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GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
AREA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
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MANUAL CORPORATIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
AREA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado:
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Div. Higiénicos Div. Papel IEE Div. Conversión Gcia. Corp. RR.HH.
Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William González Rosa Olivar

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VIGENCIA
El presente Manual de Normas y Procedimientos entrará en vigencia mediante
comunicación escrita de la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos.
Cualquier modificación al contenido o presentación deberá ser notificada a la Gerencia
Corporativa de Recursos Humanos para su corrección y aprobación.
Una vez que los procedimientos hayan sido implantados todas las unidades organizativas
de Administración de Personal deberán dar fiel cumplimiento a todos y cada uno de los
pasos que se describen.
Los Procedimientos descritos en el presente Manual sustituyen a los Procedimientos
anteriormente elaborados.
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OBJETIVO / ALCANCE / USUARIOS
OBJETIVO: El presente manual tiene como objetivo establecer las Normas y
Procedimientos a realizar dentro del área de Administración de Personal
para Manufacturas de Papel C.A (MANPA) S.A.C.A.
ALCANCE: Este manual contempla las Normas y Procedimientos que rigen los procesos
en el área de Administración de Personal en cuanto a:
• Nómina
• Utilidades
• Retención de Impuesto sobre la Renta
• Solicitud de cambios (promociones, transferencias, ajuste salarial)
• Terminación de la relación de trabajo
• Vacaciones individuales y colectivas
• Permisos y justificación de ausencias
• Permisos de Traslado Interno
• Retención y pagos a terceros
• Registro y control de personal
• Seguro Social (SANE)
• Anticipos de Prestaciones Sociales
USUARIOS: Se han definido dos (2) grupos de usuarios:
DIRECTOS: Son todos aquellos Departamentos que intervienen
directamente en el proceso.
• Administración de Personal
• Selección y Bienestar Social
• Servicio Médico
• Seguridad Industrial
• Coordinación Corporativa de Nómina
• Coordinación Corporativa de Compensación y Beneficios
• Contabilidad
INDIRECTOS: Son todas aquellas unidades a las que el sistema les
suministra información.
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PLAN DE REVISION
El presente manual deberá ser revisado cada dos (2) años a partir de la fecha de
vigencia, o a solicitud de la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos cuando se
generen cambios producto de decretos, leyes, reglamentos o tecnológicos.
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TABLA DE CONTENIDO
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
NORMAS GENERALES
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:
Normas del Procedimiento para la Elaboración de Nómina.
Procedimiento para la Elaboración de la Nómina.
Normas del Procedimiento para el Cálculo de Utilidades.
Procedimiento para el Cálculo de Utilidades.
Normas del Procedimiento para Retención de Impuesto Sobre la Renta Sobre Sueldos y
Salarios.
Procedimiento para la Retención de Impuesto Sobre la Renta Sobre Sueldos y Salarios.
Normas del Procedimiento para la Actualización de Personal mediante Solicitud de
Cambio.
Procedimiento para la Actualización de Personal mediante Solicitud de Cambio.
Normas del Procedimiento para la Solicitud y Pago de Vacaciones Individuales y
Colectivas.
Procedimiento para Solicitud y Pago de Vacaciones Individuales.
Procedimiento para Solicitud y Pago de Vacaciones Colectivas.
Normas del Procedimiento para la Finalización de la Relación Laboral.
Procedimiento para la Finalización de la Relación Laboral.
Normas del Procedimiento de Registro y Control de los Expedientes de Personal.
Procedimiento para el Registro y Control de los Expedientes de Personal.
Normas del Procedimiento de Retenciones y Pagos a Terceros.
Procedimiento de Retenciones y Pagos a Terceros.
Normas del Procedimiento para la Solicitud de Permisos y Justificación de Ausencias.
Procedimiento para la Solicitud de Permisos y Justificación de Ausencias.
Normas del Procedimiento para la solicitud de Permisos de Traslado Interno
Procedimiento para la solicitud de Permisos de Traslado Interno
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TABLA DE CONTENIDO
Normas del Procedimiento para la Inscripción del Trabajador al Seguro Social.
Procedimiento para la Inscripción del Trabajador al Seguro Social.
Normas del Procedimiento para la Exclusión del Trabajador del Seguro Social.
Procedimiento para la Exclusión del Trabajador del Seguro Social.
Normas del Procedimiento para la Declaración de Familiares ante el Seguro Social.
Procedimiento para la Declaración de Familiares ante el Seguro Social.
Normas del procedimiento para el proceso de autoliquidacion (S.A.N.E.).
Procedimiento para el proceso de autoliquidacion (S.A.N.E.).
Normas del Procedimiento para la Solicitud de Pensión por Vejez, Invalidez y
Sobreviviente.
Procedimiento para la Solicitud de Pensión por Vejez, Invalidez y Sobreviviente.
Normas del Procedimiento para la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales.
Procedimiento para la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales.
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TABLA DE CONTENIDO
FORMULARIOS:
• Informe Novedades Semanal
• Resumen de Variaciones de Personal
• Cambio / Grupo de Trabajo
• Solicitud de Cambio
• Solicitud de Vacaciones
• Solicitud y Control de Egresos
• Solicitud de Liquidación por Terminación de la Relación de Trabajo
• Permiso
• Permiso de Traslado Interno
• Reporte de Retardo
• Reporte de Inasistencia y Entrevista
• Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales
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DEFINICION DE TERMINOS
ANTICIPO DE QUINCENA:
Es el adelanto del 40% del sueldo mensual al personal empleado, sin deducciones.
ANTIGÜEDAD:
Tiempo transcurrido a partir de la fecha en que el trabajador ingresa a la empresa.
ARCHIVO DE PERSONAL ACTIVO:
Sección donde se guardan los expedientes de los trabajadores. Existen archivos de
personal activo, archivo de personal jubilado (solo en la División Higiénicos), clasificados
en archivos de personal obrero y archivos de personal empleado.
ARCHIVO INACTIVO:
Sección que se encarga de guardar la información que es desactivada del archivo de
Personal Activo durante un período de tiempo preestablecido legalmente por 10 años.
BONO POST-VACACIONAL:
Pago que se hace al trabajador al regresar de su período de disfrute de vacaciones
según lo establecido en cada Convención Colectiva de Trabajo.
CONTRACTUAL:
Se refiere lo estipulado en los Contratos Individuales o en las Convenciones Colectivas
de Trabajo, celebradas entre la Empresa y los Sindicatos de Trabajadores o entre la
Empresa y los Trabajadores.
COSTO DE LA NOMINA:
Monto total en bolívares generados del pago de remuneraciones y compromisos
establecidos en las Convenciones Colectivas y en la Ley Orgánica del Trabajo a todos los
trabajadores en un período determinado.
DENOMINACIÓN DE CARGOS:
Es el nombre descriptivo que se le da a un grupo de funciones, es decir, es el nombre del
cargo.
REMUNERACION:
Retribución que se le otorga al trabajador por la prestación de su servicio, comprendiendo
dentro de este término todos los pagos establecidos en la Ley Orgánica del Trabajo y la
Convención Colectiva de trabajo.
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DEDUCCIONES:
Cantidades en bolívares que se retienen por nómina de la remuneración percibida por el
trabajador.
Ej. cuotas sindicales, cuotas del S.S.O., amortizaciones de préstamos, impuesto sobre la
renta, ordenes judiciales por pensión alimenticia, etc.
DOCUMENTOS DE INGRESO:
Son todos los recaudos exigidos por la empresa y que debe presentar el trabajador al
momento de su ingreso.
EGRESO:
Es la terminación de la relación de trabajo, bien sea por parte de la Empresa (despido),
por voluntad de ambas partes (terminación del contrato a tiempo determinado para una
obra determinada o mutuo acuerdo) o por voluntad propia (renuncia).
EXPEDIENTE:
Conjunto de datos que integran el historial de un trabajador, el cual está compuesto por
todos los documentos personales y laborales que se generan desde su ingreso a la
empresa.
NOMINA:
Proceso que se cumple para cancelar las remuneraciones, compromisos legales y
contractuales, así como las deducciones.
NOMINA SEMANAL Y MENSUAL:
Es el proceso mediante el cual se calculan las asignaciones y deducciones de los
trabajadores en un período de siete días (semanal) y treinta días (mensual).
PRENOMINA:
Proceso de chequeo y revisión previa de los montos correspondientes a las asignaciones
y deducciones que se pagan en un determinado lapso.
PRESTACIONES SOCIALES:
Se entiende como tal, el beneficio material que la Ley Orgánica del Trabajo y las
Convención Colectiva de Trabajo acuerda al trabajador en el momento de la terminación
de su Relación de Trabajo, conforme al tiempo de servicio y las circunstancias que
determinen la extinción del vínculo jurídico laboral.
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PROMOCIÓN:
Ascenso de un trabajador a un puesto u ocupación de mayor jerarquía y/o remuneración.
HORAS EXTRAS (SOBRETIEMPO):
Tiempo de trabajo que por ordenes de la Empresa se labore en exceso de los horarios
establecidos por la jornada ordinaria.
SUPLENCIAS:
Es cuando un trabajador pasa a desempeñar temporalmente otro cargo de mayor
clasificación y remuneración. En estos casos el pago se hará de conformidad con lo
pautado en la Convención Colectiva de Trabajo respectiva.
TRANSFERENCIA:
Es el traslado de un trabajador a otro cargo del mismo nivel, a otro departamento, u otra
división de la Empresa.
UTILIDADES:
Participación que legal o convencionalmente corresponde a los trabajadores en los
beneficios que la Empresa obtenga en su ejercicio económico anual.
VACACIONES:
Descanso obligatorio continuo y remunerado, al que tiene derecho el trabajador que
cumple un año de servicio ininterrumpido. Forma de pago (ver cláusula de la Convención
Colectiva de Trabajo).
VACACIONES INDIVIDUALES:
Descanso anual obligatorio que le corresponde a cada trabajador y que es disfrutado en
forma individual a la fecha de vencimiento de dicho período, o en la oportunidad en que
fijen mutuo acuerdo entre patrono y trabajador.
VACACIONES COLECTIVAS:
Período vacacional que es disfrutado durante la misma oportunidad por todos los
trabajadores de la Empresa. Dichas vacaciones colectivas pueden ser concedidas de
acuerdo a las necesidades operativas de cada área.
VACACIONES FRACCIONADAS:
Es la fracción o cuota parte de las vacaciones que corresponda al trabajador por meses
completos laborados.
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PROVEEDOR:
Persona jurídica encargada de abastecer o prestar un servicio a la empresa o a los
trabajadores.
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NORMAS GENERALES
1. Las normas y procedimientos administrativos relativos al área de Administración de
Personal deberán ser aprobados por la Gerencia Corporativa de Recursos
Humanos.
2. El Jefe de Administración de Personal será responsable de la revisión y control de
todos los procesos de pago que se generen en su área.
3. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, mantener comunicación
constante con los supervisores, jefes de departamentos y gerentes, para
asesorarlos e informarles de todo lo relacionado al ámbito de la administración de
personal bajo su cargo.
4. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal dar cumplimiento a lo
establecido en las Políticas Corporativas del Fondo de Ahorro.
5. Las constancias de trabajo solicitadas por los trabajadores deberán ser firmadas
por el Jefe de Administración de Personal.
6. Todos los registros generales de personal deberán mantenerse en el Departamento
de Administración de Personal por el lapso de un (01) año y mantenerse en el
archivo inactivo con nueve (09) años de vigencia.
7. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal suministrar la
información sobre índices de gestión a la Gerencia Corporativa de Recursos
Humanos.
8. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal garantizar el
cumplimiento de los pagos establecidos en la Convención Colectiva de Trabajo.
9. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal mantenerse informado y
actualizado de las leyes, reglamentos y resoluciones presidenciales en materia
laboral.
10. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal mantener comunicación
constante y fluida con los abogados de la empresa (asesoría legal) a fin de unificar
criterios legales.
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NORMAS GENERALES
11. El Jefe de Administración de Personal será responsable de dar cumplimiento a los
lineamientos emitidos por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos para el
ejecútese de leyes, reglamentos y decretos presidenciales en materia laboral.
12. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal reunirse con los
dirigentes sindicales a fin de atender los reclamos, solicitudes, así como
presentarles los lineamientos a seguir cuando se presenten cambios en materia
laboral.
13. El Jefe de Administración de Personal es responsable de la entrega a cada
trabajador de su Estado de Cuenta de las Prestaciones Sociales acumuladas en la
Contabilidad de la Empresa, durante el mes de Julio de cada año.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA
1. Los Supervisores serán responsables de llenar el formulario "Informe de
Novedades Semanal" y de enviarlo cada lunes a primera hora (antes de las 9 a.m.)
al Departamento de Administración de Personal reportando las novedades
ocurridas en la semana anterior en cada unidad. En caso de que remitan el
formulario "Informe de Novedades Semanal" correspondiente a una semana
anterior a la que se está procesando, el mismo debe venir acompañado de un
memorándum firmado por el jefe del departamento, explicando las razones del
retardo.
2. Cuando se reporten redobles de jornada en el formulario "Informe de Novedades
Semanal", el Supervisor justificará los mismos en la columna de observaciones de
dicho formulario y colocará en la misma la ficha del trabajador sustituido y la causa
de su ausencia.
3. El formulario "Informe de Novedades Semanal" deberá estar firmado por el
Supervisor, Jefe de Departamento y por el Gerente del área que reporta las
novedades.
4. El Analista de Administración de Personal será responsable de recibir y revisar la
siguiente información que posteriormente es emitida al Nominista para su
respectiva transcripción:
• Apertura de Cuentas Bancarias
• Diferencias de Nómina
• Préstamos de Fondo de Ahorro
• Cambios de Cuotas de Préstamos de Fondo de Ahorro
• Permisos Contractuales
• Asignaciones de Becas
• Aumentos de Sueldos y Salarios
• Transferencias de Trabajadores
• Promociones
• Cambios de Denominación de Cargo
• Cambios de Grupo de Trabajo
• Asignación de Becas
• Descuentos por Pérdidas de Herramientas, Carnets, Equipo de Seguridad
• Descuento de Montepío
• Reposos del Seguro Social Obligatorio (S.S.O.)
