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ÍNDICE
CAPÍTULO I: LA ADMINISTRACIÓN
1. INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN……………………………………………6
1.1. Fundamentos de la administración………………………………………………………………….………………6
1.2. Significado etimológico de la palabra administración…………………………………………………6
1.3. Definición de la palabra administración…………………………………………………………………………7
1.4. La administración, su ciencia y los sistemas administrativos……………………………………9
1.4.1. ¿por qué administrar?...................................................................................................10
1.4.2. La meta de los administradores………………………………………………………………………….……11
1.4.3. Que es la administración, ciencia y arte………………………………………………………….…….12
CAPÍTULO II: LA EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN
2. EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO………………………………………………13
2.1. La administración en la época antigua………………………………………………………..……………….13
2.2. La administración en la edad media…………………………………………………………………..…………14
2.3. La administración moderna…………………………………………………………………………………….……….14
2.4. La administración contemporánea…………………………………………………………………….…………..15
CAPÍTULO III: LA EMPRESA
3. EMPRESA……………………………………………………………………………………………………………….…………..………15
3.1. Concepto……………………………………………………………………………………………………………...…………….15
3.2. Características………………………………………………………………………………………………………….……. 16
3.3. Importancia………………………………………………………………………………………………………….……………17
3.4. Tipos de empresas…………………………………………………………………………………………….…………..…18
3.5. Otros tipos de sociedades…………………………………………………………………………………………..…22
3.6. Procedimiento y requisitos para la constitución de una empresa……………………….…23
3.7. El entorno empresarial……………………………………………………………………………………………..…….25
3.8. Las fuerzas del cambio de una organización……………………………………………………………...27
3.9. Características de las empresas exitosas de hoy…………………………………………………….28
3.10. La integración personal………………………………………………………………..…………………………………29
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CAPÍTULO IV: LA PLANEACIÓN
4. PLANEACIÓN……………………………………………….……………………………………………………………………………….
4.1. ¿Qué es la planeación?..........................................................................................................
4.2. Objetivos……………………………………………………………………………………….……………………….……………
4.3. ¿Cuál es el proceso de planeación?...................................................................................
4.4. ¿Qué es la planeación de recursos?................................................................................
4.5. ¿Qué son las estrategias?..................................................................................................
4.6. ¿Cuáles son las herramientas para la toma de decisiones?........................................
4.7. ¿Cuáles son las técnicas y herramientas de la planeación?.........................................
4.8. ¿Qué factores debe tomar en cuenta una pequeña empresa para realizar su
planeación?.............................................................................................................................
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DEDICATORIA
“…A Dios, a mi querida Familia, a la prestigiosa Escuela
Académico Profesional de Derecho de la Universidad
ULADECH-CATÓLICA, a mis abnegados profesores y a
mis colegas del curso de Administración de Empresas,
quienes me motivan día a día a seguir preparándome en el
camino de la excelencia académica…”
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INTRODUCCIÓN
Ambiciosa es la tarea al intentar abordar el tema de organizaciones
y administración en forma integral, sin reduccionismos y , donde mucha tinta ya ha
corrido y del cual me valgo para realizar mi monografía pero, sin dejar de lado la utopía
que si bien es imposible por definición, representa en mí una herramienta necesaria para
que una administración y una organización pueda verse y criticarse a sí misma como un
orden imperfecto y la misma nos lleve a creer que podamos tener la esperanza de una
mejor organización y una mejor administración.
En mi trabajo lo que hice fue desarrollar ¿Qué es la administración? Su evolución.
Sus características. Sus teorías. Su problemática en cuanto a que si la administración es:
¿Ciencia, técnica, arte?; La empresa, concepto, característica, importancia y otros ya que
los entornos dinámicos, tanto económicos, sociales, políticos y tecnológicos en los que
vivimos actualmente, hace necesario que toda Empresa lleve a
cabo funciones de planeación, organización , ejecución y control para así cumplir
exitosamente con los objetivos que la Empresa tiene trazados. Temas que desarrolle
para hacer la presentación de ésta monografía ;toda organización bien sea pública como
privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de
sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es
indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin
de determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una efectiva toma de
decisiones.
Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un
mundo cambiante, los entes públicos deben incorporar
nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos
propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en
cualquiera de sus fases.
Para el desarrollo del presente estudio se utilizó la investigación documental, y se
sustenta con fuentes bibliográficas e información de Internet.
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CAPÍTULO I: LA ADMINISTRACIÓN
1. INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN
1.1. Fundamentos de la administración
La administración es el órgano social encargado de hacer que los recursos sean
productivos, con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico que refleja el
espíritu esencial de la era moderna.
Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y lograr
todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin embargo, la teoría de
la administración suele considerar un fenómeno relativamente reciente que surge con la
industrialización de Europa y estados Unidos en el siglo XXI.
Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas
esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las organizaciones
se proponen y construyen con planeación y se elabora para conseguir determinados
objetivos.
La administración posee elementos como:
La eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de recursos, objetivos
y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación,
organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones
humanas y tiempo.
La administración de empresas posee cinco variables principales que constituyen su
estudio las cuales son: tarea, personas, tecnología, ambiente y estructura.
1.2. Significado etimológico de la palabra administración
Comencemos por la etimología. La palabra administración viene del latín ad (hacia,
dirección, tendencia) y minister (subordinación u obediencia), y significa aquel que
realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro.
Sin embargo, en la actualidad, la palabra administración tiene un significado distinto y
mucho más complejo porque incluye (dependiendo de la definición) términos como
"proceso", "recursos", "logro de objetivos", "eficiencia", "eficacia", entre otros, que han
cambiado radicalmente su significado original. Además, entender éste término se ha
vuelto más dificultoso por las diversas definiciones existentes hoy en día, las cuales,
varían según la escuela administrativa y el autor.
Por otra parte otros estudiosos señalan que el significado etimológico de la palabra
administración viene del latín Administratione, la cual significa acción de administrar y
este término, administrar, está compuesto por dos vocablos los cuales son: ad y
ministrare, el primer vocablo significa A, y el segundo SERVIR.
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Dado esto podemos deducir que la administración es una actividad cooperativa que tiene
el propósito de servir y de esta manera poder brindar un servicio con eficacia y
eficiencia para la satisfacción de la comunidad demandante.
Teniendo todo esto en cuenta, en el presente trabajo se proporciona una definición
general de administración que está basada en las propuestas de algunos prestigiosos
autores, con la finalidad de brindar al lector una idea general del significado del término
administración en nuestros días. Luego, se proporciona una breve explicación de ésta
definición y un axioma para ser considerado.
1.3. Definición de la palabra administración
La administración es el proceso de tomar decisiones sobre los objetivos y la utilización
de los recursos. Abarca cinco tipos principales de decisiones, llamadas también procesos
o funciones: planeación, liderazgo, dirección, y control.
Planeación Organización
Control Dirección
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Otras definiciones de administración:
 Según Idalberto Chiavenato, la administración es "el proceso de planear, organizar, dirigir
y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales"
 Para Robbins y Coulter, la administración es la "coordinación de las actividades de trabajo
de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de
ellas"
 Hitt, Black y Porter, definen la administración como "el proceso de estructurar y utilizar
conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en
un entorno organizacional"
 Según Díez de Castro, García del Junco, Martín Jimenez y Periáñez Cristóbal, la
administración es "el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar,
dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma
positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización"
 Para Koontz y Weihrich, la administración es "el proceso de diseñar y mantener un
entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos
específicos".
 Reinaldo O. Da Silva, define la administración como "un conjunto de actividades dirigido a
aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o
varios objetivos o metas de la organización"
En este punto, y teniendo en cuenta las anteriores propuestas, planteo la siguiente
definición de administración:
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la
organización de manera eficiente y eficaz.
Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a continuación:
1. Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de
actividades o funciones de forma secuencial, que incluye:
Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la
organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos,
métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo
además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.
En pocas palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el cómo
se va a lograr.
Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se
agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
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Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para
garantizar que los hechos se peguen a los planes. Implica la medición del desempeño con
base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la
contribución a la corrección de éstas.
2. Uso de recursos: Se refiere a la utilización de los distintos tipos de recursos que
dispone la organización: humanos, financieros, materiales y de información.
3. Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se realizan en la
organización y que al igual que los recursos, son indispensables para el logro de los objetivos
establecidos.
4. Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de planear, organizar,
dirigir y controlar la utilización de recursos y la realización de actividades, no son
realizados al azar, sino con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización.
5. Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y la
eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos.
AXIOMA: En pocas palabras, administrar (ya sea una organización, una familia o la vida de
uno mismo) es decidir con anticipación lo que se quiere lograr y el cómo se lo va a lograr,
para luego, utilizar los recursos disponibles y ejecutar las actividades planificadas con la
finalidad de lograr los objetivos o metas establecidos, haciendo lo que debe hacerse con la
menor cantidad de recursos posible...
1.4. La administración, su ciencia y los sistemas administrativos
Muchas divergencias ha originado la determinación del carácter que desempeña la
administración dentro del conocimiento humano. Es decir, si esta debe ser considerada
ciencia, arte o técnica.
Existen tantas opiniones al respecto como tratadistas del tema, y aun no hay un criterio
unificado.
Lo que sí, es que la administración, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona
con diversas ciencias y técnicas.
CIENCIAS SOCIALES
Son aquellas cuyo objetivo y método no e aplican a la naturaleza sino a los fenómenos
sociales. La administración, cuyo carácter es eminente social, relaciona y utiliza
conocimientos de ciencias sociales, tales como:
 Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus
estructuras.
 Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades,
comportamiento y operaciones. La psicología industrial tiene por objetos el estudio
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del comportamiento humano en el trabajo. Aporta bases técnicas para el
establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en áreas
tales como: selección de personal, pruebas psicométricas, recursos humanos,
técnicas de motivación, incendios, conflictos, encuestas de actitud, etc.
 Derecho. Es el conjunto de ordenamiento jurídico que rigen a la sociedad. Esta
disciplina delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los
derechos de terceros. La estructura organizacional de la empresa así como los
principios de la administración, deben respetar el marco legal en el que se
desarrollen.
 Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la
producción, distribución y consumo, de los bienes y servicios. La economía aporta
valiosos datos a la administración: disponibilidad de la materia prima, situación del
mercado, mercado de trabajo, problemas de exportación e importación, etc.
 Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y
desarrollo en sociedad. La antropología social proporciona conocimientos
profundos sobre el comportamiento humano.
CIENCIAS EXACTAS
Ciencias exactas son aquellas que solo admiten hechos rigurosamente demostrables:
 Matemáticas. No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha
permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de
planeación y control. Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de
matemáticas aplicadas, específicamente en: modelos probabilísticos, simulación,
investigación de operaciones, estadística, etc.
DISCIPLINAS TÉCNICAS
Comprenden un cuerpo o conjunto de conocimientos que aún no se han conformado como
ciencia, pero que utilizan y aplican fundamentos científicos. Su carácter es más bien
práctico, que teórico.
 Ingeniería industrial. Es el conjunto de cono cimientos cuyo objetivo es él óptimo
aprovechamiento de los recursos del área productiva. La diferencia entre la
administración y la ingeniería industrial radica en las empresas industriales
primordialmente, y la administración es aplicable a cualquier tipo de empresa y en todas
sus áreas.
 Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una
empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma. La
contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una técnica de control, y no debe
confundirse con la administración.
 Ergonomía. Estudia la interrelación existente entre las maquinas, instrumentos,
ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores en su eficiencia.
 Cibernética. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la
información y del control, en el hombre y en la máquina. Tiene gran aplicación en los
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procesos productivos y, consecuentemente, en el campo de la administración, donde
aporta conocimientos sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computación e
información.
1.4.1. ¿Por qué administrar?
La administración es una actividad de máxima importancia dentro del que hacer de
cualquier empresa, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de
objetivos. Todos somos administradores de nuestras propias vidas, y la práctica de
la administración se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana,
negocios, escuelas, gobierno, familia, etc.
El establecimiento y logro de objetivos, son tareas retadoras y productivas para
cualquier tamaño de empresa, y descubriremos que los obstáculos administrativos
que se nos presentan para lograr nuestro éxito, son muy similares en todo tipo de
actividad empresarial.
Para poder entender la administración se debe conocer la perspectiva de la historia
de la misma, los hechos acerca de lo que ha pasado y ha marcado la historia, y
relacionarlas con otras experiencias y otros conocimientos actuales. Es por eso que
es importante conocer la historia y origen de la administración.
La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. Por
ello el ser humano es social por naturaleza y tiende a organizarse y cooperar con sus
semejantes.
La historia de la humanidad se podría describir a través del desarrollo de las
organizaciones sociales comenzando en la época prehispánica por las tribus nómadas,
donde comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de animales, y
después con el descubrimiento de la agricultura dio paso a la creación de las
pequeñas comunidades.
Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron
por poseer formas agrarias de vida donde la familia, los grupos informales y las
comunidades eran importantes. Más adelante éstas se han ido transformando a
industrias, impulsadas por la Revolución Industrial y caracterizadas por el
surgimiento y desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales.
Los conocimientos sobre la administración se inician en plena Revolución Industrial,
en el siglo XIX, cuando comenzaron surgir las grandes empresas que necesitaban de
nuevas formas de organización y prácticas administrativas.
Es por ello que la siguiente monografía brinda información recolectada por unos
cuantos autores, para tener un conocimiento básico sobre sus inicios y cambios que
se han ido produciendo en la administración a lo largo de su desarrollo.
1.4.2. La meta de los administradores: Alcanzar un alto desempeño.
Una de las metas más importantes que las organizaciones y sus miembros tratan de
alcanzar es proporcionar un bien o servicio que los clientes valoren o deseen.
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Según la directora Anne Mulcahy la meta principal es dirigir Xerox para crear un
nuevo flujo de bienes y servicios – como copiadoras rápidas más confiables,
mejor apoyo a la clientela de las copiadoras, copiadoras de color más
versátiles y ajustadas a las necesidades de los consumidores – que estén
dispuestos a comprar. El desempeño organizacional es una medida de la eficiencia y
eficacia con que los gerentes aprovechan los recursos para satisfacer a los
clientes y alcanzar las metas de la organización. El desempeño organizacional
aumenta en proporción directa a los incrementos de la eficiencia y la eficacia. La
eficiencia es una medida de que tan bien o qué tan productivamente se aprovechan
los recursos para alcanzarlos una meta. Las organizaciones son eficientes cuando
sus gerentes reducen al mínimo la cantidad de insumos (como mano de obra,
materia prima y componentes) o el tiempo que se requiere para producir un lote
determinado de bienes o servicios.
La eficacia es una medida de la pertinencia de las metas que los gerentes decidieron
que persiguiera la organización y del grado en que esa organización alcanza tales
metas. Las organizaciones son eficaces cuando los gerentes escogen metas
apropiadas y las consiguen.
1.4.3. Qué es la administración, ciencia y arte
La administración es la planeación, organización, dirección y control de los
recursos humanos y de otra clase, para alcanzar con eficiencia y eficacia las
metas de la organización. Los recursos de una organización comprenden bienes, como
la gente y sus capacidades, habilidades (Know-how) y experiencia; la maquinaria,
materias primas, tecnologías de cómputo y de información, y patentes,
capital económico y empleados y clientes leales.
El administrador: Es la persona que debe influenciar en los subordinados, para el
logro de objetivos tanto personales como organizacionales o institucionales, este
motivara efectivamente a los trabajadores y de él dependerá el rendimiento
efectivo, él es el guía presta apoyo y da recompensas que van a contribuir a
conseguir los objetivos y metas propuestas.
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CAPÍTULO II: LA EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN
2. EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO
Las actuales concepciones administrativas son la resultante de un proceso iniciado en los
mismos albores de la humanidad y que ha venido evolucionando y adquiriendo sus propios
perfiles a través de diferentes épocas y etapas.
Dicho proceso administrativo se inició como un hecho obligado cuando dos individuos tuvieron
que coordinar sus esfuerzos para hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer por sí solo y
evolucionó hasta convertirse en un acto previa y cuidadosamente planificado y racional que
permite alcanzar objetivos con los menores esfuerzos posibles y con las mayores
satisfacciones para los individuos.
El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra los enfoques que tuvo esta
ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron
ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales en el campo,
entre ellas de la organización funcional de los poderes del Estado.
El conocimiento de la organización de la Iglesia Católica Apostólica Romana es también muy
interesante para conocer la importancia que tiene en administración el adoctrinamiento para la
prosecución de un objetivo, a pesar de que las estructuras y procedimientos puedan no
satisfacer todos los principios teóricos administrativos.
Se adquiere un mejor entendimiento de la transformación que tuvo la ciencia de la
administración; ella viene a consolidarse en la Edad Contemporánea con los valiosos estudios de
Woodrow Wilson.
Las teorías y experiencias de Henri Fayol y de Frederick Taylor marcaron una nueva etapa en
la evolución de esa ciencia y la Administración Científica, que postularon ellos y continuaron sus
discípulos viene a ser uno de los medios más efectivos para a tecnificación de
las industrias nacientes en el presente siglo; dicha tecnificación ha influido grandemente
también en el desarrollo económico y el mejoramiento de muchos países por su aplicación en
el sector público.
2.1. La administración en la época antigua
A pesar de que la administración como disciplina es relativamente nueva,
la historia del pensamiento administrativo es muy antigua, ya que nace con el
hombre mismo, puesto que en todo tiempo ha habido necesidad de coordinar
actividades, de tomar decisiones y de ejecutar, de ahí que en la administración antigua
se encuentran muchos de los fundamentos administrativos de la actualidad y que pueden
observarse en el código de Hammurabi, en el nuevo testamento, así como en la forma de
conducir los asuntos en la antigua Grecia, Egipto, Roma y China, en donde se encuentran
vestigios del proceso administrativo.
La eclesía era el organismo de mayor autoridad que existía en Grecia y formaban parte
de ella todos los ciudadanos; las decisiones se tomaban por mayoría de votos y las
mismas eran irrevocables.
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En Grecia el emperador Pericles, 430 años antes de Cristo, dejó testimonio de la
necesidad de una selección de personal adecuado e hizo un análisis sobre
la democracia Griega.
En Egipto existía un sistema administrativo amplio con una economía planificada y
un gobierno central de gran poder, basado en la fuerza y la compulsión. Aquí se creó el
primer sistema de servicio civil.
El Sociólogo alemán Max Weber hizo un estudio sobre la administración antigua de
Egipto, concluyendo, que se aplicaban procedimientos definidos y sistemáticos y se
utilizaba un sistema administrativo burocrático.
En China el filósofo Confucio proporcionó una serie de reglas para la administración
pública.
En Roma que vivió dos períodos, la República y el Imperio Romano, siendo en este último
donde se produjeron transformaciones administrativas.
La administración del imperio Romano se caracterizó por la centralización.
2.2. La administración en la edad media
Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo Administrativos se fue
debilitando considerablemente y la autoridad real paso al terrateniente, alrededor del
cual se agrupaban muchas personas, es decir, que en la Edad Media hubo
una descentralización del gobierno, con lo que se diferenció de las formas
administrativas que habían existidos anteriormente. Hubo una notable evolución de las
ideas administrativas y se consolidaron instituciones como la Iglesia católica que tuvo
mucho interés para los estudios de la administración, debido a su peculiar forma
de organización y de funcionamiento.
En esta época la administración recibe un gran impulso cuando surgen en Italia, los
fundamentos de la contabilidad moderna y las transacciones comerciales comienzan a
racionalizarse cuando en 1340 Lucas Pacioli establece el método de contabilidad de la
partida doble, Francisco Di Marco(1395) y Barbariego (1418), utilizan prácticas de
contabilidad denostó y los hermanos Soranzo (1410), hacen uso del libro diario y el
mayor.
2.3. La administración moderna
A inicio de esta época surge en Prusia Austria un movimiento administrativo conocidos
como cameralistas que alcanzó su mayor esplendor en 1560 y trato de mejorar
los sistemas administrativos usados en esa época. Pusieron énfasis en el desarrollo de
algunos principios administrativos, como fueron, el
de selección y adiestramiento de personal, especialización de funciones y el
establecimiento de controles administrativos.
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En 1776 Adam Smith, considerado como el padre de la Economía clásica publica su obra
La riquezas de las naciones, en donde aparece la doctrina del Laissez-Faire (dejar
hacer, dejar pasar), que sirvió de base filosófica a la revolución industrial y que ha
tenido su aplicación en la administración y en la economía; él anunció el principio de la
división del trabajo, considerándolo necesario para especialización y para el aumento de
la producción.
2.4. La administración contemporánea
Administración Edad Contemporánea. Los historiadores están de acuerdo con que hubo
una segunda revolución industrial de 1860 a 1914, llamada también revolución del acero y
la electricidad, que sustituyó el hierro por acero como material básico para
la industria en el campo de la energía.
La administración científica de Taylor surgida en esta época cumplió a cabalidad con
esa función, suministrándole las herramientas, técnicas necesarias para su expansión y
desarrollo.
FREDERICK TAYLOR: Fue uno de los principales exponentes del cientificismo, nace en
Filadelfia en el año de 1856 y muere en 1915. Ingresó a una compañía que fabricaba
lingotes de acero en la época de depreciación en los EE.UU. ocupando el puesto de
obrero y luego pasando por los demás niveles llegó al puesto más alto. Esto le permitió
darse cuenta de las afectaciones que hacían los obreros a las máquinas.
CAPÍTULO III: LA EMPRESA
3. EMPRESA
El objetivo primordial de la teoría administrativa que se maneja a nivel de las licenciaturas de
administración, contaduría e informática, así como las maestrías y especialidades de las mismas,
está orientado a la empresa. Aunque hay muchos otros tipos de organizaciones sociales,
como el Estado, la Iglesia y las cooperativas, estas organizaciones tienen sus propios
marcos teóricos. Con el fin de entender mejor las teorías, técnicas y prácticas para el
desarrollo económico social de una comunidad es necesario comprender y definir con
claridad a la empresa.
3.1. Concepto
La empresa es la unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se
coordinan para realizar una producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien
común. Los elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos
materiales.
En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos,
técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien, la
prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones
en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para
cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.
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En Derecho es una entidad jurídica creada con ánimo de lucro y está sujeta al Derecho
mercantil. En Economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de satisfacer las
necesidades del mercado mediante la utilización de recursos materiales y humanos. Se
encarga, por tanto, de la organización de los factores de producción, capital y trabajo.
S. khokhar, editorial McGraw-Hill: La empresa es un sistema social en el que se integra un
conjunto de personas y medios con los que conseguir unos objetivos. El logro eficaz de estos
objetivos necesita de una organización que haga posible la coordinación coherente de todos
los medios y personas que forman parte de la misma.
Una empresa es una unidad económica que, a partir de la combinación de diferentes factores
de producción, produce y pone al alcance del público los bienes y servicios que este demanda.
Proporcionan gran parte de los bienes y los servicios que hacen posible nuestra vida tal y como
la conocemos.
Constituye el mercado en el que la mayoría de las personas obtiene su renta.
En nuestra economía, el papel del Estados es muy importante. La sociedad necesita unos bienes
y servicio, como la sanidad o la red de carreteras, que no siempre pueden satisfacer
las Empresas.
Según la Real Academia, empresa es una acción ardua y dificultosa que valerosamente un
individuo comienza o inicia. En el ámbito profesional del desarrollo de las empresas y
organizaciones, este concepto requiere ser abordado de manera más profunda.
Empresa
“Entidad legal, económico, social y moral en la que
inversionistas, empresarios e individuos capacitados se unen
con el objeto de producir bienes y servicios que
Satisfacen una o varias necesidades de los individuos en el mercado
que opera”.
3.2. Características
Se puede decir que las empresas exitosas se caracterizan entre algunas de sus más relevantes
el que cuentan con:
 Un alto sentido de pertinencia.
 Alto grado de motivación en todos los niveles.
 Gran capacidad de liderazgo en todos los niveles.
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 Alto sentido de trabajo en equipo.
 Creatividad e iniciativa al máximo, especialmente en los puestos claves de la organización.
 Alto grado de comunicación.
 Horizontalidad en la organización.
 Alto grado de empatía.
 Alta Capacidad tecnológica.
 Fijan objetivos y responsabilidades para cada uno de los miembros de la organización.
 Poseen especialización de sus puestos operativos.
 Dan la adecuada atención en el trabajo en equipo.
 Trabajan en función de la satisfacción de la necesidad de sus clientes.
 Estandarización de los procesos de trabajo.
 Combinan las variables para lograr la mayor eficiencia posible.
 Poseen una clara identificación de la misión y de los objetivos.
 Tienen muy en claro sus fines y como llegar a ellos.
 Personal que se siente involucrado con el objetivo de la compañía.
 Se registran todas las acciones llevadas a cabo.
De estas características podemos destacar que a pesar de que las empresas adolecen de grandes
debilidades en pro del logro de su éxito, empezando desde la gerencia que afronta grandes vacíos
en el manejo de tópicos gerenciales modernos, así como en sus recursos humanos, técnicos,
financieros, y desde luego, en cómo ha estructurado las unidades administrativas en pro de una
eficaz y productiva optimización de la división del trabajo, la empresa debe de poseer excelentes
planificadores, los cuales posean una visión general y particular de cada área y se enfoquen en
llevar a cabo planes para atacar todas aquellas áreas en las cuales su empresa presente
debilidades. Deben ser capaces de preparar grupos de trabajo capaces de llevar a cabo todas las
tareas de la forma más eficiente y delegar en ellos responsabilidades; deben asumir retos y
promover estrategias de mejora.
