Actualización en las normas de los Sistemas de Gestión

1. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
ACTUALIZACIÓN EN LAS
NORMAS DE LOS SISTEMAS
DE GESTIÓN
EL PROCESO DE
PLANIFICACIÓN

2. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
TEMAS
•
¿Por qué implementar un sistema de
gestión?
•
Motivos para las actualizaciones
•
Consideraciones para actualizar
•
La importancia de la planificación de los
sistemas de gestión y nuevas necesidades

3. Hugo Jairo Plazas Ruiz
¿Por qué implementar un sistema
de gestión?

4. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
¿Por qué implementar un sistema
de gestión?•
Para adaptar la organización a los
diferentes cambios que surgen en su entorno
y que la obligan a reformar con agilidad sus
estrategias frente a las modificaciones en
los contextos externo e interno, de manera
que pueda asumir sus riesgos aprovechando
oportunidades y previniendo fallas.

5. Hugo Jairo Plazas Ruiz
Motivos para las actualizaciones

6. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
Motivos para las actualizaciones
•
La necesidad de asumir los cambios en las
prácticas y tecnologías relacionadas con los
sistemas de gestión, el medio ambiente y las
prácticas de negocio, entre otros.
•
Promover más claridad en los requisitos,
presentados en un lenguaje sencillo, de tal
forma que las organizaciones puedan
implementar la norma y se facilite evaluar
su conformidad.

7. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
Motivos para las actualizaciones
•
Asegurar que los requisitos sean adecuados
para proporcionar confianza y que las
organizaciones que aplican las normas, sean
capaces de:
– planificar a la medida,
– documentar según necesidad,
– poner en práctica oportunamente,
– auditar frecuentemente y
– mejorar de manera continua;

8. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
Motivos para las actualizaciones
– consiguiendo.:
•
el cumplimiento legal,
•
la satisfacción del cliente,
•
la prevención de la contaminación,
•
el bienestar de las personas en los lugares de trabajo,
– y apoyando la productividad de los procesos de
forma consistente.

9. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
Motivos para las actualizaciones
•
Alinear las normas ISO de sistemas de
gestión a la estructura de alto nivel
desarrollada por la misma ISO, con el fin de
mejorar la compatibilidad entre ellas.
•
Mantener y mejorar los principios básicos y
los requisitos existentes de ISO.
•
Vincular el sistema de gestión en seguridad
y salud ocupacional (ISO 45001)

10. Hugo Jairo Plazas Ruiz
Consideraciones para actualizar

11. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
Consideraciones para actualizar
•
Riesgo
•
Comunicación
•
Gestión del cambio
•
Recursos financieros
•
Gestión del conocimiento
•
Innovación

12. Hugo Jairo Plazas Ruiz
La importancia de la
planificación de los sistemas de
gestión y nuevas necesidades

13. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
La importancia de la planificación de los
sistemas de gestión y nuevas necesidades
•
Un sistema de gestión que funciona correctamente
le permite a la organización asimilar las
variaciones manteniendo el enfoque hacia los
objetivos, optimizando los procesos misionales y
manejando los procesos de dirección, soporte y
seguimiento para que sirvan a todos los otros a un
costo razonable en proporción a su demanda; así
mismo, faciliten el control permanente de los
procesos a fin de lograr los resultados
ambicionados.

14. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
La importancia de la planificación de los
sistemas de gestión y nuevas necesidades
•
La planificación de los sistemas de gestión es
la base en que éstos se fundamentan, por lo
tanto es aquella que provee la flexibilidad para
la adopción oportuna de los cambios en los
sistemas, manteniendo su integridad.

15. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
La importancia de la planificación de los
sistemas de gestión y nuevas necesidades
•
Hasta el día de hoy persisten confusiones
entre los métodos que se emplean para
planificar los sistemas de gestión y los
documentos resultantes tradicionales, los
cuales suelen constituirse en un producto
intermedio que se pretende utilizar para
manejo y toma de decisiones, pero su
presentación dificulta mucho emplearlos
hacia tales fines, inclusive para quienes los
desarrollan.

16. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
La importancia de la planificación de los
sistemas de gestión y nuevas necesidades
•
Un ejemplo de esto son los acostumbrados
conjuntos de mapas de procesos y
caracterizaciones, en el caso de los sistemas
de gestión de la calidad; o los panoramas
matriciales de riesgos, en seguridad y salud
en el trabajo; o las matrices de evaluación
de impacto ambiental; entre otros, sin
contar con herramientas relacionadas, como
la matriz de requisitos legales o los
normogramas en el sector público.

17. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
La importancia de la planificación de los
sistemas de gestión y nuevas necesidades
•
De estos instrumentos podemos reconocer que en
general los afectan peculiaridades comunes:
– No están formalmente definidos sus funciones, alcances
y contenidos.
– No cuentan con métodos de elaboración únicos o
equivalentes, validados internacionalmente o
nacionalmente en un país por organismos reconocidos o
autoridades.
– Las aplicaciones en una organización no son
reproducibles ni comparables objetivamente en otras, ni
siquiera similares.
– No suelen ser flexibles ni robustas ante los cambios,
aun dentro de una misma organización.

18. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
La importancia de la planificación de los
sistemas de gestión y nuevas necesidades
•
Lo anterior pone a pensar a los directivos de la empresa de
manera negativa hacia el proceso de planificación e
implementación de los sistemas de gestión, puesto que los
recursos invertidos directamente con sus trabajadores, o a
través de asesores, o con apoyo de las ARL terminan en
unos elementos poco coherentes que sirven de medio,
como se indicó antes, para superar tediosas e infructíferas
auditorías, obtener dudosas certificaciones o calificaciones
suficientes con fines de participar en procesos licitatorios,
pero que en apariencia no contribuyen al desarrollo
organizacional y sí demandan ingentes esfuerzos con
impactos pasajeros.
•

19. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
La importancia de la planificación de los
sistemas de gestión y nuevas necesidades
•
Si este es el caso de muchas empresas en relación con sus
proveedores, clientes, accionistas, comunidad, empleados
autoridades y otras partes interesadas, llegó la hora de
revaluar el proceso para planificar los sistemas de gestión
de manera que respondan a las necesidades de la
organización y contribuyan a su sostenibilidad y
desarrollo.
•
El factor que se había puesto como requisito, pero ahora se
le hará el énfasis apropiado se llama RIESGO.

20. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
La importancia de la planificación de
los sistemas de gestión y nuevas
necesidades•
Resumiendo:
•
1. Revaluar la manera de organizar, y no dividir, la
empresa por procesos para que el seguimiento,
medición y control se realicen a partir de la
valoración de riesgos positivos y negativos con
alcance a los sistemas de gestión implementados y
con base en el riesgo legal correspondiente.

21. Hugo Jairo Plazas RuizHugo Jairo Plazas Ruiz
La importancia de la planificación de
los sistemas de gestión y nuevas
necesidades•
2. Constituir una o varias áreas coordinadas con
profesionales competentes y reconocidas dentro de
la organización para soportar el desarrollo de la
gestión corporativa. Esto implica el cambio de
paradigma sobre el concepto de quién tiene la
responsabilidad por dirigir y controlar los
procesos; seguramente el empleo de software
como plataforma tecnológica para el manejo
oportuno de tanta información y certeza de los
beneficios que proveen estos cambios y estas
inversiones.