajadores deberán ser firmadas por el Jefe de Administración de Personal. 6. Todos los registros generales de personal deberán mantenerse en el Departamento de Administración de Personal por el lapso de un (01) año y mantenerse en el archivo inactivo con nueve (09) años de vigencia. 7. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal suministrar la información sobre índices de gestión a la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. 8. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal garantizar el cumplimiento de los pagos establecidos en la Convención Colectiva de Trabajo. 9. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal mantenerse informado y actualizado de las leyes, reglamentos y resoluciones presidenciales en materia laboral. 10. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal mantener comunicación constante y fluida con los abogados de la empresa (asesoría legal) a fin de unificar criterios legales. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 13. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 13 de 98 NORMAS GENERALES 11. El Jefe de Administración de Personal será responsable de dar cumplimiento a los lineamientos emitidos por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos para el ejecútese de leyes, reglamentos y decretos presidenciales en materia laboral. 12. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal reunirse con los dirigentes sindicales a fin de atender los reclamos, solicitudes, así como presentarles los lineamientos a seguir cuando se presenten cambios en materia laboral. 13. El Jefe de Administración de Personal es responsable de la entrega a cada trabajador de su Estado de Cuenta de las Prestaciones Sociales acumuladas en la Contabilidad de la Empresa, durante el mes de Julio de cada año. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 14. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 14 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA 1. Los Supervisores serán responsables de llenar el formulario "Informe de Novedades Semanal" y de enviarlo cada lunes a primera hora (antes de las 9 a.m.) al Departamento de Administración de Personal reportando las novedades ocurridas en la semana anterior en cada unidad. En caso de que remitan el formulario "Informe de Novedades Semanal" correspondiente a una semana anterior a la que se está procesando, el mismo debe venir acompañado de un memorándum firmado por el jefe del departamento, explicando las razones del retardo. 2. Cuando se reporten redobles de jornada en el formulario "Informe de Novedades Semanal", el Supervisor justificará los mismos en la columna de observaciones de dicho formulario y colocará en la misma la ficha del trabajador sustituido y la causa de su ausencia. 3. El formulario "Informe de Novedades Semanal" deberá estar firmado por el Supervisor, Jefe de Departamento y por el Gerente del área que reporta las novedades. 4. El Analista de Administración de Personal será responsable de recibir y revisar la siguiente información que posteriormente es emitida al Nominista para su respectiva transcripción: • Apertura de Cuentas Bancarias • Diferencias de Nómina • Préstamos de Fondo de Ahorro • Cambios de Cuotas de Préstamos de Fondo de Ahorro • Permisos Contractuales • Asignaciones de Becas • Aumentos de Sueldos y Salarios • Transferencias de Trabajadores • Promociones • Cambios de Denominación de Cargo • Cambios de Grupo de Trabajo • Asignación de Becas • Descuentos por Pérdidas de Herramientas, Carnets, Equipo de Seguridad • Descuento de Montepío • Reposos del Seguro Social Obligatorio (S.S.O.) • Reposos del Servicio Médico de la Empresa Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 15. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 15 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA • Permisos Remunerados • Permisos Contractuales • Bonificaciones Contractuales: nacimiento, matrimonio, fallecimiento, bono de asistencia perfecta 5. E l Nominista será responsable de transcribir las novedades semanales al sistema de nómina. 6. La Coordinación Corporativa de Nómina será responsable de procesar la Nómina los días lunes de cada semana para actualizar en el sistema todas las transacciones de la semana recién finalizada. 7. El Nominista será responsable de emitir una prenómina de empleados por lo menos cinco (5) días hábiles antes de los días 15 y 30 de cada mes. 8. El Nominista tomará como base la información de la tarjeta reloj para realizar el pago al trabajador y comparará la misma con el formulario "Informe de Novedades Semanal". Esto se realizará los días lunes de cada semana, tomando como período de pago la semana recién finalizada. 9. En la tarjeta reloj deberán marcarse todas las entradas y salidas del trabajador, en caso contrario, el Jefe de Departamento o Sección deberá emitir el Formulario “Amonestación”. Todo pago excepcional debe ser autorizado por el gerente de área a través de comunicación escrita al departamento de Administración de Personal. 10. El período de pago para la nómina de obreros será de lunes a domingo y deberá cancelarse cada semana culminada el día viernes de la semana siguiente. 11. El período de pago para la nómina de empleados será de 30 días, comenzando por el primer día del mes, cancelándose un anticipo del 40% de los sueldos el día 15 y la nómina definitiva los días 30 de cada mes. Cuando la fecha de pago sea en día feriado, se pagará a los trabajadores el día hábil precedente. 12. Todos los reportes de resumen de pago generados por nómina deberán ser firmados por el Jefe de administración de Personal. 13. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, al finalizar los procesos de pagos generar el reporte de resumen por nómina que contendrá el total de asignaciones, deducciones y el neto a pagar de cada proceso. 14. El Analista de Administración de Personal es responsable de imprimir los recibos de pago de la nómina diaria y mensual. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 16. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 16 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA 15. El Analista de Administración de Personal es responsable de hacer entrega de los recibos de pago al personal. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 17. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 17 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA El presente procedimiento tiene por finalidad describir las acciones a seguir para la elaboración de nóminas, tanto de empleados como de obreros que laboran en Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. Recibe de los Supervisores el "Informe de Novedades Semanal". 2. Chequea que la información de las novedades recibidas esté correcta, de acuerdo al instructivo para el llenado de las mismas. SI LA INFORMACION ESTA INCORRECTA: 3. Se comunica con el Supervisor del área que llenó el formulario "Informe de Novedades Semanal " para aclarar y corregir el error. SI LA INFORMACION ESTA CORRECTA: 4. Envía al Nominista quién transcribirá la información 5. Recibe de los diferentes departamentos los memorándum relacionados con diferencias de nómina, verifica la información, realiza los cálculos, si los hubiera y envía al Nominista. 6. Relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” cambios de cuotas de préstamos, farmacia, etc. 7. Recibe y revisa del Departamento de Selección y Bienestar Social, formulario “Maestro de Ingreso de Personal”, apertura de cuenta de ahorro y/o cuenta corriente de cada persona a ingresar y las envía al Nominista para su transcripción. 8. Recibe del Jefe de Administración de Personal el formulario "Solicitud de Cambio", debidamente aprobado y envía al Nominista para su transcripción. 9. Recibe de los diferentes departamentos el formulario "Cambio de Grupo de Trabajo", analiza y envía al Nominista para su transcripción. 10. Recibe de Seguridad Integral el formulario "Descuento de Carnet y Equipos de Seguridad”, analiza, relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista. 11. Recibe del Almacén de Repuestos el formulario "Descuento de Herramientas", verifica y transcribe en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 18. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 18 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA 12. Recibe del Departamento de Selección y Bienestar Social memorándum para las asignación de becas, verifica, relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista. 13. Recibe del Jefe de Administración de Personal comunicación para el descuento de montepío al personal y permisos sindicales, analiza, relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista. 14. Recibe de la unidad de Servicio Médico la relación de los reposos del Seguro Social y reposos otorgados por el mismo, relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista. 15. Recibe y relaciona los permisos remunerados, permisos contractuales, relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista. 16. Recibe de los supervisores soportes de las bonificaciones contractuales de nacimiento, fallecimiento y matrimonio, chequea, relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista. 17. Recibe de los oficiales de seguridad las tarjetas reloj de marcar del personal y envía al Nominista. SI ES NOMINA DE PERSONAL OBRERO: NOMINISTA 18. Revisa los datos generados por la prenómina en el sistema contra las tarjetas reloj. 19. Revisa que la información de los reposos y permisos remunerados cargada en el sistema corresponda con las ausencias reportadas por los Supervisores. 20. Realiza todas las correcciones que tengan lugar: ausencias no reportadas, sobretiempo no marcado, personal mal ubicado en grupos, horario, etc. 21. Emite otra prenómina y la revisa, en caso de no estar correcta, continúa el procedimiento en la acción Nº 20. 22. Verifica en la prenómina que el personal que se reintegra de vacaciones tenga el pago del Bono post-vacacional generado en el proceso de vacaciones. 23. Emite una nómina definitiva, conjuntamente con los recibos de pago, listado resumen de nómina, detalle por concepto, carta de depósito bancario y envía a través del sistema al Analista de Administración de Personal. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 19. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 19 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA SI ES NOMINA DE EMPLEADOS: NOMINISTA 24. Recibe del Analista de Administración de Personal las novedades mensuales. 25. Genera una prenómina. 26. Revisa los datos generados en la prenómina en el sistema. 27. Revisa en dicha prenómina: los reposos, permisos, reintegro de vacaciones (Bono post-vacacional) y verifica los datos generados con la tarjeta reloj. 28. Emite Nómina definitiva, carta de depósito bancario, recibos de pago y envía al Analista de Administración de Personal a través del sistema. ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 29. Imprime los recibos de pago, resumen de nómina, carta de deposito al Banco y genera el diskette correspondiente. 30. Suma las formas de pago (efectivo, cheque y cuenta corriente y/o cuenta de ahorro) y verifica que esta suma sea igual al neto por pagar del resumen de nómina. 31. Verifica que el monto total del archivo de nómina en diskette sea igual al de la carta de depósito para el Banco. 32. Envía al Jefe de Administración de Personal para la firma, en señal de aprobación. 33. Envía al Jefe de Contabilidad para la recaudación de firmas autorizadas. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 20. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 20 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES 1. El Coordinador Corporativo de Nómina, será responsable de la veracidad del cálculo de las utilidades correspondientes a los obreros y empleados activos y retirados. 2. Las fechas de pago de las utilidades, el número de días a cancelar o factor de utilidades será comunicado al Departamento de Administración de Personal por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. 3. La cantidad de días o factor de utilidades a pagar se determinará de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. 4. En el sistema de nómina se acumularán todos los pagos que sirvan como base para el cálculo de utilidades. 5. Se calcularán en procesos diferentes las utilidades del personal activo y las del personal retirado. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 21. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 21 de 98 PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES Este procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para el cálculo y pago de utilidades a los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA O NOMINISTA 1. Recibe del Jefe de Administración de Personal las instrucciones para el pago de las utilidades: fecha, número de días a cancelar y si el proceso es para personal activo o retirado. 2. Emite el reporte del acumulado de utilidades tanto de empleados como de obreros correspondiente al período a pagar. 3. Carga en el sistema el factor que corresponda de acuerdo al número de días a pagar. 4. Carga en el sistema el parámetro que corresponde al tipo de personal a procesar: activo o retirado. 5. Emite una prenómina de utilidades y verifica que al multiplicar el total del reporte de acumuladores por el factor del número de días a pagar, el resultado sea igual al monto total de las asignaciones de la prenómina de utilidades. 6. En caso de que existan trabajadores con embargo sobre utilidades ordenado por los tribunales competentes o cualquier otra deducción autorizada, efectúa la deducción correspondiente. 7. Emite otra prenómina para verificar las deducciones efectuadas. SI LOS RESULTADOS SON DIFERENTES: 8. Corrige y emite otra prenómina. SI LOS RESULTADOS SON IGUALES: 9. Somete una nómina definitiva de utilidades en el sistema de nómina. ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 10. Emite los reportes de efectivo, cuentas corrientes, cuentas de ahorro, cheques y los resúmenes por nóminas. 11. Emite diskette contentivo de los datos para los pagos a través del Banco. 12. Verifica que la suma de los reportes de cuentas corrientes y cuentas de ahorros sea iguales al total reflejado en el diskette. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 22. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 22 de 98 PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES 13. Envía al Jefe de Administración de Personal para la firma en señal de conformación. 14. Envía al departamento de Contabilidad original y copias de los reportes de efectivo, cuentas corrientes, cuentas de ahorros o cheques y diskette con los datos requeridos para los pagos a través del banco. 15. Recibe del departamento de Contabilidad copia de los reportes de cuentas de ahorro y cuentas corrientes debidamente firmados en señal de recibidos. 16. Recibe los recibos de utilidades y entrega a los trabajadores. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 23. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 23 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA SOBRE SUELDOS Y SALARIOS 1. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal entregar el formulario “Determinación del Porcentaje de Retención ARI”, a aquellos trabajadores con ingresos anuales mayores o iguales a lo establecido por el Ministerio de Hacienda, en el mes de enero o en la fecha de ingreso. En el caso de que existan variaciones en sus ingresos se deberán entregar en los meses determinados por el Reglamento de la Ley I.S.L.R. 2. Los trabajadores llenarán el formulario "ARI”, según instructivo anexo y lo devolverán al Departamento de Administración de Personal en la fecha que se les indique en el momento de la entrega. 3. El Nominista será responsable de transcribir en el sistema de nómina la información contenida en el formulario "ARI". 4. El Coordinador Corporativo de Nómina o Nominista determinará el porcentaje de retención de Impuesto Sobre La Renta, a los trabajadores que no devuelvan el formulario "ARI", tomando como base los ingresos anuales según instrucciones anexas al mismo, y el degravamen único establecido en el Reglamento de la Ley de I.S.L.R.. 5. El Analista de Administración de Personal será responsable de emitir un reporte de retención de Impuesto Sobre la Renta y entregarlo a final de mes al Departamento de Contabilidad. 6. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal o Analista de Administración de Personal emitir reporte con el total de las remuneraciones percibidas por cada trabajador durante el ejercicio, en los dos (2) primeros meses del año. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 24. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 24 de 98 PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA DE SUELDOS Y SALARIOS El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la determinación del porcentaje de retención de Impuesto Sobre la Renta sobre sueldos y salarios a los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. En las oportunidades de variación fijadas en la ley o reglamento de Impuesto sobre la Renta emite un reporte de pistas de aumentos y determina a quienes debe entregar el formulario "Determinación del Porcentaje de Retención - ARI". 2. Distribuye el formulario "ARI”, e indica al trabajador en qué fecha debe devolverlo. 3. Recibe los formularios "ARI" del personal y lo envía a la Coordinador Corporativo de Nómina o Nominista. 