Se debe dar una solución a la escasez de personal capacitado para enfrentar los retos que la alta
gerencia del siglo XXI exige, es una de las principales debilidades de nuestras organizaciones, la
adecuada gerencia es el pilar fundamental de las organizaciones exitosas del siglo XXI. Los líderes
exitosos tienen metodologías y técnicas de entrenamiento y enseñanza bien definidas: la
disposición para aceptar errores y mostrar su capacidad para aceptar ayuda, con el fin de servir
como modelos para otros.
3.3. Importancia
 Maximizar los beneficios, pues esto le permitirá en primer lugar sobrevivir y en segundo
lugar recompensar a los que han aportado capital. Los beneficios servirán como reservas
para futuras inversiones.
 Maximizar el volumen de ventas, pues aunque en ocasiones no resulte rentable supone para
la empresa aumentar la participación en el mercado.
 Maximizar el precio de las acciones en bolsa, pues esto le permitirá: Mantener alejados a
los "tiburones".
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 Favorecerá a los directivos.
 Logrará una mayor armonía en los objetivos de los accionistas y obligacionistas.
 Búsqueda de servicios sociales y comunitarios.
 Proporcionar un servicio para el mantenimiento de los clientes sobre todo.
 Maximizar la riqueza de sus empleados.
 Supervivencia.
 Satisfacción personal y/o el prestigio.
3.4. Tipos de empresas
¿Cuáles son los tipos de empresas? Las empresas están clasificadas en cinco tipos:
1. Según su Actividad o Giro
2. Según el Origen del Capital
3. Según la Magnitud de la Empresa
4. Según Actividad Económica
5. Según Forma Jurídica
A continuación se da más detalladamente los diferentes tipos de empresas dependiendo de su
clasificación:
1. POR SU ACTIVIDAD O GIRO
Las empresas pueden clasificarse de acuerdo a la actividad que desarrollan en:
Industriales:
La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la
transformación y/o extracción de materias primas. Estas a su vez se clasifican en:
Extractivas: Son las que se dedican a la extracción de recursos naturales, ya sea renovables o no
renovable.
Manufactureras: Son aquellas que transforman las materias primas en productos terminados y
pueden ser de dos tipos:
Empresas que producen bienes de consumo final
Empresas que producen bienes de producción.
Agropecuarias: Como su nombre lo indica sus funciones la explotación de la agricultura y la
ganadería.
Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la
compra - venta de productos terminados. Se pueden clasificar en:
Mayoristas: Son aquellas que efectúan ventas en gran escala a otras empresas tanto al por mayor
o como al detalle.
Por mayor
Son los que venden productos tanto en grandes cantidades como por unidad ya sea para su reventa
o para uso del consumidor final.
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Minoristas o Detallistas:
Son los que venden productos en pequeñas cantidades al consumidor final.
Comisionistas:
Se dedican a vender mercancías que los productores dan en consignación, percibiendo por esta
función una ganancia o comisión.
Servicios:
Como su nombre lo indica son aquellos que brindan servicio a la comunidad y pueden tener o no
fines lucrativos. Se pueden clasificar en:
Servicios públicos varios (comunicaciones, energía, agua)
Servicios privados varios (servicios administrativos, contables, jurídicos, asesoría, etc.)
Transporte (colectivo o de mercancías)
Turismo
Instituciones financieras
Educación
Sanidad (Hospitales)
Finanzas y seguros
2. SEGÚN EL ORIGEN DEL CAPITAL
Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quien se dirijan sus
actividades las empresas pueden clasificarse en:
Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y generalmente su finalidad es
satisfacer necesidades de carácter social. Las empresas públicas pueden ser:
Centralizadas: Cuando los organismos de las empresas se integran en una jerarquía que pueda
encabezar directamente por ejemplo, el Presidente del Gobierno, con el fin de unificar las
decisiones, el mando y la ejecución.
Desconcentradas: Son aquellas que tienen determinadas facultades de decisión limitada, que
manejan su autonomía y presupuesto, pero sin que deje de existir su nexo de jerarquía.
Descentralizadas: Son aquellas en las que se desarrollan actividades que competen al estado y que
son de interés general, pero que están dotadas de personalidad patrimonio y régimen jurídico
propio.
Públicas: Pertenecen íntegramente al estado, no adoptan una forma externa de sociedad privada,
tiene personalidad jurídica propia, se dedican a una actividad económica y se someten
alternativamente al derecho público y al derecho privado.
Mixtas: En éstas existe la coparticipación del estado y los particulares para producir bienes y
servicios. Su objetivo es que el estado tienda a ser el único propietario tanto del capital como de
los servicios de la empresa.
Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y su finalidad es 100%
lucrativa.
Nacionales: Cuando los inversionistas son 100% del país.
Extranjeros: Cuando los inversionistas son nacionales y extranjeros.
20
Multinacionales; Cuando el capital es preponderantemente (que tiene más importancia) de origen
extranjero y los beneficios se reinvierten en los países de origen.
3. SEGÚN LA MAGNITUD DE LA EMPRESA
Este es uno de los criterios más utilizados para clasificar a las empresas, el que de acuerdo al
tamaño de la misma se establece que puede ser pequeña, mediana o grande. Existen múltiples
criterios para determinar a qué tipo de empresa pueden pertenecer una organización, tales como:
Recursos naturales: ya sea renovables o no renovable.
Manufactureras: Son aquellas que transforman las materias primas en productos terminados y
pueden ser de dos tipos:
Empresas que producen bienes de consumo final
Empresas que producen bienes de producción.
Agropecuarias: Como su nombre lo indica su funciones la explotación de la agricultura y la
ganadería.
Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la
compra - venta de productos terminados.
Se pueden clasificar en:
Mayoristas: Son aquellas que efectúan ventas en gran escala a otras empresas.
Mixtas: En éstas existe la coparticipación del estado y los particulares para producir bienes y
servicios.
4. SEGÚN LA ACTIVIDAD ECONÓMICA QUE DESARROLLA
Del sector primario, es decir, que crea la utilidad de los bienes al obtener los recursos de la
naturaleza (agrícolas, ganaderas, pesqueras, mineras, etc.).
Del sector secundario, que centra su actividad productiva al transformar físicamente unos bienes
en otros más útiles para su uso. En este grupo se encuentran las empresas industriales y de
construcción.
Del sector terciario (servicios), con actividades de diversa naturaleza, como comerciales,
transporte, turismo, asesoría, etc.
5. SEGÚN LA FORMA JURÍDICA
Es decir, atender a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios,
podemos distinguir:
Empresas individuales: Si solo pertenece a una persona. Esta responde frente a terceros con
todos sus bienes, tiene responsabilidad ilimitada.
Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter
familiar.
21
Empresas societarias o sociedades: Generalmente constituidas por varias personas. Dentro de
esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria y la
sociedad de responsabilidad limitada y las sociedades de economía social, como la cooperativa.
¿Cuáles son las áreas de una empresa?
Dentro de una empresa hay varios departamentos, o áreas funcionales. Una posible división es:
Producción y Logística
Dirección y Recursos Humanos
Comercial (Marketing)
Finanzas y Administración
Sistemas de información
Pueden estar juntas o separadas en función del tamaño y modelo de empresa.
¿Ahora qué sé los conceptos fundamentales, que paso debo seguir?
Al saber, los conceptos fundamentales de las características de una empresa, ahora podrá avanzar
al siguiente paso de cómo planear una empresa con éxito.
A continuación se planteará cuáles son las características de una empresa moderna para así
alcanzar su máximo potencial como administrador de tal:
Estar orientada al conocimiento, "fabricar conocimiento", por esta razón se dice que este es el
siglo del conocimiento y quien lo posea será el dueño del juego.
Para ello, deberá:
Disponer de personal altamente calificado, que se caracterice por tener habilidades proactivas,
adaptabilidad y flexibilidad.
Desarrollar el potencial creativo e innovador del personal, para que sean capaces de gestionar
proyectos y no solo cumplir con asignaciones.
Adaptarse al cliente, es decir, proveer de productos y servicios en función de la evolución de los
gustos y los deseos de sus clientes.
Capacidad de crear empresa cada día, en virtud de comprometerse con el cambio, tanto a lo que se
refiere a su relación con los clientes y trabajadores, cambios de tecnología y su manera de
distribución de productos o servicios.
Tener una estructura plana, desaparición de la jerarquía; lo que afianza más la característica
anterior:
Ampliando estos señalamientos, cabe destacar, que hoy más que nunca la gerencia de una empresa
debe estar capacitada de acuerdo a los tópicos modernos que el presente hoy demanda, para ello
no solamente debe prepararse para evaluar sus alcances, repercusiones, sino el adaptarlos de
acuerdo a los requerimientos que los escenarios del presente exigen.
22
¿Cómo son las empresas modernas de hoy en día?
Se debe considerar que las Organizaciones exitosas del siglo XXI promueven los valores
organizacionales, misión y visión, lo que origina trabajadores comprometidos de alta competencia,
pro-activos que antecede la responsabilidad con su empresa y clientes.
Además las organizaciones exitosas cuentan con tecnología de punta que la hace más eficiente y
competitiva. A todo ello se agrega además, la gran responsabilidad de las Universidades,
especialmente de las escuelas de Administración de Negocios, de los Postgrados en ciencias
Administrativas de estar actualizado en los tópicos gerenciales que la gerencia moderna necesita
para ser altamente competitivo y desde luego aval en el crecimiento y desarrollo de la
organización.
3.5. Otros tipos de sociedades
Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué aspecto
nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, además cuentan con
funciones, funcionarios y aspectos disímiles, a continuación se presentan los tipos de
empresas según sus ámbitos.
a. Según la actividad económica que desarrolle
o Del sector primario, básicamente extractivas, que crean la utilidad de los bienes al obtener los
recursos de la naturaleza (agrícolas, ganaderas, pesqueras, mineras, etc.).
o Del sector secundario, que centra su actividad productiva al transformar físicamente unos
bienes en otros más útiles para su uso. En este grupo se encuentran las empresas industriales y
de construcción.
o Del sector terciario (servicios y comercio), con actividades de diversa naturaleza, como
comerciales, transporte, turismo, asesoría, etc.
b. Según la forma jurídica
Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios. Podemos
distinguir:
o Empresas individuales: si solo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a
terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo hasta el monto del
aporte para su constitución, en el caso de las empresas individuales de responsabilidad limitada
o EIRL. Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de
carácter familiar.
o Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro de esta
clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria y la
sociedad de responsabilidad limitada. Las cooperativas u otras organizaciones de economía
social.
c. Según su dimensión
No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa grande o
pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los
principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número de trabajadores,
23
beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita
la magnitud de las empresas de la forma mostrada a continuación:
· Microempresa si posee menos de 10 trabajadores.
· Pequeña empresa: si tiene menos de 50 trabajadores.
· Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.
· Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.
d. Según su ámbito de actuación
En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden distinguir
1. Empresas locales
2. Regionales
3. Nacionales
4. Multinacionales
5. Transnacionales
6. Mundial
e. Según la titularidad del capital
1. Empresa privada: si el capital está en manos de particulares
2. Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado
3. Empresa mixta: si la propiedad es compartida
4. Empresa de autogestión: si el capital está en manos de los trabajadores
f. Según la cuota de mercado que poseen las empresas
1. Empresa aspirante: aquélla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota frente al líder y
demás empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos que se plantee, actuará de una
forma u otra en su planificación estratégica.
2. Empresa especialista: aquélla que responde a necesidades muy concretas, dentro de un
segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los competidores y en el que pueda actuar
casi en condiciones de monopolio. Este segmento debe tener un tamaño lo suficientemente grande
como para que sea rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas líderes.
3. Empresa líder: aquélla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones, publicidad, etc.,
siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el mercado.
4. Empresa seguidora: aquélla que no dispone de una cuota suficientemente grande como para
inquietar a la empresa líder.
3.6. Procedimiento y requisitos para la constitución de una empresa
24
25
3.7. El entorno empresaria
El entorno empresarial o marco externo es el área que rodea a la empresa en el que desarrolla
su actividad. De este modo, la empresa puede considerarse como un sistema abierto al medio en
el que se desenvuelve, en el que influye y recibe influencias.
El entorno de la empresa
El entorno es el conjunto de factores que rodean a la empresa, unas
circunstancias que pueden afectar a su desarrollo y funcionamiento de forma compleja, ya que
tanto pueden suponer ventajas como representar amenazas para la misma.
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El entorno actual se caracteriza por:
 Cambios muy rápidos.
 Globalización.
 Importancia de las TIC -Tecnologías de la Información y la Comunicación-.
 Creación de grandes grupos empresariales -oligopolios.
 Y otros cambios sociales: incorporación de la mujer al trabajo, inmigración,
etcétera.
En este entorno, las empresas han de definir su estrategia, es decir, el plan de
actuación para adaptarse y poder competir en dicho entorno. Como veremos a
continuación podemos dividir los factores relacionados con el entorno
en generales y específicos.
El entorno general
El entorno genérico de la empresa, o macro entorno, se refiere a todos aquellos
factores externos a la misma que pueden tener una influencia sobre
sus resultados. Estos aspectos son incontrolables, ya que son factores que
influyen en todas las empresas, por lo que tienen que estar presentes a la hora
de desarrollar su estrategia empresarial.
La incertidumbre del entorno es uno de los principales problemas para la
empresa por su complejidad y su dinamismo. Podemos dividirla en cuatro grupos
de variables:
 Político - legales: Legislación antimonopolio, Leyes de protección del
medioambiente, Políticas impositivas, Regulación del comercio exterior,
Regulación sobre el empleo, Promoción de la actividad empresarial,
Estabilidad gubernamental.
 Económicos: Ciclo económico, Evolución del PNB, Tipos de interés, Oferta
monetaria, Evolución de los precios, Tasa de desempleo, Ingreso
disponible, Disponibilidad y distribución de los recursos, Nivel de desarrollo.
 Socio-culturales: Evoluc ión demográfica, Distribución de la renta,
Movilidad social, Cambios en el estilo de vida, Actitud consumista, Nivel
educativo, Patrones culturales.
 Tecnológicos: Gasto público en investigación, Preocupación
gubernamental y de industria por la tecnología, Grado de obsolescencia,
Madurezde las tecnologías convencionales, Desarrollo de
nuevos productos, Velocidad de transmisión de la tecnología.
 Medioambientales: Incidencia en el medio ambiente,
beneficios y perjuicios para el entorno
ambiental inmediato y la biosfera.
 Históricos: Revolución histórica, conocimiento del ser humano, ser nacional, ur
 Religiosos: luchas religiosas, autoridad religiosa, alta influencia, pretensión
universal de la verdad.
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3.8. Las fuerzas del cambio de una organización
28
3.9. Características de las empresas exitosas de hoy
Las tres principales características de las empresas innovadoras son:
Las empresas exitosas, si bien pueden diferir en cuanto a los productos y servicios
que ofrecen, a menudo comparten características que las ayudan a tener éxito. Los
propietarios de pequeñas empresas pueden emular estas características para
ayudar a construir una base sólida para su empresa y garantizar su éxito futuro.
Así como los atletas comparten características comunes, lo mismo puede decirse
de los empresarios. En muchos casos, estas características son las que distinguen a
los soñadores de los que están viviendo sus sueños reales.
Determinación y ambición
Para tener éxito, primero hay que tener la determinación para alcanzarlo, así como
la ambición de trabajar por ello. El mundo está lleno de empresarios que nunca
llegan más allá de las etapas iniciales de sus ideas. Tienen la determinación, pero
cuando se trata de la parte de la ambición de ver su idea llegar a buen término,
pierden voluntad. Determinación y ambición, si se combinan juntos, pueden ayudar a
los propietarios de pequeñas empresas a través de los períodos difíciles al iniciar y
administrar una empresa. Estos dos ingredientes claves son vitales para el éxito en
cualquier industria y muy a menudo, son los dos ingredientes que separan a las
empresas innovadoras y exitosas del resto de la manada.
Enfoque en el cliente
El viejo adagio de "el cliente siempre tiene la razón" es la clave de las empresas
innovadoras y exitosas. No sólo estas empresas hacen todo lo posible para
asegurarse de que sus clientes están satisfechos, sino que también los escuchan.
Se enteran de lo que quieren, lo que necesitan, e innovan para ofrecer a sus
clientes estas soluciones. Con el fin de ser innovador, tienes que tener ideas, y muy
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a menudo, tu base de clientes será la fuente de esta inspiración. Al final del día, el
cliente y sus necesidades deben ser el foco de tu empresa, no la venta en sí.
La diversidad y la capacidad de descubrir nuevas tendencias
Las empresas innovadoras están siempre cambiando, probando nuevas ideas y
ofreciendo nuevos servicios y productos. Cada producto puede no ser un éxito,
pero se adaptan constantemente al mercado y aprenden la mejor manera de servir
al cliente. La capacidad de descubrir tendencias y la diversidad son características
importantes de una empresa innovadora. Una vez más, la orientación al cliente
entra en juego en esta característica. Comprender al mercado, escuchar lo que
quiere, y ser lo suficientemente seguro como para arriesgarse a diversificar o
cambiar, pueden hacer que una empresa permanezca en la cima.
Otras características importantes
Además de las tres principales características de las empresas innovadoras, las
demás no deben ser olvidadas. Tener una fuerza de trabajo fuerte que se sienta
como verdadera parte de la empresa es una parte esencial de la gestión de una
empresa sana. Además, otras características importantes incluyen tener la
suficiente confianza para tomar riesgos, saber cuándo hay que retirarse de algunas
áreas que pueden no estar a la altura de las expectativas y permanecer informado
sobre todas las últimas variables que inciden en el mercado.
3.10. La integración personal
Conceptos y principios de la integración
Otro concepto.
Consiste en obtener el capital recursos humanos y materiales para uso de la
empresa .la integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los
elementos humanos y materiales, selección entretenimiento y compensación del
personal.
Los principios de la integración de personas:
 Adecuación de hombres y funciones.
 Provisión de elementos administrativos.
 Importancia de la introducción adecuada.
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Adecuación de hombres y funciones:
Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo
social, deben buscarse siempre bajo criterio que reúnan los requisitos mínimos para
desempeñarla adecuadamente.
Debe procurarse adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los
hombres.
Puede ocurrir, que los altos niveles administrativos, si exista cierta adaptación de
la función al hombre, ya que por ejemplo: un gerente tiene muchas posibilidades, y
dependerá de su personal capacidad, iniciativa, etc. El hacer el puesto más
importante, ya que en cierto modo, la empresa será toda ella como sea su jefe
supremo.
Provisión de elementos administrativos.
Debe proveerse a cada miembro de un organismo social, de los elementos
administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a
las obligaciones de su puesto.
Por ejemplo:
Un trabajador debe conocer con precisión su puesto, para que desarrolle
adecuadamente.
Importancia de la inducción adecuada.
El momento en que los elementos humanos se integran a una empresa tiene mucha
importancia y, por lo mismo, debe ser vigilado con especial cuidado.
Podrá decirse que una empresa debe considerarse como una articulación social de
los hombres que la forman: desde el gerente, hasta el último mozo.
Principios de la integración de las cosas.
 Carácter administrativo.
 Abastecimiento oportuno
 Instalación y mantenimiento.
 Delegación y control.
Ya hemos señalado anteriormente que la integración de " las cosas" se estudia en
todo detalle dentro de las materias de producción, ventas finanzas, etc. Con todo
señalaremos aquí las nociones fundamentales al respecto.
Si la integración, como todas las demás partes de la administración, ha de ser
técnica, requiere fundarse en principios generales que sirvan de base a
las políticas en ese campo, y al mismo tiempo ,usar de reglas para poner
en acción eficazmente las técnicas respectivas.
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Técnicas para la integración del personal
 Asignación de salarios. Lograr que todos los trabajadores sean justa y
equitativamente compensados mediante sistemas de remuneración racional
del trabajo y de acuerdo al esfuerzo, eficiencia, responsabilidad y condiciones de
trabajo a cada puesto.
 Asignación de funciones. Asignar oficialmente a cada trabajador un puesto clara y
precisamente definido en cuanto a sus
responsabilidades, obligaciones, operaciones y condiciones de trabajo.
 Determinación de salarios. Asignar valores monetarios a los puestos, en tal forma
que sean justos y equitativos con relación a otras posiciones de la organización y a
puestos similares en el mercado de trabajo.
 Calificación de méritos. Evaluar, mediante los medios más objetivos, la actuación de
cada trabajador ante las obligaciones y responsabilidades de su puesto.
 Incentivos y premios. proveer incentivos monetarios a los sueldos básicos para
motivar la iniciativa y el mejor logro de los objetivos.
 Control de asistencia. establecer horarios de trabajo y periodos de ausencia con y
sin percepción de sueldo, que sean justo tanto para los empleados como para
organización, así como sistemas eficientes que permitan su control.
Carácter administrativo.
Parece ante todo, que estudiar sistemas de producción ventas, finanzas, etc., es
problema técnico más no administrativo. Así para la producción, parece más
adecuado un ingeniero, que un administrador; para las finanzas, un contador
especializado en estados financieros, etc.
En estas funciones técnicas, se encuentran elementos esencialmente
administrativos, porque miran " a la coordinación de los elementos técnicos entres
y con las personas."
Abastecimiento oportuno.
"Representando todos los elementos materiales una inversión debe disponerse en
cada momento de los precisamente necesarios dentro de los márgenes fijados por
la planeación y organización, en forma tal que ni falten en determinado momento
restando eficiencia ni sobre innecesariamente recargando costos y disminuyendo
las utilidades".
Instalación y mantenimiento
"Supuesto que la instalación y mantenimiento de los elementos materiales
representan costos necesarios, pero también supone momentos directamente
improductivos debe planearse con máximo cuidado la forma sistemática de
conducir estás actividades, en forma tal que esa improductividad se reduzca al
mínimo."
Por ejemplo:
La instalación de maquinaria, cuando se prolonga innecesariamente, por falta de una
adecuada planeación, tiene como consecuencia el aumento de costo y el periodo
improductivo.
Otro ejemplo:
32
Cuando el mantenimiento no se realiza por un sistema" preventivo" *ocasiona
interrupciones en la producción con resultados costosos.
Delegación y control
Si toda administración supone delegación* en materia de integración de cosas , con
mayor razón debe delegar la gerencia general dentro de un sistema estable la
responsabilidad por todos los detalles, estableciendo al mismo tiempo sistema de
control que la mantengan
Permanentemente informada de los resultados generales.
La centralización en materias técnicas es quizá la más peligrosa de todas las
centralizaciones porque:
 Técnicamente es difícil que un hombre conozca de todo
 Supone problemas de detalles. y es imposible controlar detalles
con eficacia cuando su número y calidad son diversos.
 A toda delegación debe corresponder un sistema fijo y estable de control, para
mantener informado al delegante de los resultados.
Reclutamiento de personal
Reglas y técnicas de la integración de personas.
Para tratarse de un campo eminentemente "factual" , creemos que resulta más
claro y objetivo presentar conjuntamente as reglas que presiden en el proceso de
integración y las técnicas que ayudan a lograrlas.
Se ha dicho que la integración hace, de personas totalmente extrañas a la empresa,
miembros debidamente articulados en su jerarquía. Para ello se requiere cuatro
pasos:
 Reclutamiento
 Selección.
 Introducción
 Desarrollo
 Integración de cosas.
 Reclutamiento.
Tiene por objeto hacer de personas extrañas a la empresa tiene por objetos de
personas extrañas de la empresa, candidatos a ocupar un puesto dentro de ella. Se
distinguen dos aspectos: las fuentes de abastecimiento y lo medios
de reclutamiento.
Fuentes usuales de abastecimiento:
 El sindicato
 Las escuelas
 Las agencias de colocaciones.
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 Y el personal recomendados por los actuales trabajadores.
 La puerta de la calle.
Medios de reclutamiento:
 Requisición al sindicato
 La solicitud escrita.
 El empleo de prensa, radio, televisión etc.
Selección de personal
Tiene por objeto escoger, entre los distintos candidatos, aquellos que para
puesto concreto sean los más aptos, de acuerdo con el principio enunciado antes.
Se le ha comparado en una serie de cribas que bajo, el criterio de requerimientos
del puesto vayan desechando a los candidatos inadecuados por diversos conceptos,
hasta dejar el apropiado.
Aunque los medios usados y el orden en que se emplean suelen variar mucho, para
acomodarse a las necesidades y condiciones de cada empresa, los más usados, y el
orden generalmente seguidos son:
 La hoja de solicitud de empleo.
 La entrevista
 Las pruebas psicotécnicas y / o prácticas.
 Las encuestas.
 Personalidad del trabajador-
 Perfil del trabajador
 El examen médico.
PERSONALIDAD DEL TRABAJADOR
El individuo cuando se incorpora al trabajo manifiesta
su comportamiento, conducta de acuerdo a la personalidad que ha venido formando
en el tránsito de su existencia y al actuar con otros individuos aflora sus
principales atributos, rasgos que lo identifican y que un buen gerente, no puede
ignorar, es decir, la empresa debe tomarlos muy en cuenta en beneficio de todos.