• Reposos del Servicio Médico de la Empresa
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• Permisos Remunerados
• Permisos Contractuales
• Bonificaciones Contractuales: nacimiento, matrimonio, fallecimiento, bono de
asistencia perfecta
5. E
l Nominista será responsable de transcribir las novedades semanales al sistema de
nómina.
6. La Coordinación Corporativa de Nómina será responsable de procesar la Nómina los días
lunes de cada semana para actualizar en el sistema todas las transacciones de la semana
recién finalizada.
7. El Nominista será responsable de emitir una prenómina de empleados por lo menos cinco
(5) días hábiles antes de los días 15 y 30 de cada mes.
8. El Nominista tomará como base la información de la tarjeta reloj para realizar el pago al
trabajador y comparará la misma con el formulario "Informe de Novedades Semanal". Esto
se realizará los días lunes de cada semana, tomando como período de pago la semana
recién finalizada.
9. En la tarjeta reloj deberán marcarse todas las entradas y salidas del trabajador, en caso
contrario, el Jefe de Departamento o Sección deberá emitir el Formulario “Amonestación”.
Todo pago excepcional debe ser autorizado por el gerente de área a través de
comunicación escrita al departamento de Administración de Personal.
10. El período de pago para la nómina de obreros será de lunes a domingo y deberá
cancelarse cada semana culminada el día viernes de la semana siguiente.
11. El período de pago para la nómina de empleados será de 30 días, comenzando por el
primer día del mes, cancelándose un anticipo del 40% de los sueldos el día 15 y la nómina
definitiva los días 30 de cada mes. Cuando la fecha de pago sea en día feriado, se pagará
a los trabajadores el día hábil precedente.
12. Todos los reportes de resumen de pago generados por nómina deberán ser firmados por el
Jefe de administración de Personal.
13. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, al finalizar los procesos de
pagos generar el reporte de resumen por nómina que contendrá el total de asignaciones,
deducciones y el neto a pagar de cada proceso.
14. El Analista de Administración de Personal es responsable de imprimir los recibos de pago
de la nómina diaria y mensual.
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15. El Analista de Administración de Personal es responsable de hacer entrega de los recibos
de pago al personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA NOMINA
El presente procedimiento tiene por finalidad describir las acciones a seguir para la
elaboración de nóminas, tanto de empleados como de obreros que laboran en
Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
1. Recibe de los Supervisores el "Informe de Novedades Semanal".
2. Chequea que la información de las novedades recibidas esté correcta, de acuerdo al
instructivo para el llenado de las mismas.
SI LA INFORMACION ESTA INCORRECTA:
3. Se comunica con el Supervisor del área que llenó el formulario "Informe de Novedades
Semanal " para aclarar y corregir el error.
SI LA INFORMACION ESTA CORRECTA:
4. Envía al Nominista quién transcribirá la información
5. Recibe de los diferentes departamentos los memorándum relacionados con diferencias
de nómina, verifica la información, realiza los cálculos, si los hubiera y envía al
Nominista.
6. Relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” cambios de cuotas
de préstamos, farmacia, etc.
7. Recibe y revisa del Departamento de Selección y Bienestar Social, formulario
“Maestro de Ingreso de Personal”, apertura de cuenta de ahorro y/o cuenta corriente
de cada persona a ingresar y las envía al Nominista para su transcripción.
8. Recibe del Jefe de Administración de Personal el formulario "Solicitud de Cambio",
debidamente aprobado y envía al Nominista para su transcripción.
9. Recibe de los diferentes departamentos el formulario "Cambio de Grupo de Trabajo",
analiza y envía al Nominista para su transcripción.
10. Recibe de Seguridad Integral el formulario "Descuento de Carnet y Equipos de
Seguridad”, analiza, relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal”
y envía al Nominista.
11. Recibe del Almacén de Repuestos el formulario "Descuento de Herramientas", verifica
y transcribe en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” y envía al
Nominista.
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12. Recibe del Departamento de Selección y Bienestar Social memorándum para las
asignación de becas, verifica, relaciona en el formulario “Resumen de Variaciones de
Personal” y envía al Nominista.
13. Recibe del Jefe de Administración de Personal comunicación para el descuento de
montepío al personal y permisos sindicales, analiza, relaciona en el formulario
“Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista.
14. Recibe de la unidad de Servicio Médico la relación de los reposos del Seguro Social
y reposos otorgados por el mismo, relaciona en el formulario “Resumen de
Variaciones de Personal” y envía al Nominista.
15. Recibe y relaciona los permisos remunerados, permisos contractuales, relaciona en
el formulario “Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista.
16. Recibe de los supervisores soportes de las bonificaciones contractuales de
nacimiento, fallecimiento y matrimonio, chequea, relaciona en el formulario
“Resumen de Variaciones de Personal” y envía al Nominista.
17. Recibe de los oficiales de seguridad las tarjetas reloj de marcar del personal y envía
al Nominista.
SI ES NOMINA DE PERSONAL OBRERO:
NOMINISTA
18. Revisa los datos generados por la prenómina en el sistema contra las tarjetas reloj.
19. Revisa que la información de los reposos y permisos remunerados cargada en el
sistema corresponda con las ausencias reportadas por los Supervisores.
20. Realiza todas las correcciones que tengan lugar: ausencias no reportadas,
sobretiempo no marcado, personal mal ubicado en grupos, horario, etc.
21. Emite otra prenómina y la revisa, en caso de no estar correcta, continúa el
procedimiento en la acción Nº 20.
22. Verifica en la prenómina que el personal que se reintegra de vacaciones tenga el
pago del Bono post-vacacional generado en el proceso de vacaciones.
23. Emite una nómina definitiva, conjuntamente con los recibos de pago, listado resumen
de nómina, detalle por concepto, carta de depósito bancario y envía a través del
sistema al Analista de Administración de Personal.
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SI ES NOMINA DE EMPLEADOS:
NOMINISTA
24. Recibe del Analista de Administración de Personal las novedades mensuales.
25. Genera una prenómina.
26. Revisa los datos generados en la prenómina en el sistema.
27. Revisa en dicha prenómina: los reposos, permisos, reintegro de vacaciones (Bono
post-vacacional) y verifica los datos generados con la tarjeta reloj.
28. Emite Nómina definitiva, carta de depósito bancario, recibos de pago y envía al
Analista de Administración de Personal a través del sistema.
ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
29. Imprime los recibos de pago, resumen de nómina, carta de deposito al Banco y genera el
diskette correspondiente.
30. Suma las formas de pago (efectivo, cheque y cuenta corriente y/o cuenta de ahorro) y
verifica que esta suma sea igual al neto por pagar del resumen de nómina.
31. Verifica que el monto total del archivo de nómina en diskette sea igual al de la carta de
depósito para el Banco.
32. Envía al Jefe de Administración de Personal para la firma, en señal de aprobación.
33. Envía al Jefe de Contabilidad para la recaudación de firmas autorizadas.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES
1. El Coordinador Corporativo de Nómina, será responsable de la veracidad del cálculo
de las utilidades correspondientes a los obreros y empleados activos y retirados.
2. Las fechas de pago de las utilidades, el número de días a cancelar o factor de
utilidades será comunicado al Departamento de Administración de Personal por la
Gerencia Corporativa de Recursos Humanos.
3. La cantidad de días o factor de utilidades a pagar se determinará de acuerdo a los
lineamientos emitidos por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos.
4. En el sistema de nómina se acumularán todos los pagos que sirvan como base para
el cálculo de utilidades.
5. Se calcularán en procesos diferentes las utilidades del personal activo y las del
personal retirado.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES
Este procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para el cálculo y
pago de utilidades a los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA O NOMINISTA
1. Recibe del Jefe de Administración de Personal las instrucciones para el pago de las
utilidades: fecha, número de días a cancelar y si el proceso es para personal activo o
retirado.
2. Emite el reporte del acumulado de utilidades tanto de empleados como de obreros
correspondiente al período a pagar.
3. Carga en el sistema el factor que corresponda de acuerdo al número de días a pagar.
4. Carga en el sistema el parámetro que corresponde al tipo de personal a procesar: activo
o retirado.
5. Emite una prenómina de utilidades y verifica que al multiplicar el total del reporte de
acumuladores por el factor del número de días a pagar, el resultado sea igual al monto
total de las asignaciones de la prenómina de utilidades.
6. En caso de que existan trabajadores con embargo sobre utilidades ordenado por los
tribunales competentes o cualquier otra deducción autorizada, efectúa la deducción
correspondiente.
7. Emite otra prenómina para verificar las deducciones efectuadas.
SI LOS RESULTADOS SON DIFERENTES:
8. Corrige y emite otra prenómina.
SI LOS RESULTADOS SON IGUALES:
9. Somete una nómina definitiva de utilidades en el sistema de nómina.
10. Emite los reportes de efectivo, cuentas corrientes, cuentas de ahorro, cheques y los
resúmenes por nóminas.
11. Emite diskette contentivo de los datos para los pagos a través del Banco.
12. Verifica que la suma de los reportes de cuentas corrientes y cuentas de ahorros sea
iguales al total reflejado en el diskette.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES
13. Envía al Jefe de Administración de Personal para la firma en señal de conformación.
14. Envía al departamento de Contabilidad original y copias de los reportes de efectivo,
cuentas corrientes, cuentas de ahorros o cheques y diskette con los
datos requeridos para los pagos a través del banco.
15. Recibe del departamento de Contabilidad copia de los reportes de cuentas de ahorro y
cuentas corrientes debidamente firmados en señal de recibidos.
16. Recibe los recibos de utilidades y entrega a los trabajadores.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE IMPUESTO
SOBRE LA RENTA SOBRE SUELDOS Y SALARIOS
1. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal entregar el formulario
“Determinación del Porcentaje de Retención ARI”, a aquellos trabajadores con
ingresos anuales mayores o iguales a lo establecido por el Ministerio de Hacienda,
en el mes de enero o en la fecha de ingreso. En el caso de que existan variaciones
en sus ingresos se deberán entregar en los meses determinados por el Reglamento
de la Ley I.S.L.R.
2. Los trabajadores llenarán el formulario "ARI”, según instructivo anexo y lo devolverán
al Departamento de Administración de Personal en la fecha que se les indique en el
momento de la entrega.
3. El Nominista será responsable de transcribir en el sistema de nómina la información
contenida en el formulario "ARI".
4. El Coordinador Corporativo de Nómina o Nominista determinará el porcentaje de
retención de Impuesto Sobre La Renta, a los trabajadores que no devuelvan el
formulario "ARI", tomando como base los ingresos anuales según instrucciones
anexas al mismo, y el degravamen único establecido en el Reglamento de la Ley de
I.S.L.R..
5. El Analista de Administración de Personal será responsable de emitir un reporte de
retención de Impuesto Sobre la Renta y entregarlo a final de mes al Departamento de
Contabilidad.
6. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal o Analista de
Administración de Personal emitir reporte con el total de las remuneraciones
percibidas por cada trabajador durante el ejercicio, en los dos (2) primeros meses del
año.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
DE SUELDOS Y SALARIOS
El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la
determinación del porcentaje de retención de Impuesto Sobre la Renta sobre sueldos y
salarios a los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
1. En las oportunidades de variación fijadas en la ley o reglamento de Impuesto sobre la
Renta emite un reporte de pistas de aumentos y determina a quienes debe entregar el
formulario "Determinación del Porcentaje de Retención - ARI".
2. Distribuye el formulario "ARI”, e indica al trabajador en qué fecha debe devolverlo.
3. Recibe los formularios "ARI" del personal y lo envía a la Coordinador Corporativo de
Nómina o Nominista.
4. Si el plazo de entrega del formulario "ARI" está vencido, calcula el porcentaje de
retención de Impuesto Sobre la Renta al trabajador.
5. Si es el cierre del mes, emite un reporte de retenciones de Impuesto sobre la Renta y
lo envía al Departamento de Contabilidad.
6. Emite reporte del total de remuneraciones percibidas durante el ejercicio económico
por cada trabajador objeto de retención, dentro de los dos (2) primeros meses
siguientes al cierre del mismo.
7. Entrega a los trabajadores reporte con el total de las remuneraciones (ARC) percibidas
por él, durante el ejercicio económico.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE
SOLICITUDES DE CAMBIO
1. Todo cambio de sueldo o salario, promociones, transferencias y cambio de
denominación de cargos deben ser solicitados al Departamento de Administración de
Personal mediante el formulario “Solicitud de Cambio”.
2. Toda “Solicitud de Cambio” que implique promociones, cambio de denominación de
cargo o transferencia de cualquier índole, debe venir acompañado de los siguientes
documentos:
• Resumen curricular del potencial ocupante.
• Por lo menos dos (2) resúmenes curriculares de ocupantes de cargos homólogos
al del potencial ocupante.
• Evaluación de Desempeño del potencial ocupante.
• Descripción de Riesgo por Cargo (del cargo propuesto).
3. Todos aquellos casos (solo nómina diaria) que impliquen un cambio superando dos
(2) niveles o más del tabulador se revisará vía excepción.
4. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal certificar la veracidad de
los datos contenidos en el formulario “Solicitud de Cambio”.
5. Toda “Solicitud de Cambio”, para ser procesada debe estar debidamente firmado por
el Gerente de Area, Jefe de Administración de Personal, Gerente de Relaciones
Industriales, Vicepresidente de cada División, Coordinador Corporativo de
Compensación y Beneficios y el Gerente Corporativo de Recursos Humanos.
6. Es responsabilidad del Nominista, procesar en el sistema de nómina la información
recibida en el formulario “Solicitud de Cambio”.