4. Si el plazo de entrega del formulario "ARI" está vencido, calcula el porcentaje de retención de Impuesto Sobre la Renta al trabajador. 5. Si es el cierre del mes, emite un reporte de retenciones de Impuesto sobre la Renta y lo envía al Departamento de Contabilidad. 6. Emite reporte del total de remuneraciones percibidas durante el ejercicio económico por cada trabajador objeto de retención, dentro de los dos (2) primeros meses siguientes al cierre del mismo. 7. Entrega a los trabajadores reporte con el total de las remuneraciones (ARC) percibidas por él, durante el ejercicio económico. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 25. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 25 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE SOLICITUDES DE CAMBIO 1. Todo cambio de sueldo o salario, promociones, transferencias y cambio de denominación de cargos deben ser solicitados al Departamento de Administración de Personal mediante el formulario “Solicitud de Cambio”. 2. Toda “Solicitud de Cambio” que implique promociones, cambio de denominación de cargo o transferencia de cualquier índole, debe venir acompañado de los siguientes documentos: • Resumen curricular del potencial ocupante. • Por lo menos dos (2) resúmenes curriculares de ocupantes de cargos homólogos al del potencial ocupante. • Evaluación de Desempeño del potencial ocupante. • Descripción de Riesgo por Cargo (del cargo propuesto). 3. Todos aquellos casos (solo nómina diaria) que impliquen un cambio superando dos (2) niveles o más del tabulador se revisará vía excepción. 4. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal certificar la veracidad de los datos contenidos en el formulario “Solicitud de Cambio”. 5. Toda “Solicitud de Cambio”, para ser procesada debe estar debidamente firmado por el Gerente de Area, Jefe de Administración de Personal, Gerente de Relaciones Industriales, Vicepresidente de cada División, Coordinador Corporativo de Compensación y Beneficios y el Gerente Corporativo de Recursos Humanos. 6. Es responsabilidad del Nominista, procesar en el sistema de nómina la información recibida en el formulario “Solicitud de Cambio”. 7. Una vez aprobadas las “Solicitudes de Cambio” deben ser distribuidas de la siguiente manera: Original: Departamento de Administración de Personal (Expediente) Copia 1: Coordinación de Compensación y Beneficios Copia 2: Gerencia Solicitante o Unidad de Origen. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 26. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 26 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE “SOLICITUD DE CAMBIO” El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la actualización de personal en el sistema de Nómina a través de “Solicitudes de Cambio” con relación a promociones, transferencias, cambios de sueldo o salario y cambios de denominación de cargo de todos los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” de las Gerencias solicitantes con sus respectivos soportes, debidamente aprobados por las instancias respectivas. 2. Verifica y analiza los datos en el formulario “Solicitud de Cambio”. 3. Certifica los cambios solicitados en el formulario “Solicitud de Cambio” de acuerdo a las normas preestablecidas por la Coordinación Corporativa de Compensación y Beneficios. De no cumplir con estas normas, devuelve formulario a la Gerencia Solicitante y se reinicia el procedimiento. 4. Envía “Solicitud de Cambio” al Coordinador Corporativo de Compensación y Beneficios con los requisitos anexos, según sea el caso. COORDINADOR DE COMPENSACION Y BENEFICIOS 5. Recibe “Solicitud de Cambio”, verifica y analiza la respectiva documentación. 6. Genera propuesta y entrega al Gerente Corporativo de Recursos Humanos. GERENTE CORPORATIVO DE RECURSOS HUMANOS 7. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” y evalúa la propuesta. 8. Firma en señal de aprobación y devuelve al Coordinador de Compensación y Beneficios. SI NO ESTA DE ACUERDO 9. No aprueba la “Solicitud de Cambio”, justificando su decisión. Vuelve el procedimiento a la acción N° 05. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 27. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 27 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE “SOLICITUD DE CAMBIO” COORDINADOR DE COMPENSACION Y BENEFICIOS 10. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” aprobado por el Gerente Corporativo de Recursos Humanos. 11. Elabora el aviso de cambio para ser publicado en las carteleras y solicita la firma del Gerente Corporativo de Recursos Humanos. 12. Relaciona y envía Original y copia N° 2 de la “Solicitud de Cambio” con sus respectivos anexos al Jefe de Administración de Personal. 13. Archiva la copia N° 1 de la “Solicitud de Cambio”. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 14. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” con sus respectivos anexos y verifica los datos. 15. Entrega el aviso de cambio al Analista de Selección y Bienestar social para su publicación en carteleras. 16. Envía el original de la “Solicitud de Cambio” aprobada al Jefe Corporativo de Nómina para su debido proceso en el sistema de nómina, retornándola éste al Analista de Administración de Personal de cada División una vez procesada. 17. Elabora carta de notificación al trabajador en original y copia, del cambio aprobado y envía conjuntamente con la copia N° 2 de la “Solicitud de Cambio” al Gerente de Area, debidamente firmada por el Gerente Corporativo de Recursos Humanos. GERENTE DE AREA 18. Recibe copia N° 2 de la “Solicitud de Cambio” conjuntamente con de la carta de notificación al trabajador en original y copia. 19. Firma la carta de notificación al trabajador en original y copia. 20. Entrega original al trabajador y le solicita firme la copia en señal de recibida. TRABAJADOR 21. Recibe original y copia de la carta de notificación, firma la copia en señal de recibida y entrega al Gerente de Area. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 28. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 28 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE “SOLICITUD DE CAMBIO” GERENTE DE AREA 22. Recibe copia de la carta de notificación firmada por el trabajador y envía al Jefe de Administración de Personal. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 23. Recibe copia de la carta de notificación al trabajador y la entrega al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 24. Recibe la copia de la carta de notificación al trabajador y archiva en el expediente conjuntamente con la original de la “Solicitud de Cambio” y los respectivos anexos. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 29. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 29 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS 1. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal enviar a cada Gerencia un listado de programación anual de vacaciones individuales, en el mes de diciembre del año anterior. 2. Cada Gerente de Area, en función del listado enviado por el Departamento de Administración de Personal debe hacer la programación anual de vacaciones individuales del personal a su cargo. 3. Toda “Solicitud de Vacaciones” individuales o colectiva deberá estar aprobada por el Jefe y/o Gerente de Area respectiva. 4. Toda solicitud de vacaciones individuales, debe ser enviado al Jefe de Administración de Personal con quince (15) días de anticipación a la fecha en que se harán efectivas 5. El Jefe de Administración de Personal es responsable de enviar la “Solicitud de Vacaciones” al Analista de Administración de Personal para ser procesadas. 6. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, revisar y analizar la “Solicitud de Vacaciones”. 7. Es responsabilidad del Nominista procesar las vacaciones que sean enviadas por el Jefe de Administración de Personal. 8. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal solicitar la firma del trabajador en original, en la planilla de liquidación de vacaciones. 9. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal archivar en el expediente de cada trabajador, original de liquidación de vacaciones, conjuntamente con el formulario “Solicitud de Vacaciones”. 10. En caso de vacaciones colectivas el Jefe de Administración de Personal debe reunirse con los Gerentes solicitantes para fijar la fecha de salida y de reintegro del personal o en su defecto mediante comunicación escrita. 11. La solicitud de vacaciones colectivas debe enviarse al Jefe de Administración de Personal, con un mes de anticipación a la fecha en que se harán efectivas. 12. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, notificar al trabajador con antelación, que debe dirigirse al Servicio Médico de la Empresa para realizarse el chequeo médico pre – vacacional antes de la fecha a su salida de vacaciones. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 30. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 30 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS 13. Es responsabilidad del Jefe de Administración de personal informar a la gerencia Corporativa de Finanzas el monto en bolívares estimado a cancelar por concepto de vacaciones, durante el mes de diciembre. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 31. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 31 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la solicitud de vacaciones individuales del personal que labora en Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. Recibe de las diferentes Gerencias formulario “Solicitud de Vacaciones”. 2. Envía formulario “Solicitud de Vacaciones” al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 3. Recibe la “Solicitud de Vacaciones”, revisa y analiza los datos. 4. Relaciona todas las solicitudes de vacaciones recibidas para ese período y envía al Nominista para su proceso de liquidación. NOMINISTA 5. Recibe y procesa en el sistema la solicitud de vacaciones y asigna bono post- vacacional para que sea cancelado en la semana o quincena de reintegro del trabajador. 6. Emite listado de prueba, verifica información y procesa liquidación definitiva. 7. Envía al Analista de Administración de Personal, liquidación de vacaciones a través del sistema de nómina. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 8. Imprime planilla de Liquidación de Vacaciones, revisa y envía al Jefe de Administración de Personal. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 9. Recibe y revisa planilla de Liquidación de Vacaciones y carta de depósito para el banco. 10. Firma y envía al Analista de Administración de Personal. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 32. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 32 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 11. Recibe Planilla de Liquidación de Vacaciones y entrega al trabajador. TRABAJADOR 12. Recibe y firma en original y copia planilla de Liquidación de Vacaciones. 13. Entrega la planilla original de Liquidación de Vacaciones firmada al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 14. Recibe original de planilla de Liquidación de Vacaciones y archiva en el expediente del trabajador. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 33. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 33 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la solicitud de Vacaciones Colectivas del personal que labora en Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 1. Se reúne con los Gerentes de Area para acordar la fecha de salida de vacaciones y notifican al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 2. Elabora cuadro de vacaciones colectivas indicando fecha de salida y regreso, días a disfrutar y bonificar por cada trabajador. 3. Emite listado de personal con vacaciones colectivas y envía al Jefe de Administración de Personal conjuntamente con el cuadro de vacaciones. JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 4. Recibe cuadro de vacaciones y listado de personal que disfrutará vacaciones colectivas, revisa y aprueba. 5. Envía memorándum, anexando cuadro de vacaciones y listado de personal con vacaciones colectivas a los gerentes de área involucrados, para su verificación y aprobación. GERENTE DE AREA 6. Recibe cuadro de vacaciones y listado de personal con vacaciones colectivas. 7. Verifica cuadro de vacaciones colectivas. 8. Realiza memorándum de aprobación y envía al Jefe de Administración de Personal con listado anexo de personal que disfrutará vacaciones colectivas. JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 9. Recibe memorándum aprobado por el Gerente de Area y verifica. 10. Conforma información recibida y envía al Analista de Administración de Personal. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 34. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 34 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 11. Recibe información y envía al Nominista. NOMINISTA 12. Programa en el sistema de nómina, el personal que saldrá de vacaciones colectivas. 13. Procesa prenómina de vacaciones colectivas y revisa. 14. Si la información en la prenómina no es correcta, realiza modificaciones y procesa nueva prenómina. 15. Si es correcta, se somete al proceso de nómina final de vacaciones y se generan los recibos de liquidación de vacaciones y carta de depósito para el banco. 16. Envía a través del sistema de nómina, carta de depósito para el banco, planillas de Liquidación de Vacaciones y listado resumen de nómina, al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 17. Imprime planilla de Liquidación de Vacaciones, carta de depósito para el banco y listado de resumen de nómina. 18. Revisa y firma los planillas de Liquidación de Vacaciones donde se indica “Elaborado por” y envía al Jefe de Administración de Personal. 19. Emite diskette contentivo de los datos para los pagos a través del banco. 20. Verifica que la suma de la carta de depósito bancario sea igual al total reflejado en el diskette. JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 21. Recibe y revisa planilla de Liquidación de Vacaciones y carta de depósito para el banco. 22. Firma y envía al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 23. Recibe Planilla de Liquidación de Vacaciones y carta de depósito para el banco. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 35. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 35 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS 24. Solicita las firmas autorizadas para la carta de depósito para el banco. 25. Envía al banco carta de depósito conjuntamente con el respectivo diskette. 26. Entrega planilla de Liquidación de Vacaciones al trabajador. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS 27. Recibe y firma en original planilla de Liquidación de Vacaciones. 28. Entrega la planilla original de Liquidación de Vacaciones firmada al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 29. Recibe copia de carta de depósito bancario sellada por el banco en señal de recibido y la archiva. 30. Recibe original de planilla de Liquidación de Vacaciones firmada por el trabajador y archiva en el expediente del mismo. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 36. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 36 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL 1. El Supervisor inmediato deberá elaborar el formulario “Solicitud y Control de Egreso” y solicitar la aprobación del Gerente de Area, en caso de despido o renuncia del trabajador. 2. Si es renuncia, el trabajador debe presentarla por escrito al Supervisor Inmediato para su aceptación y luego ser entregada al departamento de Administración de Personal. 3. La carta de notificación de despido debe ser elaborada en tres (3) originales. 4. En caso de despido el Jefe de Administración de Personal es responsable de verificar la exactitud de la información contenida en el formulario “Solicitud y Control de Egreso”, sobre la base de lo registrado en el expediente del trabajador, y asesora al jefe de departamento o gerente de área.. 5. En la carta de notificación de despido se debe indicar el día y la hora en que el trabajador debe acudir a la unidad de Servicio Médico para realizarse el examen médico post - empleo. 6. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, enviar la carta de notificación de despido al Jefe o Gerente de Area. 7. Es responsabilidad del Supervisor, Jefe o Gerente de Area, comunicar al trabajador los motivos del despido y hacerle firmar la carta de notificación de despido. 8. Es responsabilidad del Jefe o Gerente de Area, enviar al Departamento de Administración de Personal, la carta de notificación de egreso firmada por el trabajador. 9. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal enviar al Analista de Administración de Personal el expediente del trabajador egresado con la carta de notificación de despido. 10. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal verificar que en el expediente del trabajador egresado, estén incluidos los siguientes documentos antes de ser archivados: • Planilla 14-03 y 14-100 • Planilla de liquidación de Prestaciones Sociales. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 37. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 37 de 98 • Estado de Cuenta de abonos de Prestación de Antigüedad (Art.108 LOT) firmado en original por el trabajador. • Solvencia de herramientas y equipos de seguridad. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL • Especificación sobre algún descuento. • Examen médico post – empleo. • Carta de notificación de despido o carta de renuncia. • Formulario “Solicitud y Control de Egreso”. • Tarjeta reloj (solo si el trabajador egresa antes del pago de nómina). 11. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal solicitar la conformación de los saldos deudores del trabajador egresado, al Departamento de Contabilidad antes de ser procesada la Liquidación de Prestaciones Sociales. 12. Es responsabilidad del Coordinador Corporativo de Nómina elaborar la Liquidación de Prestaciones Sociales. 13. Es Responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, emitir la “Solicitud de Pago” para la elaboración del cheque correspondiente a la cancelación de la Liquidación de Prestaciones Sociales. 14. El Jefe de Administración de Personal es responsable de notificar a los Tribunales del Trabajo y de Estabilidad Laboral, cuando un trabajador sea despedido por la empresa. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 38. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 38 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones a seguir en el proceso de egreso y liquidación de prestaciones sociales de trabajadores que laboran en Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 1. Recibe de las Gerencias o Departamentos las solicitudes de egreso en el formulario “Solicitud y Control de Egreso”. 2. Solicita al Analista de Administración de Personal, expediente del trabajador. 3. Verifica que los argumentos para la solicitud de egreso mencionados en el formulario "Solicitud y Control de Egreso", estén sustentados. 4. En caso de que los argumentos no sean meritorios para hacer efectivo el egreso, asesora al Supervisor inmediato sobre las acciones a seguir, como por ejemplo una amonestación verbal o escrita al trabajador, según lo conveniente para cada caso, y termina el proceso. 5. En caso de que los argumentos estén sustentados, firma el formulario de “Solicitud y Control de Egreso” y entrega al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 6. Recibe formulario de “Solicitud y Control de Egreso” firmada y elabora la carta de notificación de despido en tres (3) originales, constancia de trabajo, formularios 14-03 y 14-100 (SSO) y orden médica post-empleo. 7. Elabora carta de participación de egreso a los Departamentos: Seguridad Industrial, Bienestar Social, Servicio Médico y Caja de Ahorro. 8. Elabora carta de participación de egreso al Tribunal de Estabilidad Laboral respectivo, anexando carta de Notificación de Despido al trabajador. 9. Envía carta de notificación de despido, constancia de trabajo, formularios 14-03 y 14- 100, orden médica post-empleo y carta de participación de egreso, al Jefe de Administración de Personal para su revisión y firma. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 10. Recibe, revisa y firma documentos. 11. Envía documentos al Analista de Administración de Personal. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 39. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 39 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 12. Recibe documentos firmados por el Jefe de Administración de Personal y distribuye. 13. Envía carta de notificación de despido y orden médica post-empleo al Gerente de Area, Jefe o Supervisor solicitante. GERENTE DE AREA, JEFE O SUPERVISOR 14. Recibe y entrega al trabajador: carta de notificación de despido y orden médica post-empleo, explica las causas del egreso, le solicita el carnet de identificación y le hace firmar la carta en tres (3) originales en señal de haber sido notificado, dejándole una al trabajador. 15. Acompaña al trabajador al Departamento de Administración de Personal y le entrega al Jefe de Administración de Personal las cartas de notificación de despido firmadas por el trabajador y carnet de identificación. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 16. Recibe carta de notificación de despido y carnet de identificación. 17. Suministra información al extrabajador respecto al pago de su liquidación. 18. Anexa al expediente cartas de notificación de despido, carnet de identificación y envía al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 19. Recibe el expediente del trabajador. 20. Envía carta de participación de egreso al Tribunal de Estabilidad Laboral respectivo, anexando al mismo carta de notificación de despido. 21. Recibe del Almacén de Repuestos inventario de herramientas o solvencia (sólo en el caso de que el trabajador las tenga asignadas). 22. Solicita al Jefe de Contabilidad reporte con los saldos deudores del trabajador y al Analista de Selección y Bienestar Social los saldos de HCM, Póliza de Vehículo y otros. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 40. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 40 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL JEFE DE CONTABILIDAD Y JEFE DE SELECCIÓN Y BIENESTAR SOCIAL 23. Informa los saldos pendientes y envía al Analista de Administración de Personal el reporte correspondiente, firmado en señal de revisado. ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 24. Recibe el reporte de saldos pendientes, elabora la “Solicitud de Liquidación por Terminación de la Relación de Trabajo”, y envía al Jefe de Administración de Personal. JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 25. Recibe, revisa y firma la “Solicitud de Liquidación por Terminación de la Relación de Trabajo” y envía al Coordinador Corporativo de Nómina. COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA 26. Recibe, revisa y procesa la “Solicitud de Liquidación por la Terminación de la Relación de Trabajo. 27. Elabora prueba de Liquidación final de Prestaciones Sociales y revisa todos los cálculos. 28. Realiza las correcciones necesarias, si las hubiese. 29. Procesa la Liquidación definitiva de Prestaciones Sociales, y envía a través del sistema de nómina al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 30. Imprime cuatro originales de planilla de Liquidación de Prestaciones Sociales, revisa y firma la donde se indica “Elaborado por” y envía al Jefe de Administración de Personal. JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 31. Recibe planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales y la revisa. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 41. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 41 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL SI LA INFORMACION NO ES CORRECTA 32. Vuelve el procedimiento a la acción N° 28. SI LA INFORMACION ES CORRECTA 33. Firma donde se indica “Revisado por”. 34. Emite la “Solicitud de Pago”, firma en señal de aprobación y envía al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 35. Recibe las Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales firmada y envía una al Jefe de Contabilidad Corporativa conjuntamente con la “Solicitud de Pago” en original y dos (2) copias, para la elaboración del cheque correspondiente. JEFE DE CONTABILIDAD CORPORATIVA 36. Recibe “Solicitud de Pago” y planilla de Liquidación de Prestaciones Sociales. 37. Entrega al Analista de Administración de Personal copia de la “Solicitud de Pago” firmada y sellada en señal recibida. 38. Elabora cheque y envía al Jefe de Administración de Personal. JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 39. Recibe el cheque de Liquidación de Prestaciones Sociales. 40. Entrega al trabajador:: Cheque, Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales, Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO). EXTRABAJADOR 41. Recibe y firma en señal de conformidad: comprobante de Cheque (02 copias), Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO), y devuelve al Jefe de Administración de Personal. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 42. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 42 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 42. Llena en el formulario “Solicitud y Control de Egreso” en el espacio correspondiente “Para ser utilizado por Relaciones Industriales” y realiza la evaluación del mismo verificando en el expediente del extrabajador su actuación. 43. Recibe firmados por el extrabajador los siguientes documentos:: Comprobante de Cheque (02 copias), Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales (2 originales), copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO), y los envía al Analista de Administración de Personal conjuntamente con el formulario “Solicitud y Control de Egreso”. ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 44. Recibe comprobante de Cheque (02 copias), Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO) firmadas por el extrabajador y el formulario “Solicitud y Control de Egreso”. 