Al respecto, nos recuerda Mayra Jaramillo, se considere, que cada individuo tiene
una manera particular de actuar y pensar, de esta misma manera lo hace en el
trabajo y en el hogar, basándose en los principios impuestos por la sociedad.
Justamente, a través del tiempo, han surgidos estudios y herramientas con la
finalidad de investigar las diferentes maneras de comportamiento y conducta de
los seres humanos, englobarlos en factores comunes entre ellos, de tal forma
desarrollar puntos débiles en éstos, que permitan mejorar la comunicación de cada
uno de nosotros con las demás personas.
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CAPÍTULO IV: LA PLANEACIÓN
4. PLANEACIÓN
Planeación, en el sentido más universal implica tener uno o varios objetivos a
realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente.
El proceso de planeación, que en muchos países se utiliza como sinónimo de
planificación, consiste básicamente en tomar decisiones por adelantado.
El proceso de planeación es equivalente al proceso de Toma de decisiones.
Por ejemplo, cuando por la mañana planeamos nuestro día y elegimos qué medio
de transporte utilizaremos para ir al trabajo, estamos anticipando la decisión
que de no haberlo planeado igual hubiéramos tenido que tomar. Estas acciones no
se limitan a la organización temporal de conductas motoras sino también a la
planificación de pensamientos para realizar lo conducente. No es
necesario ejecutar ninguna conducta motora y podemos evocar la información
almacenada tanto en la memoria semántica como en la memoria episódica o la
memoria perceptiva.
4.1. Objetivos
El objetivo principal de una empresa es fincar el desarrollo sostenible mediante
el análisis del ambiente competitivo en el que opera con el fin de encontrar los
espacios en los que se desempeñe mejor que sus competidores. La planeación
estructural debe permitir que los recursos económicos y tecnológicos sean
designados en relación directa con las funciones que generan mayor valor
agregado con respecto a la estrategia del negocio.
Dirigir una empresa sin planeación equivale a concluir un avión son controles que
permitan saber altitud, presión, velocidad de crucero y comportamiento de los
motores, lo que implicaría llegar correcta y oportunamente a destino. Sin
embargo muchas empresas pequeñas y algunas medianas no se deciden a invertir
tiempo y dinero en la planeación, sino que se dejan llevar por la inercia de las
fuerzas externas y su conocimiento empírico de la operación y comercialización,
sin tomar en cuenta que la función de la planeación es reducir la
incertidumbre, el riesgo y los efectos del cambio, y que el costo de la planeación
se convierte en inversión y utilidades en el corto o mediano plazo.
Una vez establecida, la planeación genera el compromiso de los miembros
para conducirse por el sendero marcado por ella, lo cual le da unidad de
dirección a toda la organización. La planeación consume una parte de los
recursos, pero también permite asignar estos a los factores generadores
de mayor valor agregado; esto es, dirigirlos a donde son más rentables y se
puede incrementar, por conducto de la operación, el valor de la empresa, sus
utilidades, etc.
La planeación desde un punto de vista estratégica, define los objetivos de acción,
establece las grandes políticas, los planes específicos de las áreas y
35
los indicadores de desempeño denominados estándares, que permitirán comparar
mediante controles, los resultados. Los estándares son fijos, mientras que los
resultados suelen variar, pero sin ellos no es posible medir ni controlar el
desempeño de la empresa. Si bien el control constituye la última fase del proceso
administrativo, los estándares de desempeño deben quedar establecidos desde la
planeación. Es por ello que algunos autores consideran que la planeación es
importante porque los planes de la empresa permiten realizar convenios con
proveedores y clientes, e incluso son la base para las políticas salariales y
para inversiones en equipos, instalaciones, etc. De ahí que un error de
planeación puede ocasionar problemas financieros y hasta el cierre de la empresa.
4.2. ¿Qué es planeación?
A. ¿Cuál es la definición de planeación?
Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los
resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras
y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede
lograr a través de la planeación. Carecer de estos fundamentos implica
graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por
demás fortuita e improvisada.
Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso
administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más
adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación
establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y
los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con
anterioridad. Antes de emitir una definición de la planeación, se analizarán algunas
emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos
comunes a dicho concepto:
"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su
realización". A. Reyes Ponce.
"Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los
pasos necesarios para alcanzarlos a través
de técnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale.
"Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de
suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades
propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados
esperados" George R. Terry.
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"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se
define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes
y programas" J. A. Fernández Arenas.
"La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas,
procedimientos y métodos para lograrlos" L. J. Kazmier.
"Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes,
procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para
adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt K. Scanlan.
"Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos
cursos de acción, a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie.
"Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro,
generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes
alternativas en el curso de las acciones y decidir cuál de ellas es la mejor" Robert
N. Anthony.
Elementos del concepto:
* Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados.
* Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar diversos caminos,
formas de acción y estrategias, para conseguir los objetivos.
* Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la
decisión más adecuada.
* Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos
inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Con los elementos es posible definir a la planeación como:
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos,
con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de
realizarse en un futuro.
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B. ¿Cuál es la naturaleza de la planeación?
Es posible resaltar la naturaleza esencial de la planeación al examinar sus cuatro
aspectos principales:
La contribución de la planeación a los propósitos y objetivos
Cada plan y todos sus planes de apoyo deberán contribuir al logro del propósito y
los objetivos de la empresa. Este principio se deduce de la naturaleza de la
empresa organizada, que existe para el logro del propósito de grupo mediante la
cooperación deliberada.
Primacía de la planeación
Ya que las operaciones administrativas en la organización, integración de personal,
dirección y control están diseñadas para apoyar el logro de los objetivos de la
empresa, la planeación lógicamente antecede a la ejecución de todas las demás
funciones administrativas.
Aunque en la práctica todas las funciones se combinan como un sistema de acción,
la planeación es única en el sentido de que implica establecer los objetivos
necesarios para todo el esfuerzo de grupo. Además, un gerente debe planear con el
fin de saber qué tipo de relaciones de organización y aptitudes personales se
necesitan, junto con los cursos que los subordinados seguirán y que tipo de control
deberá aplicarse. Y, por supuesto, todas las demás funciones administrativas deben
planearse para que sean eficaces.
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La planeación y el control son inseparables, son los gemelos idénticos de la
administración. Cualquier intento de controlar sin planes carece de sentido, ya que
no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección correcta (resultado
de la tarea de control), a no ser que primero sepan a dónde quieren ir (parte de la
tarea de planificación). Así, los planes proporcionan los estándares de control.
Generalización de la planeación
La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el alcance
de la planeación varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las
políticas y planes establecidos por los superiores. Si a los gerentes no se les
permite cierto grado de libertad o discreción y responsabilidad en la planeación, no
serán verdaderos ejecutivos.
Si se reconoce la generalización de la planeación, es más fácil comprender por qué
algunas personas hacen una distinción entre la elaboración de políticas (el
establecimiento de normas para la toma de decisiones) y la administración, o entre
el "gerente" y el "administrador" o "supervisor". Un gerente debido a su autoridad
o posición en la organización, puede hacer más, planeación que otro o una planeación
más importante, o bien, la planeación de uno puede ser más básica y aplicable a una
porción más grande de la empresa que la de otro. Sin embargo, todos los gerentes
(desde presidentes hasta supervisores de primer nivel) hacen planes. Hasta el jefe
de una cuadrilla de trabajadores de carretera o de un grupo de obreros en una
fábrica planea en un área limitada bajo reglas y procedimientos bastante estrictos.
Es interesante observar que en los estudios de satisfacciones laborales, un factor
principal del éxito de los supervisores en el nivel inferior de la organización era el
grado de su habilidad para planear.
Aunque todos los gerentes planean, el programa de trabajo para los supervisores
de primera línea difiere del plan estratégico desarrollado por los gerentes de alta
dirección.
Roger Smith, el presidente de la General Motors planeó la gran estrategia de
producir automóviles pequeños en Japón y en Corea. Aunque los ejecutivos de alto
nivel planean la dirección general de una organización, los gerentes a todos los
niveles deben preparar sus planes para que contribuyan a los propósitos generales
de la organización.
C. ¿Cuál es la importancia de la planeación?
La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente
constantemente, éste puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar estos
cambios.
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Razones por las cuales es importante la planeación
 Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional
de los recursos.
 Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no
los elimina.
 Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con
las mayores garantías de éxito.
 Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de
lograr y mejorar las cosas.
 Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
 Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas
o empirismo.
 Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
 Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
 Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
 Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
 Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través
de las cuales operará la empresa.
 Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador
magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
 Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión
D. ¿Cuáles son las características de la planeación?
Las características más importantes de la planeación se muestran en el siguiente
esquema:
1. La planeación es un proceso permanente y continúo: no se agota en ningún plan
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de acción, si no que se realiza continuamente en la empresa. En algunos autores, la
planeación es más una actitud de mentalidad orientada hacia el futuro que un
conjunto de planes y programas de acción.
2. La planeación esta siempre orientada hacia el futuro: la planeación se halla
ligada a la previsión, aunque no debe confundirse con esta. En el fondo, la
planeación es una relación entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello,
el aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra implícito en el concepto de
planeación. Dado que el pasado ya no es y el presente deja de ser, la planeación
debe preocuparse por el futuro.
3. La planeación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer
esquemas para l futuro, la planeación funciona como un medio orientador del
proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre
inherente en cualquier toma de decisión. En cierto sentido, la planeación limita las
alternativas de decisión y reduce gran parte de la libertad para decidir, pero en
compensación infunde mayor dosis de seguridad y consistencia en las elecciones
realizadas.
4. La planeación busca seleccionar un curso de acción entre varias
alternativas: la planeación constituye un curso de acción escogida entre varias
alternativas de caminos potenciales. Cuando se selecciona un curso de acción que
prosigue en el tiempo, se dejan a un lado todas las alternativas que fueron
rechazadas por algún motivo o razón. Aunque el curso de acción seleccionado puede
tener duración corto, mediano o largo plazo y amplitud desde la empresa como
totalidad hasta determinada unidad de trabajo- muy variable, su elección debe
estar siempre en función de las consecuencias futuras y de las posibilidades de
ejecución y realización.
5. La planeación es sistémica: la planeación debe tener en cuenta el sistema y los
subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad (si la
planeación se elaboró en el nivel organizacional) o una unidad como totalidad (si se
elaboró en el nivel de ejecución). Esto significa que la planeación debe tener en
cuenta la totalidad de la empresa, el órgano o la unidad para la cual se elaboró, sin
omitir las relaciones externas e internas.
6. La planeación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un
proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. Dado que la
planeación se proyecta hacia el futuro, debe ser suficientemente flexible para
aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya ejecutando. La planeación
debe ser iterativa, pues supone avances y retrocesos, alteraciones y
modificaciones, en función de los eventos e inesperados que ocurran en los
ambientes interno externo de la empresa o de la unidad.
7. La planeación es una técnica cíclica: la planeación se convierte en realidad a
medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la plantación permite
condiciones de evaluación y medición para establecer nueva plantación con
información perspectivas más seguras y correctas. Así mismo, reduce la
incertidumbre y aumenta la información.
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8. La planeación es una función administrativa que interactúa con las
demás: está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección
y control -, sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y
en todos los niveles de la organización.
9. La planeación es una técnica de coordinación e integración: permite la
coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos
previos. Dado que la eficacia se haya ligado al logro de los objetivos deseados, es
necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de los distintos
órganos o unidades para conseguir los objetivos finales. La planeación permite esa
coordinación e integración.
10. La planeación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las
mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa,
definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el
futuro
E. ¿Cuáles son las ventajas de la planeación?
 Requiere actividades con orden y propósito:
Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se
destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeación
distingue entre la acción y el logro.
 Señala la necesidad de cambios futuros:
La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los
campos clave para posible participación. Capacita al gerente a evitar la entropía o
tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver
las cosas como podrían ser, no como son.
 Contesta a las preguntas "y qué paso sí…":
Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una
complejidad de variables que afectan a la acción que desea emprender.
 Proporciona una base para el control:
Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y
se fijan la terminación de cada actividad y las normas de desempeño, estas sirven
de base de control.
 Ayuda al gerente a obtener status:
La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a dirección confiada y
agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se
diluyan o se anulen sus esfuerzos.
F. ¿Cuáles son las desventajas de la planeación?
 La planeación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos
futuros.
 La planeación cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeación
excede a su contribución real
 La planeación tiene barreras psicológicas: Una barrera usual es que las personas
tienen más en cuenta el presente que el futuro.
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 La planeación ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeación obliga a los
gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.
 La planeación demora las acciones: Las emergencias y apariciones súbitas de
situaciones desusadas demandan decisiones al momento.
 La planeación tiene limitado valor práctico: Algunos afirman que la planeación no
sólo es demasiado teórica, sino que son más prácticos otros medios.
G. El tiempo y la planeación.
La planeación incluye el uso de políticas y procedimientos, puesto que éstos ayudan
a efectuar el trabajo que se pretende. Aunque en la planeación interviene en
muchas ocasiones la vida afectiva del individuo, es importante mantener
en equilibrio los diversos planes de una empresa.
El tiempo es un integrante esencial de un plan. Determinar lo que debe hacerse
implica decidir cuándo y dentro de qué límites de tiempo deben efectuarse las
actividades. El curso completo de acción puede determinarse por la necesidad de
llevar a cabo un trabajo en un plazo definido. Al hablar de tiempo en la planeación,
tampoco debemos olvidar que ésta se divide en a corto, mediano y largo plazo. La
diferencia entre ellas es la siguiente:
 La planeación a corto plazo generalmente es de un año.
 La planeación a mediano plazo es de uno a tres años.
 La planeación a largo plazo es de más de tres años.
La planeación efectiva a largo plazo no es un trabajo fácil. El desafío está en lograr
una relación factible entre el producto y el plan de mercadeo, y en expresarlo en
términos económicos, de tal manera que las decisiones puedan ser hechas con una
visión hacia el futuro, satisfaciendo los objetivos financieros. Normalmente, en el
proceso de planeación, los objetivos financieros deben transmitirse de arriba hacia
abajo. En este proceso podemos distinguir los siguientes pasos fundamentales:
La compañía debe definir sus metas y sus objetivos básicos, debe existir un
análisis detallado de los puntos fuertes y las debilidades de la empresa, debe
existir, asimismo, un análisis detallado de los puntos fuertes y las debilidades de
la competencia, el medio ambiente en el que trabaja la compañía debe ser
analizado; es importante, también, considerar a la población, la situación política, el
potencial económico, la mano de obra, etc., el plan debe ser lo bastante extenso
como para cubrir todas las fases de la actividad de la empresa e interrelacionarlas
entre sí.
El plan debe ser desarrollado hasta el detalle mínimo, para que sirva como patrón
de muestra en la toma de decisiones en todas las áreas directivas, y por ultimo
deben tomarse medidas para permitir revisiones periódicas del plan y ponerlo al día
según la situación de la empresa frente a cambios y fluctuaciones económicas.
Como se ve, la planeación es un proceso continuo consistente en muchos pasos
individuales que conducen a decisiones saber: que hacer, cuándo, quién lo hará y la
mejor forma de hacerlo. Este proceso debe ser dinámico y de acuerdo con el
funcionamiento de la compañía y los cambios externos, de tal forma que los planes
y decisiones se mantengan constantemente actualizados.
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La necesidad de planear las organizaciones es tan obvia y tan grande que es difícil
encontrar a alguien que no esté de acuerdo con ella, pero es aún más difícil
procurar que tal planeación sea útil, porque es una de las actividades más arduas y
complejas que confronta el hombre, no hacerla bien no es ningún pecado, pero si lo
es contentarse con hacerla menos que bien.
Es por eso que una actividad tan compleja como la planeación se compone de las
siguientes partes según Rusell L. Ackoff:
H. ¿Cuáles son los principios de la planeación?
Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de
los elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula para
que sirva de guía a la acción.
Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a
todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para
ajustarlos a las circunstancias individuales.
 Principio de la universalidad.
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo,
personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea
suficiente.
 Principio de racionalidad.
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben
contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios
para lograrlos.
 El principio de la precisión.
"Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor
precisión posible, porque van a regir acciones concretas." Cuando carecemos de
44
planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una
aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que
coordinemos serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habrá
algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes,
será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la
adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden
calcularse las adaptaciones futuras.
 El principio de la flexibilidad.
"Dentro de la precisión –establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar
margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible,
ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión." Este principio
podrá parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es.
Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no
puede cambiarse de ningún modo. Flexible, es lo que tiene una dirección básica,
pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a
su dirección inicial. Así una espada de acero es flexible, porque doblándose son
romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona. Todo plan
preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan
ocurrir:
Ya sea fijando máximos y mínimos como una tendencia central entre ellos, como lo
más normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitución para las
circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su rápida
revisión.
 El principio de la unidad.
"Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para
cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo
coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan
general". Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función, habrá
contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los
departamentos básicos: Producción, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc.,
deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las
normas de acción aplicables. De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos
cooperen en su formación. Si el plan es principio de orden requiere la unidad de fin,
es indiscutible que los planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar
finalmente uno sólo.
 El principio de factibilidad.
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado
ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe
adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio
ambiente.
 El principio de compromiso.
La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir,
mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados
45
en una decisión. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más
conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el
futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las
tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.
 Principio de factor limitante.
En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente
habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el
alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la
importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre
diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.
 Principio de inherencia.
La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la
administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos,
fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y
otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.
I. ¿CUÁL ES EL PROCESO DE PLANEACIÓN?
2.1. ¿Cuáles son los tipos de planes?
Una vez definida la planeación, necesitamos conocer el "que" de las actividades, es
decir, "que se va hacer". Conocido lo anterior seguirá "como se va hacer",
posteriormente "en dónde se va a hacer" y, por último, "cuando se va a hacer".
El hecho de que algunos gerentes no reconozcan que hay diferentes tipos de planes
a menudo ha causado dificultades para hacer eficaz la planeación. Es fácil ver que
un programa principal, como el de construir y equipar una nueva fábrica, es un plan.
Pero otros cursos de acción futura también son planes. Al tener presente que un
plan abarca cualquier curso de acción futura, puede verse que los planes son
variados.
Aquí se les clasifica como:
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Propósitos o misiones:
Cada tipo de operación organizada tiene (o al menos debería tener para ser
significativa) propósitos o misiones. En todo sistema social, las empresas tienen una
función o tarea fundamental que la sociedad les asigna. El propósito de un negocio
generalmente es la producción y distribución de bienes y servicios. El propósito de
un departamento de carretas estatales es el diseño, construcción y operación de
un sistema de carreteras estatales.
En otras palabras, los propósitos son los fines esenciales o directrices que definen
la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social, así como las
aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semipermanente, un grupo social. Los propósitos proporcionan las
pautas para el diseño de un plan estratégico. Se expresan genéricamente y su
determinación es una función reservada a los altos funcionarios de la empresa; se
establecen en forma paralela al inicio de la misma y no indican una limitante de
duración en el futuro.
La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la
empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido
a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo social. Toda
organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un
plan. Los propósitos son parte de la acción inicial de un organismo social; las cuatro
características que se presentan en el siguiente cuadro lo diferencian de los
objetivos:
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Características que diferencian a los propósitos de los objetivos
 Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás
elementos.
 Son genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos;
permanentes.
 Permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.
 Son semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado
La importancia de los propósitos es la siguiente: Sirven de cimiento para los demás
elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes, permiten
orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de acción que deben
seguir al formular los planes e identificar a la empresa ante el personal y la
sociedad.
Objetivos:
Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad.
Representan no sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual
se dirigen la organización, integración de personal, dirección y control. Aunque los
objetivos de la empresa constituyen su plan básico, un departamento también
puede tener sus propios objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de metas
pueden ser completamente diferentes.
Un objetivo administrativo es la meta que se persigue que prescribe un ámbito
definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta
definición incluye cuatro conceptos:
1. Meta,
2. Ámbito
3. Carácter definitivo y
4. Dirección.
Desde el punto de vista del gerente, la mira que va a perseguirse debe ser
identificada en términos claros y precisos. No se habrá de confundir una meta con
el área general de las actividades deseadas él hacerlo así pone el énfasis en los
medios, no en la mira. El ámbito de la meta que se persigue está incluido en la
declaración de los límites o restricciones prescritos que deberán observarse.
Así mismo, un objetivo connota un carácter definitivo. Los propósitos declarados
en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo
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porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es
confusión y disturbio.
Por último, la dirección está indicada por el objetivo. Muestra los resultados que se
deben buscar y aparta estos resultados de los muchos objetivos posibles que de
otra forma podrían buscarse. Esta dirección proporciona los cimientos para los
planes estratégicos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos.
Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la
administración y sofocar las operaciones en cualquier organización. Una sugerencia
provechosa para todo gerente es concentrarse periódicamente y reiterar los
objetivos buscados y luego determinar si la acción que en la actualidad se sigue
está en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal práctica ayuda a
minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la administración y sus
subordinados para saber cuáles son sus objetivos actuales, identificándolos tanto
para ellos como para sus asociados, poniéndolos al día, y usándolos con eficacia en
su trabajo administrativo.
Tipos y clasificación de objetivos
En toda organización hay muchos objetivos, pero algunos objetivos comunes a todas
las organizaciones incluyen los que siguen:
1. Proporcionar buenos productos y
servicios,
2. Estar adelante de la competencia,
Crecer,
4. Aumentar las utilidades aumentando las
ventas y/o disminuyendo los costos,
5. Proporcionar bienestar y desarrollo a
los empleados,
6.Mantener operaciones
y estructura organizacional
satisfactoria,
7. Ser un ciudadano empresarial
socialmente responsable,
8. Desarrollar el comercio internacional
Estas categorías, a su vez, pueden sugerir áreas clave específicas para las cuales
son capaces de derivarse subobjetivos, evaluando el grado de su realización. Por
ejemplo, los gerentes del General Electric Company identifican ocho áreas que son
vitales en el mantenimiento y progreso de liderazgo, fuerza y habilidad competitiva
de su compañía.
Estas áreas clave de resultado son:
1. Rentabilidad,
2. Posición en el mercado,
3. Productividad,
4. Liderazgo del producto,
5. Desarrollo del personal,
6. Actitudes de los empleados,
7. Responsabilidad pública,
8. Equilibrio entre los planes a corto y a largo plazos.
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Establecer metas para cada una de estas áreas, llevarlas a cabo y evaluar los
resultados logrados son partes importantes de los esfuerzos administrativos de la
compañía.
Objetivos a corto, mediano y largo plazo
Las metas a corto plazo por lo general se extienden a un año o menos. La meta de la
compañía de alcanzar $3 millones de ventas brutas para el año de 1982 y un
objetivo personal de vender tres nuevos contratos en el mes de marzo son
ejemplos de objetivos a corto plazo. Las metas a mediano plazo por lo general
cubren períodos de uno a cinco años, y los objetivos a largo plazo se extienden más
allá de los cinco años. Crecer a ocho oficinas regionales de 1982 a 1986 es un
objetivo a mediano plazo, en tanto que buscar establecerse en 10 países
extranjeros para el año 2000 es un objetivo a largo plazo.
Clasificación de metas
La administración por objetivos también puede dividirse en cuatro clasificaciones:
1. Las metas primarias por lo general están relacionadas con una compañía, no con
un individuo. Proporcionar bienes y servicios para el mercado realizando una
utilidad es ejemplo de un objetivo primario. Al proveer tales bienes y servicios, se
les ofrece a los consumidores lo que desean, y se pueden dar recompensas a los
miembros participantes de la compañía.
La meta primaria de un fabricante de colchones es proporcionar una línea de
colchones que se consideren deseables en el mercado; la meta primaria de un
departamento de este fabricante es producir determinado número de partes para
los colchones diaria o semanalmente. En esta forma puede seguirse la pista de las
metas primarias al nivel de asignación de trabajo ejecutada, en las metas
individuales alcanzadas por el empleado individual.
2. Los objetivos secundarios ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican
las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economía en el
desempeño del trabajo de los miembros organizacionales. Los objetivos que se
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refieren a análisis, consejo e interpretación son ilustrativos. Su contribución es
indirecta porque apoyan las metas dirigidas por los objetivos primarios.
Los objetivos secundarios, igual que los primarios son de naturaleza impersonal. Por
ejemplo, la determinación de desarrollar y poner en el mercado un nuevo producto
cada tres años podría ser una meta secundaria que apoyara la meta primaria de
proporcionar bienes y servicios para el mercado realizando una utilidad.
3. Los objetivos individuales, como lo implica su nombre, son los objetivos
personales de los miembros individuales de una organización sobre una base diaria,
semanal, mensual o anual. Dependiendo del punto de vista que se tome, se alcanzan
siendo subordinados a los objetivos primarios o secundarios de la organización o
haciendo que tales objetivos apoyen en forma realista la realización de los
objetivos individuales.
La mayoría de los objetivos individuales son económicos (dinero,
necesidades materiales), psicológicos (status reconocimiento), o recompensas no
econ6micas para el uso de los recursos personales de tiempo, habilidad y esfuerzo.
Las necesidades que un individuo intenta satisfacer trabajando en una organización
en las relaciones entre el incentivo de una organización y las contribuciones
individuales son interdependientes y bastante complejas; se discutirán después con
mayores detalles. Vender tres nuevos contratos al mes durante seis meses y ganar
un viaje de vacaciones o mantener una posición de alto nivel en una compañía a lo
largo de muchos años son ejemplos de objetivos individuales, que existen para todo
individuo particular en una organización.
