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- 1. C E F O R “Tr a n s f o r m a n d o l a g e s t i ó n p ú b l ic a e n s e r v ic io s a l c iu d a d a n o ” Subsecretaria de la Función Pública Dirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno Taller de Proyectos de Procesos TPP IV Administración de Proyectos Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 1
- 2. Contenido I. Presentación. • Objetivo • Objetivos específicos II. Conceptos Básicos de la Administración de Proyectos • ¿Qué es un Proyecto? • Características de un Proyecto • ¿Qué es la Administración de Proyectos? • Componentes de la Administración de Proyectos • Elementos relacionados con el Proyecto • Ciclo de vida del Proyecto III. Administración de Proyectos • Etapas de la Administración de Proyectos • Áreas de conocimiento • Involucrados en el Proyecto • Organización para el Proyecto Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 2
- 3. Contenido IV. Etapas dela Administración de Proyectos 1. Inicio del Proyecto 2. Planeación del Proyecto 3. Ejecución del Proyecto 4. Control del Proyecto 5. Cierre del Proyecto V. Conclusiones VI. Lecturas sugeridas Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 3
- 4. I. Presentación Objetivo Distinguir losprincipales conceptos, técnicas y principios empleados en la Administración de Proyectos. Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas utilizadas en la Administración de Proyectos. Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 4
- 5. I. Presentación Objetivos específicos • Presentar las mejores prácticas en Administración de Proyectos. • Aplicar la metodología y herramientas para la Administración de Proyectos. • Desarrollar un caso de estudio. Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 5
- 6. II. Conceptos Básicos ¿Quées un Proyecto? • Situación actual INICIO • Requerimientos • Objetivos Es la suma de esfuerzos que Tiempo en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO • PROYECTO O SERVICIO en particular o UNICO. • Resultados FIN Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 6
- 7. II. Conceptos Básicos Característicasde un Proyecto • Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido • Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables único • Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 7
- 8. II. Conceptos Básicos ¿Quées la Administración de Proyectos? La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas. Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 8
- 9. II. Conceptos Básicos Componentesde la Administración de proyectos 1. Habilidades clave • Liderazgo • Comunicación • Negociación • Solución de problemas • Lograr objetivos 2. Conocimientos • Técnicos • Administrativos 3. Herramientas 4. Técnicas Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 9
- 10. II. Conceptos Básicos Elementosrelacionados con el Proyecto • Tiempo • Calidad • Alcance • Entorno • Recursos • Costo BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOS Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 10
- 11. II. Conceptos Básicos Ciclode vida del Proyecto 3. Ejecución* NIVEL DE ACTIVIDAD *Etapas del proyecto 2. Planeación* 1. Inicio* 5. Cierre* 4. Control* INICIO TIEMPO TERMINO Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 11
- 12. II. Conceptos Básicos Instalación Operación 100% completa completa $, HH Entrega Grado de influencia en resultados Avance Decisión de arranque Decisiones trascendentes Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Inicio Planeación Ejecución Pruebas y Diseño Arranque Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 12
- 13. III. Administración deProyectos Etapas de la Administración de Proyectos origen equipo del Proyecto INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE carta plan avance entrega aceptación PRODUCTO alcance Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 13
- 14. III. Administración deProyectos Áreas de conocimiento Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el Integración plan de administración, la ejecución, al cierre. Administración, definición de productos y actividades y Alcance su seguimiento. Presupuesto y su control. Costos Planeación de recursos, desarrollo y administración de Recursos equipos del proyecto. Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 14
- 15. III. Administración deProyectos Definición de actividades interrelacionadas y Tiempo cronogramas, Planeación, aseguramiento y control de la calidad. Calidad Definición de la distribución de información del Comunicaciones proyecto. Planes y administración. Riesgos Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo Suministros de proveedores Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 15
- 16. III. Administración deProyectos Involucrados en el Proyecto • Director del proyecto • Cliente/usuario • Organización ejecutante • Miembros del equipo del proyecto • Equipo de dirección del proyecto • Patrocinador • Influyentes Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 16
- 17. III. Administración deProyectos Organización para el Proyecto (Estructuras) POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL • El personal reporta • Reporta al Líder del • Varios responsables directamente al Mando proyecto y al Mando Superior funcional • Superior identificado • Control total sobre el • Líder de proyecto de • Actúan por presupuesto, recursos tiempo completo especialidad materiales • Autoridad y toma de • Enfoque fragmentado • El Mando Superior tiene decisiones compartida responsabilidad administrativa sobre el personal • Puede disponerse de un pool de recursos Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 17
- 18. III. Administración deProyectos Organización para el Proyecto Competencias técnicas Alto Competencias humanas Bajo Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores Habilidades de los equipos de trabajo Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 18
- 19. IV. Etapas dela AP INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 19
- 20. IV. Etapas dela AP Técnicas y herramientas • Mecanismos de selección de proyecto • Definición del proyecto INICIO • Carta del proyecto • Alcance del proyecto INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 20
- 21. IV. Etapas dela AP Origen del Proyecto NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA INDUSTRIA AVANCES TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE PROYECTO REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE LEGALES LA INSTITUCIÓN Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 21
- 22. IV. Etapas dela AP Carta del Proyecto • Formaliza el inicio del proyecto • Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados • Proporciona información general ¿Qué? ¿Por qué? ¿Quién? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 22
- 23. IV. Etapas dela AP CARTA DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN: PRODUCTOS: APROBACIÓN: Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 23
- 24. IV. Etapas dela AP Técnicas y herramientas • Estructura de Descomposición del Trabajo • Tabla de precedencias PLANEACIÓN • Ruta critica • Matriz de roles INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Plan del proyecto Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 24
- 25. IV. Etapas dela AP Procesos de planeación • Plan de Administración de Proyecto • Alcance, definición y plan de administración • Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS ) • Definición de actividades, de hitos o milestones • Secuencia de actividades – Diagramas de red, lista de actividades Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 25
- 26. IV. Etapas dela AP Procesos de planeación • Estimación de recursos • Estimación de la duración de actividades • Desarrollo del cronograma • Estimado de costos y desarrollo de presupuesto • Planeación de: – Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 26
- 27. IV. Etapas dela AP Plan de administración del Proyecto • Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa • Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance – Organización del Proyecto – Mecanismos y programas de comunicación – Programa de Proyecto – Estimados de costos – Procesos de administración de riesgos – Procedimientos de control de cambios Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 27
- 28. IV. Etapas dela AP Estructura de Descomposición del Trabajo ¡ En partecitas ! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. ¿Cómo se come un elefante? Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 28
- 29. IV. Etapas dela AP ¿Qué es? • Representación de la jerarquía del proyecto • Identifica todo el trabajo a realizar • Es un producto de la definición de alcance Características • Organiza y define el alcance total del proyecto • Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento • Considera las fases del proyecto Es el fundamento para • Estimación de costos • Distribución de roles y funciones • Planes técnicos • Lista de productos a entregar • Informes sobre el avance y análisis de problemas Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 29
- 30. IV. Etapas dela AP Elaboración 1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado 2. Estructurar y organizar la EDT 3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior 4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT 5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 30
- 31. IV. Etapas dela AP • Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos PRODUCTO Componentes mas 1 2 3 importantes Productos de trabajo 1.1 1.2 1.3 terminados 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 Tareas que entregan un producto Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 31
- 32. IV. Etapas dela AP Gráfica de Gantt 1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances del Proyecto considerando de acuerdo con lo tiempo y responsables. planeado. Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 32
- 33. IV. Etapas dela AP Tabla de precedencias • Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán. • Incluye los siguientes elementos: – Clave de la actividad – Actividad – Duración – Actividades precedentes – Responsable Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 33
- 34. IV. Etapas dela AP Elaboró: Eduardo Dávila Turcios PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Fecha: Octubre 2002 Clave de la Actividades actividad Actividad Duración precedentes Responsable 0 Inicio ---- -- ------ 1 Diagnóstico y pronóstico realizado 4 meses -- Director de Planificación 2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurídico 3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario 4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificación 5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificación 6 Edición realizada 2 meses 4 Director Administrativo 7 Público consultado 2.5 meses 4 Director de Control 8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificación 9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario 10 Publicación y difusión efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo 11 Fin ---- ? ------ Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 34
- 35. IV. Etapas dela AP Tipos de precedencias Actividad A Actividad B Final a Inicio Actividad A Actividad B Inicio a Inicio Actividad A Actividad B Final a Final Actividad A Actividad B Inicio a Final Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 35
- 36. IV. Etapas dela AP 3 1 2 2 2 1 2 1 2 2 3 4 5 3 4 5 1 1 4 6 7 6 7 Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica 1 2 Hitos 3 4 5 (milestones) 6 7 Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 36
- 37. IV. Etapas dela AP Diagrama de Red (ruta crítica) • Determina la duración total del proyecto • Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea • Muestra interdependencia de tareas • Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto • Permite evaluar balance entre recursos y tiempo • Permite evaluar avances o desempeño Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 37
- 38. IV. Etapas dela AP Holgura • Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto • Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura. • Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 38
- 39. IV. Etapas dela AP La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas: Es Ef Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es) o bien, Actividad Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef) Ls Lf • Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio. Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 39
- 40. IV. Etapas dela AP 0-0 0-7 7 - 13 INICIO A D 14 - 21 0 7 6 F 8 - 14 7 21 - 24 24 - 24 0-8 E 6 I FIN B 8 - 16 3 0 8 H 8 0-6 6 - 10 C G 6 4 Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 40
- 41. IV. Etapas dela AP PERT (Program Evaluation and Review Technique) • Se emplea para estimar tiempos y costos. • Es de utilidad para: – Análisis de alternativas – Empleo eficiente de recursos – Optimización de calendarios – Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 41
- 42. IV. Etapas dela AP • Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M). (P+4M+O) Tiempo esperado entre eventos 6 (P-O) Desviación estándar 6 (P-O) 2 Varianza de una tarea 6 Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 42
- 43. IV. Etapas dela AP Técnicas y herramientas • Sistema de autorización de trabajo • Sistema de información • Reportes de avance EJECUCIÓN • Resultados del trabajo • Cambios requeridos • Mejora de calidad INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Mejoras en la ejecución • Informes de proyecto Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 43
- 44. IV. Etapas dela AP Procesos de ejecución • Dirección del proyecto – Productos de avance – Acciones implantadas • Aseguramiento de calidad – Cambios – Acciones correctivas • Formación y desarrollo de equipo de trabajo • Distribución de información • Manejo de proveedores Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 44
- 45. IV. Etapas dela AP Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma. • Planificar las comunicaciones • Generar información • Distribuir la información • Informar los avances • Satisfacer a los interesados Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 45
- 46. IV. Etapas dela AP Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: • Describen un resultado técnico o un evento • Se programan en fechas determinadas • Su duración es cero Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 46
- 47. IV. Etapas dela AP Características: • Tangibles • Medibles • Entregables • Se deben establecer claramente Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 47
- 48. IV. Etapas dela AP Ventajas: • Más fácil de interpretar • Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances • Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza • Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros) Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 48
- 49. IV. Etapas dela AP Valor ganado del proyecto Planeado Recursos Valor ganado Real Tiempo Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 49
- 50. IV. Etapas dela AP Técnicas y herramientas • Análisis de valor ganado • Distribución de información • Sistemas de control de cambio • Control de riesgos CONTROL • Actualizaciones del plan • Acciones correctivas • Lecciones aprendidas • Aceptación del trabajo INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Ordenes de cambio • Ajustes a línea base Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 50
- 51. IV. Etapas dela AP Procesos de control • Supervisión y control • Control de cambios • Verificación y control de alcance • Control del cronograma Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 51
- 52. IV. Etapas dela AP Procesos de control • Control de costos • Control de calidad • Seguimiento de desempeño del equipo • Informes de resultados • Comunicación con interesados Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 52
- 53. IV. Etapas dela AP Administración de cambios • Evaluar y documentar ajustes y sus impactos • Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto Con el objeto de: – Comparar y evaluar el avance real del Proyecto – Dar seguimiento y supervisión de riesgos – Documentar la situación actual del Proyecto Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 53
- 54. IV. Etapas dela AP Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: • Prevea riesgos, no catástrofes • Aplique su sensibilidad, visión • Realice el análisis en grupo y en forma ágil • Analice los riesgos más importante • Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto • Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 54
- 55. IV. Etapas dela AP Análisis de valor ganado Permite evaluar el desempeño del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo. – Valor planeado – Valor ganado Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 55
- 56. IV. Etapas dela AP Análisis de calidad • Costo de conformidad y no conformidad • Análisis costo / beneficio • Control de calidad - herramientas estadísticas Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 56
- 57. IV. Etapas dela AP Técnicas y herramientas • Auditorias de procura • Informes y reportes de ejecución CIERRE Reporte final INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 57
- 58. IV. Etapas dela AP Cierre del Proyecto 1. Cierre administrativo – Reporte final • Presupuesto • Programa • Evidencias • Lecciones aprendidas • Reporte de control de cambios – Archivos – Plan de transición Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 58
- 59. IV. Etapas dela AP Cierre del Proyecto 2. Cierre del contrato – Archivos de contrato – Manuales, planos – Bitácoras – Comunicados – Lecciones aprendidas 3. Producto, servicio o resultado final Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 59
- 60. VI. Lecturas sugeridas • PMI Standard A guide to the project management body of knowledge • Chamoun, Yamal Administración Profesional de Proyectos • Microsoft Project Paso a Paso • Kerzner, Harold PhD Project Management • GIDO, Clements Administración exitosa de proyectos • DAVIDSON, Jeff La gestión de proyectos • WEISS, Joseph Administración de proyectos en cinco pasos Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 60