45. Envía las copias del comprobante de Cheque al Jefe de Contabilidad Corporativa. 46. Archiva en el expediente del extrabajador: Planilla de Liquidación de Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO). 47. Archiva en carpeta de correlativo, Planilla de Liquidación de Prestaciones Sociales, firmada por el extrabajador. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 43. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 43 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL 1. Todo expediente del personal que ingresa a Manufacturas de Papel,C.A., Manpa, S.A.C.A., debe ser entregado al Analista de Administración de Personal por el Analista de Selección y Bienestar Social clasificado por secciones según la siguiente especificación: • Documentos de Egreso • Documentos Personales • Selección y Empleo • Movimiento de personal • Capacitación y Desempeño • Vacaciones • Utilidades • Prestaciones sociales • Plan Ahorro • Obligaciones Legales • Pólizas • Beneficios Varios 2. Es responsabilidad del Analista de Selección y Bienestar Social elaborar el expediente del trabajador con todos los documentos de ingreso, según la sección que corresponda. 3. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal verificar la información contenida en el expediente de personal. 4. Todo expediente de personal activo, egresado y jubilado debe ser archivado en estricto orden correlativo de ficha. 5. Los expedientes se llevarán en archivos separados según la siguiente clasificación: • Expedientes de Personal Activo • Expedientes de Personal Egresado • Expedientes de Personal Jubilado 6. Todo expediente de personal egresado, jubilado y/o fallecido debe ser retirado del archivo de personal activo e incorporado al archivo correspondiente según el caso. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 44. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 44 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL 7. Todo expediente de personal egresado debe llevar anexo los siguientes documentos antes de ser archivados: • Planilla 14-03 • Planilla de Liquidación de prestaciones sociales • Especificación sobre algún descuento • Examen médico post - empleo • Carta notificación de despido o carta de renuncia. • Formulario “Solicitud y Control de Egreso” • Control de ausencias (personal nómina diaria y/o personal de seguridad) • Tarjetas reloj (si el trabajador egreso antes del pago de nómina) Si es expediente de personal fallecido, se le anexarán los siguientes documentos: • Planilla de Liquidación de prestaciones sociales • Cobertura de muerte natural o accidental • Acta de defunción • Recaudos probatorios de filiación • Cuadro discriminatorio de los pagos a efectuar a familiares • Acta de constancia de los pagos realizados a los beneficiarios autorizados ante la inspectoría del trabajo y en caso de menores, ante el juzgado de menores. 8. Los expedientes de personal egresado se deben llevar en archivos físicos separados uno para el año en curso y otro para el año inmediato anterior. 9. Los expedientes de personal egresado se deben mantener por espacio de un año (1) en el Departamento de Administración de Personal después serán enviados al archivo inactivo donde tendrán una permanencia de nueve (9) años más. 10. Es responsabilidad de cada Jefe de Departamento adscrito a la Gerencia de Recursos Humanos entregar al Departamento de Administración de Personal para el archivo los documentos que genere su área. 11. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal mantener un control de solicitud de expedientes tanto de personal activo como del personal egresado. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 45. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 45 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL 12. Todo Gerente de Area o Jefe de Departamento adscrito a la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos que requiera revisar un expediente debe solicitarlo en forma verbal, al Jefe de Administración de Personal. En caso de requerir el expediente fuera del Departamento de Administración de Personal, debe solicitarlo por escrito. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 46. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 46 de 98 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL El presente procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir por las diferentes unidades de Administración de Personal de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A., para el registro y control de expedientes de personal. ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL EN CASO DE NUEVOS INGRESOS 1. Recibe expediente de personal del Analista de Selección y Bienestar Social. 2. Verifica los documentos de ingreso que debe contener el expediente: • Maestro de Ingreso de Personal • Requisición de Personal • Contrato Individual de Trabajo por Tiempo Determinado • Resultado del Examen Médico Pre - Empleo • Solicitud de Empleo con fotografías • Copia de Cédula de Identidad • Resumen Curricular (Empleados y Obreros Calificados) • Chequeo de Referencias Laborales • Certificado de Salud • Planilla 14–02 (SSO) • Autorización de Depósito en Cuenta Bancaria • Inscripción en Montepío • Descripción de Riesgo por Cargo 3. Si la documentación se encuentra incompleta devuelve expediente Analista de Selección y Bienestar Social y continúa en la acción No. 1 del presente procedimiento. 4. Si la documentación se encuentra completa, recibe y archiva el expediente. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 47. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 47 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES Y PAGOS A TERCEROS 1. El responsabilidad del Nominista realizar las retenciones (cuotas sindicales, montepío, servicios funerarios, farmacia, y otros créditos) en cada nómina semanal y/o mensual. 2. Al finalizar cada proceso de nómina semanal y/o mensual, de vacaciones y utilidades, el Analista de Administración de Personal debe listar las retenciones realizadas para generar el pago al respectivo beneficiario, según sea el caso, semanal o mensual. 3. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal elaborar las solicitudes de pago por retenciones sindicales, farmacia, y cualquier otro pago a terceros, deducido por nómina. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 48. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 48 de 98 PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES Y PAGOS A TERCEROS El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones a seguir para realizar retenciones por nómina y pagos a terceros de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 1. Recibe del proveedor relación de facturas de los trabajadores que recibieron créditos y/o servicios y verifica que sean trabajadores activos. 2. En caso de aparecer relacionado trabajadores egresados, notifica al proveedor que se le deducirá ese monto de la relación a descontar a los trabajadores por nómina. 3. Elabora solicitud de pago por cada concepto, en original y copia, anexa como soporte el listado de deducciones por nómina con el total del monto a pagar. 4. Envía al Jefe de Administración de Personal. JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 5. Verifica, firma y envía al Jefe de Contabilidad, para la elaboración del cheque. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 49. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 49 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS 1. Todo trabajador que solicite un permiso deberá informarlo al supervisor inmediato, con suficiente antelación. 2. Todo trabajador debe notificar al departamento de Administración de Personal el permiso respectivo, en ausencia del Supervisor Inmediato, Jefe o Gerente del área. 3. Cuando el documento que justifica la ausencia no esté contemplado en la Convención Colectiva de Trabajo se considerará permiso justificado no remunerado. 4. Las citas médicas son consideradas permisos remunerados siempre y cuando el trabajador presente los siguientes documentos: • Referencia o tarjeta de control de citas previa a la ausencia • Justificativo de asistencia a la cita (esta norma aplica solo para aquellas Divisiones, que lo contemplen en su Convención Colectiva de Trabajo). 5. Todo documento y justificativo de ausencia deberá archivarse en el expediente del trabajador. 6. Cuando un trabajador presente tres (03) ausencias en un lapso menor de 30 días y no sean justificadas, el Jefe de Administración de Personal deberá evaluar el caso conjuntamente con la Gerencia de Area respectiva, a fin de tomar las acciones correspondientes. 