4. Los objetivos sociales se refieren a las metas de una organización para la
sociedad. Se incluyen el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de
requerimientos establecidos por la comunidad y varias agencias gubernamentales
como OSHA, EEO y EPA, que se refieren a la salud, seguridad, prácticas laborales,
reglamentación de precios y contaminaci6n ambiental. Además se incluyen las
metas orientadas a ampliar el mejoramiento social, físico y cultural de 1a
comunidad. Por ejemplo, una gran firma de construcción en Atlanta contribuye a
numerosas organizaciones con donaciones de sus empleados a sus obras de caridad
favoritas. La mayoría de las firmas comerciales, al realizar sus metas primarias,
también contribuyen con sus respectivas comunidades creando la riqueza
económica necesaria, empleos y apoyo financiero.
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Estrategias
Durante años el ejército usó la palabra "estrategias" para designar los grandes
planes que se hacen a la luz de lo que se cree que un adversario podría hacer o no.
Aunque el término "estrategias" todavía tiene usualmente una con notación
competitiva, los gerentes lo usan cada vez más para señalar áreas amplias de la
operación de una empresa.
Tres definiciones denotan los usos más comunes del término estrategias:
1. Programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos
generales,
2. El programa de objetivos de una organización y sus cambia los recursos usados
para lograr estos objetivos y las políticas que gobiernan la adquisición, uso y
disposición de estos recursos y
3. La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y
la adopción de cursos de acción y asignación de recursos necesarios para lograr
estas metas.
Así, una compañía tiene que decidir en qué tipo de negocios va a estar. ¿Es una
compañía de transporte o una firma ferrocarrilera? ¿Es un fabricaste de
recipientes o de cajas de papel? También tiene que decidir su meta de crecimiento
y la rentabilidad deseada. Una estrategia podría incluir políticas tan importantes
como las de vender directamente en vez de hacerlo mediante distribuidores,
concentrarse en productos patentados o tener una línea completa de automóviles,
como la General Motors lo decidió hace muchos años.
Por lo tanto, el propósito de las estrategias es determinar y transmitir, a través de
un sistema de objetivos y políticas básicos, una imagen acerca de qué tipo de
empresa se desea proyectar. Las estrategias no pretenden describir con exactitud
cómo ha de lograr la empresa sus objetivos, ya que ésta es h tarea de incontables
programas de apoyo mayores y menores. Pero las estrategias ofrecen una
estructura para orientar el pensamiento y la acción. Sin embargo, su utilidad en la
práctica y su importancia para orientar la planeación sí justifican la separación de
las estrategias como un tipo de plan con fines de análisis.
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Políticas
Las políticas también son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o
entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de
decisiones. No todas las políticas son "declaraciones"; a menudo tan sólo se
deducen de las acciones de los gerentes. Por ejemplo, el presidente de una
compañía puede seguir estrictamente (tal vez por conveniencia más que como
política) la práctica de ascensos internos; la práctica puede interpretarse entonces
como política y los subordinados la seguirán cuidadosamente. De hecho, uno de los
problemas de los gerentes es cerciorarse de que los subordinados no interpreten
como política menor las decisiones administrativas que no estén destinadas a servir
de patrones.
Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y
asegurarse de que la decisión sea congruente con un objetivo y contribuya a su
cumplimiento.
Las políticas ayudan a decidir cuestiones antes de que se conviertan en problemas,
hacen innecesario analizar la misma situación cada vez que se presente y unifican
otros planes, con lo cual permiten a los gerentes delegar autoridad y mantener aun
así control sobre lo que hacen sus subordinados. Por ejemplo, una compañía de
ferrocarriles tiene la política de adquirir terrenos industriales para reemplazar
todos los terrenos vendidos a lo largo de su derecho de paso. Esta política le
permite al gerente del departamento de terrenos desarrollar planes de adquisición
sin una referencia continua a la alta dirección, mientras que al mismo tiempo
proporciona un estándar de control.
Las políticas existen comúnmente en todos los niveles de la organizaci6n e incluyen
desde grandes políticas de la compañía y de los departamentos hasta políticas
menores aplicables a los segmentos más pequeños de la organización. Pueden estar
relacionadas con funciones como ventas y finanzas, o tan sólo como
un proyecto como el diseño de un producto nuevo para afrontar una competencia
específica.
Hay muchos tipos de políticas. Los ejemplos incluyen políticas para contratar
solamente a ingenieros con formación universitaria o para estimular las sugerencias
de los empleados y mejorar la cooperación, para hacer ascensos desde el interior,
53
para apegarse estrictamente a un estándar elevado de ética en los negocios, para
escoger precios competitivos o para establecer precios fijos y no precios basados
en los costos.
Como las políticas son guías para la toma de decisiones, de ello se desprende que
deben permitir discreción (margen de libertad). De lo contrario serían reglas. Con
demasiada frecuencia las políticas se interpretan como los "diez mandamientos"
que dejan poca iniciativa al individuo. Aunque la discreción en algunos casos es muy
amplia, a veces puede ser excesivamente estrecha. Por ejemplo, una política de
comprar al postor mis bajo de tres postores calificados sólo deja a la discreción la
cuestión de cuáles postores están calificados; el requerimiento de comprar a un
proveedor específico, independientemente del precio o del servicio, sería una regla.
La política es un medio para alentar la discreción y la iniciativa, pero dentro de
ciertos límites. El grado de libertad dependerá naturalmente de la política y
reflejará a su vez la posición y la autoridad en la organización. El presidente de una
compañía con una política de competencia agresiva de precios tiene un área amplia
de discreción e iniciativa para interpretar y aplicar esta política.
El gerente de ventas de distrito (que es responsable frente al gerente regional de
ventas) sigue la misma política básica, pero las interpretaciones hechas por el
presidente, el vicepresidente de ventas y el gerente regional de ventas se
convierten en políticas derivadas que podrían limitar la autoridad del gerente de
distrito hasta el punto de que, por ejemplo, sólo pudiera aprobar un precio especial
de venta que, al máximo, fuera una reducción del 10% para enfrentar la
competencia.
Es difícil por numerosas razones hacer las políticas consistentes y lo bastante
integradas para lograr los objetivos de la empresa.
Primero, las políticas muy pocas veces se definen por escrito y sus
interpretaciones exactas se conocen muy poco.
Segundo, la misma delegación de autoridad que las políticas intentan implantar y
conducir, mediante su influencia descentralizadora, a una participación amplísima
en la creación e interpretación de políticas, con variaciones casi seguras entre los
individuos.
Tercero, no siempre es fácil controlar las políticas porque la política real puede ser
difícil de evaluar y la política deseada tal vez no siempre sea clara.
Procedimientos
Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para manejar
actividades futuras. Son guías para la acción, más que para el pensamiento, y
describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son
secuencias cronológicas de acciones requeridas.
Los procedimientos se encuentran en cualquier parte de una organización. El
consejo de administración sigue muchos procedimientos muy diferentes a los del
supervisor; la cuenta de gastos del vicepresidente puede pasar por procedimientos
de aprobación muy diferentes a la del vendedor; los procedimientos para ejecutar
disposiciones de vacaciones y ausencias por enfermedad pueden diferir
considerablemente en diversos niveles de la organización.
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Pero el hecho importante es que existen procedimientos en toda una organización,
aun cuando, como cabría esperar, se vuelvan más rigurosos y más numerosos en los
niveles inferiores debido en gran parte a la necesidad de un control más estricto,
las ventajas económicas de describir acciones en detalle, la menor necesidad de
campo de acción o libertad para los gerentes de nivel inferior, y a que muchos
trabajos rutinarios pueden ejecutarse con mis eficiencia cuando
la gerencia prescribe la mejor manera de realizarlos.
Al igual que otros tipos de planes, los procedimientos tienen una jerarquía. Así, en
una empresa típica es posible encontrar un manual denominado "práctica estándar
de la corporación", que describe procedimientos para la corporación en su
totalidad; un manual denominado "estándar de división", y conjuntos especiales de
procedimientos para un departamento, una sucursal, una sección o una unidad.
Los procedimientos a menudo atraviesan líneas departamentales. Por ejemplo, en
una compañía manufacturera, el procedimiento para manejar pedidos casi siempre
incluirá el departamento de ventas (para el pedido original), el departamento de
finanzas (para el acuse de la recepción de fondos y para la aprobación
del crédito al consumidor), el departamento de contabilidad (para registrar la
transacción), el departamento de producción (para la orden de producir bienes o la
autoridad para sacarlos de las existencias) y el departamento de tráfico (para
determinar los medios de embarque y la ruta).
Considérense unos cuantos ejemplos de la relación entre procedimientos y
políticas. La política de la compañía puede otorgar vacaciones a los empleados; los
procedimientos establecidos para implantar esta política se ocuparán de programar
vacaciones y evitar desorden en el trabajo, establecer métodos y tarifas de pago
de vacaciones, mantenimiento de registros para asegurarle a cada empleado sus
vacaciones y descripción de los medios para aplicarlas.
Una compañía quizá tenga la política de embarcar pedidos con rapidez;
particularmente en una empresa grande, serán necesarios procedimientos
cuidadosos para asegurarse de que los pedidos se manejen de una manera
específica.
Posiblemente la política de la compañía requiera que el departamento de relaciones
públicas apruebe las declaraciones públicas de los empleados; para implantar esta
política, los gerentes deben establecer procedimientos tendientes a obtener
aprobación con el mínimo de molestias y de retrasos.
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Reglas
Las reglas describen la acción o no acción requerida y específica, y no permiten
discreción. En general, constituyen el tipo más sencillo de plan.
La gente a menudo confunde las reglas con las políticas o procedimientos. Las
reglas se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar
una secuencia temporal. De hecho, un procedimiento podría considerarse como una
serie de reglas. Sin embargo, puede ser que una regla sea o no parte de un
procedimiento. Por ejemplo, "No fumar" es una regla que no está relacionada con
ningún procedimiento, pero un procedimiento que gobierna el manejo de pedidos
puede incorporar la regla de que todos los pedidos deben confirmarse el día en que
se reciban. Esta regla no permite ninguna desviación de un curso estipulado de
acción y tampoco interfiere con el resto del procedimiento para manejar pedidos.
Es comparable con una regla de que todas las fracciones de peso de más de media
onza se cuenten como una onza completa o que la inspección de recepción debe
contar o pesar todos los materiales y compararlos con la orden de compra. La
esencia de la regla es que refleja una decisión administrativa de que cierta acción
debe emprenderse o no. Hay que cerciorarse de saber distinguir las reglas y las
políticas. El propósito de las políticas es guiar la toma de decisiones al definir
áreas en las cuales los gerentes puedan usar su discreción. Aunque las reglas
también sirven de guías, no permiten discreción en su aplicación. Muchas compañías
y otras organizaciones creen que tienen políticas cuando en realidad poseen reglas
descritas. El resultado es confusión acerca de cuándo puede usar la gente su
propio juicio, si acaso eso es posible. Esto quizá sea peligroso. Las reglas y
procedimientos, por su misma naturaleza, están diseñadas para reprimir el
pensamiento; debemos usarlos sólo cuando no queramos que los empleados de una
organización apliquen su criterio personal.
Programas
Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas,
asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos
necesarios para llevar a cabo un curso de acción; normalmente cuentan con el apoyo
de presupuestos. Pueden ser tan grandes como el programa de una línea aérea para
adquirir una flota de aviones de propulsión a chorro en 400 millones de dólares o el
programa quinquenal que emprendió la Ford Motor Company hace varios años para
mejorar el estatus y la calidad de sus miles de supervisores o tal vez sean tan
pequeños como un programa formulado por un solo supervisor para mejorar la
moral de los trabajadores en el departamento de fabricación de partes de una
compañía de maquinaria agrícola.
Presupuestos
Un presupuesto es un estado de los resultados esperados, expresados en términos
numéricos. Se puede denominar programa con expresión numérica. De hecho, al
presupuesto de operación financiera se le denomina a veces "plan de utilidades".
Puede expresarse en términos financieros o en términos de horas-hombre,
unidades de producto, horas-máquina o cualquier otro término numéricamente
mensurable. Puede referirse a operaciones, como en el presupuesto de gastos;
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puede reflejar gastos de capital, como en él presupuesto de gastos de capital; o
puede mostrar flujo de efectivo, como en el presupuesto de efectivo.
Como los presupuestos son también medios de control, el presupuesto es el
instrumento fundamental de planeación en muchas compañías. Un presupuesto
obliga a una compañía a hacer con antelación (ya sea para una semana o cinco años)
una compilación numérica del flujo de efectivo esperado, gastos e ingresos, gastos
de capital o utilización de horas-hombre o de horas-máquina. El presupuesto es
necesario para el control, pero no puede servir como un estándar sensible de
control, a no ser que refleje los planes.
Aunque un presupuesto usualmente implanta un programa, puede ser también un
programa. Una compañía en una situación financiera difícil instaló un complejo
programa de control del presupuesto, diseñado no sólo para controlar los gastos
sino también para crear una conciencia de costos en los directivos. De hecho, una
de las principales ventajas del presupuesto es que hace a la gente planear; como un
presupuesto está expresado en forma de números, obliga a la exactitud en la
planeación. Además, como los presupuestos usualmente se desarrollan para toda
una compañía, son un medio importante para consolidar los planes de una empresa.
Los presupuestos varían mucho en exactitud, detalle y propósito. Algunos varían de
acuerdo con el nivel de producción de la organización; éstos se llaman presupuestos
variables o flexibles. Los organismos gubernamentales a menudo desarrollan
presupuestos por programa en los cuales la institución (y cada departamento
dentro de ella) identifica metas, prepara programas detallados para alcanzar las
metas y estima el costo de cada programa. Para planear un buen presupuesto de
programa, un gerente debe hacer una planeación muy detallada y completa.
Otro tipo más, que es una realidad una combinación del presupuesto variable y del
presupuesto por programa, se conoce como presupuesto de base cero. Un gerente
que use este método concibe las metas y en los programas necesarios para
lograrlas como un "paquete de trabajo", como si los programas comenzaran de nada
o de "base cero".
2.2. ¿Cuáles son los propósitos de la planeación?
Propósito hace referencia a una función o tarea básica de una empresa o una
agencia o de cualquier parte de ella. Es así como por lo general las empresas tienen
un propósito relacionado con la producción y distribución de bienes y servicios; el
de los tribunales por ejemplo es la interpretación de las leyes y su aplicación, y así
sucesivamente.
Los demás propósitos de la planeación se derivan del anterior y entre ellos
tenemos:
1. Propósito protector: Hace referencia a minimizar el riesgo reduciendo las
incertidumbres que rodean el entorno de los negocios y aclarando las consecuencias
de una acción administrativa en ese sentido.
2. Propósito afirmativo: Plantea que se debe elevar el nivel de éxito de la
organización.
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3. Propósito de coordinación: Con la planeación también se busca un esfuerzo
combinado de los miembros de la organización, que permitan generar una eficiencia
organizacional.
J. ¿Cuál es la tipología de la planeación?
Con el fin de comprender mejor el proceso de la planeación, así como de clarificar
y ubicar algunos conceptos acerca del mismo, se estudiará la clasificación de la
planeación, y su terminología. Cabe mencionar que todavía no existe un criterio
unificado en cuanto a la nomenclatura, pero que la que se presenta es, a juicio de
los autores, la más idónea, ya que proporciona una metodología sistemática que
sirve como marco de referencia al desarrollar un plan.
Requisito previo para entender la tipología de la planeación, es estudiar el concepto
del plan y su clasificación en cuanto al tiempo.
Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como
diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlos.
Los planes en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden
clasificar en:
Corto Plazo:
Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año. Éstos,
a su vez, pueden ser: [Inmediatos: aquellos que se establecen hasta seis meses y
los mediatos: que se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de
doce meses.]
Mediano Plazo:
Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.
Largo Plazo:
Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.
Algunos autores se refieren a la planeación como Planeación integral o como
Planeación Total, en los casos en que dicha planeación abarca la empresa en su
autoridad, integrando todos los planes de la organización. Ésta, a su vez, puede
ser:
Estratégica:
Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los
demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor
jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y
disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la
organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.
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Táctica o Funcional:
Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es
establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales),
con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Los planes tácticos, por
su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazo, y abarcan un
área de actividad específica.
Operativa:
Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su
función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que
deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general,
determina las actividades que se debe desarrollar el elemento humano. Los planes
operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se
divide un área de actividad.
2.4 ¿Cuáles son las partes del proceso de planeación?
La planeación debería ser un proceso continuo y por tanto, ningún plan es
definitivo; esta siempre sujeto a revisión. Por consiguiente, un plan no es nunca el
producto final del proceso de planear, sino un informe "provisional". Es
un registro de un conjunto complejo de decisiones que actúan sobre otras y que se
puede dividir de muchas maneras distintas. Cada planificador tiene distinto modo
de subdividir las decisiones que deben tomarse.
El orden en que a continuación se dan las partes de la planeación, no representa el
orden en que se deben llevar a cabo. Recordando que las partes de un plan y las
fases de un proceso de planeación al cual pertenecen, deben actuar entre sí.
Figura. Partes del proceso de planeación.
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1. FINES: especificar metas y objetivos.
2. MEDIOS: elegir políticas, programas, procedimientos y prácticas con las que han
de alcanzarse los objetivos.
3. RECURSOS: determinar tipos (humanos, técnicos, de capital) y cantidades de
recursos que se necesitan; definir como se habrán de adquirir ó generar y como
habrán de asignarse a las actividades.
4. REALIZACIÓN: diseñar los procedimientos para tomar decisiones, así como la
forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse.
5. CONTROL: diseñar un procedimiento para prever o detectar los errores o las
fallas del plan, así como para prevenirlos o corregirlos sobre una base de
continuidad.
Estas son las partes que "debería" tener un plan. Muchos planes no las contienen.
Es principalmente cuestión de la filosofía que sustente la planeación, la que indica
que partes están contenidas en un plan y la atención relativa de que sean objeto.
4.3. ¿Cuáles son los pasos de la planeación?
Para que algo se lleve a cabo, es necesario tener en cuenta una serie de pasos, y
más si se está tratando de planear algo. Ya se había mencionado que la planeación
es la formulación, selección y visualización de actividades futuras, que se cree sean
necesarias para alcanzar los resultados deseados, es muy importante porque
permite una eficiencia en las acciones de las personas y las organizaciones
produciendo un adecuado funcionamiento de todo el proceso administrativo, donde
se puede aplicar el control e ir corrigiendo en el camino para reducir la
incertidumbre y dar tranquilidad al funcionamiento de la organización.
Con una buena planeación se puede responder oportunamente a los compromisos
adquiridos con los demás. Por ejemplo, cuando en una empresa comercial
un cliente solicita un pedido grande, para ser entregado en quince días, si en esta
empresa existe una buena planeación probablemente se podrá entregar el pedido a
tiempo de lo contrario se incurrirá en incumplimiento al cliente, hecho que
desacredita enormemente la imagen de la empresa, como ocurrió en un caso citado
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en la Revista de Gerentes "Un empresario tenía un negocio de encuadernación, con
posibilidad de crecer en el futuro, pero en su etapa más importante empezó a
decaer porque el dueño no tuvo en cuenta que el negocio iba a progresar en tan
corto tiempo; uno de los clientes le ofreció buenas retribuciones si él aceptaba
unos pedidos extras, el encuadernador aceptó la propuesta, le entregaron un
anticipo y empezó a trabajar en ese pedido, pero sus otros clientes comenzaron a
reclamar por retrasos en la entrega de sus pedidos.
Las etapas de la planeación son importantes tanto para programas importantes y
de gran envergadura como para programas pequeños debido a su importante
contenido.
Figura:Pasos en la planeación.
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1. Conciencia de oportunidades
No es estrictamente parte del proceso de planeación, advertir una oportunidad, es
el punto inicial real de la planeación, "Se debe conocer la posición en la que nos
encontraremos a la luz de los puntos fuertes y las debilidades, comprender porque
se desea reducir la incertidumbre y saber cuáles son las expectativas de ganancias.
La fijación de objetivos realista depende de este conocimiento, la planeación exige
un diagnóstico realista de la situación de las oportunidades".
Por esto es conveniente hacer un estudio preliminar de las oportunidades futuras y
la capacidad de verlas con claridad y por completo, un conocimiento de dónde
estamos y de nuestras fuerzas y debilidades y comprender los problemas que se
quieran resolver, así como saber lo que se desea lograr, buscando establecer
objetivos posibles.
Como ejemplo, podemos citar a IBM, cuando esta empresa empezó a incursionar en
el medio, existía mucha competencia y la empresa no tenía mucha experiencia y la
amenaza provenía de poderosas compañías, los colaboradores de IBM decidieron
hacer de esta empresa una ganadora en el mercado comercial, por lo cual
trabajaron duro en la fuerza de ventas, de esta manera la satisfacción del cliente
se tomó como pilar básico para la compañía, hecho que le generó su posterior éxito
en el mercado.
2. Establecimiento de objetivos
Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y luego para cada área
de esta, realizando lo anterior para el corto y largo plazo. Los objetivos explican
los resultados esperados, señalan los pasos a seguir así como su prioridad, y que se
debe lograr con las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y
programas con los que se cuenta.
Los objetivos de la empresa determinan la dirección de los planes principales y
definen los objetivos de cada departamento que a su vez controlan los
departamentos subordinados y así sucesivamente, reflejando la jerarquía
organizacional.
3. Consideración o desarrollo de premisas
Premisas son suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha de ejecutarse, de
hecho el principio básico de las premisas de planeación es "cuanto mayor sea el
número de personas encargadas de la planeación que entiendan y estén de acuerdo
en utilizar las premisas congruentes del proceso, tanto más coordinada será la
planeación de la empresa".
Desarrollar, divulgar y obtener acuerdos para utilizar premisas críticas de
planeación, estas son: pronósticos, políticas aplicables básicas y planes existentes
en la compañía. Son supuestos a cerca del medio ambiente en el que debe
ejecutarse el plan.
62
Para el desarrollo de estas premisas es importante tener en cuenta preguntas
como: ¿Cuál será el mercado?, ¿Qué volumen de ventas manejaré?, ¿Qué precios?,
¿Qué avances tecnológicos debo conseguir?, ¿Qué costos?, ¿Cómo financiaré la
expansión?, ¿Cuáles son las tendencias a largo plazo?, entre otras preguntas
globales que debemos hacer.
No es rentable ni realista hacer suposiciones sobre cada detalle del ambiente
futuro de un plan debido a que el futuro es muy complejo. Por consiguiente las
premisas están limitadas a suposiciones que aparentan ser críticas o estrategias
para un plan, es decir aquellas que influyen más en su operación.
4. Determinación de cursos alternativos de acción
Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, especialmente los que
no son muy evidentes, ya que en muchas ocasiones la alternativa razonable que no
es muy obvia puede ser la mejor. El problema no radica en encontrar alternativas
sino en reducir su número para analizar las más prometedoras.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción
Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus fortalezas y debilidades,
el siguiente paso es evaluarlos mediante una comparación entre estos y las metas
antes fijadas. Ya que existe gran cantidad de cursos para todas las situaciones y
son muchas las variables que se deben analizar, en este paso de la planeación la
investigación de operaciones y las técnicas matemáticas y de computación tienen su
principal aplicación en la administración.
6. Selección de un curso de acción
En este paso se adopta el plan de punto real de la toma de decisiones, ya que el
administrador debe decidir si seguir varios cursos en lugar del mejor.
7. Formación de planes derivados
Se aconseja este séptimo paso ya que muchas veces cuando se toma una decisión, la
planeación está completa, por tal motivo se necesitan planes derivados para
respaldar el plan básico.
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto
En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al establecimiento del
plan, mediante una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos. Los
presupuestos globales de una empresa son la suma total de los ingresos y los
gastos, con las utilidades, presupuestos de las principales partidas del balance
general (efectivo y gastos de capital). Si los presupuestos son bien elaborados
sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes
contra los que se pueda medir el avance de la planeación.
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CONCLUSIÓN
Consciente de todas las limitaciones y complejidades que pueda significar el abordar los
temas puedo decir que; luego de haber leído Klikberg y Valladares Rivera sobre la duda, si
la administración es: ciencia, arte o tecnología, creo que obedece como sostiene Klikberg a
una insuficiencia en su grado de categorización epistemológica pero en cuanto a los dos
tipos de problema más relevantes que el encuentra en los conceptos de administración de
los otros autores y describe que son; problemas causados por simples confusiones
semánticas, y problemas ligados a errores de concepto. Opino que él también ha caído en el
mismo error, en cuanto dice que: "La actividad artística trata de trascender el nivel de la
mera utilización en la relación del hombre con los hombres y con el medio. Trata de llegar a
las esencias, y de rescatar la belleza y el sentimiento". Posesionándose en que el
trascender sólo es subjetivo.
