Administración de proyectos .Curso Corto

Gerencia de Proyectos
Curso Introducción – Módulo I
Introducció
Conceptos Básicos
Bá

Profesor : Ing. Hernán Ortiz A., PMP, MBA
hernan_ortiz@yahoo.com
2008

Este material es propiedad de Hernán Ortiz, PMP® hernan_ortiz@yahoo.com

Capitulo 1 – Concepto Básicos
Bá


Objetivos del Capítulo
Capí
• Conocer las definiciones básicas de la
práctica de gerencia de proyectos

• Nivelar a los participantes en conceptos que
fundamentan la aparición, evaluación y
gerencia de proyectos

• Hacer los preparativos para el desarrollo del
caso práctico


1

Introducción
Introducció
Que es un proyecto ?
Un proyecto tiene un objetivo bien definido
Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie
de tareas interdependientes
Un proyecto utiliza varios recursos para realizar
las tareas
Un proyecto tiene un marco de tiempo
Un proyecto tiene un cliente
Un proyecto incluye un grado de incertidumbre

Introducción
Introducció

• Que es un proyecto ?
– Un proyecto es una iniciativa temporal
orientada a crear un producto o servicio
único


Introducción
Introducció
• Ejemplos de Proyectos:
– Lanzar un nuevo producto

– Construir un sistema de transporte

– Crear una empresa

– Modernizar una fabrica

– Entrar a un nuevo mercado

– Implementar un servicio de outsourcing de “document
management” y “print management” para un banco (*)
management” management”


2

Introducción
Introducció
El logro exitoso del objetivo del
proyecto y la satisfacción del cliente
satisfacció
esta limitado por tres factores:
Alcance, Costo y Tiempo. Estos
factores se denominan
restricciones.


Introducción
Introducció
• Que es la Gerencia de proyectos ?
– Aplicación de conocimiento, destrezas,
Aplicació
herramientas y técnicas para cumplir con
té
los requerimientos de un proyecto.

– La Gerencia de Proyectos integra los
procesos de iniciación,
iniciació planeación,
planeació
Ejecución, Control y Cierre.
Ejecució



3

Procesos
• Un proceso es una serie de acciones en la
búsqueda de un resultado

• Los proyectos están compuestos de
está
procesos

• En Gerencia de Proyectos los procesos se
agrupan en: Iniciación, Planeación,
Iniciació Planeació
Ejecución, Control y Cierre
Ejecució

Procesos
• Iniciación: autorizando el proyecto
Iniciació
• Planeación: redefiniendo objetivos y
Planeació
seleccionando el mejor curso de acción
acció
• Ejecución: Coordinando gente y otros recursos
Ejecució
para llevar a cabo el plan
• Control: aseguramiento del logro de los
objetivos a través de monitoreos y medidas
travé
• Cierre: formalizando la aceptación del proyecto
aceptació

Procesos
• Los procesos no son discretos, ellos son
actividades sobrepuestas que ocurren con
Nivel de
diferentes niveles de intensidad
Actividad

Ejecución
Planeación

Iniciación Cierre
Control

Tiempo

4

Caso: Revisión del caso
Revisió
• La empresa Boeing construye aviones a la medida de las necesidades de sus
necesidades
clientes. El magnate Colombiano Julito Sarmiento Ardila quiere renovar su viejo
Jet para ir mas confortablemente a sus viajes de negocios y para ganar tiempo
(hoy los aviones pueden alcanzar velocidades hasta 1,5 veces superiores a las
superiores
de hace 30 años). Igualmente quiere poder pasear los fines de semana a
añ
lugares lejanos.

• Su presupuesto son 7 MM de dólares para comprar su nuevo jugete y quiere
dó
tenerlo antes de que se acabe el año.
añ

• El ha llevado unas fotos para mostrarle a los diseñadores de Boeing lo que
diseñ
quiere y escribió las características en una servilleta mientras cenaba.
escribió caracterí

• Usted como Ingeniero de Proyectos de la compañía tiene que atender a Julito y
compañía
llevar a cabo sus sueños……
sueños……


Taller 1: Revisión del caso
Revisió
• Que dudas existen sobre la descripción del caso
descripció

• Responda las siguientes preguntas:

Es un proyecto ? Porque ?

Que etapas del ciclo de vida del proyecto se
pueden identificar ?

Por donde empezamos ?


Capitulo 2 – Iniciando el Proyecto


5

Proceso de Iniciación
Iniciació
• Los proyectos son iniciativas como
resultado de:
- Una demanda del mercado (pej. Nuevo Ccial.)
(pej. Ccial.)
- Una necesidad de negocio (pej. Ampliar planta)
(pej.
- Un requerimiento del cliente (pej. Contrato)
(pej.
- Un avance tecnológico (pej. ColombiaMovil)
tecnoló (pej. ColombiaMovil)
- Un requerimiento legal (pej. Filtro ambiental)
(pej.
- Una necesidad social (pej. Acueducto)
(pej.