7. Una vez aprobadas las “Solicitudes de Cambio” deben ser distribuidas de la siguiente
manera:
Original: Departamento de Administración de Personal (Expediente)
Copia 1: Coordinación de Compensación y Beneficios
Copia 2: Gerencia Solicitante o Unidad de Origen.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL MEDIANTE
“SOLICITUD DE CAMBIO”
actualización de personal en el sistema de Nómina a través de “Solicitudes de Cambio”
con relación a promociones, transferencias, cambios de sueldo o salario y cambios de
denominación de cargo de todos los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa)
S.A.C.A.
JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
1. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” de las Gerencias solicitantes con sus
respectivos soportes, debidamente aprobados por las instancias respectivas.
2. Verifica y analiza los datos en el formulario “Solicitud de Cambio”.
3. Certifica los cambios solicitados en el formulario “Solicitud de Cambio” de acuerdo a
las normas preestablecidas por la Coordinación Corporativa de Compensación y
Beneficios. De no cumplir con estas normas, devuelve formulario a la Gerencia
Solicitante y se reinicia el procedimiento.
4. Envía “Solicitud de Cambio” al Coordinador Corporativo de Compensación y
Beneficios con los requisitos anexos, según sea el caso.
COORDINADOR DE COMPENSACION Y BENEFICIOS
5. Recibe “Solicitud de Cambio”, verifica y analiza la respectiva documentación.
6. Genera propuesta y entrega al Gerente Corporativo de Recursos Humanos.
GERENTE CORPORATIVO DE RECURSOS HUMANOS
7. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” y evalúa la propuesta.
8. Firma en señal de aprobación y devuelve al Coordinador de Compensación y
Beneficios.
SI NO ESTA DE ACUERDO
9. No aprueba la “Solicitud de Cambio”, justificando su decisión. Vuelve el
procedimiento a la acción N° 05.
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COORDINADOR DE COMPENSACION Y BENEFICIOS
10. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” aprobado por el Gerente Corporativo de
Recursos Humanos.
11. Elabora el aviso de cambio para ser publicado en las carteleras y solicita la firma del
Gerente Corporativo de Recursos Humanos.
12. Relaciona y envía Original y copia N° 2 de la “Solicitud de Cambio” con sus
respectivos anexos al Jefe de Administración de Personal.
13. Archiva la copia N° 1 de la “Solicitud de Cambio”.
14. Recibe formulario “Solicitud de Cambio” con sus respectivos anexos y verifica los
datos.
15. Entrega el aviso de cambio al Analista de Selección y Bienestar social para su
publicación en carteleras.
16. Envía el original de la “Solicitud de Cambio” aprobada al Jefe Corporativo de Nómina
para su debido proceso en el sistema de nómina, retornándola éste al Analista de
Administración de Personal de cada División una vez procesada.
17. Elabora carta de notificación al trabajador en original y copia, del cambio aprobado y
envía conjuntamente con la copia N° 2 de la “Solicitud de Cambio” al Gerente de
Area, debidamente firmada por el Gerente Corporativo de Recursos Humanos.
GERENTE DE AREA
18. Recibe copia N° 2 de la “Solicitud de Cambio” conjuntamente con de la carta de
notificación al trabajador en original y copia.
19. Firma la carta de notificación al trabajador en original y copia.
20. Entrega original al trabajador y le solicita firme la copia en señal de recibida.
TRABAJADOR
21. Recibe original y copia de la carta de notificación, firma la copia en señal de recibida
y entrega al Gerente de Area.
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GERENTE DE AREA
22. Recibe copia de la carta de notificación firmada por el trabajador y envía al Jefe de
Administración de Personal.
23. Recibe copia de la carta de notificación al trabajador y la entrega al Analista de
24. Recibe la copia de la carta de notificación al trabajador y archiva en el expediente
conjuntamente con la original de la “Solicitud de Cambio” y los respectivos anexos.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE
VACACIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS
1. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal enviar a cada Gerencia
un listado de programación anual de vacaciones individuales, en el mes de diciembre
del año anterior.
2. Cada Gerente de Area, en función del listado enviado por el Departamento de
Administración de Personal debe hacer la programación anual de vacaciones
individuales del personal a su cargo.
3. Toda “Solicitud de Vacaciones” individuales o colectiva deberá estar aprobada por el
Jefe y/o Gerente de Area respectiva.
4. Toda solicitud de vacaciones individuales, debe ser enviado al Jefe de
Administración de Personal con quince (15) días de anticipación a la fecha en que se
harán efectivas
5. El Jefe de Administración de Personal es responsable de enviar la “Solicitud de
Vacaciones” al Analista de Administración de Personal para ser procesadas.
6. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, revisar y analizar la
“Solicitud de Vacaciones”.
7. Es responsabilidad del Nominista procesar las vacaciones que sean enviadas por el
Jefe de Administración de Personal.
8. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal solicitar la firma del
trabajador en original, en la planilla de liquidación de vacaciones.
9. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal archivar en el
expediente de cada trabajador, original de liquidación de vacaciones, conjuntamente
con el formulario “Solicitud de Vacaciones”.
10. En caso de vacaciones colectivas el Jefe de Administración de Personal debe
reunirse con los Gerentes solicitantes para fijar la fecha de salida y de reintegro del
personal o en su defecto mediante comunicación escrita.
11. La solicitud de vacaciones colectivas debe enviarse al Jefe de Administración de
Personal, con un mes de anticipación a la fecha en que se harán efectivas.
12. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, notificar al trabajador con
antelación, que debe dirigirse al Servicio Médico de la Empresa para realizarse el
chequeo médico pre – vacacional antes de la fecha a su salida de vacaciones.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE
VACACIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS
13. Es responsabilidad del Jefe de Administración de personal informar a la gerencia
Corporativa de Finanzas el monto en bolívares estimado a cancelar por concepto de
vacaciones, durante el mes de diciembre.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES
Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la
solicitud de vacaciones individuales del personal que labora en Manufacturas de Papel
C.A (Manpa) S.A.C.A.
1. Recibe de las diferentes Gerencias formulario “Solicitud de Vacaciones”.
2. Envía formulario “Solicitud de Vacaciones” al Analista de Administración de Personal.
3. Recibe la “Solicitud de Vacaciones”, revisa y analiza los datos.
4. Relaciona todas las solicitudes de vacaciones recibidas para ese período y envía al
Nominista para su proceso de liquidación.
NOMINISTA
5. Recibe y procesa en el sistema la solicitud de vacaciones y asigna bono post-
vacacional para que sea cancelado en la semana o quincena de reintegro del
trabajador.
6. Emite listado de prueba, verifica información y procesa liquidación definitiva.
7. Envía al Analista de Administración de Personal, liquidación de vacaciones a través
del sistema de nómina.
8. Imprime planilla de Liquidación de Vacaciones, revisa y envía al Jefe de
9. Recibe y revisa planilla de Liquidación de Vacaciones y carta de depósito para el
banco.
10. Firma y envía al Analista de Administración de Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES
11. Recibe Planilla de Liquidación de Vacaciones y entrega al trabajador.
TRABAJADOR
12. Recibe y firma en original y copia planilla de Liquidación de Vacaciones.
13. Entrega la planilla original de Liquidación de Vacaciones firmada al Analista de
14. Recibe original de planilla de Liquidación de Vacaciones y archiva en el expediente
del trabajador.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS
Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir para la
solicitud de Vacaciones Colectivas del personal que labora en Manufacturas de Papel
C.A (Manpa) S.A.C.A.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1. Se reúne con los Gerentes de Area para acordar la fecha de salida de vacaciones y
notifican al Analista de Administración de Personal.
2. Elabora cuadro de vacaciones colectivas indicando fecha de salida y regreso, días a
disfrutar y bonificar por cada trabajador.
3. Emite listado de personal con vacaciones colectivas y envía al Jefe de
Administración de Personal conjuntamente con el cuadro de vacaciones.
4. Recibe cuadro de vacaciones y listado de personal que disfrutará vacaciones
colectivas, revisa y aprueba.
5. Envía memorándum, anexando cuadro de vacaciones y listado de personal con
vacaciones colectivas a los gerentes de área involucrados, para su verificación y
aprobación.
GERENTE DE AREA
6. Recibe cuadro de vacaciones y listado de personal con vacaciones colectivas.
7. Verifica cuadro de vacaciones colectivas.
8. Realiza memorándum de aprobación y envía al Jefe de Administración de Personal
con listado anexo de personal que disfrutará vacaciones colectivas.
9. Recibe memorándum aprobado por el Gerente de Area y verifica.
10. Conforma información recibida y envía al Analista de Administración de Personal.
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11. Recibe información y envía al Nominista.
NOMINISTA
12. Programa en el sistema de nómina, el personal que saldrá de vacaciones colectivas.
13. Procesa prenómina de vacaciones colectivas y revisa.
14. Si la información en la prenómina no es correcta, realiza modificaciones y procesa
nueva prenómina.
15. Si es correcta, se somete al proceso de nómina final de vacaciones y se generan los
recibos de liquidación de vacaciones y carta de depósito para el banco.
16. Envía a través del sistema de nómina, carta de depósito para el banco, planillas de
Liquidación de Vacaciones y listado resumen de nómina, al Analista de
17. Imprime planilla de Liquidación de Vacaciones, carta de depósito para el banco y
listado de resumen de nómina.
18. Revisa y firma los planillas de Liquidación de Vacaciones donde se indica
“Elaborado por” y envía al Jefe de Administración de Personal.
19. Emite diskette contentivo de los datos para los pagos a través del banco.
20. Verifica que la suma de la carta de depósito bancario sea igual al total reflejado en
el diskette.
21. Recibe y revisa planilla de Liquidación de Vacaciones y carta de depósito para el
banco.
22. Firma y envía al Analista de Administración de Personal.
23. Recibe Planilla de Liquidación de Vacaciones y carta de depósito para el banco.
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24. Solicita las firmas autorizadas para la carta de depósito para el banco.
25. Envía al banco carta de depósito conjuntamente con el respectivo diskette.
26. Entrega planilla de Liquidación de Vacaciones al trabajador.
27. Recibe y firma en original planilla de Liquidación de Vacaciones.
28. Entrega la planilla original de Liquidación de Vacaciones firmada al Analista de
29. Recibe copia de carta de depósito bancario sellada por el banco en señal de recibido
y la archiva.
30. Recibe original de planilla de Liquidación de Vacaciones firmada por el trabajador y
archiva en el expediente del mismo.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL
1. El Supervisor inmediato deberá elaborar el formulario “Solicitud y Control de
Egreso” y solicitar la aprobación del Gerente de Area, en caso de despido o
renuncia del trabajador.
2. Si es renuncia, el trabajador debe presentarla por escrito al Supervisor Inmediato
para su aceptación y luego ser entregada al departamento de Administración de
Personal.
3. La carta de notificación de despido debe ser elaborada en tres (3) originales.
4. En caso de despido el Jefe de Administración de Personal es responsable de
verificar la exactitud de la información contenida en el formulario “Solicitud y Control
de Egreso”, sobre la base de lo registrado en el expediente del trabajador, y
asesora al jefe de departamento o gerente de área..
5. En la carta de notificación de despido se debe indicar el día y la hora en que el
trabajador debe acudir a la unidad de Servicio Médico para realizarse el examen
médico post - empleo.
6. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, enviar la carta de
notificación de despido al Jefe o Gerente de Area.
7. Es responsabilidad del Supervisor, Jefe o Gerente de Area, comunicar al trabajador
los motivos del despido y hacerle firmar la carta de notificación de despido.
8. Es responsabilidad del Jefe o Gerente de Area, enviar al Departamento de
Administración de Personal, la carta de notificación de egreso firmada por el
trabajador.
9. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal enviar al Analista de
Administración de Personal el expediente del trabajador egresado con la carta de
notificación de despido.
10. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal verificar que en el
expediente del trabajador egresado, estén incluidos los siguientes documentos
antes de ser archivados:
•
Planilla 14-03 y 14-100
•
Planilla de liquidación de Prestaciones Sociales.
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•
Estado de Cuenta de abonos de Prestación de Antigüedad (Art.108 LOT) firmado en
original por el trabajador.
•
Solvencia de herramientas y equipos de seguridad.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL
•
Especificación sobre algún descuento.
•
Examen médico post – empleo.
•
Carta de notificación de despido o carta de renuncia.
• Formulario “Solicitud y Control de Egreso”.
• Tarjeta reloj (solo si el trabajador egresa antes del pago de nómina).
11. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal solicitar la
conformación de los saldos deudores del trabajador egresado, al Departamento de
Contabilidad antes de ser procesada la Liquidación de Prestaciones Sociales.
12. Es responsabilidad del Coordinador Corporativo de Nómina elaborar la Liquidación de
Prestaciones Sociales.
13. Es Responsabilidad del Jefe de Administración de Personal, emitir la “Solicitud de
Pago” para la elaboración del cheque correspondiente a la cancelación de la
Liquidación de Prestaciones Sociales.
14. El Jefe de Administración de Personal es responsable de notificar a los Tribunales del
Trabajo y de Estabilidad Laboral, cuando un trabajador sea despedido por la empresa.
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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA RELACION LABORAL
El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones a
seguir en el proceso de egreso y liquidación de prestaciones sociales de trabajadores que
laboran en Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
1. Recibe de las Gerencias o Departamentos las solicitudes de egreso en el formulario
“Solicitud y Control de Egreso”.
2. Solicita al Analista de Administración de Personal, expediente del trabajador.
3. Verifica que los argumentos para la solicitud de egreso mencionados en el formulario
"Solicitud y Control de Egreso", estén sustentados.
4. En caso de que los argumentos no sean meritorios para hacer efectivo el egreso,
asesora al Supervisor inmediato sobre las acciones a seguir, como por ejemplo una
amonestación verbal o escrita al trabajador, según lo conveniente para cada caso, y
termina el proceso.