7. Los reposos otorgados por el médico de la empresa serán remunerados. 8. Todo trabajador deberá presentar al supervisor inmediato el justificativo de ausencia en un lapso no mayor de tres (03) días hábiles posterior a la fecha de inicio de la ausencia. 9. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal informar al Jefe de Administración de Personal, aquellos casos de trabajadores con alto récord de ausentismo. 10. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal notificar a cada Gerencia sobre los casos de trabajadores que presenten altos niveles de ausentismo a fin de tomar medidas correctivas. 11. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal informar al Nominista de los trabajadores que se encuentran en situación de reposo, en cada semana y/o mes, a fin de procesar sus respectivos pagos por nomina. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 50. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 50 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS 12. Es responsabilidad de la enfermera entregar al Analista de Administración de Personal todos los reposos, mediante el formulario “Referencia para el Servicio Médico”, de los trabajadores afectados, en un lapso no mayor de un día posterior al reposo. 13. Es responsabilidad de la directiva sindical solicitar por escrito al departamento de Administración de Personal, a través de su supervisor inmediato los permisos sindicales para su respectivo pago por nómina. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 51. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 51 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para el control de ausencias y administración de solicitudes de permisos de los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. CON SOLICITUD DE PERMISO TRABAJADOR 1. Solicita al supervisor inmediato el permiso, especificando las razones de su solicitud. SUPERVISOR INMEDIATO 2. Elabora el permiso utilizando el formulario “Permiso” en original y 2 copias. 3. Firma el formulario “Permiso” en señal de aprobación y solicita firma del trabajador. 4. Retiene una copia y entrega formulario “Permiso” al trabajador. TRABAJADOR 5. Recibe y entrega formulario “Permiso” al Jefe de Administración de Personal. JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 6. Recibe formulario “Permiso” y firma en señal de aprobación. 7. Retiene una copia y entrega formulario “Permiso” al trabajador. TRABAJADOR 8. Entrega al vigilante en puerta principal, al momento de salir o entrar en horario diferente al establecido, el formulario “Permiso” previamente firmado en original. VIGILANTE 9. Recibe el formulario “Permiso” y llena el mismo en la parte donde indica “Para ser llenado en Vigilancia”. 10. En el caso de ser el permiso para ausentarse de planta y regresar, debe llenar el recuadro donde indica desde (hora) y hasta (hora). Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 52. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 52 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS 11. En caso de que el permiso sea para llegar fuera del horario establecido, solicitar al trabajador formulario “Permiso”. 12. Si el trabajador no está autorizado para llegar fuera de horario, llena el formulario “Reporte de Retardo” con los datos del trabajador. 13. Solicita telefónicamente al Jefe del Departamento o Sección al cual pertenece el trabajador la autorización para darle entrada y coloca en el formulario “Reporte de Retardo” el nombre del Supervisor que lo autorizó y la extensión telefónica del mismo. 14. Solicita al trabajador que le firme el formulario “Reporte de Retardo” en el espacio que indica “Firma Trabajador”. 15. Firma el formulario “Reporte de Retardo” donde indica “Firma Vigilante Seguridad” y da acceso a planta al trabajador. 16. Entrega formularios “Permiso” y “Reporte de Retardo” acumulados durante el día al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 17. Recibe los formularios “Permiso” y “Reporte de Retardo” con los soportes respectivos. 18. Recibe de los Supervisores los soportes justificativos de los permisos. 19. Analiza los formularios recibidos y los soportes correspondientes de acuerdo a lo establecido en la Convención Colectiva de Trabajo. 20. Relaciona los permisos en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal”, y los envía al Nominista para ser procesado. 21. Archiva formularios “Permiso” y “Reporte de Retardo”, en el expediente del trabajador. SIN SOLICITUD DE PERMISO TRABAJADOR 22. Notifica a su Supervisor Inmediato la causa por la cual no asistió a su trabajo y entrega, si los hubiera, documentos justificativos. SUPERVISOR INMEDIATO 23. Realiza la entrevista y llena formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista” en original y copia. 24. Firma el formulario en original y copia y solicita la firma del trabajador. 25. Archiva copia del formulario y envía el original con sus anexos (justificativos), si los hubiese, al Analista de Administración de Personal. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 53. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 53 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS 26. Recibe original del formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista” con los anexos, si los hubiese. 27. Analiza el formulario y los soportes correspondientes, de acuerdo a lo establecido en la Convención Colectiva de Trabajo. 28. Envía formulario y los soportes, al Jefe de Administración de Personal para su firma y conformación. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 29. Recibe original del formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista”, firma y devuelve al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 30. Relaciona los “Reportes de Inasistencia y Entrevista” en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal”, y los envía al Nominista para ser procesados. 31. Archiva formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista”, en el expediente del trabajador. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 54. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 54 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO 1. Todo trabajador de nómina diaria que necesite trasladarse fuera de su área de trabajo, debe solicitar el respectivo permiso a su supervisor inmediato a través del formulario “Permiso de Traslado Interno”. 2. Es responsabilidad del supervisor otorgar el permiso para ausentarse de su área de trabajo al trabajador que lo solicite, a través del formulario “Permiso de Traslado Interno”, solo cuando lo considere necesario y oportuno. 3. El trabajador solo podrá dirigirse hacia donde lo indique el formulario “Permiso de Traslado Interno”. 4. El Supervisor será responsable de verificar la información indicada en el formulario “Permiso de Traslado Interno” por la persona visitada. 5. La persona visitada será responsable de colocar la hora de salida del trabajador y el motivo de la visita en el formulario “Permiso de Traslado Interno”. 6. Es responsabilidad de la persona visitada colocar su N° de ficha, nombre y firmar en señal que fue visitado por el trabajador. 7. Es responsabilidad del supervisor registrar en el formulario “Permiso de Traslado Interno”, la hora de retorno del trabajador, y especificar el tiempo de ausencia. 8. Es responsabilidad de los oficiales de seguridad (de la empresa de vigilancia) solicitar el formulario “Permiso de Traslado Interno” a los trabajadores que se encuentren fuera de su área de trabajo en horas laborables para ellos. 9. Es responsabilidad del trabajador presentar el formulario “Permiso de Traslado Interno” otorgado por su supervisor inmediato, al oficial de seguridad que lo solicite. 10. Ningún trabajador podrá ausentarse fuera de su lugar de trabajo sin el respectivo permiso a través del formulario “Permiso de Traslado Interno”. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 55. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 55 de 98 PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la solicitud de permiso para dirigirse fuera de su área de trabajo a los trabajadores de nómina diaria de Manufacturas de Papel,C.A. Manpa, S.A.C.A. EL TRABAJADOR: 1. Solicita el permiso a su supervisor inmediato para trasladarse fuera de su lugar de trabajo. EL SUPERVISOR: 2. Después de indagar y evaluar la necesidad del trabajador, si lo considera necesario, llena el formulario “Permiso de Traslado Interno”, indicando los datos del trabajador, el lugar donde se dirige, el motivo y hora de salida de su lugar de trabajo. 3. Indica en el formulario “Permiso de Traslado Interno” su nombre y ficha, y entrega al trabajador. EL TRABAJADOR: 4. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno” y se traslada al lugar indicado en el mismo. 5. Se entrevista con la persona visitada y le entrega el formulario “permiso de Traslado Interno”. LA PERSONA VISITADA: 6. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno”, realiza las respectivas anotaciones, firma y lo entrega al trabajador en señal de haber sido atendido. EL TRABAJADOR: 7. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno” y retorna a su lugar de trabajo. 8. Entrega a su supervisor inmediato el formulario “Permiso de Traslado Interno” debidamente firmado por la persona visitada. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 56. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 56 de 98 PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO EL SUPERVISOR: 9. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno”, verificando la hora de salida del área visitada y que esté firmado por la persona visitada. 10. Coloca en el formulario “permiso de Traslado Interno” la hora en que retornó el trabajador a su lugar de trabajo y el tiempo de ausencia. 11. Lo archiva en su departamento. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 57. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 57 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL TRABAJADOR EN EL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES 1. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal mantener actualizada toda la información que se genere referente al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. 2. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal inscribir al trabajador ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, durante los tres (3) primeros días hábiles a partir de su fecha de ingreso. 3. Los trámites requeridos por el personal en cuanto a Seguro Social, deberán ser tramitados a través del Analista de administración de Personal. 4. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, mantener contacto permanente con el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. 5. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal verificar que la información transcrita en los diferentes formularios del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales sea confiable. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 58. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 58 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL TRABAJADOR EN EL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES El presente procedimiento contempla las acciones a seguir para la inscripción en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales al personal de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. Llena el formulario 14-02 en original y dos (2) copias con los datos del trabajador, y de acuerdo a la documentación anexa para cada caso. 2. Entrega al trabajador formulario 14-02 durante el proceso de inducción. TRABAJADOR 2. Recibe formulario 14-02 y firma. 3. Entrega al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 4. Solicita la firma en la planilla 14-02 al Jefe de Administración de Personal. 5. Sella la planilla 14-02 y la envía a la oficina principal del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. 6. Recibe Original y dos (2) copias selladas y firmadas por el funcionario del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. 7. Entrega una (1) copia de la planilla 14-02 al trabajador. 8. Archiva una copia en el expediente y la original en la carpeta de autoliquidación (S.A.N.E.). Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 59. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 59 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EXCLUSION DEL TRABAJADOR DEL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES 1. El Analista de Administración de Personal es responsable de excluir del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales al trabajador, durante los tres (3) primeros días hábiles, a partir de la fecha de egreso del mismo. 2. El proceso de exclusión del trabajador debe regirse según lo establecido en el formulario 14-03, "Participación de Retiro del Trabajador". Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 60. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 60 de 98 PROCEDIMIENTO PARA LA EXCLUSION DEL TRABAJADOR DEL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES El presente procedimiento contempla las acciones a seguir para la exclusión del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de los trabajadores egresados de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 1. Llena formulario 14-03 "Retiro del Trabajador” en original y dos (2) copias, sella con el Nº Patronal y envía al Jefe de Administración de Personal. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 2. Recibe, revisa y firma formulario 14-03. 3. Envía formulario 14-03 al Analista de Administración de Personal ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 4. Recibe formulario 14-03 y envía a la oficina principal del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. 5. Recibe el original y dos (2) copias selladas y firmadas por el funcionario del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. 6. Entrega copia al trabajador egresado, archiva copia en el expediente del trabajador y la original la archiva en la carpeta de Autoliquidación S.A.N.E. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 61. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 61 de 98 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA DECLARACION DE FAMILIARES DEL TRABAJADOR AL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES 1. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, procesar la inscripción ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de los familiares que tienen derecho a disfrutar de este beneficio cuando el trabajador lo solicite. 2. El Analista de Administración de Personal deberá entregar copia del formulario 14-02 al trabajador, una vez procesada la inscripción de los familiares en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. 3. Únicamente tienen derecho a ser incluidos en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales los siguientes familiares: • Esposa o Concubina • Hijos (Menores de 18 años) • Madre • Padre (Incapacitado) • Hermanos huérfanos (menores de 18 años). 4. Los documentos requeridos para la declaración de familiares ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales son: • Hijos: Partida de nacimiento • Madre: Partida de nacimiento original del trabajador y fotocopia de la cédula de identidad de la madre. • Esposa: Acta o Constancia de matrimonio original y fotocopia de la cédula de identidad de la esposa. • Concubina: Constancia de concubinato (mayor de 01 año de convivencia), y fotocopia de la cédula de identidad, partida de nacimiento de los hijos que tenga con el trabajador • Padre: Constancia de invalidez permanente, partida de nacimiento del trabajador y fotocopia de cédula de identidad. • Hermanos Huérfanos: Partida de nacimiento y acta de defunción de los padres. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar
  • 62. GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Página 62 de 98 PROCEDIMIENTO PARA DECLARACION DE FAMILIARES DEL TRABAJADOR AL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones a seguir por los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A., para el proceso de inclusión de sus familiares en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. TRABAJADOR 1. Entrega documentos originales, según norma Nº 4 del presente procedimiento, al Analista de administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 2. Recibe documentos y llena planilla 14-02 en original y una (1) copia, y entrega al trabajador durante el proceso de inducción o cuando este lo solicite la inclusión de familiares. TRABAJADOR 3. Firma formulario 14-02 y entrega al Analista de Administración de Personal. ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 4. Recibe formulario en original y una (1) copia, y coloca sello con Nº Patronal. 5. Envía a la oficina principal del el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, con documentación anexa. 6. Recibe formularios firmados y sellados por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y documentación anexa. 7. Devuelve al trabajador original del formulario “Inclusión de Familiares (14-02)” y documentación anexa. 8. Incluye la carga familiar al sistema nómina. 9. Archiva copia en el expediente del trabajador. Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado: D M A 01 08 03 Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH. Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar