Este documento explica cómo aplicar subtotales en una base de datos de Excel para organizar y comprender mejor la información. Detalla los pasos para crear subtotales, incluyendo seleccionar la columna de datos, configurar opciones como la función de subtotal y si reemplazar o agregar subtotales existentes. Explica que los subtotales muestran el total y promedio agrupado por criterios como la empresa y ayudan a interpretar los datos de manera ordenada.

1. Actividad 2: Organizo la
Información de mi Base
de Datos con Subtotales
DIEGO ALVARADO III “A”

2. Objetivo de la clase
Aplicar subtotales en la base de datos para comprender e interpretar mejor la información a partir de la
secuencia de pasos propuesta en clase respetando los acuerdos dados en clase.
PROCESOS DETALLADOS:
Se explica la utilidad de los subtotales.
Se indica que los subtotales son útiles para comprender e interpretar la información.
Se detalla el paso a paso para aplicar los subtotales.
Percibe las herramientas para seleccionar una celda del rango.
Identifica la columna que contiene los datos que desea agrupar.
Relaciona con conocimientos previos de filtros y ordenamiento de la base de datos en Excel.
Fuente: http://infolbs3.blogspot.pe/

3. Creación de Subtotales
Esta herramienta la podemos encontrar en la sección Datos.
Al hacer clic, se mostrará una serie de opciones. Estas tienen relación directa con el orden que
seguirá el Subtotal, así que se tiene que tener suma precaución con la configuración de estas.
Sección Datos
Subtotal

4. Opciones de la herramienta Subtotal
Indica en función a qué se
quieren mostrar los Subtotales
Precisa qué se quiere mostrar en
el Subtotal (por ejemplo, se
puede mostrar el promedio,
máximo, mínimo, etc.)
Qué enunciado se quiere sumar y
en qué columna se quiere
mostrar el subtotal Seleccionar si se quieren
reemplazar los Subtotales
previamente puestos
Seleccionar si se quiere agregar
un salto de página (dejar una
celda) entre cada Subtotal
Indicar si se quiere aplicar la
función de los Subtotales a la
tabla en general

5. Creación de Subtotales
Antes de usar el Subtotal, es recomendable emplear la Herramienta Ordenar, para así poder
visualizar de manera ordenada lo datos de los que se dispone y así obtener resultado más
precisos. Una vez hecho esto (o no), se puede proseguir con el Subtotal.
oSeleccionar la tabla. Mientras esta está así, darle clic a Subtotal.
oIndicar bajo qué criterios se quiere organizar el Subtotal.
oSeleccionar Hecho.
oVer el resultado
Sort (Ordenar)

6. Resultado de Subtotales
Para la tarea a llevar a cabo, se tenía que hallar el Total y el Promedio de los Ingresos, teniendo
como criterio la Empresa. Para este caso específico, se tuvo que deseleccionar la opción
“Reemplazar Subtotales Actuales”, ya que se iban a aplicar dos Subtotales.

7. Resultado de los Subtotales
Estos números sirven
para mostrar o
esconder los
Subtotales de cada
categoría

8. Conclusión
Esta clase aprendimos a dominar parcialmente la herramienta Subtotales. Aunque esta no es
difícil de emplear, sí tiene ciertas opciones que tienen que ser explicadas.