Iniciació
• Reconocimiento formal de que el proyecto debe
empezar y se le deben asignar recursos

• La iniciación crea las bases para los procesos de
iniciació
planeación
planeació
• Un alto porcentaje de proyectos falla debido a una
pobre planeación
planeació
• La iniciación tiene diferentes entradas: descripción
iniciació descripció
del producto, plan estratégico, criterios de selección
estraté selecció
del proyecto e información histórica
informació histó


Iniciació
• El primer paso que se recomienda realizar es
desarrollar un documento de presentación del
presentació
proyecto

• Otra tarea fundamental es la asignación del gerente
asignació
del proyecto


6

Planeación del Alcance
Planeació
“ Elaboración y documentación del trabajo
Elaboració documentació
que entregará el producto final del
entregará
proyecto. La planeación arranca con la
planeació
descripción del producto, la cual
descripció
incorpora requerimientos que reflejan el
acuerdo y las necesidades del cliente”
cliente”


Documento de Alcance
• La declaración del alcance es la base para el resto de
declaració
actividades de los procesos de planeación, ejecución
planeació ejecució
y control del proyecto

• Es el primer documento formal que se reconoce
luego de la iniciación del proyecto
iniciació

• Este documento bien elaborado deberá responder la
deberá
mayoría de preguntas que la alta gerencia hará
mayorí hará
acerca del proyecto


Documento de Alcance
• El documento de declaración de alcance debe tener:
declaració
• Descripción general del proyecto
Descripció
• Objetivos del proyecto
• Características del producto o servicio
Caracterí
• Criterios de aceptación del producto
aceptació
• Entregables de alto nivel
• Restricciones y supuestos
• Hitos del cronograma
• Organización inicial y responsabilidades
Organizació
• Riesgos iniciales identificados
• Recursos y costos estimados para el proyecto


7

Taller 2: Utilizando PWA
• Los temas mas importantes a tener en cuenta son:
• Iniciar sesión
sesió
• Alertas y Avisos
• Mi trabajo
• Informes de Estado
• Administración de Documentos
Administració
• Centro de Proyectos
• Proyecto, Propuesta, Plan de Trabajo
• Aprobaciones
• Recursos
• Problemas y Riesgos


Capitulo 3 – Creando el WBS


Definición del Alcance
Definició
“ El proceso de Definición del Alcance
Definició
consiste en la SUBDIVISION de los
entregables del proyecto en componentes
mas manejables. El objetivo es ser mas
precisos en costos, duración y estimado
duració
de recursos; y facilitar la asignación de
asignació
responsabilidades y el control”
control”


8

WBS

Definició
• Work Breakdown Structure
- El WBS es utilizado para definir el trabajo a
realizar en el proyecto en términos de entregables
té

- El WBS es la base para establecer todo el esfuerzo
y costos asociados al proceso de creación de los
creació
entregables

- El WBS facilita la asignación de responsabilidades,
asignació
la comunicación y la coordinación del trabajo
comunicació coordinació


Definició
NIVEL DE
ENTREGABLES
(Sustantivos) Fiesta Cumpleaños

Invitados Cena Música

Hacer lista Escoger Menú Encuestar gustos
Imprimir invitaciones Contratar chef Buscar alternativas
Entregar invitaciones Hacer compras Contratar músicos

Confirmar invitaciones Cocinar y servir cena Dar la fiesta

NIVEL DE
ACTIVIDADES
(Verbos)


WBS

Definició
• Preparando un WBS
Piense en el proyecto como un todo. Busque
dividirlo en entregables de alto nivel.
Piense en entregables
Piense con el fin del proyecto en mente
Piense en el proceso de pn. de los entregables
pn.
Formule una visión del producto final en su
visió
mente: como esta compuesto, como se
integran estas partes ?


9

Taller 2: Creando el WBS
• Paso 1: Reúna su equipo de trabajo
Reú

• Paso 2: Identifique el producto final

• Paso 3: Defina los principales entregables

• Paso 4: Descomponga estos entregables a un nivel
de detalle apropiada para administración y control
administració

• Paso 5: Revise y refine el WBS

• Paso 6: Presente el resultado al grupo


Capitulo 3 – Administración del Tiempo
Administració


Administración del Tiempo
Administració
Definir declaración Definir
Alcance Actividades

lista de actividades
Crear wbs solicitud
EDT (wbs) Secuenciar cambios
Actividades

Seleccionar recursos diagramas de red
Proveedores solicitud
Estimar cambios
Recursos
Defin. Equipo recursos
de Proyecto requerimiento
de recursos

solicitud
Estimar estimado Estimar cambios
Costos costos Duración Act

riesgos cronograma
Planear Desarrollar Control
Riesgos Cronograma solicitud Cambios
cambios


10

Administració
• Definición de actividades
Definició
Para estimar el tiempo del proyecto es necesario
identificar las actividades y secuenciarlas en el
correcto orden

La identificación y definición de actividades
identificació definició
consiste en descomponer los paquetes de
trabajo del WBS

Muchas veces este proceso se realiza durante la
construcción del WBS
construcció

Administració
• Secuenciación de actividades
Secuenciació
Una vez identificadas las actividades, es
necesario secuenciarlas en orden lógico y
ló
encontrar las dependencias entre ellas

El resultado mas importante de este proceso es
un diagrama de red

Actividad 2

Actividad 1 Actividad 5

Actividad 3 Actividad 4


Estimación del Tiempo
Estimació
• Estimación de duración de Actividades
Estimació duració
El proceso toma las actividades definidas a
partir del WBS y calcula el numero de periodos
de trabajo necesarios para completarlas
La duración estimada es el tiempo total
duració
transcurrido- tiempo del trabajo mas el tiempo
transcurrido-
de espera. Estos periodos se expresan en horas
o días
dí
Para todas las estimaciones se debe utilizar una
base de tiempo consistente como horas, días o
dí
semanas

11

Estimació
Estimació duració
El estimado se tiene que basar en la cantidad
de recursos que se espera utilizar.
En los proyectos que se tiene un alto grado de
incertidumbre sobre la estimación de la
estimació
duración, se recomienda utilizar tres calculos:
duració calculos:
uno optimista, uno pesimista el más probable.
má


Estimació
Estimació duració
Las herramientas mas comúnmente usadas son:
comú
• Juicio de experto
• Estimación análoga
Estimació aná
• Estimación basada en cantidades
Estimació
• Contingencia


Taller 3: Construyendo la red
• Paso 1: Reúna su equipo de trabajo nuevamente
Reú

• Paso 2: Tome el WBS del ejercicio anterior y defina
las actividades del proyecto

• Paso 3: Elija un formato de red

• Paso 4: Secuencie actividades y construya la red

• Paso 5: Estime duraciones de las actividades

• Paso 6: Presente resultados al grupo


12

Desarrollando el cronograma
• Antes de desarrollar el cronograma es
necesario haber realizado:
Planeación del alcance – Declaración Alcance
Definición del alcance – WBS
Planeación de recursos – Hoja de recursos
Definición y secuenciación de actividades – Red
Identificación de riesgos – Matriz (*)
Estimación de la duración de actividades
Estimación del costo de los recursos


“ Desarrollar el cronograma o la
programación significa determinar una
programació
fecha de inicio y una de fin para las
actividades del proyecto”
proyecto”
jul '03 ag o '03 sep '03 oct '03 nov '03
Id Nombre de tarea Duración 15 22 29 6 13 20 27 3 10 17 24 31 7 14 21 28 5 12 19 26 2 9
1
2 PLAN DE MERCADEO Y VENTAS LABORATORIO LINCOLN 87 días
3 Recolección de Información Primaria 20 días
4 Desarrollo del f ormulario de encuesta 5 días
5 Encuesta 15 días
6 Lev antamiento de inf ormación puntos de v enta 10 días
7 Entrev istas 5 días
8 Recolección de información secundaria 10 días
9 Lev antamiento DANE (Internet) 10 días
10 Lev antamiento Camara Comercio 10 días
11 Lev antamiento Planeación Nacional (Internet) 10 días
12 Lev antamiento FENALCO 10 días
13 Lev antamiento ACOPI 10 días
14 Lev antamiento Bibliotecas 10 días
15 Consultas Internet 10 días
16 Compilación y tabulación de la Inf ormación 7 días
17 Análisis del Macroambiente 7 días
18 Análisis del Sector 15 días
19 Análisis Situacional Interno 10 días
20 Desarrollo de la Matriz DOFA 10 días
21 Formulación del Plan Estratégico de Mercado 10 días
22 Formulación del Plan Operativ o 10 días
23 Elaboración del Inf orme Final 15 días


• El primer paso es definir el inicio y terminación
terminació
estimado del proyecto de manera global

• Teniendo la estimación de la duración para las
estimació duració
actividades, se debe determinar si es posible
realizar las actividades en el tiempo de terminación
terminació
requerido

• Para cada actividad es necesario definir los tiempos
tempranos de inicio y terminación y los tiempos
terminació
tardíos de inicio y terminación
tardí terminació


13

• Definiciones Importantes
“ Ruta Crítica – es la secuencia de actividades que
Crí
determinar la mas temprana finalización
finalizació del
proyecto. Frecuentemente estas actividades tienen
cero flexibilidad de programación, lo que quiere decir
programació
que un atraso en alguna de ellas atrasa el proyecto
completo”
completo”


• Definiciones Importantes
“ PERT – Program Evaluation and Review Technique– La
Technique–
Técnica de Programación, Evaluación y Revisión es
Programació Evaluació Revisió
utilizada para estimar la duración de las actividades
duració
en los proyectos. PERT difiere de CPM en que utiliza
la distribución media o valor esperado (p +4m +o)/6
distribució
en vez del estimado mas probable”
probable”


• Compresión de la duración toma dos formas
Compresió duració
posibles:

Crashing: es un “acuerdo” entre el
Crashing: acuerdo”
tiempo y los costos (pej. adicionando
(pej.
recursos, limitando el alcance, cambiando
la secuencia de las tareas)

Fast Tracking: inicio en paralelo dos
Tracking:
tareas que iniciarían en secuencia
iniciarí


14

• Existen dos tipos de calendarios, el
calendario del proyecto y los calendarios de
los recursos

• Lags (retraso) es tiempo adicional para que
arranque una tarea dependiente

• Leads (adelanto) es tiempo que resta del
inicio o finalización de la tarea dependiente
finalizació


• Los resultados de este proceso son:

El cronograma o programación (Gantt)
programació (Gantt)

El plan de gerencia del cronograma

Detalles de soporte

Actualización de los requerimientos de
Actualizació
recursos


Capitulo 4 – Estimación de Recursos y Costos
Estimació


15

Estimación de Recursos
Estimació
• El proceso consiste en determinar los
recursos físicos requeridos: en que
fí
cantidades y cuando deben estar
disponibles para realizar las actividades


Estimació
• Un plan de recursos tiene las siguientes
entradas:
WBS

Información histórica
Informació histó

Declaración del alcance
Declaració

Lista de recursos

Políticas organizacionales
Polí


Estimació
• Las herramientas mas usadas son:
Juicio de expertos

Análisis de Alternativas
Aná

Estimados publicados y

Software de gerencia de proyectos


16

Estimació
• El resultado es la hoja de estimación de
estimació
requerimientos de recursos: es una descripción de
descripció
los tipos y cantidades de recursos necesarios para
desarrollar cada actividad del cronograma o
paquete de trabajo

• Calendario de recursos, el cual define para los
recursos los días laborables y no laborables, en las
dí
cuales sean personas o equipos estarán activos o
estará
ociosos


Estimació
• Matriz de Asignación de Responsabilidades
Asignació

Actividad 1 Actividad 2 Actividad n

Persona 1
Persona 2
Persona 3
Persona 4
Persona 5
Persona 6


Estimación de Costos
Estimació
• Al igual que al hacer estimados de tiempo, el WBS
es la clave para hacer estimados de costos precisos

• El proceso consiste en hacer una estimación de
estimació
costos para los recursos requeridos en cada
actividad del WBS

• No confunda costo con precio, el costo se centra en
los recursos


17

Estimació
• Entradas al proceso de estimación
estimació
WBS
Hoja de Requerimientos de Recursos
Tarifas de los recursos
Estimado de duración de las actividades
duració
Información histórica y estimados publicados
Informació histó
Riesgos
Plan de cuentas contables

Estimació
• Estimación de costos de los recursos
Estimació
Las herramientas mas comúnmente usadas son:
comú
• Estimación análoga
Estimació aná
• Modelos matemáticos (pronostico)
matemá
• Estimación de abajo a arriba
Estimació
• Software de gerencia de proyectos
• Propuestas de proveedores


Desarrollando el presupuesto
“ El presupuesto línea de base es utilizado
lí
como el plan que asigna costos y recursos
a las actividades. El cronograma y los
estimados de costos deben ser realizados
previos a este proceso”
proceso”


18

• Para desarrollar el presupuesto se utilizan las
mismas herramientas que en la estimación de costos
estimació

• El presupuesto es utilizado para medir las varianzas
y el rendimiento a través de todo el proyecto
travé

• El presupuesto es manejado a nivel de paquete de
trabajo del WBS


• Recuerde que este presupuesto debe estar atado
al sistema contable a través de un plan de cuentas
travé

• El presupuesto debe incluir todos los costos para
realizar el trabajo esperado en el proyecto

• Igualmente debe incluir partidas para el plan de
respuesta al riesgo


Taller 4: Estimando recursos
• Paso 1: Reúna su equipo de trabajo
Reú

• Paso 2: Basado en la lista de actividades del WBS
calcule los recursos de los paquete de trabajo

• Paso 3: Defina la lista de recursos y sus costos

• Paso 4: Estime cantidades y costos por actividad

• Paso 5: Cuales recursos serán comprados?
será

• Paso 6: Desarrolle la hoja de estimación de recursos
estimació


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