5. En caso de que los argumentos estén sustentados, firma el formulario de “Solicitud y
Control de Egreso” y entrega al Analista de Administración de Personal.
6. Recibe formulario de “Solicitud y Control de Egreso” firmada y elabora la carta de
notificación de despido en tres (3) originales, constancia de trabajo, formularios 14-03
y 14-100 (SSO) y orden médica post-empleo.
7. Elabora carta de participación de egreso a los Departamentos: Seguridad Industrial,
Bienestar Social, Servicio Médico y Caja de Ahorro.
8. Elabora carta de participación de egreso al Tribunal de Estabilidad Laboral
respectivo, anexando carta de Notificación de Despido al trabajador.
9. Envía carta de notificación de despido, constancia de trabajo, formularios 14-03 y 14-
100, orden médica post-empleo y carta de participación de egreso, al Jefe de
Administración de Personal para su revisión y firma.
10. Recibe, revisa y firma documentos.
11. Envía documentos al Analista de Administración de Personal.
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12. Recibe documentos firmados por el Jefe de Administración de Personal y distribuye.
13. Envía carta de notificación de despido y orden médica post-empleo al Gerente de
Area, Jefe o Supervisor solicitante.
GERENTE DE AREA, JEFE O SUPERVISOR
14. Recibe y entrega al trabajador: carta de notificación de despido y orden médica
post-empleo, explica las causas del egreso, le solicita el carnet de identificación y le
hace firmar la carta en tres (3) originales en señal de haber sido notificado,
dejándole una al trabajador.
15. Acompaña al trabajador al Departamento de Administración de Personal y le
entrega al Jefe de Administración de Personal las cartas de notificación de despido
firmadas por el trabajador y carnet de identificación.
16. Recibe carta de notificación de despido y carnet de identificación.
17. Suministra información al extrabajador respecto al pago de su liquidación.
18. Anexa al expediente cartas de notificación de despido, carnet de identificación y
envía al Analista de Administración de Personal.
19. Recibe el expediente del trabajador.
20. Envía carta de participación de egreso al Tribunal de Estabilidad Laboral respectivo,
anexando al mismo carta de notificación de despido.
21. Recibe del Almacén de Repuestos inventario de herramientas o solvencia (sólo en
el caso de que el trabajador las tenga asignadas).
22. Solicita al Jefe de Contabilidad reporte con los saldos deudores del trabajador y al
Analista de Selección y Bienestar Social los saldos de HCM, Póliza de Vehículo y
otros.
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JEFE DE CONTABILIDAD Y JEFE DE SELECCIÓN Y BIENESTAR SOCIAL
23. Informa los saldos pendientes y envía al Analista de Administración de Personal el
reporte correspondiente, firmado en señal de revisado.
24. Recibe el reporte de saldos pendientes, elabora la “Solicitud de Liquidación por
Terminación de la Relación de Trabajo”, y envía al Jefe de Administración de
Personal.
25. Recibe, revisa y firma la “Solicitud de Liquidación por Terminación de la Relación de
Trabajo” y envía al Coordinador Corporativo de Nómina.
COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA
26. Recibe, revisa y procesa la “Solicitud de Liquidación por la Terminación de la
Relación de Trabajo.
27. Elabora prueba de Liquidación final de Prestaciones Sociales y revisa todos los
cálculos.
28. Realiza las correcciones necesarias, si las hubiese.
29. Procesa la Liquidación definitiva de Prestaciones Sociales, y envía a través del
sistema de nómina al Analista de Administración de Personal.
30. Imprime cuatro originales de planilla de Liquidación de Prestaciones Sociales, revisa
y firma la donde se indica “Elaborado por” y envía al Jefe de Administración de
Personal.
31. Recibe planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales y la revisa.
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SI LA INFORMACION NO ES CORRECTA
32. Vuelve el procedimiento a la acción N° 28.
SI LA INFORMACION ES CORRECTA
33. Firma donde se indica “Revisado por”.
34. Emite la “Solicitud de Pago”, firma en señal de aprobación y envía al Analista de
35. Recibe las Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales firmada y envía una al
Jefe de Contabilidad Corporativa conjuntamente con la “Solicitud de Pago” en
original y dos (2) copias, para la elaboración del cheque correspondiente.
JEFE DE CONTABILIDAD CORPORATIVA
36. Recibe “Solicitud de Pago” y planilla de Liquidación de Prestaciones Sociales.
37. Entrega al Analista de Administración de Personal copia de la “Solicitud de Pago”
firmada y sellada en señal recibida.
38. Elabora cheque y envía al Jefe de Administración de Personal.
39. Recibe el cheque de Liquidación de Prestaciones Sociales.
40. Entrega al trabajador:: Cheque, Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales,
Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO).
EXTRABAJADOR
41. Recibe y firma en señal de conformidad: comprobante de Cheque (02 copias),
Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo
y planillas 14-03 y 14-100 (SSO), y devuelve al Jefe de Administración de
Personal.
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42. Llena en el formulario “Solicitud y Control de Egreso” en el espacio correspondiente
“Para ser utilizado por Relaciones Industriales” y realiza la evaluación del mismo
verificando en el expediente del extrabajador su actuación.
43. Recibe firmados por el extrabajador los siguientes documentos:: Comprobante de
Cheque (02 copias), Planillas de Liquidación de Prestaciones Sociales (2
originales), copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100 (SSO), y los
envía al Analista de Administración de Personal conjuntamente con el formulario
“Solicitud y Control de Egreso”.
44. Recibe comprobante de Cheque (02 copias), Planillas de Liquidación de
Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100
(SSO) firmadas por el extrabajador y el formulario “Solicitud y Control de Egreso”.
45. Envía las copias del comprobante de Cheque al Jefe de Contabilidad Corporativa.
46. Archiva en el expediente del extrabajador: Planilla de Liquidación de
Prestaciones Sociales, copia de Constancia de Trabajo y planillas 14-03 y 14-100
(SSO).
47. Archiva en carpeta de correlativo, Planilla de Liquidación de Prestaciones
Sociales, firmada por el extrabajador.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES
DE PERSONAL
1. Todo expediente del personal que ingresa a Manufacturas de Papel,C.A., Manpa,
S.A.C.A., debe ser entregado al Analista de Administración de Personal por el Analista
de Selección y Bienestar Social clasificado por secciones según la siguiente
especificación:
• Documentos de Egreso
• Documentos Personales
• Selección y Empleo
• Movimiento de personal
• Capacitación y Desempeño
• Vacaciones
• Utilidades
• Prestaciones sociales
• Plan Ahorro
• Obligaciones Legales
• Pólizas
• Beneficios Varios
2. Es responsabilidad del Analista de Selección y Bienestar Social elaborar el expediente
del trabajador con todos los documentos de ingreso, según la sección que
corresponda.
3. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal verificar la información
contenida en el expediente de personal.
4. Todo expediente de personal activo, egresado y jubilado debe ser archivado en estricto
orden correlativo de ficha.
5. Los expedientes se llevarán en archivos separados según la siguiente clasificación:
• Expedientes de Personal Activo
• Expedientes de Personal Egresado
• Expedientes de Personal Jubilado
6. Todo expediente de personal egresado, jubilado y/o fallecido debe ser retirado del archivo
de personal activo e incorporado al archivo correspondiente según el caso.
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DE PERSONAL
7. Todo expediente de personal egresado debe llevar anexo los siguientes documentos
antes de ser archivados:
• Planilla 14-03
• Planilla de Liquidación de prestaciones sociales
• Especificación sobre algún descuento
• Examen médico post - empleo
• Carta notificación de despido o carta de renuncia.
• Formulario “Solicitud y Control de Egreso”
• Control de ausencias (personal nómina diaria y/o personal de seguridad)
• Tarjetas reloj (si el trabajador egreso antes del pago de nómina)
Si es expediente de personal fallecido, se le anexarán los siguientes documentos:
• Planilla de Liquidación de prestaciones sociales
• Cobertura de muerte natural o accidental
• Acta de defunción
• Recaudos probatorios de filiación
• Cuadro discriminatorio de los pagos a efectuar a familiares
• Acta de constancia de los pagos realizados a los beneficiarios autorizados ante la
inspectoría del trabajo y en caso de menores, ante el juzgado de menores.
8. Los expedientes de personal egresado se deben llevar en archivos físicos separados
uno para el año en curso y otro para el año inmediato anterior.
9. Los expedientes de personal egresado se deben mantener por espacio de un año (1)
en el Departamento de Administración de Personal después serán enviados al
archivo inactivo donde tendrán una permanencia de nueve (9) años más.
10. Es responsabilidad de cada Jefe de Departamento adscrito a la Gerencia de
Recursos Humanos entregar al Departamento de Administración de Personal para el
archivo los documentos que genere su área.
11. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal mantener un control
de solicitud de expedientes tanto de personal activo como del personal egresado.
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DE PERSONAL
12. Todo Gerente de Area o Jefe de Departamento adscrito a la Gerencia Corporativa de
Recursos Humanos que requiera revisar un expediente debe solicitarlo en forma
verbal, al Jefe de Administración de Personal. En caso de requerir el expediente
fuera del Departamento de Administración de Personal, debe solicitarlo por escrito.
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL
El presente procedimiento tiene como finalidad dar a conocer las acciones a seguir por
las diferentes unidades de Administración de Personal de Manufacturas de Papel C.A
(Manpa) S.A.C.A., para el registro y control de expedientes de personal.
EN CASO DE NUEVOS INGRESOS
1. Recibe expediente de personal del Analista de Selección y Bienestar Social.
2. Verifica los documentos de ingreso que debe contener el expediente:
• Maestro de Ingreso de Personal
• Requisición de Personal
• Contrato Individual de Trabajo por Tiempo Determinado
• Resultado del Examen Médico Pre - Empleo
• Solicitud de Empleo con fotografías
• Copia de Cédula de Identidad
• Resumen Curricular (Empleados y Obreros Calificados)
• Chequeo de Referencias Laborales
• Certificado de Salud
• Planilla 14–02 (SSO)
• Autorización de Depósito en Cuenta Bancaria
• Inscripción en Montepío
• Descripción de Riesgo por Cargo
3. Si la documentación se encuentra incompleta devuelve expediente Analista de
Selección y Bienestar Social y continúa en la acción No. 1 del presente
procedimiento.
4. Si la documentación se encuentra completa, recibe y archiva el expediente.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES Y PAGOS A TERCEROS
1. El responsabilidad del Nominista realizar las retenciones (cuotas sindicales,
montepío, servicios funerarios, farmacia, y otros créditos) en cada nómina semanal
y/o mensual.
2. Al finalizar cada proceso de nómina semanal y/o mensual, de vacaciones y
utilidades, el Analista de Administración de Personal debe listar las retenciones
realizadas para generar el pago al respectivo beneficiario, según sea el caso,
semanal o mensual.
3. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal elaborar las
solicitudes de pago por retenciones sindicales, farmacia, y cualquier otro pago a
terceros, deducido por nómina.
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PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES Y PAGOS A TERCEROS
El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones
a seguir para realizar retenciones por nómina y pagos a terceros de Manufacturas de
Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
1. Recibe del proveedor relación de facturas de los trabajadores que recibieron
créditos y/o servicios y verifica que sean trabajadores activos.
2. En caso de aparecer relacionado trabajadores egresados, notifica al proveedor que
se le deducirá ese monto de la relación a descontar a los trabajadores por nómina.
3. Elabora solicitud de pago por cada concepto, en original y copia, anexa como
soporte el listado de deducciones por nómina con el total del monto a pagar.
4. Envía al Jefe de Administración de Personal.
5. Verifica, firma y envía al Jefe de Contabilidad, para la elaboración del cheque.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y
JUSTIFICACION DE AUSENCIAS
1. Todo trabajador que solicite un permiso deberá informarlo al supervisor inmediato,
con suficiente antelación.
2. Todo trabajador debe notificar al departamento de Administración de Personal el
permiso respectivo, en ausencia del Supervisor Inmediato, Jefe o Gerente del área.
3. Cuando el documento que justifica la ausencia no esté contemplado en la
Convención Colectiva de Trabajo se considerará permiso justificado no
remunerado.
4. Las citas médicas son consideradas permisos remunerados siempre y cuando el
trabajador presente los siguientes documentos:
• Referencia o tarjeta de control de citas previa a la ausencia
• Justificativo de asistencia a la cita (esta norma aplica solo para aquellas
Divisiones, que lo contemplen en su Convención Colectiva de Trabajo).
5. Todo documento y justificativo de ausencia deberá archivarse en el expediente del
trabajador.
6. Cuando un trabajador presente tres (03) ausencias en un lapso menor de 30 días y
no sean justificadas, el Jefe de Administración de Personal deberá evaluar el caso
conjuntamente con la Gerencia de Area respectiva, a fin de tomar las acciones
correspondientes.
7. Los reposos otorgados por el médico de la empresa serán remunerados.
8. Todo trabajador deberá presentar al supervisor inmediato el justificativo de
ausencia en un lapso no mayor de tres (03) días hábiles posterior a la fecha de
inicio de la ausencia.
9. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal informar al Jefe de
Administración de Personal, aquellos casos de trabajadores con alto récord de
ausentismo.
10. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal notificar a cada
Gerencia sobre los casos de trabajadores que presenten altos niveles de
ausentismo a fin de tomar medidas correctivas.
11. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal informar al
Nominista de los trabajadores que se encuentran en situación de reposo, en cada
semana y/o mes, a fin de procesar sus respectivos pagos por nomina.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y
JUSTIFICACION DE AUSENCIAS
12. Es responsabilidad de la enfermera entregar al Analista de Administración de
Personal todos los reposos, mediante el formulario “Referencia para el Servicio
Médico”, de los trabajadores afectados, en un lapso no mayor de un día posterior al
reposo.
13. Es responsabilidad de la directiva sindical solicitar por escrito al departamento de
Administración de Personal, a través de su supervisor inmediato los permisos
sindicales para su respectivo pago por nómina.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS
El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer las acciones a seguir para el
control de ausencias y administración de solicitudes de permisos de los trabajadores de
Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
CON SOLICITUD DE PERMISO
TRABAJADOR
1. Solicita al supervisor inmediato el permiso, especificando las razones de su solicitud.
SUPERVISOR INMEDIATO
2. Elabora el permiso utilizando el formulario “Permiso” en original y 2 copias.
3. Firma el formulario “Permiso” en señal de aprobación y solicita firma del trabajador.
4. Retiene una copia y entrega formulario “Permiso” al trabajador.
TRABAJADOR
5. Recibe y entrega formulario “Permiso” al Jefe de Administración de Personal.
6. Recibe formulario “Permiso” y firma en señal de aprobación.
7. Retiene una copia y entrega formulario “Permiso” al trabajador.
TRABAJADOR
8. Entrega al vigilante en puerta principal, al momento de salir o entrar en horario
diferente al establecido, el formulario “Permiso” previamente firmado en original.
VIGILANTE
9. Recibe el formulario “Permiso” y llena el mismo en la parte donde indica “Para ser
llenado en Vigilancia”.
10. En el caso de ser el permiso para ausentarse de planta y regresar, debe llenar el
recuadro donde indica desde (hora) y hasta (hora).
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11. En caso de que el permiso sea para llegar fuera del horario establecido, solicitar al
trabajador formulario “Permiso”.
12. Si el trabajador no está autorizado para llegar fuera de horario, llena el formulario
“Reporte de Retardo” con los datos del trabajador.
13. Solicita telefónicamente al Jefe del Departamento o Sección al cual pertenece el
trabajador la autorización para darle entrada y coloca en el formulario “Reporte de
Retardo” el nombre del Supervisor que lo autorizó y la extensión telefónica del mismo.
14. Solicita al trabajador que le firme el formulario “Reporte de Retardo” en el espacio que
indica “Firma Trabajador”.
15. Firma el formulario “Reporte de Retardo” donde indica “Firma Vigilante Seguridad” y
da acceso a planta al trabajador.
16. Entrega formularios “Permiso” y “Reporte de Retardo” acumulados durante el día al
Analista de Administración de Personal.
17. Recibe los formularios “Permiso” y “Reporte de Retardo” con los soportes respectivos.
18. Recibe de los Supervisores los soportes justificativos de los permisos.
19. Analiza los formularios recibidos y los soportes correspondientes de acuerdo a lo
establecido en la Convención Colectiva de Trabajo.
20. Relaciona los permisos en el formulario “Resumen de Variaciones de Personal”, y los
envía al Nominista para ser procesado.
21. Archiva formularios “Permiso” y “Reporte de Retardo”, en el expediente del trabajador.
SIN SOLICITUD DE PERMISO
TRABAJADOR
22. Notifica a su Supervisor Inmediato la causa por la cual no asistió a su trabajo y
entrega, si los hubiera, documentos justificativos.
SUPERVISOR INMEDIATO
23. Realiza la entrevista y llena formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista” en
original y copia.
24. Firma el formulario en original y copia y solicita la firma del trabajador.
25. Archiva copia del formulario y envía el original con sus anexos (justificativos), si los
hubiese, al Analista de Administración de Personal.
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26. Recibe original del formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista” con los anexos,
si los hubiese.
27. Analiza el formulario y los soportes correspondientes, de acuerdo a lo establecido en
la Convención Colectiva de Trabajo.
28. Envía formulario y los soportes, al Jefe de Administración de Personal para su firma
y conformación.
29. Recibe original del formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista”, firma y devuelve
al Analista de Administración de Personal.
30. Relaciona los “Reportes de Inasistencia y Entrevista” en el formulario “Resumen de
Variaciones de Personal”, y los envía al Nominista para ser procesados.
31. Archiva formulario “Reporte de Inasistencia y Entrevista”, en el expediente del
trabajador.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO
1. Todo trabajador de nómina diaria que necesite trasladarse fuera de su área de
trabajo, debe solicitar el respectivo permiso a su supervisor inmediato a través del
formulario “Permiso de Traslado Interno”.
2. Es responsabilidad del supervisor otorgar el permiso para ausentarse de su área de
trabajo al trabajador que lo solicite, a través del formulario “Permiso de Traslado Interno”,
solo cuando lo considere necesario y oportuno.
3. El trabajador solo podrá dirigirse hacia donde lo indique el formulario “Permiso de
Traslado Interno”.
4. El Supervisor será responsable de verificar la información indicada en el formulario
“Permiso de Traslado Interno” por la persona visitada.
5. La persona visitada será responsable de colocar la hora de salida del trabajador y el
motivo de la visita en el formulario “Permiso de Traslado Interno”.
6. Es responsabilidad de la persona visitada colocar su N° de ficha, nombre y firmar en
señal que fue visitado por el trabajador.
7. Es responsabilidad del supervisor registrar en el formulario “Permiso de Traslado
Interno”, la hora de retorno del trabajador, y especificar el tiempo de ausencia.
8. Es responsabilidad de los oficiales de seguridad (de la empresa de vigilancia)
solicitar el formulario “Permiso de Traslado Interno” a los trabajadores que se encuentren
fuera de su área de trabajo en horas laborables para ellos.
9. Es responsabilidad del trabajador presentar el formulario “Permiso de Traslado
Interno” otorgado por su supervisor inmediato, al oficial de seguridad que lo solicite.
10. Ningún trabajador podrá ausentarse fuera de su lugar de trabajo sin el respectivo
permiso a través del formulario “Permiso de Traslado Interno”.
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO
solicitud de permiso para dirigirse fuera de su área de trabajo a los trabajadores de
nómina diaria de Manufacturas de Papel,C.A. Manpa, S.A.C.A.
EL TRABAJADOR:
1. Solicita el permiso a su supervisor inmediato para trasladarse fuera de su lugar de
trabajo.
EL SUPERVISOR:
2. Después de indagar y evaluar la necesidad del trabajador, si lo considera necesario,
llena el formulario “Permiso de Traslado Interno”, indicando los datos del trabajador, el
lugar donde se dirige, el motivo y hora de salida de su lugar de trabajo.
3. Indica en el formulario “Permiso de Traslado Interno” su nombre y ficha, y entrega al
trabajador.
EL TRABAJADOR:
4. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno” y se traslada al lugar indicado en el
mismo.
5. Se entrevista con la persona visitada y le entrega el formulario “permiso de Traslado
Interno”.
LA PERSONA VISITADA:
6. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno”, realiza las respectivas
anotaciones, firma y lo entrega al trabajador en señal de haber sido atendido.
EL TRABAJADOR:
7. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno” y retorna a su lugar de trabajo.
8. Entrega a su supervisor inmediato el formulario “Permiso de Traslado Interno”
debidamente firmado por la persona visitada.
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO
EL SUPERVISOR:
9. Recibe el formulario “Permiso de Traslado Interno”, verificando la hora de salida del
área visitada y que esté firmado por la persona visitada.
10. Coloca en el formulario “permiso de Traslado Interno” la hora en que retornó el
trabajador a su lugar de trabajo y el tiempo de ausencia.
11. Lo archiva en su departamento.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL TRABAJADOR EN EL
INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
1. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal mantener actualizada
toda la información que se genere referente al Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales.
2. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal inscribir al trabajador
ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, durante los tres (3) primeros
días hábiles a partir de su fecha de ingreso.
3. Los trámites requeridos por el personal en cuanto a Seguro Social, deberán ser
tramitados a través del Analista de administración de Personal.
4. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, mantener contacto
permanente con el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
5. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal verificar que la
información transcrita en los diferentes formularios del Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales sea confiable.
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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL TRABAJADOR EN EL INSTITUTO
VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
El presente procedimiento contempla las acciones a seguir para la inscripción en el
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales al personal de Manufacturas de Papel C.A
(Manpa) S.A.C.A.
1. Llena el formulario 14-02 en original y dos (2) copias con los datos del trabajador, y
de acuerdo a la documentación anexa para cada caso.
2. Entrega al trabajador formulario 14-02 durante el proceso de inducción.
TRABAJADOR
2. Recibe formulario 14-02 y firma.
3. Entrega al Analista de Administración de Personal.
4. Solicita la firma en la planilla 14-02 al Jefe de Administración de Personal.
5. Sella la planilla 14-02 y la envía a la oficina principal del Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales.
6. Recibe Original y dos (2) copias selladas y firmadas por el funcionario del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales.
7. Entrega una (1) copia de la planilla 14-02 al trabajador.
8. Archiva una copia en el expediente y la original en la carpeta de autoliquidación
(S.A.N.E.).
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EXCLUSION DEL TRABAJADOR DEL INSTITUTO
VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
1. El Analista de Administración de Personal es responsable de excluir del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales al trabajador, durante los tres (3) primeros días
hábiles, a partir de la fecha de egreso del mismo.
2. El proceso de exclusión del trabajador debe regirse según lo establecido en el
formulario 14-03, "Participación de Retiro del Trabajador".
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PROCEDIMIENTO PARA LA EXCLUSION DEL TRABAJADOR DEL INSTITUTO VENEZOLANO
DE LOS SEGUROS SOCIALES
El presente procedimiento contempla las acciones a seguir para la exclusión del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales de los trabajadores egresados de Manufacturas de
Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
1. Llena formulario 14-03 "Retiro del Trabajador” en original y dos (2) copias, sella con
el Nº Patronal y envía al Jefe de Administración de Personal.
2. Recibe, revisa y firma formulario 14-03.
3. Envía formulario 14-03 al Analista de Administración de Personal
4. Recibe formulario 14-03 y envía a la oficina principal del Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales.
5. Recibe el original y dos (2) copias selladas y firmadas por el funcionario del Instituto
6. Entrega copia al trabajador egresado, archiva copia en el expediente del trabajador y
la original la archiva en la carpeta de Autoliquidación S.A.N.E.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA DECLARACION DE FAMILIARES DEL TRABAJADOR
AL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
1. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, procesar la
inscripción ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de los familiares que
tienen derecho a disfrutar de este beneficio cuando el trabajador lo solicite.
2. El Analista de Administración de Personal deberá entregar copia del formulario 14-02
al trabajador, una vez procesada la inscripción de los familiares en el Instituto
3. Únicamente tienen derecho a ser incluidos en el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales los siguientes familiares:
• Esposa o Concubina
• Hijos (Menores de 18 años)
• Madre
• Padre (Incapacitado)
• Hermanos huérfanos (menores de 18 años).
4. Los documentos requeridos para la declaración de familiares ante el Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales son:
• Hijos: Partida de nacimiento
• Madre: Partida de nacimiento original del trabajador y fotocopia de la cédula
de identidad de la madre.
• Esposa: Acta o Constancia de matrimonio original y fotocopia de la cédula de
identidad de la esposa.
• Concubina: Constancia de concubinato (mayor de 01 año de convivencia), y
fotocopia de la cédula de identidad, partida de nacimiento de los hijos que
tenga con el trabajador
• Padre: Constancia de invalidez permanente, partida de nacimiento del
trabajador y fotocopia de cédula de identidad.
• Hermanos Huérfanos: Partida de nacimiento y acta de defunción de los
padres.
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PROCEDIMIENTO PARA DECLARACION DE FAMILIARES DEL TRABAJADOR AL
INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental dar a conocer las acciones a
seguir por los trabajadores de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A., para el
proceso de inclusión de sus familiares en el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales.
TRABAJADOR
1. Entrega documentos originales, según norma Nº 4 del presente
procedimiento, al Analista de administración de Personal.
2. Recibe documentos y llena planilla 14-02 en original y una (1) copia, y entrega
al trabajador durante el proceso de inducción o cuando este lo solicite la
inclusión de familiares.
TRABAJADOR
3. Firma formulario 14-02 y entrega al Analista de Administración de Personal.
4. Recibe formulario en original y una (1) copia, y coloca sello con Nº Patronal.
5. Envía a la oficina principal del el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales, con documentación anexa.
6. Recibe formularios firmados y sellados por el Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales y documentación anexa.
7. Devuelve al trabajador original del formulario “Inclusión de Familiares (14-02)”
y documentación anexa.
8. Incluye la carga familiar al sistema nómina.
9. Archiva copia en el expediente del trabajador.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLIQUIDACION (S.A.N.E.).
1. El Analista de Administración de Personal es responsable de analizar y procesar los
movimientos tramitados ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales,
durante el mes (Ingresos, Egresos, Cambios de Salarios y Reposos), a través del
Sistema de Autoliquidación S.A.N.E.
2. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal, emitir cada mes la
factura del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales a través del proceso de
Autoliquidaciòn S.A.N.E.
3. Es responsabilidad de Analista de Administración de Personal elaborar la Solicitud de
Pago para la cancelación de la factura del Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales.
4. El Analista de Administración de Personal es responsable de imprimir las Tarjetas de
Servicios del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y entregarlas a los
trabajadores.
5. Es responsabilidad del Jefe de Administración de Personal auditar el proceso el
proceso de autoliquidación S.A.N.E.
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PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLIQUIDACION (S.A.N.E.)
El presente procedimiento contempla las acciones a realizar para el proceso de
Autoliquidaciòn (S.A.N.E.) y cancelación de facturas al Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales de Manufacturas de Papel C.A (Manpa) S.A.C.A.
1. Prepara carpeta con soportes para realizar el proceso de autoliquidación, (listado de
ingresos / egresos, cambios de salarios, planillas 14-02 y 14-03, reposos emitidos por el
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y el Servicio Médico de la Empresa)
ocurridos durante el período respectivo.
2. Elabora el formulario “Cuadre por División Autoliquidación S.A.N.E.”.
3. Elabora el formulario “Cambio de Sueldos y/o Salarios Retroactivos”, en caso de
cancelar remuneraciones fuera del período de autoliquidación.