No es que el análisis, lo hago desde un punto de vista filosófico o epistemológico o estoy
refutando el concepto de arte que expuso pero, al utilizar la palabra "trascender" cae él
también en una confusión debido a que, trascender según José Ferrater Mora en
su diccionario de filosofía plantea al término como un problema teológico y metafísico y él
dice, también que : " Aparte del significado metafísico es digno de considerar el punto de
vista primariamente gnoseológico acerca del concepto trascendencia, en el que desempeña
un papel importante el modo de concebir la relación sujeto-objeto. En este caso el sujeto
"trasciende" hacia el objeto en tanto objeto exterior cognoscible. Se dice entonces que el
objeto es trascendente al sujeto y que este puede alcanzarlo cuando va "hacia el objeto",
Así la trascendencia gnoseológica del objeto presupone el trascender del sujeto hacia el
objeto. Cuando la trascendencia del objeto es completa se sostiene una concepción realista
del conocimiento,..."
Estos análisis son un tanto faraónico para mi conocimiento debido a que recién estoy
incursionando en el estudio de la administración. Pero lo que sí puedo decir es que, no niego
ni la ciencia ni la técnica pero creo que la administración es también un arte.
Entiendo que se debe analizar los componentes, en una forma de pensar sistémica y
abierta, y no hacer énfasis de alguna manera en posiciones deterministas y fragmentarias,
en contraposición a una visión de totalidad del concepto de la administración debido a que la
misma penetra en casi todas las actividades humanas y cuyas zonas limítrofes no está
definidas con claridad.
Por otra parte creo que el arte aplicado no es un arte referido a la pintura o música etc.
Sino que es un arte exclusivamente volcado a la administración.
Por lo tanto, para mí: "La administración es el proceso de crear y diseñar con
una disciplina científica y debe mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en
equipos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas con una adecuada utilización de los
recursos disponibles"
Por último la teoría administrativa, la empresa, planeación y organización como vimos
anteriormente; se basa en la recopilación de las distintas teorías que a lo largo de los años
han sido mejoradas de manera continua, surgen nuevos exponentes que en realidad lo que
han hecho, es mejorar y acentuar los trabajos de los primeros administradores
documentados que con sus experimentaciones cuando incursionaron como pioneros en el
área, dejaron sus importantes legados que sirven de guía a todas las generaciones que les
sucedieron.
Los principales conceptos y teorías, principios, enfoques, generalidades y modelos a seguir
fueron los temas entre otros de los que hice un breve resumen.
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RECOMENDACIONES
 Se observa que la administración ha permanecido siempre, nace con la
humanidad. Se encuentra presente en todas partes, y en todos los ámbitos,
está inserto en toda actividad que requiera esfuerzos humanos, y en general
es esencial para cualquier organismo social, por lo tanto es necesario tener
conocimiento de ello.
 Desde la prehistoria a la época actual la administración siempre ha sido
protagonista en las organizaciones humanas, desde las más pequeñas hasta
las grandes corporaciones. También se advierte que la administración ha
sido influenciada siempre por organismos externos y por diferentes épocas.
De esta forma, la administración va evolucionando de acuerdo a los períodos
por los que ha atravesado por ello se recomienda conocer su evolución.
 Leer a los Diferentes personajes eruditos e investigadores aportaron su
grano de arena con diversos estudios y experimentos que llevaron a la
formación de fundamentos y bases de lo que hoy es la administración.
 Saber que La administración brinda el éxito a cualquier organismo social ya
que estos dependen directa o indirectamente de esta, porque necesitan
administrar debidamente los recursos humanos y materiales que poseen.
Una adecuada administración hace que se mejore el nivel de productividad.
 Conocer al respecto a la constitución de una empresa se puede decir que son
varios pasos los que una persona natural o jurídica debe seguir para
constituirla de manera legal.
 Una empresa operando en forma organizada, combina la técnica y los
recursos para elaborar productos o prestar servicios con el objeto de
colocarlos en el mercado para obtener una ganancia.
 En conclusión la empresa se basa en los recursos económicos que tenga para
implementar la misma, así como tiene que estar acorde de los avances
tecnológicos del momento, para así iniciar un mejor desarrollo empresarial y
así tomar un mejor manejo y rapidez en las diferentes fuentes de ingreso
por lo mismo que se recomienda conocer a todo empresario.
 Saber que la planeación es la determinación de los objetivos y elección de
los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y
elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
 entender que toda organización es de carácter continuo; jamás se puede
decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a
cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que
obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
 Tener en claro que la organización es un medio a través del cual se
establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Evita la
lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de
esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
65
BIBLIOGRAFÍA
1. www.eumed.net/libros gratis.
2. "Introducción a la teoría general administrativa"; Idalverto
Chiavinato, (ed. Macgraw-Hill, 2005).
3. "Antecedentes históricos y teoría de la administración"; Antonio
Aguilar Morales, (ed. JE, 20010).
4. Harvard Business Review, 1995. artículo "Discovery-Driven Planning".
5. Artículo de Nicole Tempest, "Meg Withman at eBay", Inc(A), para
(Harvard Business Review, 1996).
6. "What is strategy", articulo de Michael Porter para (Harvard
Business Review, 1996).
7. "La marca, máximo valor de su empresa"; Scott M. Davis, (ed. Parson
Educación, México 2002).
8. "What is management", Joan Magretta y Nan Stone. (ed. Free Press,
2002
9. http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-
organigramas.html
66
67

Administración de empresas

  • 1.
  • 2.
    2 ÍNDICE CAPÍTULO I: LAADMINISTRACIÓN 1. INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN……………………………………………6 1.1. Fundamentos de la administración………………………………………………………………….………………6 1.2. Significado etimológico de la palabra administración…………………………………………………6 1.3. Definición de la palabra administración…………………………………………………………………………7 1.4. La administración, su ciencia y los sistemas administrativos……………………………………9 1.4.1. ¿por qué administrar?...................................................................................................10 1.4.2. La meta de los administradores………………………………………………………………………….……11 1.4.3. Que es la administración, ciencia y arte………………………………………………………….…….12 CAPÍTULO II: LA EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN 2. EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO………………………………………………13 2.1. La administración en la época antigua………………………………………………………..……………….13 2.2. La administración en la edad media…………………………………………………………………..…………14 2.3. La administración moderna…………………………………………………………………………………….……….14 2.4. La administración contemporánea…………………………………………………………………….…………..15 CAPÍTULO III: LA EMPRESA 3. EMPRESA……………………………………………………………………………………………………………….…………..………15 3.1. Concepto……………………………………………………………………………………………………………...…………….15 3.2. Características………………………………………………………………………………………………………….……. 16 3.3. Importancia………………………………………………………………………………………………………….……………17 3.4. Tipos de empresas…………………………………………………………………………………………….…………..…18 3.5. Otros tipos de sociedades…………………………………………………………………………………………..…22 3.6. Procedimiento y requisitos para la constitución de una empresa……………………….…23 3.7. El entorno empresarial……………………………………………………………………………………………..…….25 3.8. Las fuerzas del cambio de una organización……………………………………………………………...27 3.9. Características de las empresas exitosas de hoy…………………………………………………….28 3.10. La integración personal………………………………………………………………..…………………………………29
  • 3.
    3 CAPÍTULO IV: LAPLANEACIÓN 4. PLANEACIÓN……………………………………………….………………………………………………………………………………. 4.1. ¿Qué es la planeación?.......................................................................................................... 4.2. Objetivos……………………………………………………………………………………….……………………….…………… 4.3. ¿Cuál es el proceso de planeación?................................................................................... 4.4. ¿Qué es la planeación de recursos?................................................................................ 4.5. ¿Qué son las estrategias?.................................................................................................. 4.6. ¿Cuáles son las herramientas para la toma de decisiones?........................................ 4.7. ¿Cuáles son las técnicas y herramientas de la planeación?......................................... 4.8. ¿Qué factores debe tomar en cuenta una pequeña empresa para realizar su planeación?.............................................................................................................................
  • 4.
    4 DEDICATORIA “…A Dios, ami querida Familia, a la prestigiosa Escuela Académico Profesional de Derecho de la Universidad ULADECH-CATÓLICA, a mis abnegados profesores y a mis colegas del curso de Administración de Empresas, quienes me motivan día a día a seguir preparándome en el camino de la excelencia académica…”
  • 5.
    5 INTRODUCCIÓN Ambiciosa es latarea al intentar abordar el tema de organizaciones y administración en forma integral, sin reduccionismos y , donde mucha tinta ya ha corrido y del cual me valgo para realizar mi monografía pero, sin dejar de lado la utopía que si bien es imposible por definición, representa en mí una herramienta necesaria para que una administración y una organización pueda verse y criticarse a sí misma como un orden imperfecto y la misma nos lleve a creer que podamos tener la esperanza de una mejor organización y una mejor administración. En mi trabajo lo que hice fue desarrollar ¿Qué es la administración? Su evolución. Sus características. Sus teorías. Su problemática en cuanto a que si la administración es: ¿Ciencia, técnica, arte?; La empresa, concepto, característica, importancia y otros ya que los entornos dinámicos, tanto económicos, sociales, políticos y tecnológicos en los que vivimos actualmente, hace necesario que toda Empresa lleve a cabo funciones de planeación, organización , ejecución y control para así cumplir exitosamente con los objetivos que la Empresa tiene trazados. Temas que desarrolle para hacer la presentación de ésta monografía ;toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una efectiva toma de decisiones. Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un mundo cambiante, los entes públicos deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases. Para el desarrollo del presente estudio se utilizó la investigación documental, y se sustenta con fuentes bibliográficas e información de Internet.
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    6 CAPÍTULO I: LAADMINISTRACIÓN 1. INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN 1.1. Fundamentos de la administración La administración es el órgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna. Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y lograr todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin embargo, la teoría de la administración suele considerar un fenómeno relativamente reciente que surge con la industrialización de Europa y estados Unidos en el siglo XXI. Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elabora para conseguir determinados objetivos. La administración posee elementos como: La eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas. El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo. La administración de empresas posee cinco variables principales que constituyen su estudio las cuales son: tarea, personas, tecnología, ambiente y estructura. 1.2. Significado etimológico de la palabra administración Comencemos por la etimología. La palabra administración viene del latín ad (hacia, dirección, tendencia) y minister (subordinación u obediencia), y significa aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro. Sin embargo, en la actualidad, la palabra administración tiene un significado distinto y mucho más complejo porque incluye (dependiendo de la definición) términos como "proceso", "recursos", "logro de objetivos", "eficiencia", "eficacia", entre otros, que han cambiado radicalmente su significado original. Además, entender éste término se ha vuelto más dificultoso por las diversas definiciones existentes hoy en día, las cuales, varían según la escuela administrativa y el autor. Por otra parte otros estudiosos señalan que el significado etimológico de la palabra administración viene del latín Administratione, la cual significa acción de administrar y este término, administrar, está compuesto por dos vocablos los cuales son: ad y ministrare, el primer vocablo significa A, y el segundo SERVIR.
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    7 Dado esto podemosdeducir que la administración es una actividad cooperativa que tiene el propósito de servir y de esta manera poder brindar un servicio con eficacia y eficiencia para la satisfacción de la comunidad demandante. Teniendo todo esto en cuenta, en el presente trabajo se proporciona una definición general de administración que está basada en las propuestas de algunos prestigiosos autores, con la finalidad de brindar al lector una idea general del significado del término administración en nuestros días. Luego, se proporciona una breve explicación de ésta definición y un axioma para ser considerado. 1.3. Definición de la palabra administración La administración es el proceso de tomar decisiones sobre los objetivos y la utilización de los recursos. Abarca cinco tipos principales de decisiones, llamadas también procesos o funciones: planeación, liderazgo, dirección, y control. Planeación Organización Control Dirección
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    8 Otras definiciones deadministración:  Según Idalberto Chiavenato, la administración es "el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales"  Para Robbins y Coulter, la administración es la "coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas"  Hitt, Black y Porter, definen la administración como "el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional"  Según Díez de Castro, García del Junco, Martín Jimenez y Periáñez Cristóbal, la administración es "el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización"  Para Koontz y Weihrich, la administración es "el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos".  Reinaldo O. Da Silva, define la administración como "un conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización" En este punto, y teniendo en cuenta las anteriores propuestas, planteo la siguiente definición de administración: La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz. Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a continuación: 1. Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye: Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el cómo se va a lograr. Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones. Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
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    9 Control: Consiste enmedir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se peguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas. 2. Uso de recursos: Se refiere a la utilización de los distintos tipos de recursos que dispone la organización: humanos, financieros, materiales y de información. 3. Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se realizan en la organización y que al igual que los recursos, son indispensables para el logro de los objetivos establecidos. 4. Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar la utilización de recursos y la realización de actividades, no son realizados al azar, sino con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización. 5. Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y la eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos. AXIOMA: En pocas palabras, administrar (ya sea una organización, una familia o la vida de uno mismo) es decidir con anticipación lo que se quiere lograr y el cómo se lo va a lograr, para luego, utilizar los recursos disponibles y ejecutar las actividades planificadas con la finalidad de lograr los objetivos o metas establecidos, haciendo lo que debe hacerse con la menor cantidad de recursos posible... 1.4. La administración, su ciencia y los sistemas administrativos Muchas divergencias ha originado la determinación del carácter que desempeña la administración dentro del conocimiento humano. Es decir, si esta debe ser considerada ciencia, arte o técnica. Existen tantas opiniones al respecto como tratadistas del tema, y aun no hay un criterio unificado. Lo que sí, es que la administración, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas. CIENCIAS SOCIALES Son aquellas cuyo objetivo y método no e aplican a la naturaleza sino a los fenómenos sociales. La administración, cuyo carácter es eminente social, relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales como:  Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras.  Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamiento y operaciones. La psicología industrial tiene por objetos el estudio
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    10 del comportamiento humanoen el trabajo. Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en áreas tales como: selección de personal, pruebas psicométricas, recursos humanos, técnicas de motivación, incendios, conflictos, encuestas de actitud, etc.  Derecho. Es el conjunto de ordenamiento jurídico que rigen a la sociedad. Esta disciplina delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. La estructura organizacional de la empresa así como los principios de la administración, deben respetar el marco legal en el que se desarrollen.  Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción, distribución y consumo, de los bienes y servicios. La economía aporta valiosos datos a la administración: disponibilidad de la materia prima, situación del mercado, mercado de trabajo, problemas de exportación e importación, etc.  Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en sociedad. La antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano. CIENCIAS EXACTAS Ciencias exactas son aquellas que solo admiten hechos rigurosamente demostrables:  Matemáticas. No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación y control. Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas, específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, investigación de operaciones, estadística, etc. DISCIPLINAS TÉCNICAS Comprenden un cuerpo o conjunto de conocimientos que aún no se han conformado como ciencia, pero que utilizan y aplican fundamentos científicos. Su carácter es más bien práctico, que teórico.  Ingeniería industrial. Es el conjunto de cono cimientos cuyo objetivo es él óptimo aprovechamiento de los recursos del área productiva. La diferencia entre la administración y la ingeniería industrial radica en las empresas industriales primordialmente, y la administración es aplicable a cualquier tipo de empresa y en todas sus áreas.  Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una técnica de control, y no debe confundirse con la administración.  Ergonomía. Estudia la interrelación existente entre las maquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores en su eficiencia.  Cibernética. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la información y del control, en el hombre y en la máquina. Tiene gran aplicación en los
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    11 procesos productivos y,consecuentemente, en el campo de la administración, donde aporta conocimientos sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computación e información. 1.4.1. ¿Por qué administrar? La administración es una actividad de máxima importancia dentro del que hacer de cualquier empresa, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos. Todos somos administradores de nuestras propias vidas, y la práctica de la administración se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana, negocios, escuelas, gobierno, familia, etc. El establecimiento y logro de objetivos, son tareas retadoras y productivas para cualquier tamaño de empresa, y descubriremos que los obstáculos administrativos que se nos presentan para lograr nuestro éxito, son muy similares en todo tipo de actividad empresarial. Para poder entender la administración se debe conocer la perspectiva de la historia de la misma, los hechos acerca de lo que ha pasado y ha marcado la historia, y relacionarlas con otras experiencias y otros conocimientos actuales. Es por eso que es importante conocer la historia y origen de la administración. La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. Por ello el ser humano es social por naturaleza y tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad se podría describir a través del desarrollo de las organizaciones sociales comenzando en la época prehispánica por las tribus nómadas, donde comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de animales, y después con el descubrimiento de la agricultura dio paso a la creación de las pequeñas comunidades. Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por poseer formas agrarias de vida donde la familia, los grupos informales y las comunidades eran importantes. Más adelante éstas se han ido transformando a industrias, impulsadas por la Revolución Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales. Los conocimientos sobre la administración se inician en plena Revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando comenzaron surgir las grandes empresas que necesitaban de nuevas formas de organización y prácticas administrativas. Es por ello que la siguiente monografía brinda información recolectada por unos cuantos autores, para tener un conocimiento básico sobre sus inicios y cambios que se han ido produciendo en la administración a lo largo de su desarrollo. 1.4.2. La meta de los administradores: Alcanzar un alto desempeño. Una de las metas más importantes que las organizaciones y sus miembros tratan de alcanzar es proporcionar un bien o servicio que los clientes valoren o deseen.
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    12 Según la directoraAnne Mulcahy la meta principal es dirigir Xerox para crear un nuevo flujo de bienes y servicios – como copiadoras rápidas más confiables, mejor apoyo a la clientela de las copiadoras, copiadoras de color más versátiles y ajustadas a las necesidades de los consumidores – que estén dispuestos a comprar. El desempeño organizacional es una medida de la eficiencia y eficacia con que los gerentes aprovechan los recursos para satisfacer a los clientes y alcanzar las metas de la organización. El desempeño organizacional aumenta en proporción directa a los incrementos de la eficiencia y la eficacia. La eficiencia es una medida de que tan bien o qué tan productivamente se aprovechan los recursos para alcanzarlos una meta. Las organizaciones son eficientes cuando sus gerentes reducen al mínimo la cantidad de insumos (como mano de obra, materia prima y componentes) o el tiempo que se requiere para producir un lote determinado de bienes o servicios. La eficacia es una medida de la pertinencia de las metas que los gerentes decidieron que persiguiera la organización y del grado en que esa organización alcanza tales metas. Las organizaciones son eficaces cuando los gerentes escogen metas apropiadas y las consiguen. 1.4.3. Qué es la administración, ciencia y arte La administración es la planeación, organización, dirección y control de los recursos humanos y de otra clase, para alcanzar con eficiencia y eficacia las metas de la organización. Los recursos de una organización comprenden bienes, como la gente y sus capacidades, habilidades (Know-how) y experiencia; la maquinaria, materias primas, tecnologías de cómputo y de información, y patentes, capital económico y empleados y clientes leales. El administrador: Es la persona que debe influenciar en los subordinados, para el logro de objetivos tanto personales como organizacionales o institucionales, este motivara efectivamente a los trabajadores y de él dependerá el rendimiento efectivo, él es el guía presta apoyo y da recompensas que van a contribuir a conseguir los objetivos y metas propuestas.
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    13 CAPÍTULO II: LAEVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN 2. EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO Las actuales concepciones administrativas son la resultante de un proceso iniciado en los mismos albores de la humanidad y que ha venido evolucionando y adquiriendo sus propios perfiles a través de diferentes épocas y etapas. Dicho proceso administrativo se inició como un hecho obligado cuando dos individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer por sí solo y evolucionó hasta convertirse en un acto previa y cuidadosamente planificado y racional que permite alcanzar objetivos con los menores esfuerzos posibles y con las mayores satisfacciones para los individuos. El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales en el campo, entre ellas de la organización funcional de los poderes del Estado. El conocimiento de la organización de la Iglesia Católica Apostólica Romana es también muy interesante para conocer la importancia que tiene en administración el adoctrinamiento para la prosecución de un objetivo, a pesar de que las estructuras y procedimientos puedan no satisfacer todos los principios teóricos administrativos. Se adquiere un mejor entendimiento de la transformación que tuvo la ciencia de la administración; ella viene a consolidarse en la Edad Contemporánea con los valiosos estudios de Woodrow Wilson. Las teorías y experiencias de Henri Fayol y de Frederick Taylor marcaron una nueva etapa en la evolución de esa ciencia y la Administración Científica, que postularon ellos y continuaron sus discípulos viene a ser uno de los medios más efectivos para a tecnificación de las industrias nacientes en el presente siglo; dicha tecnificación ha influido grandemente también en el desarrollo económico y el mejoramiento de muchos países por su aplicación en el sector público. 2.1. La administración en la época antigua A pesar de que la administración como disciplina es relativamente nueva, la historia del pensamiento administrativo es muy antigua, ya que nace con el hombre mismo, puesto que en todo tiempo ha habido necesidad de coordinar actividades, de tomar decisiones y de ejecutar, de ahí que en la administración antigua se encuentran muchos de los fundamentos administrativos de la actualidad y que pueden observarse en el código de Hammurabi, en el nuevo testamento, así como en la forma de conducir los asuntos en la antigua Grecia, Egipto, Roma y China, en donde se encuentran vestigios del proceso administrativo. La eclesía era el organismo de mayor autoridad que existía en Grecia y formaban parte de ella todos los ciudadanos; las decisiones se tomaban por mayoría de votos y las mismas eran irrevocables.
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    14 En Grecia elemperador Pericles, 430 años antes de Cristo, dejó testimonio de la necesidad de una selección de personal adecuado e hizo un análisis sobre la democracia Griega. En Egipto existía un sistema administrativo amplio con una economía planificada y un gobierno central de gran poder, basado en la fuerza y la compulsión. Aquí se creó el primer sistema de servicio civil. El Sociólogo alemán Max Weber hizo un estudio sobre la administración antigua de Egipto, concluyendo, que se aplicaban procedimientos definidos y sistemáticos y se utilizaba un sistema administrativo burocrático. En China el filósofo Confucio proporcionó una serie de reglas para la administración pública. En Roma que vivió dos períodos, la República y el Imperio Romano, siendo en este último donde se produjeron transformaciones administrativas. La administración del imperio Romano se caracterizó por la centralización. 2.2. La administración en la edad media Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo Administrativos se fue debilitando considerablemente y la autoridad real paso al terrateniente, alrededor del cual se agrupaban muchas personas, es decir, que en la Edad Media hubo una descentralización del gobierno, con lo que se diferenció de las formas administrativas que habían existidos anteriormente. Hubo una notable evolución de las ideas administrativas y se consolidaron instituciones como la Iglesia católica que tuvo mucho interés para los estudios de la administración, debido a su peculiar forma de organización y de funcionamiento. En esta época la administración recibe un gran impulso cuando surgen en Italia, los fundamentos de la contabilidad moderna y las transacciones comerciales comienzan a racionalizarse cuando en 1340 Lucas Pacioli establece el método de contabilidad de la partida doble, Francisco Di Marco(1395) y Barbariego (1418), utilizan prácticas de contabilidad denostó y los hermanos Soranzo (1410), hacen uso del libro diario y el mayor. 2.3. La administración moderna A inicio de esta época surge en Prusia Austria un movimiento administrativo conocidos como cameralistas que alcanzó su mayor esplendor en 1560 y trato de mejorar los sistemas administrativos usados en esa época. Pusieron énfasis en el desarrollo de algunos principios administrativos, como fueron, el de selección y adiestramiento de personal, especialización de funciones y el establecimiento de controles administrativos.
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    15 En 1776 AdamSmith, considerado como el padre de la Economía clásica publica su obra La riquezas de las naciones, en donde aparece la doctrina del Laissez-Faire (dejar hacer, dejar pasar), que sirvió de base filosófica a la revolución industrial y que ha tenido su aplicación en la administración y en la economía; él anunció el principio de la división del trabajo, considerándolo necesario para especialización y para el aumento de la producción. 2.4. La administración contemporánea Administración Edad Contemporánea. Los historiadores están de acuerdo con que hubo una segunda revolución industrial de 1860 a 1914, llamada también revolución del acero y la electricidad, que sustituyó el hierro por acero como material básico para la industria en el campo de la energía. La administración científica de Taylor surgida en esta época cumplió a cabalidad con esa función, suministrándole las herramientas, técnicas necesarias para su expansión y desarrollo. FREDERICK TAYLOR: Fue uno de los principales exponentes del cientificismo, nace en Filadelfia en el año de 1856 y muere en 1915. Ingresó a una compañía que fabricaba lingotes de acero en la época de depreciación en los EE.UU. ocupando el puesto de obrero y luego pasando por los demás niveles llegó al puesto más alto. Esto le permitió darse cuenta de las afectaciones que hacían los obreros a las máquinas. CAPÍTULO III: LA EMPRESA 3. EMPRESA El objetivo primordial de la teoría administrativa que se maneja a nivel de las licenciaturas de administración, contaduría e informática, así como las maestrías y especialidades de las mismas, está orientado a la empresa. Aunque hay muchos otros tipos de organizaciones sociales, como el Estado, la Iglesia y las cooperativas, estas organizaciones tienen sus propios marcos teóricos. Con el fin de entender mejor las teorías, técnicas y prácticas para el desarrollo económico social de una comunidad es necesario comprender y definir con claridad a la empresa. 3.1. Concepto La empresa es la unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales. En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.
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    16 En Derecho esuna entidad jurídica creada con ánimo de lucro y está sujeta al Derecho mercantil. En Economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organización de los factores de producción, capital y trabajo. S. khokhar, editorial McGraw-Hill: La empresa es un sistema social en el que se integra un conjunto de personas y medios con los que conseguir unos objetivos. El logro eficaz de estos objetivos necesita de una organización que haga posible la coordinación coherente de todos los medios y personas que forman parte de la misma. Una empresa es una unidad económica que, a partir de la combinación de diferentes factores de producción, produce y pone al alcance del público los bienes y servicios que este demanda. Proporcionan gran parte de los bienes y los servicios que hacen posible nuestra vida tal y como la conocemos. Constituye el mercado en el que la mayoría de las personas obtiene su renta. En nuestra economía, el papel del Estados es muy importante. La sociedad necesita unos bienes y servicio, como la sanidad o la red de carreteras, que no siempre pueden satisfacer las Empresas. Según la Real Academia, empresa es una acción ardua y dificultosa que valerosamente un individuo comienza o inicia. En el ámbito profesional del desarrollo de las empresas y organizaciones, este concepto requiere ser abordado de manera más profunda. Empresa “Entidad legal, económico, social y moral en la que inversionistas, empresarios e individuos capacitados se unen con el objeto de producir bienes y servicios que Satisfacen una o varias necesidades de los individuos en el mercado que opera”. 3.2. Características Se puede decir que las empresas exitosas se caracterizan entre algunas de sus más relevantes el que cuentan con:  Un alto sentido de pertinencia.  Alto grado de motivación en todos los niveles.  Gran capacidad de liderazgo en todos los niveles.
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    17  Alto sentidode trabajo en equipo.  Creatividad e iniciativa al máximo, especialmente en los puestos claves de la organización.  Alto grado de comunicación.  Horizontalidad en la organización.  Alto grado de empatía.  Alta Capacidad tecnológica.  Fijan objetivos y responsabilidades para cada uno de los miembros de la organización.  Poseen especialización de sus puestos operativos.  Dan la adecuada atención en el trabajo en equipo.  Trabajan en función de la satisfacción de la necesidad de sus clientes.  Estandarización de los procesos de trabajo.  Combinan las variables para lograr la mayor eficiencia posible.  Poseen una clara identificación de la misión y de los objetivos.  Tienen muy en claro sus fines y como llegar a ellos.  Personal que se siente involucrado con el objetivo de la compañía.  Se registran todas las acciones llevadas a cabo. De estas características podemos destacar que a pesar de que las empresas adolecen de grandes debilidades en pro del logro de su éxito, empezando desde la gerencia que afronta grandes vacíos en el manejo de tópicos gerenciales modernos, así como en sus recursos humanos, técnicos, financieros, y desde luego, en cómo ha estructurado las unidades administrativas en pro de una eficaz y productiva optimización de la división del trabajo, la empresa debe de poseer excelentes planificadores, los cuales posean una visión general y particular de cada área y se enfoquen en llevar a cabo planes para atacar todas aquellas áreas en las cuales su empresa presente debilidades. Deben ser capaces de preparar grupos de trabajo capaces de llevar a cabo todas las tareas de la forma más eficiente y delegar en ellos responsabilidades; deben asumir retos y promover estrategias de mejora. Se debe dar una solución a la escasez de personal capacitado para enfrentar los retos que la alta gerencia del siglo XXI exige, es una de las principales debilidades de nuestras organizaciones, la adecuada gerencia es el pilar fundamental de las organizaciones exitosas del siglo XXI. Los líderes exitosos tienen metodologías y técnicas de entrenamiento y enseñanza bien definidas: la disposición para aceptar errores y mostrar su capacidad para aceptar ayuda, con el fin de servir como modelos para otros. 3.3. Importancia  Maximizar los beneficios, pues esto le permitirá en primer lugar sobrevivir y en segundo lugar recompensar a los que han aportado capital. Los beneficios servirán como reservas para futuras inversiones.  Maximizar el volumen de ventas, pues aunque en ocasiones no resulte rentable supone para la empresa aumentar la participación en el mercado.  Maximizar el precio de las acciones en bolsa, pues esto le permitirá: Mantener alejados a los "tiburones".
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    18  Favorecerá alos directivos.  Logrará una mayor armonía en los objetivos de los accionistas y obligacionistas.  Búsqueda de servicios sociales y comunitarios.  Proporcionar un servicio para el mantenimiento de los clientes sobre todo.  Maximizar la riqueza de sus empleados.  Supervivencia.  Satisfacción personal y/o el prestigio. 3.4. Tipos de empresas ¿Cuáles son los tipos de empresas? Las empresas están clasificadas en cinco tipos: 1. Según su Actividad o Giro 2. Según el Origen del Capital 3. Según la Magnitud de la Empresa 4. Según Actividad Económica 5. Según Forma Jurídica A continuación se da más detalladamente los diferentes tipos de empresas dependiendo de su clasificación: 1. POR SU ACTIVIDAD O GIRO Las empresas pueden clasificarse de acuerdo a la actividad que desarrollan en: Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Estas a su vez se clasifican en: Extractivas: Son las que se dedican a la extracción de recursos naturales, ya sea renovables o no renovable. Manufactureras: Son aquellas que transforman las materias primas en productos terminados y pueden ser de dos tipos: Empresas que producen bienes de consumo final Empresas que producen bienes de producción. Agropecuarias: Como su nombre lo indica sus funciones la explotación de la agricultura y la ganadería. Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la compra - venta de productos terminados. Se pueden clasificar en: Mayoristas: Son aquellas que efectúan ventas en gran escala a otras empresas tanto al por mayor o como al detalle. Por mayor Son los que venden productos tanto en grandes cantidades como por unidad ya sea para su reventa o para uso del consumidor final.
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    19 Minoristas o Detallistas: Sonlos que venden productos en pequeñas cantidades al consumidor final. Comisionistas: Se dedican a vender mercancías que los productores dan en consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión. Servicios: Como su nombre lo indica son aquellos que brindan servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. Se pueden clasificar en: Servicios públicos varios (comunicaciones, energía, agua) Servicios privados varios (servicios administrativos, contables, jurídicos, asesoría, etc.) Transporte (colectivo o de mercancías) Turismo Instituciones financieras Educación Sanidad (Hospitales) Finanzas y seguros 2. SEGÚN EL ORIGEN DEL CAPITAL Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quien se dirijan sus actividades las empresas pueden clasificarse en: Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y generalmente su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social. Las empresas públicas pueden ser: Centralizadas: Cuando los organismos de las empresas se integran en una jerarquía que pueda encabezar directamente por ejemplo, el Presidente del Gobierno, con el fin de unificar las decisiones, el mando y la ejecución. Desconcentradas: Son aquellas que tienen determinadas facultades de decisión limitada, que manejan su autonomía y presupuesto, pero sin que deje de existir su nexo de jerarquía. Descentralizadas: Son aquellas en las que se desarrollan actividades que competen al estado y que son de interés general, pero que están dotadas de personalidad patrimonio y régimen jurídico propio. Públicas: Pertenecen íntegramente al estado, no adoptan una forma externa de sociedad privada, tiene personalidad jurídica propia, se dedican a una actividad económica y se someten alternativamente al derecho público y al derecho privado. Mixtas: En éstas existe la coparticipación del estado y los particulares para producir bienes y servicios. Su objetivo es que el estado tienda a ser el único propietario tanto del capital como de los servicios de la empresa. Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y su finalidad es 100% lucrativa. Nacionales: Cuando los inversionistas son 100% del país. Extranjeros: Cuando los inversionistas son nacionales y extranjeros.
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    20 Multinacionales; Cuando elcapital es preponderantemente (que tiene más importancia) de origen extranjero y los beneficios se reinvierten en los países de origen. 3. SEGÚN LA MAGNITUD DE LA EMPRESA Este es uno de los criterios más utilizados para clasificar a las empresas, el que de acuerdo al tamaño de la misma se establece que puede ser pequeña, mediana o grande. Existen múltiples criterios para determinar a qué tipo de empresa pueden pertenecer una organización, tales como: Recursos naturales: ya sea renovables o no renovable. Manufactureras: Son aquellas que transforman las materias primas en productos terminados y pueden ser de dos tipos: Empresas que producen bienes de consumo final Empresas que producen bienes de producción. Agropecuarias: Como su nombre lo indica su funciones la explotación de la agricultura y la ganadería. Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la compra - venta de productos terminados. Se pueden clasificar en: Mayoristas: Son aquellas que efectúan ventas en gran escala a otras empresas. Mixtas: En éstas existe la coparticipación del estado y los particulares para producir bienes y servicios. 4. SEGÚN LA ACTIVIDAD ECONÓMICA QUE DESARROLLA Del sector primario, es decir, que crea la utilidad de los bienes al obtener los recursos de la naturaleza (agrícolas, ganaderas, pesqueras, mineras, etc.). Del sector secundario, que centra su actividad productiva al transformar físicamente unos bienes en otros más útiles para su uso. En este grupo se encuentran las empresas industriales y de construcción. Del sector terciario (servicios), con actividades de diversa naturaleza, como comerciales, transporte, turismo, asesoría, etc. 5. SEGÚN LA FORMA JURÍDICA Es decir, atender a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios, podemos distinguir: Empresas individuales: Si solo pertenece a una persona. Esta responde frente a terceros con todos sus bienes, tiene responsabilidad ilimitada. Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar.
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    21 Empresas societarias osociedades: Generalmente constituidas por varias personas. Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada y las sociedades de economía social, como la cooperativa. ¿Cuáles son las áreas de una empresa? Dentro de una empresa hay varios departamentos, o áreas funcionales. Una posible división es: Producción y Logística Dirección y Recursos Humanos Comercial (Marketing) Finanzas y Administración Sistemas de información Pueden estar juntas o separadas en función del tamaño y modelo de empresa. ¿Ahora qué sé los conceptos fundamentales, que paso debo seguir? Al saber, los conceptos fundamentales de las características de una empresa, ahora podrá avanzar al siguiente paso de cómo planear una empresa con éxito. A continuación se planteará cuáles son las características de una empresa moderna para así alcanzar su máximo potencial como administrador de tal: Estar orientada al conocimiento, "fabricar conocimiento", por esta razón se dice que este es el siglo del conocimiento y quien lo posea será el dueño del juego. Para ello, deberá: Disponer de personal altamente calificado, que se caracterice por tener habilidades proactivas, adaptabilidad y flexibilidad. Desarrollar el potencial creativo e innovador del personal, para que sean capaces de gestionar proyectos y no solo cumplir con asignaciones. Adaptarse al cliente, es decir, proveer de productos y servicios en función de la evolución de los gustos y los deseos de sus clientes. Capacidad de crear empresa cada día, en virtud de comprometerse con el cambio, tanto a lo que se refiere a su relación con los clientes y trabajadores, cambios de tecnología y su manera de distribución de productos o servicios. Tener una estructura plana, desaparición de la jerarquía; lo que afianza más la característica anterior: Ampliando estos señalamientos, cabe destacar, que hoy más que nunca la gerencia de una empresa debe estar capacitada de acuerdo a los tópicos modernos que el presente hoy demanda, para ello no solamente debe prepararse para evaluar sus alcances, repercusiones, sino el adaptarlos de acuerdo a los requerimientos que los escenarios del presente exigen.
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    22 ¿Cómo son lasempresas modernas de hoy en día? Se debe considerar que las Organizaciones exitosas del siglo XXI promueven los valores organizacionales, misión y visión, lo que origina trabajadores comprometidos de alta competencia, pro-activos que antecede la responsabilidad con su empresa y clientes. Además las organizaciones exitosas cuentan con tecnología de punta que la hace más eficiente y competitiva. A todo ello se agrega además, la gran responsabilidad de las Universidades, especialmente de las escuelas de Administración de Negocios, de los Postgrados en ciencias Administrativas de estar actualizado en los tópicos gerenciales que la gerencia moderna necesita para ser altamente competitivo y desde luego aval en el crecimiento y desarrollo de la organización. 3.5. Otros tipos de sociedades Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, además cuentan con funciones, funcionarios y aspectos disímiles, a continuación se presentan los tipos de empresas según sus ámbitos. a. Según la actividad económica que desarrolle o Del sector primario, básicamente extractivas, que crean la utilidad de los bienes al obtener los recursos de la naturaleza (agrícolas, ganaderas, pesqueras, mineras, etc.). o Del sector secundario, que centra su actividad productiva al transformar físicamente unos bienes en otros más útiles para su uso. En este grupo se encuentran las empresas industriales y de construcción. o Del sector terciario (servicios y comercio), con actividades de diversa naturaleza, como comerciales, transporte, turismo, asesoría, etc. b. Según la forma jurídica Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios. Podemos distinguir: o Empresas individuales: si solo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar. o Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada. Las cooperativas u otras organizaciones de economía social. c. Según su dimensión No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número de trabajadores,
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    23 beneficios, etc. Elmás utilizado suele ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a continuación: · Microempresa si posee menos de 10 trabajadores. · Pequeña empresa: si tiene menos de 50 trabajadores. · Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores. · Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores. d. Según su ámbito de actuación En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden distinguir 1. Empresas locales 2. Regionales 3. Nacionales 4. Multinacionales 5. Transnacionales 6. Mundial e. Según la titularidad del capital 1. Empresa privada: si el capital está en manos de particulares 2. Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado 3. Empresa mixta: si la propiedad es compartida 4. Empresa de autogestión: si el capital está en manos de los trabajadores f. Según la cuota de mercado que poseen las empresas 1. Empresa aspirante: aquélla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota frente al líder y demás empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos que se plantee, actuará de una forma u otra en su planificación estratégica. 2. Empresa especialista: aquélla que responde a necesidades muy concretas, dentro de un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este segmento debe tener un tamaño lo suficientemente grande como para que sea rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas líderes. 3. Empresa líder: aquélla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones, publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el mercado. 4. Empresa seguidora: aquélla que no dispone de una cuota suficientemente grande como para inquietar a la empresa líder. 3.6. Procedimiento y requisitos para la constitución de una empresa
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    25 3.7. El entornoempresaria El entorno empresarial o marco externo es el área que rodea a la empresa en el que desarrolla su actividad. De este modo, la empresa puede considerarse como un sistema abierto al medio en el que se desenvuelve, en el que influye y recibe influencias. El entorno de la empresa El entorno es el conjunto de factores que rodean a la empresa, unas circunstancias que pueden afectar a su desarrollo y funcionamiento de forma compleja, ya que tanto pueden suponer ventajas como representar amenazas para la misma.
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    26 El entorno actualse caracteriza por:  Cambios muy rápidos.  Globalización.  Importancia de las TIC -Tecnologías de la Información y la Comunicación-.  Creación de grandes grupos empresariales -oligopolios.  Y otros cambios sociales: incorporación de la mujer al trabajo, inmigración, etcétera. En este entorno, las empresas han de definir su estrategia, es decir, el plan de actuación para adaptarse y poder competir en dicho entorno. Como veremos a continuación podemos dividir los factores relacionados con el entorno en generales y específicos. El entorno general El entorno genérico de la empresa, o macro entorno, se refiere a todos aquellos factores externos a la misma que pueden tener una influencia sobre sus resultados. Estos aspectos son incontrolables, ya que son factores que influyen en todas las empresas, por lo que tienen que estar presentes a la hora de desarrollar su estrategia empresarial. La incertidumbre del entorno es uno de los principales problemas para la empresa por su complejidad y su dinamismo. Podemos dividirla en cuatro grupos de variables:  Político - legales: Legislación antimonopolio, Leyes de protección del medioambiente, Políticas impositivas, Regulación del comercio exterior, Regulación sobre el empleo, Promoción de la actividad empresarial, Estabilidad gubernamental.  Económicos: Ciclo económico, Evolución del PNB, Tipos de interés, Oferta monetaria, Evolución de los precios, Tasa de desempleo, Ingreso disponible, Disponibilidad y distribución de los recursos, Nivel de desarrollo.  Socio-culturales: Evoluc ión demográfica, Distribución de la renta, Movilidad social, Cambios en el estilo de vida, Actitud consumista, Nivel educativo, Patrones culturales.  Tecnológicos: Gasto público en investigación, Preocupación gubernamental y de industria por la tecnología, Grado de obsolescencia, Madurezde las tecnologías convencionales, Desarrollo de nuevos productos, Velocidad de transmisión de la tecnología.  Medioambientales: Incidencia en el medio ambiente, beneficios y perjuicios para el entorno ambiental inmediato y la biosfera.  Históricos: Revolución histórica, conocimiento del ser humano, ser nacional, ur  Religiosos: luchas religiosas, autoridad religiosa, alta influencia, pretensión universal de la verdad.
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    27 3.8. Las fuerzasdel cambio de una organización
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    28 3.9. Características delas empresas exitosas de hoy Las tres principales características de las empresas innovadoras son: Las empresas exitosas, si bien pueden diferir en cuanto a los productos y servicios que ofrecen, a menudo comparten características que las ayudan a tener éxito. Los propietarios de pequeñas empresas pueden emular estas características para ayudar a construir una base sólida para su empresa y garantizar su éxito futuro. Así como los atletas comparten características comunes, lo mismo puede decirse de los empresarios. En muchos casos, estas características son las que distinguen a los soñadores de los que están viviendo sus sueños reales. Determinación y ambición Para tener éxito, primero hay que tener la determinación para alcanzarlo, así como la ambición de trabajar por ello. El mundo está lleno de empresarios que nunca llegan más allá de las etapas iniciales de sus ideas. Tienen la determinación, pero cuando se trata de la parte de la ambición de ver su idea llegar a buen término, pierden voluntad. Determinación y ambición, si se combinan juntos, pueden ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a través de los períodos difíciles al iniciar y administrar una empresa. Estos dos ingredientes claves son vitales para el éxito en cualquier industria y muy a menudo, son los dos ingredientes que separan a las empresas innovadoras y exitosas del resto de la manada. Enfoque en el cliente El viejo adagio de "el cliente siempre tiene la razón" es la clave de las empresas innovadoras y exitosas. No sólo estas empresas hacen todo lo posible para asegurarse de que sus clientes están satisfechos, sino que también los escuchan. Se enteran de lo que quieren, lo que necesitan, e innovan para ofrecer a sus clientes estas soluciones. Con el fin de ser innovador, tienes que tener ideas, y muy
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    29 a menudo, tubase de clientes será la fuente de esta inspiración. Al final del día, el cliente y sus necesidades deben ser el foco de tu empresa, no la venta en sí. La diversidad y la capacidad de descubrir nuevas tendencias Las empresas innovadoras están siempre cambiando, probando nuevas ideas y ofreciendo nuevos servicios y productos. Cada producto puede no ser un éxito, pero se adaptan constantemente al mercado y aprenden la mejor manera de servir al cliente. La capacidad de descubrir tendencias y la diversidad son características importantes de una empresa innovadora. Una vez más, la orientación al cliente entra en juego en esta característica. Comprender al mercado, escuchar lo que quiere, y ser lo suficientemente seguro como para arriesgarse a diversificar o cambiar, pueden hacer que una empresa permanezca en la cima. Otras características importantes Además de las tres principales características de las empresas innovadoras, las demás no deben ser olvidadas. Tener una fuerza de trabajo fuerte que se sienta como verdadera parte de la empresa es una parte esencial de la gestión de una empresa sana. Además, otras características importantes incluyen tener la suficiente confianza para tomar riesgos, saber cuándo hay que retirarse de algunas áreas que pueden no estar a la altura de las expectativas y permanecer informado sobre todas las últimas variables que inciden en el mercado. 3.10. La integración personal Conceptos y principios de la integración Otro concepto. Consiste en obtener el capital recursos humanos y materiales para uso de la empresa .la integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección entretenimiento y compensación del personal. Los principios de la integración de personas:  Adecuación de hombres y funciones.  Provisión de elementos administrativos.  Importancia de la introducción adecuada.
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    30 Adecuación de hombresy funciones: Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo criterio que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente. Debe procurarse adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Puede ocurrir, que los altos niveles administrativos, si exista cierta adaptación de la función al hombre, ya que por ejemplo: un gerente tiene muchas posibilidades, y dependerá de su personal capacidad, iniciativa, etc. El hacer el puesto más importante, ya que en cierto modo, la empresa será toda ella como sea su jefe supremo. Provisión de elementos administrativos. Debe proveerse a cada miembro de un organismo social, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto. Por ejemplo: Un trabajador debe conocer con precisión su puesto, para que desarrolle adecuadamente. Importancia de la inducción adecuada. El momento en que los elementos humanos se integran a una empresa tiene mucha importancia y, por lo mismo, debe ser vigilado con especial cuidado. Podrá decirse que una empresa debe considerarse como una articulación social de los hombres que la forman: desde el gerente, hasta el último mozo. Principios de la integración de las cosas.  Carácter administrativo.  Abastecimiento oportuno  Instalación y mantenimiento.  Delegación y control. Ya hemos señalado anteriormente que la integración de " las cosas" se estudia en todo detalle dentro de las materias de producción, ventas finanzas, etc. Con todo señalaremos aquí las nociones fundamentales al respecto. Si la integración, como todas las demás partes de la administración, ha de ser técnica, requiere fundarse en principios generales que sirvan de base a las políticas en ese campo, y al mismo tiempo ,usar de reglas para poner en acción eficazmente las técnicas respectivas.
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    31 Técnicas para laintegración del personal  Asignación de salarios. Lograr que todos los trabajadores sean justa y equitativamente compensados mediante sistemas de remuneración racional del trabajo y de acuerdo al esfuerzo, eficiencia, responsabilidad y condiciones de trabajo a cada puesto.  Asignación de funciones. Asignar oficialmente a cada trabajador un puesto clara y precisamente definido en cuanto a sus responsabilidades, obligaciones, operaciones y condiciones de trabajo.  Determinación de salarios. Asignar valores monetarios a los puestos, en tal forma que sean justos y equitativos con relación a otras posiciones de la organización y a puestos similares en el mercado de trabajo.  Calificación de méritos. Evaluar, mediante los medios más objetivos, la actuación de cada trabajador ante las obligaciones y responsabilidades de su puesto.  Incentivos y premios. proveer incentivos monetarios a los sueldos básicos para motivar la iniciativa y el mejor logro de los objetivos.  Control de asistencia. establecer horarios de trabajo y periodos de ausencia con y sin percepción de sueldo, que sean justo tanto para los empleados como para organización, así como sistemas eficientes que permitan su control. Carácter administrativo. Parece ante todo, que estudiar sistemas de producción ventas, finanzas, etc., es problema técnico más no administrativo. Así para la producción, parece más adecuado un ingeniero, que un administrador; para las finanzas, un contador especializado en estados financieros, etc. En estas funciones técnicas, se encuentran elementos esencialmente administrativos, porque miran " a la coordinación de los elementos técnicos entres y con las personas." Abastecimiento oportuno. "Representando todos los elementos materiales una inversión debe disponerse en cada momento de los precisamente necesarios dentro de los márgenes fijados por la planeación y organización, en forma tal que ni falten en determinado momento restando eficiencia ni sobre innecesariamente recargando costos y disminuyendo las utilidades". Instalación y mantenimiento "Supuesto que la instalación y mantenimiento de los elementos materiales representan costos necesarios, pero también supone momentos directamente improductivos debe planearse con máximo cuidado la forma sistemática de conducir estás actividades, en forma tal que esa improductividad se reduzca al mínimo." Por ejemplo: La instalación de maquinaria, cuando se prolonga innecesariamente, por falta de una adecuada planeación, tiene como consecuencia el aumento de costo y el periodo improductivo. Otro ejemplo:
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    32 Cuando el mantenimientono se realiza por un sistema" preventivo" *ocasiona interrupciones en la producción con resultados costosos. Delegación y control Si toda administración supone delegación* en materia de integración de cosas , con mayor razón debe delegar la gerencia general dentro de un sistema estable la responsabilidad por todos los detalles, estableciendo al mismo tiempo sistema de control que la mantengan Permanentemente informada de los resultados generales. La centralización en materias técnicas es quizá la más peligrosa de todas las centralizaciones porque:  Técnicamente es difícil que un hombre conozca de todo  Supone problemas de detalles. y es imposible controlar detalles con eficacia cuando su número y calidad son diversos.  A toda delegación debe corresponder un sistema fijo y estable de control, para mantener informado al delegante de los resultados. Reclutamiento de personal Reglas y técnicas de la integración de personas. Para tratarse de un campo eminentemente "factual" , creemos que resulta más claro y objetivo presentar conjuntamente as reglas que presiden en el proceso de integración y las técnicas que ayudan a lograrlas. Se ha dicho que la integración hace, de personas totalmente extrañas a la empresa, miembros debidamente articulados en su jerarquía. Para ello se requiere cuatro pasos:  Reclutamiento  Selección.  Introducción  Desarrollo  Integración de cosas.  Reclutamiento. Tiene por objeto hacer de personas extrañas a la empresa tiene por objetos de personas extrañas de la empresa, candidatos a ocupar un puesto dentro de ella. Se distinguen dos aspectos: las fuentes de abastecimiento y lo medios de reclutamiento. Fuentes usuales de abastecimiento:  El sindicato  Las escuelas  Las agencias de colocaciones.
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    33  Y elpersonal recomendados por los actuales trabajadores.  La puerta de la calle. Medios de reclutamiento:  Requisición al sindicato  La solicitud escrita.  El empleo de prensa, radio, televisión etc. Selección de personal Tiene por objeto escoger, entre los distintos candidatos, aquellos que para puesto concreto sean los más aptos, de acuerdo con el principio enunciado antes. Se le ha comparado en una serie de cribas que bajo, el criterio de requerimientos del puesto vayan desechando a los candidatos inadecuados por diversos conceptos, hasta dejar el apropiado. Aunque los medios usados y el orden en que se emplean suelen variar mucho, para acomodarse a las necesidades y condiciones de cada empresa, los más usados, y el orden generalmente seguidos son:  La hoja de solicitud de empleo.  La entrevista  Las pruebas psicotécnicas y / o prácticas.  Las encuestas.  Personalidad del trabajador-  Perfil del trabajador  El examen médico. PERSONALIDAD DEL TRABAJADOR El individuo cuando se incorpora al trabajo manifiesta su comportamiento, conducta de acuerdo a la personalidad que ha venido formando en el tránsito de su existencia y al actuar con otros individuos aflora sus principales atributos, rasgos que lo identifican y que un buen gerente, no puede ignorar, es decir, la empresa debe tomarlos muy en cuenta en beneficio de todos. Al respecto, nos recuerda Mayra Jaramillo, se considere, que cada individuo tiene una manera particular de actuar y pensar, de esta misma manera lo hace en el trabajo y en el hogar, basándose en los principios impuestos por la sociedad. Justamente, a través del tiempo, han surgidos estudios y herramientas con la finalidad de investigar las diferentes maneras de comportamiento y conducta de los seres humanos, englobarlos en factores comunes entre ellos, de tal forma desarrollar puntos débiles en éstos, que permitan mejorar la comunicación de cada uno de nosotros con las demás personas.
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    34 CAPÍTULO IV: LAPLANEACIÓN 4. PLANEACIÓN Planeación, en el sentido más universal implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente. El proceso de planeación, que en muchos países se utiliza como sinónimo de planificación, consiste básicamente en tomar decisiones por adelantado. El proceso de planeación es equivalente al proceso de Toma de decisiones. Por ejemplo, cuando por la mañana planeamos nuestro día y elegimos qué medio de transporte utilizaremos para ir al trabajo, estamos anticipando la decisión que de no haberlo planeado igual hubiéramos tenido que tomar. Estas acciones no se limitan a la organización temporal de conductas motoras sino también a la planificación de pensamientos para realizar lo conducente. No es necesario ejecutar ninguna conducta motora y podemos evocar la información almacenada tanto en la memoria semántica como en la memoria episódica o la memoria perceptiva. 4.1. Objetivos El objetivo principal de una empresa es fincar el desarrollo sostenible mediante el análisis del ambiente competitivo en el que opera con el fin de encontrar los espacios en los que se desempeñe mejor que sus competidores. La planeación estructural debe permitir que los recursos económicos y tecnológicos sean designados en relación directa con las funciones que generan mayor valor agregado con respecto a la estrategia del negocio. Dirigir una empresa sin planeación equivale a concluir un avión son controles que permitan saber altitud, presión, velocidad de crucero y comportamiento de los motores, lo que implicaría llegar correcta y oportunamente a destino. Sin embargo muchas empresas pequeñas y algunas medianas no se deciden a invertir tiempo y dinero en la planeación, sino que se dejan llevar por la inercia de las fuerzas externas y su conocimiento empírico de la operación y comercialización, sin tomar en cuenta que la función de la planeación es reducir la incertidumbre, el riesgo y los efectos del cambio, y que el costo de la planeación se convierte en inversión y utilidades en el corto o mediano plazo. Una vez establecida, la planeación genera el compromiso de los miembros para conducirse por el sendero marcado por ella, lo cual le da unidad de dirección a toda la organización. La planeación consume una parte de los recursos, pero también permite asignar estos a los factores generadores de mayor valor agregado; esto es, dirigirlos a donde son más rentables y se puede incrementar, por conducto de la operación, el valor de la empresa, sus utilidades, etc. La planeación desde un punto de vista estratégica, define los objetivos de acción, establece las grandes políticas, los planes específicos de las áreas y
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    35 los indicadores dedesempeño denominados estándares, que permitirán comparar mediante controles, los resultados. Los estándares son fijos, mientras que los resultados suelen variar, pero sin ellos no es posible medir ni controlar el desempeño de la empresa. Si bien el control constituye la última fase del proceso administrativo, los estándares de desempeño deben quedar establecidos desde la planeación. Es por ello que algunos autores consideran que la planeación es importante porque los planes de la empresa permiten realizar convenios con proveedores y clientes, e incluso son la base para las políticas salariales y para inversiones en equipos, instalaciones, etc. De ahí que un error de planeación puede ocasionar problemas financieros y hasta el cierre de la empresa. 4.2. ¿Qué es planeación? A. ¿Cuál es la definición de planeación? Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada. Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad. Antes de emitir una definición de la planeación, se analizarán algunas emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto: "La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización". A. Reyes Ponce. "Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale. "Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry.
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    36 "La planeación esel primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernández Arenas. "La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos" L. J. Kazmier. "Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt K. Scanlan. "Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie. "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cuál de ellas es la mejor" Robert N. Anthony. Elementos del concepto: * Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados. * Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción y estrategias, para conseguir los objetivos. * Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada. * Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Con los elementos es posible definir a la planeación como: La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
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    37 B. ¿Cuál esla naturaleza de la planeación? Es posible resaltar la naturaleza esencial de la planeación al examinar sus cuatro aspectos principales: La contribución de la planeación a los propósitos y objetivos Cada plan y todos sus planes de apoyo deberán contribuir al logro del propósito y los objetivos de la empresa. Este principio se deduce de la naturaleza de la empresa organizada, que existe para el logro del propósito de grupo mediante la cooperación deliberada. Primacía de la planeación Ya que las operaciones administrativas en la organización, integración de personal, dirección y control están diseñadas para apoyar el logro de los objetivos de la empresa, la planeación lógicamente antecede a la ejecución de todas las demás funciones administrativas. Aunque en la práctica todas las funciones se combinan como un sistema de acción, la planeación es única en el sentido de que implica establecer los objetivos necesarios para todo el esfuerzo de grupo. Además, un gerente debe planear con el fin de saber qué tipo de relaciones de organización y aptitudes personales se necesitan, junto con los cursos que los subordinados seguirán y que tipo de control deberá aplicarse. Y, por supuesto, todas las demás funciones administrativas deben planearse para que sean eficaces.
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    38 La planeación yel control son inseparables, son los gemelos idénticos de la administración. Cualquier intento de controlar sin planes carece de sentido, ya que no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección correcta (resultado de la tarea de control), a no ser que primero sepan a dónde quieren ir (parte de la tarea de planificación). Así, los planes proporcionan los estándares de control. Generalización de la planeación La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el alcance de la planeación varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y planes establecidos por los superiores. Si a los gerentes no se les permite cierto grado de libertad o discreción y responsabilidad en la planeación, no serán verdaderos ejecutivos. Si se reconoce la generalización de la planeación, es más fácil comprender por qué algunas personas hacen una distinción entre la elaboración de políticas (el establecimiento de normas para la toma de decisiones) y la administración, o entre el "gerente" y el "administrador" o "supervisor". Un gerente debido a su autoridad o posición en la organización, puede hacer más, planeación que otro o una planeación más importante, o bien, la planeación de uno puede ser más básica y aplicable a una porción más grande de la empresa que la de otro. Sin embargo, todos los gerentes (desde presidentes hasta supervisores de primer nivel) hacen planes. Hasta el jefe de una cuadrilla de trabajadores de carretera o de un grupo de obreros en una fábrica planea en un área limitada bajo reglas y procedimientos bastante estrictos. Es interesante observar que en los estudios de satisfacciones laborales, un factor principal del éxito de los supervisores en el nivel inferior de la organización era el grado de su habilidad para planear. Aunque todos los gerentes planean, el programa de trabajo para los supervisores de primera línea difiere del plan estratégico desarrollado por los gerentes de alta dirección. Roger Smith, el presidente de la General Motors planeó la gran estrategia de producir automóviles pequeños en Japón y en Corea. Aunque los ejecutivos de alto nivel planean la dirección general de una organización, los gerentes a todos los niveles deben preparar sus planes para que contribuyan a los propósitos generales de la organización. C. ¿Cuál es la importancia de la planeación? La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente constantemente, éste puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar estos cambios.
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    39 Razones por lascuales es importante la planeación  Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.  Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.  Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.  Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.  Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.  Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.  Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.  Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.  Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.  Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.  Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.  Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.  Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión D. ¿Cuáles son las características de la planeación? Las características más importantes de la planeación se muestran en el siguiente esquema: 1. La planeación es un proceso permanente y continúo: no se agota en ningún plan
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    40 de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa. En algunos autores, la planeación es más una actitud de mentalidad orientada hacia el futuro que un conjunto de planes y programas de acción. 2. La planeación esta siempre orientada hacia el futuro: la planeación se halla ligada a la previsión, aunque no debe confundirse con esta. En el fondo, la planeación es una relación entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello, el aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra implícito en el concepto de planeación. Dado que el pasado ya no es y el presente deja de ser, la planeación debe preocuparse por el futuro. 3. La planeación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para l futuro, la planeación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión. En cierto sentido, la planeación limita las alternativas de decisión y reduce gran parte de la libertad para decidir, pero en compensación infunde mayor dosis de seguridad y consistencia en las elecciones realizadas. 4. La planeación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planeación constituye un curso de acción escogida entre varias alternativas de caminos potenciales. Cuando se selecciona un curso de acción que prosigue en el tiempo, se dejan a un lado todas las alternativas que fueron rechazadas por algún motivo o razón. Aunque el curso de acción seleccionado puede tener duración corto, mediano o largo plazo y amplitud desde la empresa como totalidad hasta determinada unidad de trabajo- muy variable, su elección debe estar siempre en función de las consecuencias futuras y de las posibilidades de ejecución y realización. 5. La planeación es sistémica: la planeación debe tener en cuenta el sistema y los subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad (si la planeación se elaboró en el nivel organizacional) o una unidad como totalidad (si se elaboró en el nivel de ejecución). Esto significa que la planeación debe tener en cuenta la totalidad de la empresa, el órgano o la unidad para la cual se elaboró, sin omitir las relaciones externas e internas. 6. La planeación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. Dado que la planeación se proyecta hacia el futuro, debe ser suficientemente flexible para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya ejecutando. La planeación debe ser iterativa, pues supone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones, en función de los eventos e inesperados que ocurran en los ambientes interno externo de la empresa o de la unidad. 7. La planeación es una técnica cíclica: la planeación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la plantación permite condiciones de evaluación y medición para establecer nueva plantación con información perspectivas más seguras y correctas. Así mismo, reduce la incertidumbre y aumenta la información.
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    41 8. La planeaciónes una función administrativa que interactúa con las demás: está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control -, sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización. 9. La planeación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previos. Dado que la eficacia se haya ligado al logro de los objetivos deseados, es necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de los distintos órganos o unidades para conseguir los objetivos finales. La planeación permite esa coordinación e integración. 10. La planeación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro E. ¿Cuáles son las ventajas de la planeación?  Requiere actividades con orden y propósito: Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeación distingue entre la acción y el logro.  Señala la necesidad de cambios futuros: La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para posible participación. Capacita al gerente a evitar la entropía o tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podrían ser, no como son.  Contesta a las preguntas "y qué paso sí…": Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una complejidad de variables que afectan a la acción que desea emprender.  Proporciona una base para el control: Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y se fijan la terminación de cada actividad y las normas de desempeño, estas sirven de base de control.  Ayuda al gerente a obtener status: La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a dirección confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos. F. ¿Cuáles son las desventajas de la planeación?  La planeación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros.  La planeación cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeación excede a su contribución real  La planeación tiene barreras psicológicas: Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.
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    42  La planeaciónahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.  La planeación demora las acciones: Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento.  La planeación tiene limitado valor práctico: Algunos afirman que la planeación no sólo es demasiado teórica, sino que son más prácticos otros medios. G. El tiempo y la planeación. La planeación incluye el uso de políticas y procedimientos, puesto que éstos ayudan a efectuar el trabajo que se pretende. Aunque en la planeación interviene en muchas ocasiones la vida afectiva del individuo, es importante mantener en equilibrio los diversos planes de una empresa. El tiempo es un integrante esencial de un plan. Determinar lo que debe hacerse implica decidir cuándo y dentro de qué límites de tiempo deben efectuarse las actividades. El curso completo de acción puede determinarse por la necesidad de llevar a cabo un trabajo en un plazo definido. Al hablar de tiempo en la planeación, tampoco debemos olvidar que ésta se divide en a corto, mediano y largo plazo. La diferencia entre ellas es la siguiente:  La planeación a corto plazo generalmente es de un año.  La planeación a mediano plazo es de uno a tres años.  La planeación a largo plazo es de más de tres años. La planeación efectiva a largo plazo no es un trabajo fácil. El desafío está en lograr una relación factible entre el producto y el plan de mercadeo, y en expresarlo en términos económicos, de tal manera que las decisiones puedan ser hechas con una visión hacia el futuro, satisfaciendo los objetivos financieros. Normalmente, en el proceso de planeación, los objetivos financieros deben transmitirse de arriba hacia abajo. En este proceso podemos distinguir los siguientes pasos fundamentales: La compañía debe definir sus metas y sus objetivos básicos, debe existir un análisis detallado de los puntos fuertes y las debilidades de la empresa, debe existir, asimismo, un análisis detallado de los puntos fuertes y las debilidades de la competencia, el medio ambiente en el que trabaja la compañía debe ser analizado; es importante, también, considerar a la población, la situación política, el potencial económico, la mano de obra, etc., el plan debe ser lo bastante extenso como para cubrir todas las fases de la actividad de la empresa e interrelacionarlas entre sí. El plan debe ser desarrollado hasta el detalle mínimo, para que sirva como patrón de muestra en la toma de decisiones en todas las áreas directivas, y por ultimo deben tomarse medidas para permitir revisiones periódicas del plan y ponerlo al día según la situación de la empresa frente a cambios y fluctuaciones económicas. Como se ve, la planeación es un proceso continuo consistente en muchos pasos individuales que conducen a decisiones saber: que hacer, cuándo, quién lo hará y la mejor forma de hacerlo. Este proceso debe ser dinámico y de acuerdo con el funcionamiento de la compañía y los cambios externos, de tal forma que los planes y decisiones se mantengan constantemente actualizados.
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    43 La necesidad deplanear las organizaciones es tan obvia y tan grande que es difícil encontrar a alguien que no esté de acuerdo con ella, pero es aún más difícil procurar que tal planeación sea útil, porque es una de las actividades más arduas y complejas que confronta el hombre, no hacerla bien no es ningún pecado, pero si lo es contentarse con hacerla menos que bien. Es por eso que una actividad tan compleja como la planeación se compone de las siguientes partes según Rusell L. Ackoff: H. ¿Cuáles son los principios de la planeación? Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de guía a la acción. Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.  Principio de la universalidad. La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.  Principio de racionalidad. Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.  El principio de la precisión. "Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas." Cuando carecemos de
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    44 planes precisos, cualquiernegocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.  El principio de la flexibilidad. "Dentro de la precisión –establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión." Este principio podrá parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible, es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así una espada de acero es flexible, porque doblándose son romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir: Ya sea fijando máximos y mínimos como una tendencia central entre ellos, como lo más normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitución para las circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su rápida revisión.  El principio de la unidad. "Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general". Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función, habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: Producción, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables. De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Si el plan es principio de orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo.  El principio de factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.  El principio de compromiso. La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados
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    45 en una decisión.Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.  Principio de factor limitante. En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.  Principio de inherencia. La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales. I. ¿CUÁL ES EL PROCESO DE PLANEACIÓN? 2.1. ¿Cuáles son los tipos de planes? Una vez definida la planeación, necesitamos conocer el "que" de las actividades, es decir, "que se va hacer". Conocido lo anterior seguirá "como se va hacer", posteriormente "en dónde se va a hacer" y, por último, "cuando se va a hacer". El hecho de que algunos gerentes no reconozcan que hay diferentes tipos de planes a menudo ha causado dificultades para hacer eficaz la planeación. Es fácil ver que un programa principal, como el de construir y equipar una nueva fábrica, es un plan. Pero otros cursos de acción futura también son planes. Al tener presente que un plan abarca cualquier curso de acción futura, puede verse que los planes son variados. Aquí se les clasifica como:
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    46 Propósitos o misiones: Cadatipo de operación organizada tiene (o al menos debería tener para ser significativa) propósitos o misiones. En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna. El propósito de un negocio generalmente es la producción y distribución de bienes y servicios. El propósito de un departamento de carretas estatales es el diseño, construcción y operación de un sistema de carreteras estatales. En otras palabras, los propósitos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social, así como las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo social. Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico. Se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos funcionarios de la empresa; se establecen en forma paralela al inicio de la misma y no indican una limitante de duración en el futuro. La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo social. Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan. Los propósitos son parte de la acción inicial de un organismo social; las cuatro características que se presentan en el siguiente cuadro lo diferencian de los objetivos:
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    47 Características que diferenciana los propósitos de los objetivos  Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás elementos.  Son genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos; permanentes.  Permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.  Son semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado La importancia de los propósitos es la siguiente: Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes, permiten orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de acción que deben seguir al formular los planes e identificar a la empresa ante el personal y la sociedad. Objetivos: Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual se dirigen la organización, integración de personal, dirección y control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, un departamento también puede tener sus propios objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de metas pueden ser completamente diferentes. Un objetivo administrativo es la meta que se persigue que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye cuatro conceptos: 1. Meta, 2. Ámbito 3. Carácter definitivo y 4. Dirección. Desde el punto de vista del gerente, la mira que va a perseguirse debe ser identificada en términos claros y precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de las actividades deseadas él hacerlo así pone el énfasis en los medios, no en la mira. El ámbito de la meta que se persigue está incluido en la declaración de los límites o restricciones prescritos que deberán observarse. Así mismo, un objetivo connota un carácter definitivo. Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo
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    48 porque están sujetosa varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusión y disturbio. Por último, la dirección está indicada por el objetivo. Muestra los resultados que se deben buscar y aparta estos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse. Esta dirección proporciona los cimientos para los planes estratégicos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos. Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización. Una sugerencia provechosa para todo gerente es concentrarse periódicamente y reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la acción que en la actualidad se sigue está en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal práctica ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la administración y sus subordinados para saber cuáles son sus objetivos actuales, identificándolos tanto para ellos como para sus asociados, poniéndolos al día, y usándolos con eficacia en su trabajo administrativo. Tipos y clasificación de objetivos En toda organización hay muchos objetivos, pero algunos objetivos comunes a todas las organizaciones incluyen los que siguen: 1. Proporcionar buenos productos y servicios, 2. Estar adelante de la competencia, Crecer, 4. Aumentar las utilidades aumentando las ventas y/o disminuyendo los costos, 5. Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados, 6.Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria, 7. Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable, 8. Desarrollar el comercio internacional Estas categorías, a su vez, pueden sugerir áreas clave específicas para las cuales son capaces de derivarse subobjetivos, evaluando el grado de su realización. Por ejemplo, los gerentes del General Electric Company identifican ocho áreas que son vitales en el mantenimiento y progreso de liderazgo, fuerza y habilidad competitiva de su compañía. Estas áreas clave de resultado son: 1. Rentabilidad, 2. Posición en el mercado, 3. Productividad, 4. Liderazgo del producto, 5. Desarrollo del personal, 6. Actitudes de los empleados, 7. Responsabilidad pública, 8. Equilibrio entre los planes a corto y a largo plazos.
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    49 Establecer metas paracada una de estas áreas, llevarlas a cabo y evaluar los resultados logrados son partes importantes de los esfuerzos administrativos de la compañía. Objetivos a corto, mediano y largo plazo Las metas a corto plazo por lo general se extienden a un año o menos. La meta de la compañía de alcanzar $3 millones de ventas brutas para el año de 1982 y un objetivo personal de vender tres nuevos contratos en el mes de marzo son ejemplos de objetivos a corto plazo. Las metas a mediano plazo por lo general cubren períodos de uno a cinco años, y los objetivos a largo plazo se extienden más allá de los cinco años. Crecer a ocho oficinas regionales de 1982 a 1986 es un objetivo a mediano plazo, en tanto que buscar establecerse en 10 países extranjeros para el año 2000 es un objetivo a largo plazo. Clasificación de metas La administración por objetivos también puede dividirse en cuatro clasificaciones: 1. Las metas primarias por lo general están relacionadas con una compañía, no con un individuo. Proporcionar bienes y servicios para el mercado realizando una utilidad es ejemplo de un objetivo primario. Al proveer tales bienes y servicios, se les ofrece a los consumidores lo que desean, y se pueden dar recompensas a los miembros participantes de la compañía. La meta primaria de un fabricante de colchones es proporcionar una línea de colchones que se consideren deseables en el mercado; la meta primaria de un departamento de este fabricante es producir determinado número de partes para los colchones diaria o semanalmente. En esta forma puede seguirse la pista de las metas primarias al nivel de asignación de trabajo ejecutada, en las metas individuales alcanzadas por el empleado individual. 2. Los objetivos secundarios ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economía en el desempeño del trabajo de los miembros organizacionales. Los objetivos que se
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    50 refieren a análisis,consejo e interpretación son ilustrativos. Su contribución es indirecta porque apoyan las metas dirigidas por los objetivos primarios. Los objetivos secundarios, igual que los primarios son de naturaleza impersonal. Por ejemplo, la determinación de desarrollar y poner en el mercado un nuevo producto cada tres años podría ser una meta secundaria que apoyara la meta primaria de proporcionar bienes y servicios para el mercado realizando una utilidad. 3. Los objetivos individuales, como lo implica su nombre, son los objetivos personales de los miembros individuales de una organización sobre una base diaria, semanal, mensual o anual. Dependiendo del punto de vista que se tome, se alcanzan siendo subordinados a los objetivos primarios o secundarios de la organización o haciendo que tales objetivos apoyen en forma realista la realización de los objetivos individuales. La mayoría de los objetivos individuales son económicos (dinero, necesidades materiales), psicológicos (status reconocimiento), o recompensas no econ6micas para el uso de los recursos personales de tiempo, habilidad y esfuerzo. Las necesidades que un individuo intenta satisfacer trabajando en una organización en las relaciones entre el incentivo de una organización y las contribuciones individuales son interdependientes y bastante complejas; se discutirán después con mayores detalles. Vender tres nuevos contratos al mes durante seis meses y ganar un viaje de vacaciones o mantener una posición de alto nivel en una compañía a lo largo de muchos años son ejemplos de objetivos individuales, que existen para todo individuo particular en una organización. 4. Los objetivos sociales se refieren a las metas de una organización para la sociedad. Se incluyen el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de requerimientos establecidos por la comunidad y varias agencias gubernamentales como OSHA, EEO y EPA, que se refieren a la salud, seguridad, prácticas laborales, reglamentación de precios y contaminaci6n ambiental. Además se incluyen las metas orientadas a ampliar el mejoramiento social, físico y cultural de 1a comunidad. Por ejemplo, una gran firma de construcción en Atlanta contribuye a numerosas organizaciones con donaciones de sus empleados a sus obras de caridad favoritas. La mayoría de las firmas comerciales, al realizar sus metas primarias, también contribuyen con sus respectivas comunidades creando la riqueza económica necesaria, empleos y apoyo financiero.
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    51 Estrategias Durante años elejército usó la palabra "estrategias" para designar los grandes planes que se hacen a la luz de lo que se cree que un adversario podría hacer o no. Aunque el término "estrategias" todavía tiene usualmente una con notación competitiva, los gerentes lo usan cada vez más para señalar áreas amplias de la operación de una empresa. Tres definiciones denotan los usos más comunes del término estrategias: 1. Programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales, 2. El programa de objetivos de una organización y sus cambia los recursos usados para lograr estos objetivos y las políticas que gobiernan la adquisición, uso y disposición de estos recursos y 3. La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y asignación de recursos necesarios para lograr estas metas. Así, una compañía tiene que decidir en qué tipo de negocios va a estar. ¿Es una compañía de transporte o una firma ferrocarrilera? ¿Es un fabricaste de recipientes o de cajas de papel? También tiene que decidir su meta de crecimiento y la rentabilidad deseada. Una estrategia podría incluir políticas tan importantes como las de vender directamente en vez de hacerlo mediante distribuidores, concentrarse en productos patentados o tener una línea completa de automóviles, como la General Motors lo decidió hace muchos años. Por lo tanto, el propósito de las estrategias es determinar y transmitir, a través de un sistema de objetivos y políticas básicos, una imagen acerca de qué tipo de empresa se desea proyectar. Las estrategias no pretenden describir con exactitud cómo ha de lograr la empresa sus objetivos, ya que ésta es h tarea de incontables programas de apoyo mayores y menores. Pero las estrategias ofrecen una estructura para orientar el pensamiento y la acción. Sin embargo, su utilidad en la práctica y su importancia para orientar la planeación sí justifican la separación de las estrategias como un tipo de plan con fines de análisis.