4. Recibe del Seguro Social diskette instalador, formas continuas de Tarjetas de
Servicios y Hojas para planilla de autoliquidación (Factura). En caso de no ser entregado
este material en el momento indicado por parte del Seguro Social, el Analista debe dejar
constancia por escrito con la firma y sello de dicha institución.
5. Firma carta emitida por el Seguro Social en señal de haber recibido el material para
autoliquidación.
6. Elabora la nómina TXT (Sistema MSDOS) en un nuevo diskette, utilizando como base
la nómina del mes anterior.
6.1. Elimina egresos y cambios de salarios reflejados en el mes anterior.
6.2. Registra movimientos de ingresos, egresos y cambios de salario ocurridos
durante el período a procesar.
6.3. Actualiza línea de cabecera de la nómina TXT, colocando mes, año y total de
trabajadores del mes a procesar.
7. Ejecuta el diskette instalador y actualiza datos a través de la nómina TXT.
8. Registra los reposos ocurridos en el mes y transacciones retroactivas, en caso de
existir.
9. Realiza cálculo de autoliquidación y emite cuadro de resultado de procesos y verifica
el mismo.
10. Emite factura de liquidación (3 originales), elabora “Solicitud de Pago” y entrega
conjuntamente con la factura al Jefe de Administración de Personal.
11. Firma en señal de aprobación la “Solicitud de Pago” y la factura (3 originales).
12. Envía al Analista de Administración de Personal.
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PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLIQUIDACION (S.A.N.E.)
13. Recibe factura (3 originales), envía una conjuntamente con la “Solicitud de Pago” al
Jefe de Contabilidad, para la elaboración del cheque.
JEFE DE CONTABILIDAD
14. Recibe factura y “Solicitud de Pago” , elaborando el cheque respectivo.
15. Envía cheque al Analista de Administración de Personal.
16. Recibe el cheque, elabora planilla de depósito al banco.
17. Envía al banco factura (2 originales) con la planilla de depósito y cheque.
18. Recibe del banco copia de la planilla de depósito, sellada y troquelada, y la factura
sellada por dicha entidad.
19. Actualiza proceso de Autoliquidación, indicando fechas de las planillas 14-02 y 14-03
ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, así como también fecha de
cancelación y número de la planilla de depósito en el banco, correspondiente a la factura
cancelada.
20. Genera reporte de los movimientos ocurridos en el mes.
21. Obtiene el diskette de resultado y realiza el respaldo del mes autoliquidado.
22. Genera Tarjetas de Servicios.
23. Entrega al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales diskette de resultados,
original y copia de reposos, conjuntamente con el reporte de reposos ocurridos en el mes,
original y dos (2) copias de la factura y planilla del depósito en el banco.
24. Recibe copia firmada y sellada por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de
los documentos antes consignados.
25. Archiva los documentos en carpeta por cada mes procesado.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PENSION POR VEJEZ; INVALIDEZ
Y SOBREVIVIENTE ANTE EL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
1. El Analista de Administración de Personal es responsable de orientar a los
trabajadores para efectuar las solicitudes de pensión por vejez e invalidez ante el
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
2. El procedimiento de solicitud de pensión por vejez, invalidez y sobreviviente debe
regirse, según las normas que establece el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales.
3. Los documentos requeridos para la solicitud de pensión por vejez e invalidez son
los siguientes:
Pensión por Vejez:
Partida de nacimiento
Dos fotocopias de cédula de identidad
Dos fotocopias de la última tarjeta de Servicio
Constancia de trabajo formulario 14-100
Formulario 14-04
Tarjeta de servicio vigente (si está activo)
PENSIÓN DE INVALIDEZ
Por enfermedad:
Partida de nacimiento.
Dos fotocopias de cédula de identidad.
Dos fotocopias de la última tarjeta de Servicio.
Constancia de trabajo formulario 14-100.
Formulario 14-04.
Tarjeta de servicio vigente.
Evaluación de invalidez formulario 14-08.
Por Accidente de Trabajo:
Partida de nacimiento.
Dos fotocopias de cédula de identidad.
Dos fotocopias de la última tarjeta de Servicio.
Constancia de trabajo formulario 14-100.
Formulario 14-04.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PENSION POR VEJEZ; INVALIDEZ
Y SOBREVIVIENTE ANTE EL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
Tarjeta de servicio vigente. Copia de la declaración patronal del accidente de trabajo.
Informe médico de la primera atención expedido por la institución que atendió el
asegurado al sufrir el accidente.
Pensión de Sobrevivientes:
Partidas de defunción.
Constancia de trabajo.
Facturas de los servicios funerarios, debidamente cancelada.
Formulario 14-04.
4. Según lo establecido por la Ley de Seguro Social, el trabajador para solicitar
pensión por vejez debe cumplir como requisito mínimo:
• Ser mayor de 60 años, en caso de hombres.
• Ser mayor de 55 años si es mujer.
• Haber cotizado 750 semanas hasta la fecha de solicitud.
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ANTICIPO DE
PRESTACIONES SOCIALES
1. El trabajador que necesite un Anticipo de sus Prestaciones Sociales debe solicitarlo a
través del departamento de Administración de Personal, mediante el formulario
“Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales”.
2. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal verificar los datos
contenidos en el formulario “Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales”.
3. Es responsabilidad del Analista de Administración de Personal verificar la
disponibilidad de las Prestaciones Sociales del trabajador solicitante.
4. Las solicitudes de Anticipos de Prestaciones Sociales para su debido proceso deben
estar aprobadas por el Jefe de Administración de Personal.
5. Los trabajadores tendrán derecho a solicitar anticipo de sus Prestaciones Sociales
hasta de un setenta y cinco por ciento (75%), una vez al año, salvo que incurra en
gastos por atención médica y hospitalaria del mismo, sus hijos, su cónyuge o con
quien haga vida marital.
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES
solicitud de Anticipos de Prestaciones Sociales por los trabajadores de Manufacturas de
Papel,C.A. Manpa, S.A.C.A.
1. Recibe de los trabajadores el formulario “Solicitud de Anticipo de Prestaciones
Sociales”.
2. Verifica en el Sistema de Nómina si el trabajador a solicitado con anterioridad
Anticipos de sus Prestaciones Sociales y la fecha del último anticipo otorgado.
Si el trabajador tiene un (01) año o más de habérsele otorgado Anticipo de sus
Prestaciones Sociales, se continua con el punto 3 del presente procedimiento. Si
tiene menos de un (01) año se verifica la necesidad o motivo, y de no
procederdicha solicitud, se informa al trabajador y termina el proceso.
3. Verifica si el trabajador tiene disponible el monto de Prestaciones Sociales solicitado y
los documentos y/o presupuestos anexos que avalan dicha solicitud.
4. Elabora documento de Anticipo con garantía sobre las Prestaciones Sociales, el cual
debe ser firmado por el trabajador solicitante, en caso de ser casado debe firmar su
cónyuge.
5. Envía los documentos de Anticipo con garantía sobre las Prestaciones Sociales a los
departamentos de los trabajadores solicitantes, para su respectiva firma y la de su
cónyuge en caso de ser casado.
TRABAJADOR
6. Recibe documento de “Anticipo con garantía sobre las Prestaciones Sociales”, lo firma
y en caso de ser casado solicita la firma y fotocopia de la cédula de identidad de su
cónyuge y la anexa.
7. Entrega documento de “Anticipo con garantía sobre las Prestaciones Sociales” al
Analista de Administración de Personal.
8. Recibe el documento de “Anticipo con garantía sobre las Prestaciones Sociales”
debidamente firmado por el trabajador y su cónyuge si es casado.
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES
9. Anexa al formulario “Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales” los documentos
que avalan la solicitud, el análisis de anticipo de las prestaciones sociales y el
documento que garantiza el Anticipo sobre las Prestaciones Sociales, y otros que se
requieran dependiendo de cada caso.
10. Envía al Jefe de Administración de Personal para su verificación y aprobación.
11. Recibe las “Solicitudes de Anticipos de Prestaciones Sociales” con documentación
anexa, las revisa y firma en señal de aprobación.
12. Envía las Solicitudes de Anticipos de Prestaciones Sociales aprobadas al Analista de
13. Elabora comunicación a la Coordinación de Nómina Corporativa, indicando los
montos aprobados a cada trabajador para su respectivo proceso de pago.
COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA:
14. Recibe comunicación y procesa los Anticipos de Prestaciones Sociales.
15. Emite listados de nómina de Anticipo de Prestaciones Sociales, recibos y carta al
banco indicando los montos a depositar en las cuentas bancarias de los trabajadores
solicitantes.
16. Envía al Analista de administración de Personal los recibos de Anticipos sobre
Prestaciones Sociales a través del sistema de nómina.
17. Recibe a través del Sistema de Nómina, recibos de Anticipos de Prestaciones
Sociales y los imprime.
18. Entrega los recibos a los trabajadores y les solicita la firma en señal de conformidad.
19. 22.Archiva los listados de nóminas en carpeta y la “Solicitud de Anticipo de
Prestaciones Sociales”, documentación anexa y recibos en el expediente del
trabajador.
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “INFORME DE NOVEDADES SEMANAL”
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Este formulario es utilizado por los supervisores de los diferentes departamentos, para
reportar las novedades para el pago de nómina de los trabajadores, al departamento de
Es de tamaño oficio (21,5 X 32,5 cms), está impreso en color azul, elaborado en papel
bond, base 16, color blanco. Consta de un original y dos copias.
Su distribución es:
Original: Departamento de Administración de Personal
Copia 1: Unidad de Origen
Copia 2: Coordinación Corporativa de Nómina
A continuación se describen los campos a ser llenados:
1. PERIODO N° :
Se indica el número de la semana o mes que se está reportando.
2. DESDE:
Se indica la fecha de inicio del período que se está reportando.
3. HASTA:
Se indica la fecha de finalización del período que se está reportando.
4. EMPLEADOS / OBREROS:
Se marca con una “X” si el reporte corresponde a la nómina de empleados u
obreros.
5. FECHA:
Se indica el día, mes y año en el cual se elabora el reporte.
6. DIVISION:
Se escribe el nombre de la división (de Manpa) a la cual pertenecen los
trabajadores que se reportan en el formulario.
7. GERENCIA:
Se escribe el nombre de la gerencia a la cual pertenecen los trabajadores que se
reportan en el formulario.
8. DEPARTAMENTO / SECCION:
Se escribe el nombre del departamento o sección a la cual pertenecen los
trabajadores que se reportan en el formulario.
9. FICHA:
Se indica el número que identifica al trabajador dentro de la empresa.
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “INFORME DE NOVEDADES SEMANAL”
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10. NOMBRE DEL TRABAJADOR:
Se escribe el nombre y apellido del trabajador que se reporta.
11. CODIGO DEL CONCEPTO:
Se escribe el número del concepto que identifica la novedad en que está involucrado
el trabajador reportado (Ver tabla de conceptos anexa).
12. DETALLES DE LA SEMANA (HORAS / DIAS):
Se indica en el día correspondiente a la novedad a reportar el total de horas / días
afectados de la semana, número del nivel del tabulador y el total de ajuste en
bolívares del trabajador reportado.
13. CUOTA:
Se indica la cantidad en bolívares del concepto a procesar.
14. SALDO:
Se indica la cantidad en bolívares del saldo (cuando el concepto lo maneja).
15. OBSERVACIONES:
Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente referente a las
novedades reportadas.
16. FIRMA DEL SUPERVISOR:
Firma del supervisor que elabora el formulario.
17. FIRMA DEL JEFE / GERENTE:
Firma del jefe o gerente de área, que autoriza las novedades de nómina.
18. FIRMA DEL JEFE DEL DPTO. DE ADMON. DE PERSONAL:
Firma del jefe de Administración de Personal en señal de revisado.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “RESUMEN DE VARIACIONES DE PERSONAL”
Este formulario es utilizado por los analistas de Administración de Personal, para reportar
las variaciones que afectan las jornadas para el pago de nómina de los trabajadores, a la
Coordinación Corporativa de Nómina.
Es de tamaño oficio (21,5 X 32,5 cms), está impreso en color azul, elaborado en papel
bond, base 16, color blanco. Consta de un original y una copia.
Original: Coord. Corporat. de Nómina
Copia : Dpto. Administración de Personal
1. CLASIFICACION DE LA NOMINA:
Se indica con una “X” si los trabajadores que se reportan corresponden a la nómina
de obreros o empleados, Tipo de Nomina: se escribe la letra que indica el tipo de
nómina, Compañía: se escribe el número que corresponde a la compañía, Clase: se
escribe el número que indica clase de nómina, Lugar: se escribe el número que indica
la ciudad donde se encuentra ubicada geográficamente la compañía.
2. FECHA DE ELABORACION:
Se indica el día, mes y año de elaboración del reporte.
3. NUMERO DE PAGINAS:
Se identifica el número de página de un número total hojas reportadas.
4. SEMANA / QUINCENA:
Se indica el número de la semana o mes que se está reportando.
5. N°:
Se indica el número de reportes elaborados durante el periodo (cada reporte puede
contener varias páginas).
6. FICHA:
8. PERMISO:
Si es más de un día se marca con una “X”, donde indica días y se llena el campo de
fechas (desde / hasta); si es de menos de ocho horas, se marca con una “X” donde
indica horas y se llena el campo donde dice (desde las / hasta las), donde indica
Código Concepto, se coloca el número que identifica al concepto reportado.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “RESUMEN DE VARIACIONES DE PERSONAL”
9. REPORTE DE INASISTENCIA:
Se escribe el lapso de tiempo que comprende la inasistencia; en número de días,
cantidad de horas y lapso que corresponde a la semana o mes que se reporta,
colocando el número que indica el motivo de la inasistencia según leyenda
especificada en el formulario.
10. OTROS CONCEPTOS DE LA NOMINA:
Se identifica el código de otros conceptos de la nómina, expresado en cantidades,
cuotas y/o saldos, así como monto en bolívares.
11. OBSERVACIONES:
variaciones reportadas.
13. ELABORADO POR:
Firma del analista que elabora el reporte.
14. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL:
Firma el Jefe de Administración de Personal en señal de aprobación.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “CAMBIO DE GRUPO DE TRABAJO”
Este formulario es utilizado por los supervisores de los diferentes departamentos, para
reportar los cambios de grupos de trabajo de los trabajadores a su cargo, al
departamento de Administración de Personal.
Es de tamaño carta (21,5 X 27,9 cms), está impreso en color azul, elaborado en papel
Original: Dpto. Administración de Personal
Copia 1: Unidad de origen
Copia 2: Coordinación Corp. de Nómina
1. FECHA:
Se indica el día, mes y año en que se elabora el formulario “Cambio de Grupo de
Trabajo”.
2. DEPARTAMENTO:
Se escribe el nombre del departamento al cual pertenecen los trabajadores que se
3. SECCION:
Se escribe el nombre de la sección a la cual pertenecen los trabajadores que se
4. SEMANA / QUINCENA:
Se indica la fecha de inicio y termino de la semana o mes correspondiente, al período
de nómina, y número que lo idenfica.
5. PERMANENTE / TEMPORAL:
Indica la condición del cambio de grupo.
6. FICHA:
8. GRUPO DE HORARIO:
Se escribe la letra que identifica el tipo de rotación por turno para el cual va a ser
cambiado el trabajador reportado.
9. DURACION: SEMANA / N° DE HORAS:
Si el cambio de grupo es toda la semana marcar con una “X” , si es menos de una
semana colocar en el campo Número de Horas, la cantidad de horas.
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “CAMBIO DE GRUPO DE TRABAJO”
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10. PERIODO: DESDE / HASTA:
Se indica la fecha de inicio y termino del cambio de grupo.
11. GRUPO ANTERIOR:
Se escribe la letra que identifica el tipo de rotación o grupo anterior del trabajador
reportado
12. SUPERVISOR:
Firma el supervisor que aprueba el cambio de grupo de trabajo.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “SOLICITUD DE CAMBIO”
Este formulario es utilizado por los diferentes departamentos, para reportar los cambios
de los trabajadores referente a: sueldos, salarios, cargos, transferencias, promociones y
otros que se consideren necesarios, a la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos.
Original: Expediente
Copia Azul: Consecutivo Administración de Personal
Copia Rosada: Unidad de Origen
1. CAMBIO DE SUELDO O SALARIO:
Marcar con una “X”, si la modificación obedece a cambio de sueldo o salario del
trabajador.
2. TRANSFERENCIA:
Marcar con una “X”, si el trabajador es transferido a otra unidad.
3. PROMOCION:
Marcar con una “X”, si el trabajador es promovido de cargo.
4. OTROS:
Marcar con una “X”, si la modificación o cambio que se propone son diferentes a los
anteriormente enmarcados.
5. FECHA:
Se indica el día, mes y año de elaboración de la solicitud.
6. APELLIDOS Y NOMBRES:
Colocar apellidos y nombres del trabajador a quien se le solicita el cambio.
7. FECHA DE INGRESO:
Se indica el día, mes y año en que el trabajador comenzó a prestar sus servicios a la
empresa.
8. Nro. DE FICHA:
9. C.I. N° :
Se indica el número de cédula de identidad del trabajador objeto de cambio.
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SITUACION ACTUAL
10. DIVISION:
Se escribe el nombre de la división de Manpa a la cual pertenece el trabajador.
11. GCIA:
Se escribe el nombre de la gerencia a la cual pertenece el trabajador objeto de
cambio.
12. DPTO / SECCION:
Se escribe el nombre del departamento o sección a la cual pertenece el trabajador
objeto de cambio.
13. CODIGO DPTO / SECCION:
Se escribe el número que identifica al departamento o sección a la cual pertenece
el trabajador objeto de cambio.
14. CARGO:
Se indica el nombre del cargo que desempeña el trabajador objeto de cambio.
15. COD. CARGO:
Se escribe el número que identifica al cargo que desempeña el trabajador objeto
de cambio.
16. NIVEL TABULADOR:
Se indica el número que identifica el nivel del cargo dentro del tabulador.
17. EMPLEADO:
Marcar con una “X”, si el cargo corresponde a la nómina de empleados.
18. OBRERO:
Marcar con una “X”, si el cargo corresponde a la nómina de obreros.
19. SUELDO / SALARIO:
Se indica la cantidad en bolívares, correspondiente al sueldo o salario del
trabajador objeto de cambio.
20. PLAN / FONDO AHORRO:
Se indica la cantidad en bolívares, correspondiente al Plan o Fondo de Ahorro del
21. TOTAL INGRESOS:
Se indica el resultado de sumar sueldo más plan o fondo de ahorro.
22. JEFE DE DEPARTAMENTO:
Firma el jefe de departamento que solicita el cambio de condición del trabajador.
23. GERENTE I :
Firma el gerente de área que solicita el cambio de condición del trabajador.
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24. GERENTE II:
Firma el gerente general o de operaciones que solicita el cambio de condición del
trabajador.
25. VICEPRESIDENTE:
Firma el vicepresidente de división que solicita el cambio de condición del trabajador.
SITUACION PROPUESTA
26. DIVISION:
Se escribe el nombre de la división propuesta a la cual debe asignarse el trabajador
objeto de cambio.
27. GCIA:
Se escribe el nombre de la gerencia propuesta a la cual debe pertenecer el
28. DPTO / SECCION:
Se escribe el nombre del departamento o sección propuesto al cual debe pertenecer
el trabajador objeto de cambio.
29. CODIGO DPTO / SECCION:
Se escribe el número que identifica al departamento o sección propuesto al cual
debe pertenecer el trabajador objeto de cambio.
30. CARGO:
Se indica el nombre del cargo que se propone para el trabajador objeto de cambio.
31. COD. CARGO:
Se escribe el número que identifica al cargo propuesto para el trabajador objeto de
cambio.
32. NIVEL TABULADOR:
Se indica el número que identifica el nivel del cargo propuesto dentro del tabulador.
33. EMPLEADO:
Marcar con una “X”, si el cargo propuesto corresponde a la nómina de empleados.
34. OBRERO:
Marcar con una “X”, si el cargo propuesto corresponde a la nómina de obreros.
35. SUELDO / SALARIO:
Se indica la cantidad en bolívares, correspondiente al sueldo o salario propuesto
para el trabajador objeto de cambio.
36. PLAN / FONDO AHORRO:
Se indica la cantidad en bolívares, correspondiente al Plan o Fondo de Ahorro
propuesto para el trabajador objeto de cambio.
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37. TOTAL INGRESOS:
Se indica el resultado de sumar sueldo propuesto más plan o fondo de ahorro
propuesto.
38. TOTAL AUMENTO (% / Bs.):
Se indica el incremento propuesto para el trabajador en porcentaje y cantidad en
bolívares con respecto a la situación actual.
39. JEFE DE DEPARTAMENTO:
Firma el jefe de departamento que solicita o conforma el cambio de condición del
trabajador.
40. GERENTE I :
Firma el gerente de área que aprueba el cambio de condición del trabajador.
41. GERENTE II :
Firma el gerente general o de operaciones que aprueba el cambio de condición del
trabajador.
42. VICEPRESIDENTE:
Firma el vicepresidente de división que aprueba el cambio de condición del
trabajador.
43. OBSERVACIONES:
al cambio de la situación propuesta.
PARA USO DE RELACIONES INDUSTRIALES
44. RECIBIDO; (FIRMA Y FECHA):
Firma el Analista de Administración de Personal o Jefe de Administración de
Personal, y coloca el día, mes y año en que recibe la “Solicitud de Cambio”.
45. FECHA ULTIMO AUMENTO:
Se indica el día, mes y año en que el trabajador recibió aumento de sueldo o salario,
inmediatamente anterior al que se está proponiendo.
46. FECHA DE VIGENCIA:
Se indica el día, mes y año en que debe hacerse efectivo el cambio, una vez
aprobado.
47. PROCESADO EN NOMINA (FIRMA Y FECHA):
Firma el coordinador corporativo de nómina o nominista que procesa en el sistema
de nómina la “Solicitud de cambio y coloca el día, mes y año en que lo realiza.
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48. OBSERVACIONES:
Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente referente al
cambio o situación propuesta.
49. JEFE ADMON. PERSONAL:
Firma el Jefe de Administración de Personal en señal de confirmación.
50. GERENTE RR.II.:
Firma el Gerente de Relaciones Industriales (en la división donde exista este cargo)
en señal de confirmación.
51. COORD. COMPENSACION Y BENEF.:
Firma el Coordinador Corporativo de Compensación y Beneficios en señal de haber
analizado la situación propuesta.
52. GTE. CORP. RR.HH.:
Firma el Gerente de Corporativo de Recursos Humanos en señal de aprobación.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “SOLICITUD DE VACACIONES”
Este formulario es utilizado por los diferentes departamentos, para solicitar las
vacaciones del personal a su cargo, ante el departamento de Administración de Personal.
Sus medidas son 19,6 X 13,7 cms, está impreso en color azul, elaborado en papel bond,
base 16, color blanco. Consta de un original y una copia.
Original:Administración de Personal
Copia : Unidad Solicitante
1. FECHA:
Se indica el día, mes y año de elaboración de la solicitud.
2. GERENCIA / DEPARTAMENTO
Se escribe el nombre de la gerencia o departamento a la cual pertenece el
trabajador objeto de la solicitud.
3. FECHA DE SALIDA:
Se indica el día, mes y año del inicio de las vacaciones solicitadas.
Colocar apellidos y nombres del trabajador quien se le solicita las vacaciones.
5. FICHA:
Se indica el día, mes y año en que el trabajador comenzó a prestar sus servicios a
la empresa.
7. VACACIONES CORRESPONDIENTES AL AÑO:
Se indica el año al cual corresponde el periodo de vacaciones a disfrutar.
8. FECHA DE REINTEGRO:
Se indica el día, mes y año que regresa a laborar el trabajador.
9. OBSERVACIONES:
Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente referente a
las vacaciones solicitadas.
10. SOLICITADO POR / TRABAJADOR:
Firma el trabajador que solicita las vacaciones.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “SOLICITUD DE VACACIONES”
11. ACEPTADO POR / SUPERVISOR:
Firma del supervisor inmediato del trabajador que solicita las vacaciones.
12. APROBADO POR / GERENTE DE AREA:
Firma del gerente de área a la cual está adscrito el trabajador que solicita las
vacaciones, en señal de aprobación.
13. PROCESADO POR / ADMON. DE PERSONAL:
Firma el Jefe de Administración de Personal en señal de conformidad.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “SOLICITUD Y CONTROL DE EGRESO”
Este formulario es utilizado por los diferentes departamentos, para solicitar al
departamento de Administración de Personal, el egreso de trabajadores y llevar un
control de la información de trabajadores egresados, que permita conocer su
desempeño laboral y las causas del egreso.
Original:Relaciones Industriales o Admón. de Personal
Copia: Unidad de Origen
1. FOTO:
En este espacio se coloca una foto del trabajador egresado.
2. APELLIDO(S):
Se escribe el o los apellidos del trabajador egresado.
3. NOMBRE(S):
Se escribe el o los nombres del trabajador egresado.
4. CEDULA DE IDENTIDAD:
Se indica el número de cédula de identidad del trabajador en cuestión.
5. FICHA:
6. MOTIVO DEL EGRESO:
Se escribe el motivo por el cual el trabajador deja de prestar sus servicios a la
empresa.
7. FECHA EGRESO:
Se indica el día, mes y año en que el trabajador deja a prestar sus servicios a la
empresa.
8. DEPARTAMENTO:
Se escribe el nombre del departamento en que el trabajador prestó sus servicios
antes de su egreso.
9. CARGO:
Se escribe el nombre del último cargo que ocupó dentro de la empresa el trabajador
egresado.
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10. SUELDO O SALARIO:
Se escribe la cantidad en bolívares del último sueldo o salario percibido por
trabajador egresado.
11. EVALUACION DEL SUPERVISOR:
Esta sección es utilizada para plasmar la evaluación realizada por el supervisor, en
donde se representa el desempeño y conducta presentada por el trabajador
durante su permanencia en la empresa.
12. OBSERVACIONES DEL SUPERVISOR:
En este espacio el supervisor debe escribir cualquier comentario u observaciones
que considere conveniente referente al desempeño o conducta del trabajador
egresado.
13. OBSERVACIONES (EN CASO DE RENUNCIA):
El trabajador describe en este espacio cualquier comentario, o razón por la cual el
presenta su renuncia a la empresa.
14. FIRMA DEL SUPERVISOR:
Firma el supervisor inmediato del trabajador .
15. FIRMA GERENTE DE AREA:
Firma el gerente de área a la cual está adscrito el trabajador.
16. FIRMA DEL TRABAJADOR:
Firma el trabajador (solo en caso que el trabajador renuncie).
PARA SER UTILIZADO POR RELACIONES INDUSTRIALES (DATOS DEL
TRABAJADOR)
la empresa.
18. CARGO INICIAL:
Se escribe el nombre del primer cargo que desempeñó el trabajador dentro de la
empresa.
19. OBSERVACIONES DE ADMINISTRACION DE PERSONAL:
En este espacio el Jefe de Administración de Personal debe escribir cualquier
comentario u observación que considere conveniente, referente a la conducta e
historial del trabajador dentro de la empresa, durante el tiempo en que prestó sus
servicios.
20. VERIFICADO POR:
Firma el Analista de Administración de Personal en señal de haber verificado la
información.
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21. CONFORMADO POR;
Firma el Jefe de Administración de Personal en señal de conformación.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “SOLICITUD DE LIQUIDACION POR
TERMINACION DE LA RELACION LABORAL”
Este formulario es utilizado por el Jefe de Administración de Personal, para solicitar a la
Coordinación Corporativa de Nómina, el cálculo de la Liquidación de las Prestaciones
Sociales, por terminación de la relación laboral.