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    52 Políticas Las políticas tambiénson planes en el sentido de que constituyen declaraciones o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son "declaraciones"; a menudo tan sólo se deducen de las acciones de los gerentes. Por ejemplo, el presidente de una compañía puede seguir estrictamente (tal vez por conveniencia más que como política) la práctica de ascensos internos; la práctica puede interpretarse entonces como política y los subordinados la seguirán cuidadosamente. De hecho, uno de los problemas de los gerentes es cerciorarse de que los subordinados no interpreten como política menor las decisiones administrativas que no estén destinadas a servir de patrones. Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y asegurarse de que la decisión sea congruente con un objetivo y contribuya a su cumplimiento. Las políticas ayudan a decidir cuestiones antes de que se conviertan en problemas, hacen innecesario analizar la misma situación cada vez que se presente y unifican otros planes, con lo cual permiten a los gerentes delegar autoridad y mantener aun así control sobre lo que hacen sus subordinados. Por ejemplo, una compañía de ferrocarriles tiene la política de adquirir terrenos industriales para reemplazar todos los terrenos vendidos a lo largo de su derecho de paso. Esta política le permite al gerente del departamento de terrenos desarrollar planes de adquisición sin una referencia continua a la alta dirección, mientras que al mismo tiempo proporciona un estándar de control. Las políticas existen comúnmente en todos los niveles de la organizaci6n e incluyen desde grandes políticas de la compañía y de los departamentos hasta políticas menores aplicables a los segmentos más pequeños de la organización. Pueden estar relacionadas con funciones como ventas y finanzas, o tan sólo como un proyecto como el diseño de un producto nuevo para afrontar una competencia específica. Hay muchos tipos de políticas. Los ejemplos incluyen políticas para contratar solamente a ingenieros con formación universitaria o para estimular las sugerencias de los empleados y mejorar la cooperación, para hacer ascensos desde el interior,
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    53 para apegarse estrictamentea un estándar elevado de ética en los negocios, para escoger precios competitivos o para establecer precios fijos y no precios basados en los costos. Como las políticas son guías para la toma de decisiones, de ello se desprende que deben permitir discreción (margen de libertad). De lo contrario serían reglas. Con demasiada frecuencia las políticas se interpretan como los "diez mandamientos" que dejan poca iniciativa al individuo. Aunque la discreción en algunos casos es muy amplia, a veces puede ser excesivamente estrecha. Por ejemplo, una política de comprar al postor mis bajo de tres postores calificados sólo deja a la discreción la cuestión de cuáles postores están calificados; el requerimiento de comprar a un proveedor específico, independientemente del precio o del servicio, sería una regla. La política es un medio para alentar la discreción y la iniciativa, pero dentro de ciertos límites. El grado de libertad dependerá naturalmente de la política y reflejará a su vez la posición y la autoridad en la organización. El presidente de una compañía con una política de competencia agresiva de precios tiene un área amplia de discreción e iniciativa para interpretar y aplicar esta política. El gerente de ventas de distrito (que es responsable frente al gerente regional de ventas) sigue la misma política básica, pero las interpretaciones hechas por el presidente, el vicepresidente de ventas y el gerente regional de ventas se convierten en políticas derivadas que podrían limitar la autoridad del gerente de distrito hasta el punto de que, por ejemplo, sólo pudiera aprobar un precio especial de venta que, al máximo, fuera una reducción del 10% para enfrentar la competencia. Es difícil por numerosas razones hacer las políticas consistentes y lo bastante integradas para lograr los objetivos de la empresa. Primero, las políticas muy pocas veces se definen por escrito y sus interpretaciones exactas se conocen muy poco. Segundo, la misma delegación de autoridad que las políticas intentan implantar y conducir, mediante su influencia descentralizadora, a una participación amplísima en la creación e interpretación de políticas, con variaciones casi seguras entre los individuos. Tercero, no siempre es fácil controlar las políticas porque la política real puede ser difícil de evaluar y la política deseada tal vez no siempre sea clara. Procedimientos Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras. Son guías para la acción, más que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas. Los procedimientos se encuentran en cualquier parte de una organización. El consejo de administración sigue muchos procedimientos muy diferentes a los del supervisor; la cuenta de gastos del vicepresidente puede pasar por procedimientos de aprobación muy diferentes a la del vendedor; los procedimientos para ejecutar disposiciones de vacaciones y ausencias por enfermedad pueden diferir considerablemente en diversos niveles de la organización.
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    54 Pero el hechoimportante es que existen procedimientos en toda una organización, aun cuando, como cabría esperar, se vuelvan más rigurosos y más numerosos en los niveles inferiores debido en gran parte a la necesidad de un control más estricto, las ventajas económicas de describir acciones en detalle, la menor necesidad de campo de acción o libertad para los gerentes de nivel inferior, y a que muchos trabajos rutinarios pueden ejecutarse con mis eficiencia cuando la gerencia prescribe la mejor manera de realizarlos. Al igual que otros tipos de planes, los procedimientos tienen una jerarquía. Así, en una empresa típica es posible encontrar un manual denominado "práctica estándar de la corporación", que describe procedimientos para la corporación en su totalidad; un manual denominado "estándar de división", y conjuntos especiales de procedimientos para un departamento, una sucursal, una sección o una unidad. Los procedimientos a menudo atraviesan líneas departamentales. Por ejemplo, en una compañía manufacturera, el procedimiento para manejar pedidos casi siempre incluirá el departamento de ventas (para el pedido original), el departamento de finanzas (para el acuse de la recepción de fondos y para la aprobación del crédito al consumidor), el departamento de contabilidad (para registrar la transacción), el departamento de producción (para la orden de producir bienes o la autoridad para sacarlos de las existencias) y el departamento de tráfico (para determinar los medios de embarque y la ruta). Considérense unos cuantos ejemplos de la relación entre procedimientos y políticas. La política de la compañía puede otorgar vacaciones a los empleados; los procedimientos establecidos para implantar esta política se ocuparán de programar vacaciones y evitar desorden en el trabajo, establecer métodos y tarifas de pago de vacaciones, mantenimiento de registros para asegurarle a cada empleado sus vacaciones y descripción de los medios para aplicarlas. Una compañía quizá tenga la política de embarcar pedidos con rapidez; particularmente en una empresa grande, serán necesarios procedimientos cuidadosos para asegurarse de que los pedidos se manejen de una manera específica. Posiblemente la política de la compañía requiera que el departamento de relaciones públicas apruebe las declaraciones públicas de los empleados; para implantar esta política, los gerentes deben establecer procedimientos tendientes a obtener aprobación con el mínimo de molestias y de retrasos.
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    55 Reglas Las reglas describenla acción o no acción requerida y específica, y no permiten discreción. En general, constituyen el tipo más sencillo de plan. La gente a menudo confunde las reglas con las políticas o procedimientos. Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar una secuencia temporal. De hecho, un procedimiento podría considerarse como una serie de reglas. Sin embargo, puede ser que una regla sea o no parte de un procedimiento. Por ejemplo, "No fumar" es una regla que no está relacionada con ningún procedimiento, pero un procedimiento que gobierna el manejo de pedidos puede incorporar la regla de que todos los pedidos deben confirmarse el día en que se reciban. Esta regla no permite ninguna desviación de un curso estipulado de acción y tampoco interfiere con el resto del procedimiento para manejar pedidos. Es comparable con una regla de que todas las fracciones de peso de más de media onza se cuenten como una onza completa o que la inspección de recepción debe contar o pesar todos los materiales y compararlos con la orden de compra. La esencia de la regla es que refleja una decisión administrativa de que cierta acción debe emprenderse o no. Hay que cerciorarse de saber distinguir las reglas y las políticas. El propósito de las políticas es guiar la toma de decisiones al definir áreas en las cuales los gerentes puedan usar su discreción. Aunque las reglas también sirven de guías, no permiten discreción en su aplicación. Muchas compañías y otras organizaciones creen que tienen políticas cuando en realidad poseen reglas descritas. El resultado es confusión acerca de cuándo puede usar la gente su propio juicio, si acaso eso es posible. Esto quizá sea peligroso. Las reglas y procedimientos, por su misma naturaleza, están diseñadas para reprimir el pensamiento; debemos usarlos sólo cuando no queramos que los empleados de una organización apliquen su criterio personal. Programas Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción; normalmente cuentan con el apoyo de presupuestos. Pueden ser tan grandes como el programa de una línea aérea para adquirir una flota de aviones de propulsión a chorro en 400 millones de dólares o el programa quinquenal que emprendió la Ford Motor Company hace varios años para mejorar el estatus y la calidad de sus miles de supervisores o tal vez sean tan pequeños como un programa formulado por un solo supervisor para mejorar la moral de los trabajadores en el departamento de fabricación de partes de una compañía de maquinaria agrícola. Presupuestos Un presupuesto es un estado de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Se puede denominar programa con expresión numérica. De hecho, al presupuesto de operación financiera se le denomina a veces "plan de utilidades". Puede expresarse en términos financieros o en términos de horas-hombre, unidades de producto, horas-máquina o cualquier otro término numéricamente mensurable. Puede referirse a operaciones, como en el presupuesto de gastos;
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    56 puede reflejar gastosde capital, como en él presupuesto de gastos de capital; o puede mostrar flujo de efectivo, como en el presupuesto de efectivo. Como los presupuestos son también medios de control, el presupuesto es el instrumento fundamental de planeación en muchas compañías. Un presupuesto obliga a una compañía a hacer con antelación (ya sea para una semana o cinco años) una compilación numérica del flujo de efectivo esperado, gastos e ingresos, gastos de capital o utilización de horas-hombre o de horas-máquina. El presupuesto es necesario para el control, pero no puede servir como un estándar sensible de control, a no ser que refleje los planes. Aunque un presupuesto usualmente implanta un programa, puede ser también un programa. Una compañía en una situación financiera difícil instaló un complejo programa de control del presupuesto, diseñado no sólo para controlar los gastos sino también para crear una conciencia de costos en los directivos. De hecho, una de las principales ventajas del presupuesto es que hace a la gente planear; como un presupuesto está expresado en forma de números, obliga a la exactitud en la planeación. Además, como los presupuestos usualmente se desarrollan para toda una compañía, son un medio importante para consolidar los planes de una empresa. Los presupuestos varían mucho en exactitud, detalle y propósito. Algunos varían de acuerdo con el nivel de producción de la organización; éstos se llaman presupuestos variables o flexibles. Los organismos gubernamentales a menudo desarrollan presupuestos por programa en los cuales la institución (y cada departamento dentro de ella) identifica metas, prepara programas detallados para alcanzar las metas y estima el costo de cada programa. Para planear un buen presupuesto de programa, un gerente debe hacer una planeación muy detallada y completa. Otro tipo más, que es una realidad una combinación del presupuesto variable y del presupuesto por programa, se conoce como presupuesto de base cero. Un gerente que use este método concibe las metas y en los programas necesarios para lograrlas como un "paquete de trabajo", como si los programas comenzaran de nada o de "base cero". 2.2. ¿Cuáles son los propósitos de la planeación? Propósito hace referencia a una función o tarea básica de una empresa o una agencia o de cualquier parte de ella. Es así como por lo general las empresas tienen un propósito relacionado con la producción y distribución de bienes y servicios; el de los tribunales por ejemplo es la interpretación de las leyes y su aplicación, y así sucesivamente. Los demás propósitos de la planeación se derivan del anterior y entre ellos tenemos: 1. Propósito protector: Hace referencia a minimizar el riesgo reduciendo las incertidumbres que rodean el entorno de los negocios y aclarando las consecuencias de una acción administrativa en ese sentido. 2. Propósito afirmativo: Plantea que se debe elevar el nivel de éxito de la organización.
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    57 3. Propósito decoordinación: Con la planeación también se busca un esfuerzo combinado de los miembros de la organización, que permitan generar una eficiencia organizacional. J. ¿Cuál es la tipología de la planeación? Con el fin de comprender mejor el proceso de la planeación, así como de clarificar y ubicar algunos conceptos acerca del mismo, se estudiará la clasificación de la planeación, y su terminología. Cabe mencionar que todavía no existe un criterio unificado en cuanto a la nomenclatura, pero que la que se presenta es, a juicio de los autores, la más idónea, ya que proporciona una metodología sistemática que sirve como marco de referencia al desarrollar un plan. Requisito previo para entender la tipología de la planeación, es estudiar el concepto del plan y su clasificación en cuanto al tiempo. Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Los planes en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en: Corto Plazo: Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año. Éstos, a su vez, pueden ser: [Inmediatos: aquellos que se establecen hasta seis meses y los mediatos: que se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de doce meses.] Mediano Plazo: Su delimitación es por un periodo de uno a tres años. Largo Plazo: Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años. Algunos autores se refieren a la planeación como Planeación integral o como Planeación Total, en los casos en que dicha planeación abarca la empresa en su autoridad, integrando todos los planes de la organización. Ésta, a su vez, puede ser: Estratégica: Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.
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    58 Táctica o Funcional: Determinaplanes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Los planes tácticos, por su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazo, y abarcan un área de actividad específica. Operativa: Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que se debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad. 2.4 ¿Cuáles son las partes del proceso de planeación? La planeación debería ser un proceso continuo y por tanto, ningún plan es definitivo; esta siempre sujeto a revisión. Por consiguiente, un plan no es nunca el producto final del proceso de planear, sino un informe "provisional". Es un registro de un conjunto complejo de decisiones que actúan sobre otras y que se puede dividir de muchas maneras distintas. Cada planificador tiene distinto modo de subdividir las decisiones que deben tomarse. El orden en que a continuación se dan las partes de la planeación, no representa el orden en que se deben llevar a cabo. Recordando que las partes de un plan y las fases de un proceso de planeación al cual pertenecen, deben actuar entre sí. Figura. Partes del proceso de planeación.
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    59 1. FINES: especificarmetas y objetivos. 2. MEDIOS: elegir políticas, programas, procedimientos y prácticas con las que han de alcanzarse los objetivos. 3. RECURSOS: determinar tipos (humanos, técnicos, de capital) y cantidades de recursos que se necesitan; definir como se habrán de adquirir ó generar y como habrán de asignarse a las actividades. 4. REALIZACIÓN: diseñar los procedimientos para tomar decisiones, así como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse. 5. CONTROL: diseñar un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas del plan, así como para prevenirlos o corregirlos sobre una base de continuidad. Estas son las partes que "debería" tener un plan. Muchos planes no las contienen. Es principalmente cuestión de la filosofía que sustente la planeación, la que indica que partes están contenidas en un plan y la atención relativa de que sean objeto. 4.3. ¿Cuáles son los pasos de la planeación? Para que algo se lleve a cabo, es necesario tener en cuenta una serie de pasos, y más si se está tratando de planear algo. Ya se había mencionado que la planeación es la formulación, selección y visualización de actividades futuras, que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados, es muy importante porque permite una eficiencia en las acciones de las personas y las organizaciones produciendo un adecuado funcionamiento de todo el proceso administrativo, donde se puede aplicar el control e ir corrigiendo en el camino para reducir la incertidumbre y dar tranquilidad al funcionamiento de la organización. Con una buena planeación se puede responder oportunamente a los compromisos adquiridos con los demás. Por ejemplo, cuando en una empresa comercial un cliente solicita un pedido grande, para ser entregado en quince días, si en esta empresa existe una buena planeación probablemente se podrá entregar el pedido a tiempo de lo contrario se incurrirá en incumplimiento al cliente, hecho que desacredita enormemente la imagen de la empresa, como ocurrió en un caso citado
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    60 en la Revistade Gerentes "Un empresario tenía un negocio de encuadernación, con posibilidad de crecer en el futuro, pero en su etapa más importante empezó a decaer porque el dueño no tuvo en cuenta que el negocio iba a progresar en tan corto tiempo; uno de los clientes le ofreció buenas retribuciones si él aceptaba unos pedidos extras, el encuadernador aceptó la propuesta, le entregaron un anticipo y empezó a trabajar en ese pedido, pero sus otros clientes comenzaron a reclamar por retrasos en la entrega de sus pedidos. Las etapas de la planeación son importantes tanto para programas importantes y de gran envergadura como para programas pequeños debido a su importante contenido. Figura:Pasos en la planeación.
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    61 1. Conciencia deoportunidades No es estrictamente parte del proceso de planeación, advertir una oportunidad, es el punto inicial real de la planeación, "Se debe conocer la posición en la que nos encontraremos a la luz de los puntos fuertes y las debilidades, comprender porque se desea reducir la incertidumbre y saber cuáles son las expectativas de ganancias. La fijación de objetivos realista depende de este conocimiento, la planeación exige un diagnóstico realista de la situación de las oportunidades". Por esto es conveniente hacer un estudio preliminar de las oportunidades futuras y la capacidad de verlas con claridad y por completo, un conocimiento de dónde estamos y de nuestras fuerzas y debilidades y comprender los problemas que se quieran resolver, así como saber lo que se desea lograr, buscando establecer objetivos posibles. Como ejemplo, podemos citar a IBM, cuando esta empresa empezó a incursionar en el medio, existía mucha competencia y la empresa no tenía mucha experiencia y la amenaza provenía de poderosas compañías, los colaboradores de IBM decidieron hacer de esta empresa una ganadora en el mercado comercial, por lo cual trabajaron duro en la fuerza de ventas, de esta manera la satisfacción del cliente se tomó como pilar básico para la compañía, hecho que le generó su posterior éxito en el mercado. 2. Establecimiento de objetivos Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y luego para cada área de esta, realizando lo anterior para el corto y largo plazo. Los objetivos explican los resultados esperados, señalan los pasos a seguir así como su prioridad, y que se debe lograr con las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas con los que se cuenta. Los objetivos de la empresa determinan la dirección de los planes principales y definen los objetivos de cada departamento que a su vez controlan los departamentos subordinados y así sucesivamente, reflejando la jerarquía organizacional. 3. Consideración o desarrollo de premisas Premisas son suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha de ejecutarse, de hecho el principio básico de las premisas de planeación es "cuanto mayor sea el número de personas encargadas de la planeación que entiendan y estén de acuerdo en utilizar las premisas congruentes del proceso, tanto más coordinada será la planeación de la empresa". Desarrollar, divulgar y obtener acuerdos para utilizar premisas críticas de planeación, estas son: pronósticos, políticas aplicables básicas y planes existentes en la compañía. Son supuestos a cerca del medio ambiente en el que debe ejecutarse el plan.
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    62 Para el desarrollode estas premisas es importante tener en cuenta preguntas como: ¿Cuál será el mercado?, ¿Qué volumen de ventas manejaré?, ¿Qué precios?, ¿Qué avances tecnológicos debo conseguir?, ¿Qué costos?, ¿Cómo financiaré la expansión?, ¿Cuáles son las tendencias a largo plazo?, entre otras preguntas globales que debemos hacer. No es rentable ni realista hacer suposiciones sobre cada detalle del ambiente futuro de un plan debido a que el futuro es muy complejo. Por consiguiente las premisas están limitadas a suposiciones que aparentan ser críticas o estrategias para un plan, es decir aquellas que influyen más en su operación. 4. Determinación de cursos alternativos de acción Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, especialmente los que no son muy evidentes, ya que en muchas ocasiones la alternativa razonable que no es muy obvia puede ser la mejor. El problema no radica en encontrar alternativas sino en reducir su número para analizar las más prometedoras. 5. Evaluación de cursos alternativos de acción Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus fortalezas y debilidades, el siguiente paso es evaluarlos mediante una comparación entre estos y las metas antes fijadas. Ya que existe gran cantidad de cursos para todas las situaciones y son muchas las variables que se deben analizar, en este paso de la planeación la investigación de operaciones y las técnicas matemáticas y de computación tienen su principal aplicación en la administración. 6. Selección de un curso de acción En este paso se adopta el plan de punto real de la toma de decisiones, ya que el administrador debe decidir si seguir varios cursos en lugar del mejor. 7. Formación de planes derivados Se aconseja este séptimo paso ya que muchas veces cuando se toma una decisión, la planeación está completa, por tal motivo se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico. 8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al establecimiento del plan, mediante una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos. Los presupuestos globales de una empresa son la suma total de los ingresos y los gastos, con las utilidades, presupuestos de las principales partidas del balance general (efectivo y gastos de capital). Si los presupuestos son bien elaborados sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se pueda medir el avance de la planeación.
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    63 CONCLUSIÓN Consciente de todaslas limitaciones y complejidades que pueda significar el abordar los temas puedo decir que; luego de haber leído Klikberg y Valladares Rivera sobre la duda, si la administración es: ciencia, arte o tecnología, creo que obedece como sostiene Klikberg a una insuficiencia en su grado de categorización epistemológica pero en cuanto a los dos tipos de problema más relevantes que el encuentra en los conceptos de administración de los otros autores y describe que son; problemas causados por simples confusiones semánticas, y problemas ligados a errores de concepto. Opino que él también ha caído en el mismo error, en cuanto dice que: "La actividad artística trata de trascender el nivel de la mera utilización en la relación del hombre con los hombres y con el medio. Trata de llegar a las esencias, y de rescatar la belleza y el sentimiento". Posesionándose en que el trascender sólo es subjetivo. No es que el análisis, lo hago desde un punto de vista filosófico o epistemológico o estoy refutando el concepto de arte que expuso pero, al utilizar la palabra "trascender" cae él también en una confusión debido a que, trascender según José Ferrater Mora en su diccionario de filosofía plantea al término como un problema teológico y metafísico y él dice, también que : " Aparte del significado metafísico es digno de considerar el punto de vista primariamente gnoseológico acerca del concepto trascendencia, en el que desempeña un papel importante el modo de concebir la relación sujeto-objeto. En este caso el sujeto "trasciende" hacia el objeto en tanto objeto exterior cognoscible. Se dice entonces que el objeto es trascendente al sujeto y que este puede alcanzarlo cuando va "hacia el objeto", Así la trascendencia gnoseológica del objeto presupone el trascender del sujeto hacia el objeto. Cuando la trascendencia del objeto es completa se sostiene una concepción realista del conocimiento,..." Estos análisis son un tanto faraónico para mi conocimiento debido a que recién estoy incursionando en el estudio de la administración. Pero lo que sí puedo decir es que, no niego ni la ciencia ni la técnica pero creo que la administración es también un arte. Entiendo que se debe analizar los componentes, en una forma de pensar sistémica y abierta, y no hacer énfasis de alguna manera en posiciones deterministas y fragmentarias, en contraposición a una visión de totalidad del concepto de la administración debido a que la misma penetra en casi todas las actividades humanas y cuyas zonas limítrofes no está definidas con claridad. Por otra parte creo que el arte aplicado no es un arte referido a la pintura o música etc. Sino que es un arte exclusivamente volcado a la administración. Por lo tanto, para mí: "La administración es el proceso de crear y diseñar con una disciplina científica y debe mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en equipos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas con una adecuada utilización de los recursos disponibles" Por último la teoría administrativa, la empresa, planeación y organización como vimos anteriormente; se basa en la recopilación de las distintas teorías que a lo largo de los años han sido mejoradas de manera continua, surgen nuevos exponentes que en realidad lo que han hecho, es mejorar y acentuar los trabajos de los primeros administradores documentados que con sus experimentaciones cuando incursionaron como pioneros en el área, dejaron sus importantes legados que sirven de guía a todas las generaciones que les sucedieron. Los principales conceptos y teorías, principios, enfoques, generalidades y modelos a seguir fueron los temas entre otros de los que hice un breve resumen.
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    64 RECOMENDACIONES  Se observaque la administración ha permanecido siempre, nace con la humanidad. Se encuentra presente en todas partes, y en todos los ámbitos, está inserto en toda actividad que requiera esfuerzos humanos, y en general es esencial para cualquier organismo social, por lo tanto es necesario tener conocimiento de ello.  Desde la prehistoria a la época actual la administración siempre ha sido protagonista en las organizaciones humanas, desde las más pequeñas hasta las grandes corporaciones. También se advierte que la administración ha sido influenciada siempre por organismos externos y por diferentes épocas. De esta forma, la administración va evolucionando de acuerdo a los períodos por los que ha atravesado por ello se recomienda conocer su evolución.  Leer a los Diferentes personajes eruditos e investigadores aportaron su grano de arena con diversos estudios y experimentos que llevaron a la formación de fundamentos y bases de lo que hoy es la administración.  Saber que La administración brinda el éxito a cualquier organismo social ya que estos dependen directa o indirectamente de esta, porque necesitan administrar debidamente los recursos humanos y materiales que poseen. Una adecuada administración hace que se mejore el nivel de productividad.  Conocer al respecto a la constitución de una empresa se puede decir que son varios pasos los que una persona natural o jurídica debe seguir para constituirla de manera legal.  Una empresa operando en forma organizada, combina la técnica y los recursos para elaborar productos o prestar servicios con el objeto de colocarlos en el mercado para obtener una ganancia.  En conclusión la empresa se basa en los recursos económicos que tenga para implementar la misma, así como tiene que estar acorde de los avances tecnológicos del momento, para así iniciar un mejor desarrollo empresarial y así tomar un mejor manejo y rapidez en las diferentes fuentes de ingreso por lo mismo que se recomienda conocer a todo empresario.  Saber que la planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.  entender que toda organización es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.  Tener en claro que la organización es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
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    65 BIBLIOGRAFÍA 1. www.eumed.net/libros gratis. 2."Introducción a la teoría general administrativa"; Idalverto Chiavinato, (ed. Macgraw-Hill, 2005). 3. "Antecedentes históricos y teoría de la administración"; Antonio Aguilar Morales, (ed. JE, 20010). 4. Harvard Business Review, 1995. artículo "Discovery-Driven Planning". 5. Artículo de Nicole Tempest, "Meg Withman at eBay", Inc(A), para (Harvard Business Review, 1996). 6. "What is strategy", articulo de Michael Porter para (Harvard Business Review, 1996). 7. "La marca, máximo valor de su empresa"; Scott M. Davis, (ed. Parson Educación, México 2002). 8. "What is management", Joan Magretta y Nan Stone. (ed. Free Press, 2002 9. http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de- organigramas.html
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