Es de tamaño carta (21,5 X 27,9 cms), está impreso en color negro, elaborado en papel
Original:Coordinación Corp.Nómina
Copia: Departamento Admón. de Personal
1. FECHA:
Se indica el día, mes y año en el cual se elabora la “Solicitud de Liquidación por
Terminación de la Relación de Trabajo”.
CODIGOS DEL SISTEMA
2. COMPAÑÍA:
Se escribe el número que corresponde a la compañía en el sistema de nómina
3. TIPO:
Se escribe la letra que indica el tipo de nómina en el sistema.
4. CLASE:
Se escribe el número que indica clase de nómina en el sistema.
5. LUGAR:
Se escribe el número que indica en el sistema de nómina, la ciudad donde se
encuentra ubicada geográficamente la compañía.
6. LIQUIDACION PROMETIDA PARA FECHA:
Se indica el día, mes y año en que se debe cancelar las prestaciones sociales al
trabajador.
7. NOMBRE Y APELLIDO:
Se escribe el nombre y apellido del trabajador que se le está solicitando la
liquidación de prestaciones sociales.
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “SOLICITUD DE LIQUIDACION POR
TERMINACION DE LA RELACION LABORAL”
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8. FICHA:
Se indica el número de cédula de identidad del trabajador en cuestión.
10. FECHA DE EGRESO:
Se indica el día, mes y año en que el trabajador deja de prestar sus servicios a la
empresa.
11. CODIGO DE EGRESO:
Se indica el número de código que identifica la causa del egreso.
12. IMPUTA PREAVISO EN ANTIGÜEDAD (SI / NO):
Se marca con una “X” si el preaviso debe o no ser computado para la liquidación de
las prestaciones sociales.
ASIGNACION Y DEDUCCIONES VARIABLES
13. CODIGO:
Se indica el código del concepto que se solicita procesar en la liquidación.
14. NOMBRE DEL CONCEPTO:
Se describe el nombre del concepto que se solicita procesar en la liquidación.
15. CANTIDAD:
Se indica la cantidad en número de días o de horas a cancelar por el concepto
descrito.
16. BOLIVARES:
Se indica el monto en bolívares a cancelar por el concepto descrito.
17. OBSERVACIONES:
Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente referente al
pago de la liquidación de prestaciones sociales.
18. JEFE DE DPTO. DE ADMINISTRACION DE PERSONAL (FIRMA Y FECHA DE
ENVIADO):
Firma el Jefe de Administración de Personal, indicando el día, mes y año de envío
de la “Solicitud de Liquidación por Terminación de la Relación de Trabajo”.
19. CORDINADOR CORP. NOMINA (FIRMA Y FECHA DE RECIBIDO):
Firma el Coordinador Corporativo de Nómina, indicando el día, mes y año en que
recibe la “Solicitud de Liquidación por Terminación de la Relación de Trabajo”.
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “PERMISO”
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Este formulario es utilizado por los jefes de departamento y/o sección, para autorizar la
salida, entrada o permanencia en planta del personal a su cargo, fuera de los horarios
establecidos.
Es de medidas 21,5 X 14,5 cms, está impreso en color azul, elaborado en papel bond,
base 16, color blanco. Consta de un original y dos copias.
Original:Departamento de Administración de Personal
Copia 1: Departamento de Seguridad Industrial
Copia 2:Unidad de Origen
1. FECHA:
Se indica el día, mes y año en el cual se elabora el formulario “Permiso”.
2. MOTIVO:
Marcar con una “X” si el permiso es para ausentarse del trabajo antes de la hora de
salida o si es para permanecer en planta, después de la hora de salida.
PARA SER LLENADO POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO O SECCION
3. NOMBRE:
Se escribe el nombre y apellido del trabajador autorizado.
4. FICHA N°:
Se indica el número de ficha que identifica al trabajador autorizado.
5. DEPARTAMENTO:
Se escribe el nombre del departamento al cual pertenece el trabajador autorizado.
6. SECCION:
Se escribe el nombre de la sección al cual pertenece el trabajador autorizado.
7. CAUSA DEL PERMISO:
Se escribe el motivo por el cual se autoriza al trabajador a salir, entrar o
permanecer en planta fuera de su horario establecido.
7. DURACION DEL PERMISO:
Si es más de un día, se marca con una “X” donde indica días, y se llena el campo de
fechas (desde / hasta); si es de menos de ocho horas, se marca con una “X” donde
indica horas, y se llena el campo donde dice (desde / hasta).
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “PERMISO”
9. OBSERVACIONES:
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Se escribe cualquier comentario o nota que se considere conveniente, referente al
permiso otorgado.
Firma el trabajador autorizado.
11. FIRMA DEL JEFE DE DEPARTAMENTO O SECCION:
Firma el jefe del departamento o sección al cual pertenece el trabajador autorizado.
PARA SER LLENADO POR ADMINISTRACION DE PERSONAL
12. PERMISO: REMUNERADO / NO REMUNERADO:
Marcar con una “X” si el permiso es remunerado o no.
13. FIRMA DEL JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL:
Firma el Jefe de Departamento de Administración de Personal.
PARA SER LLENADO EN VIGILANCIA
14. DESDE (HORA) :
Hora en que comienza efectivamente en vigilancia principal, el permiso para salir o
entrar el trabajador autorizado para ello.
15. FIRMA DEL VIGILANTE DE SEGURIDAD:
Firma el vigilante de seguridad, de guardia en la puerta de entrada principal de la
planta, cuando comienza el permiso para la salida o entrada del trabajador
autorizado.
16. HASTA (HORA) :
Hora en que finaliza efectivamente en vigilancia principal la duración del permiso
para salir o entrar el trabajador autorizado.
Firma el vigilante de seguridad de guardia, en la puerta de entrada principal de la
planta, cuando termina el permiso para la salida o entrada del trabajador autorizado.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “PERMISO DE TRASLADO INTERNO”
Este formulario es utilizado por los Supervisores para otorgar permiso a sus trabajadores,
para trasladarse fuera de su área de trabajo dentro de las instalaciones de la Empresa.
Es de tamaño carta (12 X 13 cms), está impreso en color azul, elaborado en papel bond,
base 16, color blanco. Consta de un original.
Original:Departamento Emisor
1. FECHA: El Supervisor indica el día, mes y año en el cual el trabajador solicita el
permiso.
2. FICHA: El Supervisor indica el número de ficha que identifica al trabajador dentro de
la empresa.
3. NOMBRE Y APELLIDO: El Supervisor indica el Nombre y Apellido del trabajador
que solicita el permiso.
4. SECCION: El Supervisor indica la sección o departamento al cual pertenece el
trabajador.
5. ESTA AUTORIZADO PARA IR: El Supervisor indica el área, departamento o lugar
hacia donde se dirigirá el trabajador.
6. MOTIVO: El Supervisor indica el motivo por el cual el trabajador se ausentará de su
área de trabajo.
7. HORA DE SALIDA: El Supervisor indica la hora en que el trabajador se ausenta de
su área de trabajo.
8. HORA DE RETORNO: El Supervisor indica, cuando el trabajador retorna a su lugar
de trabajo, la hora en que lo hizo.
9. TIEMPO DE AUSENCIA: El Supervisor indica el número de horas o minutos que el
trabajado estuvo ausente de su área de trabajo.
10. FICHA: El Supervisor indica su número de ficha que lo identifica dentro de la
empresa.
11. NOMBRE DEL SUPERVISOR: El Supervisor indica su Nombre y Apellido.
ANOTACIONES DEL DEPARTAMENTO VISITADO
12. HORA SAL.: La persona visitada indica la hora en que el trabajador salió del
departamento o área visitada.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “PERMISO DE TRASLADO INTERNO”
13. OBSERVACIONES: La persona visitada indica cualquier observación con respecto a
lo motivo de la visita por parte del trabajador.
14. FICHA: La persona visitada coloca su número de ficha que lo identifica dentro de la
empresa.
15. NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA VISITADA: La persona visitada indica su
nombre y apellido y firma.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “REPORTE DE RETARDO”
Este formulario es utilizado por los vigilantes de seguridad, de guardia en la puerta
principal de entrada a la planta, para reportar al personal nomina diaria que llegue después
de diez (10) minutos del horario de entrada y no esté autorizado para ello.
Es de medidas 17 X 11 cms, está impreso en color azul, elaborado en papel bond, base
16, color blanco. Consta de un original y una copia.
Copia 1: Dpto. al cual está adscrito el trabajador
1. FECHA:
Se indica el día, mes y año en el cual se elabora el formulario “Reporte de
Retardo”.
2. DEPARTAMENTO / SECCION:
Se escribe el nombre del departamento o sección al cual pertenece el
trabajador reportado.
3. FICHA:
Se indica el número de ficha asignado al trabajador que se reporta.
4. APELLIDOS Y NOMBRES:
Se escribe los apellidos y nombres del trabajador que se reporta.
5. HORA DE ENTRADA:
Se indica la hora de llegada del trabajador a planta.
6. TIEMPO DE RETARDO:
En este espacio se indica las horas o minutos de retardo, contados a partir de
su horario de entrada correspondiente.
7. AUTORIZO EL SUPERVISOR INMEDIATO SU ENTRADA A PLANTA: (SI / NO):
Marcar con una “X” si el supervisor inmediato autorizó o no la entrada a planta del
trabajador reportado.
8. NOMBRE DEL SUPERVISOR INMEDIATO:
Se escribe el nombre del supervisor que autorizó la entrada a planta del trabajador
reportado.
9. EXTENSION TELEFONICA:
Se indica el número de la extensión telefónica del supervisor que autorizó la
entrada del trabajador reportado.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “REPORTE DE RETARDO”
Firma el trabajador reportado.
Firma el vigilante de seguridad que llenó el formulario.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “REPORTE DE INASISTENCIA Y ENTREVISTA”
Este formulario es utilizado por los supervisores de los diferentes departamentos o
secciones para entrevistar a aquellos trabajadores que falten a su lugar de trabajo, sin la
debida autorización y notificar al departamento de Administración de Personal.
Es de medidas 21 X 14,5 cms, está impreso en color azul, elaborado en papel bond, base
16, color blanco. Consta de un original y una copia.
Copia 1: Unidad de Origen
1. FECHA:
Se indica el día, mes y año en el cual se elabora el formulario “Reporte de Inasistencia
y Entrevista”.
Se escribe el nombre y apellido del trabajador entrevistado.
3. FICHA:
4. CARGO:
Se escribe el nombre del cargo que ocupa dentro de la empresa el trabajador
entrevistado.
5. DEPARTAMENTO:
Se escribe el nombre del departamento al cual pertenece el trabajador entrevistado.
6. SECCION:
Se escribe el nombre de la sección al cual pertenece el trabajador entrevistado.
7. TIEMPO DE INASISTENCIA (DIAS / HORAS) ( DEL / AL):
Se indica el lapso de tiempo que comprende la inasistencia, en número de días,
cantidad de horas y lapso que comprende la semana.
8. EL TRABAJADOR MANIFIESTA:
Se escribe la exposición de motivo del trabajador, justificando su ausencia y las
causas por la cual incurrió en la misma.
9. OBSERVACIONES:
En este campo escribe el supervisor cualquier comentario o nota que se considere
conveniente referente a la inasistencia del trabajador.
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “REPORTE DE INASISTENCIA Y ENTREVISTA”
10. PRESENTO CONSTANCIA LEGAL (SI / NO):
Marcar con una “X” si el trabajador presentó constancia legal o no.
Firma el trabajador en señal de conformidad.
12. FIRMA SUPERVISOR INMEDIATO:
Firma el supervisor inmediato del trabajador que elabora el formulario de “Reporte
de Inasistencia y Entrevista”.
PARA SER LLENADO EN ADMINISTRACION DE PERSONAL
13. AUSENCIA (JUSTIFICADA / INJUSTIFICADA / CONTRATO COLECTIVO
CLAUSULA / REMUNERADA):
Marca con una “X” el tipo de ausencia indicada en el formulario, y si la misma debe
ser remunerada o no.
14. JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL:
Firma el Jefe de Administración de Personal.
D M A
01 08 03

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “SOLICITUD DE ANTICIPO DE
PRESTACIONES SOCIALES”
Este formulario es utilizado por los trabajadores, para solicitar anticipo de prestaciones
sociales al Departamento de Administración de Personal.
bond, base 16, color blanco. Consta de un original.
Original:Departamento Administración de Personal
1. FECHA:
Se indica el día, mes y año en el cual el trabajador solicita el anticipo de
prestaciones sociales.
2. DIVISION:
Se escribe el nombre de la división (de Manpa) a la cual pertenece el trabajador
que solicita el anticipo de prestaciones sociales.
3. N° DE FICHA:
Se escribe el nombre y apellido del trabajador que solicita el anticipo.
5. DEPARTAMENTO:
Se escribe el nombre del departamento al cual pertenece el trabajador que solicita
el anticipo.
6. CARGO:
Se indica el nombre del cargo que desempeña el trabajador dentro de la empresa.
Se indica el número de cédula de identidad del trabajador que solicita el anticipo.
la empresa.
9. DIRECCION DE HABITACION:
Se escribe la dirección donde reside el trabajador que solicita el anticipo.
10. MONTO SOLICITADO:
Se escribe la cantidad de bolívares solicitados en letra y número.
D M A
01 08 03

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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: “SOLICITUD DE ANTICIPO DE
PRESTACIONES SOCIALES”
11. DESTINO DEL ANTICIPO SOBRE PRESTACIONES SOCIALES:
Se describe el motivo por el cual es solicitado el anticipo de prestaciones sociales.
12. NOMBRE DEL CONYUGE:
Se escribe el nombre del cónyuge del trabajador solicitante.
13. CEDULA IDENTIDAD CONYUGE:
Se indica el número de cédula de identidad del cónyuge del trabajador solicitante.
Firma el trabajador en señal de